FEC & Lettrage Dans NetSuite

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FEC & Lettragedans NetSuiteAlexandre MARTINProduct Manager France10 juin 20201Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Safe harbor statementThe following is intended to outline our general product direction. It is intended for informationpurposes only, and may not be incorporated into any contract. It is not a commitment to deliverany material, code, or functionality, and should not be relied upon in making purchasingdecisions. The development, release, timing, and pricing of any features or functionality describedfor Oracle’s products may change and remains at the sole discretion of Oracle Corporation.Statements in this presentation relating to Oracle’s future plans, expectations, beliefs, intentionsand prospects are “forward-looking statements” and are subject to material risks anduncertainties. A detailed discussion of these factors and other risks that affect our business iscontained in Oracle’s Securities and Exchange Commission (SEC) filings, including our mostrecent reports on Form 10-K and Form 10-Q under the heading “Risk Factors.” These filings areavailable on the SEC’s website or on Oracle’s website at http://www.oracle.com/investor. Allinformation in this presentation is current as of September 2019 and Oracle undertakes no duty toupdate any statement in light of new information or future events.2Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Ficher FECComment être conforme au PCG ?3Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

FEC : comment être conforme au PCG ?Quels sont les bundles à installerQuelles sont les fonctionnalités à activerComment configurer les différentes fonctionnalités- GL Audit Numbering- Filiale Accounting Context- Export FEC- Ecritures de clôtureCertification : NetSuite certifié NF203 Comptabilité en juillet 2019Améliorations FEC à venir en 20.24Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Bundles à installerLes bundles à installer- France Localization (bundle ID: 143437)- EMEA Localization (bundle ID: 303903)- Tax Audit Files (bundle ID: 47492)France Localization- Plan Comptable Général- Rapports financiers au format français- Balance Générale, Compte de Résultat, Grand-Livre, Livre-Journal, - GL Clients/ Fournisseurs (non lettrés)- Validations pour le nter.nl?fid section 157294233447&whence 5Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Fonctionnalités à activerLes fonctionnalités à activer sont:- GL Audit NumberingMenu : Setup Company Enable featuresPermet d’affecter un numéro d’écriture unique à l’écriture comptable générée par unetransaction- GL Audit Numbering MethodMenu : Setup Accounting Accounting Preferences- Use Account NumbersMenu : Setup Accounting Accounting Preferences6Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Paramétrage de la filiale (Subsidiary)FilialeMenu : Setup Company SubsidiariesModifier l’enregistrement ‘Subsidiary’- Indiquer le N de TVA de la filiale- Cocher ‘GL Impact Locking’‘GL Impact Locking’ permet de verrouiller une écriture comptable dès lors qu’un numéro d’écritureest généré par ‘GL Audit Numbering’7Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Paramétrage de l’export FECFichier FECMenu : Customization Lists, Records, & Fields Record TypesSélectionner Tax Audit Files Configuration ListParamétrer les valeurs suivantes- UseSubAccount : Subsidiary ‘filiale’ et Value ‘T’ (à faire pour chaque filiale française)- IncludeOpeningBalance ‘T’- IncludeClosingBalance ‘F’8Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Paramétrage de l’Accounting ContextCréation d’un Accounting ContextMenu : Setup Company General PreferencesDans l’onglet ‘Accounting Context’, ajouter votre ‘Accounting Context’Utilisation de l’Accounting Context dans le Plan ComptableMenu : Lists Accounting AccountsModifier le Compte et indiquer dans l’onglet ‘Localization’ le numéro de compte pour l’AccountingContext9Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Saisie des Transactions : Document Date - MemoQuelques bonnes pratiques concernant la saisie-Document dateDocument Date PieceDate dans le FECPieceDate (Document Date) Ecriture Date(Transaction Date) ValidDate (GL Numbering Date)-MemoMemo EcritureLib dans le FECNe pas remplir le Memo par un “Espace” le FEC sera non conforme10Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Paramétrage du GL Audit NumberingCréer une nouvelle séquence de GL Audit NumberingMenu : Transactions Management GL Audit Numbering SequencesParamétrage des séquences- Numbering type ‘Permanent’- Available subsidiaries / Available Open periods : sélectionner une seule filiale et un seulexerciceLa séquence doit être unique pour le couple filiale/exercice- Cocher ‘Exclude Zero Amount Transactions’ : les transactions avec montant nul ne doivent pasapparaitre dans le FEC- Order by ‘Transaction Date’- Prefix : au choixIl est possible d’automatiser la numérotation des écritures de manière quotidienne.11Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Attribution des numéros d’écriture (GL Audit Numbering)Lancer le GL Audit Number manuellementMenu : Transactions Management GL Audit Numbering Sequences RunSélectionner la séquence à lancer et cliquer sur ‘Run’L’attribution des numéros d’écriture fait également partie de la “Close Period Checklist”Quand réaliser cette operation ?L’administration fiscale exige que la validation des écritures soit réalisée de manière annuelle,mais elle devrait même être réalisée mensuellement afin de justifier la déclaration de TVA.12Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Paramétrage de l’utilisation de la clôture d’exerciceReport PreferencesMenu : Setup Tax Audit Files Report PreferencesCocher ‘Include Period End Journal’ pour chacune des filialesRemarque : Si vous n’utilisez pas les écritures de clôture, le FEC génère automatiquementl’écriture d’A-nouveaux dynamiquement13Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Paramétrage de la clôture de l’exerciceMenu : Setup Company Subsidiary ManagerParamétrer les comptes- Balance Sheet Closing Account : 3101 Closing Balance- Balance Sheet Opening Account : 3100 OpeningBalance- Income Summary Profit Account : 120000- Income Summary Loss Account : 12900014Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestrictedCocher ‘Create Income Summary Journals’Cocher ‘Require Memo On Period EndJournals’‘Retained Earnings’ est un compte “système”Il est utilisé pour la clôture/ouverture du bilan

Processus de clôture de l’exerciceLes écritures de clôture sont à générer depuis le processus de clôture des périodesMenu : Setup Accounting Manage AccountingCliquer sur ‘Create Period End Journals’15Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Processus de clôture de l’exerciceCréation des écritures de clôtureSélectionner les filiales, les écritures à générer et indiquer le memo pour l’écritureCliquer sur ‘Submit’16Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Processus de clôture de l’exerciceEcritures générées par la clôtureLa clôture génère 4 écritures- l’écriture de clôture du compte de résultat ; si positif le compte 120 est mouvementé, si négatifle 129- l’écriture du compte 120/129 vers le compte ‘Retained earnings’- l’écriture de clôture du bilan au 31/12 (ou dernier jour de l’exercice)- l’écriture d’ouverture au 01/01 (ou premier jour de l’exercice)Ces écritures sont consultablesMenu : Transactions Financial Period End Journal Entries17Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Génération du fichier FECMenu : Reports Tax Audit FilesParamétrage pour la generation du FEC- Report : ‘France FEC’- Subsidiary : Filiale- Period/To : Exercice- Accounting context / Book (si besoin)- Cocher ‘Use Transaction Date’- ‘EcritureDate’ Date de la TransactionLe fichier généré peut ensuite être téléchargé18Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Etapes à respecter pour bien générer le fichier FEC1.2.3.4.5.19Configuration du systèmea) GL Audit Numbering GL Impact Lockingb) Subsidiary Accounting Contextc) Export FECd) Clôture de l’ExerciceSaisir les dernières écritures, vider le compte ‘Retained Earnings’Validation / Numérotation des écritures de l’exercice à clôturerGénérer les écritures de clôture d’exerciceGénérer le fichier FECConfidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Lettragenouveautés, roadmap, lettrageautomatique20Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Lettrage - Objectif Concept du lettrage Associer à un groupe d’écritures comptables d’un mêmecompte un code lettrage, généralement défini par deslettres Ceci permet- Identifier facilement les écritures lettrées ensemble- Identifier les écritures non lettrées Dans la pratique, ceci est utilisé principalement pour- Vérifier les liens entre Factures et réglements, côté Achats et Ventes- Identifier la TVA sur encaissement à déclarer- Apparait également dans le fichier FEC- Réconciliation d’autres comptes non auxiliarisés (TVA, Salaires,FNP, RevRec, )21Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Lettrage – pourquoi une SuiteApp ?Par défaut, NetSuite offre déjà un outil derapprochement entre Règlements et Factures, maisaussi Avoirs, OD, etc avec la fonction d’ApplicationLes raisons pour lesquelles la SuiteApp GL Matchinga été lancée Permettre la visualisation des liens entre écrituresgrâce à un code lettrage composé de lettres Etendre la capacité dereconciliation/rapprochement à des comptes nonClients ou Fournisseurs22Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

GL Matching – Fonctionnalités disponibles en 19.2Les fonctionnalités disponibles pour GL Matching :231.Ecran de Lettrage (GL Matching Dashboard)2.La Saved Search “GLM Report”3.Statut d’avancement du Lettrage (asynchrone)4.Historique du Lettrage/Délettrage5.Support de Multi-book6.Redesign complet de l’architecture pour améliorer la performanceConfidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

GLM – Ecran de Lettrage Manuel I.Opérations manuelles par l’utilisateur: Sélection d’un groupe de lignes de transaction Lettrer/Délettrer Modification de la référence de lettrageOpérations automatiques par le système: Affectation d’un code Lettrage Affectation d’un statut de Lettrage Mise à jour de la date de LettrageFonctionnalités supportées : Majorité des Transactions de NS sont visibles dans l’écran de Lettrage Multi-book Multi-devises Filtres24Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

GLM – Ecran de Lettrage Manuel II. - Filtres25Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

GLM – Ecran de Lettrage Manuel III. - Progression & Historique (19.2)26Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

GLM – GLM Saved Search (19.2)27Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

GL Matching – Stratégie à partir de 20.1Nos objectifs principaux pour GL Matching :1.28Améliorer l’Expérience Utilisateur1.Amélioration des composants déjà existants2.Nouveau User flow cible2.Rendre possible “l’Auto-matching” (à partir de la fonctionnalité Core)3.Gestion de l’historique4.Configuration d’un “Auto-matching” avancé5.Améliorer la PerformanceConfidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Lettrage – Nouveau User flow cibleListe des comptes à lettrerPortlet sur le DashboardÊtre capable de savoir si du Lettrage doit êtreréaliséÊtre capable d’identifier quels comptes peuventêtre lettrésLink Récapitulatif des Comptes, Clients etFournisseurs par Filiale pour lesquels duLettrage doit être réaliséValable pour les Achats et les Ventes29Ecran de Lettrage/ NouveauPaiementConfidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestrictedÊtre capable de lettrer le compteLink Liste des comptes, Clients et Fournisseurs Filtré automatiquement par Filiale et si duLettrage est possible La fonctionnalité peut également être utiliséeen dehors du flux Si le compte n’est pas auxiliarisé écran delettrage Automatiquement filtré sur le bon compte Si le compte est auxiliarisé Ecran depaiement Automatiquement filtré sur leClient/Fournisseur

GLM - Nouveautés 20.1GL Matching 2.02.0 (20.1) Performance improvements GLM saved report with Multi-Booksupport List of Accounts to Match (All GLMaccounts) Account Configuration30Confidential – 2020 Oracle

GLM - RoadmapGL Matching 3.00.0 Auto-Matching I - via la fonctionnalité “Application” Améliorations de la performance Liste des Comptes à Lettrer II (Date de début, Clients/Fournisseurs, Portlets)TBD 31Gestion de l’historiqueAuto-Matching IIConfidential – 2020 Oracle

GLM – Limitations actuellesLimitations321.Auto-matching : Déconnexion entre le Lettrage du GLM et l’Application de Core2.Historique : Comptes avec un grand nombre de transactions3.Reporting : Les données de GLM ne sont pas visibles dans les Reportings Standards4.Limites de développement de la Plateforme5.Opérations réalisées de manière asynchroneConfidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Solution Transitoire : Saved Searches pour les comptesClients/FournisseursPourquoi ? Beaucoup de demandes pour les Reports suivants Grand Livre Clients/Fournisseurs lettrés Permet de distinguer les liens entre Factures et Réglements Grand Livre Clients/Fournisseurs non lettrés Permet d’identifier les Clients/Fournisseurs non lettrésComment ? 6 Saved searches basées sur les Transactions 3 pour les Ventes/Achats Récapitulatif des Clients/Fournisseurs à lettrer Rapport des Clients/Fournisseurs lettrés Rapport des Clients/Fournisseurs non lettrésPaymentIDAmountAmount remainingApplied to TransactionApply LinkAmountTransactions LinkComment est-ce possible ? Toutes les données sont déjà disponibles dans NS (Application entre les Transactions) Statut de Lettrage calculé à partir de “Amount remaining” et “Amount” Code Lettrage construit à l’aide de “AppliedTo/Applying Transaction” et “ID”33Confidential – 2020 Oracle ntAmount remainingApplying Transaction

User flow (pour les Ventes)SAVED SEARCH 2SAVED SEARCH 1Rapport avec les montants desTransactions D/C par ClientLinkRapport avec les Transactions nonlettrées Récapitulatif des clients pourlesquels du Lettrage doit être réalisé Saved Search Filtre Filiale disponible Link to Matched/Unmatched ReportLe même flux est disponible pour les Achats34Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted SS avec les transations non lettrées Saved Search Automatiquement filtré par filiale etclient Couleurs différentes si lestransactions sont D ou C Lien vers la TransactionTRANSACTIONLinkTransaction (Payment, Credit Memo,Deposit Application, JE) L’utilisateur peut Lettrer lesTransactions directement depuis cetécran Les données sont synchroniséesautomatiquement

Saved Search 1 : Liste des Clients à Lettrer-List de tous les Clients avec des Transactions D et C non lettréesLien vers le Rapport des Transactions non lettrées du ClientPossibilité de filtrer sur la FilialeBest practice : l’installer sur votre Dashboard35Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Saved Search 2 : Transactions Non lettrées-Liste des Transactions non lettrées pour un Client (filtré automatiquement)Possibilité de filtrer la Filiale ou le ClientStatut de Lettrage et montant à lettrer sont des colonnes calculées dans la Saved SearchCouleurs différentes pour les Transactions D et CLien vers la Transaction pour LettrerLien vers les Transactions lettréesToutes les Transactions sont gérées36Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

Saved Search 3 : Transactions Lettrées37Liste des Transactions lettrées pour un Client (filtré automatiquement)Possibilité de filtrer la Filiale ou le ClientCode Lettrage, Statut de Lettrage, Lettrage multiple et montant à lettrer sont des colonnes calculéesdans la Saved SearchCouleurs différentes pour les Transactions à lettrer D et CLien vers le Rapport des Transactions Non lettréesToutes les Transactions sont géréesConfidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

LimitationsLimites de l’Application de Core & des Saved Searches-Le Code Lettrage n’est pas alphabétique, mais reste relativement bien identifiable dans l’écran-Les outils de traduction ne sont pas disponbiles dans les Formules38Confidential – 2020 Oracle Internal/Restricted/HighlyRestricted

c) Export FEC d) Clôture de l’Exercice 2. Saisir les dernières écritures, vider le compte ‘Retained Earnings’ 3. Validation / Numérotation des écritures de l’exerciceà clôturer 4. Générer les écritures de clôture d’exercice 5. Générer le fichie

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