Libri I Excel-it 27-04-05 - WordPress

Microsoft ExcelAbraham Lincoln CenterG. NDIHMA NË EXCELExcel-i parashikon një sistem të zgjeruar ndihme që ju mundëson në mënyrë tëmenjëhershme përkufizime, shpjegime dhe këshilla të dobishme. Ndihmësi i animuar siguronndihmë në dy mënyra. Mund të shkruani një fjalë kyçe për të kërkuar, apo një pyetje.Ndihmësi siguron një listë me opsione me një ngjyrë të hapur që lidhen me pyetjen që bëtë.Mund të klikoni në topin anës njërës prej përgjigjjeve dhe do t’ju jepet informacion imëtejshëm në formën e një dritareje dialoguese që mund t’i jepni madhësinë e dëshiruar (kiniparasysh se pyetjen apo fjalët duhen bërë në anglisht, sepse programi i përgjigjet vetëmgjuhës angleze). Për më tej mund të klikoni butonin [F1] nga tastiera në çdo kohë për të marrëndihmë të menjëhershme. Le të hamendësojmë se doni të dini diçka më tepër për rangjet eqelizave, që të punoni në mënyrë sa më të frytshme me to. Këtë mund ta bëni duke përdorurNdihmësin e animuar.11

Microsoft Excel1.Abraham Lincoln CenterKlikoni butonin e ndihmës në Excelte lista e komandave standarte.Do të hapet dritarja dialoguese e Ndihmësit. Ju mund të merrni informacionduke shkruar një fjalë (gjithnjë në anglisht) për ta kërkuar në kutinë e pyetjes,ose duke shkruar një pyetje. Nëse teksti brenda kutisë është i selektuar, çdotekst që do të shkruani do të zëvendësohet automatiksht. Ndihmësi do t’ju japëndihmë mbështetur në tekstin që keni shkruar në kuti.2.Shkruani Define a range (Përcakto një rang qelizash)Shikoni figurën mëposhtë.3.Klikoni Search (Kërko)Ndihmësi kërkon temat më kryesore nga file-at e ndihmës në Excel dhe pastajshfaq rezultatin.4.Klikoni See More nëse është e domosdoshme, klikoni Name cells in aworkbook, pastaj Name a cell or a range of cells në dritaren e MicrosoftExcel-it.Do të hapet një dritare që përmban informacion të hollësishëm rreth rangjeve.Shikoni figurën e dytë.5.Lexoni tekstin, pastaj klikoni butonin e mbylljes. Dritarja e ndihmës do tëmbyllet dhe ju do të ktheheni në faqen tuaj të punës.6.Klikoni me butonin e djathtë të mousit te Ndihmësi dhe klikoni HideNdihmësi do të bëhet i padukshëm në faqen e punës.12

Microsoft ExcelAbraham Lincoln CenterNdryshimi i ndihmësitForma automatike e Ndihmësit quhet Clippit, por ka edhe forma të tjera që mund t’izgjidhni vetë sipas dëshirës. Për të ndryshuar paraqitjen e jashtme të Ndihmësit,klikoni me butonin e djathtë të mousit te Ndihmësi, pastaj klikoni Choose Assistant.Klikoni Gallery, pastaj butonat Back dhe Next derisa të zgjidhni Ndihmësin edëshiruar, pastaj klikoni OK. Çdo ndihmës bën tingullin e tij karakteristik nëse më13

Microsoft ExcelAbraham Lincoln Centerparë keni zgjedhur Animate, duke klikuar me butonin e djathtë të mousit te Ndihmësi.Shikoni figurën mëposhtë.H. MBYLLJA E NJË LIBRI PUNE DHE DALJA NGAEXCEL-IPër të mbyllur programin e Excel-it shkohet te menuja File dhe klikohet komandaExit. Ndërsa nëse doni të mbyllni vetëm librin e punës klikoni te menuja File pastajClose.14

Microsoft ExcelAbraham Lincoln Center15

Microsoft ExcelAbraham Lincoln Center2. NDËRTIMI DHE EDITIMI I LIBRAVETË PUNËSOBJEKTIVATA.EDITIMI I TË DHËNAVE NË QELIZA DHE PUNA ME RANGJETB.FUTJA E FORMULAVEC.HYRJE NË FORMULAT E EXCEL-ITD.KOPJIMI DHE LËVIZJA E TË DHËNAVE NË QELIZAE.KUPTIMI I VLERAVE RELATIVE DHE ABSOLUTEF.KOPJIMI I FORMULAVE ME REFERENCA RELATIVEG.KOPJIMI I FORMULAVE ME REFERENCA ABSOLUTEH.EMËRTIMI DHE LËVIZJA E FAQEVE TË PUNËSDuke njohur bazat e Excel-it tani mund të planifikoni dhe ndërtoni faqet tuaja në të.Kur ndërtoni një faqe pune, ju futni fjalë, vlera dhe formula në qelizat e saj. Sapo tëkeni krijuar një faqe pune, ju mund ta ruani atë në një file libri pune dhe pastaj taprintoni.16

Microsoft ExcelAbraham Lincoln CenterA. EDITIMI I TË DHËNAVE NË QELIZA DHE PUNAME RANGJETPasi të keni hapur programin e Excel-it ju duhet të krijoni një tabelë me të dhëna tëcaktuara. Si veprohet për t’i hedhur këto të dhëna?Në momentin që filloni të shkruani në një qelizë, p.sh. në qelizën A1, shkrimi aponumrat do t’ju shfaqen edhe në shiritin Formula Bar. Për ta aktivizuar atë që kenishkruar në të majtë të Formula Bar-it shfaqen automatikisht dy opsione, në të majtëështë shenjadhe në të djathtë të saj shenja e Enter-it . Nëse klikoni te , oseCancel, do t’ju anulojë atë që keni shkruar, po të klikoni, ose Enter, do t’juaktivizohet ajo që keni shkruar.Për të fshirë diçka që keni shkruar më parë mjafton të selektoni qelizat ku kenishkruar dhe të filloni të shkruani diçka tjetër.Nëse ju prishet mendja dhe doni të ktheni atë që kishit në fillim mjafton të klikoni tekpër të anuluar shkrimin e fundit, osepër të aktivizuar shkrimin e fundit.Për të ndryshuar disa të dhëna në qeliza mund të klikoni dy herë brenda një qelize dhetë bëni ndryshimet e duhura duke përdorur shigjetat, butonin Backspace, apo Delete,ose të zgjidhni qelizën që do të ndryshoni dhe të klikoni te Formula Bar dhe të bënindryshimet.Pasi të keni mbaruar plotësisht hedhjen e të dhënave klikoni tek butoni Savelista e komandave standarte.tePërdorimi i emërtimit të rangjeve në një libër puneÇdo grup qelizash (dy ose më shumë) quhet rang. Kemi thënë se si selektohet njërang qelizash (apo një zonë qelizash), duke klikuar te qeliza e parë, kur treguesi imousit shfaq formën e kryqit të trashë dhe duke tërhequr deri në qelizën e fundit qëduam të selektojmë. Pasi të keni selektuar një zonë qelizash, p.sh. nga A8:B16 (ngaqeliza A8 deri në B16), këtij rangu mund t’i vendosni një emër të caktuar. Për këtë,pasi e keni selektuar, klikoni te Name box, që tregon adresën e qelizës së parë, dhefilloni të shkruani nga tastiera emrin që doni t’i vini për ta mbajtur mend në tëardhmen. Emri i rangut duhet të jetë i pashkëputur.Për të fshirë emrin e rangut veprohet në këtë mënyrë. Klikoni tek menuja Insert,pastaj Name, Define dhe zgjidhni emrin e atij rangu që doni të fshini, zgjidhni Delete,pastaj Ok.17

Microsoft ExcelAbraham Lincoln CenterB. FUTJA E FORMULAVEZakonisht i përdorim formulat për të mbledhur, zbritur, shumëzuar, pjestuar, etj. NëExcel për të shkruar një formulë duhet të vihet përpara shenja e barazimit nga tastiera.Le të shohim një shembull përpilimi të një formule.Shkruani në një kolonë disa numra, p.sh., në rangun e qelizave nga A1:A5. E zëmë seduam të mbledhim këto numra.Për këtë shkojmë në qelizën A6 ku dhe do të dalë rezultati i mbledhjes.1.Shkruajmë në fillim shenjën e barazimit.2.Së dyti hartojmë formulën e mbledhjes, duke shkruar adresat e qelizave që dotë marrin pjesë në formulë dhe jo numrat që përmbajnë këto qeliza. Në rastintonë shkruajmë a1 a2 a3 a4 a5, pastaj klikojmë Enter, ose nga tastiera osenga Formula Bar. Dhe do të na dalë rezultati i kërkuar në qelizën A6. Po tëklikojmë te qeliza A6 te Formula Bar nuk do të kemi të njëjtin numër, por dotë na shfaqet formula që kemi shkruar. Kjo është mbledhja e thjeshtë e disanumrave.Për të shumëzuar një numër në një qelizë me një numër që nuk ekziston në faqen epunës veprojmë në këtë mënyrë.Vëmë së pari shenjën e barazimit, pastaj me mous zgjedhin qelizën që do tëshumëzojmë, shtypim nga tastiera shenjën e shumëzimit (*) dhe numrin që duam tëshumëzojmë (p. sh., 1.2) dhe klikojmë Enter te Formula Bar.E njëjta procedurë vlen si për pjestimin dhe për zbritjen. Shikoni një shembullmëposhtë.18

Microsoft ExcelAbraham Lincoln CenterRendi i formulave në ExcelNjë formulë mund të përfshijë disa veprime matematikore dhe për të shkruar njëformulë të gjatë duhet zbatuar një rregull renditje veprimesh. Veprimet brendakllapave llogariten të parat, ngritjet në fuqi më pas, pastaj çdo shumëzim apo pjestimnga e majta në të djathtë. Së fundi, mbledhja dhe zbritja llogariten nga e majta në tëdjathtë. Për shembull kemi formulën 4 0.55/4000*25, Exceli do të kryejë së paripjestimin 0.55 me 4000, pastaj do ta shumëzojë këtë me 25, në fund do t’i shtojë 4.Por ju mund të ndryshoni rregullin e veprimeve duke vënë në kllapa veprimin embledhjes: (4 0.55)/4000*25.C. HYRJE NË FORMULAT E EXCEL-ITTë gjitha funksionet, siç thamë, fillojnë me shenjën e barazimit.Si veprohet?Pasi të keni bërë një kolonë apo rresht me disa numra, apo nëse i keni në një tabelë metë dhëna në kolonë apo rresht, duke filluar nga qeliza posht kolonës apo në cep tërreshtit që është bosh, selektoni të tërë numrat që doni të mblidhni, pastaj klikoni ngaToolbar butonin e autoshumës Autosum, i cili ju nxjerr automatikisht shumën.Te Formula bar do t’ju shfaqet formula SUM(A1:A5).Këtë formulë ju mund ta shkruani edhe nga tastiera edhe për qeliza të tjera.Plotësoni disa kolona me numra, duke filluar nga A1:D5. Gjeni shumën e kolonës sëparë duke shkruar SUM(A1:A5) te A6, pastaj në katrorin e vogël të qelizës A6,poshtë-djathtas qelizës, klikoni me mous, mbajeni të shtypur dhe tërhiqenihorizontalisht. Në këtë mënyrë do të dalin shumat automatike të të gjitha kolonave tëtjera.19

Microsoft ExcelAbraham Lincoln CenterKjo është formula e shumës së disa numrave në qeliza të njëpasnjëshme. Nëse doni tëmblidhni qeliza jo të njëpasnjëshme, në vend të dy pikave (:), duhet të vendosnipresjen (,), dhe të zgjidhni qelizat që doni të mblidhni me radhë.Nëse doni të futni formula të tjera nga Toolbar shtypni butoninPaste Function.E zëmë se duam të gjejmë mesataren e numrave që kemi hedhur në Sheet 1. Klikojmëme mous djathtas kolonës së fundit, shkruajmë nga tastiera. Pasi kemi shkruarshenjën e barazimit te Name box dalin formulat. Klikojmë te trekëndëshi kokëposht, pasi gjejmë AVERAGE e zgjedhim dhe do të na hapet njëdritare dialoguese me dy rreshta, që në të djathtë emërtohen Number 1 dhe Number2. Klikojmë tenë mënyrë që të bëjmë zgjedhjen e numrave që do t’u gjejmëmesataren. Dritarja do të zvogëlohet, bëjmë zgjedhjen e numrave me mous, p.sh.B1:C5, klikojmë përsëri në katrorin e vogël djathtas, ose Enter nga tastiera, dhedritarja do të hapet përsëri. Që pa i dhënë Ok kemi rezultatin e formulës në fund tëdritares.E njëjta gjë vlen edhe për gjetjen e minimumit dhe maksimumit të disa numrave apoçmimeve të një fature shitje-blerjeje.D. KOPJIMI DHE LËVIZJA E TË DHËNAVE NËQELIZA20

Microsoft ExcelAbraham Lincoln CenterHapni një libër të ri Excel-i. Duke qenë te Sheet 1 bëni tabelën si në figurë. Selektonibutonin e kopjimit te Standard Toolbar.zonën A1:A5, pastaj klikoniInformacioni i kopjuar ruhet në Clipboard dhe një border lëvizës rrethon zonën eselektuar derisa të shtypni butonin Esc (Escape) nga tastiera, apo të klikoni dy herëradhazi në një qelizë të caktuar.Pasi i keni dhënë Copyasaj zone shkoni te Sheet 2 dhe klikoni butonin Pastenga Standard Toolbar. Dhe zona që keni kopjuar do t’u shfaqet edhe në Sheet 2.Si mund të bëni disa kopjime radhazi pa klikuar Paste dhe më pas të bëni Pastekopjimin e parë apo të dytë, pasi keni bërë p.sh. gjashtë kopjime radhazi?Nëse shkoni te menuja View, klikoni te Toolbar, pastaj te Clipboard. Do t’ju shfaqetnë faqe një dritare me titullin Clipboard. Pastaj selektoni disa zona dhe bëni radhaziCopy. Sapo ju të bëni Copy, automatikisht në ekranin e parë të Clipboard-it do tëshfaqet ajo që kopjoni në formën e një ikone. E këshu me radhë, sa kopjime të bëni aqikona do të shfaqen në Clipboard. Mund të shkoni në çdo faqe tjetër të Excel-it dhe tëklikoni njërën prej ikonave dhe çdonjëra prej tyre do të bëhet Paste në qelizën apozonën që selektoni.Me Clipboard ju mund të bëni deri në 12 kopjime radhazi, që mund të përfshijë edhekopjime nga programe të tjera si Word, Access, etj.Një mënyrë e thjeshtë për të kopjuar një qelizë apo një zonë qelizash.21

Microsoft ExcelAbraham Lincoln CenterKlikoni në një qelizë që keni shkruar diçka dhe ta zëmë se doni ta kopjoni në njëqelizë tjetër bosh. Klikoni tek ajo; me mous shkoni tek borderat e qelizës derisa mousitë marrë formën e shigjetës, pastaj mbani të shtypur butonin Ctrl nga tastiera, dhemousi do të marrë formën e shigjetës me një plus sipër. Duke e mbajtur të shtypurmousin dhe butonin Ctrl tërhiqeni dhe çojeni në vendin që doni të kopjoni.E. KUPTIMI I VLERAVE RELATIVE DHEABSOLUTEAshtu si të dhënat e një qelize, që mund të jenë fjalë apo numra, edhe formulat mundtë kopjohen në një zonë të re. Kur kopjoni një formulë në një zonë tjetër ajo kopjohetautomatikisht si relative në zonën e re. Kjo quhet referencë relative. Por mund tëdoni që të përdorni referencën absolute, që ngurtëson një qelizë kur kopjohetformula.Referencat relative përdoren kur marrëdhëniet midis qelizave mbeten të pandryshuara.Kur Excel-i kopjon një formulë të gjitha referencat e qelizave pasqyrojnë zonën e renë mënyrë automatike. Çdo formulë e kopjuar është identike me origjinalin, veçserreshti apo kolona ndryshojnë sipas zonës së re.Referencat absolute përdoren kur ndryshojnë marrëdhëniet midis qelizave.Për të kopjuar një formulë dhe qeliza të mbetet statike, vendoset te adresa e asaj qelizeqë do të kopjohet para shkronjës dhe pas shkronjës shenja e dollarit [ ], ose pasi tëkeni zgjedhur qelizën të shtypni butonin [F4] nga tastiera.Me ngjyrë gri janë qelizat që përmbajnë referenca relative.22

Microsoft ExcelAbraham Lincoln CenterF. KOPJIMI I FORMULAVERELATIVE23MEREFERENCA

Microsoft ExcelAbraham Lincoln CenterShembull: Kliko në B5 dhe pastaj butonin Copyte Standard Toolbar.Shkoni te qeliza B11 dhe klikoni butonin Paste. Në këtë rast formula e qelizës B5do të kopjohet tek B11. Në qelizën e fundit nuk do të kemi të njëjtin rezultat por do tëkemi mbledhjen e shifrave në tabelën e dytë. Kjo formulë përmban referencarelative.Për të kopjuar formulën për të gjithë rreshtin veprojmë në këtë mënyrë. Në cepdjathtas të qelizës B11 ndodhet një katror i vogël. Nëse pozicionohemi me mous tek aikatror dhe duke e mbajtur shtypur mousin tërheqim majtas deri te kolona e fundit,atëherë formula do të kopjohet, pasi të keni lëshuar mousin.Pasi të keni mbaruar klikoni butonin Savepër të ruajtur ndryshimet e bëra.Mbushja e qelizave me tekst apo vlera të njëpasnjëshme.Zakonisht, ne i mbushim qelizat me tekst të njëpasnjëshëm: muajt e vitit, ditët e javës,vitet dhe tekst plus një numër (p.sh., Tremujori 1, Tremujori 2,.). Ju mund tëmbushni lehtësisht qelizat me shkrim të njëpasnjëshëm duke tërhequr mousin mbiqelizën e parë. Ndërsa tërhiqni mousin, Excel-i do të shtrijë shkrimin në qëlizatpasuese. Për tërë opsionet e serive të njëpasnjëshme përdorni komandën Fill series nëmenunë Edit.24

Microsoft ExcelAbraham Lincoln CenterG. KOPJIMI I FORMULAVE ME REFERENCAABSOLUTEShikojmë shembullin në figurë.Pasi kemi nxjerrë totalin na duhet të bëjmë një supozim. Na duhet të nxjerrimrezultatin nëse do të kemi një rritje prej 20%. Prandaj te qeliza F2 shkruajmë 1.2,pastaj Enter.Në G2 shkruajmë formulën E4*F2 dhe shtypim Enter. Për ta kopjuar atë për tëgjithë kolonën përpiqemi të tërheqim katronin e vogël në cep të qelizës që përmbanformulën. Pasi kemi bërë një gjë të tillë rezultatet e tjera do të jenë Zero, sepse në G3do të kemi të kopjuar formulën E3*F3, e kështu me radhë. Që çdo numër në kolonënE të shumëzohet me koefiçentin në F2 duhet që qelizën F2 ta ngurtësojmë. Për këtëpara dhe pas shkronjës F në formulë vendosim shenjën e dollarit ( F 2).Pra, shkojmë te formula në qelizën G2 dhe shkruajmë E2* F 2. Klikojmë Enterdhe pastaj tërheqim mousin duke e vendosur te katrori në cep të qelizës. Në këtëmënyrë kopjohet formula me referenca absolute.H. EMËRTIMI DHE LËVIZJA E FAQEVE TË PUNËSHapni një File të ri Excel-i. Automatikisht ju ndodheni të pozicionuar te Sheet 1. Përtë shkuar te Sheet 2 mjafton të klikoni atje ku lexon Sheet 2.Për të emërtuar një Sheet mjafton që të klikoni dy herë rresht te Sheet 1; zona eshkrimit selektohet dhe ju filloni t’i vini një emër, p.sh. Lista e pagave. Për tëemërtuar Sheet 2 veprohet në të njëjtën mënyrë.Mënyra tjetër për të emërtuar një Sheet është duke shkuar te menuja Format, Sheet,Rename, pastaj është e njëjta procedurë.25

Microsoft ExcelAbraham Lincoln CenterPër të zhvendosur një Sheet mjafton të klikohet te një Sheet me butonin e majtë tëmousit dhe të tërhiqet në pozicionin e dëshiruar.Për t’i bërë një kopje Sheet-it tuaj mjafton të mbani të shtypur butonin Ctrl, të klikonime mous Sheet-in që do të kopjoni dhe ta tërhiqni majtas apo djathtas.26

Microsoft Excel3.Abraham Lincoln CenterFORMATIMI I NJË FAQEJE PUNEOBJEKTIVATA.FORMATIMI I VLERAVEB.PËRDORIMI I LLOJIT DHE MADHËSISË SË SHKRIMITC.NDRYSHIMI I TË DHËNAVE DHE VENDOSJES NË QELIZËD.RREGULLIMI I GJERËSISË SË KOLONËSE.SHTIMI DHE FSHIRJA E RRESHTAVE DHE KOLONAVEF.PËRDORIMI I NGJYRIMEVE DHE BORDËRAVEG.PËRDORIMI I FORMATIMIT ME KUSHTH.KONTROLLIMI DREJTSHKRIMORVeçoritë e formatimit të Excel-it përdoren për një sërë arsyesh: për ta bërë një faqepune më tërheqëse, për ta bërë më të lehtë për t’u lexuar, apo për të theksuar të dhënatkyçe. Këtë mund ta bëni duke përdorur ngjyrat dhe llojet e ndryshme të shkrimit përpërmbajtjet e qelizës, duke rregulluar gjerësinë e kolonës dhe duke futur apo hequrkolona e rreshta.27

Microsoft ExcelAbraham Lincoln CenterA. FORMATIMI I VLERAVENë një Sheet bëni tabelën që shikoni në figurë, deri në rreshtin 24.te FormattingSelektoni zonën E4:E24 pastaj klikoni butonin me shenjënToolbar. Automatikisht numrat do të marrin shenjën e dollarit para dhe do të shtohendy shifra pas pikës dhjetore.Selektoni zonën G4:I24 dhe klikoni te Formatting Toolbarme presje për të treguar mijëshet dhe me pikë dhjetore. Numrat do të ndahenGjithashtu mund të përdorni edhe butonin e përqindjespër të kthyer një numërthyesor në numër me përqindje. P.sh., nëse keni të shkruar 0.125 në një qelizë, po tëklikonimbi atë qelizë, do të kemi 12.5%.Pas funksionit të presjes ekzistojnë edhe dy butona të tjerë, të cilët shërbejnë për tërritur ose për të zvogëluar numrat pas pikës dhjetore. Për shembull selektoni zonënJ4:J24 dhe klikoni shenjën e përqindjes, pastraj klikonipikës dhjetore.për të hequr një shifër pasGjithshtu në Excel mund të formatohet edhe data.Selektoni zonën B4:B24, klikoni menunë Format, pastaj Cells.Do të hapet një dritare dhe majtas do të zgjidhni Date. Klikoni llojin e pestë të datës,pastaj Ok, dhe do të shikoni rezultatin.28

Microsoft ExcelAbraham Lincoln CenterMund të bëni disa prova me formatimin e numrave dhe të datave.Në fund të punës klikoni Save për të regjistruar ndryshimet e bëra.Përdorimi i komandës Format PainterFormatimi i një qelize apo një zone qelize mund të “kopjohet” në një qelizë apo zonëtjetër, duke përdorur butonin e Format Painterte Standard Toolbar. Pasi tëkeni selektuar një zonë me një format të caktuar, klikoni te Format Painter. Pas kësajmousi do të ndryshojë formë, do të ketë një furçë në të djathtë. Do të shkoni në njëzonë tjetër, të cilën do ta bëni me të njëjtin format, dhe vetëm klikoni te qeliza e parëdhe do të shikoni rezultatin.B. PËRDORIMI I LLOJIT DHE MADHËSISË SËSHKRIMITTabelën që keni bërë në pikën e kaluar mund ta përdorni edhe në këtë pikë.Për të ndryshuar llojin e shkrimit apo madhësinë e tij të një zone qelizash veprohet nëkëtë mënyrë:Zgjidhet në fillim zona që do të ndryshohet. Shkohet te menuja Format, Cells. Do tëhapet një dritare dhe do të zgjidhni komandën Font. Aty do të gjeni llojet eshkrimeve, stilin, madhësinë, ngjyrën, etj.,

Microsoft Excel Abraham Lincoln Center 5 Shiriti blu (Title bar) tregon emrin e programit dhe emrin e librit të punës së hapur. Sa herë që hapet programi i Excel-it te ky shirit emri