Guía Técni Ca Para La Elaboración De Manuales De Procedimientos - Unam

I'NIVERSIDAD3.2NAI 'ioAL Al i'IÚNlJMAm. MÉXH'C)ÍNDICE DEL PROCEDIMIENTOEs la parte del documento cuya final idad es relacionarsu respectiva paginación para facil itar su local ización.Ejemplo: II.N.A,M,que lo integran,CERTIFICACIÚNPROCEDIMIENTODE (¡RDENES DE TRAllAJO PARA ,LENTES Y ANTEOJOS ,rír. ILO os C¡';NERAL DE l'f:I{SONAL " .,, ' 4f6ENC'ABE'"LADOsecuencia] mente los EPagi.naOUJETIVO1 1,,1.l'I{()('ElllMIENT()IAPARTAIJOSNlJl MAS I!I: c)['EI A( '1c')N1UI ( 'IUI'( '!l'), ' NARkA l"IVA) !'i\t,INi\("h")N!l1A r- j\.'IIMERA(¡RAMA DE I'LlIJClIUANEXOS'II)N(O()!"ARA-I\I(;A143.3 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTOEl objetivo deberá expresar claramente los resultadosactividades y tareas que integran cada procedimiento.que se pretendenobteneral llevarseLos lineamientos a seguir para su redacción y presentación son:Iniciar con un verbo en tiempo infinitivoEspecificar con claridad qué, para qué y para quiénes se ha elahorado el procedimiento.Evitar el uso de adjetivos calificativos,o subrayar conceptos,Utilizar una redacción clara, precisa y en una extensión máxima de cinco renglones,8 1cabo las

Ejemplo:SECKETAKiA AO lI:-;I!'TKATIVADIRECCIÓ:-; GE:-:EKAL DE 1'!::K!'O:-iAI.Pf{()CEIJlMIENT()PAI;O DE (;UARDERÍAPAf{TICULARTiTULO DI:: U\ HOJAQIIÉOI\JETlVOVERBO E:-: TIEMPOIr-:FI,ITIV!l3.4HE.L PII.ClCE/)L\U¡;:i"T()[Autorizur d pago de. ayuda de g uardcrfa particular] al [pco.onc!que lo solic itc] [paru dar cumplumento a los Coutrctos tolecuvosvigentes (l ';\,AM·S'I1 'NAM y I ¡ AM·AAI·At'NA.\OIUnIVCf'SIl.:¡node-obujoPARA \)1 f.:ORMAS DE OPERACIÓEn los procedimientos se deben incluir todos los lineamientos que regulen la actuación de los participantesen la ejecución de las tareas. A este tipo de linearnientns se les denomina normas, las cuales se dividen enreglas y políticas.Para la elaboración de las normas de operación de los manuales de procedimientosdeberán tomar en cuenta las siguientes definiciones:de la InstituciónseRegla:Es un ·Iineamiento de observancia obligatoria en la ejecucióncaracterística principal es ser rígida en su aplicación.Política:Es el marco de referencia que guía la toma de decisiones. delimitando hasta dónde se debe opuede actuar para ejecutar las actividades descritas en un procedimiento.de un procedimientocuya9

tINIVEK.SIllAIlA('IOAL AtlTc'I,Recomendaciones()MADE MEX)('opara elaborarDeberán comprenderprocedimiento,normastodas las situacionesalternativasque pudieranSe redactarán claramente con el fin de que sean comprendidasque no estén familiarizadoscon el procedimiento,Se definirá perfectamentedel proced imiento.Se redactaránDeberánen tiemposer precisas,la responsabilidaddel personalfuturo o presente,concisaslas normasrecomendándoselistarsee inclusode acuerdodelpor quienesen la ejecuciónel primero,y claras para evitar continuaspodránpor el usuario,en la ejecucióna efecto de evitar desviacionesEn caso de que alguna norma se sujete a ordenarnientosjurídico que la sustenta (Leyes, Reglamentos,Acuerdos,Para su presentación,procedimiento,presentarseconsultaso interpretacioneslegales se deberá hacerCirculares Y Oficios),equivocadas,referenciaal marcoárea u orden de aparicióncon el tema,en elEjemplo:Sf:('HETAHíAADMINISTRATIVADE I'EHSONAL11IHJ,;CCIÓN CENERALENCABEZA LXIPROCEDIMIENTOCERTlFICACIÚN DE ÚRDENES DE TRABAJO PARALENTES Y ANTEOJOSTíTIII. NORMASl.)ucJ.:.mcxchudospor ServiciosJ vcz.de anteojosl:;¡SQ¡()I,:l.lIltr.¡t:.IJ\) porHonorarios!t)i):::!·t)4J.el tr.lh j IJl)rpresentarunivcrsüariolo requieraW Il!"CSI.'ri¡)ción m¿Ji,.:'.J del ISSSTE1l)1.l':?·l.l4 y ('1. I, (',(','1', AAPAIINAMde lente, de vontactoUD''':' LI certificaciónSTt INJ\McuandosÚ'.J indispensable('1. 77, (',(','1', STIINAMEn el';.11 rcrsnn;.i!e . I.;.IS prc.':;l:.'l'ion\'.t :Profcr s ionalcs1'-.11'.1e] Hlof .lm;cnltlpo!" primeraDE Ol'ERACI61\'1.1.:.Se,"vil"io"r lr.1el personalMédicosadministrativo.de LI t :NAMee '1.1 )4.) ·q51.deberá77.("o.(.!)ro;.cn-T/)f, I.A HOJA

3.5DESCRIPCIÓNNARRATIVA DEL PROCEDIMIENTOEs la explicación escrita, en forma lógica y secuencialresponsable para efectuar un trabajo determinado.3.5.1CLASIFICACIÓNPor suque realiza una unidadDE LOS PROCEDIMIENTOS{presentaciónde cada una de las actividadesLibretoGenerales{Por su profundidadBloqueEspecfficosMixtosPOR SU PRESENTACIÓNUBRETOLa descripción se realiza en tres columnas: la primera señala a la unidad responsable,el número consecutivo de la actividad y la tercera describe la actividad a desarrollar.sangría en aquellas actividades de excepción, desviaciones o subactividades.la segunda indicaSe debe dejar unaEjemplo:PROCEDIMIENTO:REEXPEDICIÓNDE CREDENCIALESAL PERSOACTIVIDADRESPONSABLEECARGADODE CREDEAL UNIVERSITARIODE LA VENTANILLA2.CIALESVerifica que los datos dé la documentación sean Iegihles, que el "Recibo de Pago" correspondaa la últimaquincena de pago y qUé Sé anexe el "Recibo de Pagopor Derechos de Reposición".2. lSi la documentaciónno está completa,usuario que el trámite no procede.Efectúa el pago en la Ventanilla2.2TRABAJADORindica alde Informesdela D.G.P. y se presenta nuevamenteen la Ventanilla de Credencialespara entregar el "Recibo dePago por Derechos de Reposición".ENCARGADODE LA VENTANILLAJ. ArchivaDE CREDENCIALESt\Unidad R sp()nsableSe recomiendala utilizacióntemporalmenteel "Recibo de Pago" para efectode llevar un control de ingresos por el concepto correspondiente.t\.Secuenciade este tipo de narrativaD escnpcionl.-Ó»por la facilidadN arrranva.di"e a actrvu 1al.1de lectura que ofrece a quienconsulta los procedimientos.11

IINIVERSIlJAD NAI 'IONAL AUTÓNOMA DE MÉXII'OBLOQUEEn una sola columna se describe el procedimiento,identificandocada actividad con numer aciónprogresiva y con sangrías aquellas actividades que son de excepción. desviaciones o subactividades:porlo que respecta a las unidades responsables de la ejecución de las actividades. éstas se indicarán en unsubtítulo.Ejemplo:SangríaUnidad Responsable * JENCARGADO2.DE LA VENTANILLADE CREDENCIALESVerifica que los datos de la documentaciónDerechos de Reposición".2. Iy que se anexe el "Recibosean legible»Si el trabajador no cuenta con el recibo correspondiente,le indica que realiceimporte respectivo en la Ventanilla de Informes de: la D.G.P.de Pago porel pago delTRABAJADOREfectúa el pago en la Ventanil la de lnformes y se presenta nuevamenteen la VentanillaCredencialespara entregar el "Reci ho de Pago por Derechos de: Reposición".2.2ENCARGADODE LA VENTANILLADE CREDE,3. Solicitaal trabajadoruna identi ticación4. Sjlicitaal trabajadorverifiquedeCIALESoficial.que: sus datos personalesque apare:cenen la pantalla,estén correctos,/DescripciónPOR SU PROFUNDIDADGENERALESDescriben de manera resumida las actividades a desarrollarindicando a las unidades responsables de realizar lopara ejecutarun trabajodeterminado,Ejemplo:PROCEDIMIETO: REEXPEDICI()NDE CREDENCIALESAL PERSOl.Sol VIDADRESPONSABLETRABAJADORAL Ude su credencial.requenda.presentandola

DE LA VENTANIE CARGADOLLA DE CREDENCIALES2.Revisa que la documentacióndel interesadoesté completa. correcta y que haya realizado el pago correspondiente.3. CapturaImprime4.Recabaen computadorasu credencial.firmaslosdatosde autorizacióndeltrabajadory de conformidadedeltrabajador.5,Enrnicay entregala credencialal trabajador.ESPECIFícosDescribendeterminado.en formadetalladaindi 'andocad,t una lié las actividades que Sé realizanré p()nsahléslié llevar las a caho.para la ejecuciónde un trabajolas unidadesEjemplo:PROCEDIMIENTO:REEXPEDICiÓNDE CREDENCIALESRESPONSABLETRABAJADORAL PERSONALUNIVERSITARIOACTIVIDADl.Entrega la documentaciónsu credencial.necesariap 1r 11 1reexpediciónueE CARGADODE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES2. Verificaque los datos de la documentaciónsean leglhle», que el "Talón de Pago" corresponda 1 la últimaquincena de pago y que se anexe el "Recibo de Pagopor Derechos de Reposición".2. ITRABAJADOR2.2Si el trabajadorno cuentaPago", le: indica que realicerespectivoen la VentanillaD.G.P.Efectúacon c:l "Reciho deel pago del importede lnforme-, de lael pago en la Ventanillade Informesy sepresenta nuevamenteen I¡¡ Ventanilla de Credenciales para entregarel "Recibode Pago porDerechos de Repos.ción ".ENCARGADODE LA VENT/\NILLA DE CREDENCIALES3, Archiva temporalmenteel "Recibo de Pago por Derechos de Reposición", para llevar un control de ingresospor el concepto correspondiente.4. Solicitaal trabajadoruna Identificaciónoficial confotografía y tí rrna , veri ficando que correspondaa éste.\?,

I '1'IVERSILlA[JNA( 'IONALAl 'TON( MA / E M :XI('( 4. IEn caso qUé él trabajadorno cuente con unaIdentificación,le solrcita firmé en el réVa () de lafotocopiadel "Talón de Pago".5. Accesa al IHllgrama de "Credenciales"menú la opClon de reexpedición.6. Tecleaél R. F. C.sistemadientes.realice6. lddSi el istemavigenteéntrabajadorprocedimientosI() identificay él ige en ély esperainternosquea qUe élcorréspon-él R.F.C.no éstiÍnómina .MIXTOSEs la descripción narrativa en la que algunas actividades se redada" en torrna genérica y Iltra en formaes P ecf f ea .Esta combinación obedece a que existen actividades que por su naturaleza (realizadas por una instanciaexterna o que se consideran obvias) pueden describirse en forma resumida. mientras que otras requierendescribirse con más profundidad para su f kil ACTIVIDADENCARGADODE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES6.ConsultaVerificaren la computadoralos datos del trabajadorparasu Vigencia.7. Solicita al trabajador.cen en la pantalla: Iué verifiquelos datos qUé apare-- Nombre completo- Dependenciade Ads.;ripu(ín- Regtstro Federal de Contribuyenre-,L7.1SI e:--lStc crnlr.Toma: glatiaalefedtíat iahajlas correccionesador e impruneneccsa-credenc.al.11 -- -I, .ota:ActividadPor disposiciónEspecíficade Auditoríadependencias deberánel tiro de descripciónInterna de la Instirucion. le),' Manuales de Procedimientosde lasen forma específica. salv» las excepciones ya indicadas ennarrativa mixta .elaborarse., reda . .:cilín en form.i gen2rica l'lJdr,í ¡n\'i:.t¡r en j: , mamrilc: con el fin de dar Ur.,1 \, isirin resumida\le, nrocedimiento;ésto n« exc liyt: de qi.c ¡rlvall,¡hl Il1 .!lk " I'l!I.I;h.[r;¡l lo, rroct'diil1Jento ; t'\[h:':JJ:CI .

',l""3.5.2A)1"[,':-'1".\,'"k."1 ', U-"'l()RACI()'LINEAMIENTOS PARA LA REDACCIÓ.N ARRATIV AS DE PROCEDI1\lIENTOSDE MANIIAU·.' I!I: "HI,,'U)IMIE;\"T()Sy PRESENTACIÓNDE LASCada actividad deberá comenzar con un verbo conjugudo en tercera persona del singular en tiempopresenteCuando se redacten actividadesque no forman parte de la secuenciaprincipal delprocedimiento y que se pueden referir a cpclllncs, desviaciones () subactividades.se ut il iz.arán términoscondicionales tales CO!l1(): "Si" ,"Cuandp" ,"En caso".Verbo en tercerapersonadel singularen tiempopresenteíACTIVfDADRESPONSABLEENCARGADODE U\CREDE 'CIALESVENTANIl.LADE4.ISolicita I al trabajador una identi ficación oficial,con fotografíay firma, veri ficando que corresronda a éste.4. ILB¡f En caso I LJue el trabajador no cuente conun- identificación,le solicua que firme enel re\ er so de la totocopiadel Talón tic:L: redacción de cada actividad lkhe¡',j c:r el.u a, concis« ) precisa: responder siempre a las preguntas:¿Qué, Cómo y/o Con qué se realiza una actividad?Si el tipo cie actividad lo amerita.se recomiendapreguntarse:¿A quién se canal iz.: el asuntotrabajo? y ¿Par,t qué')1)Ejemplo:RESPONS.BLEE.NCARGADODE LALLA DE CREDENCIALESACTIVfDADVENTANI-/Con qué"\Cómo15

r::-IlVEI SlllAllC)'lA! 'I()\;AI.Deberánarabigos.'\1 'T()!\'numerarseenteros,JMA IJI: II X"',)las distintasactividadesdel procedimientoen formaprogresivacon númerosEjemplo:RESPOSABLEACTlVroAD1, Entrega fotocopia del último talón de pago al encargadode la ventani \la de credenciales,TRABAJADORENCARGADODELA VENTANILLADE2.Verificaque los datos de la documentacióny que se anexeCREDENCIALESReposición"3,.Solicitael "Rcct bo de Pagoporsean Icgih\esDerechosde,'"\N umeracion"'h' ara Iga entera progresivaO)En !tlS casos en que a una actividad le prosigan otras (de excepción).que no forman parte de lasecuencia principal del procedirnienrn,¿stas deherán nurnerarse con fracciones decimales a partir dela actividad de la cual se desprenden,Para distinguir este tipo de actividades, se deherán analizar LIS posibles desviaciones derivadas deldesarrollo de una actividad, presentando las alternativas de ()luci(íl1 que permitan el desarrollo normaly que conlleven al logro del ohjet ivn del procedimiento.ACTIVIDADRESPONSABLEE CARGADODE LA VELLA DE CREDECIALESTA1-7, Solicita al trabajador verifique que los datos (nombredependenciade adscripción).estén correctos,Si eXiste error en lo-, datos del trabajador7,1\lascorreccronesyetcctúan ecexa ria--.\A cuvu' '1 al I leI excepcron'.E)Se procurará que cada una de las actividadesalgunos casos se justifica que contenga dos,del procedimientocontengaSlílo una acción. aunque enEjemplo:RESPONSABLEJEFEDE MOVIMIETOS\3, [FirmaACTlVIOADde autorizaciónla "Formarevisor].Unica "] y lIa turna al Acción No, 2-----16.

(dF)En caso de existirinmediataactividades() se consideren1.'\n«"111\I',,\K'\lA1,IAI\(II0\('I J,-':se realicenque por SU naturalezasirnultáneamente.éstas se redactaránde P()C t importancia,IJI: 1J\NI ALL,ros1 1:l'I{()('I:IJlMII·.:-'en una formaen un Slílll párrafo,casino rebasandolas dos actividades.Ejemplo:ACTIVIDADRESPONSABLEE CARGADODE LA VECREDE 'C1ALESTANILLADE¡Accesa al sistemación de réap ición12."CREDENCIALES"dé credencial],y da intruc-' '1/1al es simultáneas'A cuvuG)En las actividadesun renglónantesque se realizanLiéiniciar(11Iluna frecuenciaestablecida.se deberáindicarla periodicidadenel p Írr If¡) de la actividad,Ejemplo:Period icidadRESPONSABLEJEFE DEL DEPARTAMENTOTOSlH)Cuandola participaciónprácticos ,esa actividadDE PROYEC-de una unidadseredactaráresponsablecomosi fuerase limitaa una solaintervención,par"efectosuna nota.Ejemplo:LnidadResponsableque intervieneuna :;llla vez en elp roced i 111 i enr: 1 '\ACTIVIDADRESPONSABLEENCARGADODE LA VENTl\NILLACREDENCIALESDE7, Entregacredencialal ¡Jete uDepartamentode Servrcios ] lapara Dhténe' su autorización.UNA VEZ QUE EL [JEFE DEL DEPARTAMENTODE SERVICIOSIHA FIRMADO DE AUTORIZADOLA CREDENCIAL:8, Enmica la credencial,17

UNIVEK\IIJAIl:-:,\(·I()NAL.AIT()N() tADI: ,'v1I:XI,'()1) Al descr ihir las actividadescuando haga su pri meradé un procedimiento,Sé anotarael nombre completo de la unidad responsableen el m ismo: pl ist eriormenre e pnd rá util izar un nombre más curtoapur ic iónNombre completo dcl puesto(Primeraaparición-n el procedimiento)RESPONSABLEACTIVIDADENCARGADODE LA VENTANILLACREDENCIALESDETRABAJADORENCARGADODE LA VENTANILLA2.Verifica3.Efectúa4.Archiva temporahnentechos de Rep' )si.::i,')11" .t.!jqUélos dalos de la documentación ean legihlesel pago en la Ventanilla de ln tor mes .el "Recibode PagoporDere-Cu.uulo una actividad implique la util ización dé algún furm.uo.'! éste h¡\ga su primera ap.uiciónén elprocedimiento,se deberá anotar su nombre completo enn e comillas En el c\sn ,le con-.iderarsenecexar io,e anotará la palabra "Anexo" e incluirl» éll el apartado correspond iente con xu rcxpect iv.: lnstructivo dellenado.'Además se deberá hacer referencia a las copias. tr;¡yectoria de su tr.unite y clest inn final.Si el nombredel tnrrnato eS extenso. se recomiendautil izar .rnrevi.uurus.iniL'iaksun nombresimplificado, ClIyll tlS() dehed ¡lclM¡t1'se en 1,1 primera uparición dd tormat.: dClllJ'\l del proced imient1)l.Ejemplo:ACTIVIDADRESPONSABLEÁREA DE RECEPCIÓDE MOVIMIEITOS DE LA DIRECCIÓNGENERALDEPERSONALl.Recibede la-, depe-ndencras:Las" Formusco. (Anexo(Jnicas"(f. U '. ) dd"Relación de Envío" en ori inal(Anexo 2).Documentaciónsoporté.Drskette (de xe.r el caso).2. Vcrití.::a las I F'I\J, 'si recihida-,relaciónanexa.\NombreL(l "':oÍl \Yenqu.;hl'!'-I,"d.:h.;0:-.:11' UIl.111";\1\Cuandt' se d.:ll ascnt.u un dal!).:n un- CuandoP,lId18 Lverificauiforma:al""1I}.c l . '1'1".:.:1\) Ikllad ,.1.; unu:-;uitli,)";1111":.ltrn:.fnnllat¡).dc l d\' ullll':llllJI.JU";fl)r11WIII.\(1,1rccib pia.las anotadas :'11la

(;UfAK)TÉcNICAf'AkALA f:LA110I{AnÓNOE: ,II\ANlIALl:.SA continuación se muestra cómo redactar ciertas actividades específicas,que se debe anotar cada elemento componente del enunciado.- Cuando se envía, turnaIIDE: !'!«)('EOIMlENT()Sejemplificandoel orden enentrega documentación:Ejemplo:Verbo de acciónRESPONSABLEREVISOR DEL ÁREA DE MOVIMIENTOSACADÉMICOSReceptor,ACTIVIDAD \3. [Entrega] al [Jefe del Departamento de MovimientosAcadémicos] [para su autorización] la [siguiente documentación] ::-/Forma Única (original).Acta de nacimiento (fotocopia).Comprobante de estudios (fotocopia)./Nombre de los documentos- Cuando se registrandatos en una forma:Ejemplo:ornbre del datoasentadoVerbo\RESPONSABLEREVISOR DEL ÁREA DE MOVIMIENTOSACADÉMICOS\\Nombre de la formau documentoACTIVIDAD\4. [Anota] el [numero de plaza] en la ["Formacon base en el [c'?,ntrol de plazas].Única"],/Fuente de consulta (cuando sea el caso)- Cuando se orclenandocumentos:Ejemplo:VerboRESPONSABLEREVISOR DEL ÁREA DE MOVIMIENTOSACADÉMICOS\Ordenamiento\Omodo de clasificaciónACTIVIDAD1. [Clasifica] por [lotesj las ["F7na

Iineamientos de operacion que: regul;1Il el .ulecu.ulo funciunamicntn de las ,¡reas 1) unidades que las integran. la Secretaría Aclminr-rr.u rva lit: 1; . Manual de Procedimientos de la Unidad Adrninistrati a de la Dirección General de Personal (contiene todos I()!--procedimientos de un ,Irea específica, en este CaSI), los de la Unidad .