Microsoft PowerPoint 2016 Step By Step

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MicrosoftPowerPoint 2016Step by StepJoan Lambert

PUBLISHED BYMicrosoft PressA division of Microsoft CorporationOne Microsoft WayRedmond, Washington 98052-6399Copyright 2015 by Joan LambertAll rights reserved. No part of the contents of this book may be reproduced or transmitted in any form or by anymeans without the written permission of the publisher.Library of Congress Control Number: 2015934869ISBN: 978-0-7356-9779-9Printed and bound in the United States of America.First PrintingMicrosoft Press books are available through booksellers and distributors worldwide. If you need support relatedto this book, email Microsoft Press Support at mspinput@microsoft.com. Please tell us what you think of thisbook at http://aka.ms/tellpress.This book is provided “as-is” and expresses the author’s views and opinions. The views, opinions, and informationexpressed in this book, including URL and other Internet website references, may change without notice.Some examples depicted herein are provided for illustration only and are fictitious. No real association orconnection is intended or should be inferred.Microsoft and the trademarks listed at www.microsoft.com on the “Trademarks” webpage are trademarks of theMicrosoft group of companies. All other marks are property of their respective owners.Acquisitions and Developmental Editor: Rosemary CapertonEditorial Production: Online Training Solutions, Inc. (OTSI)Technical Reviewers: Online Training Solutions, Inc. (OTSI)Copyeditors: Jaime Odell, Kathy Krause, and Val Serdy (OTSI)Indexers: Susie Carr and Angela Martin (OTSI)Cover: Twist Creative Seattle

ContentsiIntroduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiWho this book is for. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiThe Step by Step approach. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiDownload the practice files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiiEbook edition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvGet support and give feedback. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvErrata and support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvWe want to hear from you. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviStay in touch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviPart 1: Get started with PowerPoint 20161PowerPoint 2016 basics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Start PowerPoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Work in the PowerPoint user interface. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Sidebar: About Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Identify app window elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Sidebar: Tell me what you want to do. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Work with the ribbon and status bar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Sidebar: Adapt procedure steps. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Give us feedbackTell us what you think of this book and help Microsoftimprove our products for you. Thank you!http://aka.ms/tellpressiii

Manage Office and app settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Sidebar: Microsoft account options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252Create and manage presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Create presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28Open and navigate presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Display different views of presentations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Display standard views. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Display program elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Change the display of content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Display and edit presentation properties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Save and close presentations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Sidebar: Compatibility with earlier versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Sidebar: Save files to OneDrive. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583Create and manage slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Add and remove slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Insert new slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Copy and import slides and content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Sidebar: SharePoint slide libraries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Hide and delete slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72Divide presentations into sections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73Rearrange slides and sections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Apply themes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78Change slide backgrounds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Sidebar: Non-theme colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93iv

Part 2: Insert and manage slide text4Enter and edit text on slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99Enter text on slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100Enter text in placeholders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100Insert nonstandard characters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103Add supplementary text to slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Sidebar: Insert equations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Add a slide footer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Move, copy, and delete text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110Sidebar: Format text placeholders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112Format characters and paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Apply WordArt text effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122Sidebar: Configure AutoCorrect options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126Check spelling and choose the best wording. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Sidebar: Find and replace text and fonts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1355Present text in tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Insert tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140Format tables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Modify table structure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153Embed and link to Excel content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161v

Part 3: Insert and manage visual elements6Insert and manage simple graphics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167Insert, move, and resize pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Sidebar: Graphic formats. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .171Edit and format pictures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172Draw and modify shapes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Draw and add text to shapes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178Sidebar: Locate additional formatting commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180Move and modify shapes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181Format shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183Sidebar: Connect shapes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187Capture and insert screen clippings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188Create a photo album . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1977Create and manage business graphics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201Create diagrams. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202Sidebar: Picture diagrams. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207Modify diagrams. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212Format diagrams. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215Create charts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218Modify charts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222Manage chart data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222Modify the display of chart elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Sidebar: Pie charts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231Format charts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236Sidebar: Custom chart templates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238vi

8Add sound and movement to slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245Animate text and pictures on slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246Sidebar: Animate this. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252Customize animation effects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256Sidebar: Bookmark points of interest in media clips. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262Add audio content to slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264Add video content to slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Compress media to decrease file size. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275Sidebar: Hyperlink to additional resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276Add and manage slide transitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286Part 4: Finalize presentations9Review presentations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293Add notes to slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294Configure slides for presentation or printing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298Inspect and finalize presentations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302Print presentations and handouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31710Prepare and deliver presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321Adapt presentations for different audiences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322Rehearse a presentation and set slide timings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327Sidebar: Prepare presentations for travel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332Present slide shows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334vii

Start the slide show. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334Use the slide show tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347Part 5: Use advanced PowerPoint functions11Work in PowerPoint more efficiently. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351Change default PowerPoint options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352Manage general Office and PowerPoint options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353Manage proofing options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356Manage file locations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360Manage language options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362Manage advanced options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366Customize the Quick Access Toolbar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370Customize the ribbon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375Manage add-ins and security options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380Manage add-ins. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380Configure Trust Center options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388Practice tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38912Create custom presentation elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393Create custom themes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394Customize slide masters and layouts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402Save custom presentation templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413Skills review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415Practic

Part 3: Insert and manage visual elements 6 Insert and manage simple graphics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .167 Insert, move, and resize .

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