M10-SLAID MESYUARAT FULL - WordPress

MESYUARATMAC 2014

PENGENALAN Mesyuarat satu bentuk komunikasi formalyang penting untuk mengambil satukeputusan / menyelesaikan sebarangmasalah berbangkit.

CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BAIK Suasana baik Bersopan dan beradab Semua butir percakapan direkod.

KEJAYAAN SESUATU MESYUARATBERGANTUNG PADA: Persediaan Penglibatan ahli-ahli yang hadir :–––––PengerusiSetiausahaBendahariAhli biasaAhli yang diundang Dirancang dengan teliti

PENENTUAN BUTIR MESYUARAT Tarikh Masa Tempat Kehadiran Agenda

AGENDA Ucapan alu-aluan pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara yang berbangkit Hal-hal lain.

PERANAN PENGERUSI Punya keperibadian:1.2.3.4.5.Tenang, peramahBoleh berfikir - objektif dan jelasBerpengetahuan (tatacara mesyuarat)MesraBerkemampuan mengawal diri.

PERATURAN ASAS MEMPENGERUSIMESYUARAT Kuasa pengerusi Keputusan tentang tatacara mesyuarat Punya undi pemutus Pengerusi perlu berdiri semasa berucap Pengerusi perlu tegas Memastikan mesyuarat tepat padawaktunya.

PERKARA YANG DISARANKANKEPADA PENGERUSI Bercakap langsung kepada perkarapersoalan / perbincangan Menghadapi sesuatu perkara sesuaikeadaan Penampilan diri Tidak menunjukkan kegelisahan diri Postur tubuh yang meyakinkan Bercakap dengan jelas dan sederhanaperlahan

PERANAN SETIAUSAHA Menjadi seorang penyelenggara yang baikAntara tugas penting:a)b)c)d)e)f)g)Menguruskan sesuatu mesyuaratMemanggil setiap mesyuaratMembuat agenda bersama pengerusiMencatat minit mesyuaratMenulis laporan tahunanMelaksanakan semua arahanMemberi maklumat kepada semua ahli

PERANAN SETIAUSAHA Sebelum mesyuarat diadakan:a) Mengirim / menghantar notisb) Berbincang dengan pengerusi tentang tarikhmesyuaratc) Menyediakan agenda mesyuarat Mencatat minit / rekod - tepat, ringkasMenunjukkan minit untuk disahkanMenulis dan membaca laporan tahunanTidak harus memberi pandangan peribadiTidak menjadi pengerusi

PERANAN SETIAUSAHA menghasilkan sebuah minit mesyuaratyang sempurna, setiausaha perlu:a) hadir mesyuarat sepanjang masab) Mengemaskinikan dokumen:c) Mencatat selengkapnya semua hal yangdibincangkand) Bekerjasama dengan pengerusi

SUSUNAN PENULISAN MINITMESYUARAT Butiran mesyuarat––––NamaBilangan kali diadakanTarikhMasa dan tempat Dokumen Senarai kehadiran Agenda

SUSUNAN PENULISAN MINITMESYUARAT Isi minit mesyuarat:a)Kehadiran:––b)c)d)e)f)g)h)i)Hadir / turut hadirTidak hadirKata alu-aluan pengerusiPembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang laluPindaan minitPerkara-perkara berbangkitAgenda-agenda yang ditetapkanHal-hal lainUcapan penutuplampiran

JENIS MESYUARAT Mesyuarat Jawatankuasa Mesyuarat Agung Tahunan Mesyuarat Khas Mesyuarat Agung Luar Biasa Mesyuarat Tergempar

MESYUARATTERGEMPARMESYUARATAGUNGMESYUARAT ESYUARATAGUNGLUAR BIASA

1 Jenis1. Mesyuarat Jawatankuasa2. Mesyuarat Agung Tahunan3. Mesyuarat Agung Khas/Luar Biasa4. Mesyuarat Tergempar5. Mesyuarat Khas

MESYUARAT JAWATANKUASA Ahli dipilih dalam mesyuarat agung. Subjenisnya: mesyuarat jawatankuasainduk dan jawatankuasa kerja. Kekerapan: bergantung pada kehendakperlembagaan, peraturan tetap, keperluanorganisasi itu. Notis sekurang-kurangnya 48 jam Korum: lazimnya dua pertiga.

MESYUARAT JAWATANKUASA Sesebuah persatuan atau organisasi dikendalikan oleh satujawatankuasa yang dilantik menerusi mesyuarat agung. Jawatankuasa ini:Dipanggil jawatankuasa kerja atau jawatankuasa induk.Mewujudkan jawatankuasa kecil untuk menjalankantugas-tugas khas.

Setiap mesyuarat jawatankuasa: Dikendalikan mengikut tatacara yang ditetapkan. Sebarang perubahan yang mungkin berlaku bergantungkepada budi bicara pengerusi. Surat pemberitahuan memanggil mesyuarat perludikirimkan kepada setiap ahli yang terlibat, selewatlewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berkenaan.

Surat salinan agenda hendaklah dikirimkan kepadasemua ahli, selewat-lewatnya 24 jam sebelummesyuarat diadakan. Tujuan agenda ini disediakan: Memberi kesempatan kepada ahli-ahli menelitinyadan mungkin membincangnya dengan pihak yangdiwakili dalam mesyuarat yang akan datang.

Sesuatu usul rasmi jawatankuasa kecil perludiluluskan dalam mesyuarat berkenaan. Tujuan usul dikemukakan: Menjelaskannya dalam satu ayat yang padat danmudah supaya tidak timbul sebarang salah fahamkemudiannya.

Tatacara mesyuarat jawatankuasa Mesyuarat perlu mematuhi perkara-perkara yang tercatatdalam agenda. Mesyuarat tidak boleh dijalankan selagi korum tidakmencukupi. Menepati waktu adalah digalakkan. Pengerusi tidakjawatankuasa.perluberdiridalammesyuarat

Tepat pada masanya, pengerusi memulakanmesyuarat dengan membaca nama ahli-ahli yangtidakhadirataumemintasetiausahamembacakannya. Kemudianpengerusimemintasetiausahamembacakan minit yang berkaitan dengan suarayang jelas dan sempurna.

Jawatankuasa juga akan membincangkan hal-halyang baru. Hal-hal lain merupakan agenda terakhir dalammesyuarat jawatankuasa. Setelah semua agenda selesai, pengerusi perlumenangguhkan mesyuarat dengan segera supayasetiausaha boleh berhenti mencatat minit mesyuarat.

MESYUARAT AGUNG Lazimnya sekali setahun, setelah berakhirnya tahunkewangan. Notis tidak kurang daripda 14 hari. Tujuan (bergantung pada perlembagaan): membentangkan laporan tahunan meluluskan penyata kira-kira merancang aktiviti tahun berikutnya memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu meluluskan sesuatu usul Korum: 2/3 jumlah ahli berdaftar. Jika korum tidakcukup selepas 30 minit, mesyuarat hendaklahlahditangguhkan ke tarikh lain (tidak lebih 30 hari)

Tatacara untuk mesyuarat agungtahunan Sama seperti mesyuarat jawatankuasadengan sedikit perbezaan: ratakanagung Perbincangan tentang minit mesyuaratyang lalu dibuat secara ringkas.

Bagi Yang dipertua yang sedang memegangjawatan dan ingin bertanding untuk setahun lagi,beliau hendaklah meletakkan jawatan sebagaipengerusi majlis semasa pengudian dijalankandan seorang pengerusi sementara hendaklahdipilih.

Pengerusi menyampaikan ucapan yang berupa satupandangan sepintas lalu tentang aktiviti-aktiviti yang sudahdijalankan pada tahun lepas. Setiausaha pula akan membacakan laporannya diikuti olehbendahari dan pengerusi-pengerusi jawatankuasa kecil. Sebaik sahaja kesemua laporan selesai dibentangkan,pengerusi akan meminta seorang ahli mengusul danseorang lagi menyokong penerimaan setiap laporan itu.

Sebarang usul perlu dihantar kepada setiausaha tujuh harisebelum mesyuarat dijalankan. Setiausaha dan penolong setiausaha perlu menyiapkanlaporan minit mesyuarat agung dan semua laporan aktivitipersatuan sepanjang tahun. Bendahari juga dikehendaki menyediakan laporan kewanganuntuk dibentangkan dalam mesyuarat agung kelak.

MESYUARAT AGUNG KHAS Jarang berlaku dan dinamakan jugamesyuarat agung luar biasa. Diarah oleh AJK atau diminta 1/3 ahliberdaftar dengan tujuan membubarkan ajk yang ada dan memilih ajkbaharu mengubah perlembagaan atas keperluan yangmendesak menyelesaikan masalah kewangan yang kritikal

MESYUARAT AGUNG KHAS Diadakan dalam tempoh 5 hari dari tarikhpermintaan. Paparan notis mesyuarat dan agendasekurang-kurangnya 48 jam sebelummesyuarat. Korum mesyuarat agung diterima pakai. Jika korum tidak mencukupi, mesyuarathendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuktujuan yang sama tidak boleh diadakan dalamtempoh enam bulan.

MESYUARAT AGUNG LUARBIASA Diadakan kerana: keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli yang mahupertukaran jawatan semua ahli jawatankuasa induk perubahan perlembagaan persatuan secara mendadak penyelesaian masalah kewangan yang mendesak hilang kepercayaan terhadap seluruh ahli jawatankuasayang lama.

Atur cara mesyuarat agung luarbiasa Setiausaha perlu menyediakan notis pemberitahuan 14 harisebelum mesyuarat. Minit mesyuarat agung yang lepas tidak perlu dibentangkanlagi. Bendahari perlu menyediakan laporan kewangan serta stokpersatuan.

Kehadiran ahli dalam mesyuarat ini perlulah 2/3daripada jumlah keseluruhan anggota. Mesyuarat hendaklah melantik seorang daripada ahlijawatankuasa untuk menjadi pencatat minitmesyuarat. Pembubaran ahli jawatankuasa lama boleh dilakukanjika mesyuarat agung luar biasa ini mahukanpemilihan ahli-ahli jawatankuasa yang baru.

MESYUARAT KHAS Kekerapan: berdasarkan keperluan. Tujuan: membincangkan satu isupenting sahaja. Minit khas: disediakan dan diluluskandalam mesyuarat jawatankuasa yangberikutnya.

MESYUARAT KHAS Diadakan untuk membincangkan sesuatu isu penting yangdibangkitkan semasa mesyuarat jawatankuasa diadakan. Sebagai contohnya ialah, bagi mempercepatkan perasmiansekolah. Oleh yang demikian pengerusi bagi sesebuahorganisasi itu boleh memanggil ahlinya untuk mengadakansatu mesyuarat khas.

Tatacara untuk mengadakanmesyuarat khas Mesyuarat diadakan pada tarikh dan masa yang amatdiperlukan. Mesyuarat dipengerusikan oleh yang dipertuapersatuan. Setiausahadijalankan.mencatatminitmesyuaratyang

Semua ahli jawatankuasa diperlukan mengambil bahagiandalam perbincangan. Setiausaha kemudian menyediakan minit mesyuarat danmengedarkannya kepada semua ahli jawatankuasa. Ahli jawatankuasa segera mengemukakan minit mesyuaratkepada pihak yang berkenaan dengan tujuan menyegerakanpelaksanaan sesuatu projek.

MESYUARAT TERGEMPAR Subjenis mesyuaratjawatankuasa; lebih kurangmesyuarat khas. Tujuan: membincangkan isu yangmemerlukan kata putus segera.Contoh: hendak memecat ahliyang melanggar disiplin.

MESYUARAT TERGEMPAR Diadakan dengan tujuan untuk membincangkan sesuatu isudan memerlukan kata putus segera daripada ahli-ahlijawatankuasa. Contohnya, pemecatan anggota yang melanggar peraturanpersatuan atau sesebuah organisasi. Tatacara untuk mesyuarat tergempar sama sepertimesyuarat khas.

Antara ciriciri-ciri mesyuarat tergempar Diadakan pada masa yang amat diperlukan Dipengerusikan oleh pengerusi dan setiausaha akanmencatat minit mesyuarat Semua anggota jawatankuasa akan berbincang secaraterbuka Tindakan segera akan dilakukan atas isu yang diputuskandalam mesyuarat

SELESAI

AKTIVITI : PERCAMBAHAN MINDA Apakah peranan setiausaha? Apakah jenis-jenis mesyuarat? Apakah perbezaan kata ‘sikap’ dan ‘sifat’?Berikan contoh bagi setiap perkataan.

BEZA KATA ‘SIFAT’ DAN ‘SIKAP’SIFAT1.2.3.Keadaan atau rupa sesuatu1.benda yang dapat dilihat.Contoh: adapun sifatnya itukulihat tinggi besar, mukanyabujur sirih.2.Keadaan yang dipunyai olehsesuatu, benda, orang danlain-lain, tanda-tanda khas3.untuk mengenal sesuatubenda. Misal: Puisi mempunyaisifat yang berlainan daripadaprosa.Dasar pembawaan seseorang,perangai, tabiat, watak.Contoh: Itu sudah sifat seorangperempuan.SIKAPBentuk tubuh, potonganbadan, tokoh. Misal: Terlaluamat baik parasnya dansikapnya.Gaya berdiri, bergerakberpakai dll. Contoh: Hebatsikap lakunya.Perbuatan atau pandanganberdasarkan sesuatupendapat atau fikiran dll.Contoh:Sikap wanita Pakistanterhadap perancangan keluargatelah berubah.

MESYUARAT JAWATANKUASA Ahli dipilih dalam mesyuarat agung. Subjenisnya: mesyuarat jawatankuasa induk dan jawatankuasa kerja. Kekerapan : bergantung pada kehendak perlembagaan, peraturan tetap, keperluan organisasi itu. Notis sekurang-kurangnya 48 jam Korum: lazimnya dua pertiga.