RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT - LOI SUR LA
Société canadienne d’hypothèques et de logementRAPPORT ANNUEL AU PARLEMENTLOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTSPERSONNELSDU 1er AVRIL 2015 AU 31 MARS 2016
RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSTable des matières1. À propos de la Mandat de la Société canadienne d’hypothèques et de logementAdministrationFormation et éducationMise en œuvre de lignes de conduite propres à l’institutionRapports de surveillanceAtteintes majeures à la vie privéeFonds de renseignementsSalle de lecture2. Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnelsi.ii.iii.iv.v.vi.vii.viii.ix.Demandes en vertu de la LoiAutres demandesDemandes entièrement traitéesDélai de traitement et prorogationsExceptions invoquéesPlaintes et enquêtesCommunication aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection desrenseignements personnelsCoûtsÉvaluations des facteurs relatifs à la vie privéeAnnexe A : Rapport statistique concernant la Loi sur la protection desrenseignements personnelsAnnexe B : Décret de délégationSociété canadienne d’hypothèques et de logement2
RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS1. À propos de la Société(i) IntroductionLa Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée descitoyens canadiens et des résidents permanents au Canada en préservant contre touteutilisation ou divulgation non autorisée les renseignements personnels les concernantqu’une entité du gouvernement fédéral peut détenir. Elle donne aussi à la populationcanadienne le droit de consulter les renseignements personnels que détient legouvernement.Selon l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, chacun desresponsables d’une institution fédérale doit établir pour présentation au Parlement lerapport d’application de cette loi durant l’exercice. Le présent rapport décrit la façon dontla Société canadienne d’hypothèques et de logement a appliqué la Loi sur la protectiondes renseignements personnels durant l’exercice 2015-2016.(ii) Mandat de la Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL)La SCHL tient ses pouvoirs de la Loi sur la Société canadienne d’hypothèques et delogement (Loi sur la SCHL) et de la Loi nationale sur l’habitation (LNH). La Loi sur laSCHL a établi la Société à titre de société d’État; elle énonce ses divers pouvoirs etfonctions.La LNH définit le mandat de la SCHL, lequel, selon l’article 3 de la Loi, est de « favoriserl’accès à une diversité de logements abordables, encourager l’accessibilité à dessources de financement ainsi que la concurrence et l’efficience dans ce domaine,assurer la disponibilité de fonds suffisants à faible coût et contribuer à l’essor du secteurde l’habitation au sein de l’économie nationale ».(iii) AdministrationLe Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels(Bureau de l’AIPRP), situé au Bureau national de la SCHL à Ottawa, traite toutes lesdemandes officielles déposées en application de la Loi sur l’accès à l’information et de laLoi sur la protection des renseignements personnels. La Société compte environ1 900 employés répartis entre son Bureau national, ses centres d’affaires régionauxsitués à Halifax, Montréal, Toronto, Calgary et Vancouver et ses bureaux locaux.La secrétaire générale adjointe et directrice, AIPRP, est la coordonnatrice de l’accès àl’information et de la protection des renseignements personnels. Les responsabilitésquotidiennes liées aux lois sont déléguées à l’agente de l’AIPRP.(iv) Formation et éducationPendant la période visée, le Bureau de l’AIPRP a donné 3 séances de formationpersonnalisées en anglais et 1 en français à un total de 70 employés de l’Administrationde l’assurance, du Logement des Premières Nations et des Partenariats avec lesRessources humaines. L’information présentée lors de ces séances a permis à bonnombre d’entre eux de mieux connaître la structure de gouvernance et lesSociété canadienne d’hypothèques et de logement3
RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSresponsabilités de la SCHL en matière d’accès à l’information et de protection desrenseignements personnels. Ils ont en outre été informés sur toutes les lignesdirectrices, politiques et directives du Conseil du Trésor concernant l’application de laLoi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignementspersonnels ainsi que l’ensemble de politique sur la vie privée (cadre deresponsabilisation pour la protection de la vie privée [CRPVP], et les protocolesd’évaluation des facteurs liés à la vie privée et relatifs à la violation de la vie privée).(v) Mise en œuvre de lignes de conduite propres à l’institutionDurant l’exercice 2015-2016, le Bureau de l’AIPRP de la SCHL a élaboré un plan deformation et de sensibilisation sur la protection des renseignements personnels et la vieprivée fondé sur une approche axée sur les risques. L’objectif principal de la formationest d’améliorer les connaissances, les compétences et les perspectives de tous lesemployés. Grâce à la sensibilisation régulière et à des séances de perfectionnement, lebureau de l’AIPRP a pour but de veiller à ce que le personnel et les gestionnairescomprennent leurs rôles et responsabilités en ce qui concerne l’accès à l’information etla vie privée.Pendant la période visée, conformément à ce qui est indiqué dans « Info Source :Exigences relatives à la publication décentralisée » du Secrétariat du Conseil du Trésordu Canada, la SCHL a publié, dans les deux langues officielles, un chapitre mis à jourd’Info Source sur son site Web.(vi) Rapports de surveillanceLe Bureau de l’AIPRP utilise une solution informatisée de gestion des cas afin desurveiller le temps requis pour traiter les demandes de renseignements personnels. Lelogiciel fournit à la SCHL un système souple et convivial pour gérer les demandesd’accès à l’information et enregistrer les détails des projets dans un environnementsécurisé.(vii) Atteintes à la vie privéeIl n’y a pas eu d’atteinte majeure à la vie privée pendant la période visée.(viii) Fonds de renseignementsUne description des catégories de documents et des fichiers de renseignementspersonnels détenus par la SCHL est fournie dans Info Source, sous Sources derenseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux de laSociété canadienne d’hypothèques et de logement, qui se trouve sur le site Web de laSCHL au http://www.cmhc.ca/fr/inso/info/upload/Info Source 2015 FR w ACC.pdf.(ix) Salle de lectureLa bibliothèque des Services juridiques est une salle de consultation publique mise à ladisposition des personnes qui souhaitent prendre connaissance des publications de laSCHL et d’autres documents publics. Elle se trouve au Bureau national, à l’adressesuivante :Société canadienne d’hypothèques et de logement4
RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSSociété canadienne d’hypothèques et de logement700, chemin de MontréalOttawa (Ontario) K1A 0P7Téléphone : 613-748-2367D’autres salles de lecture sont disponibles dans les centres d’affaires régionaux de laSCHL.Société canadienne d’hypothèques et de logement5
RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS2. Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels(i) Demandes en vertu de la LoiPendant la période visée par le rapport, soit du 1er avril 2015 au 31 mars 2016, leBureau de l’AIPRP a reçu au total 2 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur laprotection des renseignements personnels. Elles ont toutes les deux été traitéespendant la période visée.(ii) Autres demandesLe Bureau de l’AIPRP a également agi comme ressource auprès des agents de laSCHL, leur offrant des conseils et de l’aide sur les dispositions de la loi. Il a fourni desopinions sur divers aspects concernant la protection des renseignements personnels,notamment la gestion de dossiers de ressources humaines et le partage d’informationavec d’autres organismes gouvernementaux.De plus, de nombreux courriels et appels téléphoniques provenant de demandeurséventuels ont été redirigés vers des sources de renseignements informelles.(iii) Demandes entièrement traitéesLe résultat des 2 demandes traitées en 2015-2016 a été le suivant : 1 divulgation en totalité1 demande abandonnée(iv) Délai de traitement et prorogationsSur les 2 demandes traitées en 2015-2016, 1 a fait l’objet d’une réponse dans un délaide 42 jours, avec un prolongement de 30 jours, et l’autre a été abandonnée après28 jours.(v) Exceptions invoquéesEn 2015-2016, le Bureau de l’AIPRP n’a invoqué que deux exemptions en vertud’articles précis de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme suit : article 26 – exclusion de renseignements personnels portant sur unepersonne autre que le demandeurarticle 27 – privilège avocat-client(vi) Plaintes et enquêtesAucune plainte n’a été reçue en 2015-2016.Société canadienne d’hypothèques et de logement6
RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS(vii) Communication aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection desrenseignements personnels.Aucun renseignement personnel n’a été divulgué par la SCHL en vertu del’alinéa 8(2)m) en 2015-2016.La SCHL n’a entrepris aucune activité de couplage de données.(viii) CoûtsD’après les estimations, en 2015-2016, le Bureau a engagé 8 637 en frais salariaux et1 852 en frais administratifs, aux fins de l’application de la Loi sur la protection desrenseignements personnels.(ix) Évaluations des facteurs relatifs à la vie privéeEn 2015-2016, la SCHL a entrepris cinq évaluations des facteurs relatifs à la vie privée(EFVP) afin d’assurer qu’elle respecte les obligations prévues par la Loi sur la protectiondes renseignements personnels et les politiques, les directives, les normes et les lignesdirectrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) relatives à la vieprivée, à la gestion de l’information et à la sûreté, en plus des facteurs établis par leCommissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) dans le documentintitulé Nos attentes : un guide pour la présentation d’évaluations des facteurs relatifs àla vie privée. Le 31 mars 2016, ces EFVP étaient à différents stades d’approbation. Parailleurs, des stratégies de gestion des risques étaient en cours d’élaboration en vued’être mises en œuvre afin d’assurer l’atténuation des risques le plus rapidement et leplus efficacement possible. Fonction d’Examen des dossiers des prêteurs et conformitéopérationnelleLa fonction d’Examen des dossiers des prêteurs et conformité opérationnellesert à effectuer des examens pour évaluer l’exactitude des informationscontenues dans les demandes de prêt hypothécaire assuré. En vertu de laLoi nationale sur l’habitation (LNH), des Lignes de conduite sur le titre deprêteur agréé de la SCHL, de l’Entente relative à l’approbation automatiséeemili et de la ligne directrice B-21 du Bureau du surintendant des institutionsfinancières (BSIF), cette fonction recueille les renseignements personnelsfournis par les prêteurs par le biais d’emili et utilise ces renseignementspour vérifier si les prêteurs ont fourni des informations exactes au moyend’emili au moment de l’approbation du prêt et s’ils disposaient de piècesjustificatives suffisantes au dossier pour appuyer les renseignementsprésentés. Une EFVP a été effectuée afin d’évaluer et de réduire les risquesrelatifs à la vie privée associés à ce programme. Initiative de stages en habitation pour les jeunes des PremièresNations et les jeunes InuitsL’Initiative de stages en habitation pour les jeunes des Premières Nations etles jeunes Inuits (ISHJPNJI) offre un financement aux conseils de bande etconseils tribaux des Premières Nations et aux communautés ou entreprisesSociété canadienne d’hypothèques et de logement7
RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSinuites afin de fournir une expérience de travail et une formation pratique enhabitation à des jeunes Autochtones âgés de 15 à 30 ans qui ne fréquententpas l’école, se trouvent sans emploi et habitent dans une réserve ou unecommunauté inuite. Ce programme s’inscrit dans la Stratégie emploijeunesse (SEJ), une initiative horizontale mettant à contribution onzeministères et organismes fédéraux, dont la SCHL. Emploi et Développementsocial Canada (EDSC), le ministère responsable de l’initiative SEJ, a établiles modalités permettant de mettre sur pied un cadre horizontal comprenantdes critères standard entourant les contributions et la production de rapportsdans le cadre de la SEJ. Une EFVP a été effectuée afin d’évaluer les risquesrelatifs à la vie privée associés à la collecte de renseignements personnelsdans le cadre de cette initiative. Administration des pensionsLe Régime de retraite de la SCHL a pour mission de verser des prestationsde retraite à ses participants et bénéficiaires en conformité avec lesdispositions du Règlement du Régime de retraite de la SCHL. La SCHL veilleà ce que le Régime soit administré de façon efficiente et à ce que les fondsde sa Caisse de retraite soient investis avec prudence, de façon à maximiserle rendement tout en protégeant l’actif. En 2015, la SCHL a conclu uneentente avec un fournisseur externe relativement à l’administration desprestations de retraite de ses employés. Une EFVP a été effectuée afind’évaluer les risques relatifs à la vie privée associés au transfert del’administration des prestations de retraite à un fournisseur externe. Administration de la payeEn 2015, la SCHL a conclu une entente avec un fournisseur externerelativement à l’administration de la paye de ses employés. Une EFVP a étéeffectuée afin d’évaluer les risques relatifs à la vie privée associés à la priseen charge de ces services par un fournisseur externe, y compris uneévaluation des pratiques relatives aux renseignements personnels dufournisseur et le niveau de protection contenu dans les ententescontractuelles. Administration des avantages sociaux des employésEn 2015, la SCHL a conclu une entente avec un fournisseur externerelativement à l’administration des avantages sociaux de ses employés. UneEFVP a été effectuée afin d’évaluer les risques relatifs à la vie privéeassociés à la prise en charge de ces services par un fournisseur externe, ycompris une évaluation des pratiques relatives aux renseignementspersonnels du fournisseur et le niveau de protection prévu dans les ententescontractuelles.Un rapport statistique détaillé est fourni à l’annexe A.Société canadienne d’hypothèques et de logement8
RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSAnnexe A : Rapport statistique concernant la Loi sur la protection desrenseignements personnelsSociété canadienne d’hypothèques et de logement9
RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSRapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignementspersonnelsNom de l’institution : Société canadienne d'hypothèques et de logementPériode d'établissement de rapport :au2015-04-012016-03-31PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignementspersonnelsNombre de demandesReçues pendant la période d'établissement derapportEn suspens à la fin de la période d'établissement derapport précédenteTotal202Fermées pendant la période d'établissement derapport2Reportées à la prochaine période d'établissement derapport0PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport2.1 Disposition et délai de traitementDisposition desdemandesCommunication totaleCommunication partielleException totaleExclusion totaleAucun document n’existeDemande abandonnéeNi confirmée ni infirméeTotalDélai de traitement1 à 15jours16 à 30jours31 à 60jours61 à 120 121 à181 àPlus dejours 180 jours 365 jours 365 0000010001002000002Société canadienne d’hypothèques et de logement10Total
RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSTBS/SCT 350-63 (Rév. 2014/03)2.2 ExceptionsArticle18(2)19(1) a)19(1) b)19(1) c)19(1) d)19(1) e)19(1) f)2021Nombre dedemandes000000000Article22(1) a) (i)22(1) a) (ii)22(1) a) (iii)22(1) b)22(1) c)22(2)22.122.222.3Nombre dedemandes000000000ArticleNombre dedemandes23 a)23 b)24 a)24 b)25262728Nombre dedemandes00000210Article70(1) d)70(1) e)70(1) f)70.1Nombre dedemandes0000Article2.3 ExclusionsArticle69(1) a)69(1) b)69.1Nombre dedemandes00070(1)70(1) a)70(1) b)70(1) c)00002.4 Support des documents communiquésDispositionCommunication totaleCommunication mbre de pagestraitées02017004520Nombre de pagescommuniquées016280000Nombre dedemandes0100102469162822.5 Complexité2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquéesDisposition desdemandesCommunication totaleCommunication partielleException totaleExclusion totaleDemande abandonnéeNi confirmée ni infirméeTotalSociété canadienne d’hypothèques et de logement11
RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandesMoins de 100pages traitées101 à 500 pages 501 à 1 000 pagestraitéestraitées1 001 à 5 000pages traitéesPlus de 5 000pages traitéesNombre dedemandesPagescommuniquéesNombre dedemandesPagescommuniquéesNombre dedemandesPagescommuniquéesNombre dedemandesPagescommuniquéesNombre n 000000000100000001016280000DispositionException totaleNi confirmée niinfirméeTotal2.5.3 Autres complexitésConsultationrequiseAvis 0000000Demandeabandonnée00000Ni confirmée niinfirmée00000Total00000DispositionException totaleExclusion totaleSociété canadienne d’hypothèques et de logement12
RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS2.6 Présomptions de refus2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaireNombre de demandes ferméesaprès le délai statutaireCharge detravail00Motif utres02.6.2 Nombre de jours de retardNombre de jours deretard1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 à 120 jours121 à 180 jours181 à 365 joursPlus de 365 joursTotalNombre de demandesen retard où le délai n’apas été prorogé00000000Nombre de demandesen retard où le délai aété prorogé00000000Total000000002.7 Demandes de traductionDemandes de traductionAcceptéesRefuséesTotalDe l’anglais au françaisDu français à l’anglaisTotal000000000PARTIE 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)Alinéa 8(2)e )0Alinéa 8(2)m )0Paragraphe 8(5)0PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnelset mentionsDisposition des demandes de correction reçuesMentions annexéesDemandes de correction acceptéesTotalNombre000Société canadienne d’hypothèques et de logement13Total0
RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELSPARTIE 5 – Prorogations5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandesDisposition des demandes où ledélai a été prorogéCommunication totaleCommunication partielleException totaleExclusion totaleAucun document n’existeDemande abandonnéeTotal15a) (i)Entrave aufonctionnement000000015a) (ii)ConsultationArticle 70Autres0000000000000015b)Traduction ouconversion000000015a) (i)Entrave aufonctionnement00015a) (ii)ConsultationArticle 70Autres00000015b)Traduction ouconversion0005.2 Durée des prorogationsDurée des prorogations1 à 15 jours16 à 30 joursTotalPARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions etorganisations6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canadaet
RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Société canadienne d’hypothèques et de logement 6 2. Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels (i) Demandes en vertu de la Loi Pendant la période visée par le rapport, soit du 1 er avril 2
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