PEMATUHAN KEPADA ARAHAN-ARAHAN PERBENDAHARAAN

PEMATUHAN KEPADA ARAHAN-ARAHAN PERBENDAHARAANARAHAN PERBENDAHARAANPENJELASAN AP DAN KAWALAN DALAMANPENERIMAAN PENYATA KKWT BULANANAP 145AkaunPerbendaharaanKecil1. Dokumen-dokumen berkaitan Penyata KKWTsama ada mempunyai pungutan atau tidakhendaklah dihantar untuk pengauditan dalamtempoh 10 hari selepas akhir tiap-tiap bulan.2. Jika Penyata KKWT tidak dikemukakan dalamtempoh 10 hari selepas akhir tiap-tiap bulan (AP145), surat peringatan pertama perlu dikeluarkanselepas 10hb bulan yang sama.3. Sekiranya pejabat pemungut masih tidakmenghantar Penyata KKWT, surat peringatankedua perlu dikeluarkan dalam masa 14 hari daritarikh surat peringatan pertama.4. Sekiranya pejabat pemungut masih tidakmenghantar Penyata KKWT, surat peringatanketiga perlu dikeluarkan dalam masa 7 hari daritarikh surat peringatan kedua.5. Sekiranya pejabat pemungut masih tidakmenghantar Penyata KKWT, Lawatan Audit /Audit Sistem hendaklah dijalankan.AP 145 (b) Tiada Pungutan/AP 79 (f)1. Jika tiada pungutan dalam sesuatu tempohperakaunan, sila kemukakan satu penyata/Kew253 menyatakan ‘TIADA PUNGUTAN’ dalamtempoh 10 hari selepas akhir tiap-tiap bulan.1.2.-1-Dicadangkan agar Kew 68 dicatat dengan bakistok resit, buku tunai dan lain-lain borang hasilterkawal dan dikemukakan kepada pihak audit.

ARAHAN PERBENDAHARAANPENJELASAN AP DAN KAWALAN DALAMANRESIT RASMIAP 60AP 62AP 63 (a)Borang ResitMemindasesuaturesit adalah dilarang.Kaunterfoil.1.Resit adalah akuan penerimaan wang.2.Jika pembayaran dibuat di kaunter (termasukpungutan melibatkan matawang asing), resithendaklah dikeluarkan pada masa urusan dibuat.Jika pembayar hadir sendiri, resit hendaklahdiserahkan kepadanya.3.Jika pembayaran melalui pos (termasukpungutan melibatkan matawang asing) ataudiserahkan melalui penghantar, resit hendaklahdisediakan pada hari yang sama dan dikeluarkanselewat-lewatnya hari bekerja berikutnya.4.Resit tidak perlu dikeluarkan bagi pembayaranyang dibuat oleh pegawai awam dengan carapotongan pada baucar melainkan sistemperakaunan yang digunakan mengkehendakinya.5.Resit sementara tidak boleh dikeluarkan.1.Sebarang pindaan termasuklah menulis di atastulisan (perkataan dan angka) yang asal adalahtidak dibenarkan.Jika berlaku apa-apakesilapan, resit tersebut hendaklah dibatalkandan digantikan dengan resit yang baru.2.Resit salinan asal dan salinan audit yangdibatalkan hendaklah dikemukakan untukpengauditan.3.Resit hanya boleh dibatalkan oleh pegawai yangdiberi kuasa secara bertulis. Resit yangdibatalkan perlu ditandatangan dan dicop namaoleh pegawai yang diberi kuasa.1.Pengeluaran resit/lesen/borang-borang akuanterimaan lain yang dikeluarkan secara manual(tulis tangan) hendaklah menggunakan karbondua belah muka.2.Sebarang penggunaan cop tarikh adalah tidakdibenarkan.-2-

ARAHAN PERBENDAHARAANPENJELASAN AP DAN KAWALAN DALAMANRESIT RASMIAP 63 (b)AP 66 AAP66 (b)(c)AP 67Penggunaan memberidanmenerima alih stokresitMenyimpandanmengeluarkan resityang belum guna.Daftar Borang r hendaklah memenuhi ciri-cirikawalan tertentu yang ditetapkan. Maklumatberikut hendaklah diwujudkan:Kod terimaan, tarikh dan waktu transaksi, kodoperator, kod mesin, waktu mula dan akhir,tarikh, jumlah dan cara terimaan, nombor resitmula hingga akhir serta bilangan dan senarairesit dibatalkan bagi urusniaga berkenaan.2.Penggunaanresitberkomputermemerlukan tandatangan pegawai.1.Satu penyata mengenai bilangan denganmenunjukkan nombor siri resit/lesen/borangborang akuan terimaan lain yang ditandatanganioleh pegawai yang memberi alih dan yangmengambil alih hendaklah dikemukakan kepadaAkauntan Negara / Akauntan Negeri / BendahariNegeri.2.Rujuk Lampiran N Arahan Perbendaharaan1.Stok resit hendaklahsusunan yang betul.2.Stok yang rosak hendaklah dipulangkan kepadaPercetakan Nasional Malaysia Berhad bersertasurat pemulangan dan Kew 67 perlu dikemaskini.dikeluarkantidakmengikutDaftar borang hasil (kew 67) hendaklah diselenggarakanoleh setiap pemungut setiap kali penerimaan danpengeluaran berlaku dan ditandatangani oleh pegawaiyang mengambil stok tersebut.-3-

ARAHAN PERBENDAHARAANPENJELASAN AP DAN KAWALAN DALAMANBUKU TUNAIAP 72Pembukuan resit.1.Resit hendaklah dibukukan satu persatu padamasa urusan dibuat kecuali:i)ii)iii)iv)suatu bayaran tetap ada tercetak padaresit/lesen/tiket (AP 70 (a)(ii)), mesti direkodpada hujung hariPungutan melalui ejen kutipanhanya seorang pegawai bertugas untukmembuat pungutan luar tertakluk kepadasyarat penyeliaan rapi dibuat oleh pegawaiatasan; urusan pungutan luar diperakaunkandengan segera dalam buku tunai apabilakembali ke pejabat. (AP 70 (a)(iii))perkara-perkaralain dengan i Negeri.2. Bagi penggunaan resit yang mana amaunnyaadalah tetap dan telah pun sedia tercetak, ianyaboleh direkod secara berkelompok di buku tunai.AP 72APembukuan resitbatalBuku tunai manual perlu menunjukkan resit rasmi batal.Kecuali buku tunai elektronik di mana resit rasmi bataltelah disediakan oleh sistem.AP 79 (b)Catatan masukanbank dalam bukutunaiAmaun tiap-tiap satu masukan bank hendaklahdicatatkan dalam buku tunai pada hari yang sama.AP 80 (a)Perkara tidakmengakaunpungutan hendaklahdilaporkanAkauntan Negara / Bendahari Negeri hendaklahmelaporkan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan /Pegawai Kewangan Negeri apabila pemungut tidakmengakaun pungutan mengikut APAP 80 (b)Menyemak semuacatatan setiap hari.Pegawai yang menyemak buku tunai dan laporan bukutunai berkomputer hendaklah menandatangan ringkasdan mencatat tarikh di tempat setakat mana ia disemaksetiap hari.-4-

ARAHAN PERBENDAHARAANPENJELASAN AP DAN KAWALAN DALAMANBUKU TUNAIAP 80 (e)Menyemak bayarankepadaPerbendahar-aan.Bayaran kepada Perbendaharaan hendaklah disemakdengan Resit Perbendaharaan dan merekodkannya dibuku tunai dalam ruangan ‘No Resit Perbendaharaan’.AP 147Pindaan ataupemadaman dalambuku tunai tidakdibenarkan.Sebarang pembetulan hendaklah digariskan dengansatu garisan sahaja di atas tulisan yang asal danmaklumat yang betul dicatat di atasnya. Pembetulan iniperlu ditandatangan ringkas oleh pegawai yangmenyemak buku tunai.-5-

ARAHAN PERBENDAHARAANPENJELASAN AP DAN KAWALAN DALAMANPENYATA PEMUNGUTAP 78Tempoh pungutanmesti dibayarkepadaPerbendaharaan1. Semua pungutan hendaklah dibankkan pada hariyang sama jika:i) Pungutan tunai (kertas dan syiling) melebihiRM 500 atau;ii) jumlah pungutan(termasuk tunai, cek, wangpos, kiriman wang dan bank draf) melebihi RM2,000Jika wang lewat diterima, tugas-tugas inihendaklah dilakukan pada hari kerja yangberikutnya.Pungutan melalui cek mestilah dibankkan dalamtempoh satu minggu dari tarikh terima.2. Pungutan tanpa mengambilkira jumlah mestilahdibayar kepada Perbendaharaan pada hari terakhirbekerja dalam bulan tersebut.3. Bagi pungutan yang diterima pada hari terakhirbekerja dalam sesuatu tempoh perakaunanselepas pembayaran akhir dibankkan, pungutanhendaklah diperakaunkan seolah-oleh diterimadalam tempoh akaun yang berikutnya.AP 79Penyediaan PenyataPemungut danmemasukkanpungutan ke dalambank.1. Penyata Pemungut hendaklah disediakan apabilapungutan hendak dimasukkan ke dalam bank.2. Salinan penyata pemungut yang dihantarhendaklah terang cetakannya (cetakan mesin / copterimaan bank) serta difotostat pada kedua-duabelah muka (bagi pungutan selain tunai).3. Butir-butir berikut perlu dicatatkan dengan betuldalam penyata pemungut:i) jumlah yang dibayar masuk ke bankii) tempoh pungutaniii) kod pengelasan hasil/amanah / votiv) tarikh serahanv) maklumat cek (no. cek, bank & amaun)/lainlain pungutan-6-

ARAHAN PERBENDAHARAANPENJELASAN AP DAN KAWALAN DALAMANPENYATA PEMUNGUT4. Helaian penyata pemungut yang menyenaraikannombor resit perlu dikemukakan untuk pengauditansetiap bulan.5. Amaun tiap-tiap satu masukan bank hendaklahdicatatkan dalam buku tunai pada hari yang sama.AP 80 (d)Menyemak bayarankepadaPerbendaharaan1. Bayaran kepada bank hendaklah disemak kembalidengan penyata pemungut untuk menentukantarikh dan cop terima oleh bank telah dibuat keatas penyata tersebut.2. Sekiranya hanya cop tarikh terima bank sahajayang terdapat pada penyata pemungut, resitPerbendaharaan perlulah dikemukakan bagimemastikan amaun sebenar dibankkan.3. Tandatangan ringkas hendaklah diturunkan sebaikbaiknya bersebelahan jumlah cetakan bank ataupada tarikh yang dicop oleh bank setelah ianyadisemak.AtauPerakuan II telah dibuat oleh pegawai.-7-

ARAHAN PERBENDAHARAANPENJELASAN AP DAN KAWALAN DALAMANLAIN-LAIN PERATURAN YANG BERKAITANAP 85Wang awam tidakboleh digunakan1. Wang awam tidak boleh digunakan sama adamendahulukan, meminjamkan atau menukarkanwang.2. Pengecualian diberikan apabila tidak ada bankatau Perbendaharaan Kecil di mana pemungutboleh menukarkan wang tunai kepada cek atasakaun bank Kerajaan dengan kebenaran KetuaSetiausaha Perbendaharaan / Pegawai KewanganNegeri.AP 76Penerimaan CekPemungut atas budi bicara boleh menerima cek sebagaibayaran. Cek hendaklah dipalang “ Akaun PenerimaSahaja”. Resit yang dikeluarkan untuk penerimaan cekmestilah dicatatkan dengan nombor cek dan bankpembayar.AP 77Matawang asing1. Matawang asing yang tidak sah diperlakukan tidakboleh diterima sebagai bayaran oleh mana-manaJabatan Kerajaan.2. Rujuk laman web JANM iaitu www.anm.gov.myuntuk senarai kadar mata wang asing yang sahdiperlakukan.PPK 93. Semua terimaan mata wang asing aran mata wang asing JANM.-8-

ARAHAN PERBENDAHARAANPENJELASAN AP DAN KAWALAN DALAMANLAIN-LAIN PERATURAN YANG BERKAITANAP76(b)& Cek Tak LakuSPANMBil.1 Tahun19941. Cek Tak Laku diperakaunkan sebagaimanadinyatakan dalam surat pekeliling berkenaan.2. Resit yang telah dikeluarkan bagi akuan terima cektak laku tersebut perlu dibatalkan. Salinan asalresit perlu dimohon semula daripada pembayaruntuk dibatalkan. Salinan audit dansalinanpejabat juga perlu dibatalkan. Salinan asal dansalinan audit resit batal perlu dikemukakan kepadapihak audit.3. Bayaran gantian perludimohon semuladaripada pembayar. Apabila bayaran gantian telahditerima sama ada dalam bentuk cek atau lainlain, resit baru perlu dikeluarkan.SPANM Bil.1 Tahun2005.GarispanduanmenggunakanMEPS Cash dan kadelektronik di JabatanPersekutuan danNegeri1. Penggunaan MEPS Cash, Kad Kredit dan KadDebit melalui 3 kaedah :(a) ManualJabatan Persekutuan dan Negeri yang tiadakemudahan sistem terimaan elektronik(b) Separa ElektronikJabatanPersekutuandanNegeriyangmempunyai sistem terimaan elektronik danperakaunan terimaan diproses secara manualdengan Pejabat Perakaunan(c) ElektronikJabatan Persekutuan dan Negeri yangmempunyai sistem terimaan elektronik danperakaunan terimaan diproses secara on-linedengan Pejabat Perakaunan2. Penggunaan MEPS Cash dan Kad Elektronikmelalui kaunter pejabat pemungut-9-

ARAHAN PERBENDAHARAANPENJELASAN AP DAN KAWALAN DALAMANLAIN-LAIN PERATURAN YANG BERKAITANSPANM Bil.1 Tahun2006.Pindaan SuratPekeliling AkauntanNegara Malaysia Bil.1 Tahun 2005.Sila rujuk pindaan yang dinyatakan dalam suratpekeliling tersebut.PekelilingPerbendaharaan (PP) Bil.3 Tahun2006.Kaedah pungutanhasil secara epayment berkaitanurusan kerajaanSila rujuk pekeliling berkenaan bagi format perjanjian diantara Kerajaan Malaysia dengan acquiring bank.SPANM Bil.3Tahun 2007Garis panduanpelaksanaan kaedahterimaan secaraonline diKementerian /JabatanSila rujuk surat pekeliling berkenaan bagi kaedahterimaan secara online (melalui portal Kerajaan)PP Bil.6Tahun 2007Kaedah pungutanhasil dan terimaanbukan hasil secaraonlineSila rujuk pekeliling berkenaan bagi kaedah terimaansecara online (melalui portal Kerajaan)SPANM Bil.2Tahun 2008Garis panduanpelaksanaan kaedahterimaan melaluiperbankan internetSila rujuk pekeliling berkenaan bagi kaedah terimaansecara online (melalui perbankan internet)Kaedah pungutanhasil dan terimaanbukan hasil melaluiperbankan internetSila rujuk pekeliling berkenaan bagi kaedah terimaansecara online (melalui perbankan internet)PP Bil.8Tahun 2008Sila rujuk pekeliling berkenaan bagi format suratpermohonan pembukaan akaun terimaan kecilPerbendaharaan.-10-