Wells Fargo Employee Handbook
Wells FargoEmployee HandbookFor employees in the U.S.January 2021
Table of ContentsWelcome . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1Speak Up and Nonretaliation Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Resources & References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2Anti-Harassment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36Your Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2Sexual Harassment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36Teamworks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2Other Forms of Harassment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37Human Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2Faith in the Workplace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37Employee Assistance Consulting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Reporting Harassment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37Communication Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4Additional Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4Glossary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535Communications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39Digital Communications and Social Media . . . . . . . . . . . . . . . . .39Work-related communications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Employment & Hiring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16Wells Fargo Mail Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41Employment at Will . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16Affirmative Action, EEO, and Diversity & Inclusion . . . . . . . .16Recording Conferences with Third Parties andBusiness Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41Accessible Communications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42Media Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42Employment of Friends & Relatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Internal Job Opportunities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18Preferential Hiring (Job Reassignment) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42External Recruitment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Business Cards & Email Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43Employee Referral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Use of Legal, Medical, and Other ProfessionalDesignations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4345Employment Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Personal & Personnel Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22Performance Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Personnel File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23Employment Verification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23Career & Problem Solving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Employment References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23Changing Personal Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24Breach of Trust or Dishonesty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24Tuition Reimbursement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47Professionalism . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Problem Solving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4725Corrective Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Workplace Conduct. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25Dispute Resolution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Personal Relationships at Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26Dispute Resolution Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Risk Management Accountability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26Termination Decision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Attendance & Punctuality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26Third-Party Representation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Travel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29International Travel & Visas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Driving on Company Business . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Distracted Driving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Personal Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Gambling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Solicitation & Distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32Corporate-Sponsored Political Activities & PersonalPolitical Activities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32Personal Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33Mobile & Electronic Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33Recording Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33Cameras, Photos, & Videos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34Wells Fargo Employee Handbook — For employees in the U.S.Our People . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Career Development . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Compensation Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51Total Rewards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51Employment & Pay Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51Exemption Classifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52Exempt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52Nonexempt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53Shift Differential . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53Work Hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Overtime Pay. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Holiday Pay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55Annual Base Pay Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56Promotions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56Incentive Plans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56i
Table of ContentsRecognition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57Military Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Job Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57Parental Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86Getting Paid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57Personal Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Payment Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57Servicemember Care Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90Pay Discrepancies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Workers’ Compensation Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91Pay Voucher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Required Absence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93Reporting Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Safety & Health . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Time Away . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59Violence-Free Workplace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59Drugs & Alcohol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Paid Time Off . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9559Smoke-Free Workplace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96PTO Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Workplace Accommodations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96PTO Accrual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61Lactation Accommodation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Eligibility Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61Workers’ Compensation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Using PTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62Fitness for Duty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Carryover & Accrual Cap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63Safety & Health Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98PTO at Termination. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63Enterprise Resiliency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99Other Paid Time Away . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63Emergency Preparedness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99Bereavement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Community Service Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Voting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65Jury Duty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65Paid sick or safe time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65Testifying in Court . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66Nonroutine Time Away. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66Military Duty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66Relocation Time Away. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66Other Protected Time Away . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67Observed Holidays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67Personal Holidays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68Floating Holidays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68Impacts to Observed Holidays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Working on Observed Holidays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Leaves of Absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Leaves of Absence General Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . .70Family and Medical Leave Act . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71Family and Medical Leave Act Poster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72Extended Absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72Administrative Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72Critical Caregiving Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73Family Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75Job Search Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77Medical Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78Military Exigency Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81Wells Fargo Employee Handbook — For employees in the U.S.Leaving Wells Fargo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101Voluntary Termination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101Involuntary Termination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101Performance Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101Immediate Termination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101Employment Ineligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102Displacement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102Retirement Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103Employee Obligations at Termination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104After Leaving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104Information Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Information Security Policy overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Appropriate Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Monitoring of Company Equipment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Reporting Security Incidents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107Protecting Company & Consumer Information . . . . . . . . . . .107Information Classification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107Information Handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Work Area Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Protecting Company Hardware & Software Assets . . . . . .110Protecting Electronic Communication Systems . . . . . . . . . . .111E-Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111Internet Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112Personal Communications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112Wireless Transmissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113ii
Table of ContentsWorking Off-Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Understanding Security Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113References & Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Privacy & Solicitation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115U.S. Privacy Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Privacy for Employees in the U.S. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116Privacy Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116Solicitation Choices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Appendix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118Affirmative Action, Equal Employment Opportunity,and Diversity and Inclusion Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118Global Background Screening Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121Speak up and Nonretaliation Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127Conflicts of Interest and Outside Activities Policy . . . . . . .129Required Absence from Sensitive Positions Policy . . . . . . .145Weapons Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147The primary version of the Wells Fargo Employee Handbook exists online, on Teamworks, Wells Fargo’s intranet. The online Wells FargoEmployee Handbook is updated as policies change and should be your first resource when looking for current information. Additionally, theonline version includes links to other content within the handbook and on Teamworks. This printed version is for the convenience of certainteam members. Furthermore, it is not updated frequently and does not contain links to other content within the handbook or on Teamwor
Community Service Time 64. Voting 65. Jury Duty 65. Paid sick or safe time 65. Testifying in Court 66. Nonroutine Time Away 66. Military Duty 66. Relocation Time Away 66. Other Protected Time Away 67. Observed Holidays 67. Personal Holidays 68. Floating Holidays 68. Impacts to Observed Holidays 69. Working on Observed Holidays 69. Leaves of .
Wells Fargo Enhanced Stock Market CIT 101 Wells Fargo Factor Enhanced Large Cap Core CIT (formerly, Wells Fargo Factor Enhanced Large Cap Index CIT) 107 Wells Fargo Fundamental Small Cap Growth CIT 123 Wells Fargo Growth CIT 126 Wells Fargo Large Cap Intrinsic Value CIT 129 Wells Fargo Liability Driven Solution CIT I 131
Wells Fargo Employee Handbook — For employees in the U.S. i . The primary version of the Wells Fargo Employee Handbook exists online, on Teamworks, Wells Fargo's intranet. The online Wells Fargo Employee Handbook is updated as policies change and should be your first resource when looking for current information. Additionally, the
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Wells Fargo Home Mortgage (Wells Fargo) is a wholly owned subsidiary of Wells Fargo and Company and maintains its headquarters in West Des Moines, Iowa. The U.S. Department of Housing and Urban Development (HUD) approved Wells Fargo as a supervised direct endorsement lender on December 16, 1985. The Federal Housing Administration provides
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