SISTEMA INTEGRADO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO (SITRAD) Versión 2
MANUAL DE USUARIOSISTEMA INTEGRADO DE TRÁMITEDOCUMENTARIO (SITRAD)Versión 21
Manual de Usuario SITRADCONTENIDOI.II.Trámite Documentario . 41.1.Documentos Externos e Internos . 41.2.Tipos de Documentos . 41.3.Flujos TUPA y No TUPA. 41.4.Perfiles de Usuarios . 4Requerimientos Técnicos Mínimos . 5III. Inicio de Sesión en Sistema . 5IV. Bandeja de Entrada. 8V.4.1.Sección “A”: Encabezado . 94.2.Sección “B”: Menú del Sistema . 94.3.Sección “C”: Filtro de Documentos . 94.4.Sección “D”: Bandeja de Documentos: . 94.5.Recibir Documentos . 104.6.Desarchivar Documentos . 11Registro de Documentos . 125.1.Registro Interno . 125.1.1.Sección “A”. 145.1.2.Sección “B” . 205.2.Registro Externo . 235.2.1.Persona Natural . 245.2.2.Persona Jurídica . 245.2.3.Congreso . 25VI. Reportes . 276.1.Consultas . 276.1.1.Sección “A”: Parámetros de búsqueda . 276.1.2.Sección “B”: Bandeja de documentos:. 296.2.Ruta . 306.2.1.Sección “A”: Filtro de Búsqueda . 306.2.2.Sección “B”: Bandeja de Documentos . 316.3.Reporte por Funcionario . 322
Manual de Usuario SITRAD6.4.Documentos por Oficina. 336.5.Reporte Mesa de Partes . 356.6.Consulta trazabilidad del Expediente Generado . 376.7.Consulta del nuevo Número de Expedientes . 383
Manual de Usuario SITRADI.Trámite DocumentarioLa Oficina de Gestión Documentaria y Archivo (OGDA) del Ministerio de Vivienda,Construcción y Saneamiento (MVCS) es la encargada de la administración y control deltrámite documentario dentro de la Institución. Asimismo, se encarga de brindar las pautas ydirectivas para el buen uso en el manejo del flujo documentario. El Sistema Integrado deTrámite Documentario (SITRAD) brinda al usuario diferentes opciones y módulos para lagestión y manejo de los documentos.1.1. Documentos Externos e InternosLa documentación que ingresa por Mesa de Partes del MVCS se considera comodocumentación externa. Los remitentes pueden ser personas naturales, personasjurídicas o congresistas. Los documentos que se originan dentro de las Oficinas delMVCS se consideran como internos, sin importar la sede en la cual se haya originado,ya sea en Lima o en las regiones.1.2. Tipos de DocumentosEn el flujo documentario existen dos tipos de documentos: Originales y Copias. Ambospueden ser enviados a uno o más destinatarios. Sin embargo, los originales pueden serenviados a varios destinatarios, únicamente cuando el tipo de documento es múltiple.Ejemplo: cuando se deriva un Memorándum Múltiple u Oficio Múltiple.1.3. Flujos TUPA y No TUPASe consideran procedimientos TUPA aquellos que tienen plazos y requisitos preestablecidos y aprobados por la Institución. Sin embargo, los No TUPA no poseenninguna de estas dos características.1.4. Perfiles de UsuariosSegún la Directiva Nº 002-2012-VIVIENDA, que regula el Sistema de AdministraciónDocumentaria del MVCS, existen los siguientes perfiles:a. Mesa de Partes- Registrar datos de documentos externos.- Consultas y reportes.- Ingreso de Courier.- Reporte de documentos por un rango de horas.b. Secretaria o quien haga sus veces- Elaborar documentos personales y no personales (a nombre de la Oficina).- Visibilidad del flujo documentario de toda la Oficina.- Generar números correlativos de documentos.- Consultas y reportes.- Recibir, derivar, devolver y archivar.- Seguimiento de Courier.4
Manual de Usuario SITRADc. Asesor/Especialista/Asistente o Técnico Administrativo- Elaborar documentos personales.- Consultas y reportes.- Recibir, derivar, devolver y archivar- Seguimiento de Courier.d. Director/Jefe- Elaborar documentos personales y no personales ( a nombre de la Oficina)- Visibilidad del flujo documentario de toda la Oficina.- Generar números correlativos de documentos.- Consultas y reportes.- Recibir, derivar, devolver y archivar.e. Jefe de Trámite Documentario- Elaborar documentos personales y no personales (a nombre de la Oficina).- Visibilidad del flujo documentario de toda la Oficina y del resto de Oficinas.- Generar números correlativos de documentos.- Consultas y reportes.- Recibir, derivar, devolver y archivar.II. Requerimientos Técnicos MínimosPara el buen funcionamiento del SITRAD, se debe tener en cuenta lo siguiente:a. Se debe usar el navegador Google Chrome o el Mozilla Firefox. En caso no estén instaladocualquiera de los dos, contactar con el personal de soporte de OGEI.III. Inicio de Sesión en SistemaPara iniciar sesión en el SITRAD se pueden emplear las siguientes rutas:a. Desde el Portal Institucional del MVCS: ingresar a: http://www.vivienda.gob.pe/ luegohacer clic en el link Trámite Documentario.5
Manual de Usuario SITRADb.Desde la intranet del MVCS: ingresar a: http://intranet.vivienda.gob.pe/ luego hacer clicen Nuevo SITRAD en la parte izquierda.6
Manual de Usuario SITRADPara ambos casos aparecerá la ventana de inicio de sesión del SITRAD.c.Un usuario puede pertenecer a diferentes áreas. Elegir el área a la cual se desea ingresar.Luego, hacer clic en la opción Ingresar para acceder a la bandeja principal del sistema.d.Para el cambio de contraseña, se debe hacer clic en el link: Cambiar Contraseña de laventana de inicio de sesión del SITRAD. Posteriormente aparecerá la ventana de“Cambio de contraseña”.7
Manual de Usuario SITRADe.Ingresar el usuario, clave anterior y nueva clave. Al finalizar, hacer clic en cambiarcontraseña para modificar la contraseña o en cancelar para anular el cambio decontraseña.IV. Bandeja de EntradaUna vez inicie sesión, aparecerá la bandeja principal del sistema con la siguiente distribución:ABDC8
Manual de Usuario SITRAD4.1.Sección “A”: EncabezadoAquí se muestra la información referente al usuario con el cual se ha iniciado sesión.Además, en esta sección se encuentra la opción Cerrar Sesión; haciendo clic sobredicho link se podrá salir del sistema.4.2.Sección “B”: Menú del Sistemaa.b.c.d.e.f.4.3.Sección “C”: Filtro de Documentosa.b.c.4.4.Inicio. Al hacer clic aquí, se mostrará la bandeja principal del sistema.Registro. Ver el punto “V” para mayor detalle.Reportes. Ver punto “VI” para mayor detalle.Ruta.Manual de Usuario.Preguntas frecuentes.Búsqueda por número de trámite. Se debe ingresar el número de Hoja deTrámite y presionar la tecla Enter o hacer clic en la opción Filtrar Datos.Búsqueda por estado del documento. Existen los siguientes estados: Por recibir,en evaluación, derivado, concluido, atendido, archivado (Arch. gestión) yacumulado. Al elegir cualquiera de estos estados automáticamente se filtrará labandeja de documentos de la mano derecha.Búsqueda por fecha. Se debe elegir entre un rango de fechas y luego hacer clicen la opción Filtrar Datos.Sección “D”: Bandeja de Documentos:Para la descripción de la bandeja de documentos, observar la siguiente imagen:Cada franja de color hace referencia a un documento, con su respectivo detalle y enel cual se puede distinguir lo siguiente:9
Manual de Usuario SITRADa.b.c.d.e.Número de Hoja de Trámite o Expediente. En la columna Nro Hoja Tramite, sevisualizará expedientes de color azul y al hacer clic en cualquiera de ellos,mostrará su trazabilidad.Datos del documento, como estado, documento, original/copia (O/C), remitente(derivado por), destinatario (Recibir por), fecha y hora, plazo.Impresión de la Hoja de Trámite. En la parte izquierda se encuentra el símbolo:. Al hacer clic sobre este ícono, aparecerá la Hoja de Trámite para impresión.Si el documento es Original, aparecerá el siguiente símbolo: O , si es Copia:C , si es de origen Externo: E, y si es de origen Interno: IVer Documento. Para acceder al detalle del documento, se deberá hacer clic enel siguiente ícono:el punto “V”.f. El detalle de esta opción se podrá verificar en detalle enPara exportar la información que está en la grilla solo debe darle clic apara imprimir toda la hoja al icono4.5.y.Recibir Documentosa.Selección Múltiple. Si se desea recibir dos o más documentos desde la bandejaprincipal, se deberá seleccionar el documento o documentos deseados, haciendoclic en:, Luego hacer clic en el botón Aceptar, ubicado en la parte superiorderecha de la bandeja. Esta acción cambiará de estado, de Por recibir a EnEvaluación a los documentos seleccionados.10
Manual de Usuario SITRAD4.6.Desarchivar Documentosa.b.Si desea Desarchivar un documento desde la bandeja principal, se deberáseleccionar desde el filtro de la bandeja principal el estado ARCH. GESTIÓN paraque aparezcan todos los documentos que están Archivados. Luego, se deberáseleccionar el documento o documentos deseados, haciendo clic en:y se haráclic en el botón Desarchivar, ubicado en la parte superior derecha de la bandeja.Esta acción cambiará de estado, de Archivo Gestión a En Evaluación a losdocumentos seleccionados.También puede visualizar los documentos a desarchivar seleccionando el rangode fechas que se ubican en la parte inferior izquierda.11
Manual de Usuario SITRADV. Registro de DocumentosSe puede registrar un documento interno, cuando nace en alguna de las Oficinas del MVCS; odocumento externo, cuando su origen es Mesa de Partes (en cualquiera de las sedes)5.1.Registro InternoSe debe hacer clic en Registro del menú principal, luego en el sub-menú NuevoDocumento Interno.12
Manual de Usuario SITRADa. Aparecerá la siguiente pantalla, con la siguiente distribución:AB13C
Manual de Usuario SITRAD5.1.1. Sección “A”Aquí se encuentran las opciones del formulario:a. RecibirEsta opción se usa para recibir un documento por sistema. Una vezrecibido el documento, éste pasa al estado “En Evaluación”. Al realizaresta acción, el usuario se hace responsable por el documento. Sehabilitan las opciones b., c., d., y e. tal como se muestra a continuación:bcdeSe deberá elegir una de esas 5 opciones. Luego presionar Grabar paraproceder o Salir para anular la acción.b. Derivar con DocumentoCuando se deriva con documento, se debe ingresar los datos del trámite,los datos del documento, los datos del remitente y los datos deldestinatario. Al derivar con Documento puede elegir 2 opciones: Derivarcon Nuevo Documento o Documentos Existentes. Con la primera opciónse está registrando un documento nuevo, ya sea no personal (a nombrede la Oficina) o personal (a nombre del usuario). Con la segunda opciónpuedes anexar un documento que ya ha sido creado antes en otroexpediente.14
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Manual de Usuario SITRADc. Derivar sin DocumentoCuando se deriva sin documento, el sistema automáticamentecompletará todos los datos, ya que no se estará registrando undocumento nuevo. Con esta opción, lo que se está haciendo es transferiro entregar el documento a otro usuario. Los campos que se activaránson: Acción, Observaciones y Destinatario. Luego de completar los datosse deberá hacer clic en Grabar para proceder o Salir para cancelar laacción:d. Archivo GestiónCon esta opción se puede archivar un documento. Una vez que se hagaclic en el botón Archivo Gestión Se habilita el campoObservaciones/Motivo de Archivo, donde se podrá ingresar informacióndel documento antes de ser archivado.16
Manual de Usuario SITRADe. ConcluirEsta opción está habilitada cuando se desea concluir un expediente, estosiempre y cuando se realice con un documento.17
Manual de Usuario SITRADf. ModificarEsta opción estará habilitada siempre y cuando el documento a modificarcumpla con la siguiente característica:El destinatario tenga el documento por recibir en el sistema y no hayatranscurrido 24 horas.Asimismo, la modificación del documento estará regida por el tipo dederivación que se ha realizado: Si la derivación fue sin documento, se podrán modificar eldestinatario y las acciones (tramitar, coordinar, evaluar).Si la derivación fue con documento, se podrá modificar cualquiercampo que el usuario desee.18
Manual de Usuario SITRADg. DevolverCon esta opción, se puede devolver un documento al remitenteanterior, solo dar clic en el botón Devolver y al mostrar el mensaje darAceptar.El tiempo que se derivó el documento al destinatario, no limita el uso deesta opción, siempre y cuando el documento tenga el estado Por recibir.19
Manual de Usuario SITRADEn la siguiente imagen se muestra el documento en estado Por RecibirEn la siguiente imagen se solicita la devolución del documento5.1.2. Sección “B”El formulario está dividido en 4 sub-secciones:a.Datos del TrámiteSe tienen los siguientes campos: Número (de Trámite), no editable. Estado (del Trámite), no editable. Acción (de la Derivación), editable, obligatorio.b.Datos del Documento Tipo de Remitente (Personal o No personal), editable. Tipo de Documento. Elegir una opción de la lista desplegable. Correlativo. Se cargara automáticamente al ingresar a lapágina del formulario, del documento seleccionado, ya seapersonal o no personal. Solamente los usuarios con perfil20
Manual de Usuario SITRAD Secretaria tendrán habilitado este ícono para auto numerardocumentos no personales, ya que solamente las secretariaso las personas que hagan las veces de secretaria, podránnumerar documentos no personales (a nombre de la Oficina).Clasificación. Elegir una opción de la lista desplegable.Folios. Ingresar un número entero. El sistema no admite otroscaracteres.SNIP. Ingresar el número en forma manual, este campo esopcional. En caso el trámite tenga más de un SNIP deberánsepararse mediante comas (,).Asunto. Ingresarlo en forma manual.Observaciones. Este campo es opcional.El sistema muestra los datos del remitente de formaautomática. Si el Tipo de Remitente elegido es No Personal, semostrará el nombre del jefe del área; y si es Personal, semostrará el nombre del usuario logueado en ese momento.c.Datos del DestinatarioLos destinatarios pueden ser internos (entre oficinas del MVCS,incluso, de diferentes sedes) o externos (personas naturales ojurídicas). Se puede agregar múltiples destinatarios internos, ya seanoriginales (cuando el documento es múltiple) o copias.d.Documentos a procesarDespués de ingresar los datos del trámite, del documento y deldestinatario(s), se deben agregar los documentos antes de grabar,este paso es obligatorio.e.Adjunta archivoSe pueden agregar hasta 5 archivos adjuntos, con un máximo de10MB cada uno. Los archivos a anexar pueden ser de tipo PDF, Word,Excel e imágenes.21
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Manual de Usuario SITRAD5.2.Registro ExternoSe debe hacer clic en Registro del menú principal, luego en el sub-menú NuevoDocumento Externo. Tal como indica la imagen23
Manual de Usuario SITRADAparecerá un formulario con la con la siguiente distribución:5.2.1.Persona Natural Datos del Remitentea. Tipo de Documentob. Número de Documento. Si el tipo de documento es DNI, al escribir elnúmero el sistema filtrará los datos relacionados con dicho número,sólo si fue previamente registrado.c. Apellido Paternod. Apellido Maternoe. Nombresf. Direccióng. Departamentoh. Provinciai. Distrito a.b.c.d.e.f.g.Datos del DocumentoTipo de oObservaciones Datos del DestinatarioSe puede ingresar múltiples destinatarios originales o copias. Datos del Trámitea. TUPA (Cuando el trámite pertenece a un TUPA)b. Clasificador Archivos adjuntosSe pueden agregar archivos adjuntos, con un máximo de 10MB cada uno.Los archivos a anexar pueden ser de tipo PDF, Word, Excel e imágenes.5.2.2.Persona Jurídica Datos del Remitentea. RUCb. Número de Documento. Si el tipo de documento es RUC, al escribir elnúmero el sistema filtrará los datos relacionados con dicho número,sólo si fue previamente registrado.c. Razón Sociald. Dirección24
Manual de Usuario SITRADe. Departamentof. Provinciag. Distrito a.b.c.d.e.f.g.Datos del DocumentoTipo de oObservaciones Datos del DestinatarioSe puede ingresar múltiples destinatarios originales o copias. Datos del Trámitea. TUPA (Cuando el trámite pertenece a un TUPA)b. Clasificador5.2.3.Congreso Datos del Remitentea. Congreso. Elegir el nombre de un congresista. a.b.c.d.e.f.g.Datos del DocumentoTipo de oObservaciones Datos del DestinatarioSe puede ingresar múltiples destinatarios originales o copias.25
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Manual de Usuario SITRADVI.ReportesSe tienen los siguientes reportes de sistema:6.1.ConsultasEste reporte permite realizar consultas mediante distintos parámetros debúsqueda, descritos a continuación. Se debe hacer clic en el menú Reportes,sub-menú Consultas. Aparecerá la siguiente pantalla:AB6.1.1. Sección “A”: Parámetros de búsquedaSe tienen los siguientes parámetros de búsqueda:a. Estado de derivación. Se debe seleccionar entre los siguientes estados:Todos, Derivado, Devuelto, En Evaluación, Arch. Gestión y Por Recibir. Al27
Ma
trámite documentario dentro de la Institución. Asimismo, se encarga de brindar las pautas y directivas para el buen uso en el manejo del flujo documentario. El Sistema Integrado de Trámite Documentario (SITRAD) brinda al usuario diferentes opciones y módulos para la gestión y manejo de los documentos. 1.1.
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mites into mite-free honey bee colonies under controlled conditions of a military training area. J Apic Res 50:138-144 -Frey, E. Rosenkrantz. 2014. Autumn invasion rates of Varroa destructor (Mesostigmata: Varroidae) into honey bee (Hymenoptera: Apidae) colonies and the resulting increase in mite populations. J. Econ. Entomol. 107(2): 508-515
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Sultan miticide, a suspension concentrate (SC), is a selective contact miticide for control of a variety of mite pests on ornamental plants. When used as directed, Sultan is effective, providing knockdown and residual con-trol of tetranychid mites on ornamental plants listed on this label. Sultan is not effective against broad mite, bulb mite,
