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L’Intendance Hôtelière Page 2 Les trois premières semaines ont été très dures physiquement mais l’entraide et la solidarité entre professionnels (collègues et fournisseurs) a été vraiment un point fort. La pandémie a aussi demandé aux personnels du service, une constante adaptation et une grande réactivité. « Tout a commencé avec une alerte de l’ARS. Il a fallu réagir très vite et rechercher des articles que l’établissement n’est pas habitué à acheter (sur-blouses, sur-chaussures, charlottes, carrés d’essuyage et bandeaux de nettoyage à usage unique, ) et faire appel à de nouveaux fournisseurs assez inhabituels : services de restauration collective, vétérinaires, magasins de bricolage, entreprises viticoles, Il a fallu aussi faire régulièrement face aux problèmes de rupture de stock de gant, de détergent désinfectant, de savon, car notre établissement n’était pas le seul impacté par la crise en France ! Il a fallu s’adapter et répondre à nos 3 nouvelles missions.» Réception des dons Tous les professionnels de l’Intendance Hôtelière sont restés à leur place pendant la pandémie et ont réceptionné les nombreux dons et colis distribués généreusement par les professionnels extérieurs et les particuliers : masques en tissus, visières, articles de protection corporelle et produits d’entretien. Il a fallu, réceptionner, comptabiliser, lister et stocker tous ces produits afin d’équiper toutes les unités de soins en fonction des besoins. Equipement des unités Covid et des unités de soins Tous ces dons ont été essentiels pour équiper à la fois les 2 unités de l’établissement qui étaient réservées pour accueillir des patients contaminés et les unités de soins, susceptibles d’avoir des contaminations. L’équipe de l’Intendance Hôtelière a préparé et distribué les kits Covid et les kits de désinfection. Equipement des prestataires de nettoyage des locaux L’Intendance Hôtelière a également équipé de masques en tissus, les employés de la société privée de nettoyage qui s’occupe de l’entretien des locaux, afin qu’ils puissent continuer leur mission et a réorganisé leurs temps de travail en fonction de l’ouverture des unités. Une nouvelle organisation Désormais, certaines règles ont changé. Les produits livrés sont stockés pendant 24h, sans être touchés, les livreurs ne rentrent plus dans l’entrepôt, les commandes sont déposées à l’extérieur des unités et les bons de livraison ne sont plus signés. Les gants et les masques sont obligatoires pour les livraisons et la distribution des produits se fait uniquement au comptoir du magasin. « Le déconfinement est en place, et nous ferons notre possible pour qu’il se passe au mieux pour tous. 3 maitres-mots pour ce service : « S’adapter, protéger, soutenir ». Quelques photos du stock Le GIP Blanchisserie Le GIP (Groupement d’Intérêt Public) a pour missions habituelles d’acheter, laver et livrer le linge des cinq établissements de la Direction Commune. Ces missions ont été élargies au cours de cette pandémie La crise de la Covid19 a fortement perturbé le fonctionnement de ce service puisqu’il s’est trouvé au cœur de la pandémie. Habituellement chargé des approvisionnements en linge, il a dû faire face à de nouveaux besoins, à des inquiétudes des professionnels et à une adaptation de ses process. Faire face aux nouveaux besoins Les besoins en tenues spécifiques ont été très vite le sujet principal et ont contraint le service à commander très rapidement des tenues supplémentaires aux fournisseurs, ce qui n’a pas été simple puisqu’il a fallu faire face aux ruptures de stocks, à la concurrence des autres établissements et aux délais de commandes rallongés. Le besoin en masques en tissus a également émergé très vite. Le GIP a donc fourni de grosses quantités de tissus aux couturières bénévoles extérieures et à la couturière de l’unité Regain*, qui a mis son savoir-faire au service des professionnels. Merci à vous toutes ! Inquiétudes des professionnels Malgré leur peur, bien compréhensible, de manipuler du linge potentiellement contaminé, tous les agents du GIP sont restés. Le responsable a immédiatement mis en place des mesures barrières (distributeurs de gel hydro-alcoolique, masques, gants, kits de protection, ) et aidé les professionnels à les appliquer. Ainsi, il a même adapté certaines serrures pour que les agents n’aient plus à ouvrir les portes avec leurs mains ! Adaptation des process Bien entendu, le service est désormais interdit à toutes les personnes étrangères et le port de la tenue de protection au tri (sur-blouses, charlottes, masques, ), est obligatoire. Un code couleur a même été mis en place pour les tenues, en fonction des zones de traitement, ce qui permet de repérer les personnes ne respectant pas les règles d’hygiène. La salle de réunion a été ouverte en plus de la salle de repos pour prendre les pauses en respectant la distanciation et pour permettre de profiter des repas gratuits proposés par le service restauration. Les livreurs ne rentrent plus dans les unités de soins et livrent désormais devant la porte. Un stock d’articles à usage unique a été acheté (draps, serviettes, bavoirs, ) et la température de lavage du linge a été adaptée aux derniers protocoles. *Retrouvez page 4, l’interview de notre couturière, Naïma

Le service Restauration Page 3 Le service Restauration de l’hôpital fournit plus de 300 000 repas par an et emploie 28 agents. Il achète, fabrique et livre les repas pour tous les patients et pour certains professionnels (plateaux repas et restaurant du personnel). Lors de cette pandémie, il a dû faire face à des problèmes logistiques, organisationnels et humains. La première difficulté durant cette crise, dans ce service, a été de gérer les interrogations liées au contexte se traduisant par les tensions humaines et organisationnelles. Les pièces de fabrication étant des espaces confinés, les agents se sont très vite inquiétés de savoir comment il était possible d’assurer la production si un agent venait à être contaminé. Le résultat aurait été dramatique pour les patients : l’arrêt de la fabrication des repas. Réorganisation du service Le responsable, M. Leveau-Etcheverria, a très vite réagi en concertation avec ses responsables hiérarchiques. Le restaurant du personnel a été fermé. Suite à une réflexion avec son équipe, le personnel a été divisé en 2 groupes, travaillant en alternance tous les 2 jours. Cette réorganisation a permis de simplifier la mise en œuvre des gestes barrières (distanciation physique prioritairement), de conserver une production normale, de fonctionner 7 jours sur 7 et de mettre en confiance les agents. Un esprit de solidarité et un renforcement des liens Sur demande de la direction, le service a mis en place depuis la fin mars, un système de repas gratuits pour l’ensemble des agents, sur réservation. Ces repas sont préparés par la cuisine centrale et livrés par les chauffeurs, directement aux unités et aux services, cela représente plus de 1500 repas par semaine ! Cette crise a également permis au service restauration de mettre en place des protocoles en cas d’arrêt de la production. Ainsi, en cas d’arrêt total de la cuisine, le système mis en place permet de nourrir pendant une semaine, tous les patients. Enfin, la pandémie a indéniablement renforcé les liens humains entre les services (services logistiques et les cadres) et entre les professionnels d’un même pôle ; elle a également confirmé l’importance de la restauration dans l’hôpital. Renforcement de l’hygiène Le port des équipements de protection sanitaire n’a surpris personne au service restauration, puisque les normes actuelles imposent à chaque agent de porter une tenue adaptée. Le responsable a tout de même accru la vigilance au niveau de l’hygiène : plus aucune personne extérieure n’est admise dans les locaux, sans tenue complète (charlotte, sur-blouse, sur-chaussures, gants et masque). Le responsable de restauration tient à remercier tous ses agents et souligne la réactivité du service et son implication quant au contexte, sans précédent, qui a occasionné une totale remise en cause des pratiques presque « ancestrales » en quelques jours. Le seul objectif était d’assurer la production pour les patients et le personnel, et il a été atteint grâce aux efforts de toutes et tous. L’Espace Véhicules Les chauffeurs et ambulanciers de ce service sont chargés des transports de personnes et des transports de biens de l’établissement. Ils effectuent des déplacements dans toute la nouvelle aquitaine, 24 heures sur 24. Le service est habitué à transporter des personnes potentiellement contaminées, puisque dans le cadre de ses missions, il lui arrive d’aller chercher des personnes porteuses de maladies à déclaration obligatoire, mais il lui a tout de même fallu adapter son quotidien pour faire face à la crise sanitaire. Réorganisation des transports La moitié de son personnel ayant été placé en Autorisation Spéciale d’Absence, M. Bouffard (responsable) a dû réorganiser son service en divisant son personnel en 2 équipes qui se relayaient chaque semaine et en instaurant de nouveaux horaires de travail. Les agents ont également dû s’habituer à leurs nouvelles missions le temps de la crise : le transport de biens. Ce sont eux qui se sont chargés, dans un premier temps, de l’acheminement de certains dons (masques, visières, équipements) puis dans un deuxième temps du transport des fleurs et plantes commandées auprès des Espaces verts dans le cadre de l’opération « Offre spéciale - plantes et fleurs pour les agents » (plus de 600 commandes en une semaine !). Renforcement de l’hygiène dans les véhicules Tous les véhicules du service permettant le transport des patients (VSL, ambulances, ) sont équipés d’un kit de protection. Ils sont tous désinfectés après chaque transport. La prise de température est obligatoire avant de monter et la distanciation physique est organisée et obligatoire ainsi que le port du masque pour les ambulanciers et les patients. Les déchets sont éliminés selon le parcours des DASRI. Renforcement de la cohésion inter-services La crise a été l’occasion pour tous les responsables du pôle logistique, de se connaitre et de travailler ensemble pour assurer le bien-être du patient. L’Espace véhicules a également apprécié le soutien de l’établissement qui a tout fait pour les aider et les soutenir : repas gratuits, messages de remerciements, travail en autonomie, allégement des procédures administratives et information régulière sur la situation, grâce aux mails hebdomadaires de la direction. A gauche : le kit de prévention Covid. Toujours à portée de main dans le véhicule A droite : L’intérieur d’une ambulance aménagée pour garantir la distanciation physique et le traitement de l’urgence.

La couturière Page 4 Vous vous demandez peut-être qui a fabriqué les masques en tissus que portent les personnels administratifs et logistiques ? En plus des nombreuses aides de couturières privées bénévoles (un grand MERCI à elles), le Centre Hospitalier de Cadillac a bénéficié du savoir-faire d’une AMP (Aide Médio-Psychologique) de l’atelier couture de l’Hôpital de jour de Regain, Madame Naïma Zermane. 500 masques fabriqués C’est une petite équipe de 4 personnes qui a confectionné en quelques semaines, ce nombre impressionnant de masques : « La demande est venue des autres collègues des services, qui, inquiets de ne pas avoir de masques, m’ont demandé si je pouvais leur en fabriquer. Après avoir obtenu l’accord de ma direction, j’ai commencé la fabrication avec ma collègue Aurélia Chaplet (Monitrice Educatrice) puis avec Véronique Baudet (AMP), Arnaud Bergagna, Guillaume Bourget et Céline Clavier (Ergothérapeutes). Ensemble nous avons taillé, assemblé et cousu tous les morceaux de draps et de tissus (généreusement offerts par des particuliers, par des soignant et par le GIP Blanchisserie) pour réaliser tous ces masques. Je voulais en faire toujours plus ! Nous avons reçu quelques remerciements des services et de beaux gestes de solidarité, comme cette famille qui nous a prêté une magnifique machine à coudre. Ca m’a fait chaud au cœur ! » L’après-confinement Désormais, l’Hôpital de jour de Regain vient de ré-ouvrir et la pénurie n’est plus d’actualité. Mme Zermane continue au sein de son atelier, de coudre des masques en fonction des demandes des CMP et des services, qui les utilisent dans leur quotidien et pour apprendre les bons gestes. « J’ai été satisfaite d’avoir pu me rendre utile dans cette crise. Je remercie l’appui de mon encadrement qui m’a permis de concilier vie personnelle et vie professionnelle ainsi que les nombreux gestes de solidarité qui ont émergé de toutes part, tant au niveau des professionnels de l’hôpital que des personnes extérieures. » Le service Informatique Cette équipe de 8 personnes a pour mission d’assurer la disponibilité, la sécurité et l’évolution du Système d’Information et des moyens de télécommunication du Centre Hospitalier. Leurs missions sont variées : conduite et réalisation de projets, acquisition de biens et services, exploitation des infrastructures et des applications, maintien du parc (ordinateurs, écrans, imprimantes ), formation et assistance aux utilisateurs. Faire face à l’urgence Le service informatique a dû mettre en place en urgence des connexions à distance (une centaine) afin que tous les agents placés en télétravail puissent se connecter depuis leurs domiciles pendant le confinement. Pour aider au mieux les agents dans leurs travails quotidiens, ils ont aussi prêté du matériel informatique (portables, tablettes, imprimantes ) et mis en œuvre des licences TEAMS, permettant d’établir des réunions en visio-conférence. Une réorganisation du service Les agents du service informatique et de la téléphonie ont alterné les journées en télétravail. Sur place ou à distance, ils ont continué à dépanner les utilisateurs et répondre aux très nombreux appels de la hotline. Une période rude Au-delà de leurs propres questionnements personnels sur la COVID-19 et leurs inquiétudes, les agents du service ont aussi dû faire face aux mécontentements des professionnels (compréhensibles compte tenu du contexte mais souvent très vindicatifs) et à une série de problèmes techniques lourds : pannes de réseau (les serveurs supportaient mal la charge liée au télétravail), dysfonctionnements des onduleurs, pannes de climatisation, interruptions des prestations externes, les appels à la hotline ont explosé ! Une surcharge fonctionnelle et émotionnelle qu’il a fallu gérer au fil de l’eau. Les techniciens ont tenu le cap et assuré leur mission première : le service aux utilisateurs. Parfois découragés, ils n’ont pas fléchi et leur effort est très largement reconnu, puisque bon nombre d’administratifs ont tenu à les remercier pour leurs services rendus, à travers les interviews. La Direction des Affaires Economiques Cette Direction est chargée d’effectuer tous les achats nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement. Elle a donc, bien sûr, été particulièrement sollicitée durant cette crise. Ses agents ont dû faire face à de nouvelles urgences « Fin février, avant même que la crise soit officiellement annoncée, nous avions commencé à acheter des équipements (surblouses, surchaussures, ) mais les demandes et la charge de travail sont devenues énormes à partir du mois de mars. Tous les services voulaient des protections et les fournisseurs n’en n’avaient plus. » (M. Sage, Directeur du service et Mme Raverdy, AAH). Renforcement de la cohésion d’équipe Les professionnelles qui ne pouvaient pas rester sur le site ont été immédiatement mises en télétravail et les tâches ne manquaient pas : contacter les fournisseurs pour effectuer des achats, gérer les nombreux dons, passer les commandes et organiser les livraisons, gérer les stocks, effectuer les déménagements des patients pour installer les unités Covid, renfort des commandes aux Espaces Verts Une véritable « course contre la montre »! L’hôpital a connu beaucoup de difficultés mais aussi, heureusement, beaucoup de solidarité. Approvisionnement, priorisation, délais Le monde entier étant touché par cette pandémie, tous les pays ont effectué des commandes en même temps, ce qui a accéléré les problèmes d’approvisionnement. Et Cadillac n’a pas été épargné, puisqu’en plus de cette pénurie, s’est rajoutée la difficulté de la priorité. Ce type de produits n’étant pas habituellement commandé par notre établissement en grande quantité, les fournisseurs ont priorisé leurs « gros clients » habituels. Il a donc fallu attendre que les autres centres hospitaliers (placés en 1ère et 2ème ligne) soient approvisionnés, pour que nos commandes soient honorées. Mais là encore la partie n’était pas gagnée, puisque les délais de livraison se sont considérablement rallongés (à l’heure actuelle, le service attend encore des livraisons de commandes passées pendant la crise ) Un élan de solidarité – Merci à toutes et tous ! Très vite, des appels aux dons ont été lancés sur les réseaux sociaux et relayés en très grand nombre. Les sociétés et les particuliers ont contacté quasi-immédiatement notre établissement, pour proposer des dons variés et en très grand nombre pour certains. Ainsi début avril, nous avions déjà : 100 surblouses, 1500 charlottes, 700 masques, 21 litres de javel, 4000 gants, 20 paires de lunettes, 1700 surchaussures. Et ce n’était qu’un début, car les dons ont continué toute la période. Nous avons ainsi reçu par la suite, des masques en tissus (réalisés par de nombreuses couturières bénévolement) et des visières fabriquées artisanalement par des particuliers. La Direction des Affaires Economiques tient particulièrement à remercier tous les anonymes qui ont donné sans compter et insiste sur la grande solidarité qui s’est naturellement mise en place entre tous les professionnels de l’établissement, à ce moment-là. Tous les professionnels de ce service sont fiers d’avoir participé à aider les soignants face à cette crise, dans la mesure de leurs moyens. Le service culturel Depuis 1 an, Mme Sicali occupe le poste de Chargée de Mission culturelle en plus de son poste de cadre de santé. Elle est responsable de toute la programmation culturelle proposée aux patients co-animée par les artistes et les professionnels. La culture, étant un des secteurs les plus impacté par la crise, elle nous raconte ce qu’elle a mis en place. « En pleine réunion organisationnelle avec les responsables du Rocher de Palmer à Cenon, pour préparer la grande manifestation annuelle Tous au Rocher, qui a lieu en octobre, il m’a été demandé de regagner au plus vite l’unité de soins dont je suis responsable. A partir de cette date, toutes les manifestations culturelles annuelles ont été annulées les unes après les autres ». La responsable culturelle a continué, dans l’ombre d’organiser la culture pour demain. Elle reste régulièrement en contact avec les tutelles (ARS, DRAC, Région) afin de maintenir les organisations prévisionnelles des projets validés. Elle maintient un lien avec les artistes pour travailler « l’après ». Les partenaires tels que l’Artothèque de Pessac, l’Association Palabras, sont prêts à débuter les projets validés dès que le feu vert sera prononcé. Le confinement a permis d’initier de nouveaux projets tels qu’un concert en visio dans une unité de soins ! Mme Sicali reste très positive pour l’avenir et envisage dès que possible, de recommencer à organiser des manifestations, où le nombre de participants sera réduit. En ce qui concerne les projets culturels 2020-2021, les dates de dépôt seront communiquées dès que possible. Il en est de même pour celles des réunions des Comités Culturels.

La Direction des Travaux Page 5 Plus d’une vingtaine de professionnels travaillent dans ce service, qui réunit à la fois la direction administrative, le magasin, les services techniques et la sécurité. Tous les agents ont dû faire face à leurs peurs de la maladie pour que le service public perdure et que les patients continuent à avoir du confort. Réorganisation du service Le principe retenu a été d’organiser le télétravail par roulement pour l’ensemble des agents de la direction. Le passage en télétravail causé par le Covid 19 a impliqué la mise en place d’un outil de collaboration Microsoft Teams, qui a permis d’assurer une bonne organisation au sein du groupe et la continuité de l’activité ainsi que la réactivité face aux multiples demandes par des réunions virtuelles quotidiennes. Pendant cette période de télétravail, les dossiers administratifs en cours ont été poursuivis et sont finalisés pour certains afin que lorsque les conditions le permettront, les chantiers puissent reprendre leurs cours. Le programme de maintenance préventive des installations techniques et sécurité a été suspendu dès le début du confinement. Tout comme l’ensemble des travaux réalisés par les sociétés extérieures (pour cause de fermeture des entreprises). Seules les interventions curatives ont été maintenues (en respectant les mesures barrières imposées). Nombreuses sollicitations Dès le début du mois de mars, la Direction des travaux a été associée à la Direction générale, dans le cadre de la gestion de crise, pour proposer des pistes de réflexion sur la mise en place d’unités d’accueil de patients Covid 19 (Marguerite, USIP, PMP de Bazas, CVO et Gravières) et a assuré de multiples missions : - rédaction de protocoles en lien avec les différentes directions fonctionnelles et pôles de soins, - réalisation de l’état des lieux des équipements, des matériels disponibles et des besoins, - récupération chaque semaine de la dotation de masques chirurgicaux et FFP2 attribuée par l’ARS pour le Centre Hospitalier de Cadillac, à la plateforme Covid du CHU, - renfort de l’Espace véhicules pour rechercher et acheminer sur l’ensemble du territoire, les dons de matériels de protection (masques, surblouses, gants, visières, ), - renfort des équipes de la conciergerie et du magasin général, - aménagement des bureaux (séparations, marquages, ), - rédaction d’une charte de bonne conduite pour les entreprises extérieures et les livreurs, - après l’annonce du Président

eux devraient être définitivement recrutés à Cadillac. J'ai aussi participé avec le Docteur Brechat-Huet, à la fin de la crise, à la mise en place de la Cellule épidémiologique et à la réalisation des PCR dans le cadre du « contact-tracing » des professionnels. A mon niveau, je trouve que cette crise a été très bien géréé.