Metode Perencanaan - Unhi

7. Pengendalian (controlling)8. Koordinasi (coordination)Setiap fungsi di atas merupakan tahap yang harus dipenuhi. Jadi tidakmungkin salah satu dari fungsi tersebut ditinggalkan. Pengelolaan proyek akanberhasil baik jika semua fungsi manajemen dijalankan secara efektif. Ini dicapaidengan jalan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakansetiap fungsitersebutdan menyediakan kondisiyang tepatsehinggamemungkinkan orang-orang untuk melaksnakan tugasnya masing-masing. Darikedelapan fungsi manajemen tersebut dapat dikelompokkan menjadi tigakelompok:Tahap perencanaan:1. Penetapan tujuan (goal setting)2. Perencanaan (planning)3. Pengorganisasian (organizing)Tahap Pelaksanaan:1. Pengisian staf (staffing)2. Pengarahan (directing)Tahap Pengendalian:1. Pengawasan (supervising)2. Pengendalian (controlling)3. Koordinasi (coordinating)Menurut (Hasibuan, 2013) fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakanpara penulis tidak sama, tergantung pada sudut pendekatan dan pandanganmereka. Sebagai bahan perbandingan dikemukakan pembagian fungsi-fungsifungsi manajemen pada tabel 1.1 di bawah ini:Tabel 1.1: Fungsi – fungsi ManajemenG.R.TerryJohn F. MeeLouis A. AllenMC. Namara11

1. Planning1. Planning1. Leading1. Planning2. Organizing2. Organizing2. Planning2. Prgramming3. Actuating3. Motivating3. Organizing3. Budgeting4. Controlling4. Controlling4. Controlling4. SystemHenry FayolHarold KoontzDrs. P.SiagianProf. Drs. OeyCyrilLiang LeeO’Dannel1. Planning1. Planning1. Planning1. Perencanaan2. Organizing2. Organizing2. Organizing2. Pengorganisasian3. Commanding3. Staffing3. Motivating3. Pengarahan4. Coordinating4. Directing4. Controlling4. Pengkoordinasian5. Controlling5. Controlling5. Evaluation5. PengontrolanW.H. NewmanLuther GullickLyndallF. John. D. MilletUrwick1. Planning1.Planning1. Forecasting1. Directing2. Organizing2. Organizing2. Planning2. Facilitating3.Assembling3.Staffing3. OrganizingResources4. Directing4. Commanding4. Directing5. Coordinating5. Coordinating5. Controlling6. Reporting6. Controlling7. BudgetingSumber: (Hasibuan, 2013)1.1.4Aspek-aspek dalam Manajemen ProyekMenurut (Dimyati, 2014), beberapa aspek yang dapat diidentifikasi danmenjadi masalah dalam manajemen proyek serta membutuhkan penanganan yangcermat adalah sebagai berikut:1. Keuangan12

Berhubungan dengan pembelanjaan dan pembiayaan proyek. Keuanganbisa berasal dari bank atau investor dalam jangka pendek atau jangkapanjang.2. Angaran BiayaBerkaitan dengan perencanaan dan pengendalian biaya selama proyekberlangsung.3. Manajemen Sumber Daya ManusiaBerkaitan dengan kebutuhan dan alokasi SDM selama proyek berlangsungyang berfluaktif.4. Manajemen ProduksiBerkaitan dengan hasil akhir proyek. Hasil akhir proyek negative apabilaproses perencanaan dan pengendaliannya tidak baik.5. HargaMasalah ini timbul karena kondisi eksternal dalam hal persaingan harga,yang dapat merugikan perusahaan.6. Efektivitas dan EfisiensiMasalah ini dapa merugikan apabila fungsi produk yang dihasilkan tidakterpenuhi/tidak efektif atau faktor efisiensi tidak terpenuhi sehingga usahaproduksi membutuhkan biaya besar.7. PemasaranBerkaitan dengan perkembangan faktor eksternal sehubungan denganpersaingan harga, strategi promosi, mutu produk serta analisis pasar yangsalah terhadap produksi yang dihasilkan.8. MutuBerkaitan dengan kualitas produk akhir yang akan meningkatkan dayasaing serta memberikan kepuasan pelanggan.9. Waktu13

Masalah waktu dapat menimbulkan kerugian biaya apabila liknyaakanmenguntungkan apabila dapat dipercepat.1.1.5Elemen Penting dalam Manajemen ProyekMenurut (Dimyati, 2014) Nicholas 2001, ada tiga elemen penting dalammanajemen proyek:1. Manajer ProyekElemen yang paling penting dalam manajemen proyek adalah manajerproyek karena manajer proyek adalah orang yang bertanggung jawabuntuk merencanakan, mengarahkan dan mengitengrasikan usaha kerja darianggota untuk mencapai tujuan proyek.2. Tim ProyekTim proyek merupakan kumpulan orang dari area fungsional berbeda yangsaling bekerja sama dengan tujuan menyelesaikan pekerjaan proyek.3. Sistem Manajemen ProyekManajer proyek dan tim proyek harus menjadi alat bantu dalam sistemmanajemen proyek. Sistem manajemen proyek dibuat berdasarkan strukturorganisasi, proses informasi, dan pelatihan serta vertikal dan horizontal.Sistem vertikal meliputi pemecahan tugas dalam proyek, sedangkanhorizontal meliputi unit fungsional dan departemen yang terlibat dalamproyek.1.1.6Manajer ProyekManajer proyek adalah seorang yang ditunjuk atau ditetapkan untukbertanggung jawab terhadap kegiatan atau pelaksanaan proyek setiap hari, sampaiproyek selesai.Menurut (Imam Heryanto, 2013) Skill yang dibutuhkan manajer proyekadalah14

1. Leadership atau kepemimpinanSebuah proyek sangat membutuhkan kerja sama antar anggota tim, disinidiperlukan seorang yang memiliki jiwa kepemimpinan proyek yangtangguh, seseorang yang isa mengoorginasi dan bisa mengarahkan anggotatim agar apa-apa yang akan dikerjakan selalu merujuk pada tujuan proyek,agar semua komponen tim proyek tunduk pada satu aturan.2. Problem Solving Skill atau keahlian memecahkan masalahManajer proyek dituntut untuk bisa memecahkan semua permasalahn yangterjadi selama proyek berlangsung. Manajer proyek harus bisa membuatsuatu solusi masalah tanpa menimbulkan masalah yang baru.3. Written Skills atau keahlian untuk menulisSeorang manajer proyek harus memiliki kemampuan ini, pasalnya, jangansampai anggota tim salah menangkap maksud. Kemampuan menulis yangdimaksud meliputi banyak aspek antara lain: penulisan project definition,project management plan, project monitoring and cotrolling. Dan jugapenulisan dalam bentuk presentasi dan pelaporan-pelaporan proyeklainnya. Intinya dalam penulisan harus jelas dan lugas.4. Presentation Skills atau keahlian melakukan presentasiSeorang manajer proyek dituntut untuk bisa menuangkan ide-idenya dalamsuatu bentuk orasi, dalam hal ini adalah presentasi di dalam suatu forumpertemuan rapat proyek (yang bersifat formal) maupun diliuar kegiatanrapat (no formal).5. Communication Skill atau keahlian berkomunikasi15

Komunikasi yang baik maka akan terjalin hubungan yang baik antaraanggota tim. Begitu juga sebaliknya, bila komunikasi kurang baik, makapermasalahan kecil atau sederhana bisa menjadi permasalahan besar.Untuk itulan manajer proyek harus memiliki komunikasi yang baik,kemampuan komunikasi yang menghubungkan semua anggota tim agardapat berkoordinasi dengan baik.6. Team Player Skills atau keahlian menjalankan timKeahlian menjalankan tim adalah merupakan pekerjaan pekerjaan yangtidak mudah bagi seorang manajer proyek. Untuk menjalankan tim,seorang manajer proyek harus memiliki charisma yang tinggi, harusmempunyai wibawa.7. Profesionalism atau profesionalismeSeorang manajer proyek harus bisa memilah-milah antara urusan kantor,urusan teman, urusan pribadi maupun urusan keluarga. Seorang manajerproyek harus bisa membedakan kapan saat bertindak sebagai pemimpinsuatu proyek dan kapan berlaku sebagai teman.8. Strong Admin Skills atau kemampuan yang handal untuk mengaturKemampuan untuk mengatur orang lebih bersifat manajerial, lebih bersifatseni dan psikologi. Untuk itulah diperlukan sorang manajer proyek ataupimpinan proyek yang bisa mengatur timnya dengan baik.9. Knowledge of Project Management atau pengetahuan tentang manajemenpeoyekPengetahuan tentang manajemen proyek tidak bisa dianggap remeh, karenapengetahuan ini merupakan peta manajemen proyek. Seseprang yang ingin16

sampai pada tujuannya harus memiliki dan melaksanakan perjalanannyasesuai dengan peta yang benar.Tugas dan tanggung jawab manajer proyek adalah1. Mendefinisikan dan membatasi proyek dengan benar.2. Mengidentifikasikan dan memilih sumber daya proyek : sumber dayamanusia, material, peralatan, dan metode pelaksanaan .3. Memimpin tim proyek pada setiap fase proyek.4. Mengestimasi dan membuat anggaran proyek.5. Mengidentifikasi dan mengelola semua isu dan risiko pada sebuah proyek.6. Membuat dan mengendalikan perencanaan proyek.7. Mengelola semua perubahan yang terjadi pada sebuah proyek.8. Meyakinkan bahwa semua penugasan deliverable proyek tetap beradapada track atau jalurnya dan tidak melebihi biaya yang telah ditetapkan.9. Mengidentifikasikan politik organisasi dan memerankan dengan baik10. Mengelola berkas proyek dan dokumentasi terkait11. Mengomunikasikan dan me-maintain kemajuan proyek melalui rapat(meeting) dan pelaporan (reporting).Menurut (Santosa, 2008) tanggungjawab utama seorang manajer proyekadalah menyerahkan hasil akhir proyek dalam kriteria waktu, biaya danperformansi yang telah ditetapkan, termasuk profit yang ditargetkan.Secara garis besar tanggungjawab manajer proyek adalah:1. Merencanakan kegiata-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas dan hasil akhir,termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dana penganggaran2. Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang-orang dalam timproyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumberdaya.3. Memonitor status proyek.4. Mengidentifikasikan masalah-masalah teknis.17

5. Titik temu dari para konstituen: subkontraktor, user, konsultan, topmanagement.6. Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.7. balisumberdaya bila tujuan tidak tercapai.Aryawati, seorang ahli manajemen proyek menyatakan syarat manajerproyek adalah memiliki kemampuan:1. Memilih dan mengembangkan suatu tim operasional dari awal mulai.2. Kepemimpinan dan manajemen3. Mengantisipasi masalah, memecahkan masalah dan membuat keputusan.4. Fleksibilitas operasional.5. Merencanakan, memeprcepat dan melaksanakan berbagai hal.6. Melakukan negosiasi dan mengajak berperan.7. Mengerti kondisi lingkungan dalam proyek yang sedang dikerjakan.8. Mereview, memonitor dan melakukan pengendalian.9. Didalam administrasi kontrak, lingkup pekerjaan dan perubahan lingkup.10. Untuk mengelola didalam suatu lingkungan yang memiliki perubahanterus menerus.11. membuat pelanggan puas.1.1.7Tim ProyekAnggota tim proyek yang umumnya dalam pengelolaan proyek antara laindapat dilihat seperti gambar 1.1 (Santosa, 2008):1. Contract AdministratorTerlibat dalam penyiapan proposal, negosiasi kontrak, mengitengrasikankeperluan dalam kontrak dengan rencana proyek, mengidentifikasikan pproyek,mengkomunikasikan penyelesaian tahap-tahap penting, dokumentasimasalah hokum, modifikasi kontrak.18

2. Project ControllingMembantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporandan evaluasi.3. Project AccountantMembantu pekerjaan akuntansi dan finansial kepada manajer ekerjaantertentu,menginvestigasi masalah-masalah finansial.4. Customer LiasonMerupakan perwakilan teknis klien atau user dalam tm proyek. Berperanserta dalam pembahasan teknis dan mereview apa yang sedang berjalandan membantu dalam perubahan kontrak, bertanggungjawa menjagahubungan baik dengan kontraktor-customer.5. Production CoordinatorMerencanakan, memonitor dan mengkoordinasikan aspek-aspek produksi.6. Manajer LapanganMengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan persyaratan hasilakhir proyek kepada pelanggan.7. Quality Assurance SupervisorMengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikanpemenuhan kualitas sesuai dengan kebutuhan.Manajer rLiason19

countantGambar 1.1: Anggota Tim Proyek (Santosa, 2008)1.1.8Hubungan KerjaHubungan antara pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proyek dibedakanatas hubungan fungsional dan hubungan kerja. Hubungan fungsional adalah polahubungan yang berkaitan dengan fungsi pihak-pihak tersebut. Hubungan kerjaadalah pola hubungan kerjasama antara pihak-pihak yang terlibat dalam proyekkonstruksi yang dikukuhkan dengan suatu dokumen kontrak, dapat diskemakanseperti dalam gambar 1.2.PemilikKonsultan PengawasKonsultan PerencanaKontraktorHubungan fungsionalHubungan kerjaGambar 1.2 Hubungan Fungsional dan Hubungan Kerja (Ervianto, 2009)Hubungan antara konsultan perencana dengan pemilik proyek, diikatberdasarkan kontrak. Konsultan perencana memberikan layanan konsultasidimana produk yang dihasilkan berupa gambar-gambar rencana dan peraturan20

serta syarat-syarat, sedangkan pemilik proyek memberikan biaya jasa ataskonsultasi yang diberikan oleh konsultan perencana.Kontraktor dengan pemilik proyek, diikat juga berdasarkan kontrak.Kontraktor memberikan layanan jasa profesionalnya berupa bangunan sebagairealisasi dari keinginan pemilik proyek yang telah dituangkan ke dalam gambarrencana dan peraturan serta syarat-syarat oleh konsultan perencana, sedangkanpemilik proyek memberikan biaya jasa profesional kontraktor. Konsultanperencana dengan kontraktor, diikat berdasarkan peraturan pelaksanaan.Konsultan perencana memberikan gambar rencana dan peraturan serta syaratsyarat, kemudian kontraktor harus merealisasikan menjadi sebuah bangunan.Hubungan antara pemilik proyek dengan konsultan pengawas, pemilikproyek memberi tugas pada konsultan pengawas untuk mengawasi pekerjaan dilapangan yang dilakukan oleh kontraktor dan kontraktor melaporkan kemajuanyang telah dicapai kepada konsultan pengawas. Konsultan pengawas melaporkankemajuan tersebut kepada pemilik proyek. Kemudian pemilik proyek memberikanbiaya jasa konsultasi kepada konsultan pengawas (Ervianto, 2009)1.2Unsur-Unsur PembangunanUsaha-usaha untuk mewujudkan sebuah bangunan diawali dari tahap idehingga tahap pelaksanaan. Pihak-pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi daritahap perencanaan sampai pelaksanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga pihak,yaitu pihak pemilik proyek (owner), pihak konsultan dan pihak kontraktor. Dalammelaksanakan kegiatan perwujudan bangunan, masing-masing pihak sesuaiposisinya berinteraksi satu sama lain sesuai hubungan kerja yang telah ditetapkan.(Ervianto, 2009)a. Pemilik Proyek (Owner)Owner merupakan faktor penentu dalam pencapaian keberhasilan suatuproyek. Pada umumnya owner mempunyai tiga tujuan yang ingin dicapai yaitumutu kerja yang baik, biaya rendah, dan penyelesaian proyek yang cepat. Pemilik21

proyek atau pemberi tugas atau pengguna jasa adalah orang/badan yang memilikiproyek dan memberikan pekerjaan atau menyuruh memberikan pekerjaan kepadapihak penyedia jasa dan membayar biaya pekerjaan tersebut.Hak dan kewajiban pengguna jasa1. Menunjuk penyedia jasa (konsultan dan kontraktor).2. Meminta laporan secara periodik mengenai pelaksanaan pekerjaanyang telah dilakukan oleh penyedia jasa.3. Memberikan fasilitas baik berupa sarana dan prasarana yangdibutuhkan oleh pihak penyedia jasa untuk kelancaran pekerjaan.4. Menyediakan lahan untuk pelaksanaan pekerjaan.5. Menyediakan dana dan kemudian membayar kepada pihak penyediajasa sejumlah biaya yang diperlukan untuk mewujudkan sebuahbangunan.6. Ikut mengawasi jalannya pelaksanaan pekerjaan yang direncanakandengan cara menempatkan atau menunjuk suatu badan atau oranguntuk bertindak atas nama pemilik.7. Mengesahkan perubahan pekerjaan (bila terjadi).Menerima danmengesahkan pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan oleh penyediajasa jika produknya telah sesuai dengan apa yang dikehendaki.Wewenang pemberi tugas:1. Memberitahukan hasil lelang secara tertulis kepada masing-masingkontraktor.2. Dapat mengambil alih pekerjaan secara sepihak dengan caramemberitahukan secara tertulis kepada kontraktor jika telah terjadi halhal di luar kontrak yang ditetapkan.b. Konsultan Perencana22

Konsultan Perencana adalah orang/badan yang membuat perencanaanbangunan secara lengkap baik bidang arsitektur, sipil, dan bidang lain yangmelekat erat membentuk sistem bangunan.Hak dan kewajiban konsultan perencana adalah:1. Membuat perencanaan secara lengkap yang terdiri dari gambarrencana, rencana kerja dan syarat-syarat, hitungan struktur, rencanaanggaran biaya.2. Memberikan usulan dan pertimbangan kepada pengguna jasa dan pihakkontraktor tentang pelaksanaan pekerjaan.3. Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor tentang hal-halyang kurang jelas dalam gambar rencana, rencana kerja dan syaratsyarat.4. Membuat gambar revisi bila terjadi perubahan perencanaan.5. Menghadiri rapat koordinasi pengelolaan proyek.c. Konsultan PengawasKonsultan pengawas adalah orang/badan yang ditunjuk pengguna jasauntuk membantu dalam pengelolaan pelaksanaan pekerjaan pembangunan mulaiawal hingga berakhirnya pekerjaan tersebut.Hak dan kewajiban konsultan pengawas adalah:1. Menyelesaikan pelaksanaan pekerjaan dalam waktu yang telahditetapkan.2. Membimbing dan mengadakan pengawasan secara periodik dalampelaksanaan pekerjaan.3. Melakukan perhitungan prestasi pekerjaan.4. Mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan konstruksi serta aliraninformasi antara berbagai bidang agar pelaksanaan pekerjaan berjalanlancar.23

5. Menghindari kesalahan yang mungkin terjadi sedini mungkin sertamenghindari pembengkakan biaya.6. Mengatasi dan memecahkan persoalan yang timbul di lapangan agardicapai hasil akhir sesuai kualitas, kuantitas serta waktu pelaksanaanyang telah ditetapkan.7. ankontraktor.8. Menghentikan sementara bila terjadi penyimpangan dari peraturanyang berlaku.9. Menyusun laporan kemajuan pekerjaan (harian, mingguan, bulanan).10. ambah/kurang.d. ekerjaandanmenyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan sesuai biaya yang telah ditetapkanberdasarkan gambar rencana dan peraturan serta syarat-syarat yang ditetapkan.Hak dan kewajiban kontraktor adalah:1. Melaksanakan pekerjaan sesuai gambar rencana, peraturan dan syaratsyarat, risalah penjelasan pekerjaan (aanvullings) dan syarat-syarattambahan yang telah ditetapkan oleh pengguna jasa.2. Membuat gambar-gambar pelaksanaan yang

BAB I MANAJEMEN PROYEK 1 Tujuan Instruksional Umum 1 1.1 Manajemen Proyek 1 1.1.1 Definisi Manajemen Proyek 1 1.1.2 Tujuan Manajemen Proyek 2 1.1.3 Fungsi Manajemen Proyek 3 1.1.4 Aspek-aspek dalam Manajemen Proyek 5 1.1.5 Elemen Penting dalam Manajemen Proyek 6 1.1.6 Manajer Proyek 7 1.1.7 Tim Proyek 10 1.1.8 Hubungan Kerja 12