Sistema De Inventario Y Facturación De La Tienda De .

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Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua, ManaguaUNAN-MANAGUAFacultad Regional Multidisciplinaria EstelíFAREM-EstelíTrabajo Monográfico para optar al Título deIngeniero en Sistemas de InformaciónSistema de inventario y facturación de la tienda de accesorios de computadoras ycelulares “Decosys”Presentado por: Leydi Roxana Velásquez Valle Carlos Alberto Zeledón BustilloTutor:Francisco Javier Llanes GutiérrezAsesor:Russell Calderón SalmerónEstelí, 24 de enero de 2014

DedicatoriaDedicamos esta tesis a nuestro Dios fuente de vida e inspiración, al todo creadorquien nos dio la fuerza, la salud y sabiduría para continuar cada día porque sin suayuda y misericordia hubiese sido imposible continuar.

AgradecimientosAgradecemos de forma profunda primeramente a nuestros padres por todo elapoyo que nos dieron, porque siempre creyeron en nosotros animándonosconstantemente y a nuestro asesor monográfico por la motivación y ayuda quesiempre nos brindó.

RESUMENEl presente proyecto de investigación aplicada se orienta al análisis y diseño de unsistema de información para el manejo de inventario y facturación (NOVA SIS) deun negocio dedicado a la venta de accesorios de computadora y celulares.NOVA SIS fue desarrollado bajo el enfoque de modelo iterativo. Este modelopermite crear en cada etapa un prototipo cada vez más mejorado hasta cumplircon las expectativas del cliente.El sistema de información NOVA SIS, permitirá la automatización en los procesosde control del inventario y facturación de forma eficiente, que conlleva a mejorar lagestión de la información para la toma de decisiones en el negocio.Palabras calves: Inventario, tienda, facturación, administración, control.

INDICE DE CONTENIDOI.INTRODUCCION . 11.1.Antecedentes . 11.2.Planteamiento del problema . 21.3.Preguntas problemas . 31.4.Justificación . 3II.OBJETIVOS . 52.1. Objetivo general . 52.2. Objetivos específicos . 5III.MARCO TEORICO . 63.1. Los sistemas de información . 63.1.1. Tipos de sistemas de información . 73.1.2. Sistemas de información transaccionales (TPS) . 93.2. Sistemas de inventarios . 93.3. Sistema de facturación . 103.3.1. Definición de factura . 103.3.2. Tipos de facturas . 113.4.1. Modelo iterativo. 13IV.MATERIALES Y METODOS. 164.1. Tipo de estudio . 164.2. Métodos . 164.3. Unidad de análisis . 164.4. Técnica de Investigación . 164.4.V.Etapas de investigación y desarrollo . 17RESULTADOS . 195.1.Contexto general de la empresa DECOSYS. 195.2.Desarrollo del sistema de información para el control del inventario y la facturación. . 225.3.Pruebas de validación . 42VI.CONCLUSIONES . 44VII.RECOMENDACIONES . 45VIII.BIBLIOGRAFIA . 46IIX.Anexos. 48

I. INTRODUCCIONEl presente informe, es el resultado del proyecto de investigación aplicada titulado“Sistema de inventario y facturación de la tienda de accesorios de computadoras ycelulares Decosys”. Fue desarrollado durante el periodo de agosto 2013 anoviembre 2014, en una micro empresa de la ciudad de Estelí.1.1.AntecedentesLa aparición de los primeros sistemas de información transaccionales se remontaa los años cincuenta y sesenta. En los años sesenta nacieron la informática deusuario final y las primeras herramientas de automatización de oficinas, de formaparalela estaban apareciendo diferentes tipos de sistemas de informacióndecisorios, siendo los primeros los sistemas de ayuda a la toma de decisiones(Pastor i Collado, 2002).En la red existen soluciones genéricas, gratuitas y de pago, para el control deinventario y facturación. NCH Software dispone de INVENTORIA que permite elcontrol de stock y manejo de inventario para empresas, Express Invoice comosoftware de facturación (NCH Software, s.f.); Bind ERP dispone una solución parael control de inventario en la nube para PyMES (Bind ERP, s.f.). También esposible encontrar algunas soluciones con funciones integrales como MONICA, unsoftware que realiza las facturas, ayuda al control del inventario, y la contabilidadde su empresa (TECHNOTEL Inc., 2009).En la FAREM Estelí, se han desarrollado algunos proyectos de sistemas deinventarios realizados por egresados de la carrera de Ciencias de la Computación,entre ellos:Sistema de información computarizado para el control de contabilidad, inventario yfacturación de la empresa Distribuidora de electrodomésticos “Los tarantines,1

Estelí”. La aplicación fue implementada en el año 2009, por una necesidad demejorar las actividades rutinarias del negocio. Entre los módulos del sistema seincluía el control del inventario, la generación de informes y reportes para la tomade decisiones. (Blandon & Sanchez, 2009).Sistema de control de inventario y facturación en la mueblería y ferretería Franklin.Este proyecto fue desarrollado para la automatización de los procesos de venta ypara facilitar el control del inventario y facturación (Castillo Chavarria, Talavera,Alvarado, & Perez, 2008)En la revisión documental, no se encontró estudios o proyectos relacionados aldiseño de soluciones o aplicaciones para el manejo de inventario y facturaciónpara tiendas de accesorios de computadoras.1.2.Planteamiento del problemaLa tienda Decosys ubicada en la ciudad de Estelí, posee un carácter dinámico, unespíritu competitivo, sin embargo, la presión de un mercado globalizado y laurgencia de usar nuevas tecnologías para lograr una estabilidad en el negocio,cada vez más pesa en el crecimiento de la tienda.Las tareas rutinarias de recopilar, transmitir, registrar y revisar información en latienda se llevan a cabo de forma manual.Una deficiente organización en el inventario genera costos adicionales, ya que sedebe asumir la perdida de realizar una venta cuando no se encuentran losproductos a tiempo, pues no se sabe con exactitud si hay productos disponibles,hasta que se revisa físicamente el inventario de la tienda; lo anterior, generaincertidumbre y obstaculiza la toma de decisiones por parte del propietario.2

Además de esto, los registros en papel son propensos a perderse o dañarse. En elmomento de ajustar cuentas con los clientes que adquieren créditos, se necesitala disponibilidad de esos registros de manera casi inmediata para agilizar eseproceso.Hay que tomar en cuenta que para realizar un arqueo de venta diaria se deberevisar todas las facturas de ese día, sumarlas una a una para poder obtener esainformación, sin olvidar que en cualquier momento se puede pasar por alto unafactura, produciendo datos erróneos, y al momento de registrar esos datos en losarqueos diarios para realizar estadísticas de la tienda se produce un desequilibriocontable y difícil de corregir.De los anterior se deduce que existe dificultad en la gestión de la información dedicha tienda, esto genera deficiencia en la administración del inventario, yfacturación del negocio, esto produce incertidumbre en cada uno de los procesoscríticos y transacciones que se llevan a cabo diariamente.1.3.Preguntas problemas ¿Cuál es el contexto de la empresa Decosys? ¿Qué característica debe tener la solución automatizada para la gestión deinformación del inventario y facturación en Decosys?1.4.JustificaciónDesde hace mucho tiempo, las empresas han reconocido la importancia deadministrar acciones claves, como es la facturación, control de inventario yagilidad al atender al cliente potencial. Por ende, la información se ha ganado ellegítimo derecho de ser esencial en los procesos de administración de losnegocios.3

Para optimizar la información, un negocio se debe administrar de manera eficientey ordenada. Un dueño de negocio debe comprender que así como se vende unproducto o se generan ganancias es importante la información que se obtiene alhacer esas operaciones, para entender si el negocio está en buenas condiciones oestá decayendo y así desarrollar las estrategias para aumentar la competitividad.El uso adecuado de un sistema de información genera ventajas competitivas,porque en la actualidad es necesario que los negocios se adapten al uso de lasnuevas tecnologías de información para estar a nivel competitivo en el mercado.La implementación de un sistema genera muchos beneficios como laautomatización de cada proceso, rapidez en las tareas de la gestión de lainformación, que conlleva a una mejor administración en los negocios.Con la implementación del sistema NOVA SIS se podrá tener un control total delinventario y la facturación. El sistema genera informes de las ventas y productosexistentes. Otro aspecto importante, es que dicho sistema permitirá resguardar lainformación de forma exacta y confiable, la cual estará disponible para surespectivo análisis y contribuir a la toma de decisiones del negocio.4

II. OBJETIVOS2.1. Objetivo generalAutomatizar el control del inventario y facturación de la tienda “Decosys” medianteel diseño de un sistema de información transaccional.2.2. Objetivos específicos1. Caracterizar la situación actual de la empresa Decosys.2. Desarrollar el sistema de información para la automatización de inventario y lafacturación de la empresa Decosys.3. Realizar pruebas de validación al software para asegurar su buenfuncionamiento.5

III. MARCO TEORICOEl marco teórico que fundamenta esta investigación, permitirá conocer sobre losprincipales conceptos asociados a los sistemas de información su clasificación ycaracterísticas más generales, también se pretende dar a conocer más a fondoacerca de los sistemas transaccionales en especial los sistemas para control deinventario; así también las técnicas y procedimientos para el desarrollo de unsistema de información.3.1. Los sistemas de informaciónSenn (1992) sostiene que un sistema “es un conjunto de componentes queinteractúan entre sí para lograr un objetivo común”.Whitten, Bentley, & Barlow (1997) hacen referencia a algunos de los componentesy definen un sistema de información como “una disposición de personas,actividades, datos, redes y tecnología integrados entre sí con el propósito deapoyar y mejorar las operaciones cotidiana de una empresa, así como satisfacerlas necesidades de información para la resolución de problemas y la toma dedecisiones por parte de los directivos de la empresa”.Para Tamayo (2005) un sistema de información “es un conjunto ordenado derecursos económicos, humanos, técnicos, datos y procedimientos que interactúanentre sí y al ser ejecutados apropiadamente proporcionan la información requeridapara apoyar la toma de decisiones y facilitar el control de la organización”.6

3.1.1. Tipos de sistemas de informaciónSenn (1992) propone dos tipos de sistemas de información: personales ymultiusuarios. Los primeros tienen como objetivo multiplicar la productividadindividual, es decir, son diseñados para satisfacer las necesidades de informaciónpersonal de un solo usuario. Los segundos son diseñados para satisfacer lasnecesidades de grupos de trabajo u organizaciones completas.Para Pastor i Collado (2002) afirma que en el pasado la clasificación generica delos sistemas de información en transaccionales y decisorios ha sido la que hacontado con mayor aceptación por parte de autores e investigadores.De acuerdo a Kendall & Kendall (2005) los sistemas de información se desarrollancon diversos propósitos según las necesidades de la empresa y propone lossiguientes:Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction ProcessingSystems) funcionan al nivel operativo de una organización, los sistemas deautomatización de la oficina (OAS, Office Automañon Systems) y los sistemas detrabajo del conocimiento (KWS, Knowledge Work Systems) apoyan el trabajo alnivel del conocimiento. Los sistemas de información gerencial (MIS, ManagementInformation Systems) y los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS,Decisión Support Systems) se encuentran entre los sistemas de alto nivel. Lossistemas expertos aplican el conocimiento de los encargados de la toma dedecisiones para solucionar problemas estructurados específicos. Los sistemas deapoyo a ejecutivos (ESS, Executive Support Systems) se encuentran en el nivelestratégico de la administración. Los sistemas de apoyo a la toma de decisionesen grupo (GDSS, Group Decisión Support Systems) y los sistemas de uter-SupportedCollaborative Work Systems), descrito de manera más general, auxilian la toma dedecisiones semiestructuradas o no estructuradas a nivel de grupo.7

De acuerdo a Cohen & Asín (2005) los sistemas de información se clasifican entres tipos: transaccionales, de apoyo en la toma de decisiones y estratégicos.CLIENTESNivel GerencialSistemasde apoyo a lasdecisionesCLIENTESNivel OperativoSistemas TransaccionalesNivel EstructuralSistemas EstratégicosFuente: Adaptado de Cohen & Asín (2005)COMPETENCIAoFigura N 1. Clasificación de los sistemas de información. Fuente: Adatado de Cohen & Asin(2005)En la Figura No. 1 se muestra que los sistemas transaccionales apoyan el niveloperativo de la empresa y su función primordial consiste en procesartransacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Lossistemas de apoyo de las decisiones están diseñados específicamente paraayudar a la gerencia en la toma decisiones. Estos últimos se pueden clasificar en:sistemas de apoyo a la toma de decisiones, sistemas de apoyo a la toma dedecisión de grupo, sistemas de expertos de apoyo a la toma de decisiones ysistema de información para ejecutivos y finalmente los sistemas estratégicos cuyofin es lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología deinformación (Cohen Karen & Asín Lares, 2005).En base al presente estudio se amplía información sobre los sistemas deinformación transaccionales.8

3.1.2. Sistemas de información transaccionales (TPS)Sobre los sistemas de información transaccionales o SI de proceso detransacciones, Pastor i Collado (2002) los define como “aquellos sistemas del SIglobal de la organización que se encargan de manera específica de procesar tantolas transacciones de información provocada por las interacciones formales entre elentorno y la organización como las transacciones generadas en el seno de laorganización”.Sobre sus principales características están (Cohen Karen & Asín Lares, 2005): A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido aque automatizan tareas operativas de la empresa u organización. Con frecuencia son el primer tipo de sistemas de información que se implanta enlas organizaciones y empresas. Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelenser simples y poco complejos. Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estossistemas se cargan las grandes bases de información para su posterior utilización. Son los encargados de integrar gran cantidad de información en la organización yempresa que es empleada para apoyar a los mandos intermedios y altos. Son fáciles de adaptar a paquetes de aplicaciones que se encuentran en elmercado, ya que automatizan los procesos básicos que son comunes en empresasy organizaciones similares o iguales.Un ejemplo concreto de TPS son los sistemas de inventario que a continuaciónse describen algunos aspectos teóricos sobre los mismos.3.2. Sistemas de inventariosUn inventario consiste en la existencia de productos físicos que se conservan enun lugar y momento determinado (Ternise, 1977, citado por Sierra, 2003).9

La RAE establece que el inventario es un “asiento de los bienes y demás cosaspertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden o precisión”.Hay muchas razones de por qué se debe de mantener un inventario una de ellases la capacidad de predicción; con el registro de un inventario se puede estableceruna cuenta ordenada de todos los productos esto permite tener un equilibrio enentradas y salidas y sobre todo permite predecir lo que se necesita en el momentoexacto (Muller, 2004).En Wikispaces Classroom se define un sistema de inventario como “un conjuntode normas, métodos y procedimientos aplicados de manera sistemática paraplanificar y controlar los materiales y productos que se emplean en unaorganización. Este sistema puede ser manual o automatizado” (Mena, 2011).3.3. Sistema de facturación3.3.1. Definición de facturaJohannes Schnitzer (2007) afirma que la factura de compra o facturacomercial es un documento mercantil que refleja toda la información de unaoperación de compraventa. La información fundamental que aparece en unafactura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto ala fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación aexistencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en eso ordinario dela explotación, o bien para su transformación o incorporación al procesoproductivo.Alfonso J. Ballasteros Roman (2001) explica que “La factura es el documentodonde se fijan

Desarrollar el sistema de información para la automatización de inventario y la facturación de la empresa Decosys. 3. Realizar pruebas de validación al software para asegurar su buen funcionamiento. 6

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como su definición, los principales tipos de inventario, los objetivos de valuar el inventario, los distintos métodos que hay para valuación, se trata el conteo físico de inventario, el inventario obsoleto y defectuoso y por último lo relacionado al control interno del inventario.

Implementar un sistema de inventario con código de barras. Usuarios del sistema: serán los únicos que puedan acceder y modificar Etiquetas: que se puedan colocar de una manera que no sea tan fácil de retirar 1.4 Hipótesis La implementación de este sistema de inventario con código de barras permitirá llevar un

dos tipos de reuniones comunales y cuándo usarlas en un inventario forestal participativo. 232 2. planifique las reuniones . Apéndice 9: Por qué hemos escogido muestrear con líneas de inventario. 297 1. por qué elegimos el muestreo sistemático en fajas (p.ej., muestreo con líneas de inventario) .

Supervisar que la toma de inventario físico de los bienes existentes en el almacén de PROMPERÚ, se realice de acuerdo a las pautas establecidas en el presente procedimiento. Supervisar al proveedor especializado en la toma de inventario. Suscribir las Actas de inicio y cierre. Suscribir el informe de resultados del inventario.

01.01.11. Inventario de funcionamiento familiar 01.01.12. Inventario de relaciones entre familia y trabajo 01.01.13. Inventario multifactorial de problemas familiares 01.01.15. Escala de conflicto familiar para latinos 01.01.16. Escala de comunicación familiar 01.01.17. Escala de satisfacción familiar 01.02. MADRE, PADRE Y HERMANOS 25 01.02.01.

buen control en el inventario permite a las empresas un mayor crecimiento. 3M Ferretería ha estado presentando debilidad en los controles del inventario, por lo que la propietaria desconoce el inventario actual y las utilidades que se obtiene. La presente investigación se realizó con el objetivo de dar solución a la problemática

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