AUDIT INTERNAL SNI ISO 9001:2015 - WordPress

2y ago
72 Views
9 Downloads
1.09 MB
50 Pages
Last View : 21d ago
Last Download : 2m ago
Upload by : Adalynn Cowell
Transcription

AUDIT INTERNALSNI ISO 9001:2015Oleh:Ade Khaerudin Taufiq &Sik Sumaedi

Topik Konsep dasar Audit MutuInternal Perencanaan dan PersiapanAudit Mutu Internal Pelaksanaan Audit MutuInternal Pelaporan dan Tindak LanjutAudit Mutu Internal

Konsep dasar AuditMutu Internal

Topik Definisi auditPengertian dan bentuk Audit MutuTujuan auditSasaran auditJenis-jenis auditFungsi/ peran organisasi dalam audit internalPerencanaan audit mutu internalPersiapan audit mutu internal

Definisi audit Audit adalah Proses yang sistematis, independen dan terdokumentasiuntuk mendapatkan bukti objektif dan mengevaluasinya secara objektifuntuk menentukan sejauh mana kriteria audit terpenuhi. (3.13.1) Kriteria Audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur ataupersyaratan. (3.13.7)– Kriteria Audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap buktiobjektif Bukti Objektif adalah data pendukung keberadaan atau kebenaransesuatu hal– Bukti objektif dapat diperoleh melalui observasi, pengukuran, uji, atau caralain.– Bukti Objektif untuk tujuan audit umumnya terdiri dari rekaman,pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dandapat diverifikasi. (3.8.3)SNI ISO 9000:2015

Definisi auditArter, 2007

Pengertian danbentuk Audit Mutu First Party audit – dilakukan oleh organisasi itusendiri untuk kepentingan sendiri. (AuditInternal) Second party audit – dilakukan oleh organisasiyang berkepentingan terhadap organisasi yanglain, contohnya: audit oleh pelanggan terhadappemasok Third party audit – dilakukan oleh organisasiaudit yang independen, seperti regulator ataubadan sertifikasi.SNI ISO 19011:2012

Pengertian danbentuk Audit MutuAudit sertifikasi ISO 9001 Audit Awal atau Sertifikasi Audit Kelayakan (Surveillance Audit) Audit Sertifikasi ulang (Re-certificationAudit)

Tujuan audito Penentuan tingkat kesesuaian dari sistem manajemenyang diaudit, atau bagiannya dengan kriteria audito Penentuan tingkat kesesuaian kegiatan, proses danproduk terhadap persyaratan dan prosedur dari sistemmanajemeno Evaluasi kemampuan sistem manajemen untukmemastikan kepatuhan terhadap hukum dan persyaratankontrak dan lainnya dimana organisasi berkomitmeno Evaluasi keefektifan sistem manajemen dalam memenuhitujuan tertentuo Identifikasi area potensial untuk peningkatan sistemmanajemenSNI ISO 19011:2012, 5.4.2

Tujuan auditTujuan Audit InternalUntuk menyediakan informasi apakah sistemmanajemen mutu :– Sesuai dengan : Persyaratan organisasi untuk SMM Persyaratan dari standar ini– Diimplementasikan dan dipelihara secara efektifSNI ISO 9001:2015, 9.2.1

Sasaran AuditTingkat Kesesuaian :Audit dilakukan untuk memeriksa proses yang dilakukan sesuai denganperencanaan yang disusun. Contoh Bukti obyektifnya dapat berupa :––––ProsedurPernyataan metodaPeralatan kerja yang digunakan sesuai dan tersediaProses dilakukan oleh personel yang kompetenTingkat Efektifitas :Audit dilakukan untuk memeriksa hasil dari suatu proses yang direncanakanmemenuhi persyaratan. Contoh Bukti obyektifnya dapat berupa :– Kebijakan dan sasaran mutu sejalan– Produk memenuhi persyaratan pelanggan dan persyaratan pemerintah serta undangundang yang berlaku.– Persyaratan K3L (Keamanan, Keselamatan, Kesehatan, Lingkungan)

Sasaran AuditTingkat Kapabilitas :Audit dilakukan untuk memeriksa proses yang ada dapat menghasilkan outputyang dipersyaratkan. Contoh Bukti obyektifnya dapat berupa :– Kapasitas dan Spesifikasi Alat / Mesin sesuai dengan yang dipersyaratkan untukmenghasilkan output dari setiap prosesArea Improvement / Peningkatan :Audit dilakukan untuk mengidentifikasi pelaksanaan Peningkatan sebelumnyaatau mengidentifikasi peluang untuk melakukan peningkatan di masa depan.

Jenis-Jenis AuditDEPARTMENTS4Quality systemProjectX5.1Management commitmentX5.2Customer focus5.3Quality policyX5.4PlanningXSTANDARD REFERENCE orQUALITY MANUAL REFERENCE orSUBJECT REFERENCEAudit vertikaldanAudit horizontal5.5 Responsibility, authority &communication5.6 Management reviewX6.1Provision of resourcesX6.2Human resourcesX6.3FacilitiesX6.4Work environmentX7.1Planning of product realisationX7.2Customer related processesX7.3Design and developmentX7.4PurchasingX7.5X8.1Production and serviceprovisionControl of measuring andmonitoring devicesPlanning8.2Measurement & monitoringX8.3Control of nonconformityX8.4Analysis of data8.5Improvement7.6XXXTOTALSFINAL TOTALSMAJORMINORCOMMENTSNAMESIGNEDDATETotal

Fungsi/Peran OrganisasiDalam Audit Internal Menugaskan seseorang untuk mengelola program audit –Wakil ManajemenTugas pengelola program audit:– Merencanakan, menetapkan, menerapkan dan memelihara program audit yang meliputi :frekuensi, metode, tanggung jawab, persyaratan perencanaan dan pelaporan, harusdipertimbangkan pentingnya proses tersebut, perubahan yang berdampak terhadaporganisasi, dan hasil dari audit sebelumnya.– Mendefinisikan kriteria audit dan lingkup dari setiap audit– Memilih auditor dan melakukakan audit untuk menjamin objektifitas dan ketidakberpihakanproses audit.– Menjamin bahwa hasil yang diperoleh dari audit dilaporkan kepada manajemen yang relevan– Memastikan tindakan koreksi dan korektif tanpa penundaan yang tidak semestinya.– Menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti impelemntasi program audit dan hasilaudit Memastikan sumber daya yang diperlukan tersediaSNI ISO 19011:2012, 5.1; SNI ISO 9001:2015, 9.2.2

Perencanaan danPersiapan AuditMutu Internal

Perencanaan audit mutuinternalSiklus Audit Mutu InternalPerencanaanPersiapanPelaksanaan & PelaporanTindak Lanjut

Perencanaan audit mutuinternalMerencanakan Program Audit Merencanakan program audit untuk beberapa area / proses yang akan diauditdengan mempertimbangkan Tingkat Kepentingan Area / Proses Perubahan yang mempengaruhi Organisasi Hasil Audit Internal/External Sebelumnya Output: Prosedur Audit Mutu Internal, Program Audit Mutu TahunanMerencanakan Kegiatan Audit dalam Program Audit Menetapkan Ruang Lingkup dan Tujuan Audit Pemilihan Tim Auditor Penetapan Ketua Tim Auditor Mengkomunikasikan ruang lingkup audit , tujuan dan informasi relevankepada auditor dan auditee

Perencanaan audit mutuinternal Tanggung jawab Auditor– Mengikuti rencana dan prosedur– Tinggal dalam lingkup– Komunikasi dan klarifikasi persyaratanaudit– Mengumpulkan & menganalisis bukti– Melaporkan hasil pengamatan– Memverifikasi tindakan koreksi– Kerja sama dan mendukung team leader– Menjaga dan Memelihara dokumentasi– Menjaga kerahasiaan

Perencanaan audit mutuinternal Tanggung jawab tambahan Ketua Timauditor– Mengumpulkan seluruh informasi yangdibutuhkan untuk perencanaan– Membantu dalam pemilihan tim– Memberikan tugas individual– Menjamin dokumen kerja disiapkan– Mewakili tim audit– Memimpin rapat pembuka dan penutup– Menjamin hasil audit dilaporkan secarajelas, meyakinkan dan tanpa penundaan

Perencanaan audit mutuinternal Kualifikasi Auditor––––––PendidikanPengalaman KerjaPelatihanPengalaman AuditIndependensiMemiliki Kapasitas untuk memahamiaktivitas Kemampuan Teknis– Kemampuan untuk menyelidiki danmenentukan kesesuaian di seluruh area

Persiapan audit mutuinternal Membuat Rencana Audit (AuditPlan) Briefing Tim Auditor Desk Audit Dokumen SistemManajemen Mutu Penyiapan Dokumen Kerja– Daftar Periksa (Checklist)– Lembar Observasi, FormulirPermintaan Tindakan Perbaikan

Persiapan audit mutuinternalRencana Audit (Audit Plan) Dibuat oleh Ketua Tim Auditor Berisi: tujuan audit, ruang lingkup audit,kriteria audit, jadwal, auditor, & lokasi audit Input:– Program audit & konsultasi dengan pengelolaaudit– Panduan mutu– Proses bisnis– Ketersediaan waktu– Ketersediaan & kemampuan tim auditor– Hasil audit sebelumnya

Persiapan audit mutuinternalBriefing Tim Auditor Dipimpin Ketua Tim Auditor Rapat internal tim auditor sebelumopening meeting Penugasan audit Sosialisasi rencana audit Penyamaan persepsi antar timauditor

Persiapan audit mutu internalDesk Audit Dokumen Sistem Manajemen Mutu Disebut juga document review, system audit, atau audit kecukupan Dilakukan oleh auditor sesuai tugasnya Tujuan:– Memastikan bahwa sistem yang didokumentasikan telah sesuaidengan standar ISO 9001– Mengidentifikasi & memahami proses, urutan & titik temukegiatan dalam proses, & sistem pengukuran & kendali prosesyang akan diaudit– Mengidentifikasi potensi ketidaksesuaian– Input untuk membuat daftar periksa Dokumen yang direview:– Pedoman Mutu– Prosedur– Instruksi Kerja– Dokumen pendukung lainnya– Peraturan Perundangan

Persiapan audit mutu internalPenyiapan Daftar Periksa (Checklist) Checklist merupakan alat bantu. Tujuan adanya checklist– Untuk membantu mengingat– Menjamin mencakup keseluruhan point yang dikendalikan– Meyakinkan bahwa interaksi antara proses dicakup– Menjamin kedalaman dan kontinuitas audit– Menolong dalam pengelolaan waktu– Pengaturan pengambilan catatan– Bagian dari laporan audit Kesalahan dalam menggunakan Checklist– Mempersempit visi– Menghalangi komunikasi– Terlalu terpaku mengikuti Checklist dapat menghasilkankesalahan yang memepengaruhi alur audit

Persiapan audit mutuinternalPenyiapan Daftar Periksa (Checklist) Input: Pemahaman proses hasil Deskaudit–––––––Mengidentifikasikan tujuanIdentifikasi inputIdentifikasi output yang dihasilkanMenetapkan alir aktifitasApakah sumber daya yang digunakan?Apakah kontrolnya?Bagaimana pemantauannya?

Persiapan audit mutuinternalPenyiapan Daftar Periksa (Checklist) Ringkas Disusun mengikuti alur proses Satu Checklist untuk satu proses Bahasa yang digunakan dapatdipahami auditor

Pelaksanaan AuditMutu Internal

Standar pelaksanaan AuditMutu internalRapat PembukaPengumpulan &verifikasiinformasiMemperolehtemuan auditMenyiapkan kesimpulanauditRapat PenutupanISO 19011:2011, Klausul 6.4

Standar pelaksanaanAudit Mutu internalPRINSIP AUDITIntegritasPenyampaian yang adilBerbasis pada profesionalisme dan logikaKerahasiaanIndependenPendekatan berbasis buktiISO 19011:2011, Klausul 4

Teknik melakukan auditmutu internal Rapat Pembuka––––Disiapkan & tepat waktuSeluruh tim menghadiriArea managementTeam Leader memimpin Agenda rapat pembuka–––––––Memperkenalkan TimAlasan, Lingkup dan & KriteriaTinjauan rencana auditPenjelasan mengenai samplingKerahasiaanMetode pelaporanKonfirmasi terhadap staff dan jadwal audit

Teknik melakukan auditmutu internalAuditor harus membuat iklim untukberkomunikasi: Buat Auditee merasa nyaman Hilangkan ketakutan Menjelaskan Tujuan Memastikan auditeediinformasikan mengenai hasilpengamatan anda

Teknik melakukan audit mutu uanDokumen&RekamanObservasiLapangan

Teknik melakukanaudit mutu internalWawancara Personel5W 1HKlarifikasiVerifikasiSamplingAjukan Pertanyaan yang meminta penjelasan lanjutan (Ya / Tidak)

Teknik melakukanaudit mutu internalTinjauan Dokumen & RekamanPengambilan Sampel Rekaman Tidak cukup waktu untuk mengecek keseluruhan Memilih sampel yang mewakili Tidak ada ketentuan prosentase Mencakup periode yang relevan Melihat pada alat kendali

Teknik melakukanaudit mutu internalObservasi LapanganObservasi yang baik memuat 4 elemen antara lain:1. Condition : bukti nyata yang ditemukan auditor2. Criteria : Standar atau persyaratan yang digunakansebagai acuan dalam evaluasi3. Consequences : Pengaruh nyata atau potensipengaruh dari penyimpangan kriteria4. Causes : Penyebab timbulnya gap antara kenyataandengan kriteria yang menyebabkan ketidaksesuaian

Teknik melakukanaudit mutu internalAudit trail Ikuti aliran prosesnya Pilih rekaman yang sesuai Apakah aktifitasnya dijalankan? Apakah kontrolnya efektif? Apakah output yang dihasilkan tercapai Identifikasi? Status yang berkaitan dengan pengukuran danpemantauan? Lokasi penyimpanan & Kondisi?

Teknik melakukanaudit mutu internal Rapat penutup––––Disiapkan & tepat waktuSeluruh tim menghadiriArea managementTeam Leader memimpin Agenda rapat penutup–––––––Mengucapkan terima kasih kepada auditiMelaporkan hasil audit pengamatan.Hal-hal yang tak disetujuiKesimpulan keseluruhanPertanyaan dan jawabanTindakan Koreksi & skala waktuTindak Lanjut

Pelaporan & TindakLanjut Audit MutuInternal

Teknik menganalisa bukti dantemuan audit Temuan Audit adalah hasil evaluasi bukti audit yangdikumpulkan terhadap kriteria audit.(3.13.9)– Temuan audit menunjukan kesesuaian atauketidaksesuaian– Temuan audit dapat mengidentifikasi peluang perbaikanatau merekam praktik yang baik– Bila kriteria audit dipilih persyaratan hukum atau lainnya,temuan audit dapat disebut kepatuhan atauketidakpatuhan. Kesimpulan Audit adalah hasil audit setelahmempertimbangkan tujuan audit dan seluruh temuanauditSNI ISO 19011:2012

Teknik menganalisis bukti dan temuan audit Hati-hati, jangan terlalu cepat mengambilkesimpulan! Jangan memutuskan berdasarkan nilai yang tampak! Pastikan anda memiliki bukti komplit! Pastikan bukti anda adalah obyektif! Ketika ragu-ragu, selidiki! Tentukan cara untuk invetigasi lebih lanjut

Teknik menganalisis bukti dan temuan auditBukti Obyektif Bukti nyata berdasarkan acuan yang jelas Bukti nyata dari perbedaan antara :– Elemen ISO 9001 dengan penerapannya– Pedoman Mutu & Prosedur dengan penerapannya– Standar/ SOP dengan implementasi

Teknik menganalisa bukti dantemuan auditArter, 2007

Teknik menganalisa bukti dantemuan audit Ketidaksesuaian Mayor– Kegagalan untuk melaksanakan klausul standar ISO 9001– Kegagalan sistematik untuk memenuhi persyaratanpelanggan/ internal. Ketidaksesuaian Minor– Kegagalan terisolasi, kegagalan yang tidak sistematik– Ketidaksesuaian yang masih bisa ditoleransi & tidakmemiliki efek yang sangat berat terhadap sistim Kriteria : Catatan / Observasi– Bisa berupa saran– Merupakan usulan yang membangun– Bisa ditindaklanjuti atau tidak

Pembuatan laporanaudit mutu internalLaporan Audit Mutu Internal Sifatnya komprehensif, obyektif, lengkap , relevan dan handal Mendorong manajemen untuk mengambil langkah tindaklanjut Temuan harus disampaikan secara wajar

Pembuatan laporanaudit mutu internalLaporan Mutu Audit Internal berisi ringkasan/rekapitulasi hasilaudit yang mencakup :a)b)c)d)e)f)g)Nama AuditorTanggal AuditBidang / Area AuditAspek Positif dari kegiatan auditKetidaksesuaianRekomendasi PeningkatanTindakan Perbaikan yang disepakati, batas waktu penyelesaian danpersonel yang bertanggung jawab.h) Tindakan perbaikan yang dilakukani) Tanggal konfirmasi / verifikasi tindakan perbaikanj) Tanda tangan Wakil Manajemen

Pembuatan laporanaudit mutu internalInput laporan audit mutu internaladalah Formulir PermintaanTindakan PerbaikanCorrective Action RequestCompany:Auditor:Standard & ClauseFormulir Permintaan Tindakan Perbaikan Jelas dan teliti Masalah / Ketidaksesuaian yang terjadi Lokasi terjadinya ketidaksesuaian Bukti Objektif terjadinya Ketidaksesuaian Referensi atau acuan yang dilanggarDate:Auditee:Major:Auditors Report:(Nonconformance)Signed:Date:Cause & Proposed Corrective Action:Proposed Completion Date:Date:Corrective Action Review:Signed:Date:CARNumber:SignatureMinor

Tindak lanjut auditmutu internalIdentifikasi, Catat& komunikasikanPersetujuanPersiapan juanTindakan KoreksiImplementasi TindakanKoreksi

Tindak lanjut auditmutu internal Tindakan Koreksi– “Tindakan untuk menghilangkan penyebab dariketidaksesuian yang terdeteksi atau situasi yangtidak diinginkan” Jangan hanya perbaikan sementara!– Hilangkan Penyebab!

Review hasil tindaklanjut perbaikan Pada saat waktu yang disetujuiMeninjau bukti dokumenterAudit ulang di lapanganHanya meninjau tindakan koreksiJangan memulai dari awal lagi

Persiapan audit mutu internal Desk Audit Dokumen Sistem Manajemen Mutu Disebut juga document review, system audit, atau audit kecukupan Dilakukan oleh auditor sesuai tugasnya Tujuan: –Memastikan bahwa sistem yang didokumentasikan telah sesuai dengan standar ISO 9001 –Mengid

Related Documents:

ISO 9001:2015 QMS and ISO 14001:2015 EMS and ISO 45001:2018 Internal audit 6. Principals of Quality Management System-ISO 9001:2015 7. ISO 9001 and 14001 and ISO 45001:2018 EQHSMS audit records 8. Table of Documented information Summary against ISO 9001:2015 and ISO 14001:2015 require

ISO 9001.2015 & ISO 14001.2015 Gap Analysis Checklists* ISO 9001.2015 & ISO 14001.2015 Internal Audit Checklists* ISO 9001 & ISO 14001 Employee Newsletters *Sample Included. ISO 9001:2015 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ***** ISO 14001:2015 ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM ***** QMS - EMS MANUAL Your Company Name

ISO 9001:2015 QMS and ISO 14001:2015 EMS and OHSAS 18001 Internal audit 6. Principals of Quality Management System-ISO 9001:2015 7. ISO 9001 and 14001 and OHSAS 18001 EQHSMS audit records 8. Tables Table - 1 Documented information Summary against ISO 9001:2015 and ISO 14001:2015 requirements 9. Chemical Chart

(ISO 9001) Operational risk management process (ISO/IEC 9001:2008) Internal Audits (8.2.2 ISO 9001:2008) Observations from employees (8.5.2,8.5.3 ISO 9001:2008) Customer feedback (8.2.1 ISO 9001:2008) Information security risks (ISO/IEC 27001)! Risk identification Risk assessment Risk management strategy 9

ISO 9001:2015 vs ISO 9001:2008 Description: This document is provided by American System Registrar. It shows relevant clauses, side-by-side, of ISO 9001:2008 standard and the ISO 9001:2015 standard. Purpose / Usage: The purpose of the document is to highlight the changes between the new and old standard. Use this document to better understand

ISO 9001 requirements 2. A mapping between Quality Management System (QMS) requirements in ISO 9001:2008 and ISO 9001:2015 where the requirement is essentially the same 3. "Documented Information" has been adopted. Consequently, the The reverse mapping Table 1 will help if you are considering a transition project from ISO 9001:2008 to the .

Final Draft International Standard (FDIS) of ISO 9001 and vice versa. This guide provides the following: 1. An overview of the changes, deletions, new or enhanced ISO 9001 requirements 2. A mapping between Quality Management System (QMS) requirements in ISO 9001:2008 and ISO FDIS 9001:2015 where the requirement is essentially the same 3.

The differences in ISO 9001:2008 vs. ISO 9001:2000 are described below. Deleted ISO 9001:2000 text is indicated by strikethroughs. New ISO 9001:2008 text is highlighted and underlined. The underlining will allow readers to distinguish the new text, even if this paper is printed without color.