SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT .
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DANSURAT KELUR PADA POLRESTABES SEMARANGOleh : Oky Dian PrasetyaPembimbing : Suharnawi, M. KomPROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS ILMUKOMPUTER UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANGABSTRAKSIPada bagian administrasi pada Polrestabes Semarang, surat merupakan sarana pentinginformasi-informasi penting dan rahasia terkait dengan instansi tersebut terkandung didalamnya. Ketepatan waktu dalam penerimaan surat baik surat keluar maupun surat masukjuga harus diperhatikan, oleh karena itu manajemen surat masuk dan keluar harusdilaksanakan dengan tepat. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu sistem informasipengarsipan surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang ada danpembuatan laporan. Aplikasi kearsipan ini mempunyai kemampuan sebagai berikut: aplikasikearsipan ini dijalankan pada jaringan personal komputer pada bagian administrasi padaPolrestabes Semarang, petugas administrasi dapat mengakses aplikasi kearsipan ini denganmemasukkan login user yang benar, dapat melakukan menambah, mengedit, membatalkan,menghapus dan menyimpan surat masuk dan keluar, dapat melakukan pencarian surat masukdan surat keluar berdasarkan pengirim dan perihal, hasil pencarian dapat dilakukanpengurutan berdasarkan id surat atau tanggal surat, dapat mencetak laporan berdasarkan hasilpencarian yang telah dilakukan berdasarkan id surat atau tanggal surat. Adapun metodepenelitian yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi adalahpustaka, observasi, wawancara, analisis data dan system, perancangan system, pembuatanprogram, pengujian program, implementsi program. Yang dihasilkan dari penelitian iniadalah menghasilkan aplikasi yang dapat mengelola surat masuk dan keluar sesuai alur yangdi tetapkan, dan dapat menyelesaikan masalah yang ada saat ini.Kata kunci : manajemen surat, sistem informasi, pengarsipan surat1
ABSTRACTIn the administration on Polrestabes Semarang , letters are an important means of information- critical and confidential information related to the agency contained therein . Timeliness inreceipt of both outgoing and incoming mail should also be considered , thereforemanagement of incoming and outgoing mail should be implemented properly . This isnecessary so that when an information system that is more structured securities filing in orderto speed up the search data and preparing reports . This archival applications have thefollowing capabilities : This archival applications running on a network of personalcomputers in the administration on Polrestabes Semarang , administrators can access thisfiling application by entering the correct user login , can add , edit , cancel , delete and storeincoming mail and out , can search incoming and outgoing mail by sender and subject , thesearch results can be done sorting by id or date of the letter , to print reports based on searchresults that have been made by id or date of the letter . The research methods used to solve avariety of problems that occur are literature , observation , interviews , and data analysissystems , system design , programming , testing programs , implementsi program . Resultingfrom this research is to produce applications that can manage incoming and outgoing mailcorresponding groove in the set , and it can resolve the problems that exist today .Keywords : management letter , system information , filing a letter2
keterlambatanPENDAHULUANinformasiSalah satu kebutuhan yang sangatdiperlukanbesar akan teknologi informasitertundanyasekarang ini adalah kebutuhan akanperusahaan dansistem informasi. Berkembangnyamenggangguteknologi informasi dan sistemperusahaan. Makin lama makininformasi yang demikian pesat didirasakan bahwa pengolahan dataera sekarang ini telah membuatdenganhampir semua aspek kehidupanbanyak menunjukkan kelemahan.tidakKarena itu maka diperlukan iantujuanakhirnya akanperkembangancaramanualpenggunaan perangkat komputer.pengolahanPenggunaan komputer yang umumcanggihadalah penggunaan komputer dikomputer. Hal ini diperlukan untuksuatusatumerealisasikan perolehan informasisumber informasi dalam organisasiyang handal, cepat, akurat, danyangtepat yangdenganPadasatuperusahaanditerapkan pada pengarsipan suratkomputermasuk dan surat keluar padadapatPolrestabes Semarang mulai dariyangdapatpenerimaan,informasiyangpenyimpanan, ya adalah arsip. ndal, cepat, akurat, dan tepathinggawaktu. Cara-cara manual mungkindilakukanmasih saja dapat dipergunakan bilaDokumentasi surat masuk dandata yang diolah masih sedikit.keluar hanya berupa penulisan diTetapi bagaimana kalau data yangbuku besar dan penyimpanannyadiolah jumlahnya sudah ratusan,dokumen masih hardcopy. Padaatau bahkan ribuan, tentu sajapencarianSDM yang mengolahnya akansebab harus membuka terlebihmerasakan kejenuhan dan l.lamalamasulitdanpersatu,dihasilkan mungkin menjadi tidakKesuliatan Dalam Laporan Suratakuratmasuk dan surat keluar, Hilang danlagi.Selainitu,3
rusaknya dokumen, Status suratsurat keluar sehingga permasalahanyang belum dapat dimonitor olehtersebut diatas dapat diselesaikanpemohonMembutuhkanuntuk itu penulis mengangkatnyawaktu lama dalam pembuatan suratjadi materi Tugas Akhir dengankeluar maupun mInformasiPengarsipan Data Surat Masukbelakang tersebut, perlu diadakandanpembangunanPolrestabes pan data surat masuk danRumusan Masalah3.Melihat latar belakang masalah diatasmakayang dibangun dengan hVB6.0dandatabase MYSQL 2002 dansebagai berikut :“BagaimanaKeluar ini berbentuk softwaremerancangMicrosoft Access 2010.Sistem4. Penelitian ini hanya membahasInformasi Pengarsipan Data SuratMasuk dan Surat Keluar padatentangPolrestabesperlakuan data, tidak sampainantinyaSemarangakanyangTujuan PenelitianBatasan MasalahAdapun tujuan dari pembuatan TugasDalam pembuatan laporan ini agarAkhir ini adalahmasalah yang akan di teliti dan1.data yang di kumpulkan tidakUntukmembuatAplikasiSistem Informasi Pengarsipanmenyimpang jauh, penulis denganData Surat Masuk dan Suratini membatasi permasalahan pada :yangdantentang keamanan system.mempermudahpengarsipannya”.1. es Semarang.menyediakan informasi yang2.berkaitan dengan arsip suratSistem ini dibangun agar userdapatmasuk dan surat keluar padamengaksesdanmemperoleh informasi dataKantor Polrestabes Semarang.surat dengan cepat.2. Sistem Informasi Pengarsipandata Surat Masuk dan Surat4
TINJAUAN PUSTAKAterdapat tempat arsip dan kemudianPengertian Sistem Informasi(dalam bahasa Latinnya berbunyi “suatuarchium “, dari kata inilah lahir katasistem di dalam suatu organisasi“ Arsip “. Sementara itu dalamyang mempertemukan kebutuhanbahasa Belanda kata “ arsip “pengolahantransaksiharian,disebut “ archief “ dan dalam bahasamendukungoperasi,bersifatInggris disebut “ Record “ yangmanajerial dan kegiatan strategi daripada hakekatnya semua berujungsuatu organisasi dan menyediakanpada pengertian yang sama yakni “pihak luar tertentu dengan laporan-Penyimpananlaporan yang diperlukan.bermakna suatu bentuk ta usaha, yang berupa penyusunanblokwarkat dengan tujuan agar dapatsuatubangunan(building block), yaitu :dengan mudah ditemukan kembali1. Blok Masukanjika dibutuhkan. Ananda Santoso2. Blok Modeldan A.R.AL Hanif mendefinisikan3. Blok Keluaran(2004; 29).4. Blok TeknologiPengertian Arsip5. Blok Basis DataMenurut6. Blok Kendali(Amsyah,2005)menyatakan “Arsip adalah setiapcatatan/record/warkat yang tertulis,Konsep Dasar Arsiparsiptercetak atau ketikan dalam bentukberasal dari bahasa Yunani yaitu “huruf, angka atau gambar, yangArche “ yang berarti permukaan,mempunyai arti dan tujuan tertentukemudian kata arche berkembangsebagai bahan komunikasi danmenjadi kata “ Ta Archia “ yanginformasiberarti catatan, selanjutnya kata “ Takertas, media komputer piringanArchia “berubah lagi menjadi kata “dan kertas fotocopy. BerdasarkanArcheion “ yang berarti gedunguraian diatas dapat didefinisikanpemerintahbahwa arsip adalah 5yangterekampada
atau dokumen-dokumen sebagaisebagainya. (O. Setiawan Djuharie,pusatSuherli, Teddy Sutandi Komarudin,ingatandariberbagai2001).kegiatan atau organisasi dimananaskah-naskah tersebut disimpanJenis – Jenis Surat Dinassebaik mungkin secara sistematis1. Surat Permohonanditempat yang telah disediakanagar lebih mudah dicari apabilaSuratdiperlukan suatu kepada pihak lain. MisalnyaPengertian ikanpermohonansaranasuatu seminar, permohonan kepadainformasi,pejabat untuk meresmikan suatuacara,lain yang mempunyai keperluanPermohonanApabila ditinjau dari sifat isinya,untukPermohonantugas,danpermohonan peminjaman sesuatu.suratmaksudizin,mutasi/pindahsurat adalah jenis karangan paparan,mengemukakanPermohonanmenyebarluaskan suatu informasi,kegiatan dengan bentuk tertentu.pengirimseseoranguntuk menjadi pembicara dalamuntukpernyataan, atau pesan kepada a, menjelaskan apa yangdikirimkan kepada instansi yangdipikirkannyadirasakannyasecara structural organisasi lebihmelalui surat. Berbeda halnya jikatinggi. Sementara untuk instansiditinjau dari wujud penurunannya,atau pejabat yang lebih rendah,suratlebih tepat disebut sebagai suratdanmerupakanpercakapankepadapermintaan atau penugasan Dalamseseorang, dari seseorang kepadasurat permohonan harus disebutkanlembaga,pokok pokok sebagai eorang, atau dari lembaga kepadalembaga.Apabiladitinjaua) Identitas pemohon.darib) Isi permohonan.fungsinya, surat merupakan saranakomunikasitertulis.Komunikasic) Tujuan dan alasan memohon.tersebut dapat berupa pengumuman,pemberitahuan,keterangan,dan6
d) Batas waktu maksimal untukberkelakuan baik, surat keteranganmenjawab permohonan.sehat terbebas dari narkoba, suratketerangan tidak mampu, dan surate) Pernyataan kesungguhan dalamketerangan pengalaman kerja. Suratmemohon.ini biasanya dibuat oleh pimpinan2. Surat Pemberitahuanatau pejabat tinggi dalam suatuinstitusi atas permintaan seseorangSurat pemberitahuan berisi suatupengumumanatauvang berkepentingan dengan isisosialisasiketerangannya.informasi baru yang perlu diketahuiDalamsuratketerangan ini, harus disebutkan:oleh pihak lain yang terkait. Suratini sifatnya hanya mengabarkana) data pribadi dan jabatan pihaksuatu berita sehingga tidak perluvang membuat keterangan;untukditanggapidalambentukb)surat. Secara umum, sistematikadatapribadipihakvangditerangkan;surat pemberitahuan adalah sebagaiberikut.c) isi keterangan;a) Bagian pembuka, berisi masalahd) keterangan tanggal berlakunyapokok suratsurat; danb) Bagian isi, berisi rincian, uraian,e) pernyataan bahwa keteranganketerangan, atau penjelasan dariyang dibuat adalah benar.masalahpokokyangakan4. Memo dan Nota Dinasdiberitahukan.Memomerupakanc) Bagian penutup, berisi harapansingkatan dari kata memorandum,agar pihak yang dituju memaklumiyang berasal dari kata memory yanghal yang disampaikan.berarti ingatan. Istilah nota berasaldari kata note yang berarti catatan.3. Surat KeteranganSuratketeranganketeranganresmiMemo atau nota dinas adalah suratberisikhusus yang dipakai antar pejabat ditentanglingkungansuatulembaga.status/kondisi seseorang atau barangPemakaian memo tersebut berbedayang dikeluarkan oleh pejabat yangdenganberwenang.pribadi dipakai oleh perseoranganMisalnya,surat7memopribadi.Memo
8. Surat Rahasiadan dapat dikirim kepada siapa sajaasal orang yang dituju sudah kenalSurat yang isinya tidakbaik dengan pengirim memo pribadiboleh diketahui oleh orang yangitu.tidak berkepentingan. Surat inibiasanya terdiri dari dua sampul;5. Telegramsampul pertama berkode R atauTelegram adalah suatu alatkomunikasidenganmenyampaikanmelaluiSR serta dilak/segel dan sampulcaraterluar tidak bertuliskan apa-apaberita-beritaradioataudan tidak dilak/segel. Surat jenispesawatinitelegram mengenai sesuatu tulisan-tulisan9. Surat Sangat Rahasiasingkat yang dikirimkan dari jarakjauh.Surat yang isinya samasekali tidak boleh diketahui oleh6. Surat BiasaSurat biasa adalah tingankarenadapatmembahayakanSR (Sangat Rahasia), sampulkedua bertuliskan SRS (Sangatkhitanan, surat pertemuan pararekreasitidaktiga; sampul pertama bertuliskansurat undangan pernikahan atauuntukorangnegara. Surat jenis ini bersampulwalaupunterbaca oleh orang lain, sepertisiswanegara,kelompok/lembaga/instutusi, danpenyelesaian dengan cepat. Isitelegramberupa dokumen-dokumenRahasiadansertadilak/segel, dan sampul terluarsebagainya.tidak bertuliskan apa-apa dan7. Surat Perintahtidak dilak/segel.Surat perintah kerja adalahA. Pengertian Visual Basicadalah surat yang di gunakan untukmemberikanSekali)perintahMenurut Windra SwastikakepadaMicrosoft Visual Basic 6.0 adalahseseorang agar melakukan suatusebuahpekerjaan.Windows dan Internet yang basisbahasapemprogramannya8pemprogramanberbasis
BASIC. Visual Basic lebih darimunculnya versi-versi terbaru VBsekedar bahasa pemprograman .menjadi semakin komplek namunRevolusiduniapemprogramansekaligus menjadi makin powerful.berubah,ketikaversi Keunggulan Visual Basic 6.0pertamaVisual Basic diluncurkan, tidak ada- Dapat berjalan di OS Windowsbahasa pemprograman sebelumnya98/ME/NT/2000/Xp dan 7yang- Ringan dalam PengaksesanmemberikankemudahanData.dalam membuat aplikasi windows Kelemahan Visual Basic 6.0seperti yang di tawarkan olehVisual Basic , bhakan hingga versi-TidakVB net, Visual Basic tetap menjadisendirimemilikiDatabase- Tidak bisa berjalan di OS selainfaforit para pengembang aplikasiWindowswindows di seluruh dunia. DenganMETODE PENELITIANbuku, internet serta literatur –Metode Pengumpulan Datadalamliteratur lainnya tentang sistemmelakukan pengumpulan data adalahpengarsipan data surat sSemarang.WawancaraWawancara adalah PengambilanJenis Datadata dengan cara mengadakanJenis data yang dipakai adalah datawawancarakualitatif, dimana prosedur penelitianlansungdenganpihak Polrestabes Semarang.yang dihasilkan tidak dalam bentukObservasi (Pengamatan)angkaObservasi (Pengamatan) adalahtentang latar belakang berdirinyaMelakukan pengamatan tabes Semarang.Studi PustakaSumber DataStudi Pustaka adalah Melakukan1.research atau pencarian melaluiinformasistrukturdariData primer yaitu data yangdiperoleh langsung dari hasil9
wawancara2.dengan2.informanAnalisa Tujuan dari analisatentang masalah yang terkaitsistemlangsung dengan penelitian ini.menentukanData sekunder yaitu data yanguntukdiperoleh dan dikumpulkan dariSehingga diharapkan denganbeberapa sumber lain sepertidilakukannyadokumen dan bahan – bahanmaka permasalahan yang adalainakan dapat teratasi.yang relevan denganmasalah dalam penelitian em.analisaSystemsitem,designMetode PenelitianmenguraikanMetode penelitian dalam skripsi iniaturan bisnis, proses diagrammenggunakandan dokumentasi lainnya. aitudari tahap ini akan menjelaskanproses logis yang digunakan olehsistem baru sebagai kumpulananalis sistem untuk menggambarkanmodul atau subsistem.sebuah sistem informasi, atihan dan kepemilikan. ninidilakukan implementasi daripengembanganperancangan dan desain yangsistem. Pengembangan sistem tekniktelah dilakukan. Sehingga pada(engineering system development).tahap ini menghasilkan suatuMeliputi langkah berikut:1.perangkat lunak (software).Planning / perencanaan Untuk5.Testing / Pengujian Setelahmenghasilkan perangkat lunakperangkat(software)berkualitasmakaperlu dilakukan ayakan.yang telah dibangun. Hal iniStudi kelayakan yang dilakukandilakukan untuk memastikanmeliputikehandalan software.melakukan:ekonomi,operasional, dan teknis.10perangkatlunak
ANALISA DAN PEMBAHASANPerancangan sistem dan pembahasan padabab ini penulis membahas mengenaibagaimana perancangan aplikasi suratmasuk dan surat keluar pada PolrestabesSemarang. Surat masuk dan Surat keluarmerupakan sarana komunikasi anggapimakapenulismencoba memberikan solusi yaitu denganmembuat rancangan aplikasi Surat Masukdan Surat Keluar. Selanjutnya dalamprosespembuatannyaadabeberapatahapan implementasi, uji coba dan hasilpembahasan dari sistem surat masuk dansuratkeluar.Berikutinipenjelasanmengenai implementasi, uji coba sistemdan hasil pembahasan sistem aplikasi suratmasuk dan surat keluar.11
Desain Database12
Tampilan Input dan OutputTampilan Inputtampilan Input Surat KeluarDesain Data BAGMIN(admin)1.Gambar 4.11 Tampilan Iput Surat KeluarGambar 4.14 tampilan Input DataBAGMINtampilan Input Surat MasukTampilan Data Pegawai1.Gambar 4.12 Tampilan Input Surat MasukGambar 4.13 Tampilan Input DataPegawai13
Desain Disposisi tampilan OutputLaporan Surat KeluarGambar 4.15 tampilan Disposisitampilan Output1.tampilan Output Laporan Surat Masuk2. tampilan Output Laporan DisposisiGambar 4.17 tampilan Laporan Disposisi14
prosesKesimpulanpadasebelumnya,maka2.bagiandapat dikembangkan dalampencarian data, agar mudah1. Dengan adanya sistem informasipencarian data surat masukpengarsipan surat masuk dankeluar,makadandapatmembantu pengarsipan surat diPolrestabesSemarangsecaraterkomputerisasi, yaitu denganadanya fitur untuk menambahdan mengubah data surat.2. Dengan adanya fitur pembuatanlaporan dan rekapitulasi hkan oleh pimpinan, dansetiap laporan tersimpan secaraterkomputerisasi dapat dicetak disaat dibutuhkan.Saran-SaranAgar penerapan sistem dapatberjalan dengan baik, maka pihakpengelolasistemperlumempersiapkan :1.Untuk pengembangan makaprogram sistem informasi inidapatdisimpulkan sebagai berikut:suratsuratmasuk dan surat keluar.Dari hasil penelitian yang telahdipaparkanpengarsipanSegera diadakan perubahanke sistem informasi yangbenar-benar akan membantu15suratkeluar
DAFTAR PUSTAKA[1] Sunandar, (2012), Sistem InformasiPengarsipan pada MTs sitasSurakarta.[2] najemen Surat Masuk dan Pacitan,speedUniversitasSurakarta.[3] jenis-jenis-suratdinas 26.html, diupdate tanggal 20Juni ic6.0Profesional, step by Step,PT. ElexMedia Komputindo. Jakarta[5] Jogiyanto, H. M. (2005). PengenalanKomputer. Yogyakarta : Andi Offset.[6] Jogiyanto, HM. Analisis dan Desain.Yogyakarta: Andi, 200516
17
Kata kunci : manajemen surat, sistem informasi, pengarsipan surat . 2 ABSTRACT In the administration on Polrestabes Semarang , letters are an important means of information - critical and confidential information related to the agency contained therein . Timeliness in
Penomoran Surat Surat Keluar yang telah ditandatangani Pejabat 15 Menit Ters usun nya secara urut surat-surat yang siap dengan penomoran sesuai kartu kendali 2 Penomo ran Surat Buku Kendali Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas 10 Menit Terc iptan ya surat keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat
- Surat dinas: surat keterangan, surat jalan, surat kelakuan baik, surat izin, dan sebagainya. . Memintakan penomoran dan cap dinas surat keluar kepada petugas pengendali di UK 4. Menyerahkan surat keluar kepada petugas . atau perorangan dalam format dan media apapun Tunggal maupun kelompok
1. Konsep Dasar Sistem Informasi 6-7 2. Komponen Sistem Informasi 7-9 3. Elemen Sistem Informasi 9-11 4. Klasifikasi Sistem Informasi 11-13 5. Pengelola Sistem Informasi 13-14 6. Pengembangan Sistem Informasi 14-15 7.
A. Sistem informasi penjualan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dan multi user. Masing-masing user memliki hak akses yang berbeda terhadap fungsi-fungsi di sistem. B. Proses pengarsipan data konsumen, data booking dan data pembayaran menggunakan database dalam Sistem Informasi penjualan Berbasis Kinerja Pada Proyek Apartemen Mega
Sumber informasi adalah data. Data seringkali disebut sabagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi lebih bermakna. (Abdul Kadir, 2003) 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi yang dapat didefinisikan
sistem organ, kelainan dan penyakit. Sistem – sistem pada manusia dan hewan 1. Sistem pencernaan 2. Sistem ekskresi 3. Sistem pernapasan 4. Sistem peredaran darah 5. Sistem saraf dan indera 6. Sistem gerak 7. Sistem imun 8. Sistem reproduksi 9. Keterkaitan antar sistem organ dan homeostasis 10. Kelain
B. Memahami sistem informasi Sebuah Sistem Informasi pada hakekatnya merupakan suatu sistem yang memiliki komponen-komponen atau sub sistem -sub sistem untuk menghasilkan informasi. Pada bagian ini akan dibahas mengenai pengertian-pengertian mendasar yang menuju pada pemahaman Sistem Informasi secara menyeluruh. 1. Tentang Sistem
In general, user-mode hooking is intended for API monitoring, like Mark Russinovich’s ProcessMonitor (alias FileMon/RegMon), resource leak detection, various malware which doesn’t need to care about security issues, extending applications and libraries you don’t have the source code for (also cracks may fall in this category), adding a compatibility layer for existing applications to run .
