STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR - UINRadenFatahPalembang

SOPSTANDAROPERASIONALPROSEDURUNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)RADEN FATAH PALEMBANG2017i

KATA PENGANTARPuji dan syukur ke hadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat danhidayah-Nya, dapat disusun Revisi Standar Operasional Prosedur (SOP) dilingkungan Universitas Islam Negeri Raden Fatah. Penyusunan SOP ini untukmewujudkan penerapan Good University Governance (GUG) denganmengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT). Dalamrangka menguraikan kebijakan mutu dan sasaran mutu UIN Raden Fatah makaditerbitkanlah Standar Operasional Prosedur agar seluruh unit kerja di lingkunganUIN Raden Fatah melakukan penataan organisasi dan ketatalaksanaanuntukmemodernisasi organisasi melalui pemisahan, penggabungan, dan penajamantugas dan fungsi organisasi. Untuk itu, penyusunan Standar Operasional Prosedur(SOP) guna memudahkan UIN Raden Fatah dalam memberikan jaminan kepadapara pelanggan (customers), dan para pihak yang berkepentingan (stakeholders)bahwa UIN Raden Fatah akan secara sistematis, konsisten dan berkesinambunganmemberikan yang terbaik sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dalampelaksanaan Tri Dharma Pendidikan Tinggi.Diharapkan SOP yang telah disusun ini menjadi pedoman atau acuankerja bagi pejabat dan pelaksana di lingkungan UIN Raden Fatah yakni di tingkatFakultas, Prodi/Jurusan, lembaga, bagian dan unit sehingga pelaksanaan tugasberjalan lancar, efektif, dan efisien, serta dapat dipertanggungjawabkan dan terhindardari kesalahan dalam pelaksanaannya.Semoga SOP ini bermanfaat dalam rangka sumbangsih mewujudkanakuntabilitas kinerja di lingkungan UIN Raden Fatah.Palembang,April 2019Rektor,Universitas Islam Negeri (UIN)Raden Fatah PalembangProf. Drs. H.M. Sirozi, MA., Ph.Dii

DAFTAR ISIHalamanHalaman Pengesahan . iiKata Pengantar . iiiSK Rektor . ivDaftar Isi . vBab I Pendahuluan1.1. Latar Belakang . 11.2. Maksud dan Tujuan . 31.3 Ruang Lingkup . 41.4 Manfaat . 41.5 Sistimatika . 6Bab II Penjelasan dan Prinsip Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur2.1. Isi Form Standar Operasional Prosedur . 102.2. Kodefikasi Standar Operasional Prosedur . 142.3 Prinsip Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur . 14Bab III Standar Operasional Prosedur Pada UIN Raden Fatah3.1. Standar Pendidikan3.1.1 Pendaftaran Mata Kuliah . 173.1.2 Penyusunan Silabus dan Satuan Rencana PembelajaranSemester (RPS) . 203.1.3 Kuliah dan Praktikum . 313.1.4 Pelaksanaan UTS dan UAS . . 373.1.5 Evaluasi Proses Perkuliahan . 513.1.6 Pelayanan Laboratorium . 553.1.7 Penyusunan Skripsi . 583.1.8 Penyelenggaraan Ujian Komprehensif . 623.1.9 Penyelenggaraan Ujian Munaqosah . 673.1.13 Penilaian Hasil Belajar Mata Kuliah . 723.1.11 Pencatatan Hasil Evaluasi Belajar . 763.1.12 Pelantikan dan Pelepasan Alumni . 80iii

3.1.13 Pemberian Sanksi Mahasiswa . 863.1.14 Kepenasehatan Akademik . 913.2. Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan3.2.1 Pelaksanaan Beasiswa. 963.2.2 Pelaksanaan Pindah Program Studi . 993.2.3 Pelaksanaan Pindah Perguruan Tinggi Lain . 1033.2.4 Mahasiswa Drop Out . 1063.2.5 Kalender Akademik . 1093.2.6 Pelaksanaan Ujian Masuk Mahasiswa Baru . 1123.2.7 Pelaksanaan Wisuda . 1193.2.8 Pendaftaran Mahasiswa Baru . 1213.2.9 Pendaftaran Wisuda . 1263.2.13 Penerbitan Ijazah . 1293.2.11 Penerbitan/Pengesahan KTM . 1323.2.12 Pengajuan Izin Dan Cuti Kuliah . 1373.2.13 Pengganti Ijazah Hilang . 1403.2.14 Pengumuman Hasil Seleksi /Tes PenerimaanMahasiswa Baru . 1443.2.15 Penyimpanan Dokumen Mahasiswa Baru . 1483.2.16 Registrasi Mahasiswa Baru . 1503.2.17 Sosialisasi Mahasiswa Baru . 1553.3Standar Penelitian3.3.1 Penjaminan Mutu Penelitian dan SDM . 1583.3.2 Rekruitmen Penelitian Internal . 1633.3.3 Desk Evaluasi Proposal . 1663.3.4 Seminar Pembahasan Proposal . 1693.3.5 Penetapan Pemenang . 1723.3.6 Kerjasama Penelitian Dengan Pihak Lain . 1753.3.7 Penelitian Kompetitif . 1783.3.8 Sosialisasi Penelitian . 1813.3.9 Penelitian . 1843.3.13 Seleksi Proposal . 1873.3.11 TIM Seleksi Proposal Penelitian . 190iv

3.3.12 Proposal Penelitian yang Lolos Seleksi . 1933.3.13 Monitoring Penelitian . 1963.3.14 Kontrak Kerja Penelitian . 1993.3.15 Pelaporan Hasil Penelitian . 2023.3.16 Pencairan Dana Penelitian . 2053.3.17 Reviewer Penelitian . 2083.4 Standar Pengabdian Kepada Masyarakat3.4.1Pengabdian Masyarakat . 2113.4.1 Pendaftaran KKN . 2193.4.5 Rekrutmen Peserta KKN . 2223.4.7 Ujian dan Penilaian KKN . 2253.4.8 Kepuasan Masyarakat Terhadap Kegiatan KKN . 2283.4.13 Pelaksanaan Kegiatan Pembagian Sertifikan KKN . 2313.4.16 Bimbingan KKN . 2343.4.17 Laporan KKN . 2383.4.18 Monev PKM . 2433.4.19 Pelaksanaan Kegiatan PKM . 2463.4.23 Pelaporan Hasil Pengabdian Masyarakat . 2503.4.21 Pembimbingan KKN . 2533.4.22 Pendaftaran Kegiatan PKM . 2583.4.23 Pendanaan dan Pembiayaan PKM . 2623.4.24 Pengajuan Proposal PKM . 2673.4.25 Pengembangan Bahan PKM . 2713.4.26 Pengabdian Kepada Masyarakat Bagi Dosen (PKM-D)Kompetitif . 2743.4.27 Penyusunan Pedoman KKN . 2773.4.28 Penyusunan Rencana PKM . 2813.4.29 Penyusunan Renstra PKM . 2843.4.33 Pusat Studi Gender dan Anak . 2873.5 Standar PUSTIPD3.5.1 Penggunaan Laboratorium Komputer . 2973.5.2 Layanan Pembuatan User dan Password Hotspot AtauWifi Untuk Layanan Internet Gratis di Lingkunganv

Kampus . 3013.6Standar Kerja Sama3.6.1 Kerja sama Dalam dan Luar Negeri . . 3053.7 Standar Kepegawaian3.7.1 Administrasi Surat Menyurat . . 3133.7.2 Pengajuan Tugas Belajar dan Izin Belajar . 3173.7.3 Pengajuan Surat Izin Cuti . 3223.7.4 Kenaikan Gaji Berkala . 3263.7.5 Kenaikan Jabatan fungsional Dosen . 3293.7.6 Evaluasi Kinerja dosen . 3333.7.7 Penger Print . 3383.7.8 Ujian Penyesuaian Kenaiakan Pangkat (UPKP) . 3413.8 Standar Penjaminan Mutu3.8.1 Penjaminan Mutu . 3483.8.2 Pengendalian Dokumen dan Data . 3513.8.3 Pengendalian Catatan Mutu . 3543.8.4 Audit Internal . 3573.8.5 Tindakan Perbaikan . 3603.8.6 T indakan Pencegahan . 3633.8.7 Tinjauan Manajemen . 3663.9 Standar Pengembangan Bahasa3.9.1 Unit Pengembangan Bahasa . 3693.10 Standar Perencanaan dan Keuangan3.13.1 SOP Pengelolaan KAS3.10.1.1 SOP Penerimaan PNBP . 3713.10.1.2 SOP Pencairan Dana Rupiah Murni3.10.1.2.1 SOP Pengelolaan Gaji Pegawai3.10.1.2.1.1 SOP Gaji Pegawai . 3773.10.1.2.1.2 SOP Rapel Gaji . 3823.10.1.2.1.3 SOP Gaji Ke-13 . 3873.10.1.2.1.4 SOP Uang Makan . 392vi

3.13.1.2.2 SOP Pencairan dana UP . 3973.13.1.2.3 SOP Pencairan dana TUP . 4023.13.1.2.4 SOP Pertanggungjawaban dana UP (GantiUang Persediaan) . 4093.13.1.2.5 SOP Pertanggungjawaban dana TUP(PTUP) . 4153.10.1.2.6 SOP pembayaran LS-Bendahara . 4213.13.1.2.7 SOP Pembayaran LS-Pihak ke-3 . 4283.13.1.3 SOP Pencairan Dana BLU3.10.2.1 SOP Penarikan Kas Operasional BLU . 4353.10.2.2 SOP Pembayaran Uang Muka Kerja . 4423.10.2.3 SOP Pertanggungjawaban Uang M u k aKerja . 4483.10.2.4 SOP Pembayaran BLU . 4543.10.2.5 SOP Pengesahan Belanja (SP3B) . 4623.13.2 SOP Utang . 4693.10.3 SOP Sistem Akuntansi . 4743.10.3.1 SOP Pelaporan SIMAK BMN . 4783.10.3.2 SOP Pelaporan Keuangan RPS . 4803.10.3.3 SOP Pelaporan Keuangan SAK . 4833.11Standar Perpustakaan3.11.1 Pemanfaatan Perpustakaan . 4903.11.2 Pembuatan Perencanaan Pembinaandan PengembanganPerpustakaan Setiap Awal Tahun Akademik . 4933.11.3 Penyelesaian Urusan Personalia Perpustakaan . 4973.11.4 Layanan Bebas Pustaka . 5003.11.5 Penyiapan Daftar Buku Yang Akan Diadakan . 5033.11.6 Pembuatan Laporan Secara Periodik Kegiatan PerpustakaanSetiap Bulan . 5063.11.7 Pengembalian Koleksi Yang Sudah Dibaca . 5093.11.8 Pembuatan Statistik Pembaca Setiap Bulan . 5123.11.9 Pembuatan Daftar Tambahan Koleksi Buku . 5153.11.13 Pembuatan Statistik Tambahan Buku Setiap Periode . 518vii

3.11.11 Pemeliharaan Dan Perawatan Bahan Pustaka . 5213.11.12 Layanan Opac (Online Publik Access Katalog) . 5243.11.13 Penyusunan File-File Khusus; Indeks, Bibliografi, Abstrak . 5273.11.14 Pemberian Layanan Peminjaman . 5303.11.15 Pemberian Layanan Perpanjangan Masa Pinjam . 5343.11.16 Pengembalian Koleksi Bahan Pustaka Yang SudahDikembalikan . 5373.11.17 aman Setiap Bulan . 5413.11.18 Pemberian Layanan Peminjaman dan Pengembalian BagiDosen dan Karyawan . 5463.11.19 Pemberian Layanan Pengembalian . 5503.11.23 Penagihan Koleksi Yang Terlambat Dikembalikan di Perpustakaan Uin Raden Fatah Palembang . 5533.11.21 Penentuan Judul Buku Pengganti Terhadap Anggota YangMenghilangkan Buku . 5573.11.22 Penyiapan Dan Penyusunan Statistik Pengembalian SetiapBulan . 5603.12. Standar Umum dan Rumah Tangga3.12.1 Inventaris Dan Pendistribusian Barang . 5633.12.2 Proses Pengadaan Barang . 5663.12.3 Penunjukan Langsung . 5693.12.4 Percetakan Bahan . 5723.12.5 Permintaan Barang . 5753.12.6 Rencana Pengadaan . 5783.12.7 Sebelum Pengadaan Barang . 5803.12.8 Perbaikan Mobil Dinas . 5823.12.9 Perbaikan Sarana / Prasarana . 5853.12.13 Pemeriksaan /Penerimaan Barang . 5883.12.11 Peminjaman Kendaraan Mobil Dinas . 5903.12.12 Penggunaan Peralatan . 5933.12.13 Pemeriksaan Kondisi Barang . 5963.12.14 Usul Perbaikan Sarana Dan Prasarana . 599viii

3.13 Standar Pusat Layanan Internasional3.13.1 Pendaftaran Calon Mahasiswa Asing . 602Bab IV Penutup . 615Lembar Koreksi . 616Catatan Perubahan . 617ix

No. DokumenQA UIN-SPMI-SOP-04KEMENTERIAN AGAMAUNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) RADEN FATAHJl. PROF.K.H. ZAINAL ABIDIN FIKRY Telp. 3711-354668PALEMBANGNo. Revisi3Tgl. TerbitApril 2019Halaman1 dari 6STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)UIN RADEN FATAH PALEMBANGBAB IPENDAHULUAN1.1. Latar ggimenuntutprasyaratGood University Governance (GUG) terlebih dahulu, terutama dalamaspek akuntabilitas dan transparansi. Perbaikan dan penjaminan mutu dapatmenjadi titik awal untuk mewujudkan akuntabilitas dan transparansi dalampenyelenggaraan pendidikan tinggi. Oleh sebab itu, untuk mewujudkan GUG diUniversitas Islam Negeri Raden Fatah (UIN Raden Fatah), penerapan SPMImerupakan suatu keharusan.SPMI UIN Raden Fatah mencakup dua aspek utama yaitu Akademik danManajemen. Penjaminan Mutu Akademik merupakan fokus utama dalam SPMIUIN Raden Fatah. Sementara itu, SPMI dalam aspek manajemen merupakanfaktor pendukung penting dalam mewujudkan GUG di UIN Raden Fatah.PenerapanSPMIpada kedua aspek ini diharapkan dapat secara simultanmemberikan jaminan dan keyakinan kepada para pelanggan (customers), dan parapihak yang berkepentingan (stakeholders) bahwa UIN Raden Fatah akan secarasistematis, konsisten dan berkesinambungan memberikan yang terbaik sesuaidengan standar yang telah ditetapkan dalam pelaksanaan Tri Dharma PendidikanTinggi serta pengelolaan pendidikan tinggi yang diselenggarakannya.SPMI yang diterapkan di UIN Raden Fatah mencakup rancangan umum,penerapan dan komponen-komponen yang tercakup di dalamnya. Dokumendokumen lain yang terkait dalam SPMI akan menguraikan secara lebih rincitentang tahapan, mekanisme, dan operasionalisasi penerapan SPMI UIN RadenFatah.1

No. DokumenQA UIN-SPMI-SOP-04KEMENTERIAN AGAMANo. Revisi3UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) RADEN FATAHJl. PROF.K.H. ZAINAL ABIDIN FIKRY Telp. 3711-354668PALEMBANGTgl. TerbitApril 2019Halaman2 dari 6STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)UIN RADEN FATAH PALEMBANGDokumen untuk Implementasi SPMI di UIN Raden Fatah terdiri dariDokumen Kebijakan Mutu, Standar Mutu, Standar Operasional Prosedur, InstruksiKerja dan Rencana Strategis Mutu.Dokumen Kebijakan Mutu merupakandokumen utama dan menjadi landasan untuk menyusundokumen-dokumenyang lebih operasional di bawahnya. Semua dokumen untuk kepentinganimplementasi njutnya adalah Dokumen Standar Mutu berisi berbagai standar mutu yangmenjadi acuan indikator keberhasilan dan kepatuhan dalam implementasi SPMI.Adapun dokumen pelaksanaan kegiatan terdapat pada Dokumen StandarOperasional Prosedur berisi berbagai prosedur standar yang menjadi acuan dalampelaksanaan kegiatan/tugas untuk menjamin pencapaian sasaran mutu yangditetapkan.Standar Operasional Prosedur, berupa dokumen yang menjabarkanpengorganisasian dan prosedur pelaksanaan pada tingkat universitas, fakultas,jurusan/bagiandanprogramstudi, termasukdidalamnyaadalahpejabat/personalia untuk melaksanakan prosedur

Untuk itu, penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) guna memudahkan UIN Raden Fatah dalam memberikan jaminan kepada para pelanggan (customers), dan para pihak yang berkepentingan (stakeholders) bahwa UIN Raden Fatah akan secara sistematis, konsisten dan berkesinambungan memberikan yang terbaik sesuai dengan standar yang telah ditetapkan .