Manuel De Procedures De Passation Des Marches

5.1Secrétariat de laPRMPTransmet toutes les offres reçues à la CPMPaccompagnées de la fiche de réception des offres, de lafiche de retrait du DAO et des reçus de paiement.Délai : Après l’heure limite de réception des plis et avantl’heure d’ouverture des plis.DESCRIPTION DES TACHESETAPES INTERVENANTSListe de retrait duDAO, reçus depaiement et liste deréception des offresDOCUMENTSOU INTERFACEProcède à l’ouverture des plis à la date et à l’heureindiquée dans le DAO après vérifications des mandats oude la qualité des membres de la Commission par lePrésident.5.2Président remet une copie des offres à chaque membre dela CPMP et les originaux au rapporteur.La CPMPOffresL’ouverture des plis aura lieu même si le quorum desmembres présents n’est pas atteint et dès lors qu’uneseule offre a été réceptionnée.Délai : à l’ouverture des plis.Rédige le PV d’ouverture des offres et le fait signer parchacun des membres de la CPMP.5.4Remet une copie du PV signé à chacun des membres de lacommission et transmet une copie à tous lesLe Rapporteur de soumissionnaires.la CPMPDélai : 3 jours (le délai court concomitamment au délaid’analyse des offres).Rédige le projet de rapport d’analyse des offres etle soumet à la commission pour validation.Délai : 5 à 10 jours selon la complexité du dossierExamine le rapport d’analyse, le valide et signe le PV dejugement.Délai : le même jour5.5La CPMPEn cas de réserves émises par la CPMP, le rapporteurprocède aux corrections nécessaires, et soumet le rapportcorrigé à la CPMP pour validation et attribution dumarché.Délai : 2 jours (5 jours en cas de demande d’informationscomplémentaires6. informationdel’attributiondessoumissionnairesPV d’ouverture desoffresRapport d’analyseRapport d’analyse desOffres et PV dejugement des offresElabore un avis de résultats et :6.1SPM desIMPACTCEA-le publie dans le même support international que celuide l’avis d’appel d’offres ;le transmet aux Responsables Financier aux fins depublication dans les supports locaux ayant servi depublication de l’AAODélai : 2 jours.Avis de publicationde résultats10

ETAPES INTERVENANTS6.3LesSoumissionnaires6.4La PRMP7.1La PRMP7.2La PRMP7.37.47.57.6DESCRIPTION DES TACHESDOCUMENTSOU INTERFACEPrennent connaissance des résultats et peuvent formulerdes réclamations éventuelles.Lettre de réclamationDélai : 10 joursNotifie la décision d’attribution au soumissionnaire retenuet l’invite dans un délai de dix (10) jours à la signature duprojet de marché.Lettre de notificationNotifie aux soumissionnaires non retenus le rejet de leursoffres.Délai : 3 jours7. Signature et approbation du marchéPrépare le projet de marché et le soumet auxResponsables des CEA IMPACT et de l’AgentComptable UAC pour validation signature.Délai : 3 joursSoumet le projet de marché à la signature de l’attributaire.Délai : 1 jourProjet de marchéBordereau detransmission et Projetde marchéExamine, signe et retourne le projet de marchéà la PRMP.Projet de marchéL’attributaireDélai : 5 jours (10 jours pour attributaire situésigné par l’attributairehors du Bénin)Projet de marchéLes Responsables Signe les exemplaires du projet de marché et le retourne àlaPRMP.signé par LesdesCEAResponsables desIMPACTDélai : 1 jourCEA IMPACTSecrétariat PRMPLa PRMPRéunit les pièces requises pour l’approbation du projet demarché et soumet l’ensemble du dossier à la PRMPDossier d’approbationDélai : 2 joursVérifie le dossier et numérote le marché et le transmet àSoit transmis etl’autorité approbatrice.Dossier d’approbationDélai : 3 jours7.7L’AutoritéApprobatriceApprouve le projet de marché ou prend une décision derefus d’approbation.Délai : 7 joursRetire le marché approuvé et établit l’acte de notificationd’approbation.7.8La PRMPEn cas de refus d’approbation, fait corriger le projet demarché pour le rendre acceptable pour approbation.Délai : 2 joursETAPES INTERVENANTSDESCRIPTION DES TACHESMarché approuvésoit transmis etMarché approuvéDOCUMENTSOU INTERFACE8. Ventilation du marché11

8.18.28.3Secrétariat PRMPLa PRMPInitie à la signature de la PRMP un courrier denotification d’approbation du marché à l’intention deProjet de Courrier del’attributaire, accompagné des exemplaires du marchénotification etapprouvé pour enregistrement.marchés approuvésDélai : 2 joursSigne le courrier et le fait transmettre au destinataireDélai : 2 joursReçoit l’acte de notification accompagné des exemplairesdu marché.Délai : 1 joursTitulaireEnregistre le nombre d’exemplaire requis et paye laredevance ARMP (0.5% du montant hors taxes dumarché).Courrier signé etmarchés approuvésDécharge notificationmarché enregistréjustificatif depaiement12

II.2. APPEL D’OFFRES RESTREINT (AOR)OBJECTIFL’appel d’offres restreint (AOR) correspond pour l’essentiel à un Appel d’offres ouvert, maisles candidats sont directement invités à présenter une offre sans qu’il y ait publication d’unavis d’appel d’offres.PRINCIPESCette méthode peut être retenue s’il n’existe qu’un petit nombre de fournisseurs, ou si d’autresmotifs exceptionnels justifient de ne pas appliquer toutes les procédures de l’appel d’offresouvert.La procédure d’AOR, une fois inscrite dans le PPM validé par le CNS et approuvé par laBanque Mondiale ne requière plus de demande d’autorisation préalable de recourir à l’appeld’offres restreint.ETAPESLes procédures à suivre sont identiques à celles qui régissent les appels d’offres ouverts saufqu’il n’a pas de publicité.1.Elaboration des spécifications techniques des fournitures2.Elaboration du projet de Dossier d’Appel d’Offres (DAO)3.Invitation à soumissionner4.Préparation et dépôt des offres5.Ouverture, analyse et jugement des offres6.Information de l’attribution des soumissionnaires;7.Signature et approbation du marché8.Ventilation du marchéNB : les jours indiqués dans les tableaux ci-dessous sont des jours francs.13

II.3 PROCEDURE DE DEMANDE DE RENSEIGNEMENT DE PRIX(DRP)OBJECTIFCette procédure a pour objectif d’assurer l’acquisition de biens, travaux et services (autres queceux de consultants) d’un montant d’au moins dix millions (10 000 000) de francs CFA et inférieure à cent millions (100 000 000)de F CFA pour les travaux ; dix millions (10 000 000) de francs CFA et inférieure à soixante-dix millions(70 000 000) de F CFA pour les fournitures et travaux.PRINCIPES Chaque marché à passer doit faire l’objet de la publication d’un avis d’appel d’offres,qui sera inséré dans un journal de large diffusion nationale du pays ou par affichage eten plus sur un site web du projet. Une liste de retrait des dossiers d’appel d’offres mentionnant les noms et contacts dessoumissionnaires doit être tenue. Chaque retrait de dossier doit faire l’objet dedécharge sur la liste.Le délai imparti pour la préparation et la remise des offres doit être fixé compte tenude l’envergure et de la complexité du marché. En règle générale, pour un DRP, ilconvient de prévoir au moins quinze (15) jours à compter de la dernière date depublication de l’avis d’appel d’offres. Le principe retenu est la post-qualification. L’ouverture des plis, l’analyse des offres et l’attribution des marchés seront effectuéspar les organes de passation et de contrôle des marchés publics de l’UAC.ETAPESLes procédures à suivre sont identiques à celles qui régissent les appels d’offres ouverts saufque la publicité est de quinze (15) jours.1.Elaboration des spécifications techniques des fournitures2.Elaboration du projet de Dossier de Demande de Renseignement de Prix (DDRP)3.Invitation à soumissionner4.Préparation et dépôt des offres5.Ouverture, analyse et jugement des offres6.Information de l’attribution des soumissionnaires;7.Signature et approbation du marché14

8.Ventilation du marchéNB : les jours indiqués dans les tableaux ci-dessous sont des jours francs.ETAPES INTERVENANTSDESCRIPTION DES TACHESDOCUMENTSOU INTERFACE8. Élaboration des spécifications techniques1.1Elabore les spécifications techniques des fournitures oudes travaux et les transmet au SPM du projetDélai : Le délai sera fixé par le SPM et le servicedemandeur en tenant compte de la complexité du dossier.Le servicedemandeur1.2SPM des CEAIMPACT2.1SPM des CEAIMPACTLes Responsables2.2des CEAIMPACT2.4La PRMP/UACSpécificationstechniquesPrend connaissance des spécifications techniques et, yapporte éventuellement des corrections en étroitecollaboration avec le service demandeur.Délai : 3 jours9. Elaboration du DDRPElabore le projet de DDRP suivant les modèles types lesplus récents et le transmet aux Responsables des CEA Projet de DDRP etCourrier deIMPACT pour envoi à la PRMP/UAC.transmissionDélai : 2 joursSigne le bordereau de transmission du projet de DDRPBordereau deà la PRMP/UAC.transmission du projetDélai : 2 joursde DDRPExamine le projet de DDRP, le valide et l’envoie auCCMP/UAC pour avis.Délai 3 joursProjet de DDRPvalidé ou corrigé etavis de CCMP10. Publication de l’avis d’Appel d’offres (ADRP)Le SPMAprès la réception du DDRP validé par les organes del’UAC, attribue un numéro à l’ADRP et le publie dans leun journal de large diffusion nationale ou par affiche etsur le site Web des CEA IMPACT.Délai : 2 joursADRPETAPES INTERVENANTSDESCRIPTION DES TACHESDOCUMENTSOU INTERFACE3.111. Préparation et dépôt des offres4.14.2Le CandidatSecrétariatPRMPRetire le dossier d’appel d’offres (DAO) auxconditions précisées dans l’avis d’appel d’offres auservice désigné à cet effet.Délai : durée de la publication de l’ADRPde la Inscrit dans un registre prévu à cet effetDélai : durée de la publication de l’ADRPFiche/registre deretrait de DDRPFiche/registre deretrait de DAO15

4.34.44.54.64.74.8Prépare son offre dans les délais sur la base des donnéesprécisées dans le DDRP. Durant cette période, il peut àLe Candidattout moment demander des clarifications à l’autoritécontractante.Délai : durée de la publication de l’ADRPTraite en liaison avec la PRMP/UAC les demandes declarification.Il notifie au candidat ayant formulé la demande lesSPM des CEA éléments de réponses en informant également les autresIMPACTcandidats et en cas de besoin diffuse l’information par lesmoyens prévus le Code des marchés publics.Délai : durée indiquée dans le DDRPReçoit les avis de modification éventuels et lesLa PRMP/UACpublie.Délai : durée indiquée dans le DDRPLapersonne Tient une liste/registre de réception des offres ;responsable de la Délai : durée de la publication de l’ADRPréception des offresSecrétariat de laPRMPLa PRMP4.9Le Candidat5.1Secrétariat de laPRMPETAPES INTERVENANTSOffreDécharge réponseclarification/ avispubliéSoit transmis avisFiche /registre dedépôt des offresAu moins une semaine avant la tenue de la séanced’ouverture des plis rédige à la signature du PRMP, lesProjet de courriercourriers invitant les membres de la CPMP et du courriers invitant lesC/CCMP à la séance d’ouverture des plis.membres de la CPMPDélai : 1 jour.Signe les courriers invitant les membres de la CPMP/C/CCMP à la séance d’ouverture des plis et les transmet Courriers d’invitationaux destinataires accompagnés du DAOsignésDélai : 1 jour.Dépose les offres aux lieux et date indiqués dans l’avisFiche /registre ded’appel d’offres.dépôt des offresDélai : durée de la publication de l’AAO12. Ouverture des plis, analyse et jugement desoffresListe de retrait duTransmet toutes les offres reçues à la CPMPDDRP, reçus deaccompagnées de la fiche de réception des offres, de lapaiement et liste defiche de retrait du DDRP et des reçus de paiement.réception des offresDélai : Après l’heure limite de réception des plis et avantl’heure d’ouverture des plis.DESCRIPTION DES TACHESDOCUMENTSOU INTERFACEProcède à l’ouverture des plis à la date et à l’heureindiquée dans le DDRP après vérifications des mandatsou de la qualité des membres de la Commission par lePrésident.5.2La CPMPPrésident remet une copie des offres à chaque membre dela CPMP et les originaux au rapporteur.OffresL’ouverture des plis aura lieu même si le quorum desmembres présents n’est pas atteint.Délai : à l’ouverture des plis.16

Rédige le PV d’ouverture des offres et le fait signer parchacun des membres de la CPMP.5.3Remet une copie du PV signé à chacun des membres de lacommission et transmet une copie à tous lesLe Rapporteur de soumissionnaires.la CPMPDélai : 3 jours (le délai court concomitamment au délaid’analyse des offres).Rédige le projet de rapport d’analyse des offres etle soumet à la commission pour validation.Délai : 3 à 5 jours selon la complexité du dossierExamine le rapport d’analyse, le valide et signe le PV dejugement.Délai : le même jour5.4La CPMPEn cas de réserves émises par la CPMP, le rapporteurprocède aux corrections nécessaires, et soumet le rapportcorrigé à la CPMP pour validation et attribution dumarché.Délai : 2 jours (5 jours en cas de demande d’informationscomplémentaires13. informationdel’attributiondessoumissionnairesPV d’ouverture desoffresRapport d’analyseRapport d’analyse desOffres et PV dejugement des offresElabore un avis de résultats et :le publie dans le même support que celui de l’avisd’appel de demande de renseignement de prix ;CEADélai : 2 jours.-6.1SPM desIMPACTETAPES INTERVENANTS6.3LesSoumissionnaires6.4DESCRIPTION DES TACHESAvis de publicationde résultatsDOCUMENTSOU INTERFACEPrennent connaissance des résultats et peuvent formulerdes réclamations éventuelles.Lettre de réclamationDélai : 5 joursNotifie la décision d’attribution au soumissionnaire retenuet l’invite dans un délai de dix (5) jours à la signature duprojet de marché.Lettre de notificationLa PRMPDélai : 5 jours14. Signature et approbation du marché7.1La PRMP7.2La PRMP7.3L’attributairePrépare le projet de marché et le soumet auxResponsables des CEA IMPACT et l’Agentcomptable/UAC pour validation signature.Délai : 3 joursSoumet le projet de marché à la signature de l’attributaire.Délai : 1 jourExamine, signe et retourne le projet de marchéà la PRMP.Délai : 5 jours (10 jours pour attributaire situéhors du Bénin)Projet de marchéBordereau detransmission et Projetde marchéProjet de marchésigné par l’attributaire17

Responsables Signe les exemplaires du projet de marché et le retourne àdesCEA la PRMP.Les7.4IMPACT7.57.6Secrétariat PRMPLa PRMPDélai : 1 jourRéunit les pièces requises pour l’approbation du projet demarché et soumet l’ensemble du dossier à la PRMPDossier d’approbationDélai : 2 joursVérifie le dossier et numérote le marché et le transmet àSoit transmis etl’autorité approbatrice.Dossier d’approbationDélai : 3 jours7.7L’AutoritéApprobatriceApprouve le projet de marché ou prend une décision derefus d’approbation.Délai : 7 joursRetire le marché approuvé et établit l’acte de notificationd’approbation.7.8La PRMPEn cas de refus d’approbation, fait corriger le projet demarché pour le rendre acceptable pour approbation.Délai : 2 joursETAPES INTERVENANTSDESCRIPTION DES TACHES8.18.28.3Secrétariat PRMPLa PRMPProjet de marchésigné par LesResponsables desCEA IMPACTMarché approuvésoit transmis etMarché approuvéDOCUMENTSOU INTERFACE8. Ventilation du marchéInitie à la signature de la PRMP un courrier denotification d’approbation du marché à l’intention deProjet de Courrier del’attributaire, accompagné des exemplaires du marchénotification etapprouvé pour enregistrement.marchés approuvésDélai : 2 joursSigne le courrier et le fait transmettre au destinataireDélai : 2 joursReçoit l’acte de notification accompagné des exemplairesdu marché.Délai : 1 joursTitulaireEnregistre le nombre d’exemplaire requis et paye laredevance ARMP (0.5% du montant hors taxes dumarché).Courrier signé etmarchés approuvésDécharge notificationmarché enregistréjustificatif depaiement18

II.4 PROCEDURE DE DEMANDE DE COTATION (DC)OBJECTIFSCette procédure a pour objectif d’assurer l’acquisition de biens, travaux et services (autres queceux de consultants) d’un montant inférieur à 10 millions et supérieur ou égal à 2 millionsHTVA de francs CFA.PRINCIPES La Procédure de demande de Cotation (DC) consiste à comparer les cotations obtenuesd’au moins trois fournisseurs (dans le cas de biens ou de services, autres que les servicesde consultants) ou d’au moins trois entrepreneurs (dans le cas de travaux de génie civil)conformément au dossier de Demande de Cotation Type. Le délai imparti pour la préparation et la remise des offres doit être fixé compte tenu del’envergure et de la complexité du marché. En règle générale, pour un DC, il convient deprévoir au moins cinq (5) jours à compter de la dernière date de publication de l’avisd’appel d’offres. Avant le 31 janvier de chaque année, l’autorité contractante est tenue de constituer uneliste de candidats potentiels pour ses demandes de cotation de travaux, de fournitures et deservices physiques en procédant par appel public à manifestation. Cette liste actualiséeentre le 1er et le 31 juillet de la même année, doit être publiée sur le SIGMAP et/ou dans lejournal des marchés publics (JMP). Tous les candidats ayant soumis leur dossier lors dulancement de l’avis public à manifestation d’intérêts doivent avoir leur nom sur la listeretenue à cet effet. En respect des principes qui fondent la commande publique, l’autoritécontractante ne doit pas sélectionner les mêmes prestataires pour les différentesprocédures, de façon à faire participer tous les candidats. Les offres des entreprises sont transmises sous plis fermés. L’ouverture des plis, l’analyse des offres et l’attribution des marchés seront effectués par lecomité de sélection dont la composition est la suivante :- Les Responsables des CEA IMPACT ou son représentant: Président- SPM des CEA IMPACT: Rapporteur- Les Responsables financier des CEA IMPACT: Membre- Un représentant du service utilisateur: Membre Le comité de sélection choisit l’offre conforme aux spécifications techniques souhaitées etla moins-disante et dresse un procès-verbal signé par les membres du comité de sélection. Les commandes découlant de cette procédure feront l’objet d’une simple lettre de marché.19

ETAPES1. Elaboration des spécifications techniques2. Invitation à soumissionner3. Ouverture, analyse et jugement des offres4. Signature de la lettre de marché5. Ventilation du marché20

DESCRIPTION DES TACHESETAPES INTERVENANTS1.1.1Le servicedemandeur1.2SPM des CEAIMP

5 PREAMBULE Ce Manuel a pour objet de préciser l'ensemble des procédures relatives à la passation des marchés des centres d'excellence dans le cadre de l'utilisation des fonds octroyés par la