KORESPONDENSI - UNIMAL

Korespondensi Bisnis IndonesiaKORESPONDENSIBISNIS INDONESIAJuni Ahyar, S.Pd., M.PdDiterbitkan Oleh:CV. SEFA BUMI PERSADA - ACEH2015Juni Ahyar, S.Pd., M.Pdi

Korespondensi Bisnis IndonesiaBuku Korespondensi Bisnis IndonesiaOleh : Juni Ahyar, S.Pd., M.PdHak Cipta 2015 pada PenulisPerancang SampulPenata LetakPracetak dan Produksi: Cut Henizar, S.Pd.: Juni Ahyar, S.Pd., M.Pd.: CV. Sefa Bumi PersadaHak Cipta dilindungi undang-undang.Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruhisi buku ini dalam bentuk apapun, baik secara elektronis maupunmekanis, termasuk memfotokopi, merekam atau dengan sistempenyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis dari PenulisPenerbit:SEFA BUMI PERSADAJl Malikusaleh No. 3 Bayu Aceh Utara-Lhokseumaweemail: sefabumipersada@gmail.comJuni Ahyar, S.Pd., M.PdBuku Korespondensi Bisnis Indonesia-Edisi Pertama – Lhokseumawe; Sefa Bumi Persada, 2015Hal.ISBN: 978-602-72595-4-6iiJuni Ahyar, S.Pd., M.Pd

Korespondensi Bisnis Indonesia1.I.Judul2. Hal. 181KomputerKATA a,sehingga penulisan buku ini dapat diselesaikann sebagaimanamestinya. Buku ini di tulis dalam konteks upaya menfasilitasimahasiswa dan masyarakat yang masih peduli dengan agaimedia/sarana komunikasi.Korespondensi Bisnis Indonesia ini dibuat dengan garkekeliruan dalam penulisan aridan membantu bagi siapasaja sekaligus sebagai sumber rujukan atau referensi nginJuni Ahyar, S.Pd., M.Pdiii

Korespondensi Bisnis Indonesiamempelajari tentang korespondensi Indonesia. Buku ini gmendasar yaitu kelemahan dibidang bahasa tulis dan alambukumenekankaninipraktikdibandingkan anjurkan untuk melatih pelaku korespondensi supaya pakanmodal dasar dalam melakukan korespondensi harapan ateman-temandosensemuaJuni Ahyar, S.Pd., aFakultasMalikussaleh.Oleh

Korespondensi Bisnis supayalebih sempurna dimasa yang akan datang. Dengan demikiansaran dan masukan dari berbagai pihak khususnya dari timpengajar dan para pembaca yang bersifat membangun sangatdiharapkan.Aamiin ya Rabbal Alamin.Lhokseumawe,Agustus2015Penulis,Juni Ahyar, S.Pd., M.PdJuni Ahyar, S.Pd., M.Pdv

Korespondensi Bisnis IndonesiaDAFTAR ISIBAB IPENGERTIAN,HAKEKATKOMUNIKASIDANSURATMENYURAT .11.1 Pengertian .11.2 Hakekat Komunikasi dan Surat-menyurat .31.3 Fungsi Surat .71.4 Kriteria Surat yang baik .71.5 Penggolongan Surat .81.6 Bentuk Surat . 141.6.1 Bentuk Lurus Penuh . 151.6.2 Bentuk Lurus . 181.6.3 Bentuk Setengah Lurus . 211.6.4 Bentuk Bertekuk . 241.6.5 Bentuk Alinea Menggantung . 271.7 Pemilihan Bentuk Surat . 30BAB IIFUNGSI DAN CARA MENULIS BAGIAN SURAT .2.1 Kepala Surat .2.2 Nomor Surat .2.3 Tanggal .2.4 Lampiran .2.5 Hal atau Perihal.viJuni Ahyar, S.Pd., M.Pd353738393940

Korespondensi Bisnis Indonesia2.6 Alamat Surat .2.7 Salam Pembuka .2.8 Isi Surat .2.8.1 Alinea Pembuka .2.8.2 Alinea Isi .2.8.3 Alinea Penutup .2.9 Salam Penutup.2.10 Pengirim Surat .2.10.1 Tembusan.2.10.2 Inisial .41424343444445454546BAB IIIBAHASA SURAT .3.1 Penggunaan EYD .3.1.1 Penggunaan Huruf Kapital .3.1.2 Penggunaan Tanda Garis Miring (/).3.1.3 Penggunaan Huruf Tebal .3.1.4 Kata Depan di, ke, dan dari .3.1.5 Partikel .3.1.6 Singkatan dan Akronim .3.1.7 Penggunaan Tanda Titik .3.1. 8 Penggunaan Tanda Koma (,) .3.1.9 Penggunaan Tanda Titik Dua .3.1.10 Penggunaan Tanda Petik .3.1.11 Penggunaan Garis Miring .3.1.12 Penggunaan Unsur Serapan .3.2 Diksi (Pemilihan Kata) .485050515252535556565758606161BAB IVJuni Ahyar, S.Pd., M.Pdvii

Korespondensi Bisnis IndonesiaSEKRETARIS . 634.1 Pengertian dan Tugas Sekretariat, Kesekretariatan, danSekretaris . 634.2 Jenis Sekretaris . 644.2.1 Sekretaris Eksekutif . 664.2.2 Sekretaris Pribadi . 664.3 Syarat Menjadi Sekretaris . 664.3.1 Syarat Kepribadian . 684.3.1.1 Mawas Diri . 714.3.1.2 Ramah . 724.3.1.3 Sabar . 724.1.3.4 Simpatik . 724.1.3.5 Penampilan Diri yang Baik . 724.1.3.6 Pandai Bergaul. 734.1.3.7 Dapat Dipercaya dan Memegang TeguhRahasia . 734.1.3.8 Bijaksana terhadap Orang Lain. 734.1.4.9 Memiliki Ingatan yang Baik . 744.1.4.10 Mempunyai Perhatian atas Pekerjaan744.3.2 Syarat Pengetahuan . 744.3.2.1 Syarat Pengetahuan Umum . 744.3.2.2 Syarat Pengetahuan Khusus . 754.3.2.3 Syarat Keahlian . 754.4 Anjuran dan Larangan . 774.4.1 Anjuran . 774.4.2 Larangan . 78BAB VSURAT BISNIS .5.1 Surat Bisnis/Korespondensi Bisnis.viiiJuni Ahyar, S.Pd., M.Pd8181

Korespondensi Bisnis Indonesia5.25.35.45.55.6Pengertian Surat Bisnis .Prosedur Surat Bisnis .Surat Perkenalan .Surat Permintaan Penawaran.Surat Penawaran .90909294965.8 Surat Balasan Pesanan .5.9 Surat Konfirmasi Pesanan .5.9.1 Surat Pengiriman Barang .5.10 Pesan-pesan Bisnis .100101103104BAB VIMACAM-MACAM SURAT SEKRETARIS .6.1 Surat Undangan .6.2 Surat Kuasa .6.3 Surat Keterangan .6.4 Surat Keputusan .6.5 Surat Perintah .6.6 Pengertian Surat Intruksi .6.7 Surat Pengaduan .6.8 Surat Penyelesain Klaim .6.9 Surat Penangguhan Pembayaran .6.10 Pengertian Surat Tagihan .6.11 Surat Referensi.6.12 Pengertian Surat Rekomendasi .6.13 Surat Lamaran Kerja .1111111121151211251271281301301321371431515.7 Surat Pesanan .98VIIISTILAH-ISTILAH BISNIS . 171DAFTAR PUSTAKA . 133Juni Ahyar, S.Pd., M.Pdix

Korespondensi Bisnis IndonesiaxJuni Ahyar, S.Pd., M.Pd

Korespondensi Bisnis IndonesiaBAB IPENGERTIAN HAKEKAT KOMUNIKASIDAN SURAT-MENYURAT1.1 PengertianSehelai kertas atau lebih yang di dalamnya tertulis suatupesan, yang disajikan dalam format yang khas, yaitu kan,atau ulisuntukmenyampaikan suatu pesan dari seseorang, satu pihak, organisasi/instansi uannya,inginpembacaterhindar dari kesalahan menafsirkan.Juni Ahyar, S.Pd., M.Pd1

Korespondensi Bisnis IndonesiaEmpat hal penting dalam berkomunikasi dengan surat: n pesan melalui surat. Penerima surat, yaitu orang atau lembaga sasaran yangdikirimi surat. Pesan, yaitu isi yang ingin disampaikan oleh pengirim. Saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan format surat yang sesuai dengan keperluan.Surat yang menyangkut kepentingan tugas atau dinas disebutsurat dinas atau surat resmi. Surat resmi yang baik memilikiciri-ciri berikut. Menggunakan instrumen yang sesuai, yaitu ukuran, andar. an yang singkat, lugas, jelas, dan santun, sertamenyajikan fakta yang benar bila diperlukan. 2Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum.Juni Ahyar, S.Pd., M.Pd

Korespondensi Bisnis Indonesia nsertamesinbentukketikatautulisancomputerdan kebersihan surat.Jenis-jenis atdikelompokkan sebagai berikut.a. Suratpribadi,kepada orangyaitusuratyangdikirimkanseseoranglain atau suatu organisasi/instansi. Kalausurat ditujukan kepadaseseorang seperti kawan ataukeluarga, bahasa yang dipakai relatif lebih bebas.b. merintahresmiuntukyangkepentinganadminstrasi pemerintahan.c. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan olehperusahaan atau badan usaha.d. . Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan menjadi ratJuni Ahyar, S.Pd., M.Pd3

Korespondensi Bisnis Indonesiapermintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat amarandiklasifikasikansebagaipekerjaan.3. Menurutsifatnya,suratdapatberikut.a. Surat biasa, artinya surat dapat diketahui oleh oranglain selain yang dituju.b. Surat konfidential (terbatas), maksudnya, isi surat hanyaboleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.c. ui oleh orang yang okkanmenjadi surat biasa, surat edaran, dan surat aiannya,suratterbagi atas surat biasa, surat kilat, dan surat kilat bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram, faksimili, memo,dan nota.7. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atassurat intern dan ekstern.4Juni Ahyar, S.Pd., M.Pd

Korespondensi Bisnis Indonesia1.2 Hakekat Komunikasi dan olehduapihak untuk memperoleh dan menukarkan informasi. Informasiyang diterima oleh individu lain dapat berupa gagasan, ide,dan pesan. Proses komunikasi membutuhkan partisipan isan. Komunikasi lisan ini memiliki bentuk kegiatan sepertiberbicara, pidato, seminar, dan diskusi. Komunikasi lisan inidapat dilakukan secara spontan dan menggunakan ekspresisedangkan komunikasi tulisan lisan dilakukan secara tertulisseperti makalah, dokumen, artikel, dan russurat-menyuratdisebut koresponden. Kegiatan surat-menyurat Juni Ahyar, S.Pd., M.Pd5

Korespondensi Bisnis utuhkanbeberapa pihak untuk menciptakan suatu komunikasi melaluimedia atauatauyangmediaolehlembagalainnya. Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakanhal yang penting diketahui agar pembaca mengambil aidengan isi atau maksud dari surat tersebut. Surat memilikiperbedaan dengan karangan lain karena surat ditulis denganmengikuti aturan serta kaidah yang harus diikuti oleh penulissurat. Aturan-aturan tersebut antara lain sebagai berikut:(1) sesuaidenganbagian-bagiansuratyangsudahdiatur dalam keputusan Menpan Nomor 71/1993;(2) sesuai dengan bentuk-bentuk surat;6Juni Ahyar, S.Pd., M.Pd

Korespondensi Bisnis Indonesia(3) menggunakan bahasa baku; dan(4) penggunaan kertas, amplop dan tata cara melipatsurat.Pengetahuan surat-menyurat ini tidak hanya untuk alebihrincike 3 cara komunikasi tersebut dapat dilihat pada uraianberikut ini:1. Komunikasi LisanAdalah komunikasi yang dilakukan dengan cara lisan atauverbal. Komunikasi jenis ini paling banyak digunakan sederhana, sementara masalah yang bersifat kompleks kurangtepat digunakan.Juni Ahyar, S.Pd., M.Pd7

Korespondensi Bisnis IndonesiaKelebihanKelemahanCepat ngtanpaalat ·Sulit dibuktikan,bantu,Dapat·melihatekspresi ·lawan bicara,Persiapansangatkurang.Dapat diperbaiki langsung·bilamembuat kesalahan.2. Komunikasi TulisanAdalah komunikasi yang dilakukan dengan media kcukup. Komunikasi tertulis tepat untuk mengomunikasikan munikasi lama, dan menyangkut banyak orang. Kelebihandan kelemahan jenis komunikasi ini diantaranya adalah.Kelebihan8Juni Ahyar, S.Pd., M.PdKelemahan

Korespondensi Bisnis Indonesia·Pembuktianmudah ·Memerlukan alat bantudilakukan·Dapatdibacakembali ·bila belum �Dapatdipersiapkan ·dengan matang.Memerlukanbanyakwaktudalampelaksaandan menilai umpan balik.3. Komunikasi ak.kode-kodekodelainyangJeniskomunikasidilakukan untuk menjaga kerahasiaan informasi atau kelemahan jenis komunikasi ini jaga · Pembuktiannyalemah,Juni Ahyar, S.Pd., M.Pd9

Korespondensi Bisnis Indonesiakarena hanya diketahui olehmenimbulkan salah odeyangdiberikan.1.3 Fungsi SuratFizona (2005:4) fungsi utama surat ada tujuh yaitu:(1) sebagai alat komunikasi tulis,(2) sebagai tanda bukti hitoris,(3) sebagai alat pengingat,(4) sebagai pedoman untuk bertindak,(5) sebagai keterangan keamanan,(6) sebagai duta atau perwakilan, dan(7) sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan.Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis erantaradari pengirim surat, surat menjadi bukti hitam di atas putih,alat pengingat, dan bukti historis. Surat disebut bukti i Ahyar, S.Pd., antar-kantoratau

Korespondensi Bisnis Indonesiapejabat yang mengadakan hubungan korespondensi (memilikikekuatan hukum).1.4 Kriteria Surat yang baikSurat yang baik pasti disusun dengan teknik penyusunansurat yang benar. Surat dapat dikatakan baik jika ran. Selain itu, isi surat harus singkat, jelas, dan tidakbertele-tele agar penerima dapat memahami isi surat dengan

5.10 Pesan-pesan Bisnis . 104 BAB VI MACAM-MACAM SURAT SEKRETARIS . dan pesan. Proses komunikasi membutuhkan partisipan yaitu . penulisan surat tersebut mulai dari proses konsep surat,