Auditoria Interna Estudio Sobre Control Y Recuperación De .

AUD-INF-ENV-0005-2021 Directriz TN-03-2018. “Lineamientos para el Registro, Control y Recuperación deAcreditaciones que no Corresponden por pagos de salarios y pensiones” EstaDirectriz rige a partir del 19 de octubre del 2018. Directriz DGH-D-004-2018 Lineamientos para la Gestión de Adeudos Incobrables enel Departamento de Cobro Judicial de la División de Adeudos Estatales. Publicadaen la Gaceta N 17 del 24/01/2019. Vigente desde el 01/03/2019. Directriz RES-DGH-085-2018 Determinación Monto Exiguo. Publicada en La Gaceta29 – 11/02/2019. Rige a partir de su publicación en la Gaceta. Instructivo para el Registro y recuperación en el Sistema Integra de sumas pagadasde más. Emitido por la Dirección Administrativa y Financiera, Departamento deGestión del Potencial Humano Unidad de Administración de Salarios. Código: IDGPH-PAS-01 Versión: 05 enero 2012. Instructivo de llenado Formularios Acreditaciones que no corresponden. Emitido porContabilidad Nacional y firmado digital el 08/07/2020 Directriz DCN-002-2019 Uso de la cuenta de correo electrónico oficial de laContabilidad Nacional para la recepción y remisión de información ydocumentación. Comunicada a los Ministerios que remiten información a laContabilidad Nacional, mediante oficio del 29 de enero del 2019 y publicada en -normativa-contabilidadnacional. Directriz DGH-D-004-2018 Lineamientos para la gestión de adeudos incobrables enel Departamento de Cobro Judicial de la División de Adeudos Estatales. Emitida porla Dirección General de Hacienda y publicada en la Gaceta N 17 del 24 de enero 2019.Vigencia a partir del 1 de marzo 2019. Resolución RES-DGH-085-2018. Establecimiento del monto exiguo. Publicada en laGaceta N 29 del 11 de febrero del 2019. Procedimiento de acreditaciones salariales que no corresponden DRH-PRO-ASN.Oficializado en la circular DM-CIR-ENV-0010-2020(DM-00517-20-S Setiembre 2020. Normas de Gestión Documental para almacenar documentos electrónicos,publicadas mediante la circular N 0003-13 (DM-00375-13) del 03 de julio del 2013.3.4. MetodologíaEl estudio se realizó de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoríainterna, Normas Generales de Auditoría Interna y las Normas para el Ejercicio de laAuditoría Interna“Coadyuvando al mejoramiento del Control Interno”Teléfonos: (506) 2505-4033 /2505-4032 – Fax: (506) 2505-4036 - Apdo. 297 1007 - Sitio Web: www.comex.go.cr –Dirección: Plaza Tempo, sobre Autopista Próspero Fernández, costado oeste del Hospital Cima, Escazú, San José C. R.Página 7 de 16

AUD-INF-ENV-0005-2021Auditoría Interna del Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República, elManual de Referencia para las Auditoría Internas, MARPAI, comunicado mediante OficioNo. 12959, DFOE-0143 del 12 de setiembre, 2018.Se aplicó el Procedimiento P-01 “Auditorias de carácter especial” el cual consta de tresfases, a saber:Fase I- PlaneaciónFase II-ExamenFase III-Comunicación de resultados3.5. Limitaciones al estudioNo se presentaron limitaciones para ejecutar el estudio de auditoría.4. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL SERVICIO.Los resultados, las conclusiones y recomendaciones, fueron discutidas verbalmente el13 de diciembre 2021; con la Oficial Mayor y Directora Administrativa señora Mariela RojasSegura, a la asesora del Departamento de Recursos Humanos señorita Marianela BerrocalRojas, y a la señora Ileana Castro Carballo Jefe del Departamento de Presupuesto. LaAdministración manifestó estar de acuerdo con la propuesta de la Auditoría Interna, de noremitir borrador del Informe, considerando que no hay observaciones y en su lugar, remitirel informe final.El Informe es remitido a la Oficial Mayor y Directora Administrativa, mediante elmemorando AUD-MEM-ENV-0025-2021 del 13 de diciembre 2021.5. CONCLUSIÓN GENERALCon base en el alcance del estudio y en las pruebas de auditoría realizadas, losresultados determinaron que se cumplió razonablemente con el envío de la informacióncuantitativa a los entes reguladores por parte del Departamento de Recursos Humanos; noobstante, la información cualitativa de las acreditaciones que no correspondendeterminadas en el periodo del estudio, no fue remitido a la Tesorería Nacional, por lajefatura del Departamento de Recursos Humanos de ese momento.Por otra parte, un aspecto positivo, es que se inició con la implementación de controlesadicionales, por parte del Departamento de Recursos Humanos, para que al momento deingresar la planilla en el Sistema Integra, se minimice el riesgo de que se generenacreditaciones que no corresponden, o bien, se detecten en forma oportuna, para procedercon su recuperación.Auditoría Interna“Coadyuvando al mejoramiento del Control Interno”Teléfonos: (506) 2505-4033 /2505-4032 – Fax: (506) 2505-4036 - Apdo. 297 1007 - Sitio Web: www.comex.go.cr –Dirección: Plaza Tempo, sobre Autopista Próspero Fernández, costado oeste del Hospital Cima, Escazú, San José C. R.Página 8 de 16

AUD-INF-ENV-0005-2021Relacionado con las sumas acreditadas demás a los proveedores, se generaron dosmontos por concepto de sumas pagadas demás en el Departamento de Presupuesto, lascuales fueron recuperadas. El procedimiento para la detección, control y recuperación desumas pagadas demás a los acreedores, que utiliza el Departamento de Presupuesto desdeel 2012 no ha sido actualizado, aprobado y comunicado al personal.Se incluyen en este informe, algunas oportunidades de mejora, orientadas alfortalecimiento del sistema de control interno, sobre el tema objeto de estudio.Tabla I Resultados de la evaluación de criterios para el estudio por componentes#COMPONENTE EVALUADOInformes de acreditaciones que no corresponden,enviados por el Departamento de RecursosHumanos a Tesorería Nacional y a ContabilidadNacional.RESULTADO DE LA EVALUACIÓNCumple2Controles establecidos por el Departamento deRecursos Humanos, para el registro, control ymanejo oportuno de la información deacreditaciones que no corresponden.Cumple3Informes sobre acreditaciones que nocorresponden a los proveedores, su proceso derecuperación y envío a CN y TN por parte delDepartamento de Presupuesto.Cumple parcialmente4Proceso ejecutado por el Departamento deRecursos Humanos, para la recuperación desumas acreditadas demás.Cumple5Informes cualitativos sobre acreditaciones que nocorresponden enviados a Tesorería Nacional.No cumple6Información sobre acreditaciones que nocorresponden, registrada en el Archivo DigitalInstitucional ADI, en el Departamento de RecursosHumanos.Cumple parcialmente1Fuente: Elaboración propia a partir de la revisión de la información puesta al alcance de la Auditoría por el Departamento de RecursosHumanos, el Departamento de Presupuesto y las pruebas de Auditoría aplicadas.6. RESULTADOSDurante el desarrollo de los objetivos del estudio y de conformidad con el alcance, seobtuvieron resultados, los cuales se mencionan a continuación:Auditoría Interna“Coadyuvando al mejoramiento del Control Interno”Teléfonos: (506) 2505-4033 /2505-4032 – Fax: (506) 2505-4036 - Apdo. 297 1007 - Sitio Web: www.comex.go.cr –Dirección: Plaza Tempo, sobre Autopista Próspero Fernández, costado oeste del Hospital Cima, Escazú, San José C. R.Página 9 de 16

AUD-INF-ENV-0005-20216.1. Aspectos que fortalecen el Sistema de Control Interno.En el periodo de enero a diciembre 2020, en la información correspondiente al mes dejulio, que fue remitida en los primeros días del mes de agosto, se evidenciaron algunasinconsistencias en los anexos de los informes, por lo que la Auditoría mediante elmemorando AUD-MEM-ENV-00021-2020 del 18 de agosto 2020, realizó asesoría para laOficial Mayor y Directora Administrativa relacionada con el control interno aplicado en larevisión y supervisión de la información incluida en dichos informes. A partir de dichaasesoría, se observan mejoras en la información remitida a Contabilidad Nacional yTesorería Nacional.En el periodo de enero a setiembre 2021, la labor del Departamento de RecursosHumanos, a partir del mes de mayo es realizada únicamente por una funcionaria, quienprepara la información cuantitativa, que es revisada en forma y no en contenido por laOficialía Mayor, para ser remitida mensualmente a la Contabilidad Nacional y TesoreríaNacional, según los plazos establecidos por los Entes Reguladores. La información fueremitida puntualmente y se han logrado minimizar en gran medida los errores presentadosen periodos anteriores.Después de que se detectó, una suma pagada demás a un exfuncionario, seestablecieron controles por parte del Departamento de Recursos Humanos, para el registroy el manejo de la información relacionada con planillas que se ingresa al Sistema Integra,esto con el fin de verificar que la información que se registra sea correcta, y se minimice elriesgo de acreditar sumas que no corresponden a los funcionarios.6.2. Aspectos susceptibles de mejora6.2.1 Detección y recuperación oportuna de sumas acreditadas de más, por parte delDepartamento de Recursos Humanos.De acuerdo con la información remitida a CN y TN en el mes de junio 2021, se incluyela información sobre una acreditación que no corresponde, realizada al exfuncionario JuanCarlos Alvarado.Dicha acreditación fue detectada en el mes de mayo, por Recursos Humanos, noobstante, de acuerdo con la documentación aportada se observa que la salida delfuncionario de la institución se realizó en el mes de febrero 2021, por lo que transcurrieronalrededor de tres meses posteriores al pago realizado demás, para que fuera detectado.Ante consulta realizada a la funcionaria de Recursos Humanos, manifestó que ellaasumió el proceso en el mes de mayo, y que dentro de las gestiones que debe realizar parael cálculo de la liquidación del exfuncionario, es cuando detecta el pago demás realizado alfuncionario, y al ingresar al Sistema Integra y revisar las fechas, verifica que se habíaAuditoría Interna“Coadyuvando al mejoramiento del Control Interno”Teléfonos: (506) 2505-4033 /2505-4032 – Fax: (506) 2505-4036 - Apdo. 297 1007 - Sitio Web: www.comex.go.cr –Dirección: Plaza Tempo, sobre Autopista Próspero Fernández, costado oeste del Hospital Cima, Escazú, San José C. R.Página 10 de 16

AUD-INF-ENV-0005-2021ingresado una acción de personal con cese al 1 de marzo 2021, por lo que se generó un pagopor 9 días, que no correspondían y que era la única acción que constaba en el sistema, porlo que procedió a ingresar la fecha correcta de la salida del señor Alvarado y demásgestiones para la recuperación de dicho monto según el detalle adjunto a la notificación:Fuente: Documentación remitida por el Departamento de Recursos Humanos.De la prueba realizada por la Auditoría (en conjunto con la funcionaria de RH) así comode la revisión documental del proceso de acreditaciones que no corresponden, no seencontró evidencia de revisión y aprobación por parte de un superior, sobre los datosingresados en el Sistema Integra, que es el sistema en el que se podrían generar sumaspagadas demás. Al consultarle a la funcionaria de Recursos Humanos, sobre la revisión yaprobación, de los datos de planilla y demás movimientos, una vez ingresados al SistemaIntegra, manifestó que en dicho sistema ella tiene el usuario y perfil de registrador yaprobador, y que en la institución siempre se ha hecho de esa forma, que una vez que laplanilla ha sido ingresada, nunca ha sido revisada ni aprobada por un superior, que ellamisma es quien registra y aprueba y que en este caso la Oficial Mayor y DirectoraAdministrativa, no cuenta con usuario para ingreso al Sistema Integra.Indica además la funcionaria, que de su parte, ella tampoco remite a la Oficial Mayor,la información que ingresa al sistema para su revisión y aprobación. No obstante, a raíz dela detección tardía de la suma pagada demás al exfuncionario mencionado, estáimplementando controles adicionales, con el fin de detectar, registrar y poder controlar elmanejo de sumas pagadas demás. En un archivo Excel, va ingresando todos losmovimientos y situaciones que va identificando, y que se deben considerar al momento deingresar la planilla, con el fin de que los pagos sean los correctos y no se generenacreditaciones que no corresponden. Aclara la funcionaria que conforme obtenga másexperiencia en el manejo y se identifiquen más necesidades de control, se estará mejorandoel control Excel, hasta convertirlo en una herramienta lo más funcional posible.Al respecto es importante mencionar que, en este caso, la funcionaria de RH, al registrary aprobar la información en el sistema y al no participar otro funcionario en la revisión yaprobación, se corre el riesgo de que no se detecten errores u omisiones, por lo que seAuditoría Interna“Coadyuvando al mejoramiento del Control Interno”Teléfonos: (506) 2505-4033 /2505-4032 – Fax: (506) 2505-4036 - Apdo. 297 1007 - Sitio Web: www.comex.go.cr –Dirección: Plaza Tempo, sobre Autopista Próspero Fernández, costado oeste del Hospital Cima, Escazú, San José C. R.Página 11 de 16

AUD-INF-ENV-0005-2021pueden presentar sumas pagadas que no corresponden o que no se realice el pago del salarioa un funcionario.Esta situación afecta el cumplimiento del objetivo de las normas de control interno enel sector público, que es garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. Y que el SCIdebe coadyuvar a que la organización utilice sus recursos de manera óptima, y a que susoperaciones contribuyan con el logro de los objetivos institucionales.6.2.2 Remisión de Informes cualitativos sobre acreditaciones que no corresponden a laTesorería Nacional.En el año 2019, la Tesorería Nacional comunicó mediante correo electrónico dirigido alos Directores de Recursos Humanos y Jefaturas de áreas gestoras de pagos del PoderEjecutivo, Legislativo y Judicial y sus dependencias, así como el Tribunal Supremo deElecciones., el oficio TN-DCOF-0094-2019 del 22 de enero 2019, mediante el cual solicitó laremisión semestral de un Informe Cualitativo de las Acreditaciones que no Correspondende sus dependencias a partir del año 2019, para ser enviado durante los primeros 15 días delmes enero y julio de cada año.De acuerdo con lo informado por Recursos Humanos, mediante correo electrónico del1 de noviembre 2021, sobre los informes cualitativos, indicó que correspondiente al año2020, se encontraban localizando dichos informes, dentro de la información remitida por elexjefe del Departamento, esto por cuanto no se encontraron registros en el Archivo Digital(ADI), y respecto a la información del 2021, no fue remitida al Ente Regulador.Además, que como parte de las funciones que ha asumido, ante la ausencia de jefaturay de más personal en el área de Recursos Humanos, se encuentra preparando un borradordel informe para remitirlo al Ente Regulador, no obstante, se encuentra en coordinación confuncionarios del Ministerio de Hacienda, con el fin de que le puedan brindar un espacio,para aclarar algunas dudas que le han surgido sobre dicho informe que se debe remitir.Es importante mencionar que la información cualitativa, se debe preparar y remitir alEnte Regulador, con la finalidad de que se analice la procedencia de las acreditaciones queno corresponden, y que puedan establecer planes de acción en los principales motivos degeneración de pagos que no corresponden.6.2.3 Necesidad de fortalecer el conocimiento sobre los procesos y tiempos que tiene laadministración para registrar y revisar la información del Sistema Integra en formaefectiva, para evitar errores u omisiones en los procesos de pago.Actualmente el Departamento de Recursos Humanos, cuenta con una colaboradora yla Oficial Mayor y Directora Administrativa como Jefatura, por lo que la carga laboral delDepartamento ha sido asumida por dicha colaboradora, quien indicó que relacionado conel manejo del Sistema Integra y con el registro de información sobre acreditaciones que noAuditoría Interna“Coadyuvando al mejoramiento del Control Interno”Teléfonos: (506) 2505-4033 /2505-4032 – Fax: (506) 2505-4036 - Apdo. 297 1007 - Sitio Web: www.comex.go.cr –Dirección: Plaza Tempo, sobre Autopista Próspero Fernández, costado oeste del Hospital Cima, Escazú, San José C. R.Página 12 de 16

AUD-INF-ENV-0005-2021corresponden detectadas en forma manual, si bien es cierto tiene conocimiento y el procesointerno sobre acreditaciones la orienta, ha tenido que recurrir a los Entes Reguladores y afuncionarios de otros Ministerios, con el fin de aclarar dudas y con el propósito de que lainformación que se ingresa, se haga en forma correcta y se minimice el riesgo de generarpagos que no

AUDITORIA INTERNA . ESTUDIO SOBRE CONTROL Y RECUPERACIÓN DE ACREDITACIONES QUE NO CORRESPONDEN . . El estudio se realiza de acuerdo con el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna para el año 202, en cumplimiento 1 del artículo 15, del . Decreto N 34574_H Reglamento