Introducción - Ser Contador

Carlos Augusto Rincónvienen especializando con formalidad. La auditoría de sistemas es actualmentereconocida como auditoría informática.Estas necesidades persistentes en las organizaciones de auditar y asegurarlos sistemas de información de costos se han convertido en un proyecto deinvestigación en desarrollo continuo para el grupo de investigación Gestión yProductividad Contable. Continuo, dado que los modelos de costos de gestiónevolucionan, de modo que no se puede dar la última palabra, pero sí las primeras.Con los estudiantes de investigación del grupo se desarrolló un proceso dereconocimiento en la ciudad Santiago de Cali. El mismo consistió en veriicar conlos especialistas de costos quiénes habían escuchado de la auditoría de costos,y se encontró que el término no les era familiar, pero que lo asociaban, en muchos casos, a tareas que habían desarrollado en empresas. Esto es signiicativo,dado que, aunque el término como tal no es explícito, su labor en los procesosempresariales sí ha sido ejecutada por especialistas en costos. En entrevistas conauditores inancieros especialistas, planteaban que era un proceso necesario, perogeneralmente sus auditorías no llegaban a esas instancias, y algunos formalizabanque no tenían los conocimientos de contabilidad de costos para realizar esastareas, -es posible que algunos lo hagan, pero no todos.La cuestión es que el empresario requiere coniar en los indicadores decostos. La ediicación de la producción de los indicadores está en el sistema deinformación de costos, este es un procedimiento especializado. En entrevistascon gerentes de empresas con sistemas de información de costos integrados enla contabilidad y, en algunos casos, desarticulados de la contabilidad, muchosde ellos plantearon que no coniaban en los datos del sistema y preferían seguirsu lógica en las negociaciones sobre lo que ellos suponían debían dar los datos.Esto es caótico, teniendo en cuenta que en muchas situaciones la inversión endichos sistemas ha sido millonaria. Sería, en estos casos, razonable modiicar elsistema y volverlo coniable. Para tales situaciones, la auditoría de costos es unaherramienta que brinda veracidad a la gerencia sobre la información que produceel sistema, y recomienda procesos que enmienden el mismo para rectiicar lainformación en indicadores coniables.La auditoría de costos, como aseguramiento de los sistemas de informaciónde costos, debe reconocer que evalúa el sistema y el producto del sistema, o sealos indicadores de costos. Por esa razón, antes de ingresar en este documentoa ampliar el tema de la auditoría de costos se plantea determinar cuáles son losindicadores de costos que entrega el sistema, posteriormente se analiza cómo esel montaje de un sistema de información de costos y los elementos que se debentener en cuenta en una implementación; para posteriormente conceptualizar laauditoría de costos y, inalmente, ver el posible contexto en que se encuentra laauditoría de costos, tomado de los especialistas de costos de la ciudad de Cali.Es impertinente ingresar a reconocer la auditoría de costos sin estudiar los indicadores de costos y el sistema de información de costos; es como decir que esposible analizar la auditoría tributaria sin saber sobre el proceso de los impuestos.16

Auditoría de costosComo el tema de auditoría de costos es para especialistas en costos, se reconoce que para ver este material se debe saber anticipadamente de los sistemas,métodos, modelos y teorías de costos, igualmente de los indicadores y sistemasde información de costos. Estos dos últimos temas no son tan precisados en lostextos y discursos de los especialistas, necesarios para presentar la auditoría decostos. No es que no se reconozca a los indicadores inancieros como conocimiento, sino que a los indicadores de costos aunque se les conoce como productosde los métodos y modelos no se les ve, en algunos casos, como indicadores. Poresa razón, antes de abarcar la auditoría de costos en este libro se estudiarán losindicadores de costos y los sistemas de información de costos.Hablar del sistema de información de costos metafóricamente sería como lafábrica (personal, software, materia prima: datos, etc.) que procesa los datos dela empresa y entrega productos determinados en indicadores de costos. Lo quehace la auditoría de costos es veriicar que esa fábrica trabaje con los estándaresde calidad necesarios para que el cliente confíe en los productos. En la actualidad se lleva a cabo una plena convergencia de los estándares internacionales encontabilidad, lo que puede ser un momento especial para realizar las primerasaplicaciones de la auditoría de costos, y veriicar que el sistema de información decostos trabaja y ofrece los nuevos indicadores de costos que NIC/NIIF planteanpara el valor de los inventarios y determinación de los gastos.En todo caso, es mejor decir al inal de este escrito que este no es un trabajoacabado sobre auditoría de costos, sino, un trabajo comenzado.17

Módulo 2.Indicadores inancieros de gestiónde costos2.1. ResumenEsta exploración expresa clara y determinadamente, en términos económicos,inancieros y de gestión, los datos que arrojan los sistemas de información decostos, revelados en indicadores de costos, importantes para el análisis inancieroy la gestión administrativa, según la necesidad de los datos requeridos por lagerencia y del sistema de información que pueda adecuarse a las condicionesde la empresa.2.2. Introducción a los indicadores de gestión de costosEl proceso de implantación de los sistemas de información tiene un orden lógicoy corresponde comenzar por deinir los requerimientos y resultados inales quedebe entregar el sistema de información a los diferentes usuarios de la empresa,internos y externos.1 Básicamente, se revelan los productos que ofrece el sistema,para qué sirven; requerimientos, dados en indicadores operativos de control yinancieros, que utilizarán los usuarios internos en la toma de decisiones, losusuarios externos en la evaluación de la empresa y el Estado para calcular losmontos de los impuestos a cobrar, en la realización de estadísticas y control deimportaciones, desperdicios ambientales, desechos, etc. Los usuarios internosdirectivos toman decisiones analizando la información empresarial, identiicadaen indicadores. Cuando la gerencia requiere continuamente indicadores que elsistema no entrega, el sistema de información debe modelarse para cumplir conlas necesidades de los datos solicitados.1El planear un sistema de información contable y de costos debe iniciar por plantear el inal delsistema de información, o sea, deinir los indicadores que el sistema debe entregar, teniendoen cuenta los requerimientos a donde se debe llegar. Un sistema contable debe iniciarse porplantear las necesidades inales o informes inales del sistema.19

Carlos Augusto RincónLa información de costos que generalmente es requerida por los usuariosdirectivos para la toma de decisiones, es entregada en indicadores que el sistema de información contable debe calcular y que se diferencia según el tipo deempresa, sector económico, tamaño, productos, lugar geográico, políticas delpaís, necesidades competitivas, políticas administrativas, conceptos de calidad,efectividad y eiciencia, software, estándares contables, modelo de costos, métodos de control de inventarios, sistema de información de costos, entre otros. Lagestión administrativa actualmente está mediada por la costumbre económicadel mercado mundial, la cual es competitiva, acelerada, mediática y, en muchoscasos, abusiva, necesitando presagiar el destino, pero a falta de esta revelacióndebe conseguir los datos (indicadores), utilizar la lógica y jugar con los escenarios.Entre más datos, más cálculos, mejor lógica y mayor precisión de los escenarios.Los sistemas de costos se hacen más complejos y detallados, con más precisión, individualización y puntualidad, para ofrecer indicadores que presentenrevelaciones a los diferentes escenarios. Las condiciones de una organización aotra son diversas, los indicadores de costos no necesariamente son iguales, y,por lo tanto, se encuentran sistemas de información de costos distintos de unaempresa a otra.El término indicadores de costos, sugerido para la jerga práctica, empresarialy académica de los costos, hace referencia a los datos inancieros, operativos,logísticos y de control; que se obtienen por medio de sistemas de informaciónde costos y se utilizan para la toma de decisión empresarial. Los indicadorestienen el objetivo de sensibilizar a los usuarios de manera favorable, desfavorable o neutra sobre una situación que advierte ser examinada desde los saberestécnicos. El indicador como sensibilizador plantea que la señal que entrega debeser reconocida por los saberes técnicos y tocar al usuario para que actúe sobrelos elementos que afectan el cálculo y reconocimiento del indicador.Los indicadores de costos son una variedad de datos importantes para la tomade decisiones, y la gerencia debe tenerlos en cuenta según las necesidades deinformación. Pero el momento más adecuado para planiicarlos, es en el montajedel sistema de información contable o en una reestructuración del sistema. Deesta manera, el desarrollador del montaje tendrá en cuenta que el sistema, alinal de la implementación, debe entregar los indicadores que la directiva exigepara el análisis, cálculo y control de la información de costos y producción. Losindicadores de costos son el producto de los sistemas de información de costos;igual que se diseña una fábrica sobre el plan de productos, se diseña un sistemade información sobre el plan de indicadores.Académicamente los indicadores deben ser explícitos en el proceso de enseñanza y práctica de los costos, como una relación imprescindible y elementalentre el sistema de información y sus resultados (SIC productos), con laintención de que en el aprendizaje se plantee la relación directa entre los costosy los indicadores de costos como el in último del sistema. Esto es semejante alos indicadores inancieros obtenidos del sistema de información contable, dondeel concepto de los datos (indicadores inancieros), hacen parte del conocimientocomún de todo profesional relacionado con la administración empresarial.20

Auditoría de costosLa intención de relexionar sobre los indicadores de costos es apoyar a ladirección administrativa con una idea aproximada de cuáles son los indicadores,para qué pueden servir, en qué tipo de sistema se pueden obtener y cuáles pueden ser aprovechados en los diferentes esquemas y programas empresariales. Sedebe intervenir en los procesos de las implantaciones o reestructuraciones de lossistemas de información contables y de costos. En este material no se plantearanlas fórmulas matemáticas, ni las estructuras para calcular los diferentes indicadores,pues estos se supone hacen parte del conocimiento básico del analista o especialista de costos. Lo que se plantea en este primer módulo es darle importanciaal indicador de costo como resultado del sistema de información de costos.“En la toma de decisiones la medición es fundamental porque permite recoger y analizar los datos pertinentes, pronosticar los resultados, eliminar lasapreciaciones subjetivas como ‘me parece, yo creo, yo pienso’, fomentar laparticipación en la toma de decisiones a partir de observaciones comunesa todos y evitar discusiones tontas por tener diversos criterios o puntos devista diametrales, dedicar la gerencia a lo importante en vez de perderse enlo urgente. Por tanto, la medición en la toma de decisiones no es solamenteacumular datos por acumular, ella debe contar con un marco teórico quepermita concatenar, caracterizar, clasiicar, establecer relaciones, estudiarfrecuencias e interpretar los datos con la inalidad de mejorar los procesosgerenciales.” (Mora, 2010).2.3. La necesidad de los análisis de costos en las empresas contemporáneasLas empresas manejan y controlan negocios donde venden productos tangibleso intangibles, con los cuales buscan obtener una rentabilidad positiva porcentualsobre las inversiones desarrolladas, valor agregado y capacidad competitiva. Lacompetencia entre empresas, países, productos semejantes, valores agregados,cambio de gustos y placeres de los clientes, pactos políticos, problemas socialesy demás; hacen que surjan o desaparezcan negocios y productos, pero esto dependerá de la capacidad visionaria de las directivas gerenciales de que sucumbala empresa con los negocios y productos o se transforme, innove y evolucioneen novedosas propuestas, aprovechando y manipulando los nuevos conceptoseconómicos, políticos y sociales. Las empresas requieren tomar decisiones rápidas y acertadas, hacer movimientos logísticos adecuados, tener conocimientoasertivo de sí mismas y de su nicho de mercado. Para esto deben contar coninformación económica, inanciera, logística y comparativa constante y detallada,para analizar su estado pasado, presente y planear el futuro. Los análisis de costosorganizan, describen, diseñan, calculan, representan y dibujan esa informacióneconómica y inanciera detallada en indicadores inancieros de costos, sobre lasnecesidades particulares de la empresa y las directivas, para que estos puedanleerla, entenderla, analizarla y tomar decisiones.Los negocios y los productos cambian, mejoran y varían en cuestión de días, losprecios se modiican en horas, aumentando o disminuyendo según el movimiento21

Carlos Augusto Rincónde las monedas internacionales, problemas políticos y escasez o abundancia dematerias primas. Es por esto que los planes de producción e inversión deben serproyectados en tiempos más cortos y visionando las posibles alteraciones quepodrían darse, creando empresas que puedan variar con el entorno y fortalecersecon los cambios (Rincón, 2010). La producción debe planiicarse en capacidadde mercado, distribución, producción, rentabilidad y tiempo, pues los cambiosde los sistemas económicos así lo ameritan. Se necesitan estudios más precisosque lleven a decisiones más acertadas y menos riesgosas. “En otras palabras,cualquier compañía debe tener como propósito producir los más altos resultadoscon el mínimo de inversión, y una de las formas de controlar dicha minimizaciónde la inversión es mediante el cálculo periódico de la rotación de los diversosactivos” (Flórez, 1994).La información inanciera ayuda a los suministradores de capital a tomar mejoresdecisiones, lo que deriva en un funcionamiento más eiciente de los mercados decapitales y un costo inferior del capital para la economía en su conjunto.IFRS for Sme’s párrafo 2.132.4. Los indicadores de costos como brújula para las empresasLos indicadores cumplen la misión de ser la brújula de la empresa, ayudan a conocer el norte de la empresa, hacia dónde se debe ir, en qué lugar se encuentran,cuánto les falta para llegar a la meta empresarial.Cuando un capitán de barco sale sin su brújula, instrumento de navegaciónque le ayuda a mantener la orientación del rumbo a dónde se quiere llegar (pormedio de indicadores de ubicación), generalmente se pierde en el camino y nuncallega al lugar deseado. Cuando un gerente sale sin sus indicadores inancierosgeneralmente no conoce la situación de la empresa, las oportunidades y haciadónde va económicamente. Todo capitán de barco que se respete, por más grandeo pequeña que sea su embarcación, debe tener una brújula y saberla manejar,igualmente todo gerente o administrador de empresa debe tener sus indicadores inancieros diarios, semanales, mensuales y anuales, y saberlos interpretar.Lo importante de un sistema de información es los resultados que ofrece, productos relejados en datos, indicadores que señalan una situación determinada.2Por lo tanto, en el hacer del sistema de información está implícita la obtenciónde los indicadores como inalidad del reporte, para la toma de decisiones. En laimplantación de un sistema de información se debe tener en cuenta esencialmente, y como primer paso, deinir cuáles son los indicadores que arrojará el sistema.222El sistema muestra una realidad determinada en un indicador inanciero de costos. Cuando elsistema no muestra la realidad se debe realizar una auditoría de costos para asegurarse de quela información sea veraz, o para arreglar el proceso que no está uniforme y transparente, con lacalidad requerida y que no ofrece conianza a la administración.

Auditoría de costosTodo el montaje debe estar articulado a obtener los respectivos indicadores dentro de sus reportes, de lo contrario el sistema tendrá debilidades al no cumplircon la información solicitada.“Los indicadores de gestión se convierten en los‘signos vitales’ de la organización, y su continuo monitoreo permite establecerlas condiciones e identiicar los diversos síntomas que se derivan del desarrollonormal de las actividades” (Beltrán, 2008).En primer lugar, el modelo COBIT 4.0, sobre auditoría en informática, plantea lainformación como un elemento importante en el desarrollo de la consecución delos objetivos empresariales; pero para ello se debe recolectar, condensar y medirla información, y obtener los indicadores requeridos para el análisis y evaluación,necesaria en la toma de decisiones.En segundo lugar, en los complejos ambientes de hoy en día, la direcciónbusca continuamente información oportuna y condensada, para tomar decisiones difíciles respecto a riesgos y controles, de manera rápida y exitosa. ¿Qué sedebe medir y cómo? Las empresas requieren una medición objetiva de dóndese encuentran y dónde se requieren mejoras, y deben implantar una caja de herramientas gerenciales para monitorear esta mejora. La igura 1 muestra algunaspreguntas frecuentes y las herramientas gerenciales de información usadas paraencontrar las respuestas, aunque estos tableros de control requieren indicadores,los marcadores de puntuación requieren mediciones y los benchmarking requierenuna escala de comparación.3Administración de la información¿Cómo hacen los gerentes responsablespara mantener el barco en curso?TABLEROSDE CONTROLIndicadores¿Cómo puede la empresa lograr resultadosque sean satisfactorios para la mayor partede los participantes?MARCADORESDE PUNTUACIÓNMediciones¿Cómo puede la empresa adaptarse demanera oportuna a las tendencias yavances del ambiente empresarial?BENCHMARKINGEscalasFigura 1. Administración de la información. Tomado del modelo COBIT 4.03Tomado de: Modelo COBIT 4.0.El IT Governance Institute (ITGI, por sus siglas en Inglés).(www.itgi.org), junio de 2006, México.23

Carlos Augusto RincónNegocioRequerimientosInformaciónProcesos TIControlado porMedido porParadesempeñoIndicadoresclaves dedesempeñoHechoefectivo yeficiente conAuditadoporMetas deactividadesPararesultadosIndicadoresclavesde metaObjetivosde controlTraducidoaDirectricesde AuditoríaImplementadoconPrácticasde controlParamadurezModelosdemadurezFigura 2. Interrelaciones de los componentes de COBIT. Tomado del modelo COBIT 4.02.5. Montaje del sistema de información de costosPara comprender un poco el proceso de montaje de sistemas de información decostos es preciso conceptualizar de manera breve y sustancial sobre lo que sedebe entender por sistema(s) de información y, así referirse a lo que se puedeconocer como sistema de información de inversión empresarial o sistema deinformación de costos (SIG).4El sistema de información se reiere a un conjunto de elementos y recursosque sirven para recolectar y procesar la información como: personas, documentos,procedimientos, técnicas y reportes; que involucran diversas áreas funcionales deuna organización, interactuan

la contabilidad y la contabilidad de costos, desde 1910, se propicia el registro de los datos del costo de producción, el control gener al de los costos y se provee información para la ijación de precios y la evaluaci ón de proyectos especiales.