CARTA CIRCULAR NUM. 01-DO

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oficina legal 10/10/2012 8:58:12 AM Pag: 1 of 3 Carta#01-00AUT0R1DAD DE EDIFICIOS PUBUCOSSAN JUAN, PUERTO RICOADM-1314 DE JUNIO DE 2000CARTA CIRCULAR NUM. 01-DOSECRETARIOS, JEFES DE AGENCIASY CONCESIONARIOS DEL CENTROGUBERNAMENTAL MINtLLAS"OLEDODIRECTOR EJECUTIVONORMAS PARA ESTACIONAMIENTOAGENCIAS Y CONCESIONARIOS DELCENTRO GUBERNAMENTAL MINILLASComo parte del contrato de arrendamiento que tiene la Autoridad de EdificiosPublicos (AEP) con las Agendas del Gobiemo y Ios concesionarios privados, seespeciflca el derecho que estas tienen en cuanto a los espacios deestacionamiento para vehicuios en el Centro Gubernamental Minillas.El control y acceso al area de estacionamiento de! Edificio Norte es administradopor la Oficina de Seguridad Interna de la Autoridad de Edificios Publicos. Losespacios asignados por cada agenda son para uso de su personal de confianzay aquel otro personal que por la naturaleza de trabajo se le asigna unestacionamiento, segun lo determine cada agenda o concesionario.

oficina legal 10/10/2012 8:58:12 AM Pag: 2 of 3 Carta#01-002Dada la situation de que se han suscitado varios incidentes que afectan laseguridad en esta area y la necesidad de mejorar los controles, se establece iosiguiente:1- Queda prohibido estacionar vehfculos en areas asignadas a las agendaso concesionarios, utilizando el doble estacionamiento u obstruir avehfculos debidamente autorizados.De no cumplirse estasinstrucciones, se podra imponer multas administrativas por la PolicfaEstatal de Puerto Rico.2.Debera mantener la velocidad adecuada dentro del estacionamiento, lacual es de 5 MPH.3. Todo vehfculo debera ser estacionado en reversa.Esta medida es necesaria para que en casos de emergencia los vehicuiospuedan salir del area de estacionamiento sin que se obstruya el flujovehicular.4.Ceder el paso a personas en los lugares identificados como Cruce dePeatones y Luces Intermitentes.Agradecere Ea coiaboracion de tod os los Jefes de Agencias y Concesionariospara que el personal autorizado a estacionar en el area antes mencionada,observe las medidas de seguridad que estamos estableciendo mediante estaCarta Circular.Anejo

oficina legal 10/10/2012 8:58:12 AM Pag: 3 of 3 Carta#01-00

oficina legal 10/10/2012 8:59:49 AM Pag: 1 of 3 Carta#03-01Estado Libre Asociado de Puerto RicoAUTORIDAD DE EDFICIOS PUBLICOSSan Juan, Puerto RicoADM 13.315 DE MAYO DE 2003CARTA CIRCULAR NUM. 03-01DIRECTORES REGIONALES,ADMINISTRADORES DE EDIFICIOS,Y DIRECTORES DE LA OFICINA CENTRALARQ. LILLIAN RIVERA C 0RR 6ADIRECTORA EJECUTiVANORMAS PARA EL ALQUILER (ARRENDAMIENTO) DE EQUIPOCon el proposito de coordinar satisfactoriamente los servicios de mantenimiento yconservacion que presta la Autoridad, muchas veces las Oficinas Regionales, Edificiosy Oficina Central se ven obligadas a alquilar (arrendar) aigun equipo que no seencuentra en nuestra agenda.I.DISPOSICIONESGENERALES(ARRENDAMIENTO) DE EQUIPOSOBREELALQUILERA. La Oficina interesada en alquiiar (arrendar) aigun equipo deberaasegurarse de ia necesidad real del mismo. Ademas verificara con laOficina de Administracion (Division de Propiedad) si este equipo seencuentra disponible en la agencia.B. Cada Area, Oficina o Edificio debera asegurarse de coordinar y planificarcon anticipacion los trabajos que requieren el alquiler (arrendamiento) de

oficina legal 10/10/2012 8:59:49 AM Pag: 2 of 3 Carta#03-01equipo. Esto conllevaria ei desembolso de fondos publicos y costosadicionales de arrendamiento de equipo.C. Todo contrato que medie entre laEdificios Publicos, estableciendo(arrendamiento) de algiin equipo,Director(a) Ejecutivo(a) establezca,por la Oficina de Servicios Legales.parte contratada y Sa Autoridad delas condiciones para el alquilercontendra los terminos que el (ia)los cuaies habran de ser aprobadosD. La Oficina de Compras y Suministros debera llevar a cabo el alquiler(arrendamiento) del equipo. Esta Oficina debera cerciorarse que la Ordende Compra incluya lo siguiente: especificaciones del equipo, cantidad delequipo, fecha del alquiler (arrendamiento) (semanas, dias o meses),empleado responsable que va a trabajar con el mismo y personaresponsable de devolverlo.E. El contrato de alquiler (arrendamiento) del equipo debera contener entreotros, los siguientes datos:1Descripcion completa del equipo a alquiiarsemodelo, marca, ano y numero de serie.(arrendarse),2. Copia vigente de la poliza del Seguro de ResponsabilidadPublica.3. Los terminos y condiciones de! contrato deben estar biendefmidos, Debe establecerse el tiempo de alquiler y fecha deentrega.II.DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LOS DIRECTORESREGIONALES, DE OFICINA Y ADMINISTRADORES DE EDIFICIOSA.Pianificar y coordinar que ei alquiler (arrendamiento) del equipo seausado en el momento preciso, que no conflija con paros sindicales,hueigas y otros conflictos laborales, ya que se incurriria en un gastoinnecesario. Debera evaluarse el aspecto de costo vs. beneficios.B.Los Directores Regionales y Administradores de Edificios soiicitaranpreviamente por escrito al Area de Conservacion e ingenieria deSeguridad cuando tengan necesidad de contratar aigun equipo. En eicaso de Directores de Areas y Oficinas lo soiicitaran a traves de laOficina de Administration.C. Someteran una lista de personas o entidades particula rs que tengan e!equipo a contratarse. Debera contener nombre, seguro social patronal,direction y telefono de los suplidores.2

oficina legal 10/10/2012 8:59:49 AM Pag: 3 of 3 Carta#03-01D. El Area de Conservacion e Ingenieria de Seguridad mantendra unRegistro de Suplidores por Oficinas Regionales y Edificios, utiiizando lainformation que previamente estos le suministran.E. Se establecera que empleado(s) van a hacer uso del equipo, quien a suvez le respondera al Director Regional, de Oficina o Administrador deEdificios.F.Las Oficinas Regionales y Administradores de Edificios notificaran porescrito al Area de Conservacion e Ingenieria de Seguridad cuando elequipo se dane, para descontar el tiempo que este fuera de uso. LosDirectores de Oficina haran lo mismo - a traves de la Oficina deAdministration. El usuario del equipo arrendado tendra la obligation denotificar a la parte contratada o duena del equipo que el mismo estadanado.G. Antes de terminar el tiempo de uso del equipo, el empleado deberacomunicarse con el Director del Area, Oficina o Edificio para establecerque persona recogera y entregara el equipo.H. El Director de Area, Oficina o Administrador de Edificio sera elresponsable de todo el equipo que sea alquiiado (arrendado) en suOficina.III.SAMCIONES DISCIPLINARIASA. Los Directores Regionales y Administradores de Edificios deberaninformar al Area de Conservacion e Ingenieria de Seguridad para que seproceda a realizar una investigation de acuerdo en la Ley 96 del 26 dejunio de 1964, segun enmendada, 3 L.P.R.A. sec. 82a Las OficinasCentrales lo comunicaran a traves de la Oficina de Administracion.B. En este caso se tomaran las medidas necesarias para corregir ladeficiencia que propicio la perdida, Se procedera con. una investigationpor parte de la Oficina de Auditoria interna, la cual hara susrecomendaciones.C. La Oficina de Asuntos Legales evaluara la action en caso de perdida depropiedad y fond os publicos reiacionado con el alquiler (arrendado) deequipo. Tambien la Oficina de Administracion (Division de Propiedad)procedera con una investigation y sus recomendaciones.D. Posteriormente se notificara a la Oficina del Contralor de Puerto Rico parasu investigation.E. En caso de negligencia por parte del empleado se fijaran sancionesdisciplinarias y/o administrativas de acuerdo al Reglamento de Persona!de la Autoridad. (Articulo IX. Disciplina)3

oficina legal 10/10/2012 9:03:57 AM Pag: 1 of 10 Carta#65-2;.;s r s,t 'J X o - CircuitcS . c o v i i T v d .c oI Ooj15 de uoviefflbrc de 1« *Kun. 05-2A los Secrr.tarios,j i c sE je c u t iv o scl a A g c u oii ir. « « * * § * * * l»Autoridcd de-SfiUi'cios P u b c o so e i e r d o l a s r-onnts a s c i :A su n to :« » » * »se!iore3 t' La / “oridsd de Edificics F C b U - o s;-vJV *,rte la Ley SKtau 56, de 19 dc y r “ —- „,958a " "' ' " *j,E ' "\ylidad pttlica 8 eti{P-i---1n de Puerto Rico creada aedianter. T ’ TlTTfi J \ SO .-lei'.*Un u m te u is iK ic o-,t* -o p e » ftC i5 ti,pars -Ls r,j . iuso d c l o s e d i f i c i o s d l a Hsucpa,,- 3n M l *,3 .* . « t e ta . M o jos“eriormsute,i.construii) arrer.jar*,? « « “ » '- J # ““u .,slativoEs * , 1 . ,»« P « * * « * « * dC “ “ T * * "4- * i*C.* * * “ * * “»*r. 1. *-1‘,.*h.ce wetittte'« ' * .‘S a Ij Il —i d C * *sr“* „ :« !«4« - t o . OT- eeerfe * * -«w»»S«.e tu e. « « « “ *.iisSV" a* * « s e r v i c i o y l s r « * » “ J «los edificics, r -13 eCfcl a"**.vtaj , 1 v -i ertbHco cue a dis-no v J i U-nr r las a-enci usuarias, su personal y el ? » misac’S por las 4ieh“iotUa 4. W « t t 0, -M r f r f i o a r e s o l v e r , en e l« *—il'» «? e i 603,1 ”p r t ot. ’& m *t * » » * * “ « * - ely V* i-rx., * * * „4 . 3N » W.X « « «a . o fie to .1?«1‘( «W 3 . W EJ * « '« . * « cotifror-tan la sKW«n * e j « c si* r n e io . « » * «“ » l 'e o o p o r t e y - cl' e o n e u r w 4« todo*;. .'? *,-*

oficina legal 10/10/2012 9:03:57 AM Pag: 2 of 10 Carta#65-2-L. fr o o S s itoIJsc ir w ls -rSe piomv-ls esta car a e,r «i#" ,0 3 &5 , Inciso (j).'.-,p o s te r io m e n teLey-a2*. . ,e o a f o r t * a 1 O i . p o s i c - . o a s . 1-1 A . I -.5615 jimio do 1953, so un ha #i'-0 te .e r jn a a d a d a .-.'*d* i - * * * * * es e s t a b le c e r c l p v o c c d in ic n t o * g u i r , t u f t *El proposii-o ce lo. suiflEa 05-w . . „ la* a„ c i 2 s usuarias xespacto s la coivse aCiOpor la Autoridad ccrr.c por las aucnci*sB, y uso adeeitdu de los edificios y sus fscilidsde*.2*.rir-.fir-ic: ones“'.1A Us « « » . W « Mitia e l s i g n i f i c a c o-. . . ,, .i „ „ ,v .iis * 'te s cfin iuos ta n * * » * i r a U r 105I.* « ! « » * « « * * * “ « 1S ai.'"A.* ’ 3 Sia bri ffiS de Edificios r’-slicosAutoridad - Se treta da ** Au.ori-?- QCB.Ag 'sxcr.es 3 Corporaeicnes ?ublicas, instru .es talidades o a m e i p w * . * ua---5 M a r i a s - Sc trata de U s n c U s ,.d e f i e s ,’mrt M B , 0S biio arrer.daiaiento en edificios adr.irlas que ocvpan oficinas o esp*-- Jnistrados por la Autoridad.c .D ir e c to r **».- *—*« * - ? ".Edificios Publicos**'D* -r. . j.T.,. G t .U r , a los pas i l l o s , W c a l e r a s ,,« censors.:i « agendas usuarias y su personal.dadcs*usadas en co un por las a sf“Areas da Uso Cetnun - Se reve r e av- . . .v* ireas de estacionaciento y otras fscil:.cuartos de scrvicio, vestibulo, areas ce e, ‘t. ' qe -af ere a Seeretario, Director 0 Jafe Ejecutivo *jefe ce Agenci** - Se ra auna a sncia usuaria.E* “.G u a r d iin - C u .r y o i c v i * i l » c e *: en los alrededores del adificfei.,t7 - Ae\ n n te n c r cl» 0 60.11 dent,'.d**

oficina legal 10/10/2012 9:03:57 AM Pag: 3 of 10 Carta#65-2-3.3-A o l 5 c a c i nLas disposicicnics de esta carta circular serin aplicables u n t o,al personal de la Autoridad como el personal de las agendas u s u r i e s y F-“bliccr an general q e visite los edificios. f sus facilidadts.Servlcios ? pres tarse sor la Autoridad4.La Autoridad coaio dv.efia y administrador a de los edificios prcvecrf.los siguientes scrvicios:A.Personal tCcnico debidanente entrenadc para conserve el equipo de aircacondicionado durante los dias laborables, ascensores, bosbas, transfencedores, scrvicios sanitarios, eontroles y eualquier otro equipo qUeforne parts do la plants fisica,B.scrvicio de Lintpieza - Kantendrfi en las mejores condiciones de uso y linpiexa las &reas corx-nes del edificio.Adesis, suplirS papel sanitaria,papel toalla y jab m liquido en los scrvicios sanitarios,C.Scrvicio -de'Vigil sncta - KantendrS un servicio de vigilancia las 24 hcrasdel dia durante los siete (7) dias de la sercana'por personal debid enieentreiiado y capacitado.D. .Scrvicios de elsctricidad, agua y aloantarillado - ?agarS todo el serv „cio de ancrgla elSctrica, agua y alcantarillado qua consu-.an las agcncia;usuarias.''E. #p.’Servicio de Primera Ayuda - Kantendr un sal6n con las faeilidades necesarias para prestar primeros atr-:ilios en eases de accidentes o catSstrcfes desgraciadas.P' -Seguros - KantcndrS seguro s' contra riesgos de incendio, hurscSn, terrsrr i.*,'y r espons abil id ad piblica, para la plants fisica pel edificio, En Ins

oficina legal 10/10/2012 9:03:57 AM Pag: 4 of 10 Carta#65-2da e s t a c i o n a s i i e n t o c c d i d a su s u a r io &X B ** « * « “?pandicatcswnte a « to « « « W . 1«eo*re»poa4ieata» t - V * V * * * * * * * r a q u e r ir S d a l o « « «* « « ““ *»» S«,' l!a ' “ tt“ r i““ W * * 11 y ” l !'”ft0V09r‘ * * l M* * * J. protaccidn del equips p w l d Upertenecientas a di alias a g e n d a s .S4* * * “ '”y doo entoe-Disposlr.lovigs General as A los fines de aocidinar satisfactoriamcute las scrvieios Kntolcnto y corsorvcolin m ptesta 1« Actortdrf con U si««S5“que * M * T * * " lMasTOc i 3S «que o c u p , se « « M e « s i «m w mA.El SecrcCario, Piractor o Je'e Ejecutivo de uu* M H g d * * * « Userf r e s p o n s e s de hacer cunplir tods,.a q u c l U s « U M« “tttipOrtMcircular, o que se estipulcn lau-el fucuro para i o n t i s meinas o c u p a i M por nMel cdiiicio y aft-age**!: m p e r f e c t s aondiaionas de «*o.a q u e l l as n e d id a s c o r r e c t i v e sq u e a o r -s id a r a u e c e s s r a a s“ stt Titter*1 aqve-J-o. e. pleados q u epor nigll*« el» . nildsd ocosionan daf.os a la propicdod.B.I-'Mudanzas(1 ),r.Atvcas d a ana a g e n d a c s u a r i a aradarsa dla a a l c e d id cen a rra n d a a d a a apor la Auccridad, cl Ad-.ainistrader del adlficlo, eoujunSOMr.ee cor. aropresantar.ua da ssca, r«J.issr& » iospaacidn dal local para data*.a i n a r qua c l r is m o f a c i l i d ad as i n h e r e n t c sf#s&socirp a d a , ssX cotso l a s *-* *s0« , ,c Hne s t en con siC .* q p : -s - al lo c a l.(2)Antes da effcetuarse «na Sudani* la agenda debar* notificarla al ad ’minis trcdor dal edixicio, quien velar ft qua irdentras se efec a lamisna no se detarioran loo ascansoras, pisos, parcdes,etc.TSsetf tt; tificacidn se bar Si tff&icn en los eases da nudanzas o cssbios da" . X'

oficina legal 10/10/2012 9:03:57 AM Pag: 5 of 10 Carta#65-2 - escriworios, aroarxcs,.i nro ?iSo arrsndodo.pUCrtuC . 011 1V0 s ftZ s« « * .L. En*-«« «* * -dr5 proveer el equipo coao s carros de artastjce con ru-uas. d„,n nCas,' sogas y eualquier otro equipo apropiado para p r f t t K V U*u dan sa con e l n a y o r-** *« * “ ” “ »4 1 Wdel edificio. '. '#la arencia usuaria debera contrata*. los er(3) Ilasta donde sea p o s - b - e , I&. -.v«io5 «. una«» ** * “ “ l SdieStr3d - , proviso del « * » * « « « * «'1!* « « .W » **» * ««*’personal de Ur“ 1 U “ W * « « * «U * " *“ “ ru se sigan las norms s y prina5enoia, se reccc-randa que scf’ „ 1 . Pert" II del O m n i Utilfassien de Eapscipics rccosendados en la4 . 1cio e d i t a d o p o r es Ce*Autor.idacUcaso de incendio, inundaaidn, - « .« r, a el Seerecario, Siraeaor ocursor! a , «eoDj »siniestro o p r o d d e d« * » « «“****** “* » i M t r u c e W p e r t i n e n t , per.-, q-ec « el a d c i n i s t r s d o r V edificio se « » «las » « *necesarias pare evicar le p.rdide o decerioro del - « « *propiedad dcntro de ste.«do cor-,V do la.*" , 2.r*S ”personal de una a3enoia usuarid seri responsable en p r m mtaneie al Secretario, Director o Jefe Executive da su a 3encie, deda oor sii.«l dida que ouede sufrir la Autoridea oca»iona«*. feualquier purfii a que .mv'V o tr o. '* — rr& fioro o cu .irAiitrtpropio , suscracc on,de-erio a- -2 l u'--d a ftco ccas:a s ic r .a d efalt dcla propiedad, edificio a oficina debido a r.egUsonoear cuidado domoatrado por dicho personal.

oficina legal 10/10/2012 9:03:57 AM Pag: 6 of 10 Carta#65-2-O -E*Las agencies usuarias no deberSn ins talar o ijar cortinas interiores yextcriores ni hecer aiteracior.es, divisionss interiors, p«rforacicnca enlas paredcs y pisos, sin la dcbida autarizaciSn escrita al adnanistrac. crdel edificio.F. ' -Las- sgeccias no deberfis ins talar tnidades de aire acondicionado, eittvactores da sire, Ictreros* ancncios, ala brado telelonico, de iotorcor.uni cad6n o electrics adicianal, etc,, sin la oebida autori-zacion cscriL?dal adninistrador'dcl edificio.' '.G. Las agendas cisntendr&i libra da obstaculos las *car», pasillos, ascensores, paseos , ves Libulos y escalaras. *,' H. Con el prcposito de cantcnsr orient ado al personal y publico vis itante la Autoridad rotularalas puertas,'pasillos de reas cccunas y cl diredorio' general dal edificio.’Las agendas oeberan solicitar dal sdmnistradorquc.se cf'eetu'en los ea sbios -qua snrjan a los fir.ss de cianCenar al die aldirectorio-y d acids areas rotuladas.I. Las agendas usuarias no debaran-pintar o retncar el area de oficina opiso arrendado sin la dcbida autoriaacion escrita del aaninistrader deledificio.*J, No estarS peraicido cl abtir las van tanas dentras el sire acondicicnadoest funcionando.En los c-asos en que per cualquicr causa el carvicic g-:aire acsndicionado quede inrerrunspido, las agencias dcbersn nctiJfib*rloal Adninis trador j q d e n proceder* de Inir.ediato a atender la de«xciencs.aTK. La's luces de los pasillos, escalaras y areas ecsunes del edificio se *p*gariin i'"las 7:00 P,1I.Solo se tnantentlrSr, cncer-sidcs- '*:. . , ''ncccsa’cias para llevar a.cabo las laborcs dc limplur.a,*q e scana* „„. ,En ios casos en‘que vna oficina terra la ueccsitlad de t.rahajar fucra de lasnorst.ru

oficina legal 10/10/2012 9:03:57 AM Pag: 7 of 10 Carta#65-27--u 6 « b a J o , ' n o t m e « * al aduiniserador, ,oicn procedarS a * * * * *candidal U s1-cos q-.ic seen neccsarias.1.’« i-,'c « b u r , . U c r « f r«r nin n.ven- U M , p « rt., armario » « t . & c e o , « M f c o P« e . 4. la P l * l U « * » * » /* 1 edificio y propiedad de U'A ?.En escos M ial administrador, quien p r o « ! « i .-teraciones .si estas focreni w c m k« . . . da la aSancia y de, W l«U.* * « » notiflMWe« **“ U *? aonvenicn-.es a los e J s r MAutoridad.U**-Las solicitudes por » « v U l o , - l -'teraoionas, r e p a r a t i o n s , etc, se harte direct,aonte al adainistrador.M.El Director Ejecutivo an consult* can los SaardtarJ.es, Directors y J«f«:Ejacutivos da las Ajancias usuarias cstablecerd las noroes a sa oir nararaglaatantar la entrada a l « terrenos y ml interior dal edificio ioarade las horas regulates i tfexiados.i6 ,'trabajo y durante los sJbaios, ocain 'S 5'.* Servleios de Li-T.riicza A,‘Por la Autoridad:(1) ,'. . t. ' .La Autoridad proveori'Ubotes do limoieaa ar. las Sroas clones cor.op a s illo s , e s c a la te s , ssce n so re s,ser vi ci os a n i t a r i o s ,, v a s t i b o l o s ,s Srea da. Gstncionarniento y alredederes del cui.,3. ' Scrvicios que dabcra efectner la agenda usuaria:'(1 ) Las agencies .vienaa o b l i g e sa Ifapiar y coaS erv,r * «mente cl interior d*i local cedico on w r e n d a n i c n t o per U.El,administrador''del edificio h « i tn* cccion« periodicaAutorld*3iO 'i*7-i cfizp. para dcccrninar cl uso adceuado, culdo y nvoCcccion ,,,c.".*'.,a cnciasl c i» .v j L c n e r *i„ „ u« a,1- 0que haya deatro dol mis-e.iocr'1 v 3 la nropiedad de t*.- o c * , --“‘t h-id»'i

oficina legal 10/10/2012 9:03:57 AM Pag: 8 of 10 Carta#65-2-c -nr. u««rfcetiv. 1, U W r «e o e tS « s lg u ie n d o p r l « i , t « da -odlMeto.,. ! « « « «’*.n w a e . al « . o rf. eficicnta da » . 1 U «Saras t e S i i avrra ,t Crn.« c l« « * « * .* «**U ie“ rX. * * » * «.-'«Tan pronto al d a a a n v a l v a n . a *nal, wsnsual y aaual del local.7.**u'' .“ « “ .da'A.La Autoridad, velar.do ?or la seguridad de las ag.ctWifts Wtt ,.u prcpia . « * * » * consider, « . . « l o e m b L c c r « S P mttol *.«.*»' ,,.v copias da llavas dal edirieio yrespecto a la distributer*s control copis.« - a Tko i»i *s c*Q- ccrimoficinas ccdida

p o s t e r i o m e n t e e r jn a a d a d a . - . ' - - * d* i- ***** es establecer c l pvoccdinicnto * g u ir, tu ft* B, El proposii-o ce lo. suiflEa 05 - _w . . . „ la* a„ ci2 s usuarias xespacto s la coivse aCiO por la Autoridad ccrr.c por las aucnci*s y uso adeeitdu de los edificios y sus fscilidsde*. - . .

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