ESTRATEGIAS DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE EVENTOS
ESTRATEGIAS DEDISEÑO EIMPLEMENTACIÓNDE EVENTOS ONLINEEste E-book ofrece al lector herramientas y técnicas para el diseño eimplementación de eventos y presentaciones en vivo a través de Internet.
ÍNDICERESUMEN EJECUTIVO . 3INTRODUCCIÓN . 4QUÉ ES UN EVENTO EN VIVO . 6MODELO ADDIE PARA EL DISEÑO DE EVENTOS ONLINE . 8FASE 1: ANÁLISIS . 8FASE 2: DISEÑO . 9FASE 3: DESARROLLO. 9FASE 4: IMPLEMENTACIÓN. 10FASE 5: EVALUACIÓN . 10TIPOS DE EVENTOS EN VIVO. 11EVENTOS ACADÉMICOS Y DE CAPACITACIÓN . 11Mesa redonda . 12Panel o simposio . 13Debate . 14Clase magistral . 15Conferencia . 16Pecha Kucha. 17Entrevista . 18Congreso . 19OTRAS POSIBILIDADES DE EVENTOS EN VIVO. 20LAS REDES SOCIALES EN LOS EVENTOS EN VIVO . 21PROMOCIÓN DE EVENTOS A TRAVÉS DE REDES SOCIALES . 22COMUNICACIÓN DURANTE EL EVENTO EN VIVO A TRAVÉS DE REDES SOCIALES . 22CASOS . 24Congreso Virtual Internacional sobre Educación Virtual . 24Presentación del Libro “Emprendedores TIC” . 24Apertura del año universitario . 241Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
Muestra Virtual de Fin de Año – Orquesta Barrial . 25Ciclo de conferencias virtuales tipo PechaKucha sobre salud . 25Presentación de pósters científicos de educación y tecnología . 25RECOMENDACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ONLINE . 26Antes . 26Durante . 27Después . 27RECOMENDACIONES PARA ORADORES . 28Antes . 28Durante . 28Después . 29RECOMENDACIONES PARA LOS PARTICIPANTES . 29ENLACES ÚTILES . 30BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA . 31GLOSARIO . 32CRÉDITOS . 332Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
RESUMEN EJECUTIVOEste ebook está dirigido a miembros de instituciones educativas, ONG y empresasinteresadas en desarrollar propuestas creativas e innovadoras de clases en vivo.El documento Estrategias de diseño e implementación de eventos en vivo ofrece unadescripción sobre los eventos en vivo. Ofrece un modelo ADDIE para el diseño eimplementación de eventos y presentaciones en vivo, tipos de eventos yrecomendaciones para la elaboración de materiales de apoyo. Se presentan casos ysugerencias para la organización de un evento en vivo, herramientas tácticas para losoradores y presentadores. Finalmente, se brindan enlaces útiles, bibliografíarecomendada y un glosario con términos específicos.3Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
INTRODUCCIÓNEste documento, titulado Estrategias de diseño e implementación de eventos envivo, es el tercero de una serie de tres.El primer documento, Estrategias de diseño e implementación de cursos online,abordó el concepto de Live Learning entendido como una forma de concebir el elearning que pone el foco en el potencial de la interacción y la colaboración entre laspersonas. Las herramientas online permiten crear entornos educativos y ofrecernuevas experiencias de aprendizaje de calidad y totalmente a distancia. Eldocumento ofreció un modelo de diseño instruccional, dinámicas para organizarcursos de Live Learning, recomendaciones para el desarrollo de actividades, el diseñode un curso, la creación, la gestión y la organización de contenidos, la moderación deforos, el seguimiento personalizado sobre el avance de los alumnos a través dereportes y la instrumentación de métodos de evaluación de aprendizaje. Se brindaronrecomendaciones según el rol en un entorno de Live Learning, dinámicas paraorganizar cursos de Live Learning ejemplificados con casos de interés parainstituciones educativas, ONG u OSC y empresas.El segundo e-book, Diseño y estrategias de implementación de clases en vivo, expusouna descripción sobre las conferencias web y su historia, los tipos de herramientas(de comunicación, de distribución o presentación de contenidos y colaboración), losrequisitos técnicos, los roles, la historia de las conferencias web. En la misma líneaque el documento anterior se propuso la aplicación del modelo ADDIE para el diseñoe implementación de clases en vivo. Se sugirieron tipos de actividades para laapertura, el desarrollo y el cierre de las clases en vivo. Se brindaron sugerencias parala elaboración de materiales que acompañan las clases en vivo. Por último, sepresentaron casos y recomendaciones para moderadores y participantes de las clasesen vivo.El tercer ebook, Estrategias de diseño e implementación de eventos en vivo ofreceuna descripción sobre la transmisión de presentaciones masivas a través de Internet.Ofrece un modelo ADDIE para el diseño e implementación de eventos ypresentaciones en vivo, tipos de eventos (académicos y otras posibilidades de loseventos en vivo) y recomendaciones para la elaboración de materiales de apoyo. Sepresentan casos y estrategias para la organización de un evento en vivo, sugerencias4Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
para los oradores y presentadores. Finalmente, se brindan enlaces útiles, bibliografíarecomendada y un glosario con términos específicos.5Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
QUÉ ES UN EVENTO EN VIVOLa Real Academia Española define a un evento como un “suceso importante yprogramado, de índole social, académica, artística o deportiva”1.Los eventos implican la coincidencia temporal. Es decir, un número de personas sereúnen en un determinado día u horario para asistir al mismo suceso. Con la apariciónde Internet y de aplicaciones móviles que permiten la transmisión en vivo ya no esnecesario coincidir en un mismo espacio geográfico para asistir a un evento social,académico, artístico, entre otros.Un evento en vivo se transmite en tiempo real a través de la utilización deherramientas y plataformas de comunicación específicas que permiten la difusión aun amplio público. La plataforma donde se realiza el evento oficia como auditorio(del latín auditorĭum) o como una sala para las conferencias. Los participantes asisteny participan en el evento en vivo siguiendo la propuesta de los moderadores uorganizadores del evento.1Real Academia Española: http://lema.rae.es/drae/?val evento6Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
Los eventos en vivo pueden tener dos modalidades:Presencial transmitido en vivo porTotalmente virtualInternetConasistentespresencialesyaCon asistentes a distancia únicamentedistancia, en el mismo espacio físicoque reciben la transmisión en vivo enque los oradores, y con espectadoressus dispositivos personales.a distancia que reciben la transmisiónenvivopersonales.ensusdispositivosEn este caso, los oradores tambiénpuedenestartransmitiendovirtualmente o todos en una sala deconferencias.7Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
Modelo ADDIE para el diseño de eventos onlineEn los anteriores ebooks, se presentó el modelo ADDIE que consiste en un modelo dediseño instruccional compuesto por cinco fases: análisis, diseño, desarrollo,implementación y evaluación. De la misma forma puede utilizarse como enfoque parael caso de eventos en vivo.Un evento en vivo incluye diferentes aspectos que deben definirse, diseñarse yevaluarse de forma permanente para realizar ajustes y mejoras.Fase 1: AnálisisEn esta fase se realizan las siguientes acciones: Diagnóstico de las necesidades. Análisis y definición de las características, necesidades e intereses de losdestinatarios.8Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
Identificación de las características y búsqueda de posibles oradores,presentadores, invitados, artistas etc. que participarán del evento. Análisis de distintos tipos y formatos de eventos en vivo. Prueba y análisis de herramientas de transmisión en vivo. Exploración en el grupo de trabajo de los objetivos del evento en vivo.Fase 2: Diseño En la fase de diseño, se realizan las siguientes acciones: Redacción de los objetivos generales y específicos del evento. Definición del eje central del evento y de los principales núcleos temáticos atratar. Redacción de la propuesta del evento. Selección de oradores, presentadores, invitados o artistas que participarán delevento. Determinación del tipo de evento a realizar, de su estructura y duración. Definición de un programa tentativo. Definición de los materiales didácticos digitales que acompañarán el evento. Diseño de la estética del entorno (plataforma de transmisión en vivo) y de lasgráficas del evento.Fase 3: DesarrolloEn esta fase se realizan las siguientes acciones: Elaboración de los materiales didácticos digitales que acompañarán el evento. Diseño de invitaciones y promociones para la difusión del evento. Realización de tutoriales o videotutoriales para enviar a los asistentes ypublicar en los diferentes canales de comunicación del evento previamente alinicio del mismo. Elaboración de una presentación audiovisual que incluya la descripción,propósitos, objetivos, duración y programa. Capacitación interna de los participantes, moderadores o invitados. Realización de las acciones de difusión. Convocatoria a los participantes, moderadores o invitados al evento. Ensayo o prueba piloto, por ejemplo de la primera parte del evento.9Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
Fase 4: Implementación En la fase de implementación se realizan las siguientes acciones: Envío de invitaciones, recordatorios de asistencia y tutoriales. Difusión en redes sociales. Desarrollo del evento en vivo. Emisión de certificados de asistencia. Convocatoria a participar de otros eventos.Fase 5: EvaluaciónEsta fase es transversal a las cuatro etapas anteriores. Posibilita la revisión, el rediseño y la modificación de estrategias deimplementación del evento en función de las necesidades identificadas. Generalmente se plasma en unproducto final que es un informe deevaluación. Es importante realizar una encuesta para que los participantes puedanresponder al final de cada evento. Se recomienda no abusar en la cantidad depreguntas y que sea de forma anónima, para lograr más respuestasauténticas.10Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
TIPOS DE EVENTOS EN VIVOExisten diversas alternativas para realizar un evento. La elección del tipo de evento arealizar dependerá de las particularidades del contexto, las posibilidades técnicas ylos objetivos del mismo.Eventos académicos y de capacitaciónLos eventos académicos pueden ser organizados por instituciones educativas,sindicatos, asociaciones profesionales, organismos gubernamentales, ONG oempresas, y pueden tener distintos formatos o propuestas, algunos ejemplos son:1. Mesa redonda2. Panel o Simposio3. Debate4. Clase Magistral5. Conferencia6. Pecha Kucha7. Entrevista8. Congreso11Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
Mesa redondaEn una mesa redonda todos los participantes brindan su opinión acerca de algúntema o problema. Las opiniones o puntos de vista pueden ser divergentes,complementarios u opuestos prestándose a instancias de intercambio. Luego de lasintervenciones los asistentes pueden realizar preguntas a la mesa. El evento tiene unmoderador que presenta a los participantes de la mesa, organiza las intervenciones yexpone conclusiones finales.Ejemplo:Una mesa redonda formada por un psicólogo, un trabajador social y un médico enla que se intercambia sobre prevención de adicciones.12Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
Panel o simposioEs una reunión de expertos que exponen desde diferentes enfoques sobre un temaespecífico. El objetivo es que se aborden todos los aspectos, y dimensiones de unatemática. El simposio, a diferencia del panel, se caracteriza por ofrecer exposicionesacerca de una misma especialidad, en general sobre de resultados de investigacioneso avances científicos. En ambos casos un moderador presenta a los expositores yhace una síntesis final.Ejemplo:DebateUn panel sobre La educación Primaria en América Latina en el querepresentantes de diversos países exponen sobre la educación primaria en susrespectivos contextos.13Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
DebateEn un debate participan dos o más personas con posiciones divergentes. Cadaparticipante expone su punto de vista y los argumentos que lo fundamentan orefutan el punto de vista del otro. Un moderador presenta el tema, otorga la palabray organiza las participaciones.Ejemplo:Un debate sobre la minería a cielo abierto en el que participan un ecologista, uningeniero y un funcionario público.14Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
Clase magistralEs un evento que tiene fines exclusivamente didácticos y puede inaugurar,complementar o cerrar un curso presencial o a distancia. Es brindada por uno o variosprofesores de forma unidireccional hacia un grupo de alumnos específico. Sueleabordar uno o varios temas a partir de un programa y acompañarse de materialesaudiovisuales y bibliografía.Ejemplo:Una clase magistral para dar comienzo al cuatrimestre de la asignaturaComunicación Digital en la carrera de Ciencias de la Comunicación de unauniversidad privada.15Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
ConferenciaLa conferencia es una disertación en la que un experto, un referente, un directivo ouna personalidad, realiza una exposición acerca de un tema, problema, proyecto,investigación etc. Una conferencia en general se brinda acompañada de materialesaudiovisuales de apoyo.Ejemplo:Una conferencia sobre La convivencia escolar en contextos vulnerables brindadapor un especialista internacional.16Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
Pecha KuchaUn evento con este formato ofrece presentaciones cortas de diferentes expositores,cada una tiene una duración de 6 minutos a través de 20 diapositivas que se explicanen 20 segundos cada una. Es un tipo de evento para compartir ideas creativas, brevesy novedosas que no necesariamente tienen que tener un tema en común o ejetransversal.Otras alternativas de eventos con conferencias cortas pueden organizarse conpresentaciones sucesivas de no más de 15 o 20 minutos cada una y no más de unajornada de duración total.Ejemplo:Evento en el que diez expositores ofrecen sus presentaciones en 20 minutosacerca de temáticas diversas: periodismo, biología, iluminación, gastronomía,emprendimientos en la web, comics, letras, arquitectura, ONG, inventos.17Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
EntrevistaEs un evento en el que un entrevistador realiza una serie de preguntas más o menosestructuradas y previamente definidas a un experto, referente, a una personalidad,autoridad o directivo. La entrevista puede ser temática, biográfica entre múltiplesalternativas.Ejemplo:Una entrevista realizada por un periodista a un escritor acerca de su vida y obra.18Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
CongresoSe trata de un evento que incluye diferentes tipos y formatos de presentaciones.Puede incluir una agenda conformada por mesas redondas, paneles, conferencias,talleres, entrevistas, posters entre otras ofertas. Todas las propuestas suelen girar entorno a un eje temático general aunque ofrecen diversas miradas, dimensiones,teorías, abordajes etc. Un congreso puede durar uno o varios días y estarestructurado con algún criterio como por ejemplo según temáticas, tipo depropuesta y tipo de destinatarios.Ejemplo:Una universidad organiza un congreso sobre Medicina Gerontológica en el quemédicos expertos realizan 5 conferencias y un panel.19Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
Otras posibilidades de eventos en vivoAdemás de los formatos anteriormente detallados de índole académica, es posibleofrecer transmisión de eventos en vivo para otras finalidades y necesidades. Eventos sociales como por ejemplo la presentación de un libro, lainauguración de un programa, un evento de beneficencia, una premiación o unhomenaje. Eventos artísticos o deportivos como por ejemplo transmisión de festivales,encuentros deportivos, presentaciones musicales, obras de teatro entre otros. Eventos de marketing, por ejemplo la transmisión de la presentación de unproducto o servicio, la presentación en sociedad de una institución o lainauguración de un comercio.20Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
LAS REDES SOCIALES EN LOS EVENTOS EN VIVOLos servicios de redes sociales son entornos que conectan personas que interactúanen línea. En general las redes sociales permiten configurar un perfil público osemipúblico y entablar contacto (“amigos” o “seguidores”) con otras personas paraconversar, compartir textos, imágenes, enlaces y videos, así como para jugar,organizar distintos tipos de acciones, debatir, generar ideas entre múltiplesposibilidades.Dos de los servicios de redes sociales más utilizadas para eventos actualmente sonFacebook y Twitter:Facebook: es una red social creada en 2004 y mayormentedifundida desde el año 2007 cuando fue lanzada en varios idiomas.Hoy Facebook cuenta con más de 1200 millones de usuarios entodo el mundo. La plataforma permite tener un perfil de usuario,compartir texto, videos, enlaces y fotos; comentar, jugar, enviarmensajes privados, crear eventos, páginas y grupos.Twitter: es una red social lanzada en el año 2006 que cuenta conmás de 200 millones de usuarios. La plataforma permite crear unperfil y enviar a los seguidores mensajes de texto de no más de140 caracteres (por eso también es considerada un servicio demicroblogging). Los mensajes o tweets pueden acompañarse deenlaces e imágenes y podrán ser leídos, respondidos o reproducidos (retwitteados).Ambas redes sociales pueden utilizarse desde sus respectivos sitios web, sin embargoexisten alternativas para gestionar el flujo de información y los contactos a través deaplicaciones online móviles para celulares y tabletas, lo que les da un rasgo deinmediatez.Las redes sociales pueden utilizarse con diversos fines, mayormente el uso que sehace de ellas es personal: las personas se relacionan compartiendo opiniones, gustose intereses. No obstante, por su potencial comunicativo y participativo, suversatilidad, accesibilidad y facilidad de uso, pueden emplearse para otros fines, porejemplo: muchos profesores crean grupos en Facebook para complementar susclases presenciales, empresas de servicios ofrecen atención al cliente, entablan21Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
comunicación bidireccional con sus clientes y fans o promocionan sus productos através de Twitter, personalidades públicas tienen sus propias páginas en Facebookpara mantener informados a sus seguidores. Así, entre múltiples usos, las redessociales también pueden emplearse para complementar la organización y realizaciónde eventos en vivo.Promoción de eventos a través de redes socialesEn la mayoría de los casos la organización de un evento requiere acciones de difusiónya sea abiertas o entre un público .facebook.com/events)configurando título, fecha y lugar, desde esta opción puedes enviar invitaciones a tuscontactos o fans. Otra alternativa disponible en Facebook es crear un grupo cerradoo público acerca del evento y difundirlo en los grupos de interés. A su vez, existe laposibilidad de habilitar para que cada invitado o miembro pueda invitar a otroscontactos multiplicando las posibilidades de difusión. Durante los días previos alevento ambas alternativas permiten compartir noticias acerca del evento, realizarencuestas, y enviar mensajes y anuncios a los asistentes.En Twitter es posible promocionar un evento generando tweets con informaciónacerca del mismo, invitaciones y enlaces. Al tratarse de una plataforma demicroblogging, se suele acompañar con un link externo al sitio web del evento o deFacebook para que los seguidores puedan obtener información más completa de lapropuesta.Comunicación durante el evento en vivo a través de redes socialesDurante la realización de un evento en vivo puede resultar enriquecedor y atractivopara los asistentes tener la posibilidad de seguir el evento a través de las redessociales.Tanto en Facebook como en Twitter se puede anunciar el comienzo, cada uno de losmomentos, oradores, instancias o principales acontecimientos que están ocurriendo,mostrar imágenes, compartir las principales ideas o frases que se están enunciando.Estas acciones pueden realizarlas los organizadores del evento. No obstante, losasistentes también pueden hacerlo multiplicando las voces, impresiones, registros einterpretaciones de lo que está ocurriendo. Desde sus computadoras, tabletas ocelulares los asistentes además pueden opinar, responder consignas o realizarpreguntas a los oradores asumiendo un rol activo durante el evento.22Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
Una de las principales formas de organizar esta participación multidireccional esproponiendo uno o varios “hashtags” para utilizar durante el evento. Un hashtag esuna etiqueta que acompaña cada publicación en Facebook o Twitter. Está formadopor el símbolo de numeral (#) y una palabra o varias palabras sin espacios. Suelenusarse abreviaturas para optimizar el uso de caracteres, por ejemplo #EducTIC o#Promo2014 o #6aniversario. En ambas redes sociales un hashtag se crea al usarlopor primera vez. De esta forma se organiza el flujo de información. Al hacer clic en unhashtag las plataformas muestran solamente las publicaciones que lo contengan.Existen aplicaciones que permiten seguir un hashtag determinado guardándolopreviamente.Si bien, a fin de simplificar suele usarse un solo hashtag para todo el evento, esposible que se cree uno general para el evento y varios según orador, temática,momento o día del evento entre otras opciones. Así cada publicación incluirá 2hashtags. Es fundamental que los organizadores del evento creen el o los hashtags ylos difundan constantemente para evitar que los asistentes tomen la iniciativa ycirculen varios hashtags parecidos atomizando o desorganizando la información.23Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
CASOSA continuación se mencionarán 6 casos de implementación de eventos en vivo quellevaron adelante empresas, ONG e instituciones educativas.Congreso Virtual Internacional sobre Educación VirtualInstitución3 universidadesprivadasargentinas consede en Córdoba,Rosario y BuenosAires.ContextoDescripción de la propuestaUn Congreso Virtual de 3 días de duración.1º día: simposio sobre educación ytecnología.Las tres institucionesorganizan el CongresoVirtual sobre EducaciónVirtual2º día: especialistas debaten sobre lasposibilidades de la educación virtual.3 día: mesa redonda para presentarexperiencias internacionales sobreeducación virtual y se realizan análisis decasos.Presentación del Libro “Emprendedores TIC”InstituciónEmpresa detecnologíaorientada a laeducaciónContextoDescripción de la propuestaPresentación oficial dellibroUna presentación de un nuevo libro en laque se invita a miembros del ámbitoempresarial a conocer la nueva publicaciónde la empresa. El evento inicia con labienvenida por parte de la empresa y luegocontinúa con la participación de colegasinvitados a comentar el libro. Los asistentespueden hacer consultas a través del chatpúblico.Apertura del año universitarioInstitucionesInstituto deFormaciónDocenteContextoPrimera clase magistralde una asignatura anualen una carrera adistancia.Descripción de la propuestaClase inaugural del Profesorado deMatemática. Asiste la totalidad delalumnado de la carrera.24Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
Muestra Virtual de Fin de Año – Orquesta BarrialInstituciónOrquesta delBarrio VillaUrquiza, BuenosAires, ArgentinaContextoMuestra de fin de añode la orquesta escolar.Descripción de la propuestaUna exposición de una hora de duración enla que la orquesta hace una demostracióndel repertorio trabajado durante el año. Laconvocatoria es abierta y asisten losmiembros de la comunidad.Ciclo de conferencias virtuales tipo PechaKucha sobre saludInstituciónONG del ámbitode la saludContextoEvento organizado poruna ONG. Ofrececonferencias cortassobre temáticasdiversas.Descripción de la propuestaCiclo de conferencias web conformado porexposiciones breves en formatoPechaKucha, mediante 20 diapositivasmostradas durante 20 segundos cada una.Presentación de pósters científicos de educación y tecnologíaInstituciónUniversidadNacional de Tierradel FuegoContextoPresentación depósters científicos deun evento académicoDescripción de la propuestaUn congreso virtual de educación ytecnología de dos días de duración harátransmisión en vivo de la presentación depósters científicos.Los disertantes residen en distintos paísesy participarán de la agenda del evento.25Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online
RECOMENDACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOSONLINEEs importante considerar algunos aspectos relevantes a la organización de un eventoen estos momentos: antes, durante y después.Antes Para preparar una participación en un evento en vivo sugerimos a losorganizadores: Planificar la agenda del evento y los tiempos previstos para cada una de lasactividades del evento. Abrir la inscripción al menos dos semanas antes del evento. Es recomendableusar métodos virtuales automatizados para el registro de participantes. Sepuede realizar a través de las redes sociales o sitios webs especializados comoEventioz. Si el evento es de varias horas o días preguntarle a los
eventos en vivo) y recomendaciones para la elaboración de materiales de apoyo. Se presentan casos y estrategias para la organización de un evento en vivo, sugerencias . 5 Estrategias de Diseño e Implementación de Eventos Online para los oradores y presentadores. Finalmente, se brindan enlaces útiles, bibliografía
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