Contaduría General De La Provincia De Río Negro Viedma, 29 Y 30/04/14

Objetivo 1: Resguardo de activos Algunos “controles de acceso” típicos. . . Los ingresos en efectivo o cheques deben registrarse antes de ser depositados Usar mecanismos de seguridad: llaves, claves o sensores. Establecer restricciones personales para el acceso Validar los ingresos y egresos de activos, mediante el uso de documentación y autorizaciones Realizar arqueos de fondos y valores e inventarios de bs. de consumo y bs. de uso, con periodicidad adecuada. 06/05/2014 Walter Miner 48

Objetivo 1: Pautas de RA 1) Responsabilidad delimitada: Cada agente debe tener responsabilidad delimitada en cuanto a la realización de sus tareas. Si esta condición no se aplica, habrá superposición o vacío de responsabilidad. 06/05/2014 Walter Miner 49

Objetivo 1: Pautas de RA 2) Separación de funciones de carácter incompatible: Las funciones de custodia y/o administración de activos deben estar separadas de las vinculadas al registro de los mismos. A su vez, la solicitud o ejecución de operaciones deben encontrarse separadas de su autorización, a través de su asignación a distintos agentes. - Optimización del uso de los RRHH (relación costo – beneficio del control). 06/05/2014 Walter Miner 50

Objetivo 1: Pautas de RA 3) Segregación del procesamiento de cada transacción: Como complemento de 2), ningún agente debe tener a su cargo la totalidad del procesamiento de una operación, con el fin de disminuir la probabilidad de errores y/o irregularidades. 06/05/2014 Walter Miner 51

Objetivo 1: Pautas de RA 4) Utilización de pruebas de consistencia: Tienen por objetivo asegurar la corrección de la operación y su posterior registro. Esta previsión puede ser realizada por medios manuales o automáticos. Ejemplos: - Control de la cobranza con el depósito bancario. - Control de los pagos con los cheques emitidos. 06/05/2014 Walter Miner 52

Objetivo 1: Pautas de RA 5) Rotación de funciones: Los empleados no deben “eternizarse” en una función, siendo recomendable proceder a la rotación con una frecuencia razonable y, especialmente, en ciertas funciones vinculadas con la custodia y registro de activos. Esta previsión tiene por objetivo disminuir la posibilidad de que se cometan irregularidades y que si se producen, puedan ser detectadas. 06/05/2014 Walter Miner 53

Objetivo 1: Pautas de RA 6) Utilizar formularios pre-numerados por imprenta: - Toda documentación de importancia, vinculada con la administración de activos (recibos, órdenes de pago, comprobantes de caja chica o fondo fijo, comprobantes de entrada o salida de depósitos o almacenes, etc., deberá estar pre-numerado por imprenta. - Las copias de los formularios utilizados deberán archivarse en forma correlativa. - Periódicamente, deberá constatarse la existencia de formularios sin utilizar. 06/05/2014 Walter Miner 54

Objetivo 1: Pautas de RA 7) Reducir al mínimo el uso de dinero en efectivo: El dinero en efectivo sólo será utilizado para compras menores, mediante la modalidad de caja chica o fondo fijo. 06/05/2014 Walter Miner 55

Objetivo 1: Pautas de RA 8) Depósito inmediato de los ingresos: El dinero en efectivo y cheques recibidos deberá ser depositado íntegramente dentro de las 24 horas corridas de su percepción. 06/05/2014 Walter Miner 56

Los 3 Objetivos del Control Interno Eficacia y Eficiencia en las Operaciones (CIO) Confiabilidad de la Información Financiera (CIF) Cumplimiento de las leyes y normas aplicables (CIC) 06/05/2014 Walter Miner 57

Los 3 Objetivos del Control Interno Cumplimiento de aquellas leyes y normas a las cuales está sujeta la organización. De esta forma se logra Cumplimiento evitar: de las leyes y normas Efectos perjudiciales para su que sean reputación. aplicables 06/05/2014 Walter Miner Contingencias. Otros eventos de pérdidas y demás consecuencias negativas. 58

Objetivo 2: Cumplimiento Normativo Objetivos de cumplimiento: incluyen Objetivos relacionados con el cumplimiento de leyes y otras normas externas. Objetivos relacionados con el cumplimiento de normas y procedimientos de la organización (a los efectos del marco, corresponden a objetivos de EEE de las operaciones: CIC facilita el CIO). 06/05/2014 Walter Miner 59

Objetivo: Cumplimiento Normativo Superposición de materias EEE de Operaciones vs. Cumplimiento Normas que obstaculizan la gestión 06/05/2014 Walter Miner 60

1. Perfil del CIC: Leyes y otras normas externas Constitución Nacional Constitución Provincial Tratados internacionales e interprovinciales Leyes Nacionales, Provinciales u Ordenanzas Resoluciones judiciales Decretos Resoluciones, Disposiciones y Circulares Acuerdos, Contratos y Convenios 06/05/2014 Walter Miner 61

1. Perfil del CIC: Normas y procedimientos del ente Manual de Organización (organigrama, misiones y funciones) Planes (estratégicos y/u operativos) Políticas Presupuesto: - Programas, Proyectos, Actividades, - Objetivos (estratégicos u operativos) y Metas Reglamentos, Normas y Procedimientos Instructivos, Instrucciones y Memorandos Usos y costumbres ? 06/05/2014 Walter Miner 62

1. Perfil del CIC: Normas y procedimientos del ente El CIC incluye o está relacionado con: Cumplimiento de normas internas Proceso de gestación de normas internas (procedimientos, etc.) Proceso de gestación de acuerdos, contratos y convenios (es normativa externa o interna ?) 06/05/2014 Walter Miner 63

1. Perfil del CIC: Tipos de normas internas Normas normativas: Normas o Procedimientos Normas aprobatorias: Resoluciones Normas de difusión: Circulares o Comunicados 06/05/2014 Walter Miner 64

2. Actividades regladas y Actividades discrecionales Reglada o discrecional ? Actividades discrecionales: incluyen fórmulas elásticas u otorgan facultades al funcionario para decidir. Ejemplos: - “utilidad pública”, - “conveniencia económica”, - “urgente necesidad”, o - “diligencia de un buen hombre de negocios” 06/05/2014 Walter Miner 65

2. Actividades regladas y Actividades discrecionales Límite de la discrecionalidad: razonabilidad, es decir - Se deben fundamentar las decisiones: técnica, económica y/o jurídicamente (b y e) - Los medios que se adopten deben ser proporcionales a los fines perseguidos (f) - La decisión no debe afectar el principio de igualdad (d) - No deben existir fines encubiertos ó desviación de poder (f). 06/05/2014 Walter Miner 66

3. Riesgos del “In-Cumplimiento” Incumplimiento de Objetivos (Misión) Desorganización e Imprevisibilidad Perjuicios económicos, presentes o futuros Comisión de actos con errores o que puedan ser declarados nulos o tildados de irregulares. Desprotección en casos de dolo o fraude Desprestigio social de la organización y sus directivos (sanción social) Sanciones administrativas o judiciales 06/05/2014 Walter Miner 67

4. Pautas de CIC Relativos a la Normativa Externa Relativos a la Normativa Interna y de Regulación “hacia fuera” 06/05/2014 Walter Miner 68

4.1. Pautas CIC: Normas Externas a) Asegurar la identificación de toda la normativa externa que afecte las actividades del ente Se deben establecer procedimientos que permitan la identificación de toda norma que incida en las operaciones del ente. Cuando corresponda, deberán tomarse los recaudos para incorporar en los planes, políticas y programas, aquellos aspectos que, en materia normativa, deban ser cumplimentados. 06/05/2014 Walter Miner 69

4.1. Pautas CIC: Normas Externas b) Definición de objetivos y riesgos, y asignación de responsabilidades Se deben establecer procedimientos que posibiliten la definición de objetivos, identificación de riesgos y asignación de responsabilidades y medios, relativos al debido cumplimiento de la normativa externa en cada área competente o proceso del ente. 06/05/2014 Walter Miner 70

4.1. Pautas CIC: Normas Externas c) Asegurar la difusión de toda la normativa externa que afecte las operaciones Se deben establecer procedimientos que permitan la distribución y difusión, a los empleados y funcionarios competentes, de toda la normativa externa que afecte la operatoria de la organización. 06/05/2014 Walter Miner 71

4.1. Pautas CIC: Normas Externas d) Consideración del cumplimiento con la normativa externa en los procedimientos internos Se deben establecer acciones que aseguren que las operaciones y actividades del ente, contemplen el cumplimiento de las normas externas, e identifiquen los responsables de velar por su cumplimiento. Tales acciones deben estar incorporadas a los procedimientos del ente. 06/05/2014 Walter Miner 72

4.1. Pautas CIC: Normas Externas e) Asegurar la comprensión por parte de los agentes de aquella normativa externa que afecte las operaciones Se deben establecer procedimientos que permitan la debida comprensión, por parte de los agentes competentes, de aquella normativa externa que afecte las operaciones del ente, así como de los inconvenientes y posibles sanciones derivados de su incumplimiento. 06/05/2014 Walter Miner 73

4.1. Pautas CIC: Normas Externas f) Definir procedimientos para la actualización de los procedimientos internos, con motivo de modificaciones en la normativa externa Se deben establecer procedimientos que permitan la actualización de los procedimientos internos, cuando se tome conocimiento de modificaciones en la normativa externa. 06/05/2014 Walter Miner 74

4.1. Pautas CIC: Normas Externas g) Verificación del cumplimiento adecuado de la normativa Se deben establecer mecanismos que permitan la verificación, por medios manuales, mecánicos o electrónicos, del debido cumplimiento de la normativa externa. Estos métodos deben prever la identificación de los objetivos de control y la documentación de los controles implantados, así como de los riesgos asociados al incumplimiento y la determinación de su impacto y probabilidad de ocurrencia. 06/05/2014 Walter Miner 75

4.1. Pautas CIC: Normas Externas h) Medición del grado de cumplimiento Cuando sea posible, deberán desarrollarse sistemas de medición que permitan determinar el grado de cumplimiento con la normativa. 06/05/2014 Walter Miner 76

4.1. Pautas CIC: Normas Externas i) Aspectos controvertidos En los casos en que la normativa vigente presente situaciones controvertidas u opinables, deben establecerse criterios que permitan su adecuada interpretación y aplicación. 06/05/2014 Walter Miner 77

4.1. Pautas CIC: Normas Externas j) Cumplimiento normativo en actuaciones discrecionales o en aspectos no reglamentados Las actuaciones de los agentes y funcionarios en el cumplimiento de sus responsabilidades y tareas que, por tratarse de eventos “discrecionales” o de situaciones que no se encuentren reguladas por normas, deben ajustarse a los criterios de una sana administración. (y normas análogas?) En dichos casos, se deberán tomar los recaudos para que las decisiones adoptadas se encuentren debidamente fundamentadas y documentadas. 06/05/2014 Walter Miner 78

4.1. Pautas CIC: Normas Externas k) Supervisión e Información Se deben establecer procedimientos apropiados que permitan elaborar información periódica y oportuna a los niveles superiores acerca del cumplimiento con la normativa externa, así como de las irregularidades detectadas y/o del riesgo de su ocurrencia. 06/05/2014 Walter Miner 79

4.1. Pautas CIC: Normas Externas l) Acciones correctivas Se deben establecer procedimientos eficaces para la solución de aquellas situaciones que indiquen potenciales casos de irregularidades, así como de su debida tramitación cuando impliquen eventuales responsabilidades administrativas, civiles, penales o de otro tipo, atendiendo a la resolución de las causas que las posibilitaron. 06/05/2014 Walter Miner 80

4.1. Pautas CIC: Normas Externas m) Mantenimiento de una base de datos de la normativa vigente Se deben arbitrar los medios para disponer o tener acceso a un compendio actualizado de la normativa externa vigente. 06/05/2014 Walter Miner 81

4.2. Pautas CIC: Normas Internas a) Emisión de políticas, normas y reglamentos La autoridad superior debe establecer por escrito y difundir adecuadamente aquellas políticas, normas y procedimientos a que se sujetará el ente, así como también los respectivos planes de acción (estratégicos y/u operativos) y los presupuestos asociados a los mismos. 06/05/2014 Walter Miner 82

4.2. Pautas CIC: Normas Internas b) Establecimiento de controles para el proceso de emisión de políticas, normas y procedimientos Se deben establecer controles que aseguren la calidad y eficacia de la normativa emitida por el ente, tanto la de aplicación interna como la aplicable por otros entes. En general, la normativa debe reunir atributos de claridad, concisión, estandarización y actualización, evitando las superposiciones y sobreabundancia. 06/05/2014 Walter Miner 83

4.2. Pautas CIC: Normas Internas c) Difusión de toda normativa interna que afecte las operaciones, a todos los agentes que necesiten conocerla Se deben establecer procedimientos que permitan la debida difusión de toda la normativa interna, a cada uno de los agentes que sean competentes en relación con la misma. 06/05/2014 Walter Miner 84

4.2. Pautas CIC: Normas Internas d) Consideración de las normas externas en la normativa interna Se deben establecer recaudos para verificar la debida incorporación de las normas externas que sean procedentes, en los procedimientos internos del organismo. 06/05/2014 Walter Miner 85

4.2. Pautas CIC: Normas Internas e) Asegurar la comprensión por parte de los agentes, de la normativa interna que deban considerar en su labor Se deben establecer procedimientos que permitan la debida comprensión, por parte de los agentes competentes, de toda la normativa interna que afecte las operaciones a su cargo, así como de los riesgos y posibles sanciones que puede acarrear su incumplimiento. 06/05/2014 Walter Miner 86

4.2. Pautas CIC: Normas Internas f) Actualización y modificación de la normativa Deben establecerse controles eficaces que permitan la canalización y análisis de las propuestas de modificación y actualización de la normativa interna. 06/05/2014 Walter Miner 87

4.2. Pautas CIC: Normas Internas g) Cumplimento adecuado de la normativa Se deben establecer procedimientos que permitan la verificación del debido cumplimiento de la normativa interna. Las herramientas de control deben prever la identificación de los riesgos, la determinación de su impacto y probabilidad de ocurrencia, los objetivos de control y la documentación de los controles realizados. 06/05/2014 Walter Miner 88

4.2. Pautas CIC: Normas Internas h) Aspectos controvertidos En los casos en que la normativa vigente presente situaciones controvertidas u opinables, deben establecerse criterios que permitan su adecuada interpretación y aplicación. 06/05/2014 Walter Miner 89

4.2. Pautas CIC: Normas Internas i) Cumplimiento normativo en actuaciones discrecionales o en aspectos no reglamentados Las actuaciones de los agentes y funcionarios en el cumplimiento de sus responsabilidades y tareas que, por tratarse de eventos “discrecionales” o de situaciones que no se encuentren reguladas por normas, deben ajustarse a los criterios de una sana administración. (y normas análogas?) En dichos casos, se deberán tomar los recaudos para que las decisiones adoptadas se encuentren debidamente fundamentadas y documentadas. 06/05/2014 Walter Miner 90

4.2. Pautas CIC: Normas Internas j) Supervisión e Información Se deben establecer procedimientos apropiados que permitan elaborar información periódica y oportuna a los niveles superiores acerca del cumplimiento con la normativa externa, así como de las irregularidades detectadas y/o del riesgo de su ocurrencia. 06/05/2014 Walter Miner 91

4.2. Pautas CIC: Normas Internas k) Acciones correctivas Se deben establecer procedimientos eficaces para la solución de aquellas situaciones que indiquen potenciales casos de irregularidades, así como de su debida tramitación cuando impliquen eventuales responsabilidades administrativas, civiles, penales o de otro tipo, atendiendo a la resolución de las causas que las posibilitaron. 06/05/2014 Walter Miner 92

4.2. Pautas CIC: Normas Internas l) Mantenimiento de una base de datos de la normativa vigente Se deben arbitrar los medios para disponer o tener acceso a un compendio actualizado de la normativa interna vigente. 06/05/2014 Walter Miner 93

Los 3 Objetivos del Control Interno Eficacia y Eficiencia en las Operaciones Confiabilidad de la Información Financiera Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables 06/05/2014 Walter Miner 94

Los 3 Objetivos del Control Interno Incluye: - Elaboración y publicación de Estados Contables anuales, estados Confiabilidad contables intermedios, Ejecución de la presupuestaria, Cuenta de Inversión y información financiera toda otra información que “deba” ser publicada o comunicada a terceros - Elaboración y comunicación de información de gestión de uso interno. 06/05/2014 Walter Miner 95

Objetivo 3: Confiabilidad de la Información Información incluida (a título enunciativo): Reportes financieros externos: - Estados Contables - Cuenta de Inversión Reportes no financieros externos: - Dirigidos a interesados del ámbito gubernamental - Dirigidos a la ciudadanía y a la opinión pública Reportes internos, financieros y no financieros: - Ejecución presupuestaria - Informes sobre nivel de actividad 06/05/2014 Walter Miner 96

Objetivo 3: Confiabilidad de la Información Requisitos de la información: 12- 345606/05/2014 Pertinencia (atingencia) Confiabilidad (credibilidad) 2.1. Aproximación a la realidad - Esencialidad (sustancia sobre la forma) - Neutralidad (objetividad o ausencia de sesgos) - Integridad 2.2. Verificabilidad Sistematicidad Comparabilidad Claridad (

FASES DE LA ADMINISTRACION PLANEAMIENTO ORGANIZACIÓN CONTROL 7 COORDINACIÓN y DIRECCIÓN 06/05/2014 Walter Miner. Tecnología Rec. Materiales Bienes . FASES DE LA ADMINISTRACIÓN Actividades 1111 PLANEAMIENTO de conducción CONTROL Actividades sustantivas Actividades de apoyo Walter Miner 06/05/2014 11.