PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO (PINAR)
PLAN INSTITUCIONALDE ARCHIVO (PINAR)Impulsando el desarrollo sostenible del país,a través de la adaptación al cambio climáticoEnero de 20191
Plan Institucional de Archivo - PINAREdgar Ortiz PabónGerenteEquipo Directivo FondoAdaptación:Alfredo Jiménez DelgadilloSubgerente de Gestión Del RiesgoLina María BarreraSubgerente de RegionesAndrés Parra BeltránSubgerente de EstructuraciónRafael Abuchaibe LópezSubgerente de ProyectosMaría Lorena CuellarSecretaria GeneralMaría del Carmen López ConchaProfesional IISección DocumentalEquipo Técnico:Plan Institucional de Archivo (PINAR)Versión 3, enero 2019. Bogotá D.C.2
Plan Institucional de Archivo - PINARControl de pciónDocumento inicialModificación PlanActualización Documento3
Plan Institucional de Archivo - PINARAcerca delFondo AdaptaciónPlan Institucionalde Archivo(PINAR)El Fondo Adaptación nace en diciembrede 2010, como parte de la respuesta delGobierno a la peor emergencia invernalque ha sufrido el país en toda suhistoria: El Fenómeno de “La Niña”2010-2011, el cual demandó unadeclaratoria de emergencia económica,social y ecológica. Una tragedia que dejócerca de 4 millones de damnificados en1004 municipios, lo que representa un97% del país afectado por la inundaciónprovocada por el fenómeno natural.El Fondo Adaptación se crea entoncespara atender las inversiones públicas delargo plazo, destinadas a recuperar lainfraestructura pública afectada poresta tragedia, dentro de los límites derecursos que le fueron asignados.4
Plan Institucional de Archivo - PINARContenidoCONTEXTO INSTITUCIONALALCANCE1. IDENTIFICACIÓNDE LA SITUACIÓN ACTUAL1.1. DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRITICOS1.2. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRITICOS Y EJES ARTICULADORES2. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR3. OBJETIVOS DEL PINAR4. PLANES Y PROYECTOS4.1. PLAN PARA LA IPLEMENTACIÓN DEL PGD Y PINAR4.2. PROYECTO DE APLICACIÓN DE LAS TRD5. MAPA DE RUTA6. HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL7. MARCO NORMATIVO8. BIBLIOGRAFIA9. GLOSARIO5
Plan Institucional de Archivo - PINARIntroducciónEl plan institucional de Archivo – PINAR es una herramienta que nos permite contar coninformación completa y oportuna, que sirve para la formulación, ejecución, seguimiento ycierre de los proyectos; Fondo Adaptación consiente de su necesidad para un controldocumental eficiente, describe en el siguiente documento los planes y proyectosnecesarios para su implementación, apoyados en los lineamientos archivísticos dados porel Archivo General de la Nación y el cumplimiento de la normatividad vigente.6
Plan Institucional de Archivo - PINARCONTEXTO INSTITUCIONALQue es el Fondo Adaptación:Es una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito público del GobiernoColombiano que fue inicialmente creada para atender la construcción, reconstrucción,recuperación y reactivación económica y social de las zonas afectadas por los eventosderivados del fenómeno de La Niña de los años 2010 y 2011.Desde que iniciamos nuestra labor a finales de 2011 hemos cumplido con nuestrocompromiso, liderando acciones de reconstrucción con transformación que hancontribuido al desarrollo sostenible, al bienestar económico y social y a mejorar la calidadde vida de miles de colombianos en todas las regiones del país.En el 2015, con la expedición de la Ley 1753 de 2015 mediante la cual se adopta el Plan dedesarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”, se le atribuyó al Fondo la facultad deejecutar proyectos integrales de gestión del riesgo y adaptación al cambio climático con unenfoque multisectorial y regional, además de los relacionados con el fenómeno de La Niña.Dicha facultad le permitirá utilizar su experiencia y conocimiento en la ejecución deproyectos enfocados a generar transformaciones estructurales en el desarrollo territorialpara reducir los riesgos asociados a los cambios ambientales globales que estamosviviendo, de tal manera que el país esté mejor adaptado a sus condiciones climáticas. Loanterior permitirá fortalecer el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y laspolíticas ambientales y de gestión del cambio climático.7
Plan Institucional de Archivo - PINARMisiónSomos una Entidad que contribuye a la adaptación del país al cambio climático, mediante laestructuración y ejecución de proyectos integrales y sostenibles, con enfoqueregional y multisectorial, generando soluciones que permanezcan en el tiempo yconocimiento,para contribuir a la reducción de la vulnerabilidad fiscal del Estado.VisiónEn 2030, el Fondo Adaptación será una Entidad técnica líder en la ejecución de grandesproyectos integrales y generación de conocimiento para reducir la vulnerabilidad delos efectos del cambio climático, reconocida en el ámbito nacional e internacional.8
Plan Institucional de Archivo - PINARObjetivos Estratégicos9
Plan Institucional de Archivo - PINARFunciones Principales:El Fondo Adaptación fue creado, inicialmente, para cumplir las siguientes funciones:(Artículo1 / Decreto Ley 4819 de 2010):1. Identificación, estructuración y gestión de proyectos tendientes a larecuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por elfenómeno de “La Niña”.2. Ejecución de procesos contractuales, tendientes a la recuperación,construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el fenómeno de “LaNiña”.3. Disposición y transferencia de recursos para la recuperación, construcción yreconstrucción de la infraestructura de transporte, de telecomunicaciones, deambiente, de agricultura, de servicios públicos, de vivienda, de educación, desalud, de acueductos y alcantarillados, humedales, zonas inundablesestratégicas, ten-dientes a la recuperación, construcción y reconstrucción delas zonas afectadas por el fenómeno de “La Niña”.4. Rehabilitación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuariosafectados por la ola invernal.5. Las demás acciones que se requieran con ocasión del fenómeno de “La Nina”,así como para impedir definitivamente la prolongación de sus efectos,tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en losucesivo, de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientalesque están sucediendo como consecuencia de dicho fenómeno.Desde junio de 2015, a partir de la expedición de la Ley 1753 del Plan Nacional deDesarrollo 2014-2018 “Todos por un Nuevo País” (artículo 155), además de lasfunciones arriba mencionadas:10
Plan Institucional de Archivo - PINAR “El Fondo Adaptación, creado mediante Decreto-ley 4819 de 2010, hará partedel Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres en los términos de laLey 1523 de 2012”. “El Fondo Adaptación podrá estructurar y ejecutar proyectos integrales dereducción del riesgo y adaptación al cambio climático, en el marco del SistemaNacional de Gestión del Riesgo de Desastres y en coordinación con losrespectivos sectores, además de los que se deriven del fenómeno de la Niña2010-2011, con el propósito de fortalecer las competencias del Sistema ycontribuir a la reducción de la vulnerabilidad fiscal del Estado”.Política de CalidadEl Fondo Adaptación estructura y ejecuta proyectos de inversión pública(infraestructura y socio-económicos) adaptados al cambio climático. Nuestrocompromiso diferencial de calidad con la ciudadanía y con el país es la realización deinversión pública a través de proyectos de infraestructura y socio-económicos, conenfoque de prevención y/o rehabilitación: Que reduzcan la vulnerabilidad de las personas en zonas de riesgo dedesastres por fenómenos climáticos y, Que sus resultados perduren en el tiempo, permitiendo reducir lavulnerabilidad fiscal del estado en la realización de inversión pública en laszonas de mayor riesgo de desastres.Para ello, dentro de la institucionalidad del estado colombiano, son elementos clavesy diferenciales dentro del compromiso de resultados de calidad de nuestrosproyectos:11
Plan Institucional de Archivo - PINAR La perspectiva integral de la gestión del riesgo de desastres y adaptación alcambio climático, El impacto regional y multisectorial, y La permanente participación ciudadana y demás grupos de interés en lagestión institucional.Objetivos de la Gestión CalidadEl compromiso con la calidad del Fondo Adaptación se hace visible en el logro de lossiguientes objetivos:a) Reducir a 0% la vulnerabilidad física y socio-económica de las personas quehabitan en las zonas de riesgo de desastres por fenómenos climáticos,cubiertas dentro del alcance de la intervención pública realizada por el FondoAdaptación.b) Reducir la vulnerabilidad física y socio-económica del 100% de las personasque habitan en las zonas de riesgo de desastres por fenómenos climáticoscubiertas dentro del alcance de la intervención pública realizada por el FondoAdaptación.c) Reducir a 0% la repetición de inversión pública del estado en las zonas deriesgo de desastres por fenómenos climáticos realizada dentro del alcance dela intervención pública realizada por el Fondo Adaptación.d) Asegurar la participación ciudadana y de los demás grupos de interés, en lagestión del 100% de los proyectos ejecutados por el Fondo Adaptación.e) Generar de activos de conocimiento sobre intervención pública (proyectos deinfraestructura y/o desarrollo socio-económico) con enfoque integral deriesgo de desastres y adaptación al cambio climático, a partir de las leccionesaprendidas en la gestión institucional.f) Aprovechar al interior de la entidad, los activos de conocimiento generados enla gestión de estructuración y ejecución de proyectos con enfoque integral deriesgo de desastres y adaptación al cambio climático, como elementos clavede la mejora continua de la gestión.12
Plan Institucional de Archivo - PINARg) Transferir a diferentes instituciones del país, activos de conocimiento sobreintervención pública (proyectos de infraestructura y/o desarrollo socioeconómico) con enfoque integral de riesgo de desastres y adaptación alcambio climático, como parte de la mejora continua de la gestión pública.Política de Gestión DocumentalPara FONDO ADAPTACIÓN, la Gestión Documental es de primordial importancia enel cumplimiento de su misión. FONDO ADAPTACIÓN, cree que la excelencia en eldesempeño en estos asuntos se alcanza con liderazgo, compromiso, soporte yparticipación de todos sus empleados, asociados y contratistas. Es por eso estamoscomprometidos con el liderazgo en materia de Gestión Documental en todos losaspectos de nuestro negocio. Este compromiso hace que la Entidad cumpla con losprincipios archivísticos, las normas y leyes emitidas que regulan la materia.La política de FONDO ADAPTACIÓN se fundamenta en los siguientes principios: Responsabilidad Documental. Los documentos de archivo no son propiedadprivada de los empleados, por lo tanto la responsabilidad de la administraciónde los mismos se delega a los dueños de Procesos, Jefes de Área y ejecutoresde procesos Transparencia. Los documentos son la evidencia del cumplimiento de la misiónde FONDO ADAPTACIÓN por lo cual respaldan las actuaciones de losfuncionarios. Planeación. Realizar análisis legal, funcional y archivístico para la elaboraciónde procedimientos, instructivos y flujogramas con miras a facilitar la gestiónde información. Eficiencia. Solo deben producirse los documentos necesarios para elcumplimiento de sus objetivos, procesos o funciones. Seguimiento y control de los documentos que recibe o produce la Entidad, endesarrollo de sus actividades.13
Plan Institucional de Archivo - PINAR Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieranindependientemente del medio de creación. Clasificación. Los documentos de archivo deben ser clasificados en series,subseries y expedientes, manteniendo el orden original del trámite, según lastablas de retención y el cuadro de clasificación documental. Protección del medio ambiente. Se evitará la producción de documentosimpresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales ode preservación histórica, de esta forma la gestión documental debe estaralineada con la política de Cero Papel establecida por el Gobierno Nacional eimplementada al interior de la Entidad. Autoevaluación. El PGD deberá ser evaluado periódicamente con el fin degarantizar su actualización y mejora continua. Cultura archivística. Los jefes de cada una de las áreas de FONDOADAPTACIÓN colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo,respecto a la importancia y valor de los archivos. Política de Cero Papel y lineamientos de la Directiva Presidencial 04 en laAdministración Pública u oficina sin papel: FONDO ADAPTACIÓN estimularáen sus funcionarios, colaboradores y contratistas la reducción sistemática deluso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel porsoportes y medios electrónicos. La administración electrónica que se refleja enla creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soporteselectrónicos, se apoyará en el uso de las Tecnologías de la Información y lasComunicaciones. La oficina Cero Papel no implica la eliminación radical de los documentos enpapel, sino la adopción de nuevas estrategias en la administración de lainformación para hacer uno racionalizado de este recurso, por esta razón sedebe tener en cuenta que para que las comunicaciones mediante correoelectrónico se deben tener firmas digitales y estar asociado al módulo deradicación para que se le asigne el numero consecutivo de radicación tanto deentrada como de salida.14
Plan Institucional de Archivo - PINARPrincipios y Valores"Los principios y valores que rigen el actuar de los colaboradores del FondoAdaptación están consignados en el Código de Ética y Buen Gobierno, el cual es unreferente formal de la conducta personal y profesional de todos quienes hacemosparte de la entidad."Principios ÉticosEn el Fondo Adaptación estamos comprometidos en orientar nuestras actuaciones,en ejercicio de la función administrativa, con base en los siguientes principios éticos: TransparenciaEficiencia y compromiso socialLegalidadInterés general y prevalencia del bien comúnValores ÉticosLos valores posibilitan la aplicación de los Principio Éticos y están dados a todos losservidores públicos y colaboradores del Fondo Adaptación del nivel nacional,cualquiera que sea su tipo de vinculación. Estos valores son: 15
Plan Institucional de Archivo - PINAR1. Identificación de la Situación ActualPara la actualización del documento en ejecución de la vigencia 2019 se realizó unDiagnóstico Documental Integrado, que nos permitió identificar y evaluar losaspectos críticos de la gestión Documental de FONDO ADAPTACIÓN.1.1. DEFINICIÓN DE ASPECTOSCRITICOSASPECTO CRÍTICOSFalta de aplicación de TRDDocumentación sin incorporación alexpediente correspondiente.Problemas en la consulta dedocumentos por falta de Inventariosen constante actualización.Carecer de planotecas para garantizarla conservación de los planos.Implementación PDG y PINARRIESGOPosible pérdida de la información pordesorganización de los archivos.Pérdida de Documentos e informacióny dificultad para realizar la trazabilidadde los documentos.Fraccionamiento de expedientes yexpedientes incompletos.Demoras en la recuperación de lainformación y en la consulta dedocumentosPerdida del soporte y la información,debido a deterioros de naturaleza físicay químicaDesconocimiento del valor documentalcorrespondiente a los archivos delFondo AdaptaciónDesinformación de los funcionarios enlos temas de Gestión DocumentalRetrasos en la adopción de las políticasy cumplimiento de metas establecidasen los Instrumentos Archivísticos.16
Plan Institucional de Archivo - PINAR1.2 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOSCRITICOS Y EJES ARTICULADORESPara la priorización de los aspectos críticos se construyó una tabla de priorización deaspectos (ANEXO 1), la cual estable relación directa con los ejes articuladores: Administración de archivosAcceso a la informaciónPreservación de la documentaciónAspectos tecnológicos y de seguridadFortalecimiento y articulaciónLos aspectos críticos de Fondo Adaptación fueron analizados por el Responsable yDueño del Proceso de Gestión Documental, para el momento la Dra. Neifis IsabelAraujo Luquez - Secretaria General dando como resultado la siguiente priorización:1.2.3.4.Documentación sin incorporación al expediente correspondiente.Problemas en la consulta de documentos por falta de Inventariosactualizados.Implementación PDG y PINAR.Aplicación TRD.La estructura de los ejes articulados arrojó las siguientes prioridades atendiendo elanálisis realizado a los aspectos críticos:ASPECTOEJES ARTICULADORES17
Plan Institucional de Archivo - PINARCRÍTICOAcceso a Preservaci AspectosAdministracFortalecimielaón de la tecnológicTOTión dento yInformaci informaci os y deALArchivosArticulaciónónónseguridadFalta deaplicación deTRD6458629Documentación sinincorporaciónal expedientecorrespondiente.101038637Problemas enla consulta dedocumentospor falta deInventariosactualizados101028636Carecer deplanotecasparagarantizar laconservaciónde los planos.2228620Falta deImplementación PDG yPINAR645873018
Plan Institucional de Archivo - PINAR2. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINARFondo Adaptación se encuentra comprometido con la implementación del PlanInstitucional de Archivos – PINAR, con el objetivo de garantizar la organización yconsulta de los documentos que hacen parte de la estructuración y ejecución de losproyectos liderados por la entidad.Para lograrlo va a trabajar en las actividades requeridas para mitigar los aspectosmás críticos identificados, dando prioridad a la incorporación de la documentación alos expedientes y a la actualización de los inventarios documentales.3. OBJETIVOS DEL PINAR Organizar los documentos de Fondo Adaptación partiendo de la inclusión de ladocumentación suelta a sus respectivos expedientes y actualización delinventario Documental. Optimizar los tiempos de respuesta al momento de realizar las consultas dedocumentos. Capacitar y sensibilizar al personal de Fondo Adaptación incluidos loscontratistas en la aplicación de los procedimientos relacionados con losProgramas de Gestión Documental y Administración de Archivos. Implementación del PGD y PINAR Implementar estrategias para el uso responsable del papel.19
Plan Institucional de Archivo - PINAR4.PLANES Y PROYECTOSPLAN PARA LA INCORPORACIÓN DEDOCUMENTACIÓN SUELTA A LOSEXPEDIENTESObjetivoIncorporar a los expedientes de contratos toda la documentación suelta con la quecuente Fondo Adaptación.AlcanceEste plan contempla dos fases paralelas: Actualización de Contratos 2011, 2012, 2013 y2014 y Actualización de Contratos 2015, 2016, 2017 y 2018, ascendiendo a la medida de1647 Mtrs Lineales.Inicia con la incorporación de documentos sueltos en los respectivos contratos yculmina con la actualización de los inventarios incluyendo ubicación física delexpediente.Metas1. Continuar con la actualización de documentación suelta en los contratos de losaños 2011, 2012, 2013, 2014.2. Mantener actualizada la información de los contratos generados en los años2015 y 2016.3. Mantener actualizada la información de los contratos generados en los años2017 y 2018.4. Entrega de los Inventarios Actualizados con ubicación física de los expedientes.20
Plan Institucional de Archivo - PINARActividadesContratos de los años 2011, 2012, 2013, 20141. Clasificar la documentación por año.2. Clasificar la documentación que ya se encuentra por años por número decontrato.3. Incluir la documentación en el respectivo contrato en orden cronológico.4. Dar ubicación física al expediente y actualizar el inventarioContratos generados en los años 2015, 2016, 2017 y 2018.1. Recibir la documentación que se genera diariamente en Fondo Adaptación yque es transferida semanalmente.2. Clasificar por contrato.3. Realizar la completitud del expediente si ya existe, sino, crear un nuevoexpediente e incluir la documentación en orden cronológico.4. Dar ubicación física al expediente
Plan 6 Institucional de Archivo - PINAR El plan institucional de Archivo – PINAR es una herramienta que nos permite contar con información completa y oportuna, que sirve para la
a) El Archivo del Museo Naval de Cartagena (Murcia) b) El Archivo del Museo Naval de Madrid c) El Archivo del Museo Naval de San Fernando (Cádiz) d) El Archivo del Museo Naval de El Ferrol (A Coruña) 16. El legado cultural de Carmen Conde, gestionado por el Patronato Carmen Conde-Antonio Oliver, se custodia en: a) El Archivo General de la .
Nobleza del Archivo Histórico Nacional), el archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores, y otros dependientes del Ministerio de Defensa o archivos militares (Archivo General de la Marina Álvaro de Bazán, Archivo Museo Naval, Archivo General Militar de Madrid, Archivo Cartográfico y de estudios Geográficos del Centro
Audition admite los formatos 5.1 AC-3 y 7.1 EC-3. Codificar archivos de sonido a formatos Dolby Digital Siga estos pasos para codificar un archivo de origen de audio en un formato Dolby Digital (AC-3 o EC-3). 1. Importe o cree el archivo que desee codificar. 2. Elija el archivo y seleccione Archivo Guardar como o Archivo Exportar Archivo. 3.
Marina Álvaro de Bazán, Archivo Museo Naval, Archivo General Militar de Madrid, Archivo Cartográfico y de estudios Geográficos del Centro Geográfico del Ejército and Archivo Militar General de Segovia). An entry has been created for each of these archives with practical information, the
e) Archivo Cartográfico y de Estudios Geográficos del Servicio Geográfico del Ejército. f) Archivo General de la Marina «Alvaro de Bazán». g) Archivo del Museo Naval. h) Archivo Histórico del Ejército del Aire. Disposición adicional segunda. Publicidad del presente Reglamento.
ca, institucional y dependencia de recursos), aunque, concretamente este trabajo se propone estudiar el cambio en las organizaciones desde la perspectiva institucional. La principal característica de la teo-ría institucional es q
Archivo del Museo Naval Archivo General de Marina Álvaro de Bazán . se debe a que en 2019 no se contabiliza el Archivo Central del Ministerio de Educación y Formación Profesional por la nueva estructura del Ministerio de Cultura y Deporte. Nota a los cuadros 12.1 y 12.2.
accounting and bookkeeping principles, practices, concepts and methods featured in the unit and there was good evidence of preparation and practice with regard to structure, format and presentation of accounting data and information among the sound financial statements, double-entry bookkeeping and cash budgets submitted. That said, this is not a unit solely of numbers or arithmetic and there .
