DORACAKU I KOMUNIKIMIT DHE DUKSHMËRISË Për

DORACAKU IKOMUNIKIMIT DHEDUKSHMËRISËpër Projektet e jashtmetë Bashkimit Evropian2 010EuropeAid

Komisioni EuropianZyra për Bashkëpunim EuropeAidRue de la Loi 41, B-1049 BruxellesFax: 32-2 299 64 07E-mail: a.eu/worldhttp://ec.europa.eu/europeaidKjo broshurë është përkthyer në frengjisht, anglisht dhe spanjollisht.As Komisioni Europian, e as personat që përfaqësojnë Komisioninnuk përgjigjen për përdorimin e mundshëm të informatave në vijim.Design: Tipik Communication Agency Bashkimi Evropian, 2010Reprodukimi është i autorizuar me kusht që burimi i reprodukimit të jetë i njohur.

PËRMBAJTJA1HYRJA . 52KOMUNIKIMI DHE DUKSHMËRIA: DORACAK HAP PAS HAPI. 72.1 Dukshmëria e duhur . 72.2 Audienca kryesore dhe grupet e planifikuara . 72.3 Komunikimi dhe planet e dukshmërisë . 72.3.1 Modeli i planit për komunikim dhe dukshmëri . 72.3.2 Buxheti për komunikim . 92.3.3 Përpilimi dhe implementimi i planit . 92.3.4 Raportimi . 93ORGANIZATAT NDËRKOMBËTARE . 113.1 Hyrja . 113.2 Agjencitë, Fondet dhe Programet e Kombeve të Bashkuara dhe entitetet e asimiluara. 113.2.1 Sfondi dhe korniza ekzistuese për bashkëpunim . 113.2.2 Kriteret e zbatueshme operative në veprimet e dukshmërisë dhekomunikimit, të ndërmarra nga Kombet e Bashkuara dhe Komisioni Evropian . 113.2.3 Veprimet e komunikimit dhe dukshmërisë . 123.3 Grupi i Bankës Botërore .123.3.1 Sfondi dhe korniza ekzistuese për bashkëpunim . 123.3.2 Instrumentet dhe roli i financimit . 133.3.3 Komunikimi i duhur dhe aktivitetet për dukshmëri . 134PËRSHTATJA E PLANIT TË KOMUNIKIMIT DHE DUKSHMËRISË ME VEPRIMIN . 174.1 Bazat . 174.2 Aktivitete të tjera të komunikimit . 174.2.1 Informata për shtyp .184.2.2 Konferenca për shtyp .184.2.3 Vizitat e mediave .184.2.4 Fletushka, Broshura dhe Buletine .184.2.5 Ueb faqe . 194.2.6 Panele ekspozuese . 204.2.7 Pllaka komemorative . 204.2.8 Banderola . 204.2.9 Automobilë, materiale dhe pajisje . 204.2.10 Artikuj promovues . 204.2.11 Fotografi . 214.2.12 Prodhime audiovizuele . 224.2.13 Evenimente dhe vizita publike . 224.2.14 Fushata informative . 22

4.3 Dukshmëria për lloje specifike të veprimeve . 234.3.1 Shërbim i furnizimit dhe pajisjes . 234.3.2 Veprime lidhur me infrastrukturën . 234.3.3 Projekte dhe studime për ndihmë teknike . 234.3.4 Grante . 234.3.5 Përkrahje buxhetore . 235RAPORTIMI . 256INFORMATA PLOTËSUESE . 27SHTOJCA 1 MATRICA E KOMUNIKIMIT: SI DHE KUR TË KOMUNIKOHET,ÇKA DHE KUJT? . 29SHTOJCA 212345678ELEMENTET E IDENTITETIT TË DUKSHËM TË BE-së . 31Flamuri i BE-së .31Përshkrim gjeometrik .31Ngjyra .31Sfonde .31Ndryshime dhe plotësime . 32Shmangie nga përgjegjësia . 32Linke në internet . 32Dukshmëria BE-së pas përfundimit të veprimit . 32SHTOJCA 3123456789PROPOZIME PËR PRODUKTET E KOMUNIKIMIT . 33Informata për shtyp . 33Fletushka . 34Broshura . 35Buletine . 36Panele ekspozuese. 37Banderola . 37Pllaka komemorative . 38Panele të mjeteve të transportit . 38Artikuj promovues . 40SHTOJCA 412DEFINICIONET DHE DEKLARATAT E PËRGJITHSHME .41Deklarata të përgjithshme.41Definicioni i Bashkimit Evropian dhe Institucioneve të tij .41Bashkimi Evropian .41Parlamenti Evropian .41Këshilli i Bashkimit Evropian . 42Komisioni Evropian . 42Gjykata Evropiane e Drejtësisë . 42Gjykata Evropiane e Revizorëve . 42Institucione të tjera . 42

1 HYRJAK O M U N I K I M ID H ED U K S H M Ë R I A–D O R A C A KM B IA K T I V I T E T E TEJ A S H T M ET ËU N I O N I TE U R O P I A NfaqeKy doracak u hartua për të garantuar se aktivitetet që plotësishtose pjesërisht financohen ngaBashkimi Evropian, përfshijnë aktiviteteinformative dhe komunikative të planifikuara për ngritjen e vetëdijes së auditorittë veçantë ose të përgjithshëm në lidhjeme arsyet për aktivitetet dhe mbështetjene BE-së për veprimet në shtetin ose rajonin e caktuar, si dhe rezultatet dhendikimin e kësaj mbështetjeje.Doracaku kryesisht përfshin identitetin eshkruar dhe pamor të BE-së. I përcaktonkërkesat dhe direktivat e udhëzimeve,materialeve të shkruara, konferencavepër shtyp, prezantimeve, ftesave, shenjave, pllakave përkujtimore dhe të gjithaveglat e tjera që përdoren për të theksuarpjesëmarrjen e BE-së. Veç kësaj, doracaku ofron mjetet e paracaktuara përmundësimin e zhvillimit të strategjisë dinamike të komunikimit, e cila do të nxjerrënë pah arritjet nga përkrahja e BE-së.Ky doracak përmban kërkesat e detyrueshme për të gjithë kontraktuesitdhe partnerët e implementimit në suazatë kontratave dhe marrëveshjeve financiare që u referohen atyre, qofshin ato tënënshkruara nga Komisioni Evropian aponga ndonjë Autoritet tjetër Kontraktues.Nëse nuk theksohet ndryshe, në të gjitharastet e tjera, doracaku është i strukturuarvetëm për të ofruar udhëzime. Në të gjitharastet mbizotërojnë dispozitat e kontratave specifike, marrëveshjeve financiaredhe marrëveshjeve për ndihmë.5ndihmës së BE-së në mënyrë dinamike.Për këtë, mund të jetë i nevojshëm angazhimi i ekspertëve të jashtëm.Gjithashtu, duhet të jetë e qartë se terminologjia e përdorur në këtë doracak nukka të bëjë me “Komunikimin për zhvillim” (që mund të definohet si “një processocial i shkruar, i bazuar në dialog qëpërdor një gamë të gjerë veglash dhe metodash. Doracaku ka për qëllim kërkimine ndryshimeve në nivele të ndryshme,duke përfshirë dëgjimin, ndërtimin e besimit, ndarjen e njohurisë dhe shkathtësive, krijimin e politikës, shqyrtimin dhemësimin e ndryshimeve kuptimplota dhetë pandërprera. Nuk bëhet fjalë për marrëdhëniet me publikun e as për komunikimin e përbashkët.” 2) Këto elementegjithsesi duhet të merren parasysh nëzanafillën dhe zbatimin e projektit, dhemund të financohen nga buxheti i projektitpër komunikim dhe dukshmëri, por nukjanë pjesë e këtij doracaku.3Të gjitha aktivitetet e komunikimit dhedukshmërisë duhet të zbatohen nëbashkëpunim të ngushtë me Delegacionine caktuar të Bashkimit Evropian osedepartamentin përkatës të KomisionitEvropian.Ky doracak zëvendëson Direktivën edukshmërisë të BE-së për aktivitete tëjashtme (shtator 2005).Aty ku ka buxhet dhe burime, kontraktuesit, partnerët implementues dhe organizatat ndërkombëtare1 inkurajohentë hartojnë një plan komunikimi dhe dukshmërie, i cili do të theksojë ndikimin e1  K apitulli 3 i këtij Doracaku mbi organizatatndërkombëtare vlen për Organizatat e Kombevetë Bashkuara dhe Grupin e Bankës Botërore,të cilat kanë nënshkruar marrëveshje specifikepër komunikim dhe dukshmëri me BE-në (shihkapitullin 3).2  Definicioni është huazuar nga "Konsenzusi iRomës. Komunikimi për Zhvillim: shtyllë kryesorepër zhvillim dhe ndryshim". Pjesëmarrës –Kongresi Botëror i Komunikimit për Zhvillim, Romë– Itali, 27 tetor 2006.3  Për më tepër informata, shih (ndër të tjera): www.devcomm-congress.org/

faqe7Doracak hap pas hapiK O M U N I K I M ID H ED U K S H M Ë R I A–D O R A C A KM B IA K T I V I T E T E TEJ A S H T M ET ËU N I O N I TE U R O P I A N2 KOMUNIKIMI DHEDUKSHMËRIA2.1 Dukshmëria epërshtatshmeKomunikimi duhet të përqëndrohet nëzhvillim me UE-në si partnere dhe nëarritjet dhe ndikimin e aktiviteteve, e jonë momentet historike administrative apoprocedurale. Në mënyrë që përpjekjet ekomunikimit të kenë ndikim maksimal:ÄÄ aktivitetet duhet të organizohen mekohëÄÄ informatat që shfrytëzohen duhet tëjenë të saktaÄÄ aktivitetet duhet të jenë ngushtëtë koordinuara me KomisioninEuropianÄÄ duhet të zgjidhet publiku i duhurÄÄ mesazhet duhet t’i ngjallinkurreshtje publikut të caktuarÄÄ aktivitetet duhet të jenë tëpërshtatshme kur bëhet fjalë përburimet e shpenzuara dhe ndikimin epriturMirëpo, në çdo plan duhet të ketë hapësirëpër të shfrytëzuar një mundësi të mirë.Refleksi i mirë i komunikimit dhe aftësiapër të shfrytëzuar mundësitë e paprituranë dobi të veprimit, shpesh janë po aq tërëndësishme sa edhe përpjekjet formaledhe shpesh mund të jenë pa pagesë. Kurshfaqen mundësi të këtilla, ato duhenshfrytëzuar. Plani i komunikimit dhedukshmërisë për çdo veprim duhet tësynojë sinergjinë maksimale të strategjisëgjithëpërfshirëse të dukshmërisë tëDelegacionit të BE-së (ose departamentitrelevant të Komisionit) dhe, në rast tëKombeve të Bashkuara, Organizatësrelevante të Kombeve të Bashkuara.2.2 Publiku kryesordhe grupet eplanifikuaraNiveli i hollësirave duhet të jetë proporcional me karakterin, shtrirjen dhe shpenzimete aktiviteteve të parapara të komunikimit.Në interes të komunikimit të suksesshëm,publiku i planifikuar duhet të identifikohet qartë në planet e komunikimit dhetë dukshmërisë. Në publik do të bëjnëpjesë krijuesit e opinionit publik dhe personalitetet me ndikim të madh, si dhe tëtjerët, që krahas qeverisë dhe mediave,kanë përfitim nga veprimi, ose janë përdorues të tij.Kontraktuesit, partnerët implementuesdhe organizatat ndërkombëtare duhet tëpërqëndrojnë planin e komunikimit dhedukshmërisë në vendin përfitues, përpublikun për të cilin ndikimi i veprimit dotë jetë më i dukshëm dhe sakaq relevant.Në rastet kur financat, urgjenca, natyradhe konteksti i veprimit e lejojnë atë, organizatat ndërkombëtare, në planet e tyretë komunikimit dhe dukshmërisë, duhettë përfshijnë publikun përbrenda BE-së,sidomos krijuesit e opinionit publik dhepublikun “elitë” të invlovuar në fushën ebashkëpunimit ndërkombëtar.Kontraktuesit, partnerët implementuesose organizatat ndërkombëtare duhet tëhartojnë planin e komunikimit dhe dukshmërisë, të cilin do ta miratojë personelii (Delegacionit) të BE-së që menaxhonprojektin, në bashkëpunim të ngushtëme personelin e Delegacionit të BE-së,përgjegjës për aktivitetet e komunikimit.Në rastet kur merret parasysh plani i komunikimit dhe dukshmërisë, mund të shërbejë propozimi në vijim.4 Në parim, duhettë bazohet në pjesën implementuese tëmatricës së dukshmërisë (shih Shtojcën1). Matrica e dukshmërisë është vegël ethjeshtë që ofron udhëzime bazike mbi elementet e aktiviteteve të komunikimit, gjatëetapave të ndryshme të ciklit të projektit.2.3 Planet ekomunikimit dhedukshmërisë2.3.1 Propozim plani përkomunikim dhe dukshmëriPlani i komunikimit dhe dukshmërisë duhettë përfshihet në buxhetin e planit të punës të të gjitha projekteve të financuarapjesërisht ose plotësisht nga BE-ja, dhetë theksojë aktivitetet e komunikimit tëjashtëm që duhet të realizohen në fazakyç të ciklit të projektit.4 Për organizata ndërkombëtare, shih kapitullin 3.3.