Erste Schritte Mit Citrix ShareFile

LeitfadenErste Schritte mitCitrix ShareFileLernen Sie die grundlegenden Schritte zu Ihrem ShareFile-Kontound erhalten Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestelltenFragen zur Bedienung.ShareFile.com

Herzlich Willkommen bei ShareFile!Mit Ihrem Konto können Sie nun auf einfache und sichere Weise auf Ihre Dateien zugreifen, diese teilen undspeichern. Einige Funktionen sind abhängig vom Benutzertyp bzw. den Benutzereinstellungen. Hier findenSie die wichtigsten Tipps und Tools, die Ihnen beim Einstieg helfen. In diesem Leitfaden lernen Sie:Finden Sie Ihre individuelle ShareFile-URL und -SubdomainS. 2Setzen Sie Ihr Kennwort zurückS. 3Fügen Sie Mitarbeiter- und Client-Benutzer zu Ihrem Konto hinzuS. 4Tauschen Sie Dateien aus S. 5Fordern Sie eine Datei von einer Person anS. 5Erstellen Sie Ordner, um Ihre Dateien zu organisierenS. 6Teilen Sie Ordner mit bestehenden BenutzernS. 7Laden und installieren Sie das Plugin für Microsoft OutlookS. 8Laden und installieren Sie die Desktop AppS. 9Wenn Sie Hilfe benötigen oder Fragen haben, können Sie sich rund um die Uhr per Telefon oder E-Mail an denShareFile-Kundenservice wenden.Erfahren Sie Ihre individuelle ShareFile-URLIhr ShareFile hat eine individuelle URL. Diese liegt generell in folgendem Format vor:https://unternehmensname.sharefile.com. Der URL-Teil „unternehmensname“ ist Ihre Subdomain. Auf diesefolgt immer „.sharefile.com“.Wenn Sie sich für ShareFile anmelden, erhalten Sie eine Willkommens-E-Mail, die Ihre individuelle Subdomainenthält. Falls Sie sie jedoch nicht finden können, gibt es eine weitere Möglichkeit, sie herauszufinden.1Starten Sie einen Internetbrowser und öffnen Sie www.ShareFile.com.2Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Webseite, neben dem Menü, auf Sign In (Anmelden).3Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das bei der Registrierung von Ihnen gewählte Kennwort ein undklicken Sie auf Sign In (Anmelden).ShareFile.com2

4Falls Sie nur ein Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft haben, geben Sie die Homepage IhresShareFile-Kontos ein. In der URL-Leiste Ihres Browsers sehen Sie Ihre individuelle URL und Subdomain.Falls Sie mehrere Konten mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft haben, gehen Sie auf eine Seite mit allenURLs Ihres ShareFile-Kontos.Setzen Sie Ihr Kennwort zurückWenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben oder es ändern möchten, können Sie das auf zweiverschiedene Arten tun.Falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben:1Gehen Sie auf die Anmeldeseite Ihres ShareFile-Kontos.Klicken Sie unter der Schaltfläche Anmelden aufKennwort vergessen?2Geben Sie auf der nächsten Seite Ihre E-Mail-Adresse ein undwählen Sie das angezeigte Element, um zu verifizieren, dass Sieein Mensch sind.3Überprüfen Sie Ihren E-Mail-Eingang. Wir senden Ihnen eineE-Mail zu, die einen Link enthält, mit dem Sie ein neuesKennwort festlegen können.4Klicken Sie auf den Link und geben Sie Ihr neues Kennwort ein. Klicken Sie zum Abschluss aufReset Password (Kennwort zurücksetzen). Wenn Sie fertig sind, können Sie sich in Ihr Konto einloggen.Falls Sie Ihr Kennwort ändern möchten:1Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste Ihres Kontos aufEigene Einstellungen.2Klicken Sie im Menü auf der nächsten Seite links aufKennwort ändern.3Geben Sie Ihr altes Kennwort, Ihr neues Kennwort und dieKennwortbestätigung ein und klicken Sie auf Speichern.ShareFile-Passwörter müssen mindestens acht (8) Zeichen enthalten, wovon mindestens ein Großbuchstabe,ein Kleinbuchstabe und eine Ziffer vorhanden sein müssen.ShareFile.com3

Fügen Sie Mitarbeiter- und Client-BenutzerIhrem Konto hinzuWenn Sie Personen, die keinen Benutzernamen und kein Kennwort für Ihr Konto haben, Zugriff auf Verzeichnisseermöglichen wollen, können Sie sie als neue Benutzer des Kontos einrichten. Hinweis: Sie müssen einAdministrator oder Mitarbeiter-Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen sein, um diese Aktionendurchführen zu können.1Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und klicken Sie oben inder Navigationsleiste auf Benutzer verwalten.Klicken Sie auf Mitarbeiter erstellen, wenn Sie einenMitarbeiter hinzufügen wollen.Klicken Sie auf Client erstellen, wenn Sie einen neuen Benutzeraußerhalb Ihres Unternehmens hinzufügen möchten.2Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein. Diese dient zusätzlich als Benutzername.Klicken Sie auf Next Step (Nächster Schritt).3Geben Sie auf der nächsten Seite den Vor- und Nachnamen des Benutzers ein. Optional können Siezudem einen Unternehmensnamen eingeben, falls dieser sich von Ihrem Unternehmen unterscheidet.Nutzen Sie die Kontrollkästchen in diesem Bereich, um festzulegen, auf welche Funktionen und Tools desKontos dieser Anwender Zugriff haben soll.Hinweis: Das hier bereitgestellte Kennwort ist nur temporär und muss nicht geändert oder zurückgesetztwerden. Neue Benutzer können über die Willkommens-E-Mail ihre eigenen Kennwörter festlegen.4Wenn alles korrekt eingegeben wurde, klicken Sie auf Next Step (Nächster Schritt).5Auf der nächsten Seite sehen Sie eine Liste mit den Ordnern in Ihrem Konto. Wählen Sie die Ordner aus,die Sie mit dem Benutzer teilen möchten, und klicken Sie auf das jeweilige Kontrollkästchen, um demBenutzer Berechtigungen zu erteilen. Klicken Sie auf Add User to Folders and Groups (BenutzerOrdnern und Gruppen hinzufügen), um den Vorgang abzuschließen.Wenn Sie möchten, können Sie diesen Schritt überspringen. Klicken Sie dazu auf Skip this step(Schritt überspringen).6Sie können nun eine Vorschau der Willkommens-E-Mail mit den Anmeldeinformationen des neuenBenutzers und einer kurzen Einführung zu Ihrem ShareFile-Konto anzeigen. Wenn Sie möchten, könnenSie den Text in der Nachricht bearbeiten. Klicken Sie zum Abschluss auf Send Email (E-Mail senden).ShareFile.com4

Teilen Sie eine oder mehrere Dateien1234Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste Ihres Kontos aufShare (Freigeben) und wählen Sie E-Mail mit ShareFile.Geben Sie die E-Mail-Adressen aller Empfänger, eine Betreffzeileund eine Nachricht in das Sendungsformular auf der nächstenSeite ein. Klicken Sie auf Nachrichtenoptionen bearbeiten, umfestzulegen, wie viele Zugriffe pro Benutzer zugelassen sind undwann der Zugriff ablaufen soll. Klicken Sie auf Done (Fertig).Fügen Sie Dateien auf eine der drei folgenden Arten hinzu, um sie mit anderen zu teilen:a. Klicken Sie auf Dateien durchsuchen und fügen Sie sie von Ihrem Computer hinzu;b. K licken Sie auf Dateien durchsuchen und fügen Sie sie von Ihrem ShareFile-Konto hinzu oderc. Ziehen Sie Dateien in das Sendungsformular.Klicken Sie auf Senden.Sie können E-Mails, die Sie über Ihr ShareFile-Konto gesendet haben, in Ihrem Posteingang nochmals durchlesen.Um eine Liste Ihrer gesendeten E-Mails anzuzeigen und die Verfallsdaten für Links oder Benachrichtigungseinstellungen zu ändern, klicken Sie auf Inbox (Posteingang) in der Seitenleiste der Startseite und klicken Sie aufSent Messages (Gesendete Nachrichten).Fordern Sie eine Datei von einer Person an1Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste Ihres Kontos aufRequest (Anfordern) und wählen Sie E-Mail mit ShareFile.2Geben Sie die E-Mail-Adressen aller Empfänger, eine Betreffzeileund eine Nachricht in das Sendungsformular auf der nächstenSeite ein. Klicken Sie Nachrichtenoptionen bearbeiten, umfestzulegen, wie Sie über hochgeladene Dateien informiertwerden möchten und wie lange der Link verfügbar sein soll.Klicken Sie auf Done (Fertig).3Wählen Sie, zu welchem ShareFile-Ordner die angeforderten Dateien hinzugefügt werden sollen.ShareFile wird Dateien standardmäßig an die Dateibox senden, Sie können den Zielort für eingehendeDateien in Ihrem Konto jedoch frei wählen.4Klicken Sie auf Senden.ShareFile.com5

Erstellen Sie Ordner, um Ihre Dateienzu organisieren1Klicken Sie in der rechten Ecke der Startseite Ihres Kontosauf Ordner erstellen.2Geben Sie auf der nächsten Seite einen Namen für IhrenOrdner an.3Optional können Sie auch eine Ordnerbeschreibungeingeben. Diese wird in Ihrem Konto als Anmerkung zuIhrem Ordner angezeigt.4Sie können diesen Ordner über Ihr ShareFile-Konto mit anderen Benutzern teilen. Nutzen Sie dazudas Dropdown-Menü Benutzer hinzufügen. Sie können zudem weiteren Benutzern Zugriff auf denOrdner gewähren, nachdem dieser erstellt wurde. (Genauere Informationen hierzu finden Sie in dennächsten beiden Abschnitten.)ShareFile.com6

Teilen Sie Ihre Ordner mit bestehendenBenutzern1Navigieren Sie in Ihrem Konto zu dem Ordner, den Sie teilenmöchten. Am unteren Ende des Bildschirms sehen Sie in diesemVerzeichnis eine Liste mit dem Titel Ordner ist freigegeben für.Dieser Bereich zeigt alle Benutzer an, die Zugriff auf diesenOrdner haben.2Um Nutzer zu diesem Ordner hinzuzufügen, klicken Sie auf dasBleistiftsymbol.3Klicken Sie auf der nächsten Seite auf Add Users (Benutzer hinzufügen) und wählen Sie im DropdownMenü, wie Sie jemanden zum Verzeichnis hinzufügen möchten. Sollte der Benutzer nicht bereits in IhremShareFile-Adressbuch gespeichert sein, klicken Sie auf Add manually (Neuen Benutzer erstellen).4Wenn Sie einen Benutzer von einem persönlichen oder gemeinsam genutzten Adressbuch hinzufügen,wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie auf Add Selected Users (Hinzufügen). Ansonsten fahrenSie mit dem nächsten Schritt fort.5Legen Sie die Berechtigungen fest, die der Benutzer für das Verzeichnis erhalten soll. Falls Sie denBenutzer manuell hinzugefügt haben, müssen Sie auch eine E-Mail-Adresse sowie den Vor- undNachnamen des Benutzers angeben. Klicken Sie auf die Kontrollkästchen für die jeweiligenBerechtigungen und klicken Sie anschließend auf Add Users (Hinzufügen).6Sie kehren zur Seite mit der Zugriffsliste für die Ordner zurück. Prüfen Sie, ob der Benutzer mit denkorrekten Berechtigungen hinzugefügt wurde, und klicken Sie auf Save Changes (Änderungenspeichern). Jetzt sind Sie bereit!ShareFile.com7

Laden und installieren Sie das Plugin fürMicrosoft OutlookWenn Sie Personen, die keinen Benutzernamen und kein Kennwort für Ihr Konto haben, Zugriff auf Ordnerermöglichen wollen, können Sie sie als neue Benutzer des Kontos einrichten. Hinweis: Sie müssen einAdministrator oder Mitarbeiter-Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen sein, um diese Aktionendurchführen zu können.1Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste Ihres Kontos auf Apps.2Suchen Sie das Outlook Plug-in und klicken Sie auf Download.3Sobald Sie das Plugin heruntergeladen haben, schließen Sie Microsoft Outlook, doppelklicken Sieauf die Installationsdatei und klicken Sie anschließend auf Run (Ausführen).Sie können die Installation mit den standardmäßigen oder individuell angepassten Einstellungenvornehmen. Die standardmäßigen Einstellungen aktivieren automatische Updates. IndividuelleEinstellungen ermöglichen Ihnen die Installation ohne den automatischen Update-Service.4Wählen Sie Ihre bevorzugte Einstellungsoption und klicken Sie auf Next (Weiter).5Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung, um fortzufahren. Sobald die Installation abgeschlossen ist,öffnen Sie Microsoft Outlook. Es erscheint ein Fenster, in das Sie die E-Mail-Adresse, die Subdomain,und das Passwort eingeben müssen, die mit Ihrem ShareFile-Konto verknüpft sind.6Sobald das Plugin Ihre Anmeldedaten akzeptiert, werden Sie aufgefordert, Ihre Einstellungen individuellanzupassen. Diese können Sie jedoch zu einem späteren Zeitpunkt ändern. Das war’s! Sie können jetztdirekt über Ihren Posteingang Dateien austauschen.ShareFile.com8