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Maintenance ManagementManualRevised October 2020 2020 by Texas Department of Transportation(512) 463-8630 all rights reserved

Manual Notice 2020-1From:James R. Stevenson, P.E., Director, Maintenance DivisionManual:Maintenance Management ManualEffective Date: October 07, 2020PurposeThe Maintenance Management Manual has been revised to clarify that all materials and services usedon the roadway procured via Purchase of Services Contracts must be reflected in the Maintenance Management System (MMS).ContentsChapter 4, Section 5, Purchase of Services, has been revised to include a new section ‘Materialsand Services Used on the Roadway.’ This section clarifies typical services and materials procuredvia Purchase of Services contracts that must be reflected in the MMS and includes a reference tothe MMS Support Sharepoint site for further instructions on how to ensure requisitions are createdcorrectly.ContactAddress questions concerning information contained in this Manual Notice to Randy Ormsby at(512) 416-3196 or [email protected] manual notices are available in a PDF archive.

Table of ContentsChapter 1 — Definitions and PlanningSection 1 — Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Introduction to Maintenance Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Purpose of this Chapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 2 — Definitions of Maintenance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Purpose of Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Definitions of Maintenance Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Travel Way . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Shoulder and Side Approaches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Roadside . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Drainage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Structures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Traffic Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Emergency Operations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 3 — Maintenance Plans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Developing a Maintenance Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Plan Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . hapter 2 — BudgetingSection 1 — Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Types of Budgets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Allocation Programs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 2 — Maintenance Budget Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Appropriation Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .District Allocations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Budget Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section Allocations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 3 — Contract Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Contracted Routine Maintenance Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Category 1, Preventive Maintenance and Rehabilitation, Allocation Program. . . . . . . . . .Section 4 — Cash and Expenditures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Department Accounting Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .How to Charge Routine Maintenance Expenditures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Where to Find More Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 5 — Maintenance Contingency Fund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Contingency Fund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -62-6Maintenance Management ManualiTxDOT 10/2020

Chapter 3 — Level of ServiceSection 1 — Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Levels of Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 2 — Level of Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Purpose and Goal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Why Guidelines are Needed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using the Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Maintenance Priorities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pavement Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Roadside Maintenance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Bridge Maintenance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 3 — Environmental Best Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Reserved for future section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-23-23-33-33-33-33-33-43-43-53-63-73-83-8Chapter 4 — Contracting and PurchasingSection 1 — Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2Purpose of Contracting and Purchasing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2Section 2 — Routine Maintenance Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3When to Use Routine Maintenance Contracts (RMC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3Use of the Construction and Maintenance Contracting System (CMCS) . . . . . . . . . . . . . . 4-3District Let Contracts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3State Let Contracts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3Contract Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3Section 3 — Preventive Maintenance Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4Preventive Maintenance Contracts (CPM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4Section 4 — Emergency Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5Authority for Expediting Emergency Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5Emergency Contract Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5Section 5 — Purchase of Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6Authority for Purchase of Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6Definition of Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6Materials and Services Used on the Roadway . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6Section 6 — Interagency Agreements and Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8Authority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8Interagency Exchanges of Less Than 50,000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8Interagency Exchanges of More Than 50,000. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9Section 7 — Inmate/Probationer Labor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-10Maintenance Management ManualiiTxDOT 10/2020

Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Texas Department of Criminal Justice Memorandum of Agreement for Inmate Labor . .Sheriff's Department Agreement For County Inmate Labor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Community Supervision and Corrections Department (CSCD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Juvenile Offenders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 8 — State Use Program. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Authority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 9 — Bridge Preventive Maintenance Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Eligible Bridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Contracting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 10 — Material Purchasing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Where to Find Purchasing Procedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Review by the Maintenance Division (MNT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -134-154-154-15Chapter 5 — Agreements, Permits and ReportsSection 1 — Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 2 — Municipal Maintenance Agreements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Execution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Required Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Exhibits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Revision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Inactive Cities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 3 — Personal Injury and Property Damage Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Types of Claims. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Claims Against the Department. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Damage Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 4 — River Water Use Certification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Authority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 5 — Wetlands/Streambed Permits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Clean Water Act . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Waters of the United States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Wetland Defined . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 404 Permits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Maintenance Management 75-75-75-85-85-85-85-9TxDOT 10/2020

Activities That Require Permits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-9404 Permitting for Maintenance Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-9Section 6 — Storm Water Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-10Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-10Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-10Texas Pollutant Discharge Elimination System (TPDES) - Construction General Permit(CGP) (TXR150000) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-10CGP Excluded Activities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-10Activities Not Excluded from the CGP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-11CGP - Notices of Intent/Notices of Termination. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-11CGP Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-11Section 7 — Major Accident or Unusual Incident Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-12Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-12Section 8 — Highway Condition Reporting System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-13Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-13Section 9 — Storage Site Agreements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-14General Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-14Submission. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-14Chapter 6 — Management Information SystemsSection 1 — Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Maintenance Management System (MMS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pavement Management Information System (PMIS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Texas Maintenance Assessment Program (TxMAP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 2 — Maintenance Management System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Maintenance Management System (MMS) Defined . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Function Codes for Maintenance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .MMS Interfaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 3 — Pavement Management Information System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pavement Management Information System (PMIS) Defined . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Section 4 — Texas Maintenance Assessment Program. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Texas Maintenance Assessment Program (TxMAP) Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-26-26-26-26-26-36-36-36-46-56-56-66-66-6Chapter 7 — Emergency ManagementSection 1 — Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2Purpose of This Section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2Authority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2Maintenance Management ManualivTxDOT 10/2020

Natural and Manmade Disasters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2Role of the Department . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2Section 2 — Disasters and National Emergencies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-3General Policy in All Disasters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-3Texas Division of Emergency Management (TDEM). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-3State Emergency Management Council. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-3Disaster District Committees. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Manual Notice 2020-1 From: James R. Stevenson, P.E., Director, Maintenance Division Manual: Maintenance Management Manual Effective Date: October 07, 2020 Purpose The Maintenance Management Manual has been revised to clarify that all materials and services used on the roadway procured via Purchase of Services Contracts must be reflected in the Maintenance Man-