Administración Del Tiempo - Emagister

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Administración del tiempoRosanna Silva Fernández IntroducciónDefinición de Administración del Tiempo. CaracterísticasPrincipios básicos para administrar con eficiencia del tiempoCaracterísticas de los emprendedores que administran eficientemente el tiempoAdministración del tiempo impacto en nuestra gestiónRecomendacionesComo ocupar "tiempo muerto”Los enfoques tradicionales de administración del tiempoLa visión de futuroLo urgente y lo importante. Podemos cambiar nuestros NLa administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se tratade un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si semalgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio yel trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible: Identificar metas, objetivos y prioridades. Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo. Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo. Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y lasprioridades. Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vidaacadémica como en la vida profesional.En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificación y saberadministrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del tiempo.Identificando los momentos de más rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo dondeplantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y precisapermitiendo visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida.1

DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPOLa administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, sepuede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de losadministradores.ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON: Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se leasignen a las actividades diarias aun emprendedor. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar. Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo gradode efectividad. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempoque hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO: Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo. Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda horaempleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y producemejores resultados. Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20minutos de labores, en planear el día siguiente. El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debeprocurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más quepor la pura casualidad. El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que losemprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades. El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos delos emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y ala tardanza. Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos encada actividad. No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados. El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado alas necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tiendena resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo. Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdiciaTiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límiteestablecidas. Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben serdelegadas o eliminadas hasta donde sea posible. Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducirlas interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas. El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo. El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debeser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro deltiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.CARACTERÍSTICAS DE UN EMPRENDEDOR QUE ADMINISTRAN EFICIENTEMENTE ELTIEMPO: Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa detrabajo a los involucrados y expertos en la materia. Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.2

Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempomás corto. Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas. Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso. Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase quese están logrando los resultados planeados. Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo querequiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta deesfuerzos para asegurar los resultados esperados.Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoría de laspersonas que se lo propongan. LA ADMINISTRACIÓN DEL: ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO IMPACTO EN NUESTRAGESTIÓN.Más allá del tiempo, de lo que más se habla en la actualidad es de cumplimiento.El tiempo, como es escaso se debe administrar adecuadamente.Dentro de las organizaciones, existen sistemas como el justo a tiempo, u otros modelos de gestiónpara cumplir con sus cronogramas.Respecto al trabajo, los expertos en gestión empresarial se han dado cuenta del estrés que suponepara los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados por plazos que hay que cumplir,informes que revisar o trabajos que rehacer. A la vista de la mala gestión del tiempo que se sueletener en los trabajos, han salido al paso tesis o ideas de gurús en recursos humanos que apuntanhacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los lugares de trabajo, con una planificaciónadecuada para así poder disfrutar mejor del tiempo de ocio, que este sirva para cargar las pilas yvolver el lunes a la tarea con el ánimo renovado.RECOMENDACIONES:En el caso de comenzar el día con un contratiempo, lo primero que recomienda es que se detenga,cuente hasta cinco y ordene sus ideas. Si está sentado en su mesa de trabajo, procure ordenarla, notenga demasiadas cosas atiborradas a la vista, le agobiarían más todavía.El paso siguiente es revisar lo que conviene hacer.Decida qué actividades de la jornada va a rescatar y cuáles van a dejar expirar. Una vez estudiadas,vuelva a negociar las fechas límite que le han dado para los asuntos más urgentes. Sobre este tema,Turla recomienda que en caso de que dichas fechas sean inamovibles y los plazos se le echanencima, intente delegar parte de ese trabajo para que pueda salir adelante.Es importante que en su jerarquización de temas prioritarios para sacar adelante, posponga todas lastrivialidades que pueda para otro día. En lugar de darse una paliza trabajando dos horas extras paraterminar todo, considere la posibilidad de trabajar sólo veinticinco minutos extra al día durante el restode la semana.Aplicar planes alternativos. Es importante que sepa distinguir entre reuniones de relevancia y laspuramente rutinarias, así podrá mandar a estas últimas a alguien en su nombre, de este modo usteddispondrá de ese tiempo a sacar adelante parte del trabajo que no le deja dormir.Establecer prioridades, es fundamental, temas como calidad, cumplimiento o manejo de inventariosson importantes desde el punto de vista de empresaEl mito de la actividad: “El emprendedor más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden losresultados con la actividad. para no llegar a ninguna parte.El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tantomejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”:invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos losdatos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajoinvertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajarmejor.3

El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Seregatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, demodo que se está condenando a repetir lo que salió mal.El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima”. El másprecioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede serconstructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede seralgo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo quese podría estar haciendo.Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que un emprendedor alcance sus objetivosde la manera más efectiva posible.Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si sonprovocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.Administración de tiempo/Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivosTratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamenteplaneadas, organizadas y priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado deavance hacia la consecución de los objetivos.Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somosfácilmente manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamossiempre sabremos hacia donde dirigirnos.Administración de tiempo/Como ocupar "tiempo muerto"Tiempo comprometido: En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no estáhaciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando seestá esperando o no totalmente ocupado.Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco deplaneación y resolución, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gastaesperando al jefe o al médico. Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta o buscarsoluciones a algún problema que nos inquiete.Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siemprelleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios: Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar oinformes por revisar. Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden ser presupuestos,políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc. Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando se tiene una idealuminosa se anota en la carpeta azul.Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas sepuede convertir en el próximo proyecto y así transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera esbreve se dedica a procesar los aspectos más o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige”.Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algún uso al tiempo queesperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atención ymucho menos de nuestro tiempo óptimo.Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista denuestro interés. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestrosconocimientos. Colocar una tarjeta telefónica usada a modo de separador nos ahorrará tiempo albuscar continuar nuestra lectura.4

"Todo lo que no llega a ser un compromiso consciente con losustancial, termina siendo un compromiso inconsciente con loinsustancial"1. Las personas y el cambioHoy existe un generalizado acuerdo acerca de que las organizaciones son organismos vivos einteligentes, en el sentido de que tienen la posibilidad de evolucionar hacia maneras superiores dehacer y de ser. Estos atributos organizacionales son un derivado directo de la capacidad de laspersonas que las integran. Y lo que nos distingue a las personas de cualquier otro organismo vivientees nuestra capacidad de formular y cumplir promesas, a nosotros mismos y a los demás. Estacapacidad es la que nos permite coordinar acciones con otros y mejorar nuestros hábitos en elmanejo del tiempo."El filósofo alemán Friederich Nietzsche sostuvo: "Los hombres son animales que hacen promesas"Pero si de nuestra capacidad de cambiar de hábitos deriva la mejora de la administración del tiempo,es preciso que reconozcamos ciertas características contradictorias que asume el proceso de cambioen las personas.La primera cuestión a considerar es que los seres humanos vivimos en un constante devenir, en unestado de incompletud e insatisfacción y que a lo largo de nuestra vida necesitamos buscarle sentidoa nuestra existencia. Esta característica presupone que contamos con una natural fuerza impulsorahacia el cambio.Pero en forma paralela, somos una gran fuerza conservadora que concibe al cambio sólo como unaopción secundaria porque lo percibimos como una amenaza a nuestro núcleo básico de coherencia yestabilidad. Sin embargo, la necesidad de transitar el cambio es a menudo en sí mismo un intento porrestablecer la misma coherencia y equilibrio de la fuerza conservadora personal que se veamenazada.Si adherimos a este enfoque, podemos reconocer que todo proceso de cambio desata una tensiónentre las fuerzas restrictivas al cambio y las fuerzas impulsoras, pero cuando se dan condicionesadecuadas nuestras fuerzas personales impulsoras del cambio superan con creces a las fuerzasconservadoras que lo resisten.2. ¿El huevo o la gallina?La antigua fábula de Esopo, "La Gallina de los Huevos de Oro", es un excelente ejemplo parareconocer la ecuación que toda persona u organización debe resolver a cada momento, el equilibrioentre lo "Urgente" y lo "Importante", entre el "Hoy" y el "Mañana".La historia cuenta que un granjero un día va al corral donde tenía a sus gallinas y encuentra unbrillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde compruebaque el huevo es de oro auténtico. Desde ese día, todas las mañanas el granjero encuentra un huevode oro debajo de una de sus gallinas en el corral y pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza,también aumenta su impaciencia con los huevos que pone la gallina. En un intento por obtener todoel oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero no sólo no encuentra nada adentro sino que la mata.Con la muerte de la gallina, sobreviene también la desaparición de su riqueza.Esta antigua fábula, mantiene vigente el enorme desafío al que nos enfrentamos hoy las personas: Lacuestión de la sostenibilidad y el uso del tiempo."Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula priorizamos los resultados a corto plazo (loshuevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)"Para responder a esta pregunta necesitamos pensar en una manera de manejar el tiempo quedesplace a los métodos tradicionales basados primordialmente en la Urgencia y la Eficiencia y alcanzarun nuevo modelo que se asiente en la Importancia y la Efectividad.3. Los enfoques tradicionales de administración del tiempoLa mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo están orientados por unalógica de corto plazo. Estos enfoques generan hábitos de comportamiento cortoplacistas, influenciadospor la vigencia que estos paradigmas tienen en nuestras culturas familiares, escolares, empresariales ycomunitarias. Sus métodos terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar.Veamos algunas de sus principales premisas y limitaciones:Eficiencia: la eficiencia consiste en "hacer más en menos tiempo". Pero el supuesto subyacente es quela "cantidad" y la "velocidad" son lo mejor. Existe una diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Yaque hacer más velozmente las cosas nos precipita más rápido al abismo de la crisis si antes no hemos5

verificado que estamos en el camino correcto. Por lo que llegar más rápido al lugar equivocado puedeser "eficiente", pero no resulta "efectivo".Control: propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones delos demás. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos relacionamos con otraspersonas a quienes no podemos controlar. A poco de andar caeremos en la cuenta de que lo únicoque teníamos era la "ilusión de tener el control" y que lo único que logramos fue generar desconfianza.Porque la confianza mutua es el principal capital que puede tener una relación personal o de trabajo yse basa en la interdependencia no en el control unilateral. Ya que mutuamente nos necesitamos paraobtener resultados y la voluntad de control es probable que acabe desintegrando la confianza mutuaprimero y la relación después.Chornos: la administración tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos, vocablo griego quedefine al tiempo cronológico, lineal y secuencial. Ningún segundo vale más que otro y el reloj manejanuestra vida. Pero la clave está en el tiempo kairos: tiempo apropiado o de calidad. La idea del tiempokairos radica en el valor que se obtiene de él. No en la cantidad de tiempo chronos invertido. La ideade tiempo kairos, también deriva de la antigua Grecia. Con este vocablo los griegos definían al tiempode oportunidad para adelantarse a un competidor en las competencias de carros tirados por caballos.Por lo que reconocer las oportunidades que se nos presentan para nuestra superación personal yaprovecharlas, constituye un tiempo de calidad que escapa a la medición secuencial del tiempochronos.Valores: valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor que a otras cosas que también nosrodean. Los valores guían nuestras elecciones porque creemos en ellos. Pero la mera valoración dealgo no garantiza mejoras en nuestra calidad de vida, si los valores no se ajustan a los principios. Losvalores son subjetivos e internos, los principios parecen ser objetivos y externos. Existe una creenciauniversal en principios tales como: la justicia, la honestidad, la bondad, la dignidad, la integridad, elservicio, la calidad, la paciencia, etc. Contrariamente a lo que muchas veces creemos, estos principiosfuncionan independientemente de nuestra voluntad y nos gobiernan.Aunque por nuestra natural imperfección humana no podamos comportarnos totalmente de acuerdocon ellos, igualmente desearíamos vivir y ser tratados de acuerdo con ellos. Cuando más en sintoníaestén nuestros valores con estos principios, mayor felicidad y significado tendrán nuestras vidas.Contrastando esta afirmación con el absurdo, podemos formarnos juicio sobre su validez. Pensemos loque sería de una organización gobernada por valores como la injusticia, la mentira, la bajeza, lainutilidad, el engaño o la mediocridad.Administración: el modelo tradicional se ocupa de la administración, no del liderazgo. La administraciónes útil cuando no debemos salirnos del camino trazado. Pero muchas veces los problemas no son deadministración, sino de liderazgo y no es suficiente con mantener firme el rumbo. En realidad mantenerfirme el rumbo sólo empeora las cosas. A veces hay que buscar otros rumbos y esto significa liderar.Métodos: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos provee métodos. Nos dice como hacer "bien"las cosas. Si bien esto nos ayuda a limitar la ansiedad que experimentamos, también limita nuestralibertad de acción adormeciendo nuestros centros del pensamiento creativo. Al renunciar a lainnovación quedamos esclavos de nuestros paradigmas, en lugar de hacer que los paradigmas estén anuestro servicio."Muchas veces en vez de tener paradigmas, los paradigmas nos tienen a nosotros"A esto último, lo llamamos el "efecto paradigma". Sobretodo si se trata de un paradigma exitoso, esprobable que nos enamoremos de la solución que nos proporcionó.4. Un enfoque de efectividad para el manejo del tiempoEl presente enfoque es uno de efectividad (o sostenibilidad) para el manejo del tiempo, superador de laeficacia que sólo se preocupa por el logro de objetivos sin evaluar la relación costo – beneficio ytambién de la eficiencia, que se ocupa de optimizar el uso de los recursos sin tener en cuenta a vecesel recurso fundamental: las necesidades de las personas involucradas en el proceso.La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima relacional superando el malestaremocional que padecemos cuando tenemos la sensación de correr a los problemas siempre desdeatrás, atender sólo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc.Veamos entonces ahora, las premisas y componentes de una administración del tiempo efectiva:5. La visión de futuroLlamaremos visión de futuro a nuestra aptitud para ver más allá de la realidad actual y convertirnos enalgo que todavía no somos. La existencia de una visión de futuro es un elemento indispensable para6

que exista la posibilidad de superación personal y colectiva. Nadie puede encontrar motivación parasuperarse teniendo en cuenta sólo su situación actual. Por lo tanto, sin visión de futuro no haymotivación y sin motivación tampoco hay nadie que pueda mejorar su manejo del tiempo. Por lo que sino existe una visión de futuro o ni siquiera un modelo aproximado que nos impulse a imitar esindispensable crearlo."Tener una visión de futuro nos permite aventurarnos a ejercer nuestro pensamiento creativo y nosimplemente responder a las circunstancias actuales"La visión es la certeza de haber encontrado el destino correcto. Puede asimilarse a la brújula que nosmarca el norte que necesitamos sincronizar con nuestro reloj para privilegiar las actividades que nosmantengan dentro de la dirección adecuada.Cuando nuestra visión es limitada –por ejemplo un horizonte de tiempo de semanas o a lo sumo de unpar de meses-, basamos nuestras elecciones en lo inmediato. También si nuestra visión esta sesgadaa una sola esfera -social o económica, por ejemplo- estas opciones nos pueden llevar al desequilibrio ya la frustración por olvidar otras necesidades (mentales, espirituales, etc.) La visión que sirve de base aun cambio sostenible debe integrar todos los roles de nuestra vida en un equilibrio adecuado.No se trata de triunfar en un rol a expensas de los demás. La sostenibilidad es equilibrio y el equilibrioes conjunción ( y ), de ninguna manera disyunción ( o ).Podemos afirmar que si la posibilidad de cambiar distingue a las personas inteligentes de las que no loson, entonces la posibilidad de lograr cambios efectivos, diferencia a su vez a las personas inteligentesde las que se destacan por poseer rasgos de sabiduría.6. Lo urgente y lo importanteEstas premisas también se adecuan a las organizaciones, más allá del tipo de organización que setrate: empresas, instituciones sin fines de lucro u organismos estatales. Porque la noción deorganización presupone un doble significado: Primero, el que identifica a un grupo de personas quevoluntariamente se agrupan para desarrollar tareas a través de las cuales esperan transformar larealidad. Segundo, la propia distribución y coordinación de esas tareas y actividades.Considerando este doble significado, toda organización debe tomar decisiones sobre 2 tipos deaspectos a los debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es laatención de lo Urgente. Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros unaatención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la queejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Estacapacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización.El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las actividades que seocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo queconstituye la razón de ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definiciónde lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidadactual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa dedesarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejodel tiempo a una balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que selogre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.7.La matriz de administración del tiempoRepresentar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión, sino queademás nos brindará una herramienta útil para luego "vivir" el modelo propuesto.Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividadesque de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierrey con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad quepresiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc.caracteriza a este cuadrante.Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien estánmás lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestroaprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestrobienestar actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenirriesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso yrecuperación de energías personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de lascapacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros.7

Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin Importante,no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna.Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobrenosotros. Sino, que nosotros debemos presionar sobre ellas.8. Los "Roba tiempos"Pero también las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a losCuadrantes 1 o 2.Llamaremos Roba tiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energía. A los Roba tiemposlos ubicaremos en nuestro esquema en:Cuadrante 1: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las interrupciones,imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de lasdemás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de lastareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellasderiva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aunquepodemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. En miscursos ejemplifico este cuadrante con una frase habitual entre nosotros: "Me pasé todo el día ocupado,pero siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto".Cuadrante 2: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado,pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrearuna crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. Laindiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.a.Gráfico de la Matriz de Manejo del TiempoImportanteUrgenteNo UrgenteCuadrante 1:Crisis,Presión,"ApagarIncendios", Fechas Límites,Problemas Acuciantes.Cuadrante 2:Planificación, Visión, e 3:InterrupcionesVarias,No ImportanteReunionesImprevistas,Visitas Inesperadas.Cuadrante idasde9. Privilegiar lo Importante, sobre lo UrgenteTodas las personas -al igual que las organizaciones-, acabamos en mayor medida, transformándonosen el objeto de nuestra atención, recorriendo un trayecto de profecía auto cumplidor: Si dedicamos lamayor parte de nuestro tiempo a pilotear tormentas y manejar crisis, es probable que sólo por azarpodamos navegar en aguas calmas. Y esto es lo que habitualmente sucede cuando no conseguimossuperar la tendencia a atender sólo lo urgente y enfocarnos sobretodo, en planificar y atender loimportante.P

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