Gestion De L’information Dans Les Organisations Du Système .
iiJIU/REP/2002/9Gestion de l’information dans les organisations du systèmedes Nations Unies :Les systèmes d’information de gestionÉtabli parIon GoritaSumihiro KuyamaCorps commun d’inspectionGenève2002
iiiTABLE DES MATIÈRESPageSigles .ivRÉSUMÉ ANALYTIQUE .vParagraphesI.INTRODUCTION .1-61II.SYSTÈMES D’INFORMATION DE GESTION .7 - 484A.Gestion de l’information .7 - 184L’information en tant que ressource.7 - 124Gestion des technologies de l’information.13 - 184B.Définition .19 - 235C.Questions opérationnelles.24 - 426Définition des besoins .24 - 256Aménagement des fonctions .26 - 277Gestion axée sur les résultats et systèmes d’ERP .28 - 337Systèmes d’information de gestion sur mesure .34 - 358Gestion des projets.36 - 389Relations avec les fournisseurs .39 - 409Externalisation/hébergement des applications .41 - 4210Implications financières.43 - 4510Transparence et comparabilité des coûts .44 - 4511Coopération et coordination interinstitutions .46 - 4811D.E.Annexe : Compilation des réponses des organisations du système des NationsUnies au questionnaire du CCITableau 1 : Stratégie de gestion de l’information.12Tableau 2 : Système d’information de gestion en tant qu’outil de gestion .15Tableau 3 : Analyse coûts-avantages et analyse de risque .22Tableau 4 : Processus opérationnel .24Tableau 5 : Coûts des systèmes d’information de gestion.27Tableau 6 : Coordination interinstitutions .33
CUITUNESCOUNICEFUNRWAUPUAgence internationale de l’énergie atomiqueBureau des services de contrôle interneComité administratif de coordination (maintenant CCS)Corps commun d’inspectionConseil des chefs de secrétariat des organismes des Nations Unies pour la coordination(ex CAC)Comité de coordination des systèmes d’informationCentre international de calculSystème de planification des ressourcesOrganisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agricultureFonds des Nations Unies pour la populationHaut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiésSystème intégré de gestionOrganisation de l’aviation civile internationaleOrganisation de coopération et de développement économiquesOrganisation internationale du travailOrganisation maritime internationaleOrganisation météorologique mondialeOrganisation mondiale de la propriété intellectuelleOrganisation des Nations Unies pour la santéOrganisation des Nations Unies pour le développement industrielOffice des Nations Unies à VienneProgramme alimentaire mondialProgramme des Nations Unies pour le contrôle international des droguesProgramme des Nations Unies pour le développementTechnologies de l’informationTechnologies de l’information et de la communicationUnion internationale des télécommunicationsOrganisme des Nations Unies pour l’éducation, la science et la cultureFonds des Nations Unies pour l’enfanceOffice de secours et de travaux des Nations Unies pour les réfugiés de Palestinedans le Proche OrientUnion postale universelle
vRÉSUMÉ ANALYTIQUEContexteIl est devenu de plus en plus important pour les organisations du système des Nations Unies deprofiter des technologies de l’information et de la communication, qui sont en évolution rapide, pouraméliorer leur gestion et exécuter ainsi leurs mandats avec efficacité. Selon les estimations, elles ont déjàinvesti d’importantes ressources (près d’un milliard de dollars EU) au cours des dix dernières années dans lamise en place de systèmes informatisés d’information de gestion (dont les systèmes antérieurs) conçus pourfaciliter et améliorer la gestion dans les domaines des ressources humaines, des finances et del’administration.Objectifs :1)Faire le bilan des expériences réalisées avec les systèmes de gestion dans les organisations dusystème des Nations Unies et en tirer les leçons; et2)Fournir un ensemble de directives visant à : a) renforcer la gestion de l’information etb) améliorer la conception et la mise en oeuvre des systèmes de gestion en tant qu’outilsefficaces pour améliorer la gestion des organisations du système des Nations Unies.Principales constatations/conclusions et recommandations :A.L’information est une ressource qui demande à être gérée efficacement, tout comme les ressourcesfinancières et humaines. Il ne s’agit pas seulement, en l’occurrence, d’un défi important concernantl’organisation, mais également d’un moyen d’améliorer l’efficacité des organisations du système des NationsUnies, et donc de les renforcer, au fil des ans. Bien qu’une évolution positive ait été constatée récemmentdans ces domaines, toutes les directions générales de ces organisations et des organes délibérants n’ont paspleinement reconnu l’importance de la gestion de l’information, dont le rôle essentiel consiste à faire en sorteque les décideurs reçoivent les informations en temps réel, si besoin est, pour procéder à des estimationsadéquates et prendre les bonnes décisions.B.La première mesure à prendre pour améliorer l’efficacité de la gestion de l’information est d’élaborerune stratégie idoine pour l’ensemble de l’organisation, mais beaucoup de ces organisations ont mis en placedes systèmes de gestion de l’information sans cela. La stratégie de gestion de l’information se distingued’une stratégie de l’information en ce que l’informatique ou les technologies de l’information et celles del’information et de la communication (TIC) sont des outils au service d’une gestion efficace de l’information.C.Les systèmes de gestion de l’information sont largement utilisés par les organisations du système desNations Unies dans des secteurs spécifiques de l’administration : la gestion des ressources financières ethumaines, les états de paie, les achats, les voyages, la gestion des conférences, des contrats et de ladocumentation. L’importance du développement et de l’utilisation de ces systèmes varie d’une organisation àl’autre : certaines d’entre elles ont des systèmes d’information de gestion relativement perfectionnés(combinant programmes et services organiques), alors que la plupart des autres utilisent ces systèmesseulement à des fins administratives. En tout état de cause, de nombreuses organisations ont mis au pointdivers systèmes sans songer, comme il le faudrait, à leur intégration dans un système couvrant l’ensemble del’organisation et conçu pour en faciliter et en améliorer la gestion.D.Un certain nombre d’organisations du système des Nations Unies élaborent, ou considèrent lapossibilité de mettre en place, un système intégré de gestion des ressources couvrant l’ensemble del’organisation, dénommé Système de planification des ressources de l’organisation (ERP). Cette solution neserait pas sans mérites, y compris l’appui à une gestion axée sur les résultats. Cependant, beaucoupd’organisations du système des Nations Unies qui sont en train de mettre au point un système d’ERP neremplissent pas les conditions préalables nécessaires et suffisantes pour une mise en œuvre rentable d’un telsystème. Ces conditions sont les suivantes : a) rationalisation des méthodes de travail; b) mise en place d’une
vistructure de gestion et établissement d’un plan opérationnel; c) planification destinée à intégrer diverssystèmes d’information de gestion dans une méthode de travail rationalisée; d) définition des conditionsrequises et examen approfondi des services que peuvent rendre les applications du système de planificationdes ressources de l’organisation; e) analyse coût-avantages de diverses options, comme la mise au pointinterne d’un système et l’achat, dans le commerce, d’un progiciel d’application, et f) organisation d’uneformation adéquate. Toutes ces conditions auraient dû être remplies avant l’introduction/la mise au point dece système ou avant que ne soit prise une décision de fond concernant toute question y afférente.E.Eu égard au fait que la mise en oeuvre de projets de systèmes d’information de gestion, en particulierles systèmes d’ERP, est une entreprise qui consomme beaucoup de ressources, il est important, pour que cessystèmes soient développés et introduits de façon satisfaisante, que ces projets fassent l’objet d’une gestionefficace.F.Il n’existe pas d’accord, au sein du système des Nations Unies, sur le mode de calcul du coût desprojets relatifs à l’information de gestion. Un certain nombre d’organisations ne sont même pas capablesd’indiquer avec une quelconque fiabilité quelles sont les implications financières de leur projet. Celaempêche les États membres non seulement d’avoir une vue d’ensemble transparente de la charge financièreque représentent pour eux les projets de systèmes d’information de gestion mais également de pouvoirprocéder à une analyse comparative des coûts pour les différentes organisations.G.La coopération/coordination interinstitutions en matière de systèmes d’information de gestion n’estpas chose facile, en particulier parce que les organisations tendent à insister plus sur leurs différences (entermes de conditions de fonctionnement, de cadre réglementaire, de capacités financières etc.) que sur leurspoints communs. Néanmoins, en raison de l’importance des ressources impliquées dans le développementdes systèmes d’information de gestion, les organisations du système des Nations Unies devraient, sous ladirection du Secrétaire général de l’Organisation des Nations Unies en tant que Président du Conseil deschefs de secrétariat des organisations du système des Nations Unies pour la coordination (CCS), faire toutleur possible pour améliorer la coopération afin d’éviter ou de réduire au minimum la redondance des effortset des investissements. Les États membres devraient jouer un rôle vital à cet égard en faisant parvenir unsignal/message clair, par le biais d’une action législative appropriée, aux secrétariats des organisations dusystème des Nations Unies.RECOMMANDATION 1 :Les organes délibérants devraient demander aux chefs de secrétariat des différentes organisations dusystème des Nations Unies qui ne l’ont pas encore fait de préparer et de soumettre, pour examen etpour suite à donner, une stratégie d’ensemble de la gestion de l’information/des systèmesd’information de gestion(comprenant une indication des ressources nécessaires à la mise au point et àl’application), qui tienne compte, comme il se doit, de la mise en place complète d’une approche de lagestion axée sur les résultats (par. 12, 14, 15, 17, 23, 24, 27, 28, 30, 31).RECOMMANDATION 2 :Les organes délibérants devraient demander aux chefs de secrétariat des différentes organisations dusystème des Nations Unies qui ne l’ont pas encore fait de prendre les mesures suivantes : (par. 17, 18)1)Désigner/nommer un haut fonctionnaire au poste de chef de l’information, qui seraitchargé des fonctions a), b), c), d) et e) ci-dessous. Selon les caractéristiques desorganisations, toutefois, ces fonctions pourraient être exercées par un groupe approprié ou,dans le cas des petites organisations qui ne peuvent se permettre d’avoir un chef del’information, par un haut fonctionnaire ayant des responsabilités de coordination quicouvrent l’ensemble de l’organisation ainsi qu’une connaissance des technologies del’information;a)Aligner la stratégie de gestion de l’information et les technologies de l’informationde l’organisation sur le plan d’entreprise;
vii2)b)Faire en sorte que les politiques et les normes de gestion de l’information soientrigoureusement respectées et que l’infrastructure relative aux technologies del’information soit bien gérée;c)Faire en sorte que les décideurs clefs, concernant les services organiques comme lesservices administratifs, soient informés correctement et en temps utile;d)Faciliter le développement et le maintien d’une culture visant à améliorer la gestionde l’information au sein de l’organisation en explorant, à la demande, de nouvellespossibilités technologiques; ete)Rendre compatibles, dans toute la mesure du possible, les stratégies et les pratiquesafférentes aux systèmes de gestion de l’information avec celles des autresorganisations du système des Nations Unies, et représenter l’organisation dans lesréunions et les consultations interinstitutions (voir Recommandation 5 1)).Dans le cadre du paragraphe 1) ci-dessus, le chef de l’information ou le fonctionnaire (ycompris le chef d’un “groupe approprié”) qui en exerce les fonctions devrait rendrecompte directement au chef de secrétariat ou, si la taille de l’organisation le justifie, à sonadjoint chargé des Programmes.RECOMMANDATION 3 :Les organes délibérants devraient demander aux chefs de secrétariat :1)2)De prendre, s’ils ne l’ont pas encore fait, les mesures suivantes avant d’introduire et/où demettre au point un nouveau système d’information de gestion (par. 16, 22, 24, 26, 28-31, 34,37, 40, 41) :a)Rationaliser les méthodes, procédures et pratiques de travail en vigueur de manièreà appuyer une gestion axée sur les résultats, et définir les conditions pratiques pourqu’elles permettent d’atteindre les objectifs importants pour l’organisation, tout entenant compte d’une possible externalisation des fonctions d’appui comme les étatsde paie, la comptabilité, etc. (voir Recommandation 5 c)).b)Établir un plan d’intégration des divers systèmes de gestion (comme ceux desressources financières et humaines), en vue d’introduire/mettre au point un systèmed’information de gestion à l’échelle de l’organisation, comme l’ERP.c)Effectuer un examen approfondi des services que les applications de l’ERP peuventrendre, et une analyse coût-avantages de différentes options mises à la disposition dechaque organisation (comme, par exemple, le développement interne, le partage desservices avec d’autres entités des Nations Unies, l’achat d’un progiciel commercial,la possibilité de changer de procédures pour s’adapter au « dernier cri » del’industrie plutôt que « d’aménager » les produits commerciaux pour qu’ilss’adaptent aux conditions des organisations), tout en gardant à l’esprit la nécessitéd’une coopération et d’une coordination interinstitutions dans toute la mesure dupossible (voir la Recommandation 5).De présenter, pour examen et suite à donner, un rapport sur les mesures prises concernantles points ci-dessus, et, des rapports réguliers sur les progrès réalisés dans la mise enœuvre des projets de systèmes d’information de gestion.
viiiRECOMMANDATION 4 :En vue d’améliorer la transparence et la comparabilité des implications financières des projets desystèmes d’information de gestion, le Secrétaire général de l’Organisation des Nations Unies, en tantque Président du CCS, devrait demander au CCS/Comité de haut niveau chargé des questions degestion d’établir une classification normalisée des coûts, à utiliser pour l’estimation du coût des projetsde systèmes d’information de gestion mis en oeuvre par les organisations du système des Nations Unieset de présenter un rapport à ce sujet aux organes délibérants compétents de ces organisations par lebiais des chefs de secrétariat (par. 42-44).RECOMMANDATION 5 :Afin d’améliorer la coopération et la coordination en matière de conception et de mise en œuvre dessystèmes d’information de gestion dans les organisations du système des Nations Unies en évitant demultiplier inutilement les efforts et les investissements, le Secrétaire général de l’Organisation desNations Unies, en sa qualité de Président du CCS, devrait demander au CCS/Comité de haut niveauchargé des questions de gestion (par. 4, 40, 41, 45-47) :1)2)D’intensifier les consultations à ce sujet en tenant compte des options suivantes :a)Conception en commun et/ou mise en oeuvre en commun de systèmes d’informationde gestion parmi des organisations dont la nature des mandats1 est très proche et/oules conditions en rapport avec les fonctions d’appui sont similaires (par exemple, letraitement des états de paie, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, lesservices généraux);b)Partage des services avec d’autres organisations du système des Nations Unies;c)Externalisation commune des fonctions d’appui auprès d’autres organisations;d)Hébergement d’applications pour d’autres organisations des Nations Unies parcelles qui ont mis au point des systèmes d’ERP; et/oue)Amélioration possible de l’utilisation du Centre international de calcul (CIC).De présenter un rapport à ce sujet aux organes délibérants compétents pour examen etsuite à donner, par l’intermédiaire des responsables de secrétariat des différentesorganisations1Des discussions avec des fonctionnaires d’un certain nombre d’organisations du système des Nations Unieslaissent penser que lesdites organisations pourraient, en gros, être regroupées, par exemple en : l’Organisation desNations Unies elles-mêmes, les Fonds et les Programmes des Nations Unies, et les institutions spécialisées, lesquellespourraient également être classées en un certain nombre de sous-groupes comme organisations fonctionnant sur leterrain ou dans le cadre du siège, grandes ou petites organisations.
-1I.INTRODUCTION1.Il est devenu de plus en plus important deprofiter des technologies de l’information et de lacommunication (TIC), qui sont en évolution rapide,pour améliorer la gestion des organisations dusystème des Nations Unies et leur permettred’exercer leurs mandats avec plus d’efficacité. Cesorganisations reconnaissent en général que les CITont un rôle à jouer dans une réforme visant àaméliorer leur gestion, mais elles ont grandementnégligé la nécessité d’adopter une approchestratégique d’ensemble pour intégrer les CIT auxfins de la gestion.2.L’importance des aspects technologiques etgestionnaires de l’information ne semble avoir étéreconnue que récemment. À la suite de sadéclaration commune de 1996 sur la réforme et lerenforcement du système des Nations Unies, leComité administratif de coordination (CAC) aadopté, en avril 1997, une déclaration d’ensemblesur l’accès universel aux services fondamentaux decommunication et d’information. Cette déclarationtraitait en détail du besoin urgent d’une approchestratégique plus systématique des technologies del’information et de la communication fondée sur unecollaboration renforcée à l’échelle du système desNations Unies. Le rôle important que jouel’information et sa gestion dans l’exécution desmandats a trouvé une nouvelle confirmation dans lesparoles du Secrétaire général de l’Organisation desNations Unies au Sommet du millénaire.2 C’est dansce contexte q
C. Les systèmes de gestion de l’information sont largement utilisés par les organisations du système des Nations Unies dans des secteurs spécifiques de l’administration : la gestion des ressources financières et humaines, les états de paie, les achats, les voyages, la gestion des
2.3 Sistemas Integrados de Gestión (SIG) Las organizaciones en las décadas de los 90 y en los años trascurridos del 2000, han implementados Sistemas de Gestión de manera separada, iniciando en la mayor parte de los casos con el Sistema de Gestión de Calidad y continuando con los Sistemas de Gestión Ambiental y los Sistemas de Gestión en .
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2.1.2 Dans la prise des antécédents ou interrogatoire du patient 2.1.3 Dans l’examen clinique 2.1.4 Dans les examens complémentaires demandés 2.1.5 Dans l’interprétation des examens complémentaires 2.1.6 Erreurs de connaissance des bonnes pratiques 2.1.7 Autres Erreurs de gestion de soins du patient 2.2.1 Gestion d’un traitement .
la gestion des ressources humaines (GRH) et dans un deuxième temps à l’étude spécifique d’une de s es composantes : la gestion prévisionnelle. Un dernier volet de cette unité explique dans le détail la démarche utilisée pour la gestion prévisionnelle des effectifs d’enseignants.
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