Mengerjakan Tata Usaha Kepegawaian
Kode Modul: SEK.25.F.1MENGERJAKAN TATAUSAHA KEPEGAWAIANPenyusunDrs. Teguh Budi Karyanto, MM.EditorEddy RoesdionoSoeryantoPenyunting BahasaK. BiskoyoBAGIAN PROYEK PENGEMBANGAN KURIKULUMDIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAHDEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL2003Kode Modul: SEK.25.F.1BAGIAN PROYEK PENGEMBANGAN KURIKULUMDIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUANDIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DANMENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL2003
KATA PENGANTARPuji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karuniadan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyusun bahan ajar modul manual BidangKeahlian Bisnis dan Manajemen, Program Keahlian Sekretaris/Administrasi Bisnis.Modul yang disusun ini menggunakan pendekatan pembelajaran ulumSMKEdisi2004yangmenggunakan pendekatan kompetensi (CBT: Competency Based Training).Sumber dan bahan ajar pokok Kurikulum SMK Edisi 2004 adalah modul, baikmodul manual maupun interaktif dengan mengacu pada Standar KompetensiNasional (SKN) atau standadisasi pada dunia kerja dan industri. Dengan modul ini,diharapkan digunakan sebagai sumber belajar pokok oleh peserta diklat untukmencapai kompetensi kerja standar yang diharapkan dunia kerja dan industri.Modul ini disusun dalam beberapa tahapan, yakni mulai dari penyiapan materimodul, penyusunan naskah secara tertulis, kemudian diseting dengan bantuankomputer, serta divalidasi dan diujicobakan empirik secara terbatas. Validasidilakukan dengan teknik telaah ahli (expert-judgment), sementara uji coba empirikdilakukan pada beberapa peserta diklat SMK. Harapannya ialah agar modul inimerupakan bahan dan sumber belajar yang berbobot untuk membekali pesertadiklat kompetensi kerja yang diharapkan. Namun, karena kemajuan perubahan didunia industri begitu cepat terjadi modul ini selalu menerima masukan sebagaibahan perbaikan agar selalu relevan dengan kondisi lapangan.Pekerjaan berat ini dapat terselesaikan, berkat dukungan dan bantuan dariberbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini kami sampaikan rasa terimakasih dan penghargaan kepada berbagai pihak, terutama tim penyusun modul(penulis, editor, menyunting bahasa, tenaga komputerisasi modul, tenaga ahli desaingrafis) atas dedikasi, pengorbanan waktu, tenaga, dan pikiran untuk menyelesaikanpenyusunan modul ini.Kami mengharapkan saran dan kritik dari para pakar di bidang psikologi,praktisi dunia usaha dan industri, dan pakar akademik sebagai bahan untukAdministrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Kepegawaian
melakukan peningkatan kualitas modul.Kami harapkan agar pemakai modul iniberpegang pada as as keterlaksanaan, kesesuaian dan fleksibilitas, denganmengacu pada perkembangan Iptek di dunia usaha dan industri potensi SMK, sertadukungan dunia usaha danindustri dalam rangka membekali kompetensi yangterstandar pada peserta diklat.Demikian, semoga modul ini dapat bermanfaat bagi kita semua, khususnyapeserta diklat SMK Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen, ataupun praktisi yangsedang mengembangkan bahan ajar modul SMK.Jakarta, Maret 2004a.n. Direktur Jenderal Pendidikan Dasardan MenengahDirektur Pendidikan Menengah Kejuruan,Dr. Ir. Gatot Hari PriowirjantoNIP 130675814Administrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Perkantoraniii
DAFTAR ISIHALAMAN SAMPUL .HALAMAN FRANCIS .KATA PENGANTAR.DAFTAR ISI .PETA KEDUDUKAN MODUL.DAFTAR JUDUL MODUL.GLOSSARY psi .Prasyarat .Petunjuk Penggunaan Modul .Tujuan Akhir.Kompetensi .Cek Kemampuan.123567PEMBELAJARANA. Rencana Belajar Siswa .8B. Kegiatan Belajar1. Kegiatan Belajar 1: Struktur Organisasi dan Uraian Tugas .a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1 .b. Uraian Materi 1 .c. Rangkuman 1 .d. Tugas 1.e. Tes Formatif 1.f. Kunci Jawaban 1.g. Lembar Kerja 1 .99915161617182.1919193133333335Kegiatan Belajar 2: Pengadaan Personel Kantor .a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 .b. Uraian Materi 2 .c. Rangkuman 2 .d. Tugas 2 .e. Tes Formatif 2.f. Kunci Jawaban 2 .g. Lembar Kerja 2 .Administrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Perkantoraniv
III.3. Kegiatan Belajar 3: Pengembangan Personel .a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 .b. Uraian Materi 3 .c. Rangkuman 3 .d. Tugas 3.e. Tes Formatif 3.f. Kunci Jawaban 3 .g. Lembar Kerja 3 .36363631434445474. Kegiatan Belajar 3: Mutasi, Promosi, Pemberhentian dan Peng48ngembangan Personel Kantor .a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 .b. Uraian Materi 3 .c. Rangkuman 3 .d. Tugas 3.e. Tes Formatif 3.f. Kunci Jawaban 3 .g. Lembar Kerja 3 .4848486060616162EVALUASIA. Tes Tertulis .B. Tes Praktik.6363KUNCI JAWABANA. Tes Tertulis .B. Lembar Penilaian Tes Praktik .6568PENUTUP.70DAFTAR PUSTAKA.71IV.Administrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Perkantoranv
PETA KEDUDUKAN MODULBIDANG BISNIS MANAJEMEN PROGRAM KEAHLIAN SEKRETARIS(ADMINISTRASI .G.4SEK.25.G.8SEK.25.G.7SEK.25 .G.6SEK.25.G.5SEK.25.G.9SEK.25.G.10Administrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Perkantoranvi
DAFTAR JUDUL MODULBidang Keahlian : BISNIS DAN MANAJEMENProgram Keahlian: SEKRETARIS (ADMINISTRASI TIK NASKAH SECARA MANUAL, ELEKTRIK DANELEKTRONIK1BM.20.A.124BM.20.A.2Mengenalkan jenis dan bagian mesin tik manual, elektrik danelektronikMengetik berbagai bentuk surat23BM.20.A.3Mengetik berbagai macam surat364BM.20.A.4Mengetik berbagai macam pekerjaan kecil dan dokumen365BM.20.A.5Mengetik berbagai macam daftar dan tabel berkolom486BM.20.A.6Mengetik berbagai macam naskah4848240MENGOPERASIKAN KOMPUTER UNTUK MENYUSUN NASKAH,DAFTAR TABEL, PERHITUNGAN SEDERHANA, BAHANPRESENTASI, EMAIL, CHATTING.7BM.20.B.1Mengoperasikan progam WS untuk menyusun naskah968BM.20.B.2Mengoperasikan progran MS- Word untuk menyusun asikan program Excel untuk perhitungan, daftar, kolomdan tabelMengoperasikan program Power- Point untuk menyusun bahanpresentasiMenerapkan program internet untuk E- mail12BM.20.B.6Menerapkan program internet untuk Chatting489648480MENGOPERASIKAN ALAT-ALAT KOMUNIKASI KANTOR13BM.20.C.1Melaksanakan komunikasi, leadership, motivasi dan proaktif14BM.20.C.2Mengoperasikan t elepon untuk berkomunikasi1203215BM.20.C.3Mengoperasikan mesin faksimile32184MENGERJAKAN SURAT MENYURAT16SEK.25.D.1Pengertian surat menyurat & etika dalam bersurat1217SEK.25.D.2Mengerjakan surat pribadi18SEK.25.D.3Mengerjakan surat niaga12019SEK.25.D.4Mengerjakan surat dinas12024276MENGARSIP SURAT DAN DOKUMEN KANTOR20SEK.25.E.1Pengertian pengetahuan kearsipan1221SEK.25.E.24822SEK.25.E.3Menerapkan teknik menyimpan dan menemukan kembali suratdan dokumenMerencanakan pengarsipan surat dan dokumen kantor23SEK.25.E.4Mengelola dokumen dengan sistem wilayah4824SEK.25.E.5Mengelola dokumen dengan sistem perihal (pokok masalah)48Administrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Perkantoran48vii
25SEK.25.E.6Mengelola dokumen dengan s istem tanggal4826SEK.25.E.7Mengelola dokumen dengan sistem nomor4827SEK.25.E.8Mengelola dokumen dengan sistem abjad48348MENGERJAKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN29SEK.25.F.1Mengerjakan tata usaha kepegawaian4830SEK.25.F.2Mengerjakan tata usaha perlengkapan31SEK.25.F.3Mengerjakan tata usaha keuangan12032SEK.25.F.4Mengerjakan tata ruang kantor12096384MENGERJAKAN TUGAS-TUGAS SEKRETARIS33SEK.25.G.1Melakukan komunikasi dengan beretika4834SEK.25.G.2Melakukan penampilan diri beretika35SEK.25.G.3Mengembangkan kepribadian diri sekretaris36SEK.25.G.4Mengelola kas kecil3237SEK.25.G.5Mengelola administrasi kantor4838SEK.25.G.6Menangani dikte4839SEK.25.G.7Mengatur jadwal kegiatan pimpinan4840SEK.25.G.8Menyusun laporan tugas sekretaris9641SEK.25.G.9Melakukan kegiatan kehumasaan9642SEK.25.G.10Melakukan tatacara protokoler9648120680Administrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Perkantoranviii
PERISTILAHAN/GLOSSARYpromosi(promotion)kemajuan, bergerak ke depan, pemberian status, danpenghargaan yang lebih tinggi.mutasikegiatan memindahkan pegawai dari unit/bagian yangkelebihan tenaga ke unit/bagian yang kekurangantenaga atau yang memerlukanpengembanganpersonal n dan memperluas hubungan manusia(human relation) bagi manajemen tingkat atas danmenengahpemberhentianpemutusan hubungan kerja antara karyawan dengansuatu badan usaha atau pemerintah.perencanaanpengadaanpersonal kantormerupakan salah satu tugas manajemen personaliadalam suatu perusahaan; dalam pengadaan personalkantor, departemen personalia sangat tergantungpada permintaan dari departemen yang ada di dalamperusahaanpersonal kantor pegawai yang bekerja di kalangan kantor, baikataupegawai instansi pemerintah maupun swasta dan berusahakantormemberikan jasanya untuk mencapai tujuan yangakan dicapai oleh kantor masing-masing sesuaidengan bidang kegiatannyapenempatanpersonalpenempatan pegawai kantor berdasarkan kwalifikasimasing-masing sesuai dengan tugas, wewenang, dantanggung jawabnya dalam suatu jabatan ataupekerjaanpelatihanbagian pendidikan yang menyangkut proses belajaruntuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan diluar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktuyang relatif singkat dengan metode yang lebihmengutamakan praktek daripada teoriseleksiproses kegiatan pemilihan calon pegawai/pelamaryang memenuhi persyaratan yang telah ditetapkanstrukturorganisasi(desain organisasi) mekanisme-mekanisme nistrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Perkantoranix
menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan polatetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi,bagian-bagian, atau posisi-posisi, maupun orangorang yang menunjukkan kedudukan, tugas,wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-bedadalam suatu organisasi.syarat-syaratpersonal kantortabel dan grafikperkembangantugas, wewenangdantanggungjawab personalkantorpersyaratan yang dituntut oleh dunia usaha danindustri; tentu saja tidak akan sama, akan tetapisecara umum setiap pegawai harus memenuhi syarat syarat tertentu misalnya pengetahuan, keterampilan,dan kepribadianpenggambaran data statististik dalam bentuk grafikatau tabel atau diagram untuk memberikan informasisecara visual dan membandingkan data-data yangditampilkanfungsi pekerjaan masing-masing kantor atau tatausaha; fungsi ini berbeda-beda baik secara kualitatifmaupun kuantitatif tetapi semua personal kantormenjalankan fungsi pekerjaan kantor atau tata usaha.Administrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Perkantoranx
BAB I PENDAHULUANA. gianakhirdaripenyelenggaraan tata usaha kepegawaian. Pengorganisasian personal kantor inimerupakan salah satu dari beberapa subkompetensi yang harus dikuasai olehseorang sekretaris dan merupakan bagian integral dari sub-subkompetensi seorangsekretaris.Ruang lingkup materi pengorganisasian personal kantor meliputi(1) syarat -syarat personal kantor;(2) tugas, wewenang, dan tanggung jawab personal kantor ;(3) perencanaan pengadaan personal kantor;(4) langkah-langkah seleksi personal kantor;(5) penempatan personal kantor dalam tugas pekerjaannya;(6) pendidikan dan pelatihan serta pengembangan personal kantor;(7) mutasi dan promosi personal kantor ;(8) pemberhentian personal kantor;(9) tabel dan grafik perke mbangan personal kantor.Modul ini dilengkapi dengan tugas berupa latihan-latihan, dan evaluasiformatif untuk bahan perbaikan belajar dan evaluasi akhir. Hasil akhir yangdiharapkan setelah mempelajari modul ini adalah Anda dapat mengurus tata usahakepegawaian khususnya tentang pengorganisasian kantor.Administrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Kepegawaian1
B. PRASYARATSebelum mempelajari modul ini, Anda harus telah menguasaimateritentang organisasi dan manajemen serta manajemen perkantoran terlebih dahulu,sesuai dengan SKN Sekretaris/Administrasi Bisnis, karena materi pengorganisasiantata usaha kepegawaian kantor merupakan bagian akhir dari penyelenggaraan tatausaha kepegawaian. Dengan kata lain, Anda telah mempelajari modul-modultertentu dengan tuntas seperti terlihat pada peta kedudukan modul denganmenunjukkan alat bukti yang otentik.Modul-modul yang harus Anda kuasai dengan tuntas tersebut yakni modulyang berjudul “Mengerjakan Tata Usaha Kepegawaian”Administrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Kepegawaian2
C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODULBacalah petunjuk penggunaan modul ini dan pa hamilah isinya agar ipadaprosespembelajaran.a) Langkah-Langkah yang Harus Anda (Peserta Diklat) Tempuh1.Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir kegiatan belajar ini. Tujuantersebut memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan, dankondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yangakan dicapai melalui modul ini.2.Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada“cek kemampuan” sebagai pengukur kompetensi yang harus Anda kuasaidalam modul ini. Lakukan hal itu pada awal dan akhir Anda mempelajarimodul untuk mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi sebagaipencapaian hasil belajar Anda.3.Diskusikan dengan sesama peserta diklat apa yang telah Anda cermatiuntuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dankompetensi yang ingin dicapai dalam modul. Bila masih ragu, bertanyalahkepada guru/instruktur sampai Anda paham.4.Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul, prasyarat, dan pengertianistilah-istilah sulit dan penting dalam modul.5.Bacalahdengan cermat materi setiap kegiatan belajar, rencanakankegiatan belajar, kerjakan tugas, dan jawablah pertanyaan tes, kemudiancocokkan jawaban Anda dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan inisampai tuntas dan Anda menguasai materi modul sesuai yang diharapkan.6.Jika dalam proses memahami materi ini Anda mendapatkan ltasikankepadaguru/instruktur.Administrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Kepegawaian3
7.Setelah Anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini,pelajarilah modul selanjutnya sesuai dengan yang tertuang pada petakedudukan modul untuk Program Keahlian Sekretaris/Administrasi Bisnis.8.Anda tidak dibenarkan melanjutkan kekegiatan belajar berikutnya, apabilabelum menguasai benar materi pada kegiatan belajar sebelumnya.9.Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi tuntas dipelajari,ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.b) Peranan Guru/Instruktur1.Pastikan bahwa peserta diklat yang akan mempelajari modul ini telahmempelajari modul-modul prasyarat secara tuntas.2.Bantulah peserta diklat menyusun rencana kegiatan belajar dalam rangkamempelajari modul ini. Berikan perhatian khusus pada perencanaan esaianakhirpembelajaran agar mereka dapat belajar secara efektif dan efisien untukmencapai subkompetensi standar.3.Identifikasi dan analisislah sarana dan prasarana kegiatan belajar yang adadi SMK dan industri untuk mengoptimalkan kegiatan pembelajaran.4.Berikan motivasi, bimbingan, dan pendampingan kepada peserta diklatagar gairah belajarnya meningkat.Administrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Kepegawaian4
D. TUJUAN AKHIRSpesifikasi kinerja yang diharapkan dikuasai setelah menyelesaikan akhirpembelajaran dalam modul ini. Anda diharapkan dapat memahami, menjelaskan,dan menerapkan dalam kegiatan kantor tentang pengorganisasikan personalkantor atau tata usaha kepegawaian yang di dalamnya memuat hal-hal yangberkaitan dengan pegawai kantor.Administrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Kepegawaian5
KOMPETENSIKompetensi: Mengelola Administrasi PerkantoranSub-Kompetensi : Mengerjakan Tata Usaha KepegawaianAlokasi Waktu: 48 jamSubKompetensiF.1Mengerjakantata usahakepegawaianKriteria Unjuk Kerja Mampu menguraikan macammacam model dan strukturorganisasiMampu menguraikan pengertian,fungsi, dan unsur mana jemendalam struktur organisasiMampu menguraikan pengertian,tujuan dan kegiatan manajemenkantorMampu menguraikan pengertian,jenis dan ciri d an peran pekerjaankantorMampu menguraikan pengertianmacam-macam personal kantor.Mampu menguraikan tentangstruktur organisasi, syarat-syaratdan tugas, tanggung jawabpersonal kantorMampu menguraikan perencanaanpengadaan, seleksi dan latihan,pengembangan, mutasi, danpromosi serta pemberhentianpersonel kantorLingkup Belajar kantoranPengorganisasianpersonel JujurRendahhatiBekerjasama Materi Pokok PembelajaranPengetahuanMacam-macam model dan strukturorganisasiPengertian, fungsi, dan unsurmanajemen dalam strukturorganisasiPengertian, tujuan dan kegiatanmanajemen kantorPengertian, jenis dan ciri dan peranpekerjaan kantorPengertian macam-macam personalkantorStruktur organisasi, syarat-syaratdan tugas, tanggung jawab personalkantorPerencanaan pengadaan, seleksidan latihan, pengembangan, mutasi,dan promosi serta pemberhentianpersonel kantorKeterampilanMengerjakantugas danfungsi tatausaha dalamstrukturorganisasi§Mengerjakantugas ketatausahaanpegawai§Tempat bendelAdministrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Kepegawaian6
F. CEK KEMAMPUANSebelum Anda mempelajari modul ini, jawablah semua pertanyaan dibawah ini. Selanjutnya pelajarilah hal-hal yang belum Anda kuasaikompetensinya.1. Uraikan pengertian struktur organisasi, dan gambarkan bentuk-bentukstruktur organisasi yang Anda ketahui.2. Kompetensi apa yang disyaratkan harus dimiliki oleh seorang calonpegawai kantor.3. Uraikan enam pola kegiatan tata usaha kantor.4. Pertimbangan apakah ynag harus ada dalam memilih dan menentukanbentuk organisasi suatu kantor?5. Mengapa seleksi administratif dalam penerimaan pegawai baru dilakukan,uraikan jawaban Anda!6. Menurut pendapat Anda, mana yang lebih baik, perekrutan pegawaidengan sumber internal atau eksternal? Jelaskan7. Berkenaan dengan pegawai baru, uraikan: (a) 4 (empat) aspek utamadalam program pengenalan bagi pegawai baru; (b) apa manfaat masaorientasi bagi pegawai baru; (c) perlunya diberikan informasi tentangstruktur organisasi.8. Sebutkan manfaat pendidikan dan pelatihan, baik bagi pegawai maupunbagi perusahaan9. Pelaksanaan pendidikan dan latihan berhubungan erat dengan analis isjabatan. Jelaskan maksudnya10. Apakah yang dimaksud dengan mutasi, promosi, dan apa hubungan diantara keduanya?11. Mengapa orang sering mengartikan mutasi sebagai hukuman? Jelaskan12. Kapankah mutasi dan promosi efektif dilakukan di dalam suatu organisasiatau perusahaan?13. Apa yang terjadi seandainya tidak ada mutasi dan promosi dalam suatuorganisasi atau perusahaan?Administrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Kepegawaian7
BAB II PEMBELAJARANA. RENCANA BELAJAR PESERTA DIKLATKompetensi: Mengerjakan administrasi perkantoranSub-Kompetensi : Mengerjakan tata usaha kepegawaianAlokasi Waktu : 48 jamJenis TandaTangan GuruKEGIATAN BELAJAR1. Kegiatan Pembelajaran 1: Struktur Organisasi dan Uraian TugasA. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1Setelah mempelajari modul ini Anda diharapkan dapatAdministrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Perkantoran8
(1) memahami beberapa contoh struktur organisasi yang pada umumnyaada di instansi pemerintah maupun swasta;(2) memahami syarat-syarat personal kantor yang ada di instansipemerintah maupun swasta;(3) memahami tugas, wewenang, dan tanggung jawab personal kantoryang ada di instansi pemerintah maupun swasta.B. Uraian Materi 1STRUKTUR ORGANISASI1. OrganisasiStruktur Organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagaimekanisme-mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi. Strukturorganisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetaphubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi,atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dantanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Strukturorganisasi ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi,koordinasi, sentralisasi, atau desentralisasi dalam pembuatan keputusandan besaran (ukuran) satuan kerja.2. Bentuk-Bentuk Organisasi KantorBerdasarkan pola hubungan kerja, lalu lintas wewenang, dantanggung jawab, organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa bentuk yaituorganisasi garis/lini, organisasi fungsional, organisasi garis dan staf, danorganisasi fungsional dan staf.Organisasi garis pada umumnya digunakan oleh organisasi yangmasih kecil, karyawannya sedikit, dan spesialisasi kerja belum begitudipentingkan.DirekturAdministrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha ProduksiManajerPersonalia
Gambar 1 Contoh bentuk organisasi garisPada bentuk organisasi fungsional pada umumnya pimpinan tidakmempunyai bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberikomando kepada setiap bawahan, sejauh ada hubungan dengan fungsiatasan tersebut.DirekturManajerPemasarannProyek AManajerKeuanganManajerProduksiProyek BManajerPersonaliaProyek AGambar 2 Contoh bentuk organisasi fungsionalPada bentuk organisasi garis dan staf terdapat satu atau beberapa tenagastaf. Staf adalah orang ahli dalam bidang tertentu, yang bertugas memberinasihat dan saran sesuai dengan bidangnya kepada pejabat pemimpin di dalamorganisasi yang bersangkutan.Administrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Perkantoran10
oduksiKabagPersonaliaGamba r 3 Contoh bentuk organisasi garis dan stafBentuk organisasi staf dan fungsional merupakan kombinasi antara bentukorganisasi fungsional dan bentuk organisasi staf.DireksiKepala Pasar Induk Kramat mbar 4 Contoh bentuk organisasi staf dan fungsional3. Syarat-Syarat Personal KantorPersonal kantor atau pegawai kantor adalah pegawai yang bekerja dikantor, baik instansi pemerintah maupun swasta dan berusaha memberikanjasanya untuk mencapai tujuan yang akan dicapai oleh kantor masingmasing sesuai dengan bidang kegiatannya. Persyaratan yang dituntut olehdunia usaha dan industritidak sama. Meskipun demikian secara umumsetiap pegawai harus memenuhi syarat-syarat ibadiandankemampuan kerja yang sesuai dengan tuntutan dunia keahliannya karenaAdministrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Perkantoran11
seorang pegawai kantor itu bertugas sebagai pengelola dan pelayananinformasi.Adapun syarat-syar at pegawai kantor setidaknya ada tiga.(1) Persyaratan PengetahuanSyarat pengetahuan mencakup pengetahuan yang mendasarisesuatu profesi tertentu. Syarat pengetahuan pada saat ini masihdiukur dengan tingkat pendidikan seseorang dengan menujukkanapa yang disebut STTB atau ijazah. Bagaimanapun seseorangmampu dalam mengerjakan sesuatu pekerjaan, belum dapatditerima di kalangan pekerjaan kantor jika tidak dapat menunjukkanSTTB yang dimilikinya(2) Persyaratan KeterampilanSyarat keterampilan berarti tuntutan untuk dapat melakukan sesuatudengan cermat dan berhasil. Pegawai kantor harus nggapekerjaannya berkualitas tinggi. Sebagai contoh, seorang tenagasekretaris harus terampil mengetik berbagai macam bentuk surat.Artinya, ia dapat melakukan pekerjaan mengetik sesuai denganketentuan yang sudah berlaku dengan cepat, tepat, dan benarsehingga surat tersebut siap dikirimkan.Seorang karyawan dinyatakan terampil apabila ia dapat bekerjasesuai dengan standar yang ditentukan. Artinya ia dapat bekerjasesuai mutu, jumlah, dan waktu yang telah ditetapkan. Oleh karenaitu, apabila karyawan dapat bekerjamelebihi standar ia adalahkaryawan yang amat terampil, sedangkan apabila tidak dapatmemenuhi standar ia adalah karyawan yang kurang atau tidakterampil.(3) Persyaratan KepribadianKepribadian adalah keseluruhan sifat yang merupakan watakseseorang. Pribadi seseorang mempunyai ciri khas yang berbedadengan orang lain. Ciri itu melekat pada diri seorang pegawai kantorAdministrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Perkantoran12
tam pak dari perbuatan dan sikapnya ketika ia bertingkah laku danbekerja.Ciri-ciri itu dapat dikenali dari hal-hal berikut.(1) Sikap badan ketika duduk, berjalan, dan berbicara(2) Sifat bersih dan rapi(3) Sikap luwes dan berbusana serasi(4)Sifat yang bertalian dengan kesehatan diri(5)Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dan keterampilankerja(6)Sifat kerohanianPendapat lain tentang syarat kepribadian yang diperlukan olehseorang karyawan kantor adalah sebagai berikut.a. Loyalitas;perasaanyangberwujudkesetiaanorganisasi dan pekerjaannya sehingga iaterhadapmerasa memiliki,menjaga nama baik organisasi, dan jika diperlukan akanmembela organisasinya.b. akan pekerjaannya. Jika ia tidak rajin bekerja, akanmengganggu penyelesaian tugas berikutnya dan berakibat dapatmenimbulkan kerugian bagi organisasi.c. Kesabaran: tidak berarti kelambanan, tetapi sabar dalam artitidak lekas putus asa, atau ulet dalam melaksanakan pekerjaan.d. Kerapian; menunjukkan tatanan yang baik ketika melakukanpekerjaan kantor; tidak berantakan. Rapi dalam berpakaian, caraduduk, dan dalam menerima tamu.e. Dapat menyimpan rahasia: kebocoran rahasia suatu organisasidapat menimbulkan kerugian besar bagi organisasi itu, apalagikalau kebocoran tersebut sampai berada di tangan organisasiyang ALKANTORPekerjaan kantor (office work) disebut juga clerical work, paper work(pekerjaan kertas) atau administrasi atau tata usaha. Setiap tugas pokokAdministrasi PerkantoranMengerjakan Tata Usaha Perkantoran13
dalam instansi manapun dan dalam bentuk apapun perlu didukung olehpelayanan perkantoran (office service). Pelayanan perkantoran terdiri atassegenap pekerjaan perkantoran yang dilaksan
Administrasi Perkantoran Mengerjakan Tata Usaha Perkantoran viii 25 SEK.25.E.6 Mengelola dokumen dengan s istem tanggal 48 26 SEK.25.E.7 Mengelola dokumen dengan sistem nomor 48 27 SEK.25.E.8 Mengelola dokumen dengan sistem abjad 48 348 MENGERJAKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN 29 SEK.25.F.1 Mengerjakan tata usaha kepegawaian 48
14. Sistem Informasi Kepegawaian adalah sekumpulan komponen informasi kepegawaian yang terintegrasi untuk mendukung kelancaran pelaksanaan fungsi dalam bidang administrasi kepegawaian yang efisien dan efektif. 15. Verifikasi Dokumen Kepegawaian adalah kegiatan pencocokan data /dokumen kepegawaian dengan database kepegawaian. 16.
28 AK.26.E.6 Mengerjakan prosedur akuntansi aktiva tetap 36 29 AK.26.E.7 Mengerjakan prosedur akuntansi hutang jangka panjang 36 30 AK.26.E.8 Mengerjakan prosedur akuntansi modal firma 36 31 AK.26.E.9 Mengerjakan prosedur akuntansi modal PT 36 32 AK.26.E.10 Mengerjakan prosedur akuntansi modal koperasi 36 360
Tata Communications Tata Consultancy Services Tata Elxsi Tata Global Beverages Tata Interactive Systems Tata Sons North America Tata Technologies SOUTH AMERICA Rallis . Unique Portfolio of Authentic Living Palaces Rambagh Palace, Jaipur Taj Falaknuma Palace, Hyderabad Taj Lake Palace
Tata Consultancy Services Tata Motors Tata Steel Titan Tata Power Tata Communications Tata Chemicals Tata Global Beverages Indian Hotels Voltas Trent Rallis Notes: 1 As of June 30, 2016: Source NSE 2 Conversion rate of 1US INR 67 Promoter Shareholding (%)1 73.4 33.0 31.4 53.1 33.0 75.0 31.0 35.7 3
Manajemen Kepegawaian di Indonesia. Jakarta: PT Gunung Agung. Nugroho, Eko. 2010. Sistem Informasi Manajemen: Konsep Aplikasi dan Perkembangannya. Yogyakar Penerbit Andi. Prabowo, Irfandi dan Eva Hany Fanida. 2018. Inovasi Pelayanan Kepegawaian Melalui Aplikasi Sistem Informasi Mobile Kepegawaian Terintegrasi
diproses lebih lanjut oleh Bagian Kepegawaian untuk dibuatkan surat pengantar, 7. Blanko-blanko yang telah siap diserahkan ke Pejabat yang berwenang untuk ditandatangani dan dibuatkan surat pengantar ke kemenristek, 8. SK Pensiun yang telah selesai akan dikirimkan ke Bagian Kepegawaian UB dan atau
an kepegawaian 1.1 Karpeg, Karis dan Karsu yang diproses. 1.2 KGB pegawai yang diproses. 1.3 Dokumen kepegawaian yang diberkaskan. 1.4 Dokumen kepegawaian yang dicatat kedalam buku pengendalian. 1.5 Data kepegawaian yang di Scanning. 1.6 Surat pemberitahuan pelaksanaan cuti yang disiapkan. 1.7 Surat pengantar pemeriksaan kesehatan
LITERARY(THEORY(An(introduction((!! ClassReader! Spring2014!! Prof.DavidMiralles,PH.D.! University!of!Oregon!! Universidad!Autónoma!de!Querétaro!
