Polycom RealPresence Trio Solution For Skype For Business .

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USER GUIDEUC Software 5.4.5 March 2017 3725-84321-003APolycom RealPresence Trio Solution for Skype for BusinessApplies to Polycom RealPresence Trio 8800 andPolycom RealPresence Trio Visual

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ContentsBefore You Begin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Audience, Purpose, and Required Skills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Related Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Getting Started with Polycom RealPresence Trio 8800 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Overview of RealPresence Trio 8800 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11RealPresence Trio 8800 Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Navigating the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Accessing User Screens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Access the Home Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Accessing the Place a Call Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Accessing the Calls Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Icons and Status Indicators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Enter Information Using the Onscreen Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Close the Onscreen Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Signing Into and Locking the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Sign Into Skype for Business . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Set the Time and Date Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Sign Out of Skype for Business . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Locking the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Lock the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Unlock the System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Change Your User Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Placing Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Place a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Place an International Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Place a Call from Recent Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Place a Call to a Favorite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Place Calls from Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Place a Call from the Directory Search Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Polycom, Inc.3

Place Calls to Skype for Business Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Place a Skype for Business Audio Call over USB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Place Calls from a Locked or Logged Out System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Place an Intercom Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Place an Intercom Call during a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Place a Call over Bluetooth . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Redial a Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Answering Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Answer Calls in the Incoming Call Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Answer a Call When in a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Answer Calls Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Answer Skype for Business Calls on a Locked System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Answer an Intercom Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Handling Incoming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Decline an Incoming Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Rejecting Calls with Enable Do Not Disturb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Enable Do Not Disturb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Enable Do Not Disturb on Multiple Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Enable Do Not Disturb for One Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Disable Do Not Disturb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Forwarding Incoming Skype for Business Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Forward a Skype for Business Call to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Forward a Call to Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28Simultaneously Ring a Group of Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28End an Audio Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28Holding and Resuming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Hold a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Resume a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Transferring Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Choose a Default Transfer Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Transfer a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Cancel a Transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Managing Multiple Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Manage Calls from the Calls Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Audio Call Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Mute Audio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Unmute Audio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Change the Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Polycom, Inc.4

Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Tips for Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Initiating a Skype for Business Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Initiate a Skype for Business Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Initiate a Conference Call during a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Initiating a Group Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Initiate a Group Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Initiate a Group Conference Call in the Skype for Business Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Add Contacts to a Skype for Business Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Send Contacts Active Conference Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Viewing a List of Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Exit the Participants List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Return to the Participants List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Managing Skype for Business Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Muting Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Mute and Unmute All Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Mute and Unmute Individual Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Demote or Promote Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Enable and Disable Conference Announcements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Remove Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Lock and Unlock a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Admit or Deny Participants to a Locked Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Video Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Tips for Video Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Video Call Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Set the Call Rate for Video Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Change Video Clarity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Set the Video Layout for the Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Change How Far-End Video Displays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Place a Skype for Business Video Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Stop Sending Video during a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Start Video During an Audio Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Handling Conference Calls with Video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Handling Video Calls without a Camera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Audio and Video Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Handling a Mixture of Video and Audio-Only Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Record Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Guidelines when Recording Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Polycom, Inc.5

Record a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Pause a Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Resume a Recoding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Stop Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Browse Recorded Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Play Recorded Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Pause and Resume Played Recordings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Stop Playing a Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Rename a Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Delete Recordings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Sharing Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Sharing Content with RealPresence Desktop or Mobile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Sharing Content with People Content IP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Download and Install People Content IP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Share Content with People Content IP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Stop Sharing Content with People Content IP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Share Content with People Content over USB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Sharing Content in a Skype for Business Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Share Content in a Skype for Business Video Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Share Content in a Skype for Business Online Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Share Content Out of a Call using Skype for Business . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Using the Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Open the Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Display Meeting Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Return to Day View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Meeting Reminders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Choose a Meeting Reminder Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Choose an Alert Tone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Disable Meeting Reminders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Joining a Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Join Meetings from the Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Join a Meeting from a Meeting Reminder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Join a Meeting with an Alternate Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Call Lists and Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Recent Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54View Recent Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54View Call Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Polycom, Inc.6

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