Técnicas Para Estudios De Viabilidad
Técnicas para estudios deviabilidadSegún Métrica v3.Javier Gutiérrez / javierj@us.es1. Introducción1
IntroducciónLas técnicas y prácticas propuestas por Métrica para un EV son: Análisis Coste / BeneficioCasos de UsoCatalogaciónDiagrama de ClasesDiagrama deDescomposiciónFuncional Diagrama de Flujo deDatos Diagrama de Interacciónde Objetos Diagrama deRepresentación Impacto en laOrganización Matricial Modelo Entidad /RelaciónExtendido Planificación Presentación Sesiones de trabajoEjercicio¿En que actividades de un estudio deviabilidad se utilizan las técnicas /prácticas anteriores?.(Organizadas por actividades y de izquierda aderecha).2
IntroducciónDe los siguientesconjuntos de factores.¿cuáles estánmotivados por un malestudio de viabilidad?FACTORES PROYECTOS CON PROBLEMAS– Falta de información por parte de los usuarios– Especificaciones y requisitos incompletos– Especificaciones y requisitos cambiantes– Falta de apoyo de los directivos– Incompetencia tecnológica– Falta de recursos– Expectativas no realistas– Objetivos poco claros– Plazos temporales no realistas– Nueva tecnologíaFACTORES PROYECTOS CANCELADOS– Requisitos incompletos- Falta de implicación de los usuarios– Falta de recursos- Expectativas no realistas– Falta de apoyo directivo- Especificaciones y requisitos cambiantes– Falta de planificación- Desconocimiento de la tecnología– Cambio de planesIntroducciónDe los siguientesconjuntos de factores.¿cuáles estánmotivados por un malestudio de viabilidad?FACTORES DE PROYECTOS CON ÉXITO–Implicación de los usuarios–Apoyo de los directivos–Enunciado claro de requisitos–Planificación adecuada–Expectativas realistas–Hitos de proyecto pequeños–Personal competente–Sentimiento de propiedad–Visión y objetivos claros–Trabajo duro y personal concentrado3
2. Resumen del Estudio y Valoraciónde Soluciones (EVS)Resumen EVSEl objetivo del Estudio de Viabilidad delSistema es el análisis de un conjuntoconcreto de necesidades para proponer unasolución a corto plazo, que tenga en cuentarestricciones económicas, técnicas, legalesy operativas.4
Estudio y Evaluación de SolucionesEstudio y Evaluación de SolucionesPor tanto, lo primero que necesitamos es unproblema y varias alternativas parasolucionarlo.5
Descripción del problema Tenemos un videoclub que tiene un PCantiguo, un PII win Win98, y unaaplicación Access. La aplicación tiene todo el catálogo depelículas y los clientes, así comoformularios e informes. La base de datos ya es grande y esprobable que, dentro de poco, Access digabasta. Además, el sistema es lento. A los propietarios también les gustaríatener una segunda máquina operativa conel fin de atender a dos clientes a la vez.¿Qué solución concretapodemos ofrecerles?.SoluciónUn ejemplo de solución:– Instalar una red y un PC servidor quetenga una aplicación desarrollada conJ2EE Spring JasperReports (todogratis !).– La BBDD en Access se va a trasladas aMySQL corriendo en el servidor.– El PII va a ser el cliente de la aplicación,mediante un navegador web.– El otro ordenador puede ser el propioservidor (no recomendado) o unordenador antiguo o de saldo.6
Estudio y Evaluación de SolucionesAhora tenemos que estudiar, con criteriosobjetivos, cuál es la “mejor” solución.La mejor solución debe ser: la más barata, lamás segura, la que satisfaga mejor a losclientes, etc Veamos cómo identificar la mejor solución 1. Análisis de Costes / Beneficio7
Análisis Coste / BeneficioProporciona una medida de los costes en quese incurre en la realización de un proyecto ycomparar dichos costes previstos con losbeneficios esperados de la realización dedicho proyecto.Estudio y Evaluación de Soluciones8
Ejercicio¿Cuánto cuesta desarrollarsoftware?.¿Qué factores o elementosinfluyen en el coste delsoftware?.EjercicioPongámonos en el papel dedesarrolladores yvendedores de software amedida.¿Cuáles pueden ser elbeneficio de nuestrosoftware?.9
Análisis Coste / Beneficio Valorar la necesidad y oportunidad deacometer la realización del proyecto. Seleccionar la alternativa más beneficiosapara la realización del proyecto. Estimar adecuadamente los recursoseconómicos necesarios en el plazo derealización del proyecto.Análisis Coste / BeneficioConceptos:– Punto de amortización (Break-Even Point)– Periodo de amortización (PayBack)– Retorno de la Inversión - ROI (Return ofInvestment)10
Análisis Coste / BeneficioPunto de amortización (Break-Even Point)Es el momento en el tiempo en que el conjunto debeneficios obtenidos por la explotación del nuevosistema iguala al conjunto de costes de todo tipoque ha ocasionado. A partir del punto deamortización (Break-Even Point), el sistema entraen fase de aportar beneficios netos a laorganización.¿Y esto qué significa?.Análisis Coste / BeneficioPeriodo de amortización (PayBack)Es el periodo de tiempo que transcurre desde que loscostes son máximos hasta que se alcanza el puntode amortización (Break-Even Point), es decir, encuanto el sistema empieza a aportar beneficios.Cuanto menor sea el periodo de amortización(Payback) de un Sistema, más atractivo será parala organización acometer su implantación.¿Y esto qué significa?.11
Análisis Coste / BeneficioRetorno de la Inversión - ROI (Return ofInvestment)Es el rendimiento de la inversión expresada entérminos de porcentaje.Análisis Coste / BeneficioROI 100 x (Beneficio Neto Anual - Coste DesarrolloAnualizado) / Inversión PromedioSiendo:– Beneficio Neto Anual: Es la ganancia que aporta el sistema comoconsecuencia de su uso, es decir los beneficios obtenidos más losgastos no incurridos. Deben restársele los gastos operacionalesanuales y los de mantenimiento del sistema.– Coste Desarrollo Anualizado: Total del gasto inicial de desarrollodel sistema, dividido por los años que se supone que va a seroperativo.– Inversión Promedio: Total de la inversión realizada (costes dedesarrollo, hardware, software, etc.) dividido por el total deconceptos en los que se invierte.12
Análisis Coste / BeneficioHerramientas com/tools/roi/web.aspAnálisis Coste / BeneficioPara la realización del análisis coste/beneficiose seguirán los siguientes pasos:1. Producir estimaciones de costes/beneficios.2. Determinar la viabilidad del proyecto y suaceptación.13
Análisis Coste / Beneficio1. Estimación de costes / beneficios.– Se realizará una lista de todo lo que esnecesario para implementar el sistema y unalista de los beneficios esperados.– Los diagramas de descomposición nosayudarán.Análisis Coste / BeneficioLos costes suelen ser medibles y estimables enunidades económicas, no así los beneficios, loscuales pueden ser tangibles o no tangibles.En un análisis de costes y beneficios se debenconsiderar aquellos aspectos tangibles, es decir,medibles en valores como dinero, tiempo, etc., yno tangibles, es decir, no ponderables de unaforma objetiva.14
Análisis Coste / BeneficioAspectos tangibles:– Dinero– Tiempo.– Calidad.Aspectos no tangibles:– El aumento de cuentas debidoa un mejor servicio a losclientes.– La mejora en la toma dedecisiones debido a una mejoraen el soporte informático.– La valoración de los beneficiosno tangibles se debe estimar deuna forma subjetiva y serárealizada por las áreascorrespondientes.Análisis de costes / beneficios¿Qué costes existen en el desarrollo delsoftware?.Ya hemos identificado algunos.15
Análisis Coste / BeneficioEn la estimación de costes se considerarán, entre otros, lossiguientes aspectos:– Adquisición de hardware y software: El que sea preciso para eldesarrollo, implantación y normal funcionamiento del sistema. Sedebe considerar la saturación de máquinas o sistemas actualescomo consecuencia de la entrada en vigor del nuevo sistema.– Gastos de mantenimiento de hardware y software anteriores.– Gastos de comunicaciones: Líneas, teléfono, correo, etc.– Gastos de instalación: Cableado, acondicionamiento de sala,recursos humanos y materiales, gastos de viaje, etc.– Coste de desarrollo del sistema.Análisis Coste / BeneficioMás costes:– Gastos del mantenimiento del sistema: Coste anual.– Gastos de consultoría: En caso de requerirse algúnconsultor externo en cualquier etapa del proyecto.– Gastos de formación: De todo tipo (Desarrolladores,Operadores, Implantadores, Usuario Final, etc.).– Gastos de material: Papel, toner, etc.– Costes derivados de la curva de aprendizaje: De todoel personal involucrado: Desarrolladores, Técnicos deSistemas, Operadores, y desde luego, Usuarios.– Costes financieros, de publicidad, etc.16
Análisis de costes / beneficios¿Qué beneficios obtiene el cliente de undesarrollo del software?.Análisis Coste / BeneficioEn la estimación de beneficios se pueden considerar cuestiones como lassiguientes:– Incremento de la productividad: Ahorro o mejor utilización de recursoshumanos.– Ahorro de gastos de mantenimiento del sistema actual.– Ahorros de adquisición y mantenimiento de hardware y software, oreutilización de plataformas sustituidas.– Incremento de ventas o resultados, disminución de costes: Producidospor una mejora de la gestión (rotación de stock, "just in time", analítica declientes, etc.).– Ahorro de material de todo tipo: Sustituido por datos electrónicos queproporciona el sistema, como por ejemplo: papel, correo, etc.– Beneficios financieros.– Otros beneficios tangibles: Ahorro de recursos externos, consultoría,formación, etc.– Beneficios intangibles: Incremento de la calidad del producto o servicio,mejora de la imagen de la compañía, mejora en la atención al cliente,mejora en la explotación, etc.17
Ejercicio Vamos a crear dos tablas, unade costes de un proyecto y otrade beneficios. La tabla de beneficios sedividirá en beneficios tangiblesy beneficios intangibles. Para cada coste y beneficiohemos de indicar la unidad demedida que usaremos paracuantificarlo.EjercicioUn ejemplo.CostesAdquisición de equiposLicencias herramienas de desarrolloInfraestructuraEurosEurosEurosBeneficios tangiblesCantidad de información procesadaVelocidad en las comunicaciones IntranetPáginas / segundoSegundosBeneficios intangiblesMejora del servicio para nuestros clientesFacilidad de uso del sistemaEmpeora, igual, mejoraMás difícil, igual, más fácilBuscad costes y beneficiosque sean sencillos decuantificar.18
Ejercicio Acabamos de montar una empresaunipersonal y hemos encontrado nuestroprimer cliente. Una librería nos pide que le construyamosun portal para tener presencia en Internet. La plataforma de desarrollo es PHP, dadoque existe un gran número de alojamientospara sistemas en PHP a bajo coste. Aunque nosotros hemos programadomucho en PHP, nunca hemos desarrolladoun proyecto real ni una aplicación que seexplote comercialmente.¿Cuánto dinero le pedimos a nuestrocliente para que no nos cueste nada?.Análisis Coste / BeneficioPara la realización del análisis coste/beneficiose seguirán los siguientes pasos:1. Producir estimaciones de costes/beneficios.2. Determinar la viabilidad del proyecto y suaceptación.Ya sabemos cuanto nos va a costary cuáles serán los beneficios delproyecto. ¿Merece la pena que lohagamos?.19
Análisis Coste / Beneficio2. Valoración de la viabilidad del proyecto.– La viabilidad del proyecto se basará en uno delos métodos siguientes: Retorno de la Inversión Valor ActualAnálisis Coste / BeneficioRetorno de la Inversión: Calcular el coste y el beneficio anual, conociendo el costetotal al inicio del proyecto "C0”, para determinar en qué añose recupera el coste total inicialmente estimado.Año012 NCosteC0C1C2 CnBeneficio0B1B2 BnBeneficio neto0B1 – C1B2 – C2 Bn – Cn¿Dónde está el punto de amortización ycuál es el periodo de amortización?.El año de recuperación de la inversión seproduce cuando Σ Beneficio Neto C0.20
Ejercicio Para un proyecto, estima en 3 años eltiempo que debe transcurrir hasta que dichoproyecto pueda entrar en explotación. El coste de desarrollo por año se haestimado en 1000 UM y el coste demantenimiento se ha estimado de 150 UMpor año. El beneficio de dicho proyecto se estima en600 UM, con un incremento del beneficiodel 20% cada año. Calcule el punto de amortización y el plazode amortización.EjercicioAño012345CosteBeneficio Beneficio 886,8-379,2150 1244,16 1094,16714,9621
Análisis Coste / BeneficioValor Actual Permite tener en cuenta que un gasto invertido durante uncierto tiempo produce un beneficio. Determina el dinero que es viable invertir inicialmentepara que se recupere la inversión en un periodo de tiempodefinido previamente. El resultado depende del tipo de interés utilizado en laevaluación. Se calcula, en primer lugar, el beneficio neto que seobtendrá cada año. Dicho beneficio no es real, ya que sedebe estimar el valor real de dicha cantidad en el año n.Análisis Coste / BeneficioFórmula:Valor Actual Beneficio neto / (1 r/100)nn año 1,.,i Se debe estudiar en cuántos años se recupera la inversión inicial, o bien, sien un periodo de años fijado previamente se retorna la inversión. Si la inversión es el C0, se determinará la viabilidad del proyectoconsultando la siguiente tabla:Año012 NCosteC0C1C2 CnBeneficio0B1B2 BnValor actual0V.A1 (B1-C1)/(1 r/100)V.A2 (B2-C2)/(1 r/100) x2 V.An (Bn-Cn)/(1 r/100) xn El proyecto será viable si Σ VAi C0 a lo largo del periodo fijado.22
Análisis Coste / BeneficioComentarios particulares.– Lo más difícil de l análisis de costes /beneficios es lo que no se puede enseñar.– Esto es, identificar los costes y beneficiosreales.– ¿Ejemplos?.Ejercicio Elaborar un esquema.23
Ejercicio Dos empresas distintas reciben el encargo de desarrollar elmismo software. La primera empresa dedica cuatro técnicos durante 10meses y consigue desarrollar el software. Después, untécnico se dedica íntegramente a ofrecer labores demantenimiento cada año. La segunda empresa dedica un equipo de dos técnicosdurante 6 meses. Después donan el código a la comunidadopen-source y un único técnico se dedica a tareas desupervisión y coordinación. 10 meses después ya tienen laversión definitiva. El mantenimiento se realiza pidiendolos cambios a la comunidad open-source y, si lacomunidad no puede desarrollarlo, encargándoselo a untécnico. Se estima que el mantenimiento consume 6 mesesde trabajo de un técnico. El gasto por persona y mes es de 1500 UM. El beneficio se estima en 3000UM, cada año, debido ay mejoras, el beneficio mejora en unRealice las estimaciones de ambasmantenimientosempresas.¿Cuál es la empresa con una mejor10%.relacióncoste / beneficio?.Análisis costes / beneficioLos errores más comunes en estimación de costes Software: Desestimar el tiempo y esfuerzo necesario para hacer unabuena estimación. Requisitos imprecisos. Requisitos van creciendo. No reconocimiento de que los proyectos actuales serán yson diferentes que los anteriores. El tamaño suele ser estimado a la baja. Estimaciones forzadas por los recursos disponibles (Si hayque acabar el proyecto en 12 meses y se dispone de 5técnicos, se estima en esfuerzo como 60 técnicos-día). (NO).24
4. Impacto en la organizaciónImpacto en la organizaciónEl objetivo de esta técnica es analizar,anticipadamente, las consecuencias para unaorganización de una acción relacionada conun cambio de los sistemas y tecnologías dela información y comunicaciones.Muy relacionado con elanálisis coste / beneficio y lagestión de riesgos.25
Impacto en la organizaciónImpacto en la organizaciónUna propuesta debe ser viable desde el puntode vista de la organización que tiene queestar preparada para asimilar el cambio.Esta viabilidad es la que se analiza con elimpacto en la organización.26
Impacto en la organización Se analiza el impacto en la organización cuando seproponen cambios que afectan a:– Los sistemas de información.– Los equipos para el acceso físico a dichos sistemas– Las herramientas de trabajo, etc. Antes de tomar una decisión de cambio importantey llevar a cabo una propuesta, se deben estudiarlos posibles inconvenientes y analizar la viabilidaddel cambio evaluando Se comparan los inconvenientes con las ventajasque aporta o la urgencia o necesidad del mismo.Impacto en la organizaciónAspectos a considerar:––––––Complejidad de la nueva tecnología.Coste de adquisición de la tecnología.Tiempo de sustitución de lo antiguo por lo nuevo.Rechazo cultural de la organización.Miedo ante la elección de tecnologías inmaduras.Recursos y medios necesarios para la situación decambio.27
Ejercicio Elaborar nuestras plantillas parael estudio del impacto de uncambio siguiendo laclasificación anterior. Mejorar las plantillas utilizandolas plantillas de los compañeros.Impacto en la organizaciónComplejidad de la nueva tecnología.– ¿Es necesario formar al personal?.– ¿Es necesario un tiempo de adaptación a lasnuevas herramientas?.28
Impacto en la organizaciónCoste de adquisición de la tecnología.– Análisis coste/beneficio.– Estudio del estado financiero de laorganización.Impacto en la organizaciónTiempo de sustitución de lo antiguo por lonuevo.– ¿Cuánto tiempo va a estar el sistema nooperativo?.– ¿Se va a poder acceder a toda la informacióndesde el primer momento?.29
Impacto en la organizaciónRechazo cultural de la organización.– ¿Los trabajadores van a querer utilizar el nuevosistema o se van a empeñar en hacer las cosa sasu viejo estilo?.Impacto en la organizaciónMiedo ante la elección de tecnologíasinmaduras.– ¿Hemos hecho la elección correcta?.– ¿Dentro de X años podremos seguirdesarrollando la misma tecnología y tendremossoporte?.30
Impacto en la organizaciónRecursos y medios necesarios para lasituación de cambio.– ¿Es necesario contratar a más personas?. ¿Haysitio e infraestructura para ponerlas?.– ¿Es necesario realizar más obras?.– ¿Es necesario realizar estudios o planesadicionales?.Ejercicio Evaluar el impacto de cambiosen el curso.1. Elegir un cambio.2. Usar nuestras plantillas paraevaluar el impacto del cambio.3. Escribir una breve conclusiónjustificando o rechazando elcambio.31
5. Presentación y diagrama derepresentación.Presentación El objetivo de una presentación es lacomunicación de avances, conclusiones yresultados por parte del equipo de trabajo alauditorio que corresponda. Se llevan a cabo con el fin de informar sobre elestado de un proyecto en su totalidad o de algunode los procesos, o exponer uno o varios productosfinales de un proceso para su aprobación.32
Presentación1. Establecer alcances y objetivos de lapresentación.2. Preparar la presentación.3. Preparar la exposición del contenido.4. Asegurar los recursos necesarios.Presentación1. Alcances y objetivos. Establecer el alcance de la presentación.Determinar su objetivo principal.¿Qué contenido general se quiere comunicar?33
Presentación2. Preparación de la presentación.– ¿A qué tipo de audiencia o auditorio vadirigida la presentación?.¿Qué se espera conseguir?¿Cuánto tiempo se dispone?¿dónde se va exponer y con qué medios?.Presentación3. Preparación de los contenidos.––Estructurar el mensaje: apertura ointroducción, una visión previa, el cuerpo deltema, una revisión y la conclusión final.Seleccionar materiales de apoyo querefuercen la credibilidad a la audiencia.34
Diagramas de representación El diagrama de representación tiene como objetivodocumentar mediante una imagen una situaciónespecífica. Se trata de un diagrama libre, en el que se utilizacualquier objeto gráfico, con el fin de reflejar algode interés para el caso y para el que no existe unatécnica o práctica. La notación debe ser intuitiva, e incluir siempreuna leyenda.En resumen: no hay reglas.Ejercicio Desarrollar una presentación.1.2.3.4.Planificar una presentación.Elaborar dicha presentación.Realizar la presentación.Evaluar la presentación.Usar diagramas derepresentación.35
2. Resumen del Estudio y Valoración de Soluciones (EVS) Resumen EVS El objetivo del Estudio de Viabilidad del Sistema es el análisis de un conjunto concreto de necesidades para proponer una solución a corto plazo, que tenga en cuenta
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