Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan .

Standar Operasional Prosedur AdministrasiPemerintahan (SOP AP)

Dasar 4UU25/2009 Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang PelayananPublik (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112 danTambahan Lembaran Negara Nomor 5038) Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang GrandDesign Reformasi Birokrasi 2010-2025 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan AparaturNegara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 Tahun 2015tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur NegaradanReformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 tentangPenataan Tata Laksana (Business Process) Nomor 19Tahun 2018 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 11 Tahun2011 Tentang Kriteria dan Ukuran Keberhasilan ReformasiBirokrasi Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 14 Tahun2014 Tentang Pedoman Evaluasi Reformasi BirokrasiInstansi Pemerintah Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 Tahun2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar OperasionalProsedur Administrasi PAN19/2018

Reformasi BirokrasiHasil yang diharapkan: Terwujudnya ketatalaksanaanyang efektif dan efisien dalamrangka mendorong upayaperwujudan tata pemerintahanyang baik Terwujudnya ketatalaksanaanyang berbasis elektronik yangmenyeluruh dan aTata Laksana8 AreaPerubahanSDM ASNAkuntabilitasKelembagaanPeraturanPerundangan

Tatalaksana: Proses Bisnis - SOP1Menyusun Peta Proses Bisnis234Menyusun SOP berdasarkanPeta Proses BisnisMenetapkanMenerapkan dan mengevaluasi

Tatalaksana: Proses Bisnis - SOP

Tatalaksana: Proses Bisnis - SOPPROSES MANAJEMENPROSES INTIPROSES PENUNJANG

Inventarisasi Penyusunan danPelaksanaan SOPSumber: DeputiKelembagaan dan TataLaksana, 2014

SOP – Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksitertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraanaktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana danoleh siapa dilakukan Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaantugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasipemerintah Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP)adalah standar operasional prosedur dari berbagai prosespenyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai denganperaturan perundang-undangan yang berlaku

Manfaat SOP Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikanpekerjaan yang menjadi tugasnya Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukanoleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dantanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung padaintervensi manajemen, sehingga akan mengurangl keterlibatan pimpinandalam pelaksanaan proses sehari-hari Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawaicara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasiusaha yang telah dilakukan Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapatberlangsung dalam berbagai situasi

Manfaat SOP Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harusdikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorangpegawai dalam melaksanakan tugasnya Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinantuntutan hkum kuarena tuduhan melakukan penyimpangan Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan proseduraldalam memberikan pelayanan Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunanstandar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagikinerja pelayanan

Prinsip Penyusunan dan Pelaksanaan SOP AP Kemudahan dan kejelasan Konsisten Efisiensi dan efektivitas Komitmen Keselarasan Perbaikan berkelanjutan Keterukuran Mengikat Dinamis Seluruh unsur memiliki peranpenting Berorientasi pada pengguna(mereka yang dilayani) Kepatuhan hukum Kepastian hukum Terdokumentasi dengan balk

Langkah-langkah Penyusunan SOP AP 1. Persiapan 2. Penilaian Kebutuhan SOP APPersiapan 3. Pengembangan SOP AP 4. Penerapan SOP APPenilaian KebutuhanSOP 5. Monitoring dan Evaluasi SOP APMonitoring danEvaluasiPengembanganSOPIntegrasi SOP dalamManajemen

Rincian Langkah Penyusunan rasi dalamManajemen Membentuk Timdankelengkapannya Menyusun rencanatindak penilaiankebutuhan PengumpulanInformasi danIdentifikasi Alternatif Melakukanpelatihan2 bagianggota Tim Melakukan penilaiankebutuhan Analisis danpemilihan alternatifpenulisan SOP Distribusi danaksibilitas Pengujian dan Reviu Pelatihanpemahaman Memberitahukankepada seluruh unittentang kegiatanpenyusunan SOP Membuat sebuahdaftar mengenaiSOP yang akandikembangkan Membuat dokumenpenilaian kebutuhanSOP Pengesahan SOP Perencanaanpenerapan PemberitahuanMonitoring danEvaluasi Monitoring Evaluasi

Jenis SOPSOP berdasarkan Sifat Kegiatan SOP Teknis SOP AdministratifSOP menurut Cakupan dan Besar Kegiatan SOP Makro SOP MikroSOP menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan SOP Final SOP ParsialSOP menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan SOP Generik (Umum) SOP Spesifik (Khusus)

Format Umum SOP Langkah Sederhana (Simple Steps)Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikitkegiatan dan memerlukan sedikit keputusan. biasanya merupakan prosedur rutin dansederhana. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur yangdisusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akantetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan. Dalam hierarchical langkahlangkah yang telah diidentifikasi dijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci. Grafik (Graphic)Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik, makaformat ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan kedalam sub-subproses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah. Diagram Alir (Flowcharts)Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukanpengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban "ya" atau"tidak" yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya.

Format SOP-AP Format Diagaram Alir BercabangFormat yang dipergunakan dalam SOP AP adalah format diagram alirbercabang (branching flowcharts) dan tidak ada format lainnya yangdipakai. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas danfungsi instansi pemerintah termasuk di dalamnya Kementerian/Lembagadan Pemerintah Daerah memuat kegiatan yang banyak ( 10 langkah)dan memerlukan pengambilan keputusan yang banyak. Oleh sebab ituuntuk menyamakan format maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas danfungsi administrasi pemerintahan dibuat dalam bentuk diagram alirbercabang (branching flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat(sedikit, kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan

Format SOP-AP Menggunakan 5 simbol Flowcharts- Simbol Kapsul/Terminator (mulai dan berakhir;- Simbol Kotak/Process (kegiatan eksekusi;) untuk mendeskripsikan kegiatan) untuk mendeskripsikan proses atau- Simbol Belah Ketupat/Decision (pengambilan keputusan;- Simbol Anak Panah/Panah/Arrow (kegiatan (arah proses kegiatan);) untuk mendeskripsikan kegiatan) untuk mendeskrpsikan arah- Simbol Segilima/Off-Page Connector () untuk mendeskripsikanhubungan antar simbol yang berbeda halaman

Format SOP-AP Pelaksana dipisahkan dari KegiatanPenulisan pelaksana dalam SOP AP ini dipisahkan dari kegiatan. Olehkarena itu untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu dan tumpangtindih (overlapping) yang tidak efisien maka penulisan kegiatan tidakdisertai dengan pelaksana kegiatan (aktor) dan dipisahkan dalam kolompelaksana tersendiri. Dengan demikian penulisan kegiatan menggunakankata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan

Unsur SOP Unsur Dokumentasi-Halaman Judul (cover)-Keputusan Pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda-Daftar isi dokumen SOP AP-Penjelasan singkat penggunaan Unsur Prosedur-Bagian Identitas: Logo dan Nama Instansi/Satuan Kerja/Unit Kerja Nomor SOP AP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi

Unsur SOP- Tanggal Efektif Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja Judul SOP AP Dasar Hukum Keterkaitan Peringatan Kualifikasi Pelaksana Peralatan dan Perlengkapan Pencatatan dan PendataanBagian Flowchart

Langkah Penyusunan SOP – Unsur Prosedur Identifikasi Judul Identifikasi TugasIdentifikasi FungsiIdentifikasi Sub-FungsiIdentifikasi KegiatanIdentifikasi OutputIdentifikasi Aspek;Merumuskan judul SOP-AP

Langkah Penyusunan SOP – Unsur ekJudul SOP(1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)A.Melaksanakanurusan bidangkepegawaian,dankesejahteraan,pendidikan ankesejahteraana. Melaksanakanurusan kegiatankepegawaiana) LaporanKehadiranPegawaiPembuatana) PembuatanLaporanKehadiranPegawaib) SuratUsulanKenaikanPangkatPembuatanb) PembuatanSurat UsulanKenaikanPangkata) Daftar GajiPembuatana) PembuatanDaftar Gajib) Pembayaran GajiPegawaiPelaksanaanb) PelaksanaanPembayaranGaji Pegawaic) dll.b. Melaksanakanurusan kegiatankesejahteraanc) dll,

Langkah Penyusunan SOP – Unsur Prosedur Identifikasi Prosedur Identifikasi Jenis Kegiatan;Identifikasi Penanggung Jawab Produk;Identifikasi Penanggung Jawab Pelaksanaan Kegiatan;Identifikasi Kegiatan;Identifikasi Langkah Awal Kegiatan;Identifikasi Langkah Utama Kegiatan;Identifikasi Langkah Akhir Kegiatan;Mengidentifikasi Langkah-langkah Penghubung antara Langkah Awal,Utama dan Akhir

Langkah Penyusunan SOP – Unsur Prosedur1. Nama SOP: Pembuatan Laporan Konsinyering2. Jenis Kegiatan: Rutin3. Penanggung Jawab:4a. Produk: Asdep Pengembangan Sistem dan ProsedurPemerintahanb. Kegiatan: Kabid .Scope/ruanglingkup: Asdep Pengembangan Sistem dan ProsedurPemerintahan Deputi Bidang Tatalaksana

Langkah Penyusunan SOP – Unsur ProsedurNama Kegiatan: Pembuatan Laporan KonsinyeringLangkah Awal: Kabid menugaskan Kasubid untuk menyusun konsepLaporan KonsinyeringLangkah Utama: Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering danmenyerahkan kepada Kabid.Langkah Akhir: Analis mendokumentasikan Laporan KonsinyeringHubungkan Langkah Awal, Langkah Utama dan Langkah Akhir dalamsebuah “cerita” berurutan awal - akhir;1. Kabid menugaskan Kasubid untuk menyusun konsep Laporan Konsinyering 2. Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan menyerahkan kepadaKabid 3. Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering

Langkah Penyusunan SOP – Unsur ProsedurLangkah AwalLangkah UtamaLangkah Akhir: 1Kabid menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep LaporanKonsinyering2Kasubid memerintahkan analis untuk mengumpulkan data danmengonsep Laporan Konsinyering3Analis mengumpulkan data Konsinyering danMenyerahkan kepada Kasubid: 4Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan menyerahkankepada Kabid5Kabid memeriksa konsep Laporan Konsinyering. Jika setuju memberiparaf dan menyerahkan kepada Asdep. Jika tidak setujumengembalikan kepada Kasubid untuk diperbaiki6Asdep memeriksa draft final Laporan Konsinyering. Jika setujumenandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setujumengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki7Kabid menyerahkan Laporan Konsinyering kepada Kasubid untukdidokumentasikan8Kasubid memerintahkan Analis untuk mendokumentasikan LaporanKonsinyering: 9Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering