INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DELOS TÉRMINOS DE REFERENCIA YESPECIFICACIONES TÉCNICASVersión: CeroFecha: 30/06/14PÁGINA: 1 de 80INSTRUCTIVO PARA LAELABORACIÓN DE TÉRMINOSDE REFERENCIA YESPECIFICACIONES TÉCNICASDIRECCIÓN NACIONAL DECONTRATACIÓN PÚBLICA2014

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DELOS TÉRMINOS DE REFERENCIA YESPECIFICACIONES TÉCNICASVersión: CeroFecha: 30/06/14PÁGINA: 2 de 80Contenido1.2.3.3.5.6.OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO . 3ALCANCE DEL INSTRUCTIVO . 3DEFINICIONES . 3NORMATIVA . 3POLÍTICAS . 4APLICATIVO DE TÉRMINOS DE REFERENCIA . 46.1OBJETO. 46.2PRESUPUESTO REFERENCIAL . 56.3TERMINOS DE REFERENCIA . 56.3.1Antecedentes . 56.3.2Objetivos . 56.3.3Alcance . 66.3.4Metodología de trabajo . 66.3.5Información que dispone la institución . 76.3.6Productos o servicios esperados. 76.3.7Plazo de ejecución86.3.8Personal técnico, equipo de trabajo y recursos. 86.3.9Forma y condiciones de pago . 106.4VIGENCIA DE LA OFERTA . 116.5PRECIO DE LA OFERTA . 116.6PLAZO DE EJECUCIÓN . 126.7FORMA DE PAGO . 136.8MÉTODO DE EVALUACIÓN . 136.9INFORMACIÓN FINANCIERA DE REFERENCIA . 166.10 LUGAR Y FORMA DE ENTREGA . 166.11 ADMINISTRADOR DE CONTRATO. 177 APLICATIVO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. 187.1OBJETO DE ADQUISICIÓN DEL BIEN O SERVICIO . 187.2PRESUPUESTO REFERENCIAL . 187.3PLAZO DE EJECUCIÓN . 187.4VIGENCIA DE LA OFERTA . 197.5PRECIO DE LA OFERTA . 197.6FORMA DE PAGO . 197.7PARÁMETROS DE CALIFICACIÓN . 207.8METODO DE EVALUACIÓN . 217.9CONDICIONES ESPECÍFICAS. 227.10 INFORMACIÓN FINANCIERA DE REFERENCIA . 227.11 LUGAR Y FORMA DE ENTREGA . 237.12 ADMINISTRADOR DE CONTRATO. 247.13 FIRMAS DE RESPONSABILIDAD . 248 ANEXOS . 24

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DELOS TÉRMINOS DE REFERENCIA YESPECIFICACIONES TÉCNICAS1.Versión: CeroFecha: 30/06/14PÁGINA: 3 de 80OBJETIVO DEL INSTRUCTIVOGuiar de forma clara, precisa y organizada la formulación de Términos de Referencia yEspecificaciones Técnicas para los procesos de contratación pública, en función de lasnecesidades institucionales.2.ALCANCE DEL INSTRUCTIVOEl presente instructivo contiene los lineamientos técnicos para la elaboración de términos dereferencia y especificaciones técnicas, de uso obligatorio para todas las unidades delMinisterio de Salud Pública del Nivel Central, sus Niveles Desconcentrados y UnidadesOperativas3.DEFINICIONESInforme: documento en el que se describe y presenta los hechos y datos; y, contienenconclusiones y recomendaciones sobre el análisis de los requisitos o estándares constantes enlos términos de referencia o especificaciones técnicas.Especificaciones Técnicas: Resolución INCOP No. 054-2011, del 12/11/2011.a) Caso bienes, son las características fundamentales, los requisitos funcionales otecnológicos que deben cumplir los bienes o rubros requeridos, atendiendo los conceptosde capacidad, calidad y/o rendimiento, para los que, de existir, se utilizarán rasgostécnicos, requisitos, símbolos y términos normalizados; y.b) Caso Obras, se establecerá para cada uno de los rubros y materiales del proyecto,atendiendo los aspectos de diseño y constructivos.Términos de Referencia (TDR): Resolución INCOP No. 054-2011, del 12/11/ 2011.Son las condiciones específicas, bajo las cuales se desarrollará la consultoría o se prestará elservicio, se establecerá en función de las necesidades específicas a ser cubiertas, de losobjetivos, características y condiciones de prestación o desarrollo requeridos, así como, de losrequisitos técnicos, funcionales o tecnológicos bajo los que deben ser prestados.Unidad Requirente: Despacho Ministerial, Despacho Viceministerio, Coordinación General,Subsecretaría Nacional, Dirección Nacional, Entidades Desconcentradas y Descentralizadas,conforme el Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión Organizacional por Procesos del MSP.3.NORMATIVA Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Reglamento General a la Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública Resoluciones emitidas por el SERCOP

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DELOS TÉRMINOS DE REFERENCIA YESPECIFICACIONES TÉCNICASVersión: CeroFecha: 30/06/14PÁGINA: 4 de 80 Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio deSalud Pública No. 4520 de 13 de noviembre de 2013. Acuerdo Ministerial No. 4802 de 10 de abril de 2014, Ministerio de Salud Pública.5.POLÍTICAS Las Unidades Requirentes confirmarán que la necesidad se encuentre en el Plan Anualde Contratación; caso contrario solicitará a la Dirección Nacional de Planificación eInversiones, su inclusión en el PAC, en calidad de reforma;Las Unidades Requirentes solicitarán la emisión de la Certificación correspondiente ala Dirección Nacional de Planificación e Inversiones;En los procesos precontractuales se adjuntará la Partida Presupuestaria Original(copias cuando existan varios procesos de contratación que se aplican con cargo auna sola partida presupuestaria asignada);Los Términos de Referencia-TDRs o Especificaciones Técnicas-ET, contendrán lainformación necesaria, con base a los modelos que se anexan a este instructivo y sepresentarán con las firmas de responsabilidad correspondientes;Los montos, límites y competencias en la contratación, para cada año fiscal sefundamentarán en el Presupuesto General del Estado para cada ejercicio económico,los coeficientes establecidos en la LOSNCP y Acuerdo Ministerial No. 4802 y seránpublicados en el intranet por la Dirección Nacional de Contratación Pública;Previo a la adquisición de Bienes y Servicios, se consultará en el catálogo electrónicola oferta de bienes para orientar el trámite a aplicar.Notificar al Servicios Nacional de Contratación Pública - SERCOP, si bienesobtuvieren, mejores costos a los que se ofertan en el Catálogo Electrónico.Las contrataciones que se realicen por el sistema de catálogo electrónico, seformalizarán con la orden de compra, acta de entrega recepción y factura, conforme losdispone el Art. 69 de la LOSNCP.La retención o retardo indebido del pago al proveedor, se sujetará al Art. 101 de laLOSNCP, relacionada con las sanciones para los servidores.El presente instructivo deberá ser aplicado sin perjuicio de las leyes que rigen a lamateria, considerando sobre todo la Ley Orgánica del Sistema Nacional deContratación Pública, su Reglamento General y demás Resoluciones emitidas por elServicio Nacional de Compras Públicas.6.APLICATIVO DE TÉRMINOS DE REFERENCIA6.1OBJETOEjemplo:Este procedimiento precontractual tiene como propósito seleccionar a la oferta demejor costo, en los términos del numeral 19 del artículo 6 de la LOSNCP, para lacontratación de una consultoría para la implementación de un sistema de mejoracontinua en los procesos del MSP, para alcanzar la eficiencia y eficacia en laobtención de los productos y servicios institucionales . .

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DELOS TÉRMINOS DE REFERENCIA YESPECIFICACIONES TÉCNICAS6.2Versión: CeroFecha: 30/06/14PÁGINA: 5 de 80PRESUPUESTO REFERENCIALEl presupuesto referencial es el monto en números, con sujeción al Plan Anual deContratación respectivo, fundamentado en un estudio económico en el que se evidenciarálos costos directos e indirectos, NO INCLUYE IVA.Ejemplo:DESCRIPCIÓN DEL BIEN OSERVICIOSistema se administración dearchivosPRESUPUESTO REFERENCIAL SIN 0.000,0050.000,00TERMINOS DE REFERENCIA6.3.1 AntecedentesLos antecedentes describen el origen de la necesidad, la normativa que le ampara,justificativos e impactos de la contratación a realizarse.Entre otras debe incluir:-Marco Regulatorio o respaldo legal del origen de la contratación.Descripción del origen de la necesidad.Justificación de la necesidad institucional.Descripción de los beneficios institucionales e impacto social que se obtendrán.Ejemplo: El Gobierno Nacional ha determinado como política de estado, impulsar un proceso de ReformaDemocrática del Estado para incrementar los niveles de eficiencia, agilidad y articulación de lasentidades públicas del Estado.En función de lo expuesto, el Ministerio de Salud Pública del Ecuador ha decidido implementarun plan de mejora continua a nivel nacional, con el objetivo de garantizar un enfoque en lasatisfacción de los usuarios.6.3.2 ObjetivosEl objetivo es la descripción de las condiciones específicas, bajo las cuales se desarrollarála consultoría o se prestará el servicio, se establecerá en función de las necesidadesespecíficas a ser cubiertas, de los objetivos, características y condiciones de prestación odesarrollo requeridos así como, de los requisitos técnicos, funcionales o tecnológicos bajolos que deben ser prestados.

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DELOS TÉRMINOS DE REFERENCIA YESPECIFICACIONES TÉCNICASVersión: CeroFecha: 30/06/14PÁGINA: 6 de 80Debe guardar coherencia con la información descrita en el Plan Anual de ContrataciónEntre otras debe incluir:-La descripción del producto o servicio de la contratación.Debe responder a las preguntas Qué, Cómo y Para qué.Ejemplo: Implementar un sistema de mejora continua en los procesos del MSP, mediante el desarrollo demanuales e identificación de procesos críticos para alcanzar la eficiencia y eficacia en la obtenciónde los productos deseados.6.3.3 AlcanceEl alcance es la suma total de todos los servicios o entregables, hasta donde se quiere llegarcon el servicio o consultoría, alineado al objetivo.Breve descripción de las necesidades del requirente desde el punto inicial de lacontratación hasta la necesidad final/uso, definido por el requirente.También se debe incluir la descripción geográfica exacta del lugar en el cual se desarrollaráel contrato, cuando sea el caso.Ejemplo:El alcance del proyecto comprende todos los entregables de contrato desde la identificación de los procesoscríticos hasta la obtención de la evidencia de mejora, en las siguientes fases InicioPlanificaciónEjecuciónCierreMonitoreo y Control6.3.4 Metodología de trabajoLa metodología de trabajo es la descripción de las actividades técnicas que debe describirel área requirente con el fin de que los oferentes o participantes en un proceso decontratación puedan ofertar los servicios de forma clara y precisa cumpliendo los principiosque determina la Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública, como son legalidad,trato justo, igualdad, calidad, vigencia tecnológica, oportunidad, concurrencia,transparencia, publicidad y participación nacional.

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DELOS TÉRMINOS DE REFERENCIA YESPECIFICACIONES TÉCNICASVersión: CeroFecha: 30/06/14PÁGINA: 7 de 80Ejemplo:Para el desarrollo de cada uno de los componentes, el proveedor, en este caso la empresa consultora, deberápresentar informes de avance en reuniones quincenales y mantenerpermanente comunicación ycoordinación con el equipo contraparte del Ministerio de Salud.6.3.5 Información que dispone la instituciónDebe incluir:-Datos estadísticos, diagnósticos o estudios relacionados al requerimiento, con el fin desustentar la adquisición, siempre que exista información.Es necesario incluir información disponible para evitar la duplicidad de trabajos, facilitar lagestión y obtener mejores resultados de la contratación realizada.Ejemplo:Informe de análisis de brechas existentes para la mejora de los procesos críticos del Ministerio de SaludPública6.3.6 Productos o servicios esperadosDebe incluir:-Las características fundamentales, los requisitos funcionales o tecnológicos que debencumplir los servicios, productos o rubros requeridos por el Ministerio de Salud Pública,alineados al objeto contractual y atendiendo los conceptos de capacidad, calidad y/orendimiento, para los que, de existir, se utilizarán rasgos técnicos, requisitos, símbolosy términos normalizados.