PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN, FORMACIÓN Y
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN, FORMACIÓN YCAPACITACIÓN DEL PERSONALVersión: 1.1Fecha de Aprobación: 19/AGO/2014Código: PA.04.GH.P09PROCEDIMIENTOINDUCCIÓN, FORMACIÓN Y CAPACITACIÓNCódigo: PA.04.GH.P09Proceso: GESTIÓN DEL TALENTO TROL DE CAMBIOSDescripción del cambioVersión Inicial- Fusión entre procedimientosF03 y F04 los cuales se eliminaron del SGCInclusión de tarea de recepción de lassolicitudes de capacitación en formatoPA.04.GH.F18ResponsableDirector de TalentoHumanoDirector de TalentoHumanoCopia ControladaVerificar versión en Listado Maestro de DocumentosSe considera COPIA NO CONTROLADA al imprimirEste documento es propiedad de la Universidad de San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previaautorización de la Rectoría de la Universidad
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN, FORMACIÓN YCAPACITACIÓN DEL PERSONALVersión: 1.1Fecha de Aprobación: 19/AGO/2014Código: PA.04.GH.P091. OBJETIVOEstablecer los lineamientos para el desarrollo de las inducciones y el diseño y ejecución delprograma de formación y capacitación para los trabajadores de la Universidad de SanBuenaventura Cali.2. ALCANCEEste procedimiento aplica para la ejecución de las actividades de Inducción general y específica detrabajadores, al igual que la formulación y ejecución de los programas de formación y capacitaciónde los trabajadores de la Universidad San Buenaventura Cali.3. DEFINICIONESINDUCCIÓN. Actividad mediante la cual se integran los nuevos trabajadores a la Universidad,proporcionándole información sobre la institución, los deberes y derechos como miembro de laUniversidad, las actividades y responsabilidades relacionadas con el puesto de trabajo.CAPACITACIÓN. Actividad mediante la cual se adquieren conocimientos técnicos, teóricos yprácticos que van a contribuir al desarrollo de los individuos en el desempeño de un cargo.MALLA CURRICULAR. Esquema conceptual en el cual se definen los aspectos metodológicos y laposición teórica para el diseño y desarrollo de los diferentes cursos de capacitación y formaciónque se hacen parte del programa de formación y capacitación de la Universidad.PERFIL DE CARGO. Es la descripción de los requisitos mínimos de educación, formación,habilidades y experiencia requeridas o necesarias para el desempeño eficiente del trabajador enun puesto de trabajo.Copia ControladaVerificar versión en Listado Maestro de DocumentosSe considera COPIA NO CONTROLADA al imprimirEste documento es propiedad de la Universidad de San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previaautorización de la Rectoría de la UniversidadPágina 1 de 7
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN, FORMACIÓN YCAPACITACIÓN DEL PERSONALVersión: 1.1Fecha de Aprobación: 19/AGO/2014Código: PA.04.GH.P094. LÍDER DE PROCEDIMIENTODirector de Talento Humano.5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTOTAREASDESCRIPCIÓN DE LAS TAREASDIAGRAMA DE FLUJORESPONSABLEInicio1.1 Recibir el reporte de nuevasvinculaciones de personal, trasladoso promoción interna.1. Identificar lanecesidadderealizar inducciónde trabajadores1.2 Revisar si la inducción a realizarcorresponde a un trabajadortrasladado de otra unidad opromovido internamente.1.3 Revisar el reporte y determinar siexiste un grupo mínimo de 5personas nuevas en la institución.SiNo2.6CoordinadorTalento HumanoNoSi2.1 Programar fecha de jornada deinducción para el grupo de r.2.2 Preparar todos los aspectoslogísticosnecesariosparalarealización de la jornada deinducción de trabajadores nuevos.CoordinadorTalento Humano2.3 Citar a la jornada de inducción delos nuevos trabajadores según laprogramación definida.2.4 Realizar inducción general alnuevo trabajador. (PCC)1Copia ControladaVerificar versión en Listado Maestro de DocumentosSe considera COPIA NO CONTROLADA al imprimirEste documento es propiedad de la Universidad de San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previaautorización de la Rectoría de la UniversidadPágina 2 de 7
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN, FORMACIÓN YCAPACITACIÓN DEL PERSONALVersión: 1.1TAREASFecha de Aprobación: 19/AGO/2014DESCRIPCIÓN DE LAS TAREASCódigo: PA.04.GH.P09DIAGRAMA DE FLUJORESPONSABLE12.5 Diligenciar los registros deasistencia a inducción generalFormato asistencia Inducción /Formación / Capacitación r.3. Tramitar lassolicitudesdecapacitación de lostrabajadores2.6 Realizar inducción especifica delcargo al trabajador. (PCC)2.7 Remitir al Departamento deTalento Humano los formatos deinducción a trabajador códigoPA.04.GH.F052.8 Archivar los registros deinducción al trabajador en lascorrespondientes historias laborales3.1 Recepcionar formatodesolicitudesdecapacitaciónPA.04.GH.F183.2 Revisar si la capacitación essolicitada por el jefe de las diferentesunidadesacadémicasyadministrativas.3.3 Revisar las solicitudes decapacitación recibidas3.4 Determinar la aprobación de lasolicitud con base en los criteriosdefinidos (PCC)3.5 Informar la no aprobación de lasolicitud de capacitaciónCoordinadorTalento Humano1.2Jefe inmediatoAuxiliar deArchivoNo4.1SiSiNo4.1Director deTalento Humano3.6 Notificar a la oficina depresupuestos la aprobación de lasolicitud a fin de iniciar tramite depago a través del procedimiento depago de obligaciones códigoPA.02.GF.P043.7 Informar al trabajadoraprobación de la solicitudSecretaria deTalento Humanola2Copia ControladaVerificar versión en Listado Maestro de DocumentosSe considera COPIA NO CONTROLADA al imprimirEste documento es propiedad de la Universidad de San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previaautorización de la Rectoría de la UniversidadPágina 3 de 7
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN, FORMACIÓN YCAPACITACIÓN DEL PERSONALVersión: 1.1TAREASFecha de Aprobación: 19/AGO/2014DESCRIPCIÓN DE LAS TAREASCódigo: PA.04.GH.P09DIAGRAMA DE FLUJORESPONSABLE23. Tramitar lassolicitudesdecapacitación de lostrabajadores3.7 Recibir los certificados deasistencia o aprobación de lacapacitación solicitada.Asistente deTalento Humano3.8 Archivar los soportes de lacapacitación en la respectiva historialaboral del trabajadorAuxiliar deArchivo4.1 Revisar los resultados de laevaluación del desempeño personaladministrativo, los resultados de laevaluación de clima laboral y losrequisitos del sistema de seguridad ysalud en el trabajo.3.43.2CoordinadorTalento Humano4.2 Analizar los resultados de lasdiferentes evaluaciones4. Formular elprogramaanualformaciónycapacitación de lostrabajadores4.3 Estructurar la malla curricular deformación y capacitación de lostrabajadores con base en el análisisde los resultados de las evaluaciones.(PCC)4.4 Revisar la propuesta de mallacurriculardeformaciónycapacitaciónDirector deTalento Humano4.5 Determinar la necesidad derealizar ajustes a la malla ajustesalamallaNoSiCoordinadorTalento Humano3Copia ControladaVerificar versión en Listado Maestro de DocumentosSe considera COPIA NO CONTROLADA al imprimirEste documento es propiedad de la Universidad de San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previaautorización de la Rectoría de la UniversidadPágina 4 de 7
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN, FORMACIÓN YCAPACITACIÓN DEL PERSONALVersión: 1.1TAREASFecha de Aprobación: 19/AGO/2014DESCRIPCIÓN DE LAS TAREASCódigo: PA.04.GH.P09DIAGRAMA DE FLUJORESPONSABLE34.7 Revisar y aprobar el presupuestopara la ejecución del programaformación y capacitaciónSiNoVicerrectorAdministrativo gúnlasobservacionesdeVicerrectoríaAdministrativa y citación de lostrabajadores4.9 Programar reuniones con losresponsables de las unidades pararealizar socialización del Plan deFormación y Capacitación.Director deTalento Humano4.10 Presentar al responsable de launidad las actividades de formacióny capacitación programadas para elpersonal de la unidad.4.11 Socializar las actividades delProgramadeFormaciónyCapacitación con los colaboradoresdel área.Jefe de Unidad5.1 Programar el desarrollo de lasactividades incluidas en el Programade Formación y Capacitación deacuerdo con el cronograma.5. Ejecutar el Plande Formación yCapacitacióndepersonal.5.2 Coordinar con las unidades depresupuesto y compras los trámitespertinentes para la ejecución de losrubro aprobados.CoordinadorTalento Humano5.3 Solicitar de acuerdo con lasactividadesadesarrolla,laspropuestas académicas y económicasa diferentes proveedores del serviciode capacitación y formación.4Copia ControladaVerificar versión en Listado Maestro de DocumentosSe considera COPIA NO CONTROLADA al imprimirEste documento es propiedad de la Universidad de San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previaautorización de la Rectoría de la UniversidadPágina 5 de 7
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN, FORMACIÓN YCAPACITACIÓN DEL PERSONALVersión: 1.1TAREASFecha de Aprobación: 19/AGO/2014DESCRIPCIÓN DE LAS TAREASCódigo: PA.04.GH.P09DIAGRAMA DE FLUJORESPONSABLE45.4 Revisar que la propuesta estéacorde con los objetivos ynecesidades detectadas.5. Ejecutar el Plande Formación yCapacitacióndepersonal.5.5 Seleccionar los facilitadores oproveedoresdeCapacitación,teniendo en cuenta la experiencia,referencias, formación y otros.5.6 Gestionar la prestación procedimiento de “ADQUISICIÓN DEBIENES Y SERVICIOS” CódigoPA.06.GR.P03.Director deTalento Humano5.7 Definir fechas de inicio de cadauna de las actividades contratadas.5.8 Gestionar con las unidadescorrespondientes el apoyo logístico ytécnico necesario para la realizaciónde las actividades de formación ycapacitación.CoordinadorTalento Humano5.9 Informar a través de correoelectrónico a los participantes y jefesinmediatos la programación de laformación y/o capacitación.6. Evaluar la eficaciadel programa deformaciónycapacitación.5.10 Archivar copias de certificadosde asistencia y/o aprobación deactividadesdeformaciónycapacitación en cada hoja de vida delos participantes.Auxiliar deArchivo6.1 Realizar seguimiento a laejecución de las actividades deformaciónycapacitaciónestablecidasDirector deTalento Humano5Copia ControladaVerificar versión en Listado Maestro de DocumentosSe considera COPIA NO CONTROLADA al imprimirEste documento es propiedad de la Universidad de San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previaautorización de la Rectoría de la UniversidadPágina 6 de 7
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADPROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN, FORMACIÓN YCAPACITACIÓN DEL PERSONALVersión: 1.1TAREASFecha de Aprobación: 19/AGO/2014DESCRIPCIÓN DE LAS TAREASCódigo: PA.04.GH.P09DIAGRAMA DE FLUJORESPONSABLE56.2 Evaluar el cumplimiento de losobjetivos del programa de formacióny capacitación. (PCC)6. Evaluar la eficaciadel programa deformaciónycapacitación.6.1 Determinar la necesidad derealizar ajustes a las actividades deformación y capacitación.CoordinadorTalento HumanoNoSi6.3 Realizar los ajustes necesarios ento Humano6.4 Elaborar informe de formación ycapacitación (PCC)7.Realizarseguimientoalprocedimiento deInducción,formaciónycapacitacióndelpersonal8. Realizar ajustes alprocedimientoDirector deTalento Humano7.1 Realizar seguimiento al desarrollode las actividades propuestas para elprocedimiento.Director deTalento Humano7.2 Verificar el cumplimiento de losobjetivos propuestos para elprocedimiento.8.1 Determinar la necesidad derealizar ajustes al procedimiento.NoDirector deTalento HumanoSi8.2 Realizar ajustes al procedimiento.FinElaboró: Sergio Javier Rubio CastilloCargo: Auxiliar de Taleno TumanoFecha: 14/AGO/2014Revisó: Julio Enrique Trujillo BocanegraCargo: Coordinador de CalidadFecha: 15/AGO/2014Aprobó: Yaneth Díaz CampoCargo: Directora de Talento HumanoFecha: 19/AGO/2014Firma:Firma:Firma:Copia ControladaVerificar versión en Listado Maestro de DocumentosSe considera COPIA NO CONTROLADA al imprimirEste documento es propiedad de la Universidad de San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previaautorización de la Rectoría de la UniversidadPágina 7 de 7
4.3 Estructurar la malla curricular de formación y capacitación de los trabajadores con base en el análisis de los resultados de las evaluaciones. (PCC) 4.4 Revisar la propuesta de malla curricular de formación y capacitación Director de Talento Humano 4.5 Determinar la necesidad de realizar ajustes a la malla curricular
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