Manajemen Proyek - DINUS

Manajemen ProyekHeru Lestiawan, M.Kom

APA ITU PROYEK? Jawaban dari pertanyaan ini bisa dilihat dariaspek tujuan, kompleksitas, keunikan, tidakpermanen, ketidakbiasaan, dan siklus hidup.

Tujuan Suatu proyek biasanya adalah suatu aktivitas yang berlangsungdalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu. Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harusdiselesaikan untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan. Proyek biasanya cukup kompleks sehingga dibutuhkankoordinasi dan pengendalian terhadap setiap sub-subpekerjaan dalam hal waktu, urutan pekerjaan, biaya danperformansi.

Kompleksitas Proyekbiasanya melibatkan beberapa fungsiorganisasi (pemasaran, personalia, engineering,produksi, keuangan) karena diperlukan bermacammacam ketrampilan dan bakat dari berbagai disiplindalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalamproyek. Koordinasi antar fungsi organisasi sangat diperlukanuntuk kesuksesan proyek sesuai dengan tujuan.

Keunikan Setiapproyek mempunyai ciri tersendiri yangberbeda dari apa yang sudah pernah dikerjakansebelumnya. Suatu proyek adalah suatu pekerjaan yang sekaliterjadi, tidak pernah terulang dengan persis sama.

Tidak Permanen Proyek adalah aktivitas temporer. Organisasisementaradibentukuntukmengelola personalia, material dan fasilitasuntuk mencapai tujuan tertentu, biasanyadalam jadwal tertentu, dan sekali tujuantercapai, oranisasi akan dibubarkan dan akandibentuk organisasi baru untuk mencapaitujuan yang lain lagi.

Ketidakbiasaan Proyekbiasanya menggunakan teknologibaru dan memiliki elemen yang tidak pastidan beresiko. Kegagalan suatu proyek bisaberakibat buruk bagi organisasi.

Siklus Hidup Proyek adalah suatu proses bekerja untukmencapai suatu tujuan, selama prosesproyek akan melewati beberapa fase yangdisebut siklus hidup proyek. Tugas-tugas, organisasi, orang dan sumberdaya lain akan berubah bila proyekmemasuki satu fase baru.

Operasi dan proyek memilikikarakteristik yang sama Dilakukan oleh manusia Dibatasi oleh sumber daya yang terbatas Direncanakan,dilaksanakan dan dikendalikanOperasi VS ProyekOperasi:Berjalan terus dan berulangTidak akan berhenti, justru diusahakanagar bisnis dapat terus berjalanProyek:Sementara dan unikBerhenti ketika tujuan proyektercapai

DINAMIKA DALAM SIKLUSPROYEK Sebelumnyatelah disebutkan bahwa proyekberbeda-beda dalam hal kompleksitas, ukuran, dansumber daya yang diperlukan. Meskipun demikian, setiap proyek memiliki polatertentu yang merupakan ciri pokok yang melekatdan membedakannya dari kegiatan operasional rutin. Makin besar dan kompleks suatu proyek ciri tersebutmakin terlihat. Ciri pokok ini dikenal sebagai dinamika kegiatansepanjang siklus proyek.

DINAMIKA DALAM SIKLUSPROYEK Dalam siklus proyek, kegiatan-kegiatan berlangsungmulai dari titik awal kemudian meningkat jenis danintensitasnya sampai ke puncak, turun, dan berakhir. Kegiatan-kegiatan tersebut memerlukan sumberdaya yang berupa jam-orang, dana, material atauperalatan. Bila dibuat grafik dengan sumber daya pada sumbuvertikal dan waktu pada sumbu horizontal, makaakan terlihat siklus proyek sebagai garis lengkungdengan titik-titik awal, puncak, dan akhir.

DINAMIKA DALAM SIKLUSPROYEK Disamping turun naiknya intensitas kegiatan, terjadipula perubahan dalam aspek lain, seperti kualisifikasitenaga yang diperlukan. Misalnya pada awal proyek diperlukan ahli-ahliperencanaan dan engineering, sedangkan menjelangakhir proyek diperlukan lebih banyak tenagainspektor di lapangan.

DINAMIKA DALAM SIKLUSPROYEK Berbeda dari kegiatan operasional rutin yang relatifstabil, kegiatan proyek bersifat dinamis, terusberubah-ubah. Untuk mencapai penggunaan sumberdaya yang efisien, perlu diusahakan agar tidak terjadigejolak-gejolak yang tajam. Dengan demikian, seluruh kegiatan dalam siklusproyekmerupakanrangkaianyangberkesinambungan menuju sasaran yang telahditentukan.

PERKEMBANGAN DALAMSIKLUS PROYEK Suatu sistem yang dinamis, seperti halnya proyek,memiliki tahap-tahap perkembangan. Pada masing-masing tahap terdapat kegiatan yangdominan dengan tujuan yang khusus atau spesifik. Sampai saat ini belum ada keseragaman pembagiantahap dalam siklus proyek, baik jumlah maupunteminologi yang dipakai. Hal ini antara lain karena banyaknya macam, ukuran,dan kompleksitas proyek, serta latar belakang tujuanpembagian itu sendiri.

Contoh proyek Mengembangkan suatu produk / jasa yang baru. Melakukan suatu perubahan di dalam organisasi. Merancang suatu kendaraan transportasi yang baru. Mengembangkan atau membuat suatu sisteminformasi yang baru atau dimodifikasi. Membangun suatu bangunan atau fasilitas fisik. Menjalani kampanye untuk jabatan politik. Melakukan implementasi pada suatu prosedur atauproses bisnis yang baru.

Contoh Proyek IT Sebuah help desk atau pekerja teknis menggantikanlaptop bagi sebuah departemen kecil. Sebuah tim pengembangan software menambah fiturkecil bagi sebuah aplikasi software internal. Sebuahkampusmeningkatkaninfrastrukturteknologinya untuk menyediakan akses internetwireless.

Contoh Proyek IT Suatu perusahaan memutuskan untuk menggunakanVOIP sistem dan bagaimana implementasinya Sebuah jaringan televisi mengembangkan sistemyang memungkinkan pemirsa memilih kontestan danmemberikan umpan balik pada program. Sebuah grup pemerintah mengembangkan suatusistem untuk mendeteksi imunisasi anak.

Proyek dan Rencana Strategis Proyek adalah pengorganisasian kegiatan yang tidakdapat dilaksanakan melalui batasan operasionalperusahaan/ organisasi yang normal Sebagai cara organisasi/perusahaan mencapairencana strategisnya

Tipe Proyek Proyek yang berasal dan klien yang ditawarkan ke suatu konsultan ataukontraktor, dimana sudah jelas macam pekerjaan yang harus ditangani.Dalam kondisi seperti ini biasanya tidak ada proses tender sehinggatidak ada suasana kompetitif dalam perebutan proyek. Banyak sekaliproyek seperti ini, khususnya untuk proyek yang nilainya relatif kecil. Ide proyek muncul karena ada tawaran dana dari instansi atau lembagatertentu. Dengan adanya tawaran itu kita bisa menyusun proposalproyek. Di dalam lembaga pendidikan sering ada tawaran danapenelitian untuk topik tertentu dengan alokasi dana tertentu. Proyek muncul karena adanya tawaran lelang, Di sini suatu konsultanatau kontraktor harus berkompetisi untuk mernenangkan tender.Proses yang harus dilalui biasanya lebih rumit dan panjang.Profesionalitas sangat menentukan keberhasilan dalam tender. Proyek berasal dari dalam perusahaan sendiri.

Apa itu Manajemen Proyek? ManajemenProyek adalah penerapan daripengetahuan, keahlian, alat dan teknik pada suatuaktifitas proyek untuk mendapatkan/ memenuhikebutuhan dan harapan dari pihak yang terkait darisuatu proyek Terkadang biasa dideskripsikan sebagai pendekatansecara organisasi kepada pihak manajementerhadap operasi yang sedang berjalan,dimana lebihpantas disebut sebagai management by projects.

Ciri-ciri Manajemen Proyek Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumberdaya mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut: Seorangmanajer proyek memimpin organisasi proyek danberoperasi secara independen, bebas dari rantai komando yangsemestinya dari organisasi induk. Manajer proyek adalah pembawa tunggal semua usaha mencapaisatu tujuan proyek. Karena setiap proyek memerlukan bermacam-macam keahlian dansumberdaya, maka pekerjaan-pekerjaan dalam proyek dikerjakanorang dan berbagai fungsi. Manajer proyek dan tim proyek bertanggungjawab menyatukanorang-orang dan berbagai fungsi/disiplin yang bekerja untuk proyek

Ciri-ciri Manajemen Proyek Manajer proyek menegosiasi secara langsung manajer fungsional(pemasaran, personalia, produksi, keuangan, dan lain ‐lain) untukmemberikan dukungan. Proyek akan memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya penyerahanhasil akhir dan kelayakan teknisnya. Sementara unit‐ unit fungsional (danorganisasi induk) harus tetap menjaga kelangsungan organisasi indukuntuk mencapai tujuannya. Sebagai konsekuensi terkadang timbul konflikpemakaian sumberdaya antara manajer proyek dan manajer fungsional. Dalam proyek akan terdapat dua rantai komando ‐komando vertikal (danmanajer fungsional) dan komando horisontal (dan manajer prayek).Orang‐orang dalam proyek harus melapor ke manajel fungsional danmanajer proyek. Proyek bisa berasal dan bagian yang berbeda dan organisasi induk.Pengembangan produk bisa berasal dan bagian pemasaran sementarapenerapan teknologi baru berasal dan R&D.

Manajemen dari sebuah proyekmencakup: Indetifikasi persyaratan Menetapkan tujuan yang jelas dan terjangkau Menyeimbangkan permintaan terhadap kualitas,lingkup, waktu dan biaya Mengadaptasi spesifikasi, rencana dan pendekatanbagi pertimbangan dan ekspektasi dari berbagaipemangku kepentingan

Keuntungan MenggunakanManajemen Proyek Formal Pengendalian yang lebih baik terhadap finansial,fisik & sumber daya manusiaHubungan pelanggan yang makin baikWaktu pengembangan yang lebih singkatBiaya yang lebih rendahKualitas yang lebih tinggi dan reliabilitasmeningkatBatas keuntungan yang lebih tinggiProduktifitas yang meningkatKoordinasi internal yang lebih baikMoral pekerja yang lebih tinggiyang

Bidang keahlian yang dibutuhkan oleh tim proyekProject ManagementBody of KnowledgePMBOK GuideInterpersonalskillsGeneralmanagement knowledge& skillsApplication areaknowledge, standards ®ulationsUnderstanding theprojectenvironment

Project Management Body ofKnowledge yekyangoverlapdenganpengetahuan manajemen secara umum

Kerangka kerja Manajemen Proyek

Kerangka Manajemen ProyekKnowledge Area (1) KnowledgeArea adalah kompetensi-kompetensiutama yang harus dikembangkan oleh manajerproyek Project Integrastion Management Kompetensi untukmengintegrasikan berbagai elemen dari manajemenproyek. Project scope management kompetensi untukmendefinisikan dan mengelola semua pekerjaanyang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyekdengan baik

Kerangka Manajemen ProyekKnowledge Area (2) Projecttime management kompetensi untukmemperkirakan waktu yang dibutuhkan gunamenyelesaikan proyek, membuat jadwal proyek yangwajar dan menjamin ketepatan waktu dalammenyelesaikan proyek Projectcost management kompetensi untukpersiapan dan pengelolaan budget proyek

Kerangka Manajemen ProyekKnowledge Area (3) ProjectQuality management kompetensi untukmenjamin bahwa proyek yang dilakukan akanmemuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudahdisepakati sebelumnya. Project human resources management kompetensiyang berkaitan dengan efektivitas menggunakansumber daya manusia yang terlibat dalam proyek. Project communication management kompetensiuntuk membuat, mengumpulkan, menyebarkan danmenyimpan informasi proyek

Kerangka Manajemen ProyekKnowledge Area (3) Projectrisk management kompetensi untukmengidentifikasi, menganalisis dan merespon resikoresiko yang berkaitan dengan proyek yangdikerjakan. Project procurement management kompetensi untukmemperoleh barang-barang dan servis untukmendukung pelaksanaan proyek baik dari dalammaupun dari luar organisasi

Kerangka Manajemen ProyekTools & Technique (1) Project Management Tools & Technique adalah alatyang digunakan untuk menilai manajemen proyekdan timnya dalam melaksanakan proyek berkaitandengan 9 Knowledge AreaKnowledge AreaTools & Technique ExamplesIntegration ManagementProject selection methods, project management, stakeholderanalysis, project charters, project manajement plans, workauthorization systemScope ManagementProject scope statements, WBS, Statements of work,requirements analysis, scope chane controlTime ManagementGantt Chart, Project Network Diagram, Critical Path Analysis,PERT, Milestone Reviews.