PEDOMAN PENYUSUNAN TOR (TERM OF REFFERENCE)

PEDOMAN PENYUSUNAN TOR(TERM OF REFFERENCE)Di Lingkungan Universitas Jember

PEDOMAN PENYUSUNANTOR (TERM OF REFFERENCE)DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS JEMBERBADAN PENJAMINAN MUTUUNIVERSITAS JEMBERMARET, 2017

KATA PENGANTARBuku pedoman ini disusun sebagai upaya membangun sistemperencanaan mutu yang baik di lingkungan UNEJ. Hal ini mengingat bahwaUNEJ sebagai organisasi besar yang didukung oleh 15 fakultas, lembaga,UPT, Satuan, Badan, Biro dan sub unit kerja di dalamnya yang setiap tahunharus melaksanakan aktivitas dalam mengeksekusi Renstra baik leveluniversitas ataupun Renstra level unit kerja maka diperlukan rambu-rambudalam penyusunan rencana kegiatan dan anggaran yang tertuang dalamTerm of Refference atau TOR.Buku Pedoman penyusun TOR tahun 2017 ini merupakan perbaikanedisi sebelumnya yang diharapkan dapat menjadi acuan yang membantusetiap komponen Universitas Jember dalam menyusun TOR. Dengandemikian kesamaan pemahaman dalam penyusunan TOR diharapkansemakin meningkat dan resiko variabilitas TOR dapat diminimalisir.Buku pedoman ini berisi empat bagian utama, yaitu: Pendahuluan,Pengertian, Fungsi dan Prosedur Penyusunan TOR, Format PenyusunanTOR, dan Laporan Kegiatan. Di bagian akhir buku ini dicantumkan lampiranuntuk memperjelas beberapa bagian yang terkait. Perbedaan mendasarformat baru ini terutama dalam hal rincian di dalam tiap komponen TOR yangmemerinci penjelasan lingkup fakultas dan lingkup program studi, ankomponenpengeluaran tiap jenjang sesuai tuntutan borang akreditasi.Dengan tersusunnya buku ini diharapkan dapat bermanfaat bagisemua pihak. Akhirnya, penulis menyadari bahwa buku pedoman ini masihbanyak kekurangan oleh sebab itu segala masukan bagi perbaikan sangatdiharapkan.Jember, Juni 2017Tim Penyusunii

DAFTAR ISIHalaman Judul iKata Pengantar iiDaftar Isi iii1234PENDAHULUAN 11.1 Latar Belakang . 11.2 Tujuan 31.3 Manfaat .3PENGERTIAN, FUNGSI DAN PROSEDUR PENYUSUNANTOR .52.1 Pengertian . .52.2 Fungsi . .52.3 Prosedur Penyusunan TOR .6FORMAT PENYUSUNAN TOR .93.1 Format TOR .93.2 Penjelasan Setiap Komponen TOR .10LAPORAN AKHIR KEGIATAN .164.1 Format Laporan Akhir Kegiatan.16Lampiran-Lampiraniii

1PENDAHULUAN1.1 Latar BelakangDalam perjalanan pengembangan kelembagaan Universitas ebagaidasarpengembangan entitas universitas ini secara berkelanjutan. UNEJ memilikispirit pengembangan kelembagaan sebagaimana tertuang di dalam sesantiyang merupakan cita-cita luhur pendahulu yang menginnginkan UNEJsebagai “Karya Niraras Ambuka Budhi, Gapura Mengesti Aruming Bawana”.Sesanti Karya Rinaras Ambuka Budhi merupakan tekad UNEJ untuk menata dirimelalui kerja selaras, serasi dan seimbang yang dilandasi iman dan takwa untukmenerima perkembangan IPTEKS.Gapura Mangesthi Aruming Bawanamerupakan sasaran kinerja UNEJ untuk menghasilkan sarjana yang sujanasebagai manusia seutuhnya yang pengabdiannya di masyarakat selalumembawa keharuman bangsa dan negara, kemakmuran, kesejahteraan, danperdamaian umat manusia.Untuk mewujudkan cita-cita luhur tersebut UNEJ telah mengelaborasidalam bentuk program pengembangan jangka panjang, yang dikenal dengannama Arah Pengembangan Universitas (APU). Di dalam APU ini garis-garisbesar program pengembangan jangka panjang ditetapkan. Berikut APUditerjemahkan ke dalam Rencana Strategis (Renstra) yang berdurasi limatahunan. Seperti dokumen Renstra 2006-2010; Renstra 2011-2015, Renstra2016-2020. Di dalam Renstra ini ditetapkan program dan kegiatan arsistemperencanaan kegiatan setiap unit kerja di Universitas Jember.Dalam konteks penjaminan mutu, suatu organisasi / lembaga / universitasdikatakan bermutu apabila suatu capaian diraih berdasarkan rencana yang telahditetapkan sebelumnya. Dengan demikian, sebuah organisasi yang baik harus1Pedoman Penyusunan TOR

memiliki sistem perencanaan yang kuat dan sistematik yang dapat memanduarah pencapaian mutu secara jelas, terukur dengan memperhitungkan,mengenali dan mampu mengendalikan seluruh resiko terjadinya kegagalan. Inilahpentingnya jaminan mutu dalam sistem perencanaan kelembagaan. tegisdidalampengembangan kelembagaan itu sendiri. Oleh sebab itu, seluruh dokumenperencanaan baik Renstra, Renja atau Renjata, berikut pengembangan danpenetapan program dan kegiatan menjadi aspek sangat penting yang tidak bolehdiabaikan ataupun dipandang sepele.Di sisi lain, dalam praktik keseharian dalam pengelolaan kelembagaanseringkali orang dalam lingkaran yang memiliki otoritas dalam pengembangankelembagaan justru memandang sebelah mata terhadap aspek di atas. Bahkanpada saat diberi kesempatan pengusulan kegiatan atau rencana kegiatan seringtidak serius dan asal-asalan. Perilaku demikian sangatlah disayangkan, karenatidak hanya beresiko terjadinya ketidakjelasan langkah dalam pengembangankelembagaan, tetapi juga beresiko kegagalan program, atau melencengnya arahtujuan kelembagaan disamping kemungkinan terjadinya resiko inefisiensi dalamdana dan pengembangan kelembagaan.Oleh sebab itu konsistensi UNEJ dalam menggarisbawahi pengembangankelembagaan berdasarkan rambu-rambu dalam Renstra yang ditaati oleh setiapunit kerja dan komponen di bawahnya menjadi aspek yang patut di apresiasi.Sejalan dalam elaborasi program dan kegiatan di dalam Renstra oleh setiap unitkerja dan komponen di dalamnya menjadi kegiatan atau aktivitas-aktivitasspesifik yang akan dijalankan dalam durasi tahun anggaran yang ditargetkanmaka setiap unit kerja harus menyusun Kerangka Acuan Kerja atau KAK, atauyang sering disebut juga dengan istilah Term of Reffrence (TOR).Dengan demikian TOR merupakan dokumen sistem perencanaan dalammengesekusi Renstra, Renja atau Renjata. Melihat posisi ini, maka capaianRenstra, renja atau renjata sangat ditentukan oleh TOR yang disusun dandiusulkan oleh unit kerja. TOR inilah yang akhirnya menjadi dasar dalammerealisasikan anggaran. Penyusunan TOR yang baik akan memberikan arahdan jaminan mutu terhadap pencapaian target yang ditetapkan. Sebaliknya TORyang buruk akan memberikan resiko kegagalan pencapaian tujuan, inefisiensiPedoman Penyusunan TOR2

otidakkonsistennya arah pengembangan kelembagaan, disamping resiko tidak taatnyaimplementasi kegiatan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.Atas dasar pemikiran di atas, maka diperulah sebuah panduan dalampenyusunan TOR yang diharapkan menjadi rujuan setiap komponen UniversitasJember dalam menyusun usulan kegiatan atau TOR.1.2 TujuanTujuan disusunnya buku Pedoman Penyusunan TOR ini adalahsebagai berikut.1. Memberikan pemahaman kepada semua pihak terkait dengan pentingnyaTOR dalam manajemen kelembagaan.2. Memberikan pemahan tentang deskripsi komponen TOR dan teknikpenyusunannnya.3. Sebagai acuan dalam pengusulan anggaran berbasis aktivitas di setiapunit kerja atau komponen unit kerja di lingkungan Universitas Jember;4. Sebagai salah satu bentuk penjaminan mutu dalam membangun sistemperencanaan.1.3 ManfaatDengan disusunnya buku Pedoman Penyusunan TOR ini makadiharapkan sebagai berikut.1. Semua komponen Universitas Jember memiliki sistem kerja yang samadalam menyusun program atau rencana pengembangan kelembagaandengan format yang sama sehingga memperkecil resiko bentuk usulankegiatan yang tidak memenuhi standar yang ditetapkan;2. Sebagai dasar audit perencanaan internal, audit proses, ataupun auditefektivitas program dalam mencapai tujuan yang ditetapkan;Pedoman Penyusunan TOR3

3. Semakin jelasnya sistem eksekusi program yang digariskan dalamRenstra baik level universitas maupun level di bawahnya menjadirencana kegiatan yang implementatif dan terukur.Pedoman Penyusunan TOR4

PENGERTIAN, FUNGSI &PROSEDUR PENYUSUNANTOR22.1 PengertianSebagaimana telah dijelaskan di dalam latar belakang bahwa TOR(Term of Reffrence) atau disebut juga dengan istilah lain KAK (KerangkaAcuan Kegiatan) merupakan dokumen dalam sistem perencanaan suatulembaga. TOR sebagai sebuah usulan yang mengelaborasi dokumenperencanaan pengembangan kelembagaan yang lebih besar yaitu Renstraataupun Renja dan Renjata.TOR sebagai dokumen perencaan justru menempati posisi yang palingstrategis, karena berdasarkan TOR inilah kegiatan dilaksanakan, danberdasarkan TOR ini juga anggaran atau biaya bisa dicairkan. ntukmelaksanakan kegiatan secara terarah dan mengurangi resiko kegagalanketercapaian tujuan sekaligus memberikan jaminan ketercapaian Renstra. Halini karena dasar penyusunan TOR harus mengacu blue print pengembanganlembaga (baik APU; RENSTRA, RENJA/RENJATA); kondisi aktual lembagadan Masalah yang dihadapi oleh lembaga.2.2 FungsiSebagaimana disinggung sebelumnya bahwa TOR memiliki fungsistrategis, antara lain sebagai berikut.(1) Sebagai dasar bahwa rencana kegiatan sesuai dengan garis-garisbesar perencanaan kelembagaan.(2) Sebagai dasar pelaksanaan kegiatan.Pedoman Penyusunan TOR5

(3) Sebagai dasar rasionalisasi munculnya usulan anggaran.(4) Sebagai jaminan mutu sistem perencanaan.(5) Sebagai dasar audit internal ataupun eksternal.(6) Sebagai dasar bahwa usulan program memiliki kualifikasi yang baikatau tidak.2.3 Prosedur Penyusunan TORTOR disusun harus mengakomodir beberapa hal mendasar, yaiturencana pengembangan kelembagaan yang tertuang sebagai blue printpengembangan lembaga, baik Visi, Misi, tujuan dan sasaran yang ditetapkanoleh lembaga (Gambar 1). Dokumen visi, misi dan tujuan dapat dijumpai didalam Renstra, ataupun Renjata/ Renjata. Di dalam Renstra tersebutditetapkan indikator kinerja. Dengan demikian Penyusunan TOR sebagaidokumen yang mengimplementasikan Renstra harus memperhatikan programatau tujuan yang ditetapkan oleh lembaga.Gambar 1. Keterkaitan Visi, Misi, Tujuan, strategi yang merupakanimplementasi yang dielaborasi dalam TOR harus mencapaiukuran dan target yang ditetap di dalam RenstraPedoman Penyusunan TOR6

Kaitan Tor & Siklus Penjaminan kluspenjaminan mutu yang dikenal dengan PDCA, yaitu plan, do, check danAction. Siklus ini menjadi keharusan dalam implementasi manajemen mutukelembagaan. Plan melingkup seluruh sistem dokumen perencanaan, Doadalah pelaksanaan atau implementasi sistem perencanaan yang nevaluasiterhadapimplementasi dokumen perencanaan mutu, dan action merefleksikan seluruhrencana perbaikan berdasarkan temuan dari hasil audit atau monitoring danevaluasi. Siklus berjalan terus menerus dalam rangka perbaikan mutu secaraberkelanjutan yang dikenal dengan continuous quality improvement.Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya, TOR sebagai danmengimplementasikan Renstra maka TOR juga yang menjadi dasar dansasaran Monev atau Audit. Hal ini karena sejauhmana Renstra dilaksanakanakan sangat bergantung atas pelaksanaan atas TOR yang dikembangkan,dan diimplementasikan di dalam entitas Universitas Jember.STRUKTUR DOKUMEN & SIKLUSIMPLEMENTASINYA Pedoman Mutu Kebijakan akadem ikP Standar Mutu SPM RENSTRA RENJATA RKAKL TOR/ RIP A Prosedur Kerja PedomD an Akadem ik Pedom an Evaluasi (EMI) Pedom an lainnya Instruksi Kerja Instrum en Evaluasi(EMI) Instrumen auditC dsb.Gambar 2 Siklus PDCA dalam sistem penjaminan mutu dan dokumen terkaitdalam siklus tersebutPedoman Penyusunan TOR7

PDCA dalam Continuous quality improvementDengan aplikasi siklus PDCA ini diharapkan UNEJ dan unit kerja didalamnya dapat menetapkan standar sebagai level ditetapkan yang berikutdicapai dalam siklus PDCA. Standar di dalam dokumen mutu di lingkunganUNEJ dapat dijumpai dalam bentuk Standar Akademik sebagaimana tertuangdi dalam Standar Pelayanan Minimum UNEJ. Standar yang ditetapkanharuslah berdurasi waktu tertentu, artinya harus dicapai dalam kurun waktutertentu. Berikut ditetapkan standar baru yang lebih tinggi dari standarsebelumnya.Dengan demikian penetapan standar (SDCA) diikuti oleh rencanapencapaian standar (PDCA) dan penetapan standar baru yang lebih tinggi(SDCA) dan diekskusi oleh rencana baru juga (PDCA) sehingga continuousqualityimprovement) di lingkungan UNEJ (Gambar 2).KEGIATAN PENJAMINAN MUTUPERGURUAN DPni zeKat inon/cmsienQuality firstStakeholder - inThe next process is ourstakeholderSpeak with dataUpstream managementS : Standard5Gambar 2. Konsepsi peningkatan mutu berkelanjutan (continuous aptahapannyaPedoman Penyusunan TOR8