Directrices Para La Creación De Un Programa De .
ISSN: 0718 – 1701Serie Bibliotecología y Gestión de Información Nº 43, Marzo 2009Directrices para la creación de un programade preservación digitalMiguel Ángel Rivera Donoso
Directrices para la Creación de un Programa de Preservación DigitalSerie Bibliotecología y Gestión de Información es publicada desde Octubrede 2005 por el Departamento de Gestión de Información de la UniversidadTecnológica Metropolitana. Dr. Hernán Alessandri, 722, 6º piso, Providencia,Santiago, Chile, www.utem.clSus artículos están disponibles en versión electrónica en E-prints in Libraryand Information Science: http://eprints.rclis.org y están indizados e integradosen la base de datos “Fuente Académica” de EBSCO Information Services.Está registrada en el Sistema Regional de Información en Línea para RevistasCientíficas de América Latina, El Caribe, España y Portugal (LATINDEX). Sitio ibliotecologia-y-gestion-deinformacion/Dirección Editorial· Héctor Gómez Fuentes, Director (s) Departamento de Gestión de laInformación· Carmen Pérez Ormeño, Directora Escuela de BibliotecologíaEditor Jefe· Héctor Gómez FuentesConsejo Editorial · Académicos del Departamento de Gestión de Información- Mariela Ferrada Cubillos- Cecilia Jaña Monsalve- Guillermo Toro Araneda- Alicia Ramírez GonzálezPresidenta del Colegio de Bibliotecarios de Chile A. G.· Paola Roncatti GaldamesRepresentante Legal· Haydée Gutiérrez Vilches, Rectora (s)Decano Facultad de Administración y Economía· Enrique Maturana LizardiSecretaria del Departamento de Gestión de Información· Carolina Osorio SilvaDiseño y Diagramación· Programa de Comunicación y CulturaAutorizada su reproducción con mención de la fuente.LAS IDEAS Y OPINIONES CONTENIDAS EN LOS TRABAJOS Y ARTÍCULOS SON DERESPONSABILIDAD EXCLUSIVA DE LOS AUTORES Y NO EXPRESANNECESARIAMENTE EL PUNTO DE VISTA DE LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICAMETROPOLITANA.2Serie Bibliotecología y Gestión de Información Nº 43, Marzo 2009
TABLA DE CONTENIDOIntroducción6Acerca de este documento1. La creación de un programa de preservación digital1.1 Infraestructura de organización1.2 Infraestructura tecnológica1.3 Esquema de recursos1.4 Modelo de referencia OAIS8101012131332. Lo que amenaza a las colecciones digitales2.1 Amenazas físicas2.2 Obsolescencia2.2.1 Obsolescencia de aplicaciones y archivos informáticos2.2.1.1 Sugerencias para evitar la obsolescencia de archivos2.2.2 Obsolescencia de equipos y hardware2.2.2.1 Sugerencias para evitar la obsolescencia de equipos y hardware161617171819193. Estrategias de preservación digital3.1 Respaldo3.2 Renovación del soporte de almacenamiento3.3 Respaldo análogo3.4 Replicación3.5 Utilización de medios persistentes3.6 Preservación de la tecnología3.7 Mantenimiento físico de los equipos3.8 Arqueología digital3.9 Migración3.10 Confianza en los estándares3.11 Normalización3.12 Emulación3.13 Encapsulación3.14 Computador virtual universal (UVC)3.15 Canonicalización3.16 Control de la autenticidad3.17 Control de la estabilidad o integridad3.18 Metadatos de 84. Medios de almacenamiento y sus cuidados4.1 Soportes magnéticos4.1.1 Problemas que afectan a los soportes magnéticos424245Serie Bibliotecología y Gestión de Información Nº 43, Marzo 2009
Directrices para la Creación de un Programa de Preservación Digital4.1.2 Sugerencias para la conservación de los soportes magnéticos4.2 Soportes ópticos4.2.1Problemas que afectan a los soportes ópticos4.2.2 Sugerencias para la conservación de los soportes ópticos464648485. Cuestiones legales5.1 Derecho de autor5.2 En que afectan las cuestiones legales a la preservación5.3 Sugerencias para abordar las cuestiones legales505152556. Buenas prácticas y sitios Web relacionados57Bibliografía4Serie Bibliotecología y Gestión de Información Nº 43, Marzo 200959
Directrices para la Creación de un Programa de Preservación Digital*Miguel Ángel Rivera DonosoMaster en Documentación Audiovisualmiguelrido@gmail.comResumenGuía destinada a instituciones que inician el proceso de digitalización de susdocumentos. Presenta requerimientos, problemas y estrategias a seguir parala preservación digital. Ofrece una amplia bibliografía de apoyo.Palabras Claves: Conservación de documentos Bibliotecas digitales Preservacióndigital Abstract:Guide aimed at organizations planning to digitize their documents. It outlinesrequirements, challenges and strategies for digital preservation. It providesan extensive bibliography on the subject.Keywords: Documents Preservation Digital Libraries Digital Preservation Preservation * Basado en la tesina para obtener el grado de Master en Documentación Audiovisual,Universidad Carlos III, Madrid, España.5Serie Bibliotecología y Gestión de Información Nº 43, Marzo 2009
INTRODUCCIÓNHistóricamente, el hombre siempre ha buscado dejar constancia delmomento en el que vive, y a diferencia de otras épocas, en la actualidadtenemos las herramientas de registro para que en el futuro se pueda recrearde manera muy certera nuestra realidad. Pero los medios por los cuales sepodría acceder a esa información corren más peligro que cualquier otro dela historia. Al menos hasta ahora, la información en soporte digital es másvulnerable que la película, que el microfilm, que el papel e incluso que losantiguos pergaminos y papiros.Esto es debido a que estamos en unos momentos en el que las tecnologíasdigitales están avanzando velozmente, mejorando día a día sus posibilidadesde publicación, edición, acceso, etc., por lo que en periodos muy cortos losformatos de escritura y lectura se modifican, dejando obsoletos a losanteriores. A esto se suma que la mayoría de las tecnologías están en manosde empresas privadas que pelean su hegemonía en el mercado, provocandoserios problemas de compatibilidad entre ellas. Por otra parte, la transmisiónde contenidos está fuertemente vigilada por legislaciones que protegen laautoría, limitando la distribución de los contenidos.Todo esto provoca que la vida de los documentos digitales sea corta siestos se mantienen en su estado original, sin adecuarse a los cambiosnecesarios para poder subsistir.Sin embargo, toda esta realidad se contrapone con el hecho de que elformato electrónico, por sus innumerables ventajas, se ha masificado tanto,que postula a convertirse en el único medio de escritura, registro ypublicación de conocimientos y en general, de gran parte de la expresiónhumana. Muy pronto no se utilizarán cuadernos en los colegios, laspublicaciones en papel paulatinamente desaparecerán, los antiguos sistemasde transmisión de TV o radio también, etc.La información digital puede aparecer de dos maneras: digitalización dematerial análogo o información que se crea ya en entorno digital. En el primercaso, los problemas de conservación están relativamente solucionados amediano plazo, puesto que se puede conservar el material original, más aúnsi desde el momento de la digitalización, toda la explotación del documentose llevará a cabo mediante la versión digital. Pero esto durará solo algunasdécadas, pronto ya se habrá digitalizado todo, los escáneres se guardarán ynos encontraremos frente a un mundo de información íntegramente digital,6Serie Bibliotecología y Gestión de Información Nº 43, Marzo 2009
Directrices para la Creación de un Programa de Preservación Digitalque a diferencia de aquella que se encuentra en los antiguos formatos, no sedegrada paulatinamente, sino que puede desaparecer de un momento aotro.Hay que preservarla, y hay que hacerlo ahora.Aunque esta cuestión parezca nueva, los problemas que hicieron que secomenzara a hablar de preservación digital surgieron casi en conjunto conlos primeros usos institucionales de este tipo de documentos. Sin embargoen la mayoría de los lugares las medidas no se tomaron o se procedió demanera inadecuada. Son incontables los ejemplos de información relevanteque se perdió.Tan solo en la segunda mitad de la década de 1990 se comenzó a hablarseriamente del asunto, hubo algunos estudios pioneros que alertaron a lasinstituciones más grandes, principalmente en los países anglosajones.Recién en 2003, varias décadas después de la creación del mundo digital,UNESCO publica la Carta para la Preservación del Patrimonio Digital,referencia obligatoria para cualquier estudio del tema. La carta es un llamadoa los estados y a las instituciones que custodian material digital para asumirla responsabilidad que significa el mantenimiento de la información que allíse encuentra.El problema en absoluto es simple, los métodos aún no están acabados yquizás falte mucho para eso, ya que se necesita consenso entre muchas áreas;la preservación digital no sólo involucra a la documentación, sino quetambién a la ciencia, la informática, la economía y al mundo legal, comoveremos detalladamente en este estudio.De aquí en adelante, este problema atañe a todas las institucionesencargadas de custodiar información, de cualquier índole que esta sea,puesto que aunque no guarden material digital, tarde o temprano tendránque digitalizarlo para cuidar tanto del original como del acceso a este.Y en un futuro no muy lejano, este problema también nos afectará a modoindividual; nuestros computadores cada vez necesitan más capacidad paraalmacenar las crecientes carpetas de fotografías o gigas de música y video.Al igual que las instituciones, tendremos que organizarnos para no perdernuestra información, que es parte de nuestra memoria, tanto individual comocolectiva.7Serie Bibliotecología y Gestión de Información Nº 43, Marzo 2009
Directrices para la Creación de un Programa de Preservación DigitalAcerca de este documentoHasta el momento es muy poco el material de estudio sobre preservacióndigital que se puede encontrar en español, esto debido a que es unaproblemática asumida hace muy pocos años y los principales exponentesaún son solamente los países anglosajones más Holanda, que también haaportado interesantes investigaciones. No obstante, los formatos digitalesya están presentes en casi todo el mundo y por lo tanto las necesidades depreservación también.El siguiente estudio está pensado para que sea utilizado comoherramienta por las instituciones que no han iniciado el proceso dedigitalización de sus documentos, o por aquellas que lo han comenzadohace muy poco y pretenden que sus nuevos formatos sean preservados amediano y largo plazo.El documento abarca las diferentes áreas que se deben considerar paramontar un programa de preservación con bases suficientes que permitanque este no tropiece en el camino.Como fuente para este estudio se ha utilizado una amplia bibliografíaque se detalla al final, sin embargo algunos documentos son las bases y lospilares fundamentales, puesto que son los más desarrollados y que hanservido de referencia para la mayoría de los programas de preservación digitalque ya están en curso.Estos documentos son los siguientes:· Digital Preservation Management: Implementing short-terms strategies forlong-term problems. Cornell University Library. eng index.html· Preserving Access to Digital Information (PADI). National Library of Australia(2001-2007)http://www.nla.gov.au/padi/· Directrices para la Preservación del Patrimonio Digital. UNESCO, preparedby the National Library of Australia. (2003)http://www.imaginar.org/dppd/DPPD/0 DPPD.pdf (Traducido al 300/130071e.pdf (Original eninglés)8Serie Bibliotecología y Gestión de Información Nº 43, Marzo 2009
Directrices para la Creación de un Programa de Preservación Digital· Preservation Management of Digital Materials: A Handbook. Jones, Maggie,and Neil Beagrie. ndex.html· Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), Blue chive/650x0b1.pdf· LIBRO “La preservación de recursos digitales, El reto para las bibliotecasdel siglo XXI” Alice Keefer, Núria Gallart.9Serie Bibliotecología y Gestión de Información Nº 43, Marzo 2009
1. La creación de un programa de preservación digitalComo explicábamos anteriormente, las preocupaciones reales por lapreservación digital comenzaron a concretarse tan solo a mediados de ladécada de 1990.Uno de los estudios pioneros, Preserving Digital Information: Final Reportand Recommendations, publicado en 1996, se refiere a la necesidad de crearcentros especializados para preservar contenidos t/digpresstudy/default.htmEn esos momentos, por falta de experiencia o por la magnitud de losrequerimientos, no fue posible crearlos, pero actualmente el asunto se haasumido con verdadera responsabilidad y, principalmente en los países másdesarrollados económicamente, se han llevado a cabo interesantesprogramas de preservación.Lamentablemente los requisitos para montar un programa en óptimascondiciones siguen estando fuera del alcance de la mayoría de lasinstituciones. Sin embargo, las experiencias han derivado también enesfuerzos para mostrar el camino y dar las claves para que un programa quese inicia, no parta desde el total desconocimiento.En esta sección entregamos algunos consejos básicos, que se constituyencomo un buen punto de partida.Los estudios de la Universidad de Cornell sostienen que un programa depreservación digital se debe edificar sobre tres grandes pilares inseparablesque merecen una atención constante. Estos son:· Organización· Tecnología· Recursos económicos1.1 Infraestructura de organizaciónSe refiere a los procedimientos y políticas organizativas que la instituciónadopta para llevar a cabo el programa.Se ha dicho en reiteradas ocasiones que un organismo que asuma laresponsabilidad de preservar contenido digital, debería tener la mismafiabilidad que ahora tienen los museos o las bibliotecas nacionales con10Serie Bibliotecología y Gestión de Información Nº 43, Marzo 2009
Directrices para la Creación de un Programa de Preservación Digitalrespecto a la autenticidad e integridad de sus colecciones, esto debido a lafacilidad con que un objeto digital puede ser modificado.Además de mantener esta fiabilidad en el tiempo, pese a los cambios dela tecnología y del mercado, una institución de este tipo debe contar con lasherramientas para identificar y recuperar la información, establecer políticasde acceso razonables, tener una tecnología idónea para la preservación,cuidar de los derechos intelectuales y asegurar que los metadatos seannormalizados y estén siempre vinculados a la información. También lasmetodologías propuestas por el programa de preservación deben contarcon el acuerdo de las partes involucradas en el proyecto, que pueden sercreadores, distribuidores, gestores, financistas y usuarios.Una institución que decide preservar, debe estar siempre actualizada delo que el mundo tecnológico propone, a la vez que estar al corriente de lasbuenas prácticas que otras instituciones van adoptando. Hasta que se creenparámetros globales comunes para la preservación digital, la estrategia dela colaboración es fundamental.La Universidad de Cornell propone algunos consejos al respecto:· Suscribirse a padiform-I, que es una lista de publicaciones e intercambiode ideas para la preservación digital, coordinado por la BibliotecaNacional de Australia.http://www.nla.gov.au/padi/forum/· Suscribirse a IFLA DIGLIB una lista activa sobre información de bibliotecasdigitales, con un buen número de noticias sobre la preservación ytecnologías fo/diglib· leer DIGINEWS (descontinuado desde 2007, aunque sus archivos estándisponibles y se encuentran artículos muy tions/newsletters/diginews.htm· y D-LIB magazinehttp://www.dlib.org/Es muy probable que la creación de un departamento o área depreservación digital, lleve consigo una serie de cambios que pueden no sermuy bienvenidos, como cambio de personal, de locaciones, deprocedimientos, aumento de responsabilidades, etc.11Serie Bibliotecología y Gestión de Información Nº 43, Marzo 2009
Directrices para la Creación de un Programa de Preservación Digital1.2 Infraestructura tecnológicaConsiste en el equipamiento indispensable para almacenar, conservar yponer a disposición la información para el usuario, esto incluye hardware,software, el espacio físico, las condiciones de control del ambiente y elpersonal que trabajará. Cada uno de estos merece una atención especialantes de montar el programa, para que sobre la marcha no aparezcansorpresas que escapen a las condiciones iniciales.Por ejemplo, los equipos necesarios son muchos más que los dispositivosde captura y almacenamiento de la información. Las necesidades van desdelos servidores y los medios de almacenaje “en línea”, hasta detalles como laamplitud de los escritorios, la cantidad de tomas de corriente o los carrosmovibles para trasladar los medios.El tema del almacenamiento merece una especial atención, puesto quees muy probable que en poco tiempo el volumen de información aumenteconsiderablemente, y como se detallará en las estrategias de preservación,es indispensable tener más de una copia.Es cierto que los medios de almacenamiento cada vez entregan máscapacidad y velocidad de acceso, así como también disminuyen sus costes;sin embargo la capacidad del depósito continúa siendo uno de los principalesproblemas.De ser posible, es recomendable tener un depósito “en línea”, tal como unsistema RAID. Pero pese a la velocidad de acceso que entrega este sistema, esun tipo de almacenamiento relativamente costoso y vulnerable a pérdida,por lo que también se recomienda utilizar almacenamiento “nearline”, quesignifica almacenamiento seguro en disco o cinta, pero con recuperaciónautomatizada.Todo esto complementado con CDs y DVDs que se irán “refrescando”periódicamente.Por otra parte, es indispensable no descuidar de las aplicacionesinformáticas que gestionarán la colección. El software de depósito mereceuna atención especial, pues es el que otorgará las posibilidades dealmacenamiento, manejo y entrega de los materiales. Hasta el momento sehan desarrollado muchas aplicaciones para estos efectos, tanto depropietarios como abiertos. Cada institución debe optar por el que mejor seadapte a sus necesidades específicas.12Serie Bibliotecología y Gestión de Información Nº 43, Marzo 2009
Directrices para la Creación de un Programa de Preservación DigitalA continuación se citan tres ejemplos que han tenido buena aceptaciónen la comunidad de archivos digitales:FEDORA http://www.fedora-commons.org/DSPACE http://www.dspace.org/GREENSTONE http://www.greenstone.org/1.3 Esquema de recursosSe trata de todos los requerimientos económicos que la institución tieneque prever antes de comenzar el proyecto.Se debe contemplar que un programa de preservación requiere unainversión constante, no basta tan solo con un gran monto al comienzo. Yaque se necesita periódicamente ir renovando los abundantes soportes yequipos, pagar los salarios del personal, que en condiciones ideales deberíanser varias personas; financiar los planes de emergencia, la adquisición dederechos y licencias, etc.Algunas instituciones, debido a su experiencia, aconsejan que si no secuenta con los fondos económicos necesarios, es mejor esperar a que existala seguridad de que estos estarán, puesto que a la larga, puede resultar inclusomás costoso retomar un proyecto que se había abandonado por falta derecursos.La Universidad de Cornell ha preparado un test para saber si están lascondiciones para afrontar un plan de ng/foundation/tdr/readiness.pdf1.4 Modelo de Referencia OAIS (Open Archive Information System)El modelo OAIS fue creado originalmente por la NASA para gestionar suvasto material digital y en el año 2002 adoptado por la unión de dos grandesconsorcios de bibliotecas norteamericanas: RLG y OCLC, para convertirse enel
Directrices para la Creación de un Programa de Preservación Digital 4 4.1.2 Sugerencias para la conservación de los soportes magnéticos 46 4.2 Soportes ópticos 46 4.2.1Problemas que afectan a los soportes ópticos 48 4.2.2 Sugerencias para la conservación de los soportes ópticos 48 5. Cuest
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