Docusnap 6.2 - Produktinformation

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Docusnap 6.2 - ProduktinformationDeutsche Version

VorwortIT-Dokumentation ist die Grundlage für fast alle Tätigkeiten innerhalb der IT. Nur mit ihr sind Prozesse und Systeme nachvollziehbar. Eine detaillierte Dokumentation macht in der Praxis viel Arbeit – wenn sie manuell erstelltwird. Doch es geht auch anders.Die Softwarelösung Docusnap bietet für Unternehmen enorme Vorteile für die Erstellung und Pflege derIT-Dokumentation: Das Programm unterstützt die automatische Erfassung von Systemwerten bzw. Konfigurationen und stellt die Auswertungen in vorstrukturierten Berichten, Plänen und Analysen bereit.Die bereits umfangreiche technische Inventarisierung wurde in der neuen Version Docusnap 6.2 um die Erfassung und Dokumentation von Oracle und Backup Exec erweitert. Der Bereich IT-Beziehung kann durch eineautomatische Zuordnung von übergreifenden Abhängigkeiten mit einer neuen Innovation und einer massivenArbeitserleichterung aufwarten. Konsequente Verbesserung und Erweiterung der bestehenden Funktionen sowie der Bedienbarkeit runden die neue Version ab.Ingemar MayrPeter Kurz(Produktmanager)(Geschäftsführer)

InhaltsverzeichnisDas leistet DocusnapSo funktioniert DocusnapService und InfoIT-Dokumentation04 - 05Module und Lizenzmodell26 - 27Preise50 - 53Inventarisierung06 - 07Betriebssysteme28 - 29Schulungen54 - 55Visualisierung08 - 09SNMP30 - 31Systemvoraussetzungen56 - 57IT-Assets10 - 11Internet Information Services32 - 33KontaktIT-Beziehungen12 - 13Microsoft Exchange Server34 - 35IT-Konzepte14 - 15Datenbank36 - 37Berechtigungsanalyse16 - 17Infrastruktur38 - 39Lizenzmanagement18 - 19Microsoft SharePoint40 - 41IT-Analyse20 - 21Virtualisierung42 - 43Organisation22 - 23Berechtigungsanalyse44 - 45Flexibilität24 - 25Lizenzmanagement46 - 47Customizing48 - 495803

IT-DokumentationITIL CMDBInventarisierungBest PracticeVerschiedenste AuswertungenAnpassbare StrukturenMandantenfähigDeutsch/EnglischDie IT-Dokumentation ist die Grundlage aller wichtigen Entscheidungen und Planungen innerhalb der IT. Deshalb musseine IT-Dokumentation jederzeit auf aktuellem Stand sein.In der Praxis wird die IT-Dokumentation in Prozessdokumentation und Systemdokumentation untergliedert. Unterdem Aspekt „Best Practice“ hat sich Docusnap im BereichSystemdokumentation als leistungsstarke tation”jederzeit verfügbar.Aus der IT-Umgebung sammelt Docusnap im ersten Schritteine Vielzahl unterschiedlicher Daten und speichert siein einer zentralen Datenbank. Je nach Bedarf generiertDocusnap aus dieser Datenbank verschiedene Dokumente(Listen, Pläne, Übersichten, Berichte).Zusätzlich gestattet Docusnap, Datenstrukturen anzupassenund die Systemdokumentation um manuelle Informationen zuerweitern. Docusnap ist das ideale Werkzeug, um IT-Dokumentationen zu erstellen und eine ITIL CMDB aufzubauen.

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InventarisierungWindows, Linux, MacSNMPExchangeSQL, OracleDHCP/DNS, Backup ExecHyper-V/VMware/XenSharePointIISAssistentenOhne SoftwareagentenZeitgesteuertSkripteEine aktuelle und detaillierte Inventarisierung der Hardware und Software ist die Grundvoraussetzung für eineIT-Dokumentation.In der Praxis ist es sehr zeitaufwendig und damit nichtpraktizierbar, alle Komponenten manuell zu erfassen.Mit Docusnap werden die Daten ohne Eingriff in diebestehende IT-Umgebung gesammelt, also ohne Installation von Softwareagenten, Treibern �Die Inventarisierung erfolgt wahlweise mittels einfach zubedienender Assistenten oder zeitgesteuert über denDocusnap-Server. Alternativ lassen sich auch Skripteeinbinden.Aus technischer Sicht besticht Docusnap durch diezusätzliche Erfassung und Dokumentation von SoftwareEinstellungen und Konfigurationen. Docusnap sammeltDaten gebräuchlicher Softwarelösungen wie etwaMicrosoft Exchange, Hyper-V, SharePoint, VMware,Backup Exec und Oracle.

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VisualisierungVisioexportCorporate HTMLVerlinkungActive PläneIP- und In der Praxis wird vorausgesetzt, dass für bestimmtePlanungsaufgaben und Tätigkeiten die entsprechendenPläne vorhanden sind. Um diese manuell zu erstellen, wirdim IT-Sektor zumeist Microsoft Visio verwendet.Docusnap erzeugt aus den erfassten individuellen Datendirekt in Microsoft Visio eine Vielzahl von Plänen.Die in Docusnap erzeugte Darstellungsform der verschiedenen Pläne (Layout, Algorithmen) lässt sich anpassen.08sagen mehr“alsBildertausend Listen.”Die Pläne werden nach dem jeweils vorgegebenen Corporate Design dargestellt. Zudem kann man zwischendeutscher oder englischer Sprache wählen.Selbstverständlich ist die Visualisierung in Docusnap integriert, das Programm greift direkt auf die Pläne zu.Die von Docusnap generierten Pläne werden wahlweisein den Formaten Microsoft Visio, HTML oder als Bildformat ausgegeben.

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IT-AssetsBeliebige TypenIntuitive KonfigurationDatenimportMitgelieferte ��Mit IT-Assets lassen sich Systeme, die von Docusnap nichtautomatisch inventarisiert werden, komfortabel manuelloder per Datenimport erfassen.Es können mit wenig Aufwand zusätzliche Typen bzw.Klassen angelegt werden. Die erforderlichen Eingabemasken erstellt Docusnap automatisch.Docusnap wird bereits mit vielen verschiedenen IT-AssetTypen ausgeliefert. Sollten diese in manchen Fällen nichtausreichen, ist eine Erweiterung kein Problem:Die unterschiedlichen IT-Assets lassen sich selbstverständlich in IT-Konzepten, IT-Beziehungen, Berichten undPlänen verwenden.

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IT-BeziehungenITIL CMDBAutomatische ZuordnungVerschiedene LayoutsGraphische DarstellungZuordnung zu ObjektenVisio-ExportVerwendung in IT-KonzeptenIT-AssetsIn einer IT-Umgebung gibt es zwischen Systemen und Softwarelösungen Beziehungen, die keine Inventarisierungautomatisch erfasst und dokumentiert.Ein besonderes Highlight in Docusnap ist die automatischeErkennung von übergreifenden Zusammenhängen in einemNetzwerk. Mit Docusnap werden diese IT-Beziehungentransparent: Erstellte Beziehungen werden von Docusnapnach Visio exportiert und können in IT-Konzepte eingebunden werden. Die geschaffene Beziehung selbst lässt12Komplexe Zusam“menhängesichtbarmachen.”sich mit Eigenschaften belegen (zum Beispiel technisch,organisatorisch). Docusnap zeigt graphisch, in welchenBeziehungen beispielsweise eine Webserver-Farm zu denDatenbankservern, Firewalls usw. steht.Als ITIL CMDB bietet Docusnap eine komfortable Möglichkeit, Beziehungen zwischen Konfiguration Items zuverwalten und zu visualisieren. Per Drag-and-Drop oderautomatisch lassen sich Elemente beliebig miteinander inBeziehung setzen.

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IT-KonzepteKonzeptvorlagenAutomatische AktualisierungEinbindung externer end eines Großteils ihrer Arbeitszeit erstellen Consultants und IT-Mitarbeiter Konzepte, die im Unternehmenals Grundlage für Planungen, Besprechungen oder Entscheidungen dienen.Inhaltlich basieren diese Konzepte meist auf Bestandsdaten der IT-Umgebung, deren Werte manuell in dasjeweilige Konzept einzubringen sind – eine mühsame, zeitaufwendige und fehleranfällige erstellen.”Docusnap ermöglicht, ein IT-Konzept direkt und ohneTextverarbeitungssoftware zu erstellen. Mitgelieferte Konzeptvorlagen vereinfachen diese Arbeit zusätzlich.Die inventarisierten und in der Docusnap ITIL CMDBhinterlegten Werte sind die Basis für die Inhalte des Konzeptes. Generell können normale Texte, Pläne, Listen,externe Dateien und Berichte integriert werden.Docusnap-IT-Konzepte lassen sich zeitgesteuert und automatisiert auf Basis der neuesten Inventur aktualisieren.

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BerechtigungsanalyseErmittlung effektiver RechteVerzeichnisse und FreigabenMicrosoft SharePointMicrosoft ExchangeGraphische DarstellungUmfangreiche AuswertungenZeitgesteuertInteraktive AnalyseKomplexe, sich ständig verändernde IT-Umgebungenmachen die Übersicht über die im Netzwerk vergebenenBerechtigungen nahezu unmöglich.Die Unternehmenssicherheit erfordert zwingend die kontinuierliche Kontrolle der Berechtigungen.Die Docusnap-Berechtigungsanalyse erfasst automatischden jeweils aktuellen rnehmen.”Mit Docusnap lassen sich aufbauend auf dieser Inventarisierung interaktive Analysen einfach erstellen. Diesekönnen zum besseren Verständnis auch graphischangezeigt werden. Die Übersicht zeigt die effektivenBerechtigungen und analysiert bei Bedarf jederzeitderen Herkunft.Umfangreiche und aussagekräftige Berichte stehenvordefiniert zur Verfügung. Auf Wunsch können dieseBerichte zeitgesteuert ausgeführt werden.

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LizenzmanagementVerwaltung von LizenzenAbbildung von LizenzmodellenÜbersichtliche AuswertungEinfache ZuordnungSoll-Ist-VergleichAutomatische BestandserfassungDie verschiedenen, teils sehr komplexen Lizenzmodelleder Hersteller machen es schwierig, den Überblick überdie Lizenzsituation im Unternehmen zu behalten.Jedes Lizenzmodell kann in Docusnap übersichtlich abgebildet werden, egal ob die Lizenzierung nach Geräten,Benutzern, Prozessoren oder Prozessorkernen erfolgt.Nur eine einfach anzuwendende Lizenzverwaltungermöglicht zuverlässig, den korrekten Lizenzeinsatz imUnternehmen zu überwachen.Umfassende Berichte stellen die aktuelle Situation übersichtlich dar, eine eventuelle Unter- oder Überlizenzierungwird sofort angezeigt.Mit dem Lizenzmanagement von Docusnap lassen sichüber Suchmuster die bereits inventarisierten Softwareprodukte einfach den gekauften Lizenzen zuordnen.18Korrekte“Lizenzierungbasiertauf Fakten.”

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IT-AnalyseAufbereitung und Aggregation von DatenVisualisierung von heitsanalyseLizenzanalyse”Bei der Masse von inventarisierten Daten ist esunabdingbar, dass umfangreiche Analyse und Aufbereitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.die IT-Umgebung zu bekommen, können z. B. mit derBerechtigungsanalyse tiefgreifende Sicherheitsanalysendurchgeführt werden.Docusnap kann hier mit seinen umfangreichen Möglichkeiten der Visualisierung und den ModulenBerechtigungsanalyse, Lizenzmanagement, IT-Beziehungen und IT-Konzepte punkten.Komplexe Sachverhalte können durch das ModulIT-Beziehungen automatisch erkannt oder einfachmanuell hinterlegt werden. Alle Analysen und Auswertungen lassen sich bequem und einfach durch das ModulIT-Konzepte zusammenfassen und z. B. als Gesamtkonzept erstellen.Während die Filterfunktionen, die Berichte und dieVisualisierungen helfen einen guten Überblick über20Durchblick“ohneAufwand.

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inanzbelegeWiedervorlagefunktionAutomatische ErinnerungenEs gibt Informationen und Belege, die in einer IT-Dokumentation nicht automatisch erfasst werden können. Voneiner gründlichen IT-Dokumentation wird aber zu Rechterwartet, dass sie alle relevanten Informationen enthält.Docusnap bietet die Option, bei jedem System Kommentare und Originaldokumente in beliebigen Formaten(Word, PDF, Excel usw.) zu hinterlegen.Zusätzlich enthält Docusnap Erweiterungen für die Passwortverwaltung, die Verwaltung von Verträgen und22Belege und“Informationeneinfach zuordnen.”Kommentaren und eine Wiedervorlagefunktion.Sämtliche in Docusnap hinterlegten Informationenlassen sich aus verschiedenen Perspektiven ordnen bzw.aufrufen: nach der Art der Dokumente (Passwörter, Kommentare, Listen usw.), nach deren technischer Hierarchieoder direkt aus der Docusnap-Baumstruktur.Die offene Datenbank und Schnittstellen zu Drittsystemen(z. B. zur Facility-Management-Lösung FaciPlan) vereinfachen die Integration in bestehende Systeme.

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FlexibilitätVerschiedene ExportformateZeitsteuerungEinbindung in DrittsystemeAusbau der DatenstrukturenAnpassung von EingabemaskenBeliebige Corporate DesignsBerichtsdesigner24Anpassung an“individuelleAnforderungen.”Jedes Unternehmen stellt an seine IT-Systemdokumentationspezielle Anforderungen. Docusnap kann einfach daranangepasst werden. Die Angleichung von Docusnap erfolgtaus drei Perspektiven:Die zweite Anpassung von Docusnap betrifft die Datenstruktur. Sie lässt sich ebenso wie Masken beliebigverändern und erweitern, um unternehmensspezifischeInformationen abzubilden.Optisch wird in Docusnap das im Unternehmen geforderteCorporate Design umgesetzt (Farbschemen, Schriftarten,Logo usw.).Die dritte Möglichkeit zur individuellen Anpassung vonDocusnap bietet der integrierte Berichtsdesigner. Durchdie flexible Schnittstelle DocusnapConnect kann Docusnap sehr einfach an beliebige Fremdsysteme angebundenwerden.

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Module und LizenzmodellSoftwarelösung maßgeschneidertDocusnap ist nicht nur in seinen Funktionen individuell anpassbar. Auch dieLizenz wird auf den Bedarf des jeweiligen Unternehmens abgestimmt.Der modulare Aufbau der technischen Funktionen spiegelt sich imDocusnap Lizenzmodell wider. So werden neben den Grundfunktionender Basislizenz verschiedene optionale Module angeboten.Das Ergebnis ist eine Lizenz, die optimal den Anforderungen eines Unternehmens entspricht. Sie kann jederzeit erweitert werden, wenn dasUnternehmen wächst oder sich seine Anforderungen an die IT-Dokumentation ändern.Die folgenden Seiten beschreiben Docusnap aus technischer Sicht. Vorgestellt werden die in der Basislizenz enthaltenen Funktionen und derenErweiterungen durch die einzelnen optionalen Module. Für den Einsatz inmehreren Unternehmen gibt es eine mandantenfähige Lizenz.26BetriebssystemeSNMPInternet Information ServicesMicrosoft Exchange ServerDatenbankInfrastrukturMicrosoft zmanagementCustomizing

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BetriebssystemeTechnik - BasislizenzBetriebssysteme eundMit der Docusnap-Basislizenz werden wahlweise die Windows-Betriebssysteme sowie Linux- und Mac-Betriebssysteme inventarisiert.Docusnap erfasst sämtliche Hardwarekomponenten, die Konfigurationseinstellungen der Betriebssysteme und die installierte Software.Zusätzlich werden von Docusnap alle Objekte im Microsoft ActiveDirectory, deren Berechtigungen und die Gruppenrichtlinien inventarisiert.Die dabei gesammelten Daten gibt Docusnap in vordefiniertenBerichten und Plänen aus.28InventarisierungWindowsLinuxMacActive DirectoryGruppenrichtlinienPläneNetzwerkplan (Layer 3)RoutingplanLogischer Active Directory-PlanActive Directory-StandortplanActive Directory-ReplikationsplanDiagramm der Gruppenstruktur

Windows-DatenActive Directory Site Plan29

SNMPTechnik - BasislizenzDie Inventarisierung von SNMP-Geräten ist Bestandteil der DocusnapBasislizenz. Die SNMP-Erfassung erstreckt sich auf sämtliche Geräte imNetzwerk, die SNMP-fähig sind (Switche, Router, Drucker usw.).Für eine herstellerspezifische Erfassung der Daten können MIBs beliebigerHersteller integriert werden. Dadurch lässt sich zum Beispiel auch derTonerstand von Druckern erfassen.Docusnap führt eine Topologie-Erkennung auf Basis des Spanning TreeProtocols durch oder alternativ auch auf Basis empirischer Methoden.Zusätzlich werden die VLAN Konfigurationen ermittelt und visuell dargestellt.Das Ergebnis der SNMP-Inventarisierung stellt Docusnap in Berichten, ineinem SNMP-Explorer und in verschiedenen Plänen dar.30InventarisierungSNMP V1/V2/V3Beliebige Hersteller-MIBsTopologie-Erkennung (Layer 2)SNMP ExplorerPläneTopologieplan LAN-Plan

Erfasste SNMP-Daten (Auszug)Portbelegung eines Switch31

Internet Information ServicesTechnik - BasislizenzMicrosoft Internet Information Services hat sich in den vergangenen Jahrenals Standard-Serverdienst für .NET-basierte Webapplikationen etabliert.Die Internet Information Services sind in jedem Unternehmen von höchsterBedeutung, da sie unter anderem die Basis für die Funktionalität desMicrosoft Exchange Servers und der Microsoft SharePoint Services sind.Docusnap inventarisiert alle zentralen Werte und Einstellungen derMicrosoft Internet Information Services. Die erfassten Daten werden inBerichten ausgegeben.Die Inventarisierung der Microsoft Internet Information Services ist imUmfang der Basislizenz kationseinstellungen

IIS-BerichtIIS-Explorer33

Microsoft Exchange ServerTechnik - ZusatzmodulAls Kommunikationsplattform dient in den meisten Unternehmen die LösungMicrosoft Exchange Server.Docusnap sammelt und dokumentiert die Einstellungen und Konfigurationsoptionen der Exchange-Umgebung.Die Berechtigungen für öffentliche Ordner und Postfächer werden vonDocusnap ebenfalls ausgelesen und anschließend als Bericht ausgegeben.Für die Analyse der Strukturen der Exchange-Umgebung stellt Docusnapdie nötigen Pläne zur Verfügung. Darin ist die jeweils aktuelle Situationübersichtlich dargestellt. Zusätzlich können die Berechtigungen auf Postfächer und öffentliche Ordner analysiert werden.34PostfächerÖffentliche OrdnerBerechtigungsanalyseAdministrative GruppenReplikationMailroutingStrukturpläneMobile Geräte

PostfächerKonnektoren35

DatenbankTechnik - ZusatzmodulMicrosoft SQL Server und Oracle wird in vielen Unternehmen alsStandarddatenbank eingesetzt.Die Unternehmen nutzen diese beiden Datenbanksysteme als Basis fürviele weitere Applikationen und Softwarelösungen.Docusnap inventarisiert Microsoft SQL Server und Oracle Datenbankenund erfasst dabei u.a. Schemas, Tabellen, Spalten, Sichten, Benutzer undGruppen der Datenbanken.Die aus der Inventarisierung gesammelten Informationen bereitet Docusnapin E/R-Diagrammen auf. Selbstverständlich ist auch die Ausgabe dererfassten Daten über Berichte in Docusnap vordefiniert.36DatenbankenTabellenSpaltenBenutzer und GruppenSchemasE/R-DiagrammeGespeicherte ProzedurenBerechtigungenDTS-Pakete

E/R-DiagrammSQL-Explorer37

InfrastrukturTechnik - ZusatzmodulMicrosoft DHCP- und DNS-Serverdienste stellen wichtige Basistechnologienzum Betrieb eines Netzwerkes zur Verfügung. Der Betrieb eines MicrosoftActive Directory wäre etwa ohne funktionstüchtige DNS-Umgebung nichtdenkbar.Docusnap inventarisiert sämtliche Konfigurationsoptionen der MicrosoftDHCP- und DNS-Serverdienste. Die erfassten Werte gibt Docusnap inBerichten aus.Für die Microsoft DHCP-Serverdienste erstellt Docusnap zusätzlicheinen Plan zur Visualisierung der Einbindung im Netzwerk. Damit hat derAnwender eine schnelle und prägnante Übersicht über die MicrosoftDHCP-Serverdienste.Backup Exec wird in vielen Unternehmen zur Datensicherung undWiederherstellung eingesetzt. Docusnap inventarisiert sämtlicheInformationen über die konfigurierten Aufträge und ermöglicht somit eineübergreifende Auswertung der gesicherten und nicht gesicherten ionenReservierungenActive rägeBackup ExecAufträgeAuftragskonfigurationBackup HistorieMedien

DNS-ExplorerDNS-Bericht39

Microsoft SharePointTechnik - ZusatzmodulViele Unternehmen verwenden Microsoft SharePoint als webbasiertePortallösung, um Dokumente, Listen und Workflows optimal im Intranet zuverwalten.Das Docusnap-Modul SharePoint inventarisiert aus Microsoft SharePointdie Einstellungen und Konfigurationen der verschiedenen SharePointInstallationen. Die gesammelten Werte gibt Docusnap in vordefinierten,aber jederzeit anpassbaren Berichten aus.Zusätzlich erfasst das Docusnap-Modul SharePoint die innerhalb derSharePoint-Installation vergebenen Berechtigungen. Zusammen mit demDocusnap-Modul Berechtigungen werden die inventarisierten SharePointBerechtigungen ähnlich wie normale Verzeichnisberechtigungen graphischund in Berichtsform aufbereitet. Der Anwender kann die Berechtigungenjederzeit tensammlungen

SharePoint-ExplorerSharePoint-Bericht41

VirtualisierungTechnik - ZusatzmodulVirtuelle Technologien

Docusnap erzeugt aus den erfassten individuellen Daten direkt in Microsoft Visio eine Vielzahl von Plänen. Die in Docusnap erzeugte Darstellungsform der verschie-denen Pläne (Layout, Algorithmen) lässt sich anpassen. Die Pläne werden nach dem jeweils vorgegeben

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