Informe Final De Auditoria Interna Gestión De Talento Humano
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADCódigo: ME-GES-F01GESTIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Versión: 2Fecha: 28/11/2016FORMATO INFORME DE AUDITORIAPágina: 1 de 21Auditoríao06seguimiento N .Fecha de Emisión delDíaInforme04Mes04Año2017INFORME FINAL DE AUDITORIA INTERNAGESTIÓN DE TALENTO HUMANODirecciónJurídicayAdministrativaGestión de Talento HumanoLina Alejandra Carreño AriasResponsable: Gladys AriasSandra CardenasVerificar la conformidad del sistema de control interno de Talento Humano, laliquidación de nómina, seguridad social, parafiscal, vacaciones, aportesparafiscales y el pago oportuno a entidades promotoras de salud, pensión,ICBF, SENA, CCF.01 de noviembre de 2016 a 30 de marzo de 2017Normatividad aplicable a trabajadores oficiales, plan de mejoramientoauditoria interna 2015 Gestión de Talento humano, Plan de Mejoramientosuscrito con la Contraloría e:Criterios:Muestra (opcional):PROCESO AUDITORASPECTOS GENERALES:La oficina de Control Interno de la entidad TEVEANDINA LTDA, en cumplimiento de su rol de evaluadorindependiente y de acuerdo a lo definido por medio del PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS YSEGUIMIENTOS para la vigencia 2017 efectuó auditoria interna al proceso de TALENTO HUMANO deacuerdo al objetivo, alcance y criterios definidos en el Plan de Auditoria entregado al equipo evaluadodurante la reunión de apertura realizada el día 9 de Marzo de 2017.Frente a lo anterior, se evaluó la documentación entregada en medio físico y electrónico durante los días13, 14, 21, 24 y 27 de Marzo de 2017 en respuesta al requerimiento interno No. 20171200008173 del día9 de Marzo de 2017, así como los informes solicitados al área contable y jurídica de la entidad de lo cualse evidenció:DESARROLLO DE AUDITORÍA:1. VERIFICACIÓN DE MANUAL DE PERFILES, HOJAS DE VIDA Y CONTRATOS DETRABAJOEs importante precisar que El Manual de Perfiles, competencias y responsabilidades de Teveandina –Canal Trece, fue modificado por medio de la resolución No. 043 de 2015, documento por el cual se rige laplanta orgánica y de personal de la entidad. Por tal motivo, y en aras de garantizar el correcto actuar dela organización, es necesario realizar un comparativo entre dicho documento y las hojas de vida de laspersonas actualmente vinculadas a la organización como trabajadores oficiales, a fin de determinar elInforme final Auditoria Interna Gestión de Talento HumanoPágina 1 de 21
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADCódigo: ME-GES-F01GESTIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Versión: 2Fecha: 28/11/2016FORMATO INFORME DE AUDITORIAPágina: 2 de 21cumplimiento de los requisitos, ejecución de funciones y demás aspectos consagrados dentro delmanual.Para ejecutar lo anterior, se solicitaron al proceso de talento humano, las hojas de vida de los 23funcionarios de la entidad, con el fin de verificar si estas llenaban el pleno de requisitos consagradosdentro del manual de perfiles, competencias y responsabilidades.Adicionalmente, se realizó un comparativo entre dicho manual y los contratos laborales suscritos entre lostrabajadores y Teveandina LTDA, para verificar si las funciones enunciadas dentro del documento por elcual se rige la entidad, se encontraban relacionadas dentro de los contratos.De acuerdo a lo anterior se verificó:1.1.COMPARATIVO MANUAL DE PERFILES, COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES VSCONTRATOS LABORALES Y PERFILES DEL PERSONAL ADSCRITO A LA PLANTA DETEVEANDINA LTDA – CANAL TRECE:Coordinador Técnico y de ProducciónCOMENTARIOS FRENTE ALAS RESPONSABILIDADESASOCIADAS AL CARGO:Las funciones contempladas dentro del contrato laboral suscritopor las partes, discrepan de aquellas consagradas para el cargode Coordinador Técnico y de Producción, dentro del Manual deperfiles, competencias y responsabilidades de la entidadAdministrador de EmisiónCOMENTARIOS FRENTE ALOSREQUISITOSACADÉMICOSEXIGIDOSPARA EL CARGO:Los requisitos de formación exigidos para ocupar dicho cargo estener formación en master de emisión sistematizado, Mediosaudiovisuales o carreras afines al cargo y, estudiada la hoja devida de la persona que ocupa actualmente este cargo, seobserva que dicha persona cuenta con un certificado de unacapacitación de quince (15) días en: “Configuración y operaciónde master de emisión automatizado”. Adicionalmente, no esclaro cuáles son las carreras afines a la formación en master deemisión, puesto que esta capacitación no es tipo de formaciónprofesional que sea impartida en un centro académico.Asistente de Servicios GeneralesCOMENTARIOS FRENTE ALOSREQUISITOSACADÉMICOSEXIGIDOSPARA EL CARGO:El requisito académico para ocupar dicho cargo es el de contarcon diploma de bachiller. Una vez analizada la hoja de vida de lapersona que se encuentra vinculada al cargo actualmente, seevidenció que esta persona no cuenta con dicho requisito, dadoa que solo curso hasta quinto primaria (Tal y como se puedeconstatar en el Formato de Hoja de Vida anexo a la carpeta,dado a que no se encontró copia del diploma de bachiller).Informe final Auditoria Interna Gestión de Talento HumanoPágina 2 de 21
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADCódigo: ME-GES-F01GESTIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Versión: 2Fecha: 28/11/2016FORMATO INFORME DE AUDITORIAPágina: 3 de 21Secretaria de CIADASALCARGOMediante Otrosí No. 5 al Contrato de Trabajo,se le asignaron funciones tendientes a apoyar ala dirección jurídica y administrativa de laentidad. Por lo tanto, las funciones que ejecutaactualmente esta funcionaria son contrarias alas que se estipulan en el manual de funciones,competencias y responsabilidades para sucargo.RECOMENDACIONES: Elaborar los otrosíes modificatorios necesarios a fin de que las funciones contempladas dentro delos contratos laborales se ajusten a aquellas relacionadas dentro del manual de funciones,competencias y responsabilidades, a fin de que dichos documentos se ajusten a los modelosnuevos adoptados por la entidad (Los cuales, al entender de esta dependencia, se encuentran máselaborados y completos). Determinar en los cargos contemplados dentro de la Resolución No. 043 de 2015, el nivel deescolaridad exigido para cada uno de ellos (Bachiller, técnico, tecnólogo, universitario,especializado) Referenciar dentro los contratos, el manual de funciones, a fin de no desagregarlas todas en elcontrato.1.2.ENCUESTAS PRACTICADAS A LA MUESTRA REPRESENTATIVA SELECCIONADA.Con el fin de verificar si aquellas funciones asignadas para cada uno de los cargos descritos dentro elmanual de la entidad están siendo realmente ejecutadas por los funcionarios adscritos a la organización;se realizaron una encuesta, con una muestra comprendida por (8) ocho funcionarios, quienesrepresentan el 35% de la planta del personal.Del presente ejercicio se extrajo lo siguiente:Cargo: Administrador de EmisiónDe las veinte (20) funciones relacionadas paraeste cargo dentro del manual de funciones,competenciasy responsabilidades; estefuncionario manifestó realizar (15) quince deellas.Informe final Auditoria Interna Gestión de Talento HumanoPágina 3 de 21
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADCódigo: ME-GES-F01GESTIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Versión: 2Fecha: 28/11/2016FORMATO INFORME DE AUDITORIAPágina: 4 de 21Cargo: Director Jurídico y AdministrativoDe las treinta y un (31) funciones Jurídicasrelacionadas dentro del manual de funciones,competenciasy responsabilidades; estefuncionario manifestó que para la vigencia2017, no ejecuta ninguna de estas funciones.Aduciendo, que en aras de organizar la gestióninterna, se le asignaron éstas funciones a uncontratista, con el fin de apoyar esta gestión.Nota: Anexó Informe de entrega de la direcciónjurídica.De las nueve (9) funciones relacionadas dentrodel manual de funciones, competencias yresponsabilidades; este funcionario manifestórealizar, en su integridad, siete de ellas y dosde manera parcial.Cargo: RealizadorNota: Además, expresó su preocupaciónpuesto que no sabe a qué área está adscrito.(Área digital no existe).ya que de acuerdo alManual de funciones y estructura orgánica(Resolución No.043 de 2015) este cargodepende de Coordinador Técnico y deproducción y, en la actualidad, se observó queeste depende de convergencia, área que noestá determinada en la estructura de la plantade personal de Teveandina.De las ocho (8) funciones relacionadas dentrodel manual de funciones, competencias yresponsabilidades; este funcionario manifestórealizar en su integridad cinco (5) de ellas.Cargo: Soporte Dirección y ProducciónFrente a dos de las funciones manifiesta quedepende de la función que se le asignedesempeñar. (Dada la dualidad de su cargo:Dirección y Producción).En relación a una de las funciones, manifiestaejecutar de manera conjunta con el área demercadeo.Informe final Auditoria Interna Gestión de Talento HumanoPágina 4 de 21
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADCódigo: ME-GES-F01GESTIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Versión: 2Fecha: 28/11/2016FORMATO INFORME DE AUDITORIAPágina: 5 de 21Cargo: Soporte de MercadeoDe las siete (7) funciones relacionadas dentrodel manual de funciones, competencias yresponsabilidades; este funcionario manifiestaejecutar seis (6) de ellas.Nota: Manifiesta que de acuerdo a la estructuraactual, la agencia BTL es la encargada derealizar la labor comercial.Cargo: Administrador de Almacén y ArchivoDe las veintisiete (27) funciones relacionadasdentro del manual de funciones, competenciasy responsabilidades; este funcionario manifiestaejecutar solo veintiún (21) funciones.A su vez, manifiesta que tres de sus funcionesson ejecutadas por contratistas, como apoyo asu gestión.Cargo: Secretaría de GerenciaDe las doce (12) funciones relacionadas dentrodel manual de funciones, competencias yresponsabilidades; este funcionario manifiestano estar ejecutando Ninguna de ellas.Nota: Manifiesta que aproximadamente en abrilde 2015 se firmó un otrosí modificando sucontrato de trabajo, dentro del cual se leasignan funciones de apoyo a RR.HH.Cargo: Servicios GeneralesDe las siete (7) funciones relacionadas dentrodel manual de funciones, competencias yresponsabilidades; este está ejecutando latotalidad.Nota: Sin embargo, frente a la funciónmediante la cual se le asigna la limpieza enpisos, baños, ventanas, paredes, muebles, etc;manifestó estar destinada exclusivamente alárea de cafetería.RECOMENDACIONES:Informe final Auditoria Interna Gestión de Talento HumanoPágina 5 de 21
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADCódigo: ME-GES-F01GESTIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Versión: 2Fecha: 28/11/2016FORMATO INFORME DE AUDITORIAPágina: 6 de 21 Modificar el Manual de funciones, en aras de que éste se ajuste a lo que realmente debe ejecutarcada uno de los cargos que conforman la planta de personal del canal, fundamentado en lasnecesidades operativas y dada la facultad que otorga el Acuerdo 002 a la Gerencia. Se recomienda al área de talento humano de la entidad, la observancia en el cumplimiento de lasfunciones relacionadas con el cargo de Asistente de Servicios Generales. Revisar la designación a la persona de servicios generales solo a cafetería, si tiene otras funcionesconsagradas de acuerdo al manual interno de funciones.1.3.COMPARATIVO DE FUNCIONES DIRECTOR JURÍDICO Y ADMINISTRATIVO Y ASESORJURÍDICO (CONTRATISTA).La necesidad de realizar el presente comparativo de funciones, nace de las respuestas dadas a laencuesta practicada a la persona que se encuentra ocupando el cargo de Director Jurídico yAdministrativo; dado a que se observó, dentro de lo consignado en dicho documento, que las funcionesjurídicas ya no estaban siendo ejecutadas por parte de dicha funcionaria; por lo anterior, se hacenecesario realizar un cuadro comparativo entre las funciones netamente jurídicas vinculadas al cargo deDirector jurídico y administrativo de la entidad y las funciones encomendadas a la persona que fuedesignada para ejecutarlas.A fin de ejecutar lo anterior, fue solicitada la carpeta de la persona que ocupa actualmente el cargo deDirector Jurídico y Administrativo y el Contrato de la persona que fue encomendada a ejecutar dichasfunciones.Asesor JurídicoDirector Jurídico y Administrativo Asesorar a la Junta AdministradoraRegional, la Gerencia y las diferentesáreas del Canal, en los asuntosjurídicos y aplicación de ales y administrativas, y, engeneral, en todas las actuaciones quecomprometan la posición jurídica delCanal. Asistir y aconsejar en materia jurídica ala Junta Administradora Regional, laGerenciaylosdiferentesdepartamentos del canal, y atender losasuntosdeíndolelegaldeTEVEANDINA. Proyectar y revisar los documentosjurídicos para ser presentados a laJunta, a otras entidades públicas yprivadas, así como a los organismos devigilancia, control y seguimiento, segúnlas necesidades del Canal. Coordinar con cada área responsable laproyección de respuesta a los derechosde petición por los que deba responderen forma directa a los ciudadanos quelos formulen. Apoyar la elaboración de minuta es,estatutosinternos y demás documentos conalcance jurídico y velar por la publicidadoficial de los mismos, cuando debaInforme final Auditoria Interna Gestión de Talento HumanoPágina 6 de 21
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADCódigo: ME-GES-F01GESTIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Versión: 2Fecha: 28/11/2016FORMATO INFORME DE AUDITORIAPágina: 7 de 21cumplirse este requisito. Proyectar las respuestas de losderechos de petición, y agotamiento dela vía gubernativa. Coordinar con cada área responsable laproyección de respuesta a los derechosde petición por los que deba responderen forma directa a los ciudadanos quelos formulen. Elaborar los proyectos de acuerdo quedeba expedir la Junta, así como losactos administrativos que deba expedirlaGerenciaGeneral,segúncorresponda. Elaborar en coordinación con lasdiferentesáreaslosactosadministrativos que el desarrollo onstitucionalidad y legalidad. Prestar asesoría jurídica a la JuntaAdministradora Regional, la Gerencia ylas diferentes áreas del Canal, en laestructuración de los proyectos yelaboración de conceptos y actosadministrativos que se deban expedirporlaGerenciaolaJuntaAdministradora Regional. Asesorar al Gerente y a lasdependencias internas del Canal en laelaboracióndelosproyectos,conceptos, resoluciones, acuerdos quese deban expedir o hayan desometerse a la Junta AdministradoraRegional o a los organismos de controly vigilancia. Asistir al Gerente y por su conducto alas dependencias del Canal en elconocimiento y trámite de conceptos,fallos y asesorías de los asuntosjurídicos que les corresponda resolver,bien por ser de su directa competencia,o por delegación de funciones y, engeneral, en todas las actuaciones quecomprometan la posición institucionaljurídica de la entidad. Compilar y concordar las normaslegales relacionadas con el servicio detelevisión pública regional. Compilar y concordar las normaslegales relacionadas con el servicio detelevisión pública regional. Apoderar a la Gerencia en el registro yseguimiento a las solicitudes de registrode marcas del Canal y asuntos relativosa derechos de propiedad intelectual eindustrial del Canal. N/A (Esta función no está contempladaexpresamente dentro del manual deperfiles,competenciasyresponsabilidades y, a su vez, no sepuedo darle equivalencia con algunaInforme final Auditoria Interna Gestión de Talento HumanoPágina 7 de 21
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADCódigo: ME-GES-F01GESTIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Versión: 2Fecha: 28/11/2016FORMATO INFORME DE AUDITORIAPágina: 8 de 21otra función) Acompañar al Gerente a las reunionesde Junta Administradora Regional ydemás Juntas, Asambleas, Comités yreuniones que sean requeridas. Prestar asesoría y apoyo a la Gerenciaen la dirección de los procesos deselección que conforme con la Ley y alosreglamentosinternosdebanrealizarse, para la adquisición debienes y servicios requeridos porTeveandina Ltda.Asesorar en la preparación de lospliegos de condiciones, términos dereferencia y estudios de conveniencia yoportunidad, para los procesos deselección que se adelanten, así comoapoyar en la evaluación jurídica de laspropuestas, atender las consultasjurídicas de los interesados y asistir alas audiencias que se realicen durantelos proceso de selección segúncorresponda. Asistir y aconsejar en materia jurídica ala Junta Administradora Regional, laGerenciaylosdiferentesdepartamentos del canal, y atender losasuntosdeíndolelegaldeTEVEANDINA. Asentar la preparación de los pliegosde condiciones para las licitaciones yconcursos públicos, solicitudes públicasy solicitudes directas de ofertas; revisarlos aspectos legales de las propuestasu ofertas que se presenten, atender lasconsultas jurídicas de los interesados yasistir a las audiencias que se realicendurante el trámite. Colaborar en la realización de laslicitaciones públicas necesarias queconforme con la Ley deban realizarsepara la adquisición de bienes yservicios requeridos por TeveandinaLtda.Apoyar la elaboración y revisión deminutas contractuales, órdenes decompray/o servicio,y demásnecesarias que suscriba el Canal comoentidad contratante o contratista. Estudiar y aprobar las minutas quesirvan para los contratos que tenganorigen en la entidad. Igualmente, revisar y aprobar lasminutas de contratos preparadas enotrasentidades,cuandodebasuscribirlos el Gerente.Estudiar y aprobar las minutas quesirvan para los contratos que tenganorigen en la entidad. Actuar como secretario de la JuntaAdministradora Regional y de losdiferentes comités.Salvaguardar y llevar al día los libros deactas de las diferentes Juntas yComités. Elaborar las minutas de las escrituraspúblicas para la reforma de losestatutosydecualquierotranegociación que requiera de estemedio para su perfeccionamiento ytramitar su otorgamiento y requisitoante las oficinas competentes. Elaborar jurídicamente los proyectos deInforme final Auditoria Interna Gestión de Talento HumanoPágina 8 de 21
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADCódigo: ME-GES-F01GESTIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Versión: 2Fecha: 28/11/2016FORMATO INFORME DE AUDITORIAPágina: 9 de 21contratos de que pretenda desarrollar laGerencia del canal y las demás áreasen desarrollo del objeto social. Revisar para su aprobación las pólizasde garantías y demás requisitosexigidos a los contratistas para elperfeccionamiento de los contratos, asícomo llevar el registro y control de lasmismas. Revisar para su aprobación las pólizasde garantías y demás requisitosexigidos a los contratistas para elperfeccionamiento de los contratos, asícomo llevar el registro y control de lasmismas. Adelantar, atender y controlar eldesarrollo de los procesos en que laentidad sea demandante o demandaday realizar el seguimiento a la actuaciónde otros abogados, cuando los asuntosles sean asignados. Adelantar, atender y controlar eldesarrollo de los procesos en que laentidad sea demandante o demandaday realizar el seguimiento a la actuaciónde otros abogados, cuando los asuntosles sean asignados. Dirigir, supervisar, promover y participaren los estudios e investigaciones, quepermitan mejorar la prestación de losservicios a su cargo y el oportunocumplimento de los planes, proyectos yprogramas.Elaborar los conceptos que solicite laGerencia General en asuntos de sucompetencia, sobre temas que sesometan a su estudio y aprobación. Endicho proceso, la asesoría verificará lalegalidad de los actos y alesyreglamentariasquerigenlasactuaciones de la empresa. Representar judicialmente al Canal.Dirigir, supervisar, promover y participaren los estudios e investigaciones, quepermitan mejorar la prestación de losservicios a su cargo y el oportunocumplimento de los planes, proyectos yprogramas.Absolver consultas y emitir conceptosjurídicos y prepara la respuestacorrespondiente a la correspondenciade carácter legal que reciba la entidad.Estudiar y conceptuar sobre laspeticionesrelacionadasconlasconsultas de orden jurídico que le seanformuladas a la oficina jurídica.Absolver las consultas que sobreinterpretación y aplicación de lasdisposiciones legales relativas a laprestación del servicio de televisión yde las demás fronteras jurídicas queapliquen al funcionamiento legal delcanal, y que realicen las dependenciasdel canal.Absolver las consultas que formulen losorganismos de control de todo ordenadministrativo.Regular la elaboración de conceptos ocometarios, sobre nuevos reglamentosrelacionaos con televisión regional, quevayan a ser expedidos por la ComisiónNacional de Televisión o por elCongreso de la RepúblicaN/A (Esta función no está contempladaexpresamente dentro del manual deperfiles,competenciasyresponsabilidades y, a su vez, no sepuedo darle equivalencia con alguna Soportar y revisar todos los asuntossocietarios y corporativos de laempresa. Informe final Auditoria Interna Gestión de Talento HumanoPágina 9 de 21
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADCódigo: ME-GES-F01GESTIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Versión: 2Fecha: 28/11/2016FORMATO INFORME DE AUDITORIAPágina: 10 de 21otra función). Realizar el apoyo a las supervisionesde los contratos que le sean asignadospara su gestión. Realizar los desplazamientos, a nivelnacional e Internacional que la gerenciade la entidad le encomiende. Elcontratista dentro de los 5 díassiguientes a la finalización del viaje odesplazamiento, deberá legalizar latotalidaddelosgastosdedesplazamiento (tiquetes, alojamiento,transporte y alimentación) conforme loestipulado en la resolución 067 de2015. En caso de existir saldo a favorde la entidad por concepto de gastosde desplazamiento, estos deberán serreembolsados a la entidad dentro delos 5 días siguientes a la legalizaciónde dichos gastos.N/A (No se encontró dicha función enlas consagradas dentro del contratosuscrito con el asesor jurídico) Orientar a las dependencias del canalen la correcta aplicación de las normasque rigen para el desarrollo del objetosocial del canal. N/A (No se encontró dicha función enlas consagradas dentro del contratosuscrito con el asesor jurídico) N/A (No se encontró dicha función enlas consagradas dentro del contratosuscrito con el asesor jurídico)N/A (No se encontró dicha función enlas consagradas dentro del contratosuscrito con el asesor jurídico) Notificar y comunicar los actosadministrativos que se expidan enejercicio de la funciones administrativasdel canal.Acatar y aplicar a las decisiones yrecomendaciones de las entidades queejercen el control y vigilancia del canal.Coordinar con las dependencias laadopcióndeunadoctrinaeinterpretación jurídica que comprometala posición institucional.N/A (No se encontró dicha función enlas consagradas dentro del contratosuscrito con el asesor jurídico) N/A (Esta función no está contempladaexpresamente dentro del manual deperfiles,competenciasyresponsabilidades y, a su vez, no sepuedo darle equivalencia con algunaotra función).N/A (Esta función no está contempladaexpresamente dentro del manual deperfiles,competenciasyresponsabilidades y, a su vez, no sepuedo darle equivalencia con algunaotra función).Atender y vigilar las tutelas, accionesde cumplimiento, conciliaciones ycumplimiento de sentencias en las quetenga interés el canal y/o que sean deobligatorio cumplimiento.De lo anterior, se puede concluir que al realizarse el contrato al “Líder Jurídico” no se tuvieron en cuentala totalidad de las funciones de apoyo a la Dirección Jurídica y Administrativa, contempladas dentro delmanual de funciones, competencias y responsabilidades de Teveandina Ltda (Modificado por laResolución No. 43 de 2015).RECOMENDACIONES:Informe final Auditoria Interna Gestión de Talento HumanoPágina 10 de 21
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADCódigo: ME-GES-F01GESTIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Versión: 2Fecha: 28/11/2016FORMATO INFORME DE AUDITORIAPágina: 11 de 21 Modificar el contrato de prestación de servicios del Líder Jurídico, en cuanto al objeto, donde seespecifiqué que dicho profesional prestará “apoyo” a las Dirección jurídica y administrativa en lorelacionado a la gestión jurídica y contractual. Realizar reuniones primarias periódicas entre la Directora Jurídica y Administrativa con el equipojurídico a fin de mantener el liderazgo y control sobre el proceso. Compartir la supervisión del Líder Jurídico entre la Gerencia, para las obligaciones de asesoría y laDirección Jurídica y Administrativa en el apoyo a dicho funcionario Ejercer la supervisión de los contratistas, por los funcionarios que están recibiendo el apoyo directosobre las funciones que este debería desempeñar.2. REVISION DE DOCUMENTACIÓN HOJAS DE VIDA.-ingresoDe la revisión efectuada a la documentación consagrada dentro de cada una de las carpetas quecontienen las hojas de vida de los veintitrés (23) funcionarios de la entidad, se extraen los siguienteshallazgos:Cargo: Coordinadora de Comunicaciones ySistemas ( Fecha Ingreso: 25 de enero de2017)Cargo: Coordinador Técnico y de Producción(Fecha Ingreso: 05 de mayo de 2016)Según lo contemplado dentro del procedimientode selección de personal aplicable para laentidad (MA-GTH-P01), se observó que no obradocumento dentro de su carpeta que evidencieque se le practicaron las pruebas contempladasdentro del numeral quinto (5) de dichoprocedimiento. Además, se evidencia que noexiste un informe de resultado de la entrevista yprueba practicadas.Según lo contenido dentro del oficio del 03 demayo de 2016 “Elección al cargo deCoordinador Técnico”, a este trabajador se lepracticaron las correspondientes pruebastécnicas consagradas dentro del numeral quintodel procedimiento MA-GTH-P01.Nota: Dichas pruebas y resultados no seencuentran archivados dentro de la carpeta delfuncionario.Cargo: Supervisor de Programación (FechaIngreso:01 de febrero 2017)Según lo contenido dentro del memorando del01 de febrero de 2017 archivado dentro de larespectiva carpeta, a este trabajador se lepracticaron las correspondientes pruebastécnicas consagradas dentro del numeral quintodel procedimiento MA-GTH-P01.Informe final Auditoria Interna Gestión de Talento HumanoPágina 11 de 21
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADCódigo: ME-GES-F01GESTIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Versión: 2Fecha: 28/11/2016FORMATO INFORME DE AUDITORIAPágina: 12 de 21Nota: Dichas pruebas y resultados no seencuentran archivados dentro de la carpeta delfuncionario.Cargo: Realizador (Fecha Ingreso: 27 de Julio2016)No se evidencia documento equivalente al“informe de resultados” consagrado dentro delnumeral quinto del procedimiento MA-GTH-P01(Selección de Personal).Cargo: Profesional de Control Interno (FechaIngreso: 01 de Junio 2016)No se evidencia prueba que denote la prácticade pruebas técnicas a dicha funcionaria(Numeral quinto del proceso de selección depersonal - MA-GTH-P01).De lo anterior, se puede concluir que los documentos requeridos para el ingreso del personal a la entidadno están quedando archivados en las respectivas carpetas en donde reposa la hoja de vida y demásdocumentos de cada uno de los funcionarios. (Particularmente aquellos contemplados dentro del numeralquinto del proceso MA-GTH-P01).Como hallazgo adicional, se evidenció que dentro de las carpetas de los funcionarios no reposan losresultados de los exámenes médicos ocupacionales periódicos.RECOMENDACIONES: Establecer dentro del manual de funciones, competencias y responsabilidades la ley deequivalencias. Mantener actualizados los documentos susceptibles de actualización (Declaración de bienes yrentas, etc.) en las carpetas de cada uno de los funcionarios, puesto que observó que en veinte(20) casos, las declaraciones están desactualizadas Archivar todos los documentos contemplados dentro del procedimiento de selección de personalvigente dentro de la entidad (MA-GTH-P01), en especial aquellos contemplados dentro del numeralquinto de dicho procedimiento. Realizar y archivar dentro de las carpetas de los funcionarios adscritos a la entidad, los resultadosde los exámenes médicos ocupacionales de carácter periódico.Informe final Auditoria Interna Gestión de Talento HumanoPágina 12 de 21
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADCódigo: ME-GES-F01GESTIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Versión: 2Fecha: 28/11/2016FORMATO INFORME DE AUDITORIAPágina: 13 de 213. REVISION ción)Ex Funcionario: EDITH JOHANA MALAGONMURILLO (Coord. de comunicaciones ysistemas)Ex Funcionario: DORIS CAROLINA RINCONBAYONA (Soporte Autopromos)DEDESVINCULACIONDESegún la revisión realizada a las carpetas y,aplicando los requisitos consagrados en elproceso de desvinculación de funcionariosvigente en la entidad (MA-GTH-P04) Seevidenció que para el caso concreto no existedocumento de paz y salvo, tampoco seevidencia documento donde se demuestre queel funcionario entregó el carnet.Según la revisión realizada a las carpetas y,aplicando los requisitos consagrados en elproceso de desvinculación de funcionariosvigente en la entidad (MA-GTH-P04) Seevidenció que para el caso concreto no existedocumento de paz y salvo, tampoco seevidencia documento donde se demuestre queel funcionario entregó el carnet.Según la revisión realizada a las carpetas y,aplicando los requisitos consagrados en elproceso de desvinculación de funcionariosvigente en la entidad (MA-GTH-P04) Seevidenció que para el caso concreto no existedocumento de paz y salvo, tampoco seevidencia documento donde se demuestre queel funcionario entregó el carnet.RECOMENDACIONES: Crear un formato de Informe de entrega del cargo en donde se plasmen los elementos mínimosque deba contener. Formular un formato en donde se pueda evidenciar el cumplimiento de entrega y/o cumplimientode los requisitos previos a la desvinculación de un funcionario de la entidad (paz y salvo)4. REVISION DE RESOLUCIONESDe la revisión realizada a las diferentes resoluciones expedidas por parte del área de Ta
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