Stotax Datensicherung Und Datenablage
Stotax Datensicherung und DatenablageStand: Juli 202212Einleitung . 2Sicherung der lokalen Stotax- und Lohn-Daten . 32.1 Sicherung der lokalen Stotax-Daten . 32.1.1Praxis- und Datenverzeichnisse . 32.1.2SQL Datenbanken . 32.1.2.1Stotax Datenbank Wartungscenter . 42.2 Sicherung der lokalen Lohn-Daten . 132.2.1SBS Lohn.132.2.2Stotax Gehalt und Lohn .132.2.3Stotax Gehaltsauskunft .132.2.4Stotax DEÜV-Manager .133 Sicherung der Stotax ASP Daten . 134 Allgemeine Informationen zur Datenablage . 144.1 Stotax Lokal . 144.1.1Lohn-Daten .144.1.2Elster-Daten .144.1.3SQL-Daten .144.2 Stotax ASP . 144.2.1Lohn-Daten .144.2.2Elster-Daten .144.2.3SQL-Daten .14STOTaX GmbH & Co. KG1 / 14
1 EinleitungOhne eine aktuelle Datensicherung sind bei Ausfällen und Störungen der Hardware die von Ihnen erstelltenDaten verloren. Deshalb ist eine regelmäßige Datensicherung unbedingt notwendig.Die regelmäßige Sicherung Ihrer Daten liegt in Ihrer eigenen Verantwortung!Beachten Sie daher die folgenden Punkte: Die Sicherungsmedien müssen sicher aufbewahrt werden und auch z.B. gegen Diebstahl und Feuergeschützt sein. Mindestens ein Satz der Sicherungsmedien muss außerhalb der Betriebsstätte aufbewahrtwerden.Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Datensicherungen.Testen Sie die Wiederherstellung der Daten.Um eine lückenlose Sicherung der Daten zu gewährleisten, sollte ein geeignetes Sicherungsverfahren zurAnwendung kommen:KomplettsicherungDamit können z.B. bei einem Plattendefekt sämtliche Dateien von der letzten Sicherung vollständigwiederhergestellt werden. Eine Komplettsicherung ist relativ zeitaufwendig und benötigt großeSpeicherkapazitäten.Komplettsicherung und inkrementellen SicherungenMit diesem kombinierten Verfahren aus wöchentlicher Komplettsicherung und täglichen inkrementellenSicherungen wird der Prozess der Datensicherung beschleunigt und die Datenmenge verringert, da nurgeänderte und neue Dateien gespeichert werden.Mögliche Methode Für jeden Arbeitstag der Woche ist ein Sicherungsmedium vorhanden, d.h. ein Satz besteht aus 5Sicherungsmedien. Wenn z.B. mit 3 Sätzen gearbeitet wird, können auf alle Daten eines Zeitraums von 3 Wochenzurückgriffen werden. (Rotationssystem) Darüber hinaus sollten die Daten monatlich/jährlich auf einem separaten Medium gesichert werden.STOTaX GmbH & Co. KG2 / 14
2 Sicherung der lokalen Stotax- und Lohn-Daten2.1 Sicherung der lokalen Stotax-DatenGrundsätzlich umfasst die Sicherung der Stotax-Daten die Praxis- bzw. Datenverzeichnisse und die SQLDatenbanken.2.1.1 Praxis- und DatenverzeichnisseFolgende Verzeichnisse, inklusive Unterverzeichnisse, müssen gesichert werden: Stotax DatenverzeichnisStotax Praxisverzeichnisz.B. STOTAX\DATENz.B. STOTAX\01Hinweis:Werden mehrere Praxen genutzt, müssen alle zugehörigen Verzeichnisse gesichert werden! Das jeweiligePraxisverzeichnis kann im Stotax Programm unter Arbeitsplatz / System / Praxisverwaltung / Praxisermittelt werden.2.1.2 SQL DatenbankenDa sich die Dateien der SQL Datenbanken im laufenden Betrieb nicht einfach kopieren lassen, wird bei derStotax Installation das Stotax Datenbank Wartungscenter implementiert. Hierüber ist es möglich,Sicherungsdateien mit der Endung .bak zu erzeugen, welche über ein frei zu definierendes Verzeichnis in dieregelmäßige Sicherung aufgenommen werden können.Tipp: Da die oben genannten Praxis- und Datenverzeichnisse ohnehin Bestandteil der regelmäßigenSicherung sind, empfiehlt es sich, die Sicherungsdateien der SQL Datenbanken in einem entsprechendenUnterordner der o.g. Verzeichnisse abzulegen, z.B. C:\STOTAX\Daten\SQL Sicherung.Alternativ zum Stotax Datenbank Wartungscenter bietet der vollwertige SQL Server (Microsoft SQL ServerStandard Edition oder Enterprise Edition) Werkzeuge zur Erstellung von zeitplangestützten Sicherungen. Bitteinformieren Sie sich zur Vorgehensweise der Datensicherung mittels des SQL Server Management Studioanhand der Microsoft Hilfe oder wenden sich an Ihren Systembetreuer.Folgende Stotax Datenbanken müssen aktuell gesichert werden: ntenManagementSTOTaX GmbH & Co. KG3 / 14
2.1.2.1 Stotax Datenbank WartungscenterMit dem Stotax Datenbank Wartungscenter wird ein leistungsfähiges Programm zur Sicherung,Wiederherstellung und Optimierung der von Stotax genutzten SQL Datenbanken bereitgestellt.Nachfolgend werden, über die Sicherung hinaus, alle Programmfunktionen beschrieben.InstallationDas Stotax Datenbank Wartungscenter wird im Rahmen der Stotax Datenbankinstallation implementiert.Ausführliche Informationen zum Installationsprozess finden Sie im Stotax Installationshandbuch.AufrufDer Aufruf des Stotax Datenbank Wartungscenter erfolgt über die Programmgruppe Stotax \ Stotax DBWartung bzw. über das Programmsymbol auf dem Windows-Desktop.Erster ProgrammstartBeim ersten Aufruf des StotaxDatenbank Wartungscenter erscheint einHinweis zur Anlage der Zugangsdaten fürden SQL Server.STOTaX GmbH & Co. KG4 / 14
Tipp: Der Name des SQL Servers kann im StotaxProgramm vername ändern eruiert werden.Zunächst muss der von Stotax genutzteSQL Server bzw. die SQL Server-Instanzausgewählt werden.Bei der vorbelegten Verwendung derWindows Authentifizierung werden keineweiteren Benutzerdaten benötigt.Durch Entfernen des Hakens für dieWindows Authentifizierung erfolgt dieAnmeldung automatisch mit der SQLServer Authentifizierung. In diesem Fallmüssen Benutzer und Passwort des beider Installation des SQL Serversangelegten Datenbank Administrators(sa) eingetragen werden.Über die Schaltfläche Verbindung testenkann der korrekte Zugriff auf den SQLServer geprüft werden.Dienst StatusDie Programmfunktion Dienst Status dient zurÜbersicht des zur Ausführung derWartungsoptionen notwendigen Dienstes undder zeitgesteuerten Aufgaben.Der Status des für die Wartungsoptionennotwendigen Stotax DatenbankWartungsdienstes wird im oberen Teil desFensters angezeigt.Tipp: Alle Aktivitäten des Stotax DatenbankWartungsdienstes werden in der WindowsEreignisanzeige protokolliert.STOTaX GmbH & Co. KGUm die korrekte Ausführung der Wartungsoptionen zu gewährleisten, wird der StotaxDatenbank-Wartungsdienst automatisch mitWindows gestartet. Die Option Dienst beendensollte daher im normalen Betrieb nichtausgeführt werden.5 / 14
Informationen zu den ZeitgesteuertenAufgaben werden tabellarisch in einerÜbersicht dargestellt.Voraussetzung dafür sind vorab angelegteZeitgesteuerte Aufgaben.Zeitgesteuerte AufgabenDatenbanksicherungen und –optimierungenkönnen über die ProgrammfunktionZeitgesteuerte Aufgaben zur jeweils definiertenZeit automatisch ausgeführt werden.Bereits erstellte Aufgaben werden hierbei inder Übersicht mit den gewählten Angabenangezeigt und können über die SchaltflächenAufgabe bearbeiten modifiziert, bzw. überAufgabe löschen entfernt werden.Um zeitgesteuerte Aufgaben manuell, alsounabhängig von der definiertenAusführungszeit, zu starten, muss diegewünschte Aufgabe in der Übersicht selektiertund anschließend über die SchaltflächeAufgabe jetzt starten ausgeführt werden.Die Anzeige wechselt automatisch in dieProgrammfunktion Dienst Status und zeigt dortden Status der zeitgesteuerten Aufgabe an.Über die Schaltfläche Neue Aufgabe könnensowohl Aufgaben zur Sicherung, als auch zurSTOTaX GmbH & Co. KG6 / 14
Optimierung der SQL Datenbanken definiertwerden.Für beide Bereiche identisch müssenBezeichnung, Aktivierung, Ausführungstage undAusführungszeit bestimmt werden. Die SQLServer Instanz wird mit dem unter demProgrammpunkt SQL Server definierten SQLServer vorbelegt.Für die Sicherung der SQL Datenbanken musszusätzlich der Sicherungsdateiname(voreingestellt ist der unter demProgrammpunkt SQL Server hinterlegteSicherungsdateiname), die zu sicherndenDatenbanken und die Aktion Backup selektiertwerden.Für die weitere Einrichtung einer Aufgabe zurOptimierung der SQL Datenbanken müssenneben den oben beschriebenen generellenPunkten die gewünschten Datenbanken und dieAktionen Indexaufbau undStatistikaktualisierung ausgewählt werden.Über die Schaltfläche OK werden dieEinstellungen gespeichert und die geplanteAufgabe zum gewünschten Zeitpunktausgeführt.SicherungÜber die Programmfunktion Sicherung könnenDatenbanken manuell gesichert werden.Hierzu müssen zunächst die gewünschtenDatenbanken selektiert werden.Hinweis: Automatische Sicherungen könnenüber den Programmpunkt ZeitgesteuerteAufgaben eingerichtet werden.STOTaX GmbH & Co. KG7 / 14
Zur Bezeichnung der Dateien stehenverschiedene Sicherungsdateinamen zurVerfügung. Um bestehende Dateien auszeitgesteuerten Sicherungen nicht zuüberschreiben, sollte hier ein andererSicherungsdateiname als im ProgrammpunktSQL Server gewählt werden.Werden in kürzeren Zeitabständen mehrereSicherungen angelegt, kann einÜberschreibschutz definiert werden. Dadurchwerden gleichnamige Sicherungsdateien, dieinnerhalb des gewählten Intervalls generiertwurden, nicht überschrieben.Bevor die Sicherung über die SchaltflächeSichern durchgeführt wird, muss einSicherungsverzeichnis ausgewählt werden.Standardmäßig wird hier das unter demProgrammpunkt SQL Server definierteVerzeichnis vorbelegt.STOTaX GmbH & Co. KG8 / 14
WiederherstellungUm Datenbanksicherungen auf der unter demProgrammpunkt SQL Server definierten SQLInstanz wiederherzustellen, muss in derProgrammfunktion Wiederherstellung zunächstdie gewünschte Sicherungsdatei ausgewähltwerden.Standardmäßig stehen hier die im festgelegtenSicherungsverzeichnis (Programmpunkt SQLServer) abgelegten Dateien zur Auswahl.Nach Auswahl einer Sicherungsdatei werdendie Sicherungsinformationen angezeigt.Neben Sicherungsdatum, Server etc. kann hierauch die Stotax-Version der Datensicherungeruiert werden.Die Ziel-Datenbank wird ebenfalls nachAuswahl einer Sicherungsdatei automatischvorbelegt.Über die Schaltfläche Wiederherstellen wirdschließlich die Wiederherstellung derausgewählten Datenbanksicherungdurchgeführt.STOTaX GmbH & Co. KG9 / 14
OptimierungDurch die täglichen Zugriffe auf dieDatenbanken werden durch den SQL Servertemporär genutzte Daten (sog. Statistiken undIndizes) generiert, die über längere Zeit zuEinbußen in der Zugriffsgeschwindigkeit führenkönnen.Das Stotax Datenbank Wartungscenter bietetmit der Programmfunktion Optimierung dieMöglichkeit, die Datenbanken hinsichtlich derStatistiken und Indizes manuell zu optimieren.Dazu müssen zunächst die zu optimierendenDatenbanken ausgewählt werden. In der Regelsind dies alle Datenbanken.Hinweis: Automatische Optimierungen könnenüber den Programmpunkt ZeitgesteuerteAufgaben eingerichtet werden.Die Auswahl der zu optimierenden Bereiche(Statistiken und Indizes) ist vorbelegt und sollteauch so übernommen werden.Über die Schaltfläche Optimieren wird dieOptimierung der ausgewählten Datenbankendurchgeführt.Hinweis: Die Ausführung kann je nachDatenvolumen einige Zeit in Anspruch nehmen.STOTaX GmbH & Co. KG10 / 14
SQL ServerTipp: Der Name des SQL Server kann im StotaxProgramm vername ändern eruiert werden.In der Programmfunktion SQL Server werden diegrundlegenden Informationen für Zugriff undVerwaltung des von Stotax genutzten SQLServers hinterlegt.Diese Informationen werden auch alsVorbelegungen in anderen Programmfunktionen des Stotax DatenbankWartungscenter genutzt.Zunächst muss der von Stotax genutzte SQLServer bzw. die SQL Server-Instanz ausgewähltwerden.Bei der vorbelegten Verwendung der WindowsAuthentifizierung werden keine Benutzerdatenbenötigt.Durch Entfernen des Hakens für die WindowsAuthentifizierung wird automatisch die SQLServer Authentifizierung aktiviert. In diesem Fallmüssen Benutzer und Passwort des bei derInstallation des SQL Servers angelegtenDatenbank Administrators (sa) eingetragenwerden.Über die Schaltfläche Verbindung testen kannder korrekte Zugriff auf den SQL Server geprüftwerden.Im Bereich Sicherungs-Verzeichnis muss einOrdner für die Ablage der DatenbankSicherungsdateien ausgewählt werden.Tipp: Bei der Bestimmung des SicherungsVerzeichnisses sollte ausreichend Speicherplatzeingeplant werden.STOTaX GmbH & Co. KG11 / 14
Zur Bezeichnung der Dateien stehenverschiedene Sicherungsdateinamen zurVerfügung. Um bestehende Dateien auszeitgesteuerten Sicherungen nicht zuüberschreiben, sollte hier ein andererSicherungsdateiname als im ProgrammpunktSicherung gewählt werden.Um das Überschreiben von Sicherungsdateien zusteuern, kann ein Überschreibschutz definiertwerden. Dadurch werden gleichnamigeSicherungsdateien, die innerhalb des gewähltenIntervalls generiert wurden, nichtüberschrieben.Alle Eingaben und Änderungen in derProgrammfunktion SQL Server werden über dieSchaltfläche Speichern im Programm abgelegt.BenachrichtigungMittels der ProgrammfunktionBenachrichtigung besteht die Möglichkeit, überdas Ergebnis der Ausführung einerzeitgesteuerten Aufgabe per E-Mail informiertzu werden.Zunächst muss ausgewählt werden, beiwelchem Ergebnis der zeitgesteuerten Aufgabeeine Benachrichtigung erfolgen soll.Im Bereich Benachrichtigung – E-Mail müssendie Zugangsdaten zum SMTP-Server und dieAbsender- / Empfängerdaten eingetragenwerden. Die Verbindung zum SMTP-Server kannanschließend über die Schaltfläche Testmailgeprüft werden.Die generelle Funktionalität, also der Versandeiner Systemmeldung an die ausgewählte EMail-Adresse kann über Testmail via Servicegetestet werden.STOTaX GmbH & Co. KG12 / 14
2.2 Sicherung der lokalen Lohn-Daten2.2.1 SBS LohnWenn die SBS Lohndaten mit der von Stotax ausgelieferten Schnittstelle stx2sbs von Stotax nach SBS Lohnübernommen wurden, ist es ausreichend, die im Punkt Praxis- und Datenverzeichnisse angegebenenVerzeichnisse zu sichern.Beachten Sie, dass bei Neuanlagen in SBS Lohn der Datenpfad unter dem Praxisverzeichnis von Stotax angelegtwird, damit die Datensicherung aller Lohn-Mandanten weiterhin gewährleistet ist.Wird der SBS Lohn ohne eine Datenübernahme von Stotax nach SBS genutzt, so muss der von Ihnen gewählteund angelegte SBS Datenpfad gesichert werden. Dieser kann im SBS Lohn Programm über das Menü Extras \Arbeitsplatzinfo \ SBS-Lohn-Verzeichnisse \ Daten-Verzeichnis ermittelt werden. Beachten Sie in diesem Fallauch die Hinweise im Programm SBS-Lohn (Info/Technik-Handbuch/Datensicherung).2.2.2 Stotax Gehalt und LohnAls Bestandteil des Stotax Programms werden die Daten aus Stotax Gehalt und Lohn standardmäßig imVerzeichnis STOTAX\DATEN\GELOS\DATEN abgelegt und somit im Rahmen der Sicherung der Praxis- undDatenverzeichnisse gesichert. Der Ort des Datenpfades kann ggf. im Programm Stotax Gehalt und Lohn überdas Menü Hilfen\Installationspfade\Datenpfad ermittelt werden.2.2.3 Stotax GehaltsauskunftMit der Installation des Stotax Programms wird die Datenablage von Stotax Gehaltsauskunft im VerzeichnisSTOTAX\DATEN\GEHALTSAUSKUNFT\DATEN angelegt und somit mit der Sicherung der Praxis- undDatenverzeichnisse gesichert. Der Ort des Datenpfades kann ggf. im Programm Stotax Gehaltsauskunft überdas Menü Hilfe\Installationspfade\Datenpfad ermittelt werden.2.2.4 Stotax DEÜV-ManagerWird der Stotax DEÜV-Manager genutzt, müssen die entsprechenden Daten gesichert werden. Mit derInstallation des Stotax Programms werden die Daten des Stotax DEÜV-Managers automatisch im VerzeichnisSTOTAX\DATEN\DEUV3\DATEN abgelegt und daher mit der Sicherung der Praxis- und Datenverzeichnissegesichert. Informationen zum Datenverzeichnis können ggf. im Programm Stotax DEÜV-Manager unter Infound Pfade / Datenverzeichnis abgerufen werden.3 Sicherung der Stotax ASP DatenDie Sicherung der Stotax und Lohn Daten wird von Stotax übernommen.STOTaX GmbH & Co. KG13 / 14
4 Allgemeine Informationen zur DatenablageIn diesem Abschnitt wird beschrieben, wo die Daten, die in Stotax verarbeitet werden, im IT-System abgelegtsind.4.1 Stotax Lokal4.1.1 Lohn-DatenDie Daten für Gehalt und Lohn werden standardmäßig im Verzeichnis LW:\STOTAX\DATEN\GELOS\DATEN)abgelegt. Für die Gehaltsauskunft werden diese standardmäßig unterLW:\STOTAX\DATEN\GEHALTSAUSKUNFT\DATEN abgelegt. In beiden Programmen weisen die Dateien dieDateiendung .TDBI, .TDBR, .TDBF, .TDBL, .TDBV, .TDBB, .TDBM und .TDBT auf. In der älteren DatenbankversionParadox enthalten die Dateiendungen .RB, .MB*, .FAM, .PX, .VAL, .TV, .X*, .Y*.4.1.2 Elster-DatenDie Elster-Protokolle, welche den Vorgang des Elsterversands aufzeichnen, werden standardmäßig imVerzeichnis unter LW:\STOTAX\DATEN\Elster abgelegt. Diese besitzen die Dateiendung .LOG.4.1.3 SQL-DatenDie übrigen Daten werden vom Microsoft SQL Server verwaltet und standardmäßig im Data-Verzeichnis derSQL Instanz (z.B. C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL15.STOTAX\MSSQL\DATA) abgelegt. DieDateien weisen die Dateiendungen .MDF und .LDF auf.4.2 Stotax ASP4.2.1 Lohn-DatenDie Daten für Gehalt und Lohn werden für jeden Kunden in einem getrennten Verzeichnis unterU:\DATEN\GELOS\DATEN abgelegt. Für die Gehaltsauskunft werden diese ebenfalls für jeden Kunden getrenntunter U:\DATEN\GEHALTSAUSKUNFT\DATEN abgelegt. In beiden Programmen weisen die Dateien dieDateiendung .TDBI, .TDBM und .TDBT auf.4.2.2 Elster-DatenDie Elster-Protokolle, welche den Vorgang des Elsterversands aufzeichnen, werden unter U:\DATEN\Elsterabgelegt. Dies ist ebenfalls für jeden Kunden getrennt. Diese besitzen die Dateiendung .LOG.4.2.3 SQL-DatenDie übrigen Daten werden vom Microsoft SQL Server in getrennten Datenbanken verwaltet. Diese sind für denAnwender nicht direkt zugreifbar.STOTaX GmbH & Co. KG14 / 14
die gewünschte Sicherungsdatei ausgewählt werden. Standardmäßig stehen hier die im festgelegten Sicherungsverzeichnis (Programmpunkt SQL Server) abgelegten Dateien zur Auswahl. Nach Auswahl einer Sicherungsdatei werden die Sicherungsinformationen angezeigt. Neben Sicherungsdatum, Server etc. kann hier auch die Stotax-Version der Datensicherung
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