Strategien Zur Einführung Von Dokumenten-Management
Strategien zur Einführung vonDokumenten-ManagementSystemenBeratungDr. Ulrich KampffmeyerPROJECTCONSULTUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbHHamburg 1999
Strategien zur Einführung von DokumentenManagement-SystemenStrategien zur Einführung von Dokumenten-Management-SystemenVon Dr. Ulrich KampffmeyerGeschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbHManaging Partner der PROJECT CONSULT International Ltd.Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM EuropeMitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen dungsprozeß für den Einsatz eines gsphase zur Einführung eines DokumentenmanagementsystemsZieldefinitionAnalyse des Ist-ZustandesEntwicklung einer Soll-KonzeptionErgebnis der VorbereitungsphaseWichtige Aspekte bei der Einführung eines DokumentenmanagementsystemsRechtliche ProjektbegleitungVerfahrensbeschreibung des entQualifizierungs- und SchulungskonzeptZusammenfassung und AusblickEinführungDie Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist aufgrund der Komplexitäteines solchen Systems und der mit der Einführung verbundenen notwendigenAnpassung der Arbeitsabläufe eine unternehmenspolitische Entscheidung miterheblicher Reichweite. Daher muß bereits im Vorfeld der Systemeinführung eineumfassende Planung durchgeführt werden. Der vorliegende Beitrag beschäftigt sichim wesentlichen mit dieser Phase der Planung und Vorbereitung zur Einführungeines Dokumentenmanagementsystems, wobei einige Aspekte, die in diesemZusammenhang von besonderer Bedeutung sind, in einem gesonderten Kapitelbehandelt werden.Kunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 2 von 69
Strategien zur Einführung von gementsystemen haben sich herausgestellt, daß ablauf- undaufbauorganisatorische Strukturen hinsichtlich ihrer Funktionalität überprüft undgegebenenfalls modifiziert werden müssen.Dokumentenmanagementprojekte können aus verschiedensten Gründen scheiternund einen beträchtlichen Schaden verursachen. Damit beim Scheitern einesProjektes die zustehenden Rechte auch geltend gemacht werden können, wird sbesonderebeiGroßprojekten von Bedeutung ist.Außerdem muß mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und derdamit verbundenen Speicherung auf optischen Medium gewährleistet sein, daß dieseMedien auch langfristig verfügbar und dementsprechend auch haltbar sind.Zusätzlich müssen die auf diesen Medien gespeicherten Daten auch in fernerZukunft mit einer heute vielleicht noch unbekannten oder zumindest noch nichtverbreiteten Technologie lesbar sein. Die hieraus resultierenden Aufgaben werdenim Rahmen der sogenannten Migrationsplanung in die Konzeption desDokumentenmanagementsystems einbezogen. Auf eine Migrationsplanung wird inKapitel 3.3 ausführlich ngvonDokumentenmanagementsystemen sind die psychologischen Hemmnisse derAnwender. Zur Beseitigung dieser Hemmnisse müssen alle Mitarbeiter, die dasSystem künftig nutzen sollen, frühzeitig auf den Umgang mit dem System ifizierungsundSchulungskonzeptes, dessen detaillierte Darstellung sich im Kapitel 3.4 befindet,wird vorgeschlagen, daß zunächst ausgewählte Mitarbeiter an diesem Systemgeschult und danach zum Trainer für die anderen Mitarbeiter ausgebildet werden.Später übernehmen dann diese internen Trainer die Schulung der übrigenMitarbeiter.Kunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 3 von 69
Strategien zur Einführung von Projekteim Gegensatz zu herkömmlichen DV-Projekten Der Wert des Systems liegt nicht in Hard- und Software,sondern in den gespeicherten Informationen Langfristige Informationsverfügbarkeit erforderlich Tiefgreifende Veränderungen in Archiv- undGeschäftsprozess - Organisation Psychologische Hemmnisse bei der Einführung vonpapierarmer VorgangsbearbeitungAbbildung 1:Dokumentenmanagement-Projekte im Gegensatz zu herkömmlichen DV-ProjektenHerkömmliche papierbasierte Informationsspeicherung und -weiterleitung bringt eineReihe von Problemen mit sich.Papier, die Effizienzfalle im Büro Bearbeitungsprobleme:Papier bewirkt Medienbrüche und damit oft spezielle Arbeitsteilung Verteilungsprobleme:Kopieren, Transportieren und Aktualisieren als papierbedingteBürotätigkeiten Verwaltungsprobleme:Historienführung/ Versionsverwaltung, geringe Tranzparenz desBearbeitungsstatus. Archivierungsprobleme:hoher Bedarf, unzureichende Sicherheit der Archivbestände, aufwendigeOrganisationAbbildung 2:Papier, die Effizienzfalle im BüroDurch die Verwendung von Papier als Datentransportmedium werden dieübermittelten Daten häufig zuerst ausgedruckt, um anschließend vom Empfängerggf. in einer modifizierten Form erneut elektronisch erfaßt zu werden. Zu diesemZweck werden oft mehrere Kopien des Schriftstückes angefertigt. Dies hat wiederumzur Folge, daß bei der Distribution eines Schriftstückes verschiedene Versionenentstehen, die erneut einer gesonderten Verwaltung bedürfen. Zusätzlich entstehthierdurch ein Archivierungsbedarf, der auch schon ohne Anfertigung zahlloserKopien für Unternehmen ein nicht unerhebliches Problem darstellt. Abgesehen vonden hohen Personal- und Raumkosten, die durch den enormen Aufwand zurOrganisation und Aufrechterhaltung von Konsistenz und Sicherheit der Archiveentstehen, erfordern Papierarchive enorm viel Zeit für Recherchen und Verwaltung.Kunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 4 von 69
Strategien zur Einführung von DokumentenManagement-SystemenVerglichen mit den Recherchemöglichkeiten in Dokumentenmanagementsystemenkönnen Recherchen mit zunehmendem Komplexitätsgrad aufgrund desüberproportional ansteigenden Zeitbedarfes nur bedingt durchgeführt werden.Diesen Sachverhalt spiegelt auch das Ergebnis einer Umfrage bei geinesDokumentenmanagementsystems befragt wurden.Gründe für die Beschaffung von DMS-LösungenReaktion auf Mitbewerber ca. 2%Technologie - Test ca. 4%Regelmäßige Arbeitsüberlastung ca. 4%Steigerung des Umsatzes ca. 7%Ersatzbeschaffung ca. 9%Raumkostenreduktion ca. 9%Höhere Sicherheit für Dokumente ca. 11%Vorteile im Wettbewerb ca. 13%Verbesserte Kontrolle und Führung ca. 18%Personalkostenreduktion ca. 24%Höhere Produktivität ca. 42%Verbesserter Zugriff ca. 44%10 C20i ht PROJECT CONSULT 1994/95 QAbbildung 3:30llG t40G50Prozent der Nennungen1993Gründe für die Beschaffung von DMS-LösungenDie am häufigsten angegebenen Gründe waren der verbesserte Zugriff auf dieArchivinformationen sowie die verbesserte Produktivität der Mitarbeiter. Ein weiteresArgument ist die Reduktion der Personalkosten. Hier ist allerdings zu bedenken, daßin der Archivverwaltung zwar langfristig weniger Personal eingesetzt werden kann,die neuen Tätigkeiten aber eine höhere Mitarbeiterqualifikation erfordern, die zueinem höheren Durchschnittsgehalt führen und damit die durch die Reduktion derMitarbeiteranzahl erzielten Einsparungen an Personalkosten wieder kompensierenkönnen.Entscheidungsprozeß für den Einsatz eines DokumentenmanagementsystemsBei der Entscheidung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sinddie oben genannten Gründe zwar wichtige Faktoren, die für die Einführung sprechen,allerdings sollte sich das Management bei einer solchen Entscheidung bewußt sein,daß durch die Einführung ein eng vernetztes Handeln unterschiedlicher Abteilungendes Unternehmens in den unterschiedlichsten Bereichen notwendig wird. Hierbeimüssen sämtliche Schnittstellen überprüft werden.Kunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 5 von 69
Strategien zur Einführung von formationsverarbeitungDatenEditing, Publishing,Tabellenkalkulation,Individuelle AnwendungenDatenbank, sbearbeitungund isationAblauforganisationLogische Reihenfolge,zeitliche ReihenfolgeDV-AbteilungAbbildung 4:Personen, ionsFachabteilungabteilungIntegrationsaspekteDie Einführungsplanung eines Dokumentenmanagementsystems kann ausgehendvon diesen Integrationsbetrachtungen mit ihren Auswirkungen auf die Aufbau- undAblauforganisation erfolgen. Die Planung sollte allerdings nicht mit der Einholung vonAngeboten verschiedener Hersteller solcher Systeme beginnen. Vielmehr sind ineinem ersten Schritt zuerst die Strategien der Unternehmung bezüglich desDokumentenmanagements festzulegen. In diese strategischen Überlegungen sindvor allem die Ziele und Rahmenbedingungen zu integrieren, die bei den künftigenEntwicklungen der Unternehmung zu erwarten sind. Erst nach der Bestimmungdieser strategischen Eckdaten ist die Organisation der Unternehmung hinsichtlichdes strukturellen Aufbaus und des organisatorischen Ablaufes zu analysieren undauf die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems abzustimmen. Hierbei istauch eine Aufnahme der bereits vorhandenen DV-Infrastruktur notwendig.Kunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 6 von 69
Strategien zur Einführung von ProjekteStrategieZiele und RahmenbedingungenOrganisationVorgehensweisen und ReihenfolgenTechnikEinzusetzende (technische) MittelAbbildung 5:Dokumentenmanagement-ProjekteDer Grundsatz „Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik“ ist bei allenEntscheidungen zu beachten. Eine noch so fortschrittliche technische Lösung bringtkeine Vorteile, wenn sie nicht auf das organisatorische Umfeld ausgerichtet ist.Organisatorische Änderungen sind wiederum im Zusammenhang mit denstrategischen Unternehmenszielen zu sehen. Kundenservice, Produkt- oderDienstleistungsqualität, Durchlaufzeiten und Verwaltungskosten sind rchdenEinsatzeinesDokumentenmanagementsystems wirkungsvoll unterstützt werden können. Hat gezeigt,wieeinDokumentenmanagementsystem diese Faktoren unterstützen kann, so ergibt sichdaraus automatisch die Zielsetzung, die das System zu erfüllen hat. Im Rahmen inesDokumentenmanagementsystems zu berücksichtigen:Definition des Problems und Handlungsdruck Raumprobleme Retrievalprobleme Durchsatzprobleme Qualifizierungsprobleme KostenproblemeWettbewerbsgesichtspunkte und Unternehmensstrategie IT-Strategie des Unternehmens Position am Markt Neue Produkte oder Geschäftsfelder ServicequalitätKunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 7 von 69
Strategien zur Einführung von DokumentenManagement-Systemen Zuverlässigkeit Effizienz ReaktionsfähigkeitMöglichkeiten der Technikunterstützung Schwachstellen Gegenwärtiger und zukünftiger Nutzen Einbettung in Organisation und Technik des Unternehmens Bestimmung relevanter Bereiche und AufgabenRealisierbarkeit Ressourcen (Personal, Finanzen) Unterstützung durch Führungsebene Multiplizierbarkeit der Lösung Mittel- und langfristige Wirtschaftlichkeit Belastbarkeit der MitarbeiterWie bereits erwähnt, ist einer der nur schwer zu bestimmenden Einflußfaktoren dietechnologische Entwicklung und damit die Bestimmung eines auch auf lange Sichttragbaren Konzeptes für den Einsatz von Datenträgern und Speicherformaten ineinem Dokumentenmanagementsystem. Die Bestimmung der einzusetzendenDatenspeicher sowie deren Aufbau setzt die Analyse der zu speicherndenDokumentarten voraus. Anhand dieser Analyse muß zunächst bestimmt werden, inwelcher Form auf die Daten zugegriffen werden darf. In der Regel dürfen vieleDokumente aufgrund der Einhaltung der Revisionssicherheit nicht mehr verändertwerden. Allerdings sollte auch ein Speicherbereich vorgesehen werden, in demveränderbare Daten gespeichert werden können, um die notwendigeSpeicherkapazität nicht unnötig zu erhöhen. Weiterhin muß die Gestaltung desArchivs hinsichtlich Darstellungsform und inhaltlicher Tiefe bestimmt werden. Damiteng verbunden ist die Entscheidung über die Erfassung der Altbestände. DieseEntscheidung wird sich als einer der kostenbestimmenden Faktoren für dasGesamtsystem erweisen.Kunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 8 von 69
Strategien zur Einführung von DokumentenManagement-SystemenA u s w a h l u n d B e s tim m u n g d e s p a s s e n d e nS p e ic h e r s S c o p e : S c h w e r p u n k t in In h a lt u n d F o r m A r t d e s g e w ü n s c h te n A u s w a h lp r in z ip s F o r m u n d T ie fe d e r E r s c h lie ß u n g U m fa n g d e r z u s c h a ffe n d e n S a m m lu n g O r d n u n g d e s S p e ic h e r s A n fo r d e r u n g e n a n d a s M a te r ia l d e s In fo r m a tio n s tr ä g e r s P e r s o n e n k r e is H ä u fig k e it d e s Z u g r iffsAbbildung 6:Auswahl und Bestimmung des passenden SpeichersWeiterhin kann die Entscheidung der einzusetzenden Speicher von der Größe desBenutzerkreises und der Zugriffshäufigkeit abhängig gemacht werden, da dieZugriffsgeschwindigkeit der einzelnen Speicher bei zunehmender Größe dieserbeiden Faktoren immer kritischer wird. Im Hinblick auf die oben bereits erwähnteRevisionssicherheit des Dokumentenmanagementsystems sind auch bestimmtetechnische Anforderungen an das Material der Datenträger und dieAufzeichnungsformate zu berücksichtigen. Da für einige Dokumente sehr langeAufbewahrungsfristen zu beachten sind, muß gewährleistet sein, daß dieLebensdauer der Datenträger zumindest größer ist als die jeweiligeAufbewahrungsfrist der auf ihnen gespeicherten Dokumente. Die Speicherformatemüssen sicherstellen, daß die Daten später auch von anderen Systemen ohneInformationsverlust gelesen werden können. Diese Punkte sind in eine langfristigePlanung einzubeziehen, da davon auszugehen ist, daß bei mangelnder Vorplanungdieser Aspekte erhebliche Folgekosten und im schlechtesten Fall auch Datenverlusteentstehen können.Kunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 9 von 69
Strategien zur Einführung von egie bei der Einführung eines Document-Imaging-Systems mußsein, über die etwaigen Realisierungs- und Produktionsphasen hinaus Weiterentwicklung langfristige Nutzung von Informationen Migration unterschiedlichster Arteinzuplanen.Bei mangelnder Vorplanung können die Folgekosten eines Projektes dieRealisierung und Einführung um ein Vielfaches übertreffenAbbildung 7:LangfristplanungErst nach Bestimmung des IstZustandes und der Definition der künftigen Strategienund Zielsetzungen können die Angebote ausgewählter Hersteller bzw. Anbieter vonDokumentenmanagementsystemen eingeholt werden. Im Rahmen einer Kosten/Nutzwertanalyse aggregiert zu einer Portfoliobetrachtung kann anhand einesBewertungsschemas, das parallel zu einer Ausschreibung entwickelt wird, zunächsteine engere Auswahl der angebotenen Systeme getroffen werden. In eineranschließenden Risikobewertung der einzelnen Angebote ist dann die für dasUnternehmen vorteilhafteste Lösung zu ermitteln. Im Rahmen der Nutzwertanalysesollte die Bewertung der Faktoren wie Funktionalität, Qualität der Software,zugrundeliegende Systemplattform usw. auf einer ordinalen Skala erfolgen, um diesein die Portfoliobetrachtung der einzelnen Systeme einfließen zu lassen. DiePortfoliobetrachtung kann nach verschiedenen Ordnungskriterien getrennt oder inaggregierter Form vorgenommen werden.Kunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 10 von 69
Strategien zur Einführung von DokumentenManagement-SystemenEntscheidungsprozess bei der Einführung einesInformationssystemesNutzwertanalyse- Funktionen / Daten- SW - Qualität- Systemplattform- AnbieterKostenermittlung- Investition. BetriebKosten-/ - Technisch- Anbieter- Personell- Kosten- Termine"beste Lösung"Abbildung 8:Entscheidungsprozeß bei der Einführung eines edieKostenermittlungindiePortfoliobetrachtung integriert werden. In diesem Zusammenhang sind dieeinmaligen Investitionen und Initialisierungskosten sowie die Kosten des laufendenBetriebes unter besonderer Berücksichtigung der Einführungsphase getrenntvoneinander zu ermitteln.Die Risikobetrachtung der einzelnen Systeme kann z.B. anhand der Bewertung derfolgenden Einflußfaktoren erfolgen: technischer Stand des angebotenen Systems, Integrität und Bekanntheitsgrad des Anbieters, Qualifikationen der vom Anbieter eingesetzten Mitarbeiter, Kosten für das angebotene System und Wahrscheinlichkeit der Einhaltung der in den Angeboten genannten Termine zurFertigstellung und Inbetriebnahme des Gesamtsystems bzw. einzelnerSystemabschnitte.PhasenmodellDie Konzeption zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems weicht vondem in fünf Phasen gegliederten Modell eines herkömmlichen Projektes im DVBereich ab.Kunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 11 von 69
Strategien zur Einführung von DokumentenManagement-SystemenZiele, Abläufe und PhasenPhasenmodellArbeitsaufwandDetaillösungen undErste LösungLösungsidee und Realisie- Programmvorgabenund g gorganisationBenutzerschulungenund PraxisfreigabeInstallationZeitZiele, Abläufe und PhasenWie der Abbildung 9 zu entnehmen ist, können die Phasen Problemanalyse,Systemplanung, Detailorganisation, Realisierung und Installation durch ihre in sichabgeschlossenen Tätigkeiten bei herkömmlichen DV-Projekten unabhängigvoneinander betrachtet werden. In der Regel ist ein sequentielles Abarbeiten dereinzelnen Phasen möglich. Diese sequentielle Vorgehensweise kann gewähltwerden, da der Aufgabenbereich des einzusetzenden Programmes im allgemeinenauf bestimmte Aufgaben zugeschnitten wurde, die im Gegensatz zuDokumentenmanagementsystemen keine unternehmensweiten Auswirkungenhaben. Die im Rahmen herkömmlicher DV-Projekte erstellten Programme verlangenkeine unternehmensübergreifende Interaktion, die zu einer zeitlichen Überlagerungder einzelnen Projektphasen führt. Weiterhin zeigt sich, daß die vorbereitendenSchritte zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Gegensatz zuherkömmlichen DV-Projekten wesentlich mehr Zeit und Aufwand in Anspruchnehmen. Der Aufwand für die eigentliche technische Realisierung ist hierzuvergleichsweise gering. Weiterhin ist zu bedenken, daß während der Einführung undnach Aufnahme des Produktionsbetriebes durch die nicht unerheblicheRessourcenbindung im Unternehmen die Produktivität zunächst absinkt. Dies ist beider Erstellung einer Übergangsplanung zur Aufrechterhaltung des laufendenBetriebes zu berücksichtigen. Bei größeren Projekten kann die Ressourcenbindungzu spürbaren Produktivitätseinbußen führen - insbesondere, da im Projektteam meistsehr engagierte und qualifizierte Mitarbeiter eingebunden sind.Kunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 12 von 69
Strategien zur Einführung von odell zur Erstellung von InformationssystemenAufwandPhase 1BedarfsanalyseundLösungsentwurfPhase 2DetailorganisationPhase 3TechnischeEntwicklungÄnderungskontrollePhase 0*Phase 4Einführung undÜbergabeStudiePhase 5BetreuungProjekt - ManagementQualitätssicherung* InitialisierungAbbildung deZeitProjektverlauf; Phasenmodell zur Erstellung von InformationssystemenDas folgende Kapitel wird sich mit den ersten beiden Abschnitten desPhasenmodells beschäftigen. Diese beiden Phasen können auch alsVorbereitungsphase bezeichnet werden. Hierbei sollen die für die Initialisierung desProjektes und die Bedarfsanalyse wichtigen Schritte und Instrumente vorgestelltwerden. Die Abschnitte der Detailorganisation, der technischen Entwicklung sowiedie Phase der unternehmensweiten Einführung und Übergabe können in dieser eherallgemein gehaltenen Darstellung nicht berücksichtigt werden, da die zugrundeliegenden Strukturen der Dokumentenmanagementsysteme unternehmensindividuellund nicht auf den allgemeinen Fall übertragbar sind. In Kapitel 3 wird auf einigegenerell zu beachtende Probleme aufmerksam gemacht, die bei derEinführungsplanung zu bedenken sind.Kunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 13 von 69
Strategien zur Einführung von DokumentenManagement-SystemenVorbereitungsphase zur Einführung einesDokumentenmanagementsystemsDie Vorbereitungsphase zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems istals ein eigenständiges, internes Projekt anzusehen. Da die Einführung mitorganisatorischen Veränderungen und nicht unerheblichen Investitionen verbundenist, sollte für diese Vorbereitungsphase auch ein eigenständiges Projektmanagementdurchgeführt werden. Zudem sind die zeitlichen Aufwendungen nicht unerheblich die Umsetzung eines Konzeptes kann sich über ein bis zwei Jahre erstrecken.Vorgehen bei der Vorbereitung der Einführungeines Dokumentenmanagementsystems Die Vorbereitung ist ein eigenständiges, internes Projekt. Analyse und Design sind mit größter Sorgfalt durchzuführen, dadurch Langzeitarchivierung eine lange, konsistente Benutzbarkeit eines Dokumentenmanagementsystems gefordert ist. Dokumentenmanagementsysteme erfordern zur effizientenNutzung Änderungen in der bisherigen papierorientiertenOrganisation. Dokumentenmanagementsysteme stellen aufgrund dertechnischen Anforderungen für "Image"-Verarbeitung unddigitale optische Archivierung eine erhebliche Investition dar.Abbildung 11:Vorgehen bei der Vorbereitung der Einführung eines DokumentenmanagementsystemsDie Einführung eines eigenständigen Projektmanagements ist insbesondere auchnotwendig, da in der Vorbereitungsphase eine parallele Bearbeitungunterschiedlicher Aufgaben erforderlich ist, die teilweise eng miteinander verknüpftsind. Die Vorbereitungsphase beginnt mit der strategischen Entscheidung zurEinführung eines Dokumentenmanagementsystems und endet mit demVertragsabschluß mit einem Systemanbieter. Hierbei ist auch der Vertrag mit einemGeneralunternehmer aus einem Herstellerkonsortium denkbar.Kunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 14 von 69
Strategien zur Einführung von DokumentenManagement-SystemenEvaluation eines rtragsabschlußEvaluationsphaseBeginn derEvaluationAbbildung 12:EndeEvaluationZeitachseEvaluation eines InformationssystemsIm folgenden soll auf die einzelnen Schritte der Vorbereitungsphase nähereingegangen werden.VorgehensweiseZieldefinitionAnalyse yseKosten- / Nutzenanalyse ISTDesign AblaufdesignAnpassung Aufbau- und gs- und SchulungskonzeptKosten- / Nutzenbetrachtung SOLLErgebnisAbbildung 13:Überblick zur VorgehensweiseDie vielschichtige und komplexe Zieldefinition, die Ist-Analyse sowie die Erarbeitungeiner Soll-Konzeption als Planungsgrundlage sollten zur Dokumentation derKunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 15 von 69
Strategien zur Einführung von DokumentenManagement-SystemenErgebnisse zu einer detaillierten Studie ausgearbeitet werden. Da anhand dieserStudie einerseits die Realisierung durch den Auftragnehmer und andererseits dieQualitätssicherung seitens des Auftraggebers erfolgt, ist die schriftliche Fixierungunumgänglich. Die folgenden drei Abbildungen geben einen Überblick über dieVielschichtigkeit einer solchen Detailstudie. Die Komplexität ergibt sich aus derNotwendigkeit der umfassenden Analyse unterschiedlicher Strukturen undBeziehungen bezüglich des gegenwärtigen Dokumentenmanagements.Phasen der DetailstudiePhasenProjektmanagementDetailstudie durchführenProjektorganisation beimInteressenten und bei AnbieternSituationsanalyseModeration von DiskussionenDurchführen von anzenFormulierung des Ist-ZustandesErstellen der BerichteKompetente Führung desInteressenten bei derFormulierung des SollKonzeptesFormulierung des Soll-KonzeptesLösungsvariante AAbbildung 14:Lösungsvariante BOffene Information undIntegration der Entscheidungsträger in jeder PhasePhasen der DetailstudieKunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 16 von 69
Strategien zur Einführung von DokumentenManagement-SystemenDenkebenen der ment-KonzeptAnwendungAbbildung 15:Denkebenen der DetailstudieSituationsanalyse der gAbbildung 16:FinanzenQualifikationder MitarbeiterKostenSituationsanalyse der AbteilungDie wesentlichen Punkte lassen sich wie folgt zusammenfassen:Ziele und ErwartungenKunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 17 von 69
Strategien zur Einführung von DokumentenManagement-Systemen Feststellung übergreifender Informations- und Kommunikationsbezüge in Hinblickauf die Anforderungen der Recherche, Archivierung und Vorgangsbearbeitung Erwartungen hinsichtlich höherer Effizienz Maßstab für das zu erreichende ErgebnisInhalte Formale, inhaltliche und strukturelle Merkmale von Dokumenten in Hinblick auftemporäre Nutzung, Archivierungswürdigkeit und Archivierungspflicht Archiv-, Ablage-, Recherche- und Informationsnutzungsstrukturen Organisatorische Vorbereitung und Prüfung von UnterstützungsmaßnahmenNutzen Festlegung eines finanziellen Rahmens in Hinblick auf eine grundsätzlicheWirtschaftlichkeit von Dokumentenmanagement Schaffung von Kriterien zur Abschätzung von Kosten, Nutzen und Effizienz Planung von Alternativen Festlegung der Bereiche, in denen Dokumentenmanagement rentabel sein könnteErgebnisdefinition Beschreibung der Datenbasis und der im Unternehmen genutzten Dokumentehinsichtlich ihres Informationswertes nformationsstrukturenim Skizzierung eines Vorgehensmodells Projektvereinbarung, um das Einführungsprojekt aufzusetzenZieldefinitionVor dem eigentlichen Projektbeginn sollte eine Projektinitialisierung stattfinden. Diesedient in erster Linie der Benennung der zum Projektteam gehörenden dennotwendigenEntscheidungskompetenzen u.a. zur Festlegung von Strategien und Zielen, iedasDokumentenmanagementsystem später bedienen sollen, bestehen. Auf diese Weisekönnen sämtliche Unternehmensinteressen gewahrt werden. Außerdem ist derEinsatz eines externen Beraters zu empfehlen, der das zur Einführung notwendigetechnische Know-how zur Beurteilung verschiedener Systemlösungen sowie dasorganisatorische Know-how zur Umstrukturierung eines Unternehmens besitzt.Daneben kann ein externer Berater bei Meinungsverschiedenheiten oderUnsicherheiten innerhalb des Projektteams vermittelnd tätig werden.Kunde:Thema:DMS EinfStrategien Kff 1-98Datei: PROJECT CONSULT GmbH 2001Projekt:Topic:Datum:27.11.2001Autor:KffStatus: FertigVersion: 2.1Seite 18 von 69
Strategien zur Einführung von inition Genaue Beschreibung des ZielesFestlegung der betroffenen BereicheFestlegung der betroffenen BeteiligtenFestlegung der VerantwortlichkeitenAufwandschätzungErwartetes ErgebnisVorgehensmodell– Definition Vorprojekt Analyse und Design– Ressourcenbereitstellung Vorprojekt– Mittelbereitsstellung VorprojektAbbildung führungeinesDokumentenmanagementsystems gefaßten Ziele und Strategien und der schon zuProjektbeginn vorhandenen Unterlagen ist bei der Projektinitialisierung bereits eineGrobplanung für das Gesamtprojekt vorzunehmen. Hier werden die von derSystemeinführung betroffenen Unternehmensbereiche sowie die in die Einführunginvolvierten Mitarbeiter bestimmt.Außerdem sollte das zu erwartende Ergebnis in Form einer Soll-Konzeption bereitseinmal formuliert und hierfür eine überschlägige Aufwandsschätzung durchgeführtwerden, um nachträgliche Überraschungen möglichst zu minimieren und demProjektteam einen Orientierungsrahmen vor
Strategien zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen Verglichen mit den Recherchemöglichkeiten in Dokumentenmanagementsystemen können Recherchen mit zunehmendem Komplexitätsgrad aufg
Innovative Demonstrations- und Modellvorhaben mit Start-Ups zur besseren Verwertung von Lebensmitteln X (X) Etablierung und Weiterentwicklung von Prozessroutinen bei der Bereitstellung und Abholung von Produkten, beispielsweise mit Hilfe digitaler Technologien X (X) Finanzielle Unterstützung zum Aufbau bzw. zur Verbesserung der
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the American Board of Radiology (ABR) Core and Certifying examinations administered between January 1 – December 31, 2018. The guide has undergone a few minor changes compared to the 2018 version, which was significantly revised com- pared to earlier versions, reflecting changes in NIS content on the examinations. The primary change in this study guide is the addition of Core Concepts of .
