RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT CONCERNANT LA LOI

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RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENTCONCERNANT LALOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION2016-2017-1-

Table de matières1.Introduction . 2Objet de la Loi sur l’accès à l’information . 2Mandat . 22.Structure organisationnelle. 3Structure du Commissariat aux langues officielles . 3Structure du Bureau de l’accès à l’information et de la protection desrenseignements personnels . 53.Délégation de pouvoirs . 64.Interprétation du rapport statistique. 6Partie 1 : Demandes reçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information . 6Partie 2 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport . 7Partie 3 : Prorogations . 8Partie 5 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes . 8Partie 9 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information . 95.Formation . 96.Politiques, lignes directrices et procédures institutionnelles particulières . 97.Plaintes et enquêtes. 98.Suivi institutionnel . 9ANNEXE A : Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information . 10ANNEXE B : Rapport statistique 2016-2017. 111

RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT 2016-2017CONCERNANT LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION1.IntroductionLe Commissariat aux langues officielles est heureux de déposer auprès du Parlementson rapport annuel sur ses activités liées à l’application de la Loi sur l’accès àl’information pour l’exercice financier 2016-2017, comme le prévoit l’article 72 de cetteloi.OBJET DE LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATIONPromulguée le 1er juillet 1983, la Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyenscanadiens et aux résidents permanents un vaste droit d’accès à l’information contenuedans les documents du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptionsparticulières et limitées.À la suite de l’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité, le Commissariat estdevenu assujetti aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information à partir du1er avril 2007.La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens et aux résidentspermanents du Canada le droit d’accès aux documents du gouvernement fédéral qui necontiennent pas de renseignements personnels. Elle s’ajoute aux autres procéduresd’obtention de renseignements gouvernementaux plutôt qu’elle ne les remplace. Elle nevise à limiter d’aucune façon les autres méthodes d’accès sur demande auxrenseignements gouvernementaux auxquelles le grand public peut habituellement avoirrecours.MANDATLe Commissariat a pour mandat de prendre toutes les mesures nécessaires à laréalisation des trois grands objectifs de la Loi sur les langues officielles, soit : l’égalité du français et de l’anglais au sein du Parlement, du gouvernement duCanada, de l’administration fédérale et des institutions assujetties à la Loi; le maintien et l’épanouissement des communautés de langue officielle ensituation minoritaire au Canada; l’égalité du français et de l’anglais dans la société canadienne.2

2.Structure organisationnelleSTRUCTURE DU COMMISSARIAT AUX LANGUES OFFICIELLESLe commissaire aux langues officielles est un agent du Parlement nommé parcommission sous le Grand Sceau, après approbation par résolution du Sénat et de laChambre des communes, pour un mandat de sept ans. Il relève directement duParlement et est appuyé par le Commissariat.Pour que les trois grands objectifs de la Loi sur les langues officielles se réalisent, lecommissaire assume les rôles suivants.RÔLE D’OMBUDSMANLe commissaire protège les droits linguistiques des Canadiens et fait la promotion del’égalité des deux langues officielles au sein de la société canadienne. À titred’ombudsman, le commissaire reçoit des plaintes, les examine et, s’il y a lieu, faitenquête. Cela se fait soit dans le cadre d’un processus de résolution facilité, soit dans lecadre d’une enquête officielle. Le commissaire s’acquitte aussi de ce rôle enentreprenant des enquêtes de sa propre initiative lorsqu’il le juge opportun. Parmi lesdomaines d’enquête, on trouve: le droit de la population canadienne de communiquer avec les institutionsfédérales et d’en recevoir les services en français ou en anglais, là où la Loi surles langues officielles le prévoit; le droit des employés de la fonction publique fédérale de travailler dans l’une oul’autre langue officielle dans les régions désignées à cette fin; le droit des Canadiens d’expression française et d’expression anglaise debénéficier des mêmes chances d’emploi et d’avancement au sein desinstitutions fédérales; le développement et l’épanouissement des communautés de langue officielle ensituation minoritaire du Canada ainsi que la promotion de la dualité linguistiquedans la société canadienne.RÔLE DE VÉRIFICATEURLe commissaire procède à des vérifications afin de déterminer le degré de conformitédes institutions fédérales et des autres organismes assujettis à la Loi sur les languesofficielles et formule des recommandations en conséquence.RÔLE DE LIAISONLe commissaire, appuyé par les bureaux régionaux et les agents de liaison, collaboreavec les institutions fédérales et les autres organismes, les divers ordres degouvernement et les communautés de langue officielle en situation minoritaire du pays.Ce réseau collaboratif des langues officielles aide le commissaire à acquérir une3

connaissance approfondie des besoins et des préoccupations des communautés, àémettre des recommandations pertinentes et à faire des interventions juridiques dansdes dossiers importants dans le domaine des langues officielles.RÔLE DE VIGIELe rôle de vigie du commissaire consiste à agir de façon préventive, en intervenant àl’étape de l’élaboration des lois, des règlements et des politiques pour s’assurer que lesdroits linguistiques demeurent au centre des préoccupations des dirigeants.RÔLE DE PROMOTION ET D’EDUCATIONL’une des responsabilités principales du commissaire consiste à faire la promotion de ladualité linguistique au sein de l’administration fédérale et dans la société canadienne.Pour s’acquitter de cette responsabilité, le commissaire sensibilise la populationcanadienne aux avantages de la dualité linguistique, collabore avec les organismescommunautaires et renseigne les divers organismes assujettis à la Loi sur les languesofficielles sur l’importance des langues officielles et des communautés de langueofficielle en situation minoritaire. Les bureaux régionaux jouent un rôle de premier plandans les campagnes de promotion et de sensibilisation du public.Le commissaire exerce son rôle en créant des outils pédagogiques, en réalisant desrecherches et des études, et en menant des activités de sensibilisation du public. Ilprononce aussi des allocutions et participe à des conférences et à des ateliers dans lebut d’informer la population canadienne du statut et de l’importance des languesofficielles du Canada.RÔLE D’INTERVENTION DEVANT LES TRIBUNAUXLe commissaire contribue à l’avancement des droits linguistiques des Canadiens enintervenant, lorsque les circonstances le justifient, devant les tribunaux dans touteinstance judiciaire relative au statut ou à l’usage du français ou de l’anglais.RÔLE DE RAPPORTEURChaque année, le commissaire dépose un rapport annuel au Parlement qui traite desenjeux courants et soumet des conclusions et des recommandations.4

STRUCTURE DU BUREAU DE L’ACCÈS À L’INFORMATION ET DE LA PROTECTION DESRENSEIGNEMENTS PERSONNELSLe Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels(AIPRP) fait partie de la Division de la gestion de l’information et de la technologie del’information (GI/TI) au sein de la Direction générale de la gestion intégrée. Legestionnaire, Gestion de l’information et Accès à l’information, agit à titre decoordonnateur à l’AIPRP.Le Bureau de l’AIPRP doit : traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information etde la Loi sur la protection des renseignements personnels;donner suite aux demandes de consultation émanant d'autres institutionsgouvernementales;fournir des conseils et des éclaircissements à la haute direction et au personneldu Commissariat sur la législation relative à l’AIPRP de même que sur lesquestions connexes;s’assurer que l’organisme respecte les lois susmentionnées et les règlements,ainsi que les procédures et politiques pertinentes;agir, au nom du Commissariat, auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor duCanada, du Commissariat à l’information du Canada, du Commissariat à laprotection de la vie privée du Canada et d’autres institutions gouvernementalesdans les dossiers concernant l’application de la législation susmentionnée;préparer les rapports annuels au Parlement ainsi que les autres documents ourapports législatifs requis par les organismes centraux;élaborer et offrir aux gestionnaires et aux employés du Commissariat desséances de sensibilisation pour assurer le respect des obligations prévues parles lois et les règlements;coordonner la mise à jour annuelle des descriptions de l’organisation duCommissariat et de son fonds documentaire publiées dans Info Source;représenter le Commissariat dans les activités de la collectivité de l’AIPRP,telles que les réunions de cette collectivité organisées par le Secrétariat duConseil du Trésor;donner des conseils sur des questions de protection des renseignementspersonnels et sur des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;élaborer et mettre en œuvre des politiques, des procédures, des lignesdirectrices et des outils internes.Comme l’exige l’article 71 de la Loi sur l’accès à l’information, une salle de lecture a étéaménagée dans la bibliothèque du Commissariat, située à l’adresse suivante :30, rue Victoria, 1er étage, Gatineau (Québec) K1A 0T8.5

3.Délégation de pouvoirsUn arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information a été conclu le25 juillet 2017 (voir l’annexe A). Conformément à l’article 73 de la Loi, le commissaire adélégué aux titulaires des postes d’analyste en AIPRP, de gestionnaire de la GI et del’AIPRP et de directeur de la GI/TI les attributions dont il est, en qualité de responsabled’une institution fédérale, investi par la Loi.4.Interprétation du rapport statistiqueRAPPORT STATISTIQUE 2016-2017Les lignes qui suivent exposent des parties du rapport statistique 2016-2017 duCommissariat, fait conformément à la Loi sur l’accès à l’information, en présentantcertaines données clés sur les demandes reçues au Commissariat. Ce rapport se trouveà l’annexe B.PARTIE 1 : DEMANDES REÇUS EN VERTU DE LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION1.1NOMBRE DE DEMANDESEntre le 1er avril 2016 et le 31 mars 2017, le Commissariat a reçu 19 nouvellesdemandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, comparativement à23 demandes l’année financière précédente. Durant la période visée par ce rapport, 20demandes ont été fermées, dont 2 reçues durant l’exercice précédent (2015-2016). Unedemande a été reportée à l’exercice suivant.1.2SOURCE DES DEMANDESDes 19 demandes reçues, 3 provenaient des médias, 10 du secteur privé, 6 du public.Trois demandes informelles, provenant d’un organisme à but non lucratif, a aussi ététraitée par le Commissariat. Il importe de noter que toutes les demandes documentéescomme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cettesection seulement et ne seront pas comptabilisées dans le total des demandes fermées.6

PARTIE 2 : DEMANDES FERMÉES PENDANT LA PÉRIODE VISÉE PAR LE RAPPORT2.1DISPOSITION ET DÉLAI DE TRAITEMENTParmi les demandes fermées : 6 demandes ont été traitées dans un délai d’au plus 15 jours. De celles-ci, 3 ontfait l’objet d’une communication totale; 11 demandes ont été traitées dans un délai de 16 à 30 jours. De celles-ci, 1 afait l’objet d’une communication totale alors que 9 ont fait l’objet d’unecommunication partielle. En outre, 1 demande a été abandonnée. 2 demandes ont été traitée dans un délai de 31 à 60 jours et ont fait l’objet d’unecommunication partielle; 1 demande a été traitée dans un délai de 61 à 120 jours et a fait l’objet d’unecommunication partielle; aucune demande n’a été traitée dans un délai de 121 à 180 jours; aucune demande n’a été traitée dans un délai de plus de 365 jours.2.2EXCEPTIONSDans le traitement des demandes fermées, les paragraphes et les alinéas suivants de laLoi sur l’accès à l’information ont été invoqués pour 16 d’entre elles : 2.316.1(1)b) – Documents se rapportant à des examens, à des enquêtes ou à desvérifications (2 demandes);16.5 - Documents qui contiennent des renseignements créés en vue de faire unedivulgation au titre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateursd’actes répréhensibles (1 demande);19(1) – Renseignements personnels (11 demandes);22 – Ressources documentaires à propos d’examens et vvérifications (2demandes).EXCLUSIONSAucune exclusion n’a été appliquée.2.4SUPPORT DES DOCUMENTS DIVULGUÉSDes demandes fermées, tant pour les communications totales que partielles, 15 ont étédivulguées en format papier et 2, de manière électronique.7

2.5COMPLEXITÉEn ce qui concerne les demandes pour lesquelles il y a eu une communication totale,1110 pages ont été traitées et divulguées, comparativement à 97 l’année dernière. Pourles demandes pour lesquelles la communication a été partielle, 13583 pages ont ététraitées et, de ce nombre, 926 pages ont été divulguées, comparativement à un ratio de4777-3987 l’année dernière.Voici la répartition des pages pertinentes traitées et divulguées, en fonction de l’ampleurdes demandes : Moins de 100 pages traitées : un total de 14 demandes pour un total de251 pages. De ce total, 2 demandes pour 3 pages communiquées totalement et,10 demandes pour un total de 248 pages communiquées partiellement, unedemande fut l’objet d’une exclusion totale et une demande fut abandonnée. De 101 à 500 pages traitées : 4 demandes pour un total de 474 pagescommuniquées partiellement. De 501 à 1 000 pages traitées : 1 demande pour un total de 928 pagescommuniquées partiellement. De 1 001 à 5 000 pages traitées : S.O. Plus de 5 000 pages traitées : 1 demande pour un total de 383 pagescommuniquées partiellement.Deux consultations externes ont été requises pour la période évaluée.2.6RETARDSLe rapport statistique démontre que 3 demandes ont été fermées en retard, malgré lefait qu’elles firent l’objet de prorogations.2.7DEMANDES DE TRADUCTIONAucune traduction n’a été nécessaire pour les demandes reçues.PARTIE 3 : PROROGATIONSLe Commissariat a dû avoir recours à 3 prorogations en vertu des paragraphes 9(1)a),9(1)b) et 9(1)c) de la Loi sur l’accès à l’information. Deux des 3 prorogations étaientd’une durée de 31 à 60 jours et 1 seule a été de 30 jours ou moins.PARTIE 5 : DEMANDES DE CONSULTATION REÇUES D’AUTRES INSTITUTIONS ET ORGANISMESDurant la période visée par ce rapport, le Commissariat a reçu 21 demandes deconsultation d’autres institutions gouvernementales, pour un total de 1547 pages traitées.De ces demandes de consultation, 17 ont été fermées entre 1 et 15 jours et 3 ont étéfermés entre 16 et 30 jours. L’an dernier, le Commissariat avait reçu 25 demandes deconsultation, pour un total de 496 pages à réviser.8

PARTIE 9 : RESSOURCES LIÉES À LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATIONLe Commissariat ne compte qu’un employé à temps partiel chargé de l’AIPRP. LeCommissariat a aussi bénéficié d’un employé occasionnel pour la période couverte parce rapport. Les coûts associés à l’exécution du programme, aux termes de la Loi surl’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels,s’élèvent à 35 500 .5.FormationLe Commissariat a offert 2 séances de formation formelle sur la Loi sur l’accès àl’information à ses employés et aux cadres pendant la période visée.6.Politiques, lignes directrices et procédures institutionnellesparticulièresLe Commissariat n’a mis en œuvre aucune politique, ligne directrice ou procédure,nouvelle ou révisée, relativement à l’accès à l’information au cours de la période visée.7.Plaintes et enquêtesLe Commissariat a fait l’objet une plainte au cours de l’année 2016-2017. Cette plaintec’est avérée non-fondée.8.Suivi institutionnelDans le but de faire un suivi du temps requis pour traiter les demandes en vertu de laLoi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignementspersonnels, le Bureau de l’AIPRP produit un rapport hebdomadaire détaillé sur sesactivités, qui est soumis au cadre responsable de la gestion de l’unité de la gestiond’information et de l’accès à l’information, au besoin, celui-ci peut en informer leCommissaire aux langues officielles.9

ANNEXE A : Arrêté sur la délégation en vertu de laLoi sur l’accès à l’information10

ANNEXE B : Rapport statistique 2016-2017Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’informationNom de l’institution:Commissariat aux langues officiellesPériode d'établissement de rapport :2016-04-01au2017-03-31PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information1.1 Nombre de demandesNombre de demandesReçues pendant la période d'établissement derapport19En suspens à la fin de la période d'établissement derapport précédente221TotalFermées pendant la période d'établissement derapport20Reportées à la prochaine période d'établissement derapport11.2 Source des demandesSourceNombre de demandesMédiasSecteur universitaireSecteur commercial (secteur privé)OrganisationPublic301006Refus de s'identifier0Total191.3 Demandes informellesDélai de traitement1 à 15jours16 à 30jours31 à 60jours61 à 120jours121 à180jours181 à365joursPlus de365joursTotal21000003Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormaisindiquées dans cette section seulement.TBS/SCT 350-62 (Rév. 2014/03)11

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport2.1 Disposition et délai de traitementDélai de traitementDispositionCommunication totaleCommunication partielleException totaleExclusion totaleAucun document n’existeDemande transmiseDemande abandonnéeNi confirmée ni infirméeTotal1 à 15jours16 à 30jours31 à 60jours61 à120jours121 à180jours181 à365joursPlus de365 000000000000000010000000061121000202.2 ExceptionsArticle13(1) a)Nombrededemandes013(1) b)13(1) c)13(1) d)13(1) e)00001414 a)14 b)00015(1)15(1) - A.I.*15(1) - Déf.*15(1) - A.S.*16(1) a)(i)16(1) a)(ii)16(1) a)(iii)16(1) b)16(1) c)16(1) d)0000000000Article16(2)16(2) a)16(2) b)16(2) c)16(3)16.1(1) a)16.1(1) b)16.1(1) c)16.1(1) d)16.2(1)16.316.4(1) a)16.4(1) rededemandes18 a)020.1018 b)18 c)18 d)18.1(1) a)18.1(1) b)18.1(1) c)18.1(1) d)19(1)20(1) a)20(1) b)20(1) b.1)20(1) c)20(1) d)0000000110000020.220.421(1) a)21(1) b)21(1) c)21(1) d)2222.1(1)2324(1)2600000020000*A.I. : Affaires internationales Déf. : Défense du Canada12ArticleNombrededemandesA.S. : Activités subversi

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