GUIDE DE RÉDACTION

GUIDE DERÉDACTION

ÉDITEUR SERVICE INFORMATION ET PRESSE LAYOUT VIDALE-GLOESENER GRAPHIC DESIGN IMPRESSION IMPRIMERIE FR. FABER, MERSCH

REMERCIEMENTSL'éditeur tient à exprimer ses remerciements aux auteurs Béatrice Abondio(ministère d'État) et Myriam Bamberg (ministère de l'Éducation nationaleet de la Formation professionnelle) pour la rédaction du présent guide.Il remercie aussi Monique Junker (SIP) et Emanuela Bossi (SIP) pouravoir revu et complété le Guide de rédaction, réalisé sous la supervisionde Paula Almeida (SIP).Ses chaleureux remerciements s’adressent par ailleurs également àJean-Pierre Colignon, conseiller en langue française auprès du directeurgénéral des rédactions pour l'ensemble des journaux du Groupe Le Monde,pour son aide précieuse.Soient aussi remerciés Claude Frieseisen, secrétaire général de laChambre des députés, Vera Haas, inspecteur de la Chambre des députés,et Marc Besch, secrétaire général du Conseil d'État, pour leurs remarqueset suggestions pertinentes.

INTRODUCTIONL’élaboration et la publication de textes font partie intégrante du travail quotidien des administrations nationales et permettent à celles-ci de communiquerentre elles et avec l’extérieur. Toute organisation produisant de l’écrit se forge,tôt ou tard, des outils de référence répondant à ses besoins spécifiques afin dedonner une image cohérente de ses travaux. Si l’on veut allier vitesse et efficacité, éviter de multiples remaniements de textes, à la fois coûteux en termes detemps et d’argent, il convient de tendre vers une harmonisation de la mise enforme des textes destinés à la publication.Ce guide de rédaction, élaboré à partir d’ouvrages spécialisés, de contacts avecdes spécialistes de la langue française et avec les institutions européennes, est àla disposition de toutes les administrations luxembourgeoises. Il pourra servir deguide et d’outil de référence pour les agents de l’État. La bibliographie en find’ouvrage guidera le lecteur dans ses recherches plus poussées.Les auteurs du guide ont tenté d’harmoniser les pratiques rédactionnelles afind’obtenir des textes cohérents. Cette harmonisation s’est faite dans le souci desimplifier les approches, tout en respectant les usages spécifiques à l’administrationétatique et au Luxembourg. En suivant, dès le départ, les recommandations duprésent guide, chaque agent de l’État pourra contribuer à réduire les coûts et lesdélais ainsi qu’à améliorer la qualité d’ensemble de la communication des administrations non seulement entre elles, mais aussi vers le monde extérieur.Les auteurs de ce guide non exhaustif invitent les utilisateurs à leur faire part deleurs remarques ou suggestions en envoyant un courrier électronique à l’adressesuivante : edition@sip.etat.lu.3

TABLE DES MATIÈRESIIILA RÉDACTION ADMINISTRATIVE1. LES PRINCIPES DU COURRIER ADMINISTRATIF.111.1. LE RESPECT DE LA HIÉRARCHIE.111.2. LE PRINCIPE DE LA RESPONSABILITÉ.121.3. LE PRINCIPE DE NEUTRALITÉ.122.2.1.2.2.2.3.2.4.2.5.LA STRUCTURE ET LA MISE EN PAGE.13LA LETTRE ADMINISTRATIVE.13LA NOTE ADMINISTRATIVE.18LES TITRES DE CIVILITÉ.19LA STRUCTURE ET LE STYLE.21LE COMMUNIQUÉ DE PRESSE, L’INFORMATION À LA PRESSEET LA NOTE AUX RÉDACTIONS.233.3.1.3.2.3.3.3.4.LES FORMULES ET LOCUTIONS.33SELON LE TYPE DE LETTRE.33SELON LES DIFFÉRENTES PARTIES D’UNE LETTRE.35LES LOCUTIONS ADMINISTRATIVES.37LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF.39ORTHOGRAPHE ET GRAMMAIRE1. LES MAJUSCULES ET MINUSCULES.491.1. LES TITRES ET FONCTIONS.491.2. LES INSTITUTIONS NATIONALES ET INTERNATIONALES,LES ÉTABLISSEMENTS ET ASSOCIATIONS.501.3. LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF ET COMMUNAUTAIRE.531.4. LES LIEUX GÉOGRAPHIQUES.541.5. LES HABITANTS D’UN CONTINENT, D’UN PAYS, D’UNE RÉGION ; LES ADEPTESD’UNE RELIGION, D’UN MOUVEMENT POLITIQUE, D’UNE DOCTRINE OUÉCOLE PHILOSOPHIQUE, DE MOUVEMENTS LITTÉRAIRES OU ARTISTIQUES.561.6. LES NOMS D’ÉPOQUES OU D’ÉVÉNEMENTS HISTORIQUES,DE GUERRES ET DE DYNASTIES.571.7. LES NOMS DE FÊTES.581.8. LES TERMES DÉSIGNANT UN DIEU UNIQUE, UNE DIVINITÉ SUPRÊME,DES ÊTRES SACRÉS.581.9. LES NOMS PROPRES.591.10. LE MOT SAINT.591.11. L’ACCENTUATION DES MAJUSCULES.611.12. MAJUSCULES ET MINUSCULES – TABLEAU D’EXEMPLES.622. L’ADJECTIF QUALIFICATIF.682.1. VARIATIONS EN GENRE.682.2. VARIATIONS EN NOMBRE.704

3.3.1.3.2.3.3.L’ACCORD DE L’ADJECTIF QUALIFICATIF.71RÈGLE GÉNÉRALE.71CAS PARTICULIERS.71LES ADJECTIFS NUMÉRAUX CARDINAUX.764.L’ACCORD DES ADJECTIFS ET DES NOMS COMPOSÉS.785.L’ACCORD DU VERBE.796. L’ACCORD DU PARTICIPE PASSÉ.866.1. LE PARTICIPE PASSÉ EMPLOYÉ SEUL.866.2. LE PARTICIPE PASSÉ EMPLOYÉ AVEC L’AUXILIAIRE AVOIR,LE VERBE ÊTRE ET LES VERBES PRONOMINAUX.876.3. TABLEAU SYNOPTIQUE.957.L’ACCORD DE MÊME, QUEL QUE, QUELQUE, TEL, TEL QUE, TEL QUEL, TOUT.968.L’ACCORD DES MOTS ÉTRANGERS.1029.LE PARTICIPE PRÉSENT ET L’ADJECTIF VERBAL.10410. L’INDICATIF ET LE SUBJONCTIF.10610.1. DANS LES SUBORDONNÉES COMPLÉTIVES.10610.2. DANS LES SUBORDONNÉES CIRCONSTANCIELLES.10911. LA CONCORDANCE DES TEMPS.11311.1. DANS LES SUBORDONNÉES COMPLÉTIVES.11311.2. DANS LE DISCOURS RAPPORTÉ.12012. L’ORDRE DES MOTS DANS LA PHRASE.12312.1. L’ORDRE NORMAL.12312.2. LA PLACE DE L’ADJECTIF QUALIFICATIF.12412.3. L’INVERSION.126IIILA TYPOGRAPHIE1. LES SIGNES DE PONCTUATION PRINCIPAUX.1311.1. LE POINT.1311.2. LA VIRGULE.1311.3. LE POINT-VIRGULE.1411.4. LES DEUX POINTS.1421.5. LE POINT D’INTERROGATION.1431.6. LE POINT D’EXCLAMATION.1431.7. LES POINTS DE SUSPENSION.1445

IV2.2.1.2.2.2.3.2.4.LES SIGNES DE PONCTUATION ACCESSOIRES.145LES PARENTHÈSES.145LES CROCHETS.147LES TIRETS.148LES GUILLEMETS.1493.LE TRAIT D’UNION.1514.LA PONCTUATION, LES SYMBOLES ET LES ESPACES.1585.LES COUPURES DES MOTS.1596.L’ÉNUMÉRATION.1637.L’UTILISATION DE L’ITALIQUE.164CHIFFRES ARABES ET ROMAINS1. LES CHIFFRES ARABES.1691.1. LES ADJECTIFS NUMÉRAUX ORDINAUX.1691.2. LES DATES.1711.3. L’INDICATION DE L’HEURE.1721.4. LES ADRESSES.1731.5. LES NUMÉROS DE TÉLÉPHONE.1741.6. LES UNITÉS DE MESURE.1741.7. LES SOMMES D’ARGENT ET LES INDICATIONS BUDGÉTAIRES.1751.8. LES TAUX ET LES POURCENTAGES.1761.9. LES FRACTIONS.1761.10. L’ANGLE, LA LATITUDE ET LA LONGITUDE.1772.2.1.2.2.2.3.V6LES CHIFFRES ROMAINS.177LES CHIFFRES DE BASE.177LA LECTURE DES CHIFFRES.177L’UTILISATION OBLIGATOIRE DES CHIFFRES ROMAINS.178ANNEXES1. DIFFICULTÉS LIÉES À CERTAINS TERMES ET EXPRESSIONS.1832.LES PLÉONASMES.1903.DES MOTS SIMILAIRES AU SENS DIFFÉRENT.1914.LES LOCUTIONS LATINES.2085.LES ABRÉVIATIONS ET SYMBOLES.2126.LES SIGLES ET ACRONYMES.215

7. LES UNITÉS DE MESURE.2237.1. LES SYMBOLES.2237.2. L’UTILISATION DES SYMBOLES.2258.L’EURO.2269.LES PRÉSÉANCES DANS LES CÉRÉMONIES OFFICIELLES.227BIBLIOGRAPHIE.2317

LES PRINCIPES DUCOURRIER ADMINISTRATIFLA RÉDACTIONADMINISTRATIVELA STRUCTURE ET LAMISE EN PAGELES FORMULES ETLOCUTIONS

1.1.1.LES PRINCIPES DU COURRIER ADMINISTRATIFLE RESPECT DE LA HIÉRARCHIELe respect de la hiérarchie apparaît toujours dans les écrits de l’administrationet se traduit essentiellement par certaines formules qui illustrent la relation entrel’expéditeur et le destinataire :SUPÉRIEUR SUBORDONNÉSUBORDONNÉ —————————Je (vous) fais savoir que J’attire votre attention sur Je fais connaître à Je suggère que J’ordonne que Je sollicite Je tiens à Je (vous) signale que J’adresse à Je me permets de J’observe que Je propose que Je remarque que Je suggère que Je constate que Je soumets Je note que Je suis reconnaissant à de Je (vous) prie de Je rends compte à Je demande que J’expose quelque chose à J’engage quelqu’un à J’invite quelqu’un à Je convie quelqu’un à J’enjoins quelqu’un de J’attache de l’importance à Je rappelle que J’attire votre attention sur Je suggère que Je sollicite Je (vous) signale que Je me permets de Je propose que Je suggère que Je soumets Je suis reconnaissant à de Je rends compte à J’expose quelque chose à Voir également le sous-chapitre 9 du chapitre « Annexes ».11

1.2.LE PRINCIPE DE LA RESPONSABILITÉLe courrier des fonctionnaires qui ont une délégation de pouvoir doitêtre clairement perçu comme engageant leur responsabilité. C’est pourquoi lesformules anonymes qui pourraient prêter à confusion sont à éviter et les lettressont toujours rédigées à la première personne du singulier.Il arrive que l’administration ne puisse pas faire état de ses sources de renseignement (discrétion, absence de certitude absolue ). Ainsi, lorsqu’on voudramentionner des éléments de ce type, on utilisera des formules telles que :————1.3.Il m’a été signalé que J’ai appris que Il m’a été rapporté que Il me revient que — Il a été porté à ma connaissance — Je viens d’être saisi de — Mon attention a été attirée sur LE PRINCIPE DE NEUTRALITÉLe style administratif est un style neutre dont toute originalité littéraire estexclue. Les expressions telles que :— J’ai le plaisir de — J’ai l’honneur de — Il m’est agréable de sont permises, mais on veillera à éviter toute formulation excessive.Par ailleurs, l’administration doit commettre le moins d’erreurs possible. Elledoit donc s’entourer de prudence et limiter tant que faire se peut les recours.C’est la raison pour laquelle le courrier administratif ne doit contenir que desfaits et des informations connues et avérées. En cas de doute, on utilisera leconditionnel.—————Il semblerait que Des fautes auraient été commises lors , dans Sans vouloir préjuger de Bien que Il n’est pas impossible que sont autant de formules qui permettent de respecter le principe de prudence.12

2.2.1.LA STRUCTURE ET LA MISE EN PAGELA LETTRE ADMINISTRATIVETIMBRE (ÉMETTEUR)généralement préimpriméVILLE, JOUR MOIS ANNÉEAFFAIRE SUIVIE PAR SUSCRIPTIONPrénom et nom dudestinataire (précédé deMonsieur, etc.)FonctionAdresses./c. de (voie hiérarchique)OBJETRÉFÉRENCE (s’il y en a)FORMULE LE DE POLITESSESIGNATUREP.J. :La suscription (destinataire et adresse) se place en haut de la lettre, sous ladate. On mentionnera dans l’ordre : le prénom et le nom (précédés de Madame/Monsieur/Mesdames/Messieurs), la fonction et l’adresse.! Ceci vaut uniquement pour les courriers adressés aux ministres.— Madame/Monsieur Prénom NomMinistre des Finances3, rue de la CongrégationL-1352 Luxembourg13

N.B. : Dans tous les autres cas, il faut mentionner dans l’ordre : le ministère,l’administration ou la société, le prénom et le nom (précédés de Madame/Monsieur/Mesdames/Messieurs), la fonction et l’adresse ainsi que la date :— Service information et presseMonsieur Mil JungDirecteur33, boulevard RooseveltL-2450 LuxembourgVoir également le point 1.4. du sous-chapitre 1 « Les chiffres arabes » du chapitre« Chiffres arabes et romains ».RemarqueQue ce soit dans la suscription ou dans les cas d’adresse directe ou de simplecitation, le prénom doit toujours précéder le nom (on n’écrira donc jamais SchmitAlbert).Si un ministre s’adresse à un groupe de personnes relevant de son administration ou à un autre ministre, l’expéditeur et le(s) destinataire(s) de la lettre ne sontdésignés que par leur(s) fonction(s), à l’exclusion de leur(s) nom(s). La(les) fonction(s) du(des) destinataire(s) est(sont) précédée(s) de Monsieur, etc. :— Le Ministre de l’Éducation nationale etde la Formation professionnelleàMesdames les Directrices etMessieurs les Directe

et de la Formation professionnelle) pour la rédaction du présent guide. Il remercie aussi Monique Junker (SIP) et Emanuela Bossi (SIP) pour avoir revu et complété le Guide de rédaction,réalisé sous la supervision de Paula Almeida (SIP). Ses chaleureux remerciements s’adressent par ailleurs également à