Review Perusahaan Yang Menerapkan Knowledge Management System (Kms)

BAB III. PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENTSYSTEM (KMS) DI PERUSAHAANA. Boeing1. Profil Boeing CompanyBoeing adalah perusahaan dirgantara terkemuka didunia dan merupakan produsenterbesar pesawat komersial dan militer. Selain itu, Boeing juga mendesain danmembuat helikopter, misil, satellite, peralatan elektronik dan sistem pertahanan,peluru kendali, dan lain-lain.Boeing juga merupakan perusahaan pendukung untuk NASA, Boeingmengoperasikan Space Shuttle dan International Space Station. Boeing memilikipelanggan di lebih dari 90 negara di seluruh dunia dan merupakan eksportir terbeseardi Amerika Serikat.Gambar 3.1. Salah satu produk Boeing (www.boeing.com)Kantor pusat Boeing berada di Chicago, Boeing mempekerjakan lebih dari 158.000orang yang berasala dari Amerika Serikat dan 70 negara lainnya. Tentu kapasitasmasing-masing pekerja sangat beragam, tenaga kerja yang berbakat dan inovatif diseluruh dunia. Terdapat lebih dari 90.000 pekerja memilikai gelar sarjana – yangberasal berasal dari berbagai gelar yang mencapai 29.000 jenis gelar akademik - dihampir setiap bisnis dan bidang teknis dari sekitar 2.700 perguruan tinggi danuniversitas di seluruh dunia.Boeing di jalankan dengan dua unit bisnis : Boeing Commercial Airplanes dan BoeingDefense, Space & Security. Dukungan mendukung pembiayaan unit-unit tersebutdilakukan oleh Boeing Capital Corporation (http://www.boeing.com).6

2. Visi Organisasi 2016Visi perusahaan Boeing pada 2011 secara umum adalah “People working together asglobal enterprise for aerospace leadership.3. Peluang dan Tantangan Yang DihadapiDari hasil analisis terhadap kondisi perusahaan, Boeing memiliki masalah-masalahdan tantangan sebagai berikut : Boeing memiliki karyawan dan mekanik yang memiliki skill individual yangtinggi. Banyaknya karyawan yang tersebar diseluruh dunia dengan expertise yangberbeda, tentu menjadi aset yang barharga bagi perusahaan. Efek yang ditimbulkandari banyaknya pegawai adalah perlu adanya strategi untuk melakukan sharingpengetahuan antar pegawai melalui media yang ada. Kultur yang dibangun sebelumnya adalah rahasia, formal, dan ketat. Manajer jarang berinteraksi, jarang berbagai, divisi menyimpan informasi merekasendiri, dan mekanik bersaing satu sama lain. Kegiatan manufaktur, servis dan kemitraan teknologi dengan perusahaan dilakukandengan lebih dari 22.000 suplier dan parent di seluruh dunia. Kegiatan riset, design dan pusat pembangunan teknologi dilakukan diberbagaiNegara.4. Visi Organisasi terhadap Knowledge ManagementLalu bagaimana sebenarnya visi dari penerapan Knowledge yang diterapkan olehBoeing? Visi dalam manajamen pengetahuan yang diterapkan adalah “Knowledgewithout borders”, artinya masing-masing stake holder di dalam perusahaan dapatsaling bertukar pengetahuan tanpa batas untuk mendukung visi perusahaan.Lingkungan yang terbuka terahadap pertukaran pengetahuan ini diharapkan mampumenciptakan daya saing, kemampuan bertahan, dan meningkatkan produktifitas5. Strategi Knowledge Management di BoeingStake Hoder yang terlibatStake holder yang terlibat dalam pengelolaan pengetahuan di Boeing adalahpelanggan, pegawai (staf) dan partner. Sinergi antara stake holder yang merupakanstrategi terhadap manajemen pengetahuan akan dijelaskan pada penjelasan-penjelasanberikut.Gambar 3.2. Stake Holder yang Terlibat7

Kepedulian terhadap Pengetahuan (Knowlegdge)Boeing sebagai perusahaan yang cukup besar dan maju tentu memiliki kepedulianyang besar terhadap manajemen pengetahuan (knowledge). Pengelolaan knowledgesebagai dasar untuk melakukan aksi di kemudian hari. KM di Boeing diterapkandengan menggunakan teknologi yang melakukan otomatisasi dalam kegiatan analisis,pembuatan katolog, pembuatan profil pengetahuan, dan kegiatan perbaikan knowledgeitu sendiri. Knowledge sendiri di peroleh dari dokumen-dokumen, profil, best practice,seminar, hasil pembelajaran karyawan, hasil penelitian (riset), dan banyak berbagaimedia yang dapat menjadi sumber pengetahuan. Knowledge yang ada di perusahaandirepresentasikan dalam bentuk presentasi, model e-learning, referensi, dan aplikasiyang berbasis GUI. Gambar 3.2. memberikan gambaran bagaimana komponenkomponen knowledge itu saling terhubung.Gambar 3.2. Skema Pentingnya Knowledge di masa Depan (Boeing, 2008)Model Penerapan Knowledge ManagementGambar 3.2 memperlihatkan bagaimana model penerapan dari KM. Model inimenggambarkan aktifitas-aktifitas yang dilakukan dlam rangka mengelolalapengetahuan organisasi. Tahapan-tahapan ini merupakan proser daur hidup atau (lifecycle), artinya penerapan strategi terhadap pengelolaan pengetahuan dilakukan secaraberkesimabungan dari satu tahapan proses ke tahapan proses selanjutnya.8

Gambar 3.3. Model Knowledge Strategi di Boeing (Coogan, 2008)Teknik Sharing KnowledgeUntuk mendorong komunikasi terbuka diantara semua elemen dan strata perusahaandigunakanlah beberapa instrumen manajerial seperti lembar informasi, sesi orientasi,sesi tanya jawab, pertemuan kepemimpinan, pertemuan manajer rutin, dan pertemuan“seluruh tim”. Untuk meningkatkan level kualitas pekerjaan di manajerial,digunakanlah prosedur review performa tiga arah, yang mana manajer dievaluasi olehsupervisornya, dan rekan. Portal berbasis web merupakan salah satu teknologi yangdigunakan dalam sharing knowledge di Boeing (Gambar 3.4).Gambar 3.4. Portal Boeing, salah satu media Sharing Knowledge9

Berikut adalah berbagai teknik-teknik yang digunakan dalam sharing pengetahuanantar stake holder di Boeing :a. Konferensi internal, Lunch time learning, Storytelling dan Roundtablesb. After Action Review, Non‐Advocate Reviews dan Program Reviewsc. Mentoring, dan Coachingd. Rotasi Pekerjaane. Technical Fellowshipf. Pembuatan Buku Putihg. Merekam pengetahuan secara terstruktur dan menyebarkannya dalam berbagaibentuk, salah satunya adalah newslettersh. Pembekalan (orientasi) bagi pegawai barui. Komunitas praktisij. Expertise locatork. One on one trainingl. Shared work assignments – hands onm. Succession planningn. Employee involvement/KM Teamso. Embedding KM6. KM Boeing Saat iniImplementasi berbagai strategi manajemen pengetahuan (KM) yang dijelaskan diatasdiantaranya direpresentasikan dalam bentuk :a. Knowledge Centricb. Accidental collisions – the social sidec. KM on teams – learn before, during, and afterd. Embedding KMe. Learning Management and KMf. Process Based KMg. Risk Management Strategyh. Web 2.0 integrationi. Secure Knowledge Managementj. Knowledge Sharing Communitiesk. Distraction Managementl. Knowledge Flow Optimization7. CapaianProgram-program yang dilakukan Boeing merupakan knowledge repository toolsyang secara implisit mengaplikasikan konsep knowledge management di dalamperusahaan Boeing. Capaian diperoleh di berbagai program yang dilakukan Boeingantara lain lain: Peningkatan kualitas pekerja Akuisi Pengetahuan Knowledge sharing Pembangunan hubungan yang erat dengan pelanggan Pengaplikasian budaya yang baik dalam Perusahaan10

B. HP (Hewlett-Packard)1. ProfilHewlett-Packard dikenal umum sebagai HP, adalah salah satu perusahaan teknologiinformasi terbesar dunia. Hewlett-Packard dibangun oleh dua orang yang bernamaBill Hewlett dan Dave Packard. Kantor pusat HP di Palo Alto, California, AmerikaSerikat, perusahaan ini memiliki keberadaan global dalam bidang komputasi,percetakan, dan gambaran digital, dan juga menjual perangkat lunak dan pelayananjasa lainnya (www.hp.com).HP beroperasi di lebih dari 170 negara di seluruh dunia. HP selalu melakukan risetyang berkelanjutan tentang bagaimana teknologi dan services dapat membantu orangdan perusahaan untuk menyelesaikan permasalhan, dan merealisasikan kemungkinan,aspirasi dan impian. HP berkomitmen untuk mendayagunakan pemikiran dan idedikembangkan untuk menciptakan produk yang simple, berdaya guna, danberteknologi tinggai, secara bekesinambungan sebagai upaya memuaskan pelanggan.2. Penerapan Knowledge Management (KM) di HPHP memiliki pendekatan khusus terkait dengan KM yang diterapkan di dalamperusahaan. Berbagai strategi muncul untuk mengidentifikasi kebutuahn knowledgebagi internal organisasi maupun eksternal organiasi.Hadirnya teknologi web yang menjangkau hampir diseluruh belalahan dunia sangatberpengaruh terhadap pengelolaan pengatahuan pemasaran. Pengelolaan pengetahuanpemasaran dilakukan dengan membuat sistem manajemen pengetahuan denganmenggunakan halaman web (World Wide Web). Halaman web memungkinkanpengetahuan dapat diakses di seluruh dunia. Halaman web HP berisi berbagaiinformasi produk, pembandingan produk, buku putih, dan laboratorium HP yangdikembangkan untuk memfasilitasi akses internal dan eksternal perusahaan. Gambar3.4 menunjukkan halaman website HP yang menjadi media untuk mempertukarkaninforsmi kepada pelanggan.Gambar 3.4. Halaman Website HP11

Pendekatan Transfer KnowledgeSistem Informasi Perusahaan mengelola dokumen yang berisi pengetahuan tentangprosedur, personalia, dan tersedia informasi ke web dan sistem catatan Lotus. Sistemorganisasi juga berupaya untuk memetakan berbagai sumber pengetahuan tentangpengembangan sistem informasi dan manajemen di organisasi di sekitar HP.Sejak lama organisasi yang telah mengadopsi banyak pendekatan untuk transferpengetahuan di masa lalu, yaitu catalog, dokumen, video kaset, database, serangkaianpertemuan dan diskusi yang berkelanjutan pada manajemen.Product Processes Organization (PPO)Yang menjadi fokus penting dalam penerapan manajemen pengetahuan di dalamorganisasi HP adalah Product Processes Organization (PPO), yang menyediakanlayanan tersebut adalh divisi produksi HP. Divisi ini melakukan pembelian, rekayasa,penelitian pasar, memanage perubahan dan menjadi konsultan penyelamat. Informasidan manajemen pengetahuan harus menjadi kompetensi utama inti dari PPO, bahkanmeletakkan sistem informasi kelompok disini.Pada tahun 1995, bagaimanapun, Kay membentuk sebuah kelompok manajemenpengetahuan dalam Sistem Informasi PPO kelompok. Tujuan awalnya adalahmenangkap dan produk pengetahuan bagi manajer berbagai berbagai divisi di HP.Kelompok dengan cepat mengembangkan sebuah prototipe dari pengetahuan berbasisweb yang dikenal dengan istilah Knowledge Links. Konten utama dari sistem yangdibuat adalah pengetahuan tentang proses pembuatan produk; pengetahuan dapatberasal dari berbagai perspektif fungsional, termasuk pemasaran, R & D, rekayasa,dan manufaktur. Pengetahuan akan masuk ke Link Pengetahuan. Pengetahuan inisendiri berasal dari luar kelompok, tetapi anggota kelompok dapat menambah dengancara mengidentifikasi, mengedit, dan memformat pengetahuan, dan membuatnyamudah untuk mengakses dan digunakan.C. PERTAMINAa. Profil PertaminaPertamina adalah perusahaan minyak dan gas bumi yang dimiliki PemerintahIndonesia (National Oil Company), yang berdiri sejak tanggal 10 Desember 1957dengan nama PT Permina. Pada tahun 1961 perusahaan ini berganti nama menjadi PNPermina dan setelah merger dengan PN Pertamin di tahun 1968 namanya berubahmenjadi PN Pertamina. Dengan bergulirnya Undang Undang No. 8 Tahun 1971sebutan perusahaan menjadi Pertamina. Sebutan ini tetap dipakai setelahPERTAMINA berubah status hukumnya menjadi PT Pertamina (PERSERO) padatanggal 17 September 2003 berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor22 tahun 2001 pada tanggal 23 November 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi.Maksud dari Perusahaan Perseroan adalah untuk menyelenggarakan usaha di bidangminyak dan gas bumi, baik di dalam maupun di luar negeri serta kegiatan usaha lainyang terkait atau menunjang kegiatan usaha di bidang minyak dan gas bumi tersebut.Adapun tujuan dari Perusahaan Perseroan adalah untuk:a. Mengusahakan keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan Perseroan secaraefektif dan efisien.12

b. Memberikan kontribusi dalam meningkatkankesejahteraan dan kemakmuran rakyat.kegiatanekonomiuntukUntuk mencapai maksud dan tujuan tersebut, Perseroan melaksanakan kegiatan usahasebagai berikut:a. Menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi beserta hasil olahan danturunannya.b. Menyelenggarakan kegiatan usaha di bidang panas bumi yang ada pada saatpendiriannya, termasuk Pembangkit Listrik Tenaga Panas Bumi (PLTP) yang telahmencapai tahap akhir negosiasi dan berhasil menjadi milik Perseroan.c. Melaksanakan pengusahaan dan pemasaran Liquified Natural Gas (LNG) danproduk lain yang dihasilkan dari kilang LNG.d. Menyelenggarakan kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usahasebagaimana dimaksud dalam nomor 1, 2, dan 3.e. Sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang MIGAS baru, Pertamina tidaklagi menjadi satu-satunya perusahaan yang memonopoli industri MIGAS dimanakegiatan usaha minyak dan gas bumi diserahkan kepada mekanisme pasar.b. Strategi Penerapan Knowledge ManagementPerkembangan teknologi saat ini menjadikan perusahaan harus mampu bersaingdengan perusahaan lain, terlebih pertamina saat ini bukanlah satu-satunya perusahaanyang melakukan pengelolaan terhadap minyak dan gas. Pengelolaan diserahkankepada pasar. Hal ini menjadikan pertamina perlu mempersiapkan strategi. Salah satustrategi yang harus dilakukan pertamina adalah dengan menerapkan strategipenerapan Knowledge Management (KM).Knowledge Management Pertamina (Komet) telah diluncurkan pada November 2008untuk melestarikan aset perusahaan berupa pengetahuan, keterampilan, danpengalaman operasional yang dimiliki individual para pimpinan dan pekerja(www.pertamina.com). Pertamina memandang perlu adanya pengelolaan intangibleasset ini agar bisa dipergunakan untuk mendukung berbagai program terobosan yangterus dilakukan Pertamina. "Pemahaman knowledge management ini sangat esensialdan harus dikuasai oleh semua yang ada di perusahaan ini”.Gambar 3.5. Portal Pertamina13

Knowledge management yang dimaksud adalah Portal Pertamina (Gambar 3.5) yaitusuatu portal yang menggunakan teknologi berbasis web untuk melakukan knowledgesharing bagi selurus stake holder perusahaan. Penerapan KM ini dimaksudkan agarsetiap pekerja dapat berbagi pengalaman, berbagai pengetahuan, tentang apa yangdimiliki dan apa yang dimiliki teman kerja. Hal ini dilakukan karena selama iniknowledge masih melekat pada individu-individu. Dan itu perlu dibagi dengan oranglain, sehingga saling memperkaya sebagai explicit knowledge yang dimiliki secarabersama dan bisa dilatihkan kepada orang lain.c. Tantangan Penerapan KM di PertaminaPenerapan Knowledge Management (KM) bagi BUMN tentu akan mengalami banyakkendala. Kendala yang paling utama adalah kebiasaan karyawan yang sudah terbiasadengan tacid knowledge (pengalaman) dan tidak biasa melakukan sharing knowledge.Informasi disimpan hanya sebagai arsip dan tidak digunakan sebagai landasan aksidikarenakan belum meadainya infrastruktur dan budaya organisasi. Pegawaiumumnya masih enggan membagi pengalaman mereka kepada orang lain, karenamenganggap Knowledge adalah aset pribadi yang tidak perlu disampaikan kepadaorang lain.d. RekomendasiPT Pertamina harus menerapkan peraturan yang jelas terkait dengan penerapan KM.Reward and Punishment bisa menjadi alternatif solusi penerapan KM sehingga PTPertamina dapat menjadi perusahaan minyak dan gas terkemuka di dunia. Selain ituperlu dilakukan pengelolaan terhadap portal yang telah dibuat, karena portal tersebuttidak akan berguna jika tidak ada partisipasi dari setiap karyawan untuk melakukanpertukaran informasi, berkoordinasi, dengan sesama divisinya maupun dengan orangdi luar divisinya.E. TELKOM1. Profil PT TELKOMSekilas PT TelkomPT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (TELKOM) merupakan perusahaanpenyelenggara bisnis T.I.M.E (Telecommunication, Information, Media andEdutainmet) yang terbesar di Indonesia. Pengabdian TELKOM berawal pada 23Oktober 1856, tepat saat dioperasikannya layanan telekomunikasi pertama dalambentuk pengiriman telegraf dari Batavia (Jakarta) k

atau pengakuan terhadap hubungan synergistic dari tacit dan exsplicit knowledge dalam organisasi, serta melalui desain dari proses sosial yang menciptakan knowledge baru dengan mengalihkan tacit knowledge ke explicit knowledge. Knowledge adalah pengetahuan, pengalaman, informasi faktual dan pendapat para pakar yang digunakan untuk aksi.