SENARAI SEMAK PASTI PELAKSANAAN AKTIVITI PROGRAM : TARIKH .

SENARAI SEMAK PASTI PELAKSANAAN AKTIVITIPROGRAM :TARIKH :MASA :TEMPAT :PERASMI :BILPERKARA1.BAHAGIAN URUS SETIA-Atur cara program-Atur cara Perasmian-Atur cara Penutup-Lantikan Pengacara Majlis-Skrip Pengacara Majlis-Lantikan Pembaca doa-Skrip Pembaca Doa-Buku Pelawat ( jika ada )-Pen untuk Buku Pelawat-Persiapan peralatan/dokumen Dulang hadiah Alas dulang Air mineral Gelas Coaster / alas gelas Alas Meja Skirting Meja Bunga Meja Lain-lain-Teks ucapan Perasmi Wakil Universiti / Pengarah Pihak ketiga ( Jika ada )-Teks ucapan pendua (backup)-Salinan teks-teks ucapan untuk wartawan / sidingakhbar.-kata-kata Aluan Buku cenderamata Naib Canselor Timbalan Naib Canselor ( HEPA ) Perasmi PenasihatTINDAKANPERKEMBANGAN

2. Pengarah Program Lain-lain yang berkaitan-Gimik Perasmian Jenis gimik Plan pelaksanaan gimik Harga props gimik Peralatan tambahan Raptai (rehearsal) gimik Plan B (Backup) Langkah keselamatan-Jurugambar / juruvideo Atur cara program Jemputan jurugambar oleh Canseleri Jamuan jurugambar Tempat duduk jurugambar Tag nama jurugambar-Mesyuarat Jawatankuasa Induk Minit Mesyuarat-Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Minit Mesyuarat-Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Minit MesyuaratBAHAGIAN JEMPUTAN DAN PROTOKOLSurat JemputanDraf kad jemputanKad jemputanSenarai jemputan ( Sila rujuk Pegawai Protokol diPejabat Canseleri )Senarai kehadiran jemputanJadual penerbangan jemputanJadual penginapan jemputan3.Kedudukan tempat duduk VVIP / VIP ( Sila rujukPegawai Protokol di Pejabat Canseleri )BAHAGIAN SERANTABahan Press Kit (untuk wartawan) Artikel Atur cara majlis Risalah (phamplet) Teks-teks Ucapan CenderamataBilik Sidang Akhbar ( Press Conference ) ( jika Perlu )

4.Hebahan menerusi akhbar / tv / radio / internetDraf hebahan akhbar melalui canseleriKelengkapan Tempahan tempat Sistem Siaraya ( PA System ) Bunga hiasan dewan Backdrop Logo Universiti Logo Penaja / kerjasama Logo program Susun atur kerusi / kelengkapan Rostrum Ucapan perasmi Sofa / kerusi VVIP Coffee table dan alas meja Bunga hiasan Coffee table Tagging nama pada kerusi VVIP dan VIPBAHAGIAN BUKU CENDERAMATASebutharga buku cenderamataDraf reka bentuk buku cenderamataSusun atur kandungan bukuContoh cetakan buku cenderamataNaskah pruf buku cenderamataPembayaran cetakan buku cenderamataPembayaran cetakan buku cenderamata5.BAHAGIAN CENDERAMATASenarai jenis, anggaran harga, tulisan untuk engravingSurvey / Memilih cenderamataSebutharga cenderamataMenempah cenderamataMengagihkan cenderamataDoor gift ( Jika Perlu )6.BAHAGIAN SAMBUTANSenarai Penyambut TetamuPenyelarasan dengan bahagian protocol untuksenarai jemputanSenarai jemputan terkiniRaptai aspek protocol dan etika ( Rehearsal )

Pelan tempat duduk VIP dan VVIPMenentukan pegawai pengiring ( Jika Perlu )Taklimat kepada AJK penyambut tetamuPersembahan aluan (gimik) ketibaan perasmiRoset, Tanda nama, blazer dan vest petugas7.BAHAGIAN JAMUANMenyediakan menu jamuanMendapatkan sebutharga jamuanSurat melantik penyaji makanan (catering)Bayaran pendahuluan ( Deposit )8.Menyediakan minuman ringan ( refreshment ) untukperasmi / VVIP di Bilik menungguMenyediakan jamuan untuk petugas Pemandu Keselamatan Polis Pegawai Khas Kementerian Pegawai Pengiring Pegawai-pegawai lainBAHAGIAN PENGANGKUTAN9.Jadual penggunaan kenderaan Pandu arah jalan Pandu Arah meletak kereta (parking) VIP Pandu Arah meletak kereta (parking) BAS Pandu Arah meletak kereta (parking)jemputanMenyediakan pengangkutan untuk VVIP SUK Johor Jabatan Kerajaan Polis Imigresen Lain-lain jabatanMenyediakan pengangkutan untuk petugas danpeserta. Bas peserta Bas AJK Pajero/Van Urusetia Ambulans UTMBAHAGIAN PENGINAPANTempahan untuk VVIP

Tempahan untuk petugasTempahan untuk pesertaTempahan untuk pegawai pengiringTempahan untuk pemandu bas ( jika perlu )Menyelesaikan bil-bil penginapan10.BAHAGIAN MULTIMEDIA / VIDEOMenyediakan bahan tayangan / story boardKelulusan bahan dan konsep multimediaMenempah peralatan multimedia11.BAHAGIAN KESELAMATANKawalan sepanjang majlisKawalan lalu lintasJaket keselamatanTanda arah ke tempat majlisKawalan tempat letak kereta ( parking )EMS ( Ambulans / First Aid Kit )Penyediaan Ruang Sakit ( Sick Bay )12.BAHAGIAN PERCETAKANReka Bentuk poster / sepanduk / panji-panjiKelulusan Unit Media Grafik, CanseleriSebutharga poster / SepandukBayaran pendahuluan (deposit) percetakanMenempah cetakan poster / Sepanduk / panji-panjiKebenaran menampal / menggantung olehkeselamatanMenyelesaikan bil-bil percetakan12.BAHAGIAN PERSEMBAHANSenarai persembahan bersama sebuthargapersembahanKelulusan dari unit Kebudayaan, Pejabat CanseleriPembayaran pendahuluan (deposit ) kepada ketuapersembahanPersediaan logistik kumpulan persembahan Kenderaan

Tiket kapal terbangPenginapanMakan / MinumPeralatan Audio VisualPeralatan muzikLatihan rehearsalKeselamatan artisLain-lain keperluan

CARTA ALIR : PENUBUHAN PERSATUAN PELAJARPELAJARMULA Menyalin perlembagaan persatuan ke dalampendrive / cd Menghantar permohonan untuk mendaftarkanpersatuanPEMBETULANPUSAT KEGIATAN PELAJARTIDAK LENGKAPGAGAL Menyemak kandungan perlembagaan danmaklumat yang diperlukan Menyediakan Sijil Pendaftaran Persatuan dannombor rujukanLULUSPELAJARTAMAT Menghantar perancangan aktiviti maklumatpersatuan / kelab pada awal semester Melaksanakan Aktiviti Mengadakan mesyuarat Menghantar minit mesyuarat agong dan cartaorganisasi baru Rekod

PROSES PERMOHONAN MENGADAKAN AKTIVITI DI POLITEKNIK Pelajar merancang aktiviti. Rujuk kepadapenasihat Persatuan Membuat kertas kerja / Borang C dan serahkepada Pejabat Timbalan Dekan (HEP & Alumni) Kertas kerja / Borang C disemak dan diusulkanke Mesyuarat Tabung Amanah Fakulti ( Bajet RM 1000 diluluskan oleh Timb. Dekan HEPtanpa melalui Mesyuarat Tabung AmanahFakulti. Surat kelulusan program dikeluarkan Aktiviti dijalankan Menghantar laporan lengkap setelah programselesai RekodMULA RM 1000TIDAK LULUSLULUSTAMATNOTA :Bagi program yang melibatkan kelulusan serta permohonan bajet daripada Bahagian Hal EhwalPelajar, Kertas kerja dan Borang C yang lengkap hendaklah dimajukan ke Bahagian Hal Ehwal Pelajarsetelah Fakulti meluluskan program.

ALIRAN KERJA PEMOHONAN DAN PENGURUSAN TAJAANPegawai bertanggungjawabPenjelasanMULAProgram Fakulti / Bahagian /Cawangan Dekan / Ketua /PengarahProgram PelajarPenasihat ProgramProgram Fakulti / Bahagian /CawanganKuasa Naib CanselorProgram PelajarKuasa Kem. Pengajian Tinggi.PermohonanKelulusan TajaanProgramProgramPelajarFakulti /jab /BahagianLULUSPermohonan tajaan programpelajar perlu disalurkan melaluiTimbalan Naib Canselor HEP /HEATajaan yang telah diluluskan perludimaklumkan kepadaJawatankuasa Amanah berkenaanLULUSSurat Kuasa di keluarkan olehBendahariSurat KuasaMengutip1. Program AntarabangsaTandatangan naibCanselorShah AlamBahagian Akaun AmanahCawanganBahagian Kewangan CawanganSuratPermohonanTajaanProgram Fakulti / Bahagian /CawanganDekan / ketua / Pengarah1Program PelajarPenasihat ProgramSurat Permohonan Tajaan2. Program NasionalTandatangan Dekan /Ketua Bahagian /Pengarah Cawangan

Pegawai BertanggungjawabPenjelasan1Bahagian Akaun Amanah /Kewangan Cawangan1. Rekod Terimaan.2. Keluarkan ResitSurat KuasaMengutip3. Makluman kepada Fakulti /Bahagian / Cawangan4. Pengurusan bayaranberdasarkan pengesahanFakulti / Ketua / BahagianBayaranProgram Fakulti / Bahagian /Cawangan5. Pelarasan terimaan danbayaranPenyediaanpenyataBendahari ProgramProgram PelajarPenasihat ProgramBahagian AkaunAmanah / CawanganBakiPendapatanTamatLebihan pendapatan akandimasukkan ke dalam akaunamanah berkenaan kekuranganpendapatan akan ditampung olehakaun amanah fakulti /Bahagian/Am / cawangan

CARTA ALIRAN : PERMOHONAN KENDERAANPELAJARMULALENGKAPTIDAKYATAMAT Surat kelulusan aktiviti Isi borang tempahan kenderaan 2 minggusebelum aktiviti Pengesahan dan hantar borang ke unitkenderaanUNIT KENDERAAN Semak borang Semak penjadualan kenderaan Kelulusan dari unit kenderaan Pelajar buat susulan Dapatkan maklumat kenderaan danpemandu Pegawai Pengiring ikut serta bersama pelajar Pelaksanaan aktiviti Penilaian dari pelajar mengenaiperkhidmatankenderaan Rekod

CARTA ALIR : PROSES PERMOHONAN PINJAMAN PERALATANPELAJARMULA Surat kelulusan program Isi borang permohonan Hantar borang kepada Penolong Pendaftar (pentadbiran) untuk kelulusanHEP / PEJABAT PENTADBIRAN Semak borang pinjaman dan surat kelulusanprogram Kelulusan pinjaman Pelajar mengambil peralatan Pemulangan peralatan oleh pelajar Pengesahan penerimaan oleh staf Tindakan jika tidak hantar peralatan RekodTIDAKYATAMAT

CARTA ALIRAN KERJA Mengisi borang permohonanpendahuluan setelah aktiviti diluluskan Serahkan borang yang telah diluluskanbeserta salinan aktiviti Proses kelulusan bayaran Penyediaan cek oleh Unit KewanganZon 4 ( Siap 7 hari bekerja dari tarikhpenghantaran borang ) Penerimaan cek di kaunter UnitKewangan Zon 4 RekodMULATIDAK LULUSLULUSTAMAT*Nota : Pelarasan pendahuluan hendaklahdibuat dalam masa satu (1) bulan dari tarikhpenerimaan cek. Pemotongan gaji akan dibuattanpa notis peringatan jika gagal membuatpelarasan.

Bahagian Akaun Amanah / Cawangan 1 3. Penjelasan 1. Rekod Terimaan. 2. Keluarkan Resit Makluman kepada Fakulti / Bahagian / Cawangan 4. Pengurusan bayaran berdasarkan pengesahan Fakulti / Ketua / Bahagian 5. Pelarasan terimaan dan bayaran Lebihan pendapatan akan dimasukkan ke dalam akaun amanah berkenaan kekurangan akaun amanah fakulti /