Manual De Procedimientos Del Departamento De Recursos Financieros

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DELDEPARTAMENTO DE RECURSOSFINANCIEROSAutorizado por:H. Junta de Gobierno de los SEPENSesión XLV de fecha Marzo de 2005[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 1 de 262

CONTENIDOI.INTRODUCCIÓN.5II.OBJETIVO DEL MANUAL7III.PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS.8IV.ÍNDICE DE LOS PROCEDIMIENTOS.9V.DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS.181. Fiscalización de nóminas de preparatoria abierta.192. Contratación de servicios.243. Compra de bienes.294. Reembolso de fondo fijo.345. Pago por gastos de viaje (viáticos, pasajes y casetas).406. Pago por defunción (pago de marcha).547. Compras de bienes y/o servicios para el Programa Especial de58Niños Migrantes.8. Ayuda para impresión de tesis.719. Pago de aparatos ortopédicos, auditivos y/o sillas de ruedas.7610. Compras de bienes y/o servicios para el programa especial de83integración educativa.11. Pago de anteojos, lentes de contacto y/o lentes intraoculares.9712. Pago vía cheque a proveedor de compras de bienes y/o104servicios para el programa especial de integración educativa.13. Pago vía cheque al beneficiario de los gastos de viaje (viáticos,109pasajes y casetas).114119[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 2 de 262

14. Pago vía cheque al servidor público del reembolso del fondo124fijo.15. Pago vía cheque a proveedor de bienes.16. Pago vía cheque a proveedor de servicios.130135Subjefatura de tesorería.17. Pago vía cheque a responsable del fondo fijo de preparatoriaabierta.18. Pago vía cheque a proveedor de compras de bienes y/oservicios para el programa especial de niños migrantes.141146Subjefatura de control y consolidación del pago.19. Pago vía cheque a trabajador beneficiado de la adquisición deanteojos, lentes de contacto y/o lentes intraoculares.20. Pago vía cheque a trabajador beneficiado de la adquisición de151156aparatos ortopédicos, auditivos y/o sillas de ruedas.21. Pago vía cheque a trabajador beneficiado de la ayuda paraimpresión de tesis.16016522. Pago vía cheque a terceros.17023. Pagos vía cheque de las compensaciones a personal de base,mandos medios y/o subjefes.24. Pago vía cheque a personal contratado.18025. Pago vía cheque a beneficiado (pago de marcha).184Subjefatura de contabilidad.26. Recepción de copia de cheque y póliza de éste, del pago de188reembolso de fondo fijo.27. Recepción de copia (s) de cheque (s) y póliza (s) de éste, del192pago de compensaciones.28. Recepción de copia de cheque y póliza de éste, del pago de196fondo fijo de preparatoria abierta.29. Admisión de copia (s) de cheque (s) y póliza (s) de éste, del[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 3 de 262200

pago de aparatos ortopédicos, auditivos y/o sillas de ruedas.30. Recepción de copia (s) de cheque (s) y póliza (s) de éste, del204pago de anteojos, lentes de contacto y/o lentes intraoculares.31. Recepción de copia (s) de cheque (s) y póliza (s) de éste, del209pago de ayuda para impresión de tesis.32. Recepción de copia (s) de cheque (s) y póliza (s) de éste, del213pago de defunción (marcha).33. Recepción de copia (s) de cheque (s) y póliza (s) del pago de217personal que labora por contrato.34. Recepción de copia de cheque y póliza de éste, del pago aproveedor de servicios.22135. Recepción de copia (s) de cheque (s) y póliza (s) del pago aproveedor del programa especial de niños migrantes de225compras de bienes y/o servicios.36. Recepción de copia de cheque y póliza del pago a beneficiadode los gastos de viaje (viáticos, pasajes y casetas).22937. Recepción de copia (s) de cheque y póliza (s) del pago a233proveedor del programa especial de integración educativa de237compras de bienes y/o servicios.38. Recepción de copias de cheques y pólizas de los pagos aterceros.24124539. Cobros por el trámite de revalidaciones de estudios.40. Cobros por certificados de estudios de educación primaria y/osecundaria.41. Cobros de examen a alumnos (as) de preparatoria abierta.42. Cobros de certificados y/o credenciales a alumnos (as) depreparatoria abierta.VI.ANEXOS.249[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 4 de 262

I. INTRODUCCIÓNToda empresa que se dedica a prestar servicios al público, ineludiblemente debe paraaspirar al éxito, tener clara su misión, su visión y sus políticas de funcionamiento.Como tal, debe elaborar su plan y programas de acción a corto mediano y largo plazo;así como plantearse metas, estrategias y acciones.Los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit (S.E.P.E.N), avalado por elEjecutivo Estatal; dentro de su amplia programación de actividades se han propuestola elaboración de todos los manuales que justifiquen y apaguen plenamente sufuncionamiento.Dentro de esa gama de manuales, aparecen los de procedimiento, como lo es éste.En el presente volumen se hablará solo en torno a los servicios-procedimientos que serealizan en el Departamento de Recursos Financieros; mismo que forma parteimportante de lo que es la estructura de la Dirección de Servicios Administrativos delos S.E.P.E.N.Hablar del manual de procedimientos del Departamento de Recursos Financieros; eshacer mención de una valiosa guía de consulta o instructivo, para el personal quelabora en ese departamento, como para todo servidor público, prestador de servicios opersona en lo general, que de alguna manera se involucre con las acciones que ahí serealizan para la realización de “X” trámite administrativo.[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 5 de 262

De tal manera que el objetivo principal de este documento sea el de dar a conocertodos y cada uno de los procedimientos que se realizan en cada una de lassubjefaturas que en su conjunto conforman el Departamento de Recursos Financieros.El presente ejemplar contiene de manera específica lo siguiente: objetivo del manual,la presentación de los procedimientos, el índice de los procedimientos y el desarrollode cada uno de los procedimientos.Su elaboración se debe al esfuerzo mancomunado de la Unidad de DesarrolloOrganizacional y del Departamento de Recursos Financieros de los S.E.P.E.N.Esta edición pudiera no ser la única; ya que está expuesta a que, llegada lanecesidad, pudieran hacérsele todos los cambios pertinentes; con los que se conllevea mejorar el procedimiento de cada uno de los procesos.[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 6 de 262

II. OBJETIVO DEL MANUALDesarrollar de manera descriptiva, coordinada y completa, zaelDepartamento de Recursos Financieros de los Servicios deEducación Pública del Estado de Nayarit, así como instruir al personalen funciones, como al de nuevo ingreso en su conocimiento, con elfirme propósito de facilitar su ejecución[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 7 de 262

III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 8 de 262

IV.ÍNDICE DE LOS PROCEDIMIENTOS1. Fiscalización de nóminas de preparatoria abierta.19a) Objetivo del procedimiento.20b) Descripción del procedimiento.21c) Diagrama de flujo.2. Contratación de servicios.24a) Objetivo del procedimiento.25b) Descripción del procedimiento.26c) Diagrama de flujo.3. Compra de bienes.29a) Objetivo del procedimiento.30b) Descripción del procedimiento.31c) Diagrama de flujo.4. Reembolso de fondo fijo.34a) Objetivo del procedimiento.35b) Normas de operación.35c) Descripción del procedimiento.37d) Diagrama de flujo.5. Pago por gastos de viaje (viáticos, pasajes y casetas).40a) Objetivo del procedimiento.41b) Normas de operación.41[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 9 de 262

c) Descripción del procedimiento.50d) Diagrama de flujo.6. Pago por defunción (pago de marcha).54a) Objetivo del procedimiento.55b) Descripción del procedimiento.56c) Diagrama de flujo.7. Compras de bienes y/o servicios para el Programa Especial de Niños58Migrantes.a) Objetivo del procedimiento.59b) Normas de operación.59c) Descripción del procedimiento.68d) Diagrama de flujo.8. Ayuda para impresión de tesis.71a) Objetivo del procedimiento.72b) Descripción del procedimiento.73c) Diagrama de flujo.9. Pago de aparatos ortopédicos, auditivos y/o sillas de ruedas.76a) Objetivo del procedimiento.77b) Normas de operación.77c) Descripción del procedimiento.79d) Diagrama de flujo.10. Compras de bienes y/o servicios para el programa especial de integracióneducativa.[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 10 de 26283

a) Objetivo del procedimiento.84b) Normas de operación.84c) Descripción del procedimiento.94d) Diagrama de flujo.11. Pago de anteojos, lentes de contacto y/o lentes intraoculares.97a) Objetivo del procedimiento.98b) Normas de operación.98c) Descripción del procedimiento.10d) Diagrama de flujo.012. Pago vía cheque a proveedor de compras de bienes y/o servicios para elprograma especial de integración educativa.104a) Objetivo del procedimiento.10b) Descripción del procedimiento.5c) Diagrama de flujo.10613. Pago vía cheque al beneficiario de los gastos de viaje (viáticos, pasajes ycasetas).109a) Objetivo del procedimiento.11b) Descripción del procedimiento.0c) Diagrama de flujo.11114. Pago vía cheque al servidor público del reembolso del fondo fijo.114a) Objetivo del procedimiento.11b) Descripción del procedimiento.5[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 11 de 262

c) Diagrama de flujo.11615. Pago vía cheque a proveedor de bienes.119a) Objetivo del procedimiento.12b) Descripción del procedimiento.0c) Diagrama de flujo.12116. Pago vía cheque a proveedor de servicios.124a) Objetivo del procedimiento.12b) Descripción del procedimiento.5c) Diagrama de flujo.12617. Pago vía cheque a responsable del fondo fijo de preparatoria abierta.130a) Objetivo del procedimiento.13b) Descripción del procedimiento.1c) Diagrama de flujo.13218. Pago vía cheque a proveedor de compras de bienes y/o servicios para el13programa especial de niños migrantes.5a) Objetivo del procedimiento.13b) Descripción del procedimiento.6c) Diagrama de flujo.137[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 12 de 262

19. Pago vía cheque a trabajador beneficiado de la adquisición de anteojos,lentes de contacto y/o lentes intraoculares.141a) Objetivo del procedimiento.14b) Descripción del procedimiento.2c) Diagrama de flujo.14320. Pago vía cheque a trabajador beneficiado de la adquisición de aparatosortopédicos, auditivos y/o sillas de ruedas.146a) Objetivo del procedimiento.14b) Descripción del procedimiento.7c) Diagrama de flujo.14821. Pago vía cheque a trabajador beneficiado de la ayuda para impresión detesis.151a) Objetivo del procedimiento.15b) Descripción del procedimiento.2c) Diagrama de flujo.15322. Pago vía cheque a terceros.156a) Objetivo del procedimiento.15b) Descripción del procedimiento.7c) Diagrama de flujo.158[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 13 de 262

23. Pago vía cheque de las compensaciones a personal de base, mandosmedios y/o subjefes.160a) Objetivo del procedimiento.16b) Descripción del procedimiento.1c) Diagrama de flujo.16224. Pago vía cheque a personal contratado.165a) Objetivo del procedimiento.16b) Descripción del procedimiento.6c) Diagrama de flujo.16725. Pago vía cheque a beneficiado (pago de marcha).170a) Objetivo del procedimiento.17b) Normas de operación.1c) Descripción del procedimiento.17d) Diagrama de flujo.117626. Recepción de copia de cheque y póliza de éste, del pago de reembolso defondo fijo.180a) Objetivo del procedimiento.18b) Descripción del procedimiento.1c) Diagrama de flujo.182[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 14 de 262

27. Recepción de copia (s) de cheque (s) y póliza (s) de éste, del pago decompensaciones.184a) Objetivo del procedimiento.18b) Descripción del procedimiento.5c) Diagrama de flujo.18628. Recepción de copia de cheque y póliza de éste, del pago de fondo fijo depreparatoria abierta.188a) Objetivo del procedimiento.18b) Descripción del procedimiento.9c) Diagrama de flujo.19029. Admisión de copia (s) de cheque (s) y póliza (s) de éste, del pago deaparatos ortopédicos, auditivos y/o sillas de ruedas.192a) Objetivo del procedimiento.19b) Descripción del procedimiento.3c) Diagrama de flujo.19430. Recepción de copia (s) de cheque (s) y póliza (s) de éste, del pago deanteojos, lentes de contacto y/o lentes intraoculares.196a) Objetivo del procedimiento.19b) Descripción del procedimiento.7c) Diagrama de flujo.198[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 15 de 262

31. Recepción de copia (s) de cheque (s) y póliza (s) de éste, del pago deayuda para impresión de tesis.200a) Objetivo del procedimiento.20b) Descripción del procedimiento.1c) Diagrama de flujo.20232. Recepción de copia (s) de cheque (s) y póliza (s) de éste, del pago dedefunción (marcha).204a) Objetivo del procedimiento.20b) Descripción del procedimiento.5c) Diagrama de flujo.20633. Recepción de copia (s) de cheque (s) y póliza (s) del pago de personalque labora por contrato.208a) Objetivo del procedimiento.20b) Descripción del procedimiento.9c) Diagrama de flujo.21034. Recepción de copia de cheque y póliza de éste, del pago a proveedor deservicios.212a) Objetivo del procedimiento.21b) Descripción del procedimiento.3c) Diagrama de flujo.21[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 16 de 262

435. Recepción de copia (s) de cheque (s) y póliza (s) del pago a proveedor del21programa especial de niños migrantes de compras de bienes y/o servicios.6a) Objetivo del procedimiento.21b) Descripción del procedimiento.7c) Diagrama de flujo.21836. Recepción de copia de cheque y póliza del pago a beneficiado de losgastos de viaje (viáticos, pasajes y casetas).220a) Objetivo del procedimiento.22b) Descripción del procedimiento.1c) Diagrama de flujo.22237. Recepción de copia (s) de cheque y póliza (s) del pago a proveedor del22programa especial de integración educativa de compras de bienes y/o4servicios.a) Objetivo del procedimiento.22b) Descripción del procedimiento.5c) Diagrama de flujo.22638. Recepción de copias de cheques y pólizas de los pagos a terceros.228a) Objetivo del procedimiento.22b) Normas de operación.9c) Descripción del procedimiento.22[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 17 de 262

d) Diagrama de flujo.923039. Cobros por el trámite de revalidaciones de estudios.232a) Objetivo del procedimiento.23b) Descripción del procedimiento.3c) Diagrama de flujo.23440. Cobros por certificados de estudios de educación primaria y/o secundaria.236a) Objetivo del procedimiento.23b) Descripción del procedimiento.7c) Diagrama de flujo.23841. Cobros de examen a alumnos (as) de preparatoria abierta.240a) Objetivo del procedimiento.24b) Descripción del procedimiento.1c) Diagrama de flujo.24242. Cobros de certificados y/o credenciales a alumnos (as) de preparatoriaabierta.244a) Objetivo del procedimiento.24b) Descripción del procedimiento.5c) Diagrama de flujo.246[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 18 de 262

V. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOSDESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO1. “Fiscalización de nóminas de preparatoria abierta”[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 19 de 262

FISCALIZACIÓN DE NÓMINAS DE PREPARATORIA ABIERTAOBJETIVO DEL PROCEDIMIENTOPresentar de manera sencilla, clara y ordenada las actividades enmateria de fiscalización de las nóminas del personal de preparatoriaabierta, que realiza la Subjefatura de Fiscalización del Departamentode Recursos Financieros; con el propósito el personal involucrado lodesarrolle sin problema.[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 20 de 262

Descripción del procedimientoFECHA DE AUTORIZACIÓNHOJA1ÁREA: DIRECCIÓN DE SERVICIOSDEDEPARTAMENTO:ADMINISTRATIVOSRECURSOS FINANCIEROSPROCEDIMIENTO: FISCALIZACIÓN DE NÓMINAS DE PREPARATORIA ABIERTAACT.RESPONSABLEDepartamento deFORMATO ONUM.1Educación ExtraescolarDESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESEnvía nóminas de aplicadores de exámenesNóminas depara su fiscalización a la Subjefatura deaplicadores deCoordinación de Fiscalización.Subjefatura de2DOCUMENTOexámenesRecibe y efectúa revisión de las nóminas deCoordinación deaplicadores de exámenes para verificar laFiscalizaciónveracidad de los datos reportados (nombres,“cantidades; fechas y periodos).¿Datos Incorrectos?NO3Firma y sella las nóminas de aplicadores de“exámenes.4Envía nóminas de aplicadores de exámenesa la Subjefatura de Tesorería para que seefectúe pago a los aplicadores de exámenes.[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 21 de 262“3

Descripción del procedimientoFECHA DE AUTORIZACIÓNHOJA2ÁREA: DIRECCIÓN DE SERVICIOSDEDEPARTAMENTO:ADMINISTRATIVOSRECURSOS FINANCIEROSPROCEDIMIENTO: FISCALIZACIÓN DE NÓMINAS DE PREPARATORIA ABIERTAACT.RESPONSABLESubjefatura de TesoreríaNUM.5FORMATO ODESCRIPCIÓN DE óminas deCoordinación de Fiscalización, las nóminasaplicadores decon todos sus anexos, después de haberexámenes.hecho los pagos correspondientes.Subjefatura de6Coordinación deRecibe las nóminas y efectúa registro eexámenes donde corresponde, otorgándolesun número progresivo el cuál se le plasma aldocumento y a todos sus anexos con foliador7Remite nóminas de aplicadores de exámenesfoliadas para elaboración de cheques a laSubjefatura de Tesorería.TERMINA PROCEDIMIENTO[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 22 de 262“3

Descripción del procedimientoFECHA DE AUTORIZACIÓNHOJA3ÁREA: DIRECCIÓN DE SERVICIOSDEDEPARTAMENTO:ADMINISTRATIVOSRECURSOS FINANCIEROSPROCEDIMIENTO: FISCALIZACIÓN DE NÓMINAS DE PREPARATORIA ABIERTAACT.RESPONSABLEFORMATO ONUM.DESCRIPCIÓN DE sdeexámenes al Departamento de EducaciónExtraescolar para corrección de datos.Departamento de9Educación ExtraescolarRecibe y corrige datos en las nóminas deaplicadores de exámenes10Envía nóminas de aplicadores de exámenescorregidas a la subjefatura de coordinaciónde fiscalización.Conecta con la actividad número 2.TERMINA PROCEDIMIENTO[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 23 de 262Nóminas deaplicadores deexámenes.“3

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO2. “Contratación de servicios”[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 24 de 262

CONTRATACIÓN DE SERVICIOSOBJETIVO DEL PROCEDIMIENTOPresentar de manera sencilla, clara y secuenciada las actividadesen materia de contratación de servicios que desarrolla la Subjefaturade Coordinación de Fiscalización; del Departamento de RecursosFinancieros; con el propósito de facilitar la realización del trámite alpersonal involucrado en él.[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 25 de 262

Descripción del procedimientoFECHA DE AUTORIZACIÓNHOJA1ÁREA: DIRECCIÓN DE SERVICIOSDE3DEPARTAMENTO:ADMINISTRATIVOSRECURSOS FINANCIEROSPROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE SERVICIOSACT.RESPONSABLEDepartamento deNUM.1Recursos Materiales(Subjefatura deDESCRIPCIÓN DE uestolaautorizacióndedocumentación para la contrataciónServicios Generales)Subjefatura deFORMATO Ode ntratación de servicios y revisa ónpara lacontratación deservicios(ver anexos)¿EXISTE AUTORIZACIÓN?NO3Regresa documentación de comprasde servicios a la Subjefatura deServicios Generales.TERMINA PROCEDIMIENTO[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 26 de 262

Descripción del procedimientoFECHA DE AUTORIZACIÓNHOJA2ÁREA: DIRECCIÓN DE SERVICIOSDE3DEPARTAMENTO:ADMINISTRATIVOSRECURSOS FINANCIEROSPROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE SERVICIOSACT.RESPONSABLEFORMATO ONUM.DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESDOCUMENTOSI4Envía documentación para la contratación deservicios a la Subjefatura de Coordinación deFiscalización para su autorización.Documentación parala contratación deservicios(ver anexos)Subjefatura de5Coordinación deRecibe de la Subjefatura de Presupuesto deservicios autorizado.6Realiza revisión de documentación en apego“a los requisitos �contratación de ntrolsederelaciona,otorgándole un número progresivo(I-B) elcuál se le plasma al documento y a todos susanexos.[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 27 de 262

Descripción del procedimientoFECHA DE AUTORIZACIÓNHOJA3ÁREA: DIRECCIÓN DE SERVICIOSADMINISTRATIVOSDE3DEPARTAMENTO:RECURSOS FINANCIEROSPROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE SERVICIOSACT.RESPONSABLEDepartamento deEducaciónExtraescolarNUM.9FORMATO ODESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESDOCUMENTORemite documentación foliada a laDocumentaciónSubjefatura de Tesorería para lapara laelaboración de cheque respectivo.contratación deservicios(ver anexos)TERMINA PROCEDIMIENTO[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 28 de 262

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO3. “Compra de bienes”[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 29 de 262

COMPRA DE BIENESOBJETIVO DEL PROCEDIMIENTOPresentar de manera sencilla, ordenada y esquemática, lasactividades que en materia de compra de bienes desarrolla laSubjefatura de Fiscalización del Departamento de RecursosFinancieros; a efecto de la realización del trámite, al personalinvolucrado.[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 30 de 262

Descripción del procedimientoFECHA DE AUTORIZACIÓNHOJA1ÁREA: DIRECCIÓN DE SERVICIOSDE3DEPARTAMENTO:ADMINISTRATIVOSRECURSOS FINANCIEROSPROCEDIMIENTO: COMPRA DE BIENESACT.RESPONSABLEDESCRIPCIÓN DE os MaterialesPresupuesto la autorización de lapara compra de(Subjefatura dedocumentación para la compra debienesadquisiciones)bienes.Departamento deSubjefatura deNUM.FORMATO O12PresupuestoalaSubjefatura(ver anexos)Recibe documentación para compradebienesyrevisasi“existepresupuesto para su autorización.¿EXISTE AUTORIZACIÓN?NO3Regresa documentación para compradebienesalaSubjefaturadeAdquisiciones del Departamento deRecursos Materiales.TERMINA PROCEDIMIENTOSI[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 31 de 262“

Descripción del procedimientoFECHA DE AUTORIZACIÓNHOJA2ÁREA: DIRECCIÓN DE SERVICIOSDE3DEPARTAMENTO:ADMINISTRATIVOSRECURSOS FINANCIEROSPROCEDIMIENTO: COMPRA DE BIENESACT.RESPONSABLESubjefatura deNUM.4PresupuestoFORMATO ODESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESDOCUMENTOEnvía documentación para compra de bienesDocumentación paraautorizado a la Subjefatura de Coordinacióncompra de bienesde FiscalizaciónSubjefatura de5Coordinación deRecibe de la Subjefatura de Presupuesto ladocumentaciónFiscalización(ver anexos)paracomprade“bienesautorizados.6Revisa la documentación de los requisitos“establecidos.7Firma y sella la documentación para compra“de desedelarelacionaotorgándole un número progresivo(I-B) elcuál se le plasma al documento y a todos susanexos.[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 32 de 262“

Descripción del procedimientoFECHA DEHOJAAUTORIZACIÓN3ÁREA: DIRECCIÓN DE SERVICIOSDE3DEPARTAMENTO:ADMINISTRATIVOSRECURSOS FINANCIEROSPROCEDIMIENTO: COMPRA DE BIENESACT.RESPONSABLENUM.9FORMATO ODESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESDOCUMENTORemite documentación foliada a laDocumentaciónSubjefatura de Tesorería para lapara compra deelaboración de cheque respectivo.bienes(ver anexos)TERMINA PROCEDIMIENTO[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 33 de 262

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO4. “Reembolso de fondo fijo”[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 34 de 262

REEMBOLSO DE FONDO FIJOOBJETIVO DEL PROCEDIMIENTOPresentar de manera sencilla, clara, ordenada y esquemática, lasactividades que en lo relacionado al servicio de reembolso de fondofijo desarrolla la Subjefatura de Fiscalización del Departamento deRecursos Financieros; con el propósito de facilitar la realización deltrámite al personal involucrado.NORMAS DE OPERACIÓN1.El Departamento de Recursos Financieros, con la autorización del DirectorGeneral de los S.E.P.E.N. y el visto bueno de la Dirección Administrativa, podránasignarle “Fondo Fijo” a cada una de las áreas y/o departamentos que lo solicitensiempre y cuando sea necesario, expidiendo un cheque a nombre del Jefe delDepartamento o área solicitante, firmando un recibo de resguardo a favor deSEPEN para los efectos contables.2.El y/o los responsables del manejo del fondo fijo deberán ajustarse a loestablecido en los presentes lineamientos, de lo contrario será (n) directo (s)responsable (s) del pago (s) que realice (n) y que contravengan lo dispuesto.3.Los gastos realizados con cargo al fondo fijo se repondrán a favor delresponsable del mismo, cuando presente ante el Departamento de RecursosFinancieros de los SEPEN, la comprobación correspondiente según lo señalanlos ordenamientos del citado departamento.[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 35 de 262

4.Solamente la Dirección de Servicios Administrativos en coordinación con laDirección General de los SEPEN, podrá disponer la cancelación del fondo a unárea.5.Será facultad del Órgano de Vigilancia, el efectuar arqueos periódicos a losfondos fijos existentes con el fin de verificar que los gastos realizados conafectación a dicho fondo, se ajusten al monto autorizado y a la normatividademitida para el ejercicio del presupuesto.6.Al final de año de calendario y con motivo del cierre del ejercicio contable, sedeberá reintegrar a más tardar el día 10 de diciembre o cuando el funcionariodeje de prestar sus servicios en el área que tenga bajo su responsabilidad, eltotal del monto autorizado de fondo fijo por parte de cada unidad administrativaque cuente con el fondo de referencia.[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 36 de 262

Descripción del procedimientoFECHA DE AUTORIZACIÓNHOJA1ÁREA: DIRECCIÓN DE SERVICIOSDE3DEPARTAMENTO:ADMINISTRATIVOSRECURSOS FINANCIEROSPROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE FONDO FIJOACT.RESPONSABLEÁrea AdministrativaFORMATO ONUM.1DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESDOCUMENTOSolicita a la Subjefatura de Presupuesto laautorizacióndeladocumentacióndereembolso del fondo fijo.Subjefatura de2PresupuestoRecibe documentación del reembolso deDocumentación defondo fijo y revisa si existe presupuesto parareembolso del fondosu autorización.fijo(ver anexos)¿EXISTE AUTORIZACIÓN?NO3Regresa documentación de reembolso delfondo fijo al área administrativa.TERMINA PROCEDIMIENTOSI4Envía documentación de reembolso delfondo fijo autorizado a la Subjefatura deCoordinación de Fiscalización.[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 37 de 262“

Descripción del procedimientoFECHA DE AUTORIZACIÓNHOJA2ÁREA: DIRECCIÓN DE SERVICIOSDE3DEPARTAMENTO:ADMINISTRATIVOSRECURSOS FINANCIEROSPROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE FONDO FIJOACT.RESPONSABLESubjefatura deNUM.5Coordinación deFORMATO ODESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESDOCUMENTORecibe de la Subjefatura de Presupuesto ladocumentación de reembolso del fondo fijo.FiscalizaciónDocumentación dereembolso del fondofijo(ver anexos)6Realizarevisióndedocumentosde“reembolso de fondo fijo, en apego a losrequisitos establecidos.7Firma y sella la documentación de reembolso“del fondo fijo.8Envía documentación de reembolso del“fondo fijo para su autorización a la Direcciónde Servicios Administrativos.Dirección deServicios9Recibe y autoriza documentación dereembolso del fondo fijo.Administrativos[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).Página 38 de 262“

Descripción del procedimientoFECHA DE AUTORIZACIÓNHOJA3ÁREA: DIRECCIÓN DE SERVICIOSDE3DEPARTAMENTO:ADMINISTRATIVOSRECURSOS FINANCIEROSPROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE FONDO FIJOACT.RESPONSABLENUM.10FORMATO ODESCRIPCIÓN DE alaSubjefatura de Coordinación de Fiscalizaciónpara su registro y control administrativo.Documentación dereembolso del fondofijo(ver anexos)Subjefatura de11Coordinación deRecibe documentación de reembolso del“fondo fijo autorizada por la Dirección deFiscalizaciónServicios ondedecontrolsede“relacionaotorgándole un número progresivo (I-B), elcuál se le plasma al documento; y a todossus anexos.13RemitedocumentaciónfoliadaalaSubjefatura de Tesorería para elaboración decheque respectivo.TERMINA PROCEDIMIENTO[Escriba texto]Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros.(Marzo de 2005).

Manual de Puestos del Departamento de Recursos Financieros. (Marzo de 2005). Página 2 de 262 CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN. 5 II. OBJETIVO DEL MANUAL 7 III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS. 8 IV. ÍNDICE DE LOS PROCEDIMIENTOS. 9 V. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS. 18 1. Fiscalización de nóminas de preparatoria abierta. 2. Contratación de .

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