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MANUALOPERATIVOde los Programas, Iniciativasy Proyectos Adscritos de laCooperación Iberoamericana2016

Secretaría General IberoamericanaPaseo de Recoletos, 828001 MadridOctubre 2016Diseño y producción:Pablo Elorriagawww.pabloelorriaga.comDepósito legal: M-35039-2016

MANUALOPERATIVOde los Programas, Iniciativasy Proyectos Adscritos de laCooperación IberoamericanaAprobado en laXXV Cumbre Iberoamericanade Cartagena de Indias(2016)

ÍNDICE0. GLOSARIO DE SIGLAS Y TÉRMINOS UTILIZADOS EN EL MANUAL OPERATIVO- Glosario de siglas utilizadas en el Manual Operativo- Glosario de términos utilizados en el Manual Operativo7781. ANTECEDENTES. MARCO JURÍDICO Y ESTRATÉGICO DE LA COOPERACIÓNIBEROAMERICANA112. OBJETIVO DEL MANUAL OPERATIVO133. LOS PROGRAMAS E INICIATIVAS DE LA COOPERACIÓN IBEROAMERICANA:DEFINICIÓN Y REQUISITOS3.1. Definición de Programas e Iniciativas3.2. Requisitos de los Programas e IniciativasI. Compromiso de los países con un Programa o IniciativaII. Calidad técnica de la propuesta164. APROBACIÓN DE PROGRAMAS E INICIATIVAS4.1. Procedimiento de aprobación de un Programa o Iniciativa4.2. Incorporación de un país a un Programa o Iniciativa en funcionamiento4.3. Aprobación de modificaciones en los Programas o Iniciativas4.4. Ampliación de la duración de los Programa o Iniciativas4.5. Retiro voluntario de un país como parte de un Programa o Iniciativa2424262626275. ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE PROGRAMAS E INICIATIVAS5.1 Instancias obligatorias para los Programas e Iniciativas Iberoamericanos5.2 Instancias opcionales para los Programas e Iniciativas Iberoamericanos2930346. PRESUPUESTO Y ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS DE LOS PROGRAMAS EINICIATIVAS6.1. Contribuciones a los Programas e Iniciativas6.2. Conformación del Presupuesto6.3. Administración de los recursos377. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS PROGRAMAS E INICIATIVAS7.1 Seguimiento7.2 Evaluación4242438. FINALIZACIÓN Y CANCELACIÓN DE PROGRAMAS E INICIATIVAS8.1. Finalización de un Programa o Iniciativa que ha cumplido sus objetivos8.2. Causas que pueden motivar la cancelación de un Programa o Iniciativa8.3. Subsanación de deficiencias motivo de cancelación de un Programa o Iniciativa8.4. Procedimiento de cierre administrativo y financiero de un Programa o Iniciativa4646464748161717193738394

9. GOBIERNO Y COORDINACIÓN DE LOS PROGRAMAS, INICIATIVAS Y PROYECTOSADSCRITOS DE LA COOPERACIÓN IBEROAMERICANA9.1 Responsables de Cooperación9.2 Representantes de los Países en los Programas e Iniciativas (REPPI)9.3 Secretaría General Iberoamericana9.4 Organismos Iberoamericanos sectoriales: COMJIB, OEI, OIJ y OISS5110. LOS PROYECTOS ADSCRITOS DE LA COOPERACIÓN IBEROAMERICANA10.1. Definición de Proyecto Adscrito10.2. Requisitos de los Proyectos Adscritos10.3. Aprobación de los Proyectos Adscritos10.4. Desvinculación de los Proyectos Adscritos de la Cooperación Iberoamericana10.5. Seguimiento y evaluación de los Proyectos Adscritos58585859596011. APLICACIÓN DEL MANUAL OPERATIVO11.1 Entrada en vigor11.2 Aplicación por los Programas, Iniciativas y Proyectos Adscritos aprobados antes de laXXV Cumbre Iberoamericana de Cartagena de Indias11.3 Resolución de controversias11.4 Modificaciones al Manual Operativo62626212. ANEXOSI. Formulario de presentación de un ProgramaII. Formulario de presentación de una IniciativaIII. Modelo de Carta de Solicitud de Incorporación de un país a un nuevo ProgramaIV. Modelo de Carta de Solicitud de Incorporación de un país a una nueva IniciativaV. Modelo de Carta de Solicitud de Incorporación de un país a un Programa o Iniciativa enfuncionamientoVI. Formulario de ampliación de la duración de un Programa o IniciativaVII. Elaboración de un POA con Orientación a Resultados de DesarrolloVIII. Elaboración de indicadores Orientados a ResultadosIX. Orientaciones para la incorporación de la perspectiva de géneroX. Orientaciones para la incorporación de la perspectiva multiculturalXI. Formato de presupuesto para un Programa o IniciativaXII. Directrices para la elaboración del Reglamento de un Programa o Iniciativa.XIII. Propuesta de valorización de aportaciones no financierasXIV. Ficha para el seguimiento del plan de mejora propuesto a un Programao Iniciativa tras una evaluaciónXV. Formulario de presentación de un Proyecto AdscritoXVI. Formulario de ampliación de la duración de un Proyecto AdscritoXVII. Reestructuración de las Oficinas Subregionales de la SEGIB en América 51271301361375

INTRODUCCIÓN:0.GLOSARIO DE SIGLAS Y TÉRMINOSUTILIZADOS EN EL MANUAL OPERATIVO1.ANTECEDENTES. MARCO JURÍDICO YESTRATÉGICO DE LA COOPERACIÓNIBEROAMERICANA2.OBJETIVO DELMANUAL OPERATIVO

GLOSARIO DE SIGLASUTILIZADAS EN ELMANUAL OPERATIVOCOMJIB. Conferencia de Ministros de Justicia delos Países Iberoamericanos.ECI. Espacio Cultural Iberoamericano.EIC. Espacio Iberoamericano del Conocimiento.EICS. Espacio Iberoamericano de CohesiónSocial.GoRD. Gestión orientada a resultados dedesarrollo.MO. Manual Operativo.OEI. Organización de Estados Iberoamericanospara la Educación, la Ciencia y la Cultura.OIJ. Organismo Internacional de Juventud paraIberoamérica.OISS. Organización Iberoamericana de SeguridadSocial.PACCI. Plan de Acción Cuatrienal de laCooperación Iberoamericana.PIPA. Programas, Iniciativas y ProyectosAdscritos.POA. Plan Operativo AnualRC. Responsable de Cooperación.REPPI. Representantes de los Países en losProgramas e Iniciativas.SEGIB. Secretaría General Iberoamericana.7

GLOSARIO DETÉRMINOSUTILIZADOS EN ELMANUAL OPERATIVOAportación. Recursos Financieros, Humanos,Técnicos y/o Materiales con los que los paísescontribuyen a un Programa o Iniciativa paraasegurar su pleno funcionamiento y el logrode los objetivos previstos. (Ver RecursosFinancieros, Recursos Humanos, RecursosTécnicos y Recursos Materiales).Comisión Consultiva. Instancia opcional enla estructura organizativa de un Programao Iniciativa cuyo objetivo es asesoraral Consejo Intergubernamental. En laComisión Consultiva pueden participar losorganismos internacionales, organizacionessociales y empresas invitados por el ConsejoIntergubernamental que, por su desempeño osector de especialización, puedan ser de utilidadpara el Programa o Iniciativa.Comité Ejecutivo. Instancia opcional en laestructura organizativa de un Programa oIniciativa que el Consejo Intergubernamentalpuede poner en marcha para optimizar sugestión en los casos en los que éste cuentacon un alto número de participantes. ElComité Ejecutivo tiene entre 3 y 5 miembroselegidos entre los que conforman el ConsejoIntergubernamental.Consejo Intergubernamental. Instanciaobligatoria en la estructura organizativade un Programa o Iniciativa integradopor los representantes gubernamentalesdesignados por los países que participan enél (Ver Representantes de los Países en losProgramas e Iniciativas-REPPI). El ConsejoIntergubernamental es el máximo órgano degobierno del Programa o Iniciativa.Espacio Cultural Iberoamericano. Una delas tres áreas de especialización elegida porlos/as Responsables de Cooperación comoprioritaria para la Cooperación Iberoamericanaque pretende convertir la cultura en un ejetransversal de desarrollo, fomentar los derechosculturales y promover la integración regionalen esta materia (Ver Espacio Iberoamericanodel Conocimiento y Espacio Iberoamericano deCohesión Social).Espacio Iberoamericano de Cohesión Social.Una de las tres áreas de especialización elegidapor los/as Responsables de Cooperación comoprioritaria para la Cooperación Iberoamericanacuyo objetivo es apoyar programas y políticassociales que permitan alcanzar sociedadesmás inclusivas en la región (Ver EspacioIberoamericano del Conocimiento y EspacioCultural Iberoamericano).Espacio Iberoamericano del Conocimiento.Una de las tres áreas de especialización elegidapor los/as Responsables de Cooperación comoprioritaria para la Cooperación Iberoamericanacuyo objetivo es transformar la EducaciónSuperior, la investigación y la innovación paraofrecer servicios y bienes de mayor calidady mejorar la competitividad de la región (VerEspacio Cultural Iberoamericano y EspacioIberoamericano de Cohesión Social).Evaluación. Proceso mediante el cual serealiza una valoración objetiva y sistemáticadel diseño, la aplicación y los resultados de unproyecto de cooperación. La evaluación buscadeterminar la pertinencia de sus objetivos ygrado de realización, el uso dado a los recursosy los resultados obtenidos, permitiendoidentificar debilidades y problemas y ofreciendoinformación para reorientarlos si fueranecesario, así como lecciones aprendidas queretroalimenten al proyecto y al conjunto deactuaciones de cooperación.Gestión orientada a Resultados de Desarrollo.Enfoque para el diseño de programas y proyectosde cooperación que tiene como finalidad la8

alineación de todos los recursos, procesos yactividades a la consecución de determinadosresultados previamente establecidos. El logrode esos resultados de desarrollo exige contarcon objetivos claros, concretos, mensurablesy limitados en número, y con actividadescoherentes con dichos objetivos que deben estarligados al tiempo propuesto para desarrollardicho programa o proyecto.Indicador. Elemento, cuantitativo o cualitativo,que proporciona información sobre el desarrolloy los resultados de una acción favoreciendo suseguimiento y evaluación. Los indicadores debenofrecer información concreta y ser pertinentes,fiables, objetivamente verificables y oportunos(estar disponibles).Indicador de Proceso. Indicador que ofreceinformación sobre el nivel de ejecución, eldesarrollo y la situación de un proyecto decooperación en un momento determinado.Indicador de Resultado. Indicador que ofreceinformación sobre el logro de los objetivos yresultados de un proyecto de cooperación quellega a su fin.Iniciativa Iberoamericana. Ejercicio decooperación intergubernamental de alcancelimitado en plazo y objetivos que cuenta conla participación activa de, al menos, 3 países ytiene una duración mínima de un año. Aunquela Iniciativa puede mantenerse en el tiempocomo una actuación sectorial acotada, ha sidoconcebida como el germen de un ProgramaIberoamericano.Observador Asociado. Estado que comparteafinidades lingüísticas y culturales con los paísesmiembros de la Conferencia Iberoamericana oque puede realizar aportaciones significativasa la misma, asumiendo expresamente elacervo integrado por los valores y principiosorientadores de la Conferencia Iberoamericana.Adquirir la condición de Observador Asociadorequiere de la aceptación por parte de los/asJefes de Estado y Gobierno de la CooperaciónIberoamericana de la candidatura del estadocorrespondiente.Observador Consultivo. Organismointergubernamental internacional que puedecontribuir al fortalecimiento, la promocióny la proyección del espacio iberoamericano.Adquirir la condición de Observador Consultivorequiere de la aceptación por parte de los/asJefes de Estado y Gobierno de la CooperaciónIberoamericana de la candidatura del organismocorrespondiente.País invitado. País interesado en un Programao Iniciativa que, por invitación del ConsejoIntergubernamental, participa durante unmáximo de un año en las reuniones o actividadesque dicho Consejo permita con el objetivo devalorar si se incorpora al mismo.Plan de Acción Cuatrienal de la CooperaciónIberoamericana (PACCI). Documento deplanificación estratégica aprobado por los/asResponsables de Cooperación que establece lasprioridades de la Cooperación Iberoamericanapara un periodo de cuatro años.Programa Iberoamericano. Ejercicio decooperación intergubernamental de largo omediano alcance en plazo y objetivos que cuentacon la participación activa de, al menos, 7 paísesy tiene una duración mínima de 3 años.Plan Operativo Anual. Instrumento deplanificación operativa que prioriza y determinalas actividades, cronograma y presupuesto deun Plan Estratégico que deben ser realizados enun año determinado para el cumplimiento de losresultados y objetivos previamente establecidos.Planificación. Proceso que permite definir,a nivel estratégico y operativo, cómo se vana lograr unos resultados establecidos en unperiodo determinado.Proyecto Adscrito. Actuación de cooperaciónimpulsada por instancias públicas de gobiernosregionales y/o locales o/y por organizaciones9

privadas o público-privadas que dan un valorañadido a la Cooperación Iberoamericana ycontribuyen a la promoción del desarrolloen los países iberoamericanos. El ProyectoAdscrito puede incorporarse a la CooperaciónIberoamericana con su programa de actividadcompleto o a través de ciertas líneas de actividad.Recursos Financieros. Cuotas y contribucionesmonetarias, ordinarias y extraordinarias,aportadas por los países que participan en unPrograma, Iniciativa o Proyecto Adscrito de laCooperación Iberoamericana.Recursos Humanos. Aportación que los paíseshacen a un Programa o Iniciativa a travésdel personal técnico y administrativo de losministerios o instancias gubernamentales queasumen las Unidad Técnica de dicho Programa oIniciativa.Recursos Materiales. Aportación que los paíseshacen a un Programa o Iniciativa al asumir lasede de uno de éstos con los gastos de que elloimplica.Responsable de Cooperación. Funcionariodesignado oficialmente por las autoridadesnacionales de un país como representante delmismo en la Cooperación Iberoamericana y aquien le corresponde la participación y tomade decisiones en la gobernanza de ésta enconjunto con sus pares de los demás paísesiberoamericanos.Seguimiento. Función continua que, mediantela recopilación sistemática de información ydatos y la medición de indicadores previamenteespecificados respecto de sus metas,proporciona información sobre la marchade programas y proyectos de cooperación,favoreciendo la toma de decisiones y haciendoposible su evaluación.Unidad Técnica. Instancia obligatoria en laestructura organizativa de un Programa oIniciativa encargada de la gestión del mismosiguiendo las pautas establecidas por su ConsejoIntergubernamental.Recursos Técnicos. Aportación que los paíseshacen a un Programa, Iniciativa o ProyectoAdscrito asumiendo en su marco la realizaciónde actividades (seminarios, talleres, asistenciastécnicas, consultorías, publicaciones ).Reglamento. Conjunto ordenado de reglas queestablecen las características, conformación yfuncionamiento de las instancias de decisión ygestión de un Programa o Iniciativa y especificanlos procesos operativos de éstos.Representantes de los Países en los Programase Iniciativas (REPPI). Persona designada porlas autoridades nacionales de un país comorepresentante del mismo en un Programa oIniciativa. En el momento de su designación,los/as REPPI se convierten automáticamenteen miembros de pleno derecho del ConsejoIntergubernamental del Programa o Iniciativa.10

1. ANTECEDENTES. MARCO JURÍDICOY ESTRATÉGICO DE LA COOPERACIÓNIBEROAMERICANA1. El marco jurídico e institucional de referencia de la Cooperación Iberoamericana es el Conveniode Bariloche, aprobado en la V Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno en 1995.El Convenio de Bariloche cuenta con un Manual Operativo cuya última versión fue aprobada en laXX Cumbre Iberoamericana de Mar del Plata (2010). Este Manual hace referencia exclusiva a losProgramas, Iniciativas y Proyectos Adscritos de la Cooperación Iberoamericana aprobados en elConvenio de Bariloche.2. En la XIII Cumbre se firmó el Convenio de Santa Cruz de la Sierra, constitutivo de la SecretaríaGeneral Iberoamericana (SEGIB), entre cuyos objetivos se encuentra el fortalecimiento y la promociónde la Cooperación Iberoamericana.3. En la XIV Cumbre, celebrada en San José de Costa Rica (2004), se aprobó el Estatuto para laSEGIB, que establece entre sus funciones la de fortalecer la Cooperación realizada en el marco dela Conferencia Iberoamericana, promover su mejora constante, colaborar con los estados miembrosen el diseño y gestión de los programas de cooperación y realizar el seguimiento y evaluación de losmismos.4. En la XVII Cumbre Iberoamericana de Santiago de Chile (2007), se aprobó la Estrategia de laCooperación Iberoamericana que estableció los objetivos, características y prioridades de ésta. LaEstrategia sirvió de orientación al trabajo de los/as Responsables de Cooperación y a la Secretaríapara la Cooperación Iberoamericana en sus funciones de fortalecer y dar seguimiento a los Programas,Iniciativas y Proyectos Adscritos (PIPA). Cuatro años después de su puesta en marcha, los/asResponsables de Cooperación (RC) consideraron necesaria su revisión para adaptarla a los cambiosproducidos en el marco de la Conferencia Iberoamericana, aprobándose una nueva versión en laCumbre de Asunción (2011).5. Como parte del proceso de Renovación de la Cooperación Iberoamericana, la Cumbre de Veracruz(2014) aprobó el documento denominado Áreas Prioritarias de la Cooperación Iberoamericana,que articula ésta en tres espacios, fijando para cada uno de ellos objetivos estratégicos: el EspacioIberoamericano del Conocimiento (EIC), el Espacio Iberoamericano de Cohesión Social (EICS) y elEspacio Cultural Iberoamericano (ECI). El documento de Áreas Prioritarias establece también lasfunciones de la SEGIB, a la que mandata para que actúe como una plataforma de apoyo a la cooperaciónpara todos los actores del sistema, especialmente para los Programas, Iniciativas y Proyectos Adscritos,y como órgano coordinador en la rendición de cuentas a los/as Responsables de Cooperación.6. Finalmente, el Plan de Acción Cuatrienal de la Cooperación Iberoamericana 2015-2018 (PACCI),aprobado en la Reunión de Cancilleres de Cartagena de Indias (2015), incluye una Línea deFortalecimiento de la Cooperación Iberoamericana cuyo Objetivo Estratégico 2 es “Fortalecer losProgramas, las Iniciativas y los Proyectos Adscritos como principales instrumentos de la CooperaciónIberoamericana”.11

7. Para dar cumplimiento a los diferentes documentos aprobados en los últimos años sobre laCooperación Iberoamericana, los/as Responsables de Cooperación decidieron en la reunión ordinariacelebrada en Cartagena de Indias en 2015 reformular el Manual Operativo para adaptarlo al procesode renovación.12

2. OBJETIVO DEL MANUAL OPERATIVO8. El presente Manual Operativo se encuentra en línea con los objetivos de la cooperación iberoamericana contenidos en los documentos jurídicos y estratégicos referenciados en el capítulo anterior,destacando entre ellos el fortalecimiento de la identidad iberoamericana a través de actuacionesconjuntas que tiendan al desarrollo y consolidación de capacidades en el campo cultural, científico,educativo, social y económico; y la promoción de la solidaridad entre nuestros países y pueblos paraenfrentar juntos los retos del desarrollo en nuestra región y alcanzar los Objetivos de DesarrolloSostenible.9. El objetivo que persigue este Manual Operativo es impulsar la calidad, eficacia, eficiencia y coherenciade los Programas, Iniciativas y Proyectos Adscritos de la Cooperación Iberoamericana1. Para ello, seclarifican los criterios técnicos y operativos exigidos a estos, se ofrecen herramientas de apoyo a lospaíses para su formulación y se establecen mecanismos de coordinación entre todos los actores de laCooperación Iberoamericana.10. La SEGIB dará apoyo directo a los países para que puedan cumplir los requisitos y criterios exigidospor el Manual Operativo, permitiendo:a) Impulsar la calidad en el diseño de los Programas, Iniciativas y Proyectos Adscritos para mejorarsu eficacia, facilitando la obtención de los resultados de desarrollo propuestos, la optimización de losrecursos disponibles y la sostenibilidad en el medio y largo plazo.b) Asegurar que los Programas e Iniciativas cuentan con el respaldo técnico y financiero necesario paraque sean presentados para su aprobación en la Cumbre.c) Establecer procedimientos de gestión coherentes, sólidos y homologables entre todos los Programas,Iniciativas y Proyectos Adscritos.d) Verificar el alineamiento de Programas, Iniciativas y Proyectos Adscritos con los docume

11. APLICACIÓN DEL MANUAL OPERATIVO 11.1 Entrada en vigor 11.2 Aplicación por los Programas, Iniciativas y Proyectos Adscritos aprobados antes de la XXV Cumbre Iberoamericana de Cartagena de Indias 11.3 Resolución de controversias 11.4 Modificaciones al Manual Operativo 12. ANEXOS I. Formulario de presentación de un Programa II.

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