Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan . - Unnes
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUARPADA KANTOR KECAMATAN GUNUNGPATI KOTASEMARANGTUGAS AKHIRUntuk Memperoleh Gelar Ahli MadyaPada Universitas Negeri SemarangOlehIndra WidyantokoNIM 7351308007JURUSAN MANAJEMENFAKULTAS EKONOMIUNIVERSITAS NEGERI SEMARANG2013
PERSETUJUAN PEMBIMBINGTugas Akhir yang berjudul “Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluarpada Kantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang” ini telah disetujui oleh pembimbinguntuk diajukan ke sidang Tugas Akhir pada :Hari:Tanggal:Pembimbing,Andhi Wijayanto, SE, MMNIP. 198306172008121003Mengetahui,A.n. Ketua Jurusan ManajemenSekretaris Jurusan ManajemenDra. Palupiningdyah, M.SiNIP. 195208041980032001ii
PENGESAHAN KELULUSANTugas Akhir ini telah dipertahankan di depan sidang ujian Tugas Akhir Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Semarang pada :Hari:Tanggal:Penguji Tugas AkhirPenguji IPenguji IIAndhi Wijayanto, SE, MMAnindya Ardiansari, SE, MMNIP. 198306172008121003NIP. 198407232008122004Mengetahui,Dekan Fakultas EkonomiDr. S. Martono, M.SiNIP. 196603081989011001iii
PERNYATAANSaya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam Tugas Akhir ini benar-benar hasil karyasendiri, bukan jiplakan dari karya tulis orang lain, baik sebagian ataupun seluruhnya.Pendapat atau temuan orang lain yang terdapat dalam Tugas Akhir ini dikutip ataudirujuk berdasarakan kode etik ilmiah, apabila dikemudian hari terbukti Tugas Akhir iniadalah jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi sesuai denganketentuan yang berlaku.Semarang,Februari 2013Indra WidyantokoNIM. 7351308007iv
MOTTO DAN amengantarkan pada kesuksesan” (Ali bin AbuTholib)“Kegagalan bukanlah disaat seseorang jatuh,Tapi saat seseorang menolak untuk bangkit”(Albert Einstein)PERSEMBAHANTugas Akhir ini dipersembahkan kepada :1. Ayah dan Ibuku tercinta, kasih sayangserta do’a yang tak terbatas selalumengiringi kesuksesan yang aku capai.2. Almamater kuv
KATA PENGANTARPuji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmatdan hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul“Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor KecamatanGunungpati Kota Semarang”. Maksud dan tujuan dari penulisan Tugas Akhir iniadalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesikan Program StudiDiploma III Manajemen Perkantoran untuk mencapai gelar Ahli Madya padaFakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang.Terselesaikannya Tugas Akhir ini tentunya mendapat dukungan dariberbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada :1.Prof. Dr. H. Sudijono Sastroatmodjo, M. Si, Rektor Universitas NegeriSemarang yang telah memberikan kesempatan untuk mencari ilmu diUniversitas Negeri Semarang.2.Dr. S. Martono, M. Si, Dekan Fakultas Ekonomi Universitas NegeriSemarang yang telah mengesahkan Tugas Akhir ini.3.Drs. Sugiharto, M. Si, selaku Ketua Jurusan Manajemen Fakultas EkonomiUniversitas Negeri Semarang yang telah memberikan izin penelitian untukmenyelesaikan Tugas Akhir ini.4.Bapak Andhi Wijayanto, SE, MM, selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir,yang telah membimbing dengan penuh kesabaran serta memberikan bantuandalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.5.Ibu Anindya Ardiansari, SE, MM, selaku dosen penguji yang telahmemberikan saran dan masukan.vi
6.Drs. Ade Rustiana M. Si selaku dosen wali yang membantu kelancaranadministratif maupun perkuliahan dan memberi motivasi selama masastudy.7.Camat Gunungpati Kota Semarang yang telah memberikan ijin penelitiankepada peneliti.8.Pegawai Bagian Umum dan Kepegawaian Kantor Kecamatan GunungpatiKota Semarang yang telah membantu dalam penelitian.9.Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi yang telahmembekali ilmu dan pengetahuan yang bermanfaat selama penulis menuntutilmu.10.Ayah dan Ibu tercinta atas do’a, kasih sayang dan dorongannya dalampenyelesaian Tugas Akhir.11.Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini,yang tidak dapat disebutkan satu persatu.Disadari Tugas Akhir ini masih kurang sempurna. Oleh karena itu, kritikdan saran dari semua pihak sangat diharapkan guna penyempurnaan Tugas Akhirini. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembacanya.Semarang,Februari 2013Penulisvii
SARIIndra Widyantoko. 2013. “Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar padaKantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang”. Tugas Akhir. JurusanManajemen Perkantoran. Fakultas Ekonomi. Universitas Negeri Semarang.Pembimbing Andhi Wijayanto, SE, MM.Kata Kunci : Prosedur, Pengelolaan, Surat masuk, Surat keluar.Permasalahan yang dibahas adalah mengenai bagaimana prosedurpengelolaan surat masuk dan keluar pada Kantor Kecamatan Gunungpati KotaSemarang, dan juga kendala-kendala apa yang dihadapi dalam pengelolaan suratmasuk dan surat keluar. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah denganmetode observasi, interview atau wawancara dan dokumentasi. Tujuan daripenelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dansurat keluar pada Kantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang dan kendalakendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar.Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan surat masuk dansurat keluar pada Kantor Kecamatan Gunungpati bisa dikatakan berjalan denganbaik dan lancar, hal ini dapat dilihat dari kemampuan mengelola surat masuk,membuat dan mengirim surat keluar dengan cepat dan tepat tujuan dan mampumelaksanakan pengadaan dokumen yang dibutuhkan masyarakat dengan cepat.Meskipun masih terdapat kekurangan diantaranya kadang masih ada surat yangkelewatan diarsipkan akibat masih ada surat yang lupa diserahkan ke pengelolasurat dari bidang yang menjadi tujuan surat.Berdasarkan dari hasil penelitian yang telah dilaksanakan dapatdisimpulkan bahwa pengelolaan surat masuk pada Kantor Kecamatan Gunungpatimeliputi : menerima surat, membuka surat, menilai surat, mencatat surat,penandatanganan surat, mengarahkan surat dan penyimpanan surat. Sedangkanuntuk pengelolaan surat keluar meliputi : pembuatan konsep surat, persetujuankonsep surat, pengetikan surat, penandatanganan surat, pencatatan surat,pemberian cap dinas, penyampulan surat, pengiriman surat dan penyimpanan.Kendala yang ada yaitu kurangnya kontrol terhadap beredarnya surat di dalamkantor. Oleh karena itu peneliti menyarankan agar pengelola surat meningkatkankontrol terhadap beredarnya surat di dalam kantor, sehingga tidak ada surat yangbelum diarsipkan karena masih berada pada bagian tujuan surat dan dalampengembalian surat agar selalu melalui sepengetahuan pengelola surat dandisimpan pengelola surat.viii
DAFTAR ISIHalamanHALAMAN JUDUL . iHALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING . iiHALAMAN PENGESAHAN . iiiPERNYATAAN . ivMOTTO DAN PERSEMBAHAN . vKATA PENGANTAR . viSARI . viiiDAFTAR ISI . ixDAFTAR TABEL . xiiDAFTAR GAMBAR . xiiiDAFTAR LAMPIRAN. xivBAB I PENDAHULUAN1.1. Latar Belakang . 11.2. Rumusan Masalah . 51.3. Tujuan Penelitian . 61.4. Manfaat Penelitian . 6BAB II LANDASAN TEORI2.1. Fungsi dan Kedudukan Surat dalam Kinerja Kantor . 82.2. Macam Surat . 102.3. Bentuk-bentuk Surat . 15ix
Halaman2.4. Prinsip-prinsip Surat . 172.5. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar . 172.5.1. Pengertian Prosedur . 172.5.2. Pengertian Pengelolaan . 182.5.3. Pengertian Surat . 192.6. Sarana Pengurus Surat . 29BAB III METODE PENELITIAN3.1. Lokasi Penelitian . 323.2. Objek Kajian . 323.3. Sumber dan Jenis Data . 323.4. Metode Pengumpulan Data . 343.5. Metode Analisis Data . 35BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN4.1. Gambaran Umum Kantor Kecamatan Gunungpati . 364.1.1. Sejarah Kecamatan Gunungpati Kota Semarang . 364.1.2. Sebaran Penduduk dan Cakupan Wilayah Kerja . 374.1.3. Visi, Misi dan Tujuan Kecamatan Gunungpati . 384.1.4. Struktur Organisasi Kecamatan Gunungpati . 404.1.5. Tugas Pokok, Fungsi dan Kewenangan Kec. Gunungpati. 414.2. Deskritif Hasil Penelitian . 434.2.1. Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar pada KantorKecamatan Gunungpati Kota Semarang . 43x
Halaman4.2.2. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar pada KantorKecamatan Gunungpati Kota Semarang . 504.2.3. Cara Mengarsip Surat pada Bagian Umum dan Kepegawaiandi Kantor Kecamatan Gunungpati . 564.2.4. Kendala-kendala yang Dihadapi Kantor Kec. GunungpatiKota Semarang dalam Pengelolaan Surat Masuk dan SuratKeluar Serta Cara Mengatasinya. 574.3. Pembahasan . 59BAB V SIMPULAN DAN SARAN5.1. Simpulan . 645.2. Saran . 65DAFTAR PUSTAKALAMPIRANxi
DAFTAR TABELTabelHalaman1.1.Rekapitulasi Pelayanan Umum . 44.1. Sebaran Penduduk . 364.3. Format Buku Register Surat Masuk . 434.4. Format Buku Register Surat Keluar . 44xii
DAFTAR GAMBARGambarHalaman2.1.Bagan Tata Aliran Pengelolaan Surat Masuk . 232.2. Bagan Tata Aliran Pengelolaan Surat Masuk . 264.2. Struktur Organisasi Pemerintahan Kecamatan Gunungpati . 394.5. Kartu Kendali Surat Masuk (KKSM) . 464.6. Kartu Kendali Surat Keluar (KKSK) . 474.7. Alur Pengelolaan Surat Masuk pada Kantor Kec. Gunungpati . 514.8. Alur Pengelolaan Surat Keluar pada Kantor Kec. Gunungpati . 54xiii
DAFTAR LAMPIRANLampiran1. Surat Ijin Penelitian (dari UNNES)2. Surat Ijin Penelitian (dari Badan Kesatuan Bangsa,Politik dan Perlindungan Masyarakat)3. Surat Keterangan Melakukan Penelitian (dari KecamatanGunungpati)4. Struktur Organisasi Pemerintah Kecamatan Gunungpati5. Lembar disposisi6. Cara Pengisian Kolom Buku Register Surat Masuk7. Cara Pengisian Kolom Buku Register Surat Keluar8. Kartu Kendali Surat Masuk dan Surat Keluarxiv
BAB IPENDAHULUAN1.1. Latar BelakangKetertiban dan kelancaran merupakan beberapa faktor penting dalamkepengurusan administrasi. Dalam kepengurusan ketatausahaan organisasiseperti instansi pemerintah ataupun swasta, dituntut terjaganya kelancaranadministrasi guna menunjang keefektifan kinerja dan terpenuhi akanmanfaat yang diinginkan. Tata usaha adalah segenap aktifitas menghimpun,mencatat, mengolah mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yangdiperlukan dalam setiap organisasi (Soetrisno, 2002:12). Salah satu tugastata usaha dari pengertian diatas berkaitan dengan keterangan, suratmenyurat dan warkat-warkat, oleh karena itu tata usaha sering disebutpekerjaan tulis menulis maka tercipta warkat yang kemudian terkumpulmenjadi arsip. Prosedur pengolahan surat perlu diterapkan untuk masingmasing unit organisasi, karena merupakan sumber data atau informasi yangbermanfaat untuk kemajuan organisasi tersebut secara maksimal. Sumberdata atau informasi yang digunakan adalah surat. Surat adalah alatkomunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihaklain untuk menyampaikan warta (Bartos, 2003:36).Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasiberkembang begitu pesat dengan banyak bermunculnya berbagai alattelekomunikasi atau penghubung yang canggih seperti; telepon, handphone,televisi, radio, telegram, faxsimile dan sebagainya, namun masih ada1
2komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkanmasih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagaiperalatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalahsurat.Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untukmengadakan komunikasi secara tertulis (Silmi, 2002 : 1). Surat masihdigunakan sampai sekarang karena surat masih memiliki kelebihandibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan tersebut karenasurat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alatkomunikasi juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatasputih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengingat, jaminan,wakil, alat promosi.Dalam suatu organisasi / perusahaan surat menurut prosedurpengurusannya dibagi menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Suratmasuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupunperorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melaluikurir dengan mempergunakan buku pengiriman / ekspedisi, sedangkan suratkeluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel,dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat olehsuatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepadainstansi, kantor atau lembaga lain (Wursanto, 2003 : 104).
3Prosedur pengelolaan surat masuk yang meliputi; pengelompokansurat,membuka surat, pemerikasaan surat,pencatatan suratdanpendistribusian surat, sedangkan untuk surat keluar meliputi; pemberiannomor,penyusunan surat, pengiriman surat (Widjadja, 2002 : 30).Pengelolaan surat pada Kantor Kecamatan Gunungpati KotaSemarang yaitu ada pada Bagian Umum dan Kepegawaian. Bagian Umumdan Kepegawaian pada Kantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarangadalah bagian yang mengurusi kegiatan administrasi termasuk mengurusijalannya surat masuk dan surat keluar. Pengelolaan surat dalam penelitianini yaitu suatu proses atau kegiatan dalam suatu organisasi dalampencapaian tujuan dengan menggunakan sumber daya yang ada, an,peminjaman,penyusutan sampai dengan kegiatan pemusnahan surat. Pengelolaan suratsendiri terdiri dari pengelolaan surat masuk dan pengelolaan surat keluar.Dari observasi yang dilakukan peneliti di Kantor KecamatanGunungpati Kota Semarang, bahwa seluruh kegiatan surat menyurat diKantor Kecamatan Gunungpati yang meliputi surat masuk dan surat keluarhanya ditangani oleh satu orang pegawai. Selain itu cara penanganansuratnya pun cukup sederhana, yaitu pencatatan surat masih bergantungpada buku agenda saja. Padahal pada 2012 sampai bulan Agustus saja sudahada 1704 surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Gunungpatibelum lagi ditambah surat-surat yang lain. Lebih jelasnya lihat tabel berikut.
4Tabel 1.1 Rekapitulasi Pelayanan Umum Kecamatan GunungpatiTahun 2012 sampai Bulan AgustusNoJenis PelayananJumlah Ket1 SURAT MASUK (termasuk undangan)11472 SURAT KELUAR5573 NOTULEN RAPAT144 KARTU KELUARGA (KK)2785 KARTU TANDA PENDUDUK (KTP)7796 IMB/ HO78/47 SKCK7548 NIKAH1499 PINDAH44310 LAHIR14711 MATI20112 BORO NIKAH31813 LAIN-LAIN (LEGALISASI)2787Sumber : Bagian Umum dan Kepegawaian Kecamatan Gunungpati, 2012.Meskipun demikian Kantor Kecamatan Gunungpati tetap mampumelayani kebutuhan masyarakat dengan baik. Misalnya dapat membuat danmengirim surat keluar dengan cepat dan tepat tujuan, mampu melaksanakanpangadaan dokumen yang dibutuhkan masyarakat dengan cepat, dan lainsebagainya. Namun dalam kenyataanya Kantor Kecamatan Gunungpatimasih mengalami beberapa kendala dalam pengelolaan surat masuk dansurat keluar. Adapun kendala-kendala yang muncul dalam pengelolaan suratmasuk dan keluar seperti terkadang tidak semua surat diserahkan ke petugaspengelola surat untuk diarsipkan, tetapi masih disimpan di masing-masingbidang yang berkepentingan atau tujuan dari surat tersebut. Sehinggapetugas hanya mengarsip surat yang didisposisi dan diserahkan ke petugaspengelola surat saja. Terkadang petugas lupa memberi nomor surat keluar,dan ada juga alamat tujuan yang salah, dan terkadang ada pegawai yang
5meminjam surat dan pada waktu pengembalian surat tersebut pegawai yangmeminjam surat itu mengembalikan surat sendiri tanpa memberi tahupetugas pengelola surat dan terjadi kesalahan tempat dalam mengembalikansurat. Sehingga pada waktu surat diperlukan kembali surat tersebut susahdiketemukan. Hal ini menjadi wajar terjadi karena dari sekian surat yangmasuk setiap hari pada bagian umum yang merupakan pintu masuk bagisemua surat yang diterima Kantor Kecamatan Gunungpati Kota Semaranghanya dikerjakan oleh seorang karyawan bidang kearsipan dengan latarbelakang pendidikan SMA, jumlah ini dirasa kurang dengan melihat jumlahsurat yang masuk setiap harinya.Dari latar belakang di atas dapat diketahui mengenai pentingnyaperanan surat menyurat dalam suatu organisasi / instansi dan carapengelolaannya, maka penulis tertarik mengambil judul “PROSEDURPENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADAKANTOR KECAMATAN GUNUNGPATI KOTA SEMARANG”1.2. Rumusan masalahBerdasarkan latar belakang di atas, penulis mengutarakan masalahyang ada, antara lain :1. Apa saja kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan suratmasuk dan surat keluar?2. Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar padaKantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang?
61.3.Tujuan penelitianMengingat pokok permasalahan tersebut, maka tujuan yang ingindicapai penulis dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :1. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaansurat masuk dan surat keluar.2. Untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluarpada Kantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang.1.4.Manfaat penelitianSebuah penelitian tentunya diharapkanmampu memberikanmemberikan manfaat dari berbagai pihak. Adapun kegunaan dari penelitianini adalah sebagai berikut :1. Manfaat praktisa. Bagi idangManajemen Perkantoran terkait dengan pengelolaan surat masuk dansurat keluar.b. Bagi Kantor Kecamatan Gunungpati Kota SemarangDapat memberikan sumbangan pemikiran bagi kantor dan bahanpertimbangan dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar padaKantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang.c. Bagi Universitas Negeri SemarangSebagai bahan tambahan informasi dan referensi bacaan khususnyabagi mahasiswa yang akan menyusun tugas akhir.
72. Manfaat TeoritisUntuk menerapkan pemahaman teori yang diperoleh penulis selama dibangku kuliah ke dalam dunia nyata.
BAB IILANDASAN TEORI2.1. Fungsi Dan Kedudukan Surat Dalam Kinerja KantorSelain sebagai sarana atau wahana komunikasi surat jugamempunyai fungsi lain,1. Menurut Barthos (2009 : 36) surat mempunyai fungsi sebagai berikut:a. Wakil dari pengirim atau penulis.b. Bahan Pembukti.c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.d. Alat pengukur kegiatan organisasi.e. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).2. Sedangkan fungsi surat menurut Silmi (2008 : 2-3) antara lain :a. Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi, surat merupakan saranakomunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis.b. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan,misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.c. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secaratertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyaikekuatan hukum.d. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakanuntuk informasi atau petunjuk keterangan untuk di tindak lanjuti.8
9e. Bahan pengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atauaktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukankegiatan selanjutnya baginya.f. Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminankeamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai danlain sebagainya.g. Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihakdengan kekutan hukum, semisal dalam surat kontrak.h. Alat promosi, Surat dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atauperusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun jugayang membaca surat tersebut.i. Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik waktu, tenagadan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakilikedatangan pembuat surat secara nyata.Dari fungsi surat diatas dapat diketahui kedudukan surat dalam kinerjakantor meliputi sebagai berikut :1. Surat mempunyai kedudukan sebagai wakil dari pengirim ataupenulis.2. Surat berkedudukan sebagai pedoman dalam mengambil tindakanlebih lanjut.3. Surat berkedudukan sebagai jaminan.
102.2. Macam SuratDalam kehidupan sehari-hari terdapat bermacam-macam jenis suratyang beredar, baik wujud, tujuan, isi, jumlah penerima, keamanan isinya,urgensi penyelesaian, sumber dan pengelolaannya.Menurut Barthos (2009 : 37-39) jika diklasifikasikan maka suratdapat dibedakan dalam berbagai hal seperti dibawah ini :a. Menurut wujudnyaMenurut wujudnya surat dapat dibedakan menjadi beberapa macamantara lain :1. Kartu posKartu pos adalah wujud surat terbuka yang terbuat dari kartonberukuran 10 x 15 cm. Kartu pos dipergunakan untukmenyampaikan berita pendek yang isinya dapat diketahui oranglain.2. Warkat posWarkat pos adalah wujud surat yang tertutup yang terbuat darisehelai kertas yang telah dicetak, dapat dilipat seperti amplop.Warkat pos dipergunakan untuk menyampaikan berita pendek yangisinya dapat diketahui orang lain.
113. Surat bersampulSurat bersampul adalah wujud surat tertutup yang memakaisampul. Surat bersampul digunakan untuk :a. Menyampaikan berita yang isinya tidak dapat diketahui oranglain.b. Mengirim berita yang isinya lebih panjang daripada warkatpos, dan lebih menghormati pihak yang kita kirimi surat.4. Memorandum dan NotaMemorandum adalah surat yang berisi catatan singkat tentangpokok-pokok persoalan. Memo dibuat oleh atasan untuk bawahanatau sebaliknya.Nota adalah surat yang hanya dibuat oleh atasan untukbawahannya. Pada dasarnya isi nota sama dengan isi surat dinas,hanya lebih ringkas tetapi jelas.5. TelegramTelegram adalah surat yang susunannya ringkas dan jelas denganbahasa yang jelas yang memuat berita-berita yang penting sajayang dituliskan, dan penulisannya menggunakan huruf morse.b. Menurut isinyaMenurut isinya dapat digolongkan menjadi :1. Surat dinasSurat dinas adalah surat yang berisi masalah kedinasan atauadministrasipemerintah. Suratdinasdibuatoleh instansi
12pemerintah dan dikirim kepada semua pihak yang memilikihubungan dengan instansi tersebut, karena surat dinas sifatnyaresmi, maka surat tersebut ditulis menggunakan bahasa ragamresmi. Contoh surat dinas diantaranya adalah surat keputusan,instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas,pengumuman dan surat undangan rapat dinas.2. Surat niagaSurat niaga adalah surat yang berisi masalah perniagaan. Suratniaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semuapihak. Contoh surat niaga diantaranya adalah surat pesanan, surattagihan, surat permohonan lelang dan periklanan.3. Surat pribadiSurat pribadi adalah surat yang berisi masalah pribadi yangditujukan kepada keluarga, teman atau kenalan. Karena suratpribadi sifatnya akrab, maka menggunakan bahasa yang santai danluwes untuk menambah rasa kekeluargaan atau persahabatan.c. Menurut jumlah penerimaDilihat dari jumlah penerima surat, maka surat dapat dibedakan menjadibeberapa macam antara lain :1. Surat biasaSurat biasa adalah surat yang khusus ditujukan kepada seorangpejabat, atau instansi tertentu.
132. Surat edaranSurat edaran adalah surat yang dibuat oleh instansi luar. Isi surat iniadakalanya hanya ditujukan kepada pejabat tertentu yangbersangkutan (edaran khusus), dan adakalanya disebarkan kepadalingkungan yang luas (edaran umum).3. Surat pengumumanSurat pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada parapejabat, karyawan dan masyarakat umum.d. Menurut keamanan isinyaDilihat dari keamanan isinya surat dapat dibedakan menjadi beberapamacam antara lain :1. Surat sangat rahasiaSurat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen atau naskahyang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanannegara ataupun rahasia pribadi seseorang. Surat seperti iniberhubungan erat dengan keamanan negara, dan biasanya diberitanda “RHS” atau “SR”.2. Surat rahasiaSurat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang hanyadiketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.
143. Surat biasaSurat biasa adalah surat yang berisi masalah umum dan biasa,bukan rahasia, yang bila diketahui orang lain tidak merugikanlembaga atau pejabat yang bersangkutan.e. Menurut urgensi penyelesaianBerdasarkan urgensi pengiriman surat dapat dikelompokkan menjadi :1. Surat Sangat Segera (Kilat)Surat sangat segera (kilat) adalah surat yang isinya harus sesegeramungkin diketahui oleh penerima surat dan harus sesegeramungkin diselesaikan atau ditanggapi. Penyelesaian surat ini haruslebih diprioritaskan daripada surat lainnya. Jadi, surat sangat segeraharus diutamakan penyelesainnya.2. Surat SegeraSurat segera adalah surat yang harus segera diketahui danditanggapi. Penyelesaian surat ini tidak harus dilakukan padakesempatan pertama tetapi disesuaikan dengan pedoman yangberlaku pada instansi yang bersangkutan.3. Surat BiasaSurat biasa adalah surat yang isinya tidak harus segera diketahuidan ditanggapi. Meskipun demikian, surat yang diterima harussegera dibalas agar komunikasi dapat berjalan dengan lancar.
15f. Menurut prosedur pengurusanMenurut prosedur pengurusannya surat digolongkan menjadi :1. Surat MasukSurat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untukmenyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihakyang lain.2. Surat KeluarSurat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor,berstempel dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yangdibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanyadikirim melalui pos atau kurir.g. Menurut jangkauannyaMenurut jangkauannya surat digolongkan menjadi :1. Surat kberkomunikasi dalam suatu kantor atau instansi yang bersangkutan.2. Surat EksternSurat ekstern adalah surat yang digunakan untuk berkomunikasidengan pihak-pihak diluar kantor instansi yang bersangkutan.2.3. Bentuk-bentuk suratBentuk surat adalah tata letak dari sebuah surat. Penempatan bagianbagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang
16tertentu pula, sehingga dalam penulisan surat hendaknya dipilih bentuk yangtepat untuk memperoleh efisiensi kerja yang maksimal,.Menurut Sopyan (2005 : 23-32) adapun beberapa bentuk surat yaitu :1. Bentuk Setengah LurusSurat yang berbentuk setengah lurus disusun dengan aturan, semuabagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batasbagian surat diketik dengan menambahkan jarak lima ketikan dan setiapparagraf baru dimulai pada margin yang sama diantara paragraf yangsatu dan yang lainnya berjarak satu spasi.2. Bentuk LurusBentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh.Bedanya terletak pada tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, namaterang dan NIP, salam penutup, semua terletak dimargin sebelah kiri.3. Bentuk Lekuk dan GerigiBentuk lekuk dan gerigi (indented style) yaitu setiap paragraf diketikagak menjorok kedalam. Paragraf yang satu dengan paragraf yanglainnya tidak perlu berjarak.4. Bentuk Resmi Indonesia LamaBentuk resmi indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketiksebelah kanan dibawah tanggal surat.5. Bentuk Resmi Indonesia BaruBentuk resmi indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurusdan bentuk resmi indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus
17terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kananyang setara dengan penulisan tembusan.2.4. Prinsip-Prinsip SuratMenurut Moekijat (2001 : 52) a
bermanfaat untuk kemajuan organisasi tersebut secara maksimal. Sumber data atau informasi yang digunakan adalah surat. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Bartos, 2003:36). Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi
Penomoran Surat Surat Keluar yang telah ditandatangani Pejabat 15 Menit Ters usun nya secara urut surat-surat yang siap dengan penomoran sesuai kartu kendali 2 Penomo ran Surat Buku Kendali Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas 10 Menit Terc iptan ya surat keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat
- Surat dinas: surat keterangan, surat jalan, surat kelakuan baik, surat izin, dan sebagainya. . Memintakan penomoran dan cap dinas surat keluar kepada petugas pengendali di UK 4. Menyerahkan surat keluar kepada petugas . atau perorangan dalam format dan media apapun Tunggal maupun kelompok
Secara umum, sistematika surat lamaran pekerjaan meliputi tempat dan tanggal pembuatan surat, lampiran dan perihal, alamat surat, salam pembuka, paragraf . melampirkan surat pendukung seperti sertifikat pengalaman kerja. H. Contoh Surat Lamaran Pekerjaan dan Daftar Riwayat Hidup 1. Surat lamaran berdasa
104 Siska Rian Pratiwi Asupan Vitamin C dan E dengan SQ-FFQ terhadap Fungsi aru erokok dan on-erokok nyak 4,76% sampel perokok aktif masuk dalam kategori normal, 49,21% masuk dalam kategori mild, sebanyak 33,33% masuk dalam kategori moderate, dan sebanyak 12,7% masuk ke dalam kategori moderately severe.Didapatkan pula ha-
2.3.1. Surat bisnis 15 2.3.2. Ciri-ciri surat bisnis 15 2.3.3. Fungsi surat bisnis 17 2.3.4. Syarat surat bisnis yang baik 18 2.3.5. Bahasa surat bisnis 20 2.3.6. Bagian surat dan fungsinya 21 2.4. Pengertian Bisnis 23 2.5. Peranan korespondensi dalam bisnis 24 2.6. Format penulisan surat
Administrasi Perkantoran 6. 9 3) Susunan Surat Dinas (a) Kop Surat Kop Surat Nama Jabatan Kop Surat Nama Jabatan adalah kepala surat yang menunjukkan jabatan tertentu. Hanya digunakan untuk surat yang ditandatangani oleh pejabat negara Kop Surat Nama Jabatan terdiri dari Lambang Negara di tengah dan .
Tarikh surat hendaklah dicatat pada sebelah kanan surat di bawah nombor rujukan. Ruangan tarikh perlu dikosongkan dan ia perlu diisi oleh penandatangan surat. Rajah 5 menunjukkan contoh catatan nombor rujukan fail dan tarikh surat. Faks dan Laman Web Rajah 4: Kepala Surat
Step 1: Fold paper into triangular fourths. Cut along one line from the outer point to the middle. Step 2: Fold paper into a pyramid shape by putting one triangle beneath the other to make the base of the pyramid. Staple in each of the front corners. Step 3: Make the desired number of pyramids and staple them together. You can do 1, 2, 3, or 4 pyramid sections. This photo shows 4 pyramid .
