PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS PARA INVENTARIOS - Audifirm

PROCEDIMIENTO SUSTANTIVO INVENTARIOS el instructivo en los días previos al inventario. Lo anterior, en caso de que se determinen debilidades por parte del auditor que deben ser comunicadas al cliente de forma oportuna. La evaluación de las instrucciones debe incluir: La aplicación de actividades de control adecuadas; La identificación adecuada y suficiente de los inventarios en proceso, inventarios de lento movimiento, obsoletos o dañados y del inventario propiedad de un tercero; Los procedimientos utilizados para estimar las cantidades físicas, cuando se trate de inventarios en donde su conteo sea complejo. Control apropiado sobre el movimiento del inventario entre el área (almacén, proceso, producto terminado), así como el embarque y recepción de inventario antes y después de la fecha del corte de los inventarios; Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al conteo; Verificar si la compañía tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser así, asegurase que este inventario no pueda ser incluido para cubrir posibles faltantes; Realización de un recorrido por las instalaciones de la compañía, para determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias, en las diferentes ubicaciones previas a la iniciación del conteo; Verificar que el inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta rotación, se encuentra debidamente identificado y separado; Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario); Verificar que las planillas del conteo están pre numeradas, en caso que no lo estén, determinar las implicaciones para la efectividad del conteo; Verificar la correcta estructuración de los grupos de conteo, en donde se asegure una adecuada segregación, es decir que cada equipo de conteo incluya personal que no tiene a su cargo la custodia del inventario. Igualmente, cada equipo de conteo debe incluir una persona que esté familiarizada con el inventario. Verificar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y verificación de lo adecuado del mismo PROCEDIMIENTOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL INVENTARIO Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones. Verificar la correcta supervisión de los equipos de conteo. Verificar que no existan espacios vacíos entre los ítems que se están contando. Cuando el inventario está empacado, el Auditor puede solicitar la apertura de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el ítem referenciado. Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de las existencias y cruce con los conteos del cliente por parte de auditor. El tamaño de la muestra debe ser directamente proporcional al riesgo evaluado por el auditor. Es decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamaño de la muestra. Elaborado por: ZONACONTABLE

PROCEDIMIENTO SUSTANTIVO INVENTARIOS Con el fin de verificar la integridad del inventario, el auditor, dentro de su conteo, puede incluir una muestra de inventario que se encuentra en la bodega y verificar que está registrado en el Kardex Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro de la bodega Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes. Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta rotación. PROCEDIMIENTOS FINALES DEL INVENTARIO Determinación de las diferencias entre el primer y segundo conteo Verificación de la ejecución del tercer conteo por personal diferente al que ejecutó el primer y segundo conteo Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kardex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes. Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kardex y el inventario físico en los estados financieros. Las diferencias deben ser adecuadamente soportadas, por el personal que custodia el inventario y el ajuste autorizado por una persona de nivel adecuado que no tenga a su cargo la custodia del inventario Verificación de la conciliación del Kardex valorizado y el libro mayor Con base en el inventario dañado, obsoleto, descontinuado o de lenta rotación, identificado en la toma física de inventarios, se debe determinar la provisión de inventarios que debe quedar a 31 de diciembre. ALGUNAS FORMAS DE CUBRIR FALTANTES A continuación enumeramos algunos de los métodos, con los que se pueden cubrir faltantes en la toma física, con el fin de que el auditor los conozca y los tenga presentes, al momento de realizar el inventario. Dejar espacios vacíos entre los productos. Incluir cajas vacías o con productos que no corresponden a la referencia. Incluir productos que han sido dados de baja por la compañía por estar, dañados, obsoletos, descontinuados o con lenta rotación. Incluir productos que no corresponden a la referencia. Incluir en el inventario productos que no pertenecen a la compañía. Intercambiar referencias, es decir, referencia que están sobrando trasladarlas a productos que hacen falta. Manipulación de equipos de medición. Una inadecuada segregación de funciones. Obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto a la existencia y condición del inventario por medio de: Elaborado por: ZONACONTABLE

PROCEDIMIENTO SUSTANTIVO INVENTARIOS a) Presencia en el conteo físico del inventario para: i) ii) iii) iv) Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración, para registrar y controlar los resultados del conteo físico del inventario. Observar la realización de los procedimientos de conteo de la administración. Inspeccionar el inventario. Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la entidad. b) Realizar procedimientos de auditoría sobre las cifras de los registros finales del inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo del inventario. c) Analizar las diferencias entre los saldos del libro mayor y el conteo del inventario físico en la fecha del conteo. Considerar cuidadosamente cómo surgieron esas diferencias y si las mismas se presentaron también en el inventario del corte anterior. La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kardex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa. d) Si el inventario es realizado por la entidad con un corte diferente al de los estados financieros, el auditor deberá efectuar procedimientos que le permitan verificar las entradas, salidas y otros movimientos realizados entre la fecha del conteo y la fecha de los estados financieros. Con base en la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), vigente a partir del 1 de enero de 2010, el objetivo primordial del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto de la existencia y condición del inventario. REQUISITOS SEGÚN LA NIA 501 Completar el programa de observación registrando los procedimientos de la planeación del conteo, la observación del mismo y el corte de operaciones. 6. Ausencia del auditor en toma f ísica de inventarios. En caso de no haber observado el inventario físico, se debe evaluar la necesidad de realizar otro conteo, para lo cual el auditor debe satisfacerse de la razonabilidad de los movimientos (entradas, salidas, traspasos, etc.) entre la fecha de su observación y las del inicio o del término del ejercicio. 7. Procedimientos alternos incluyen: a) Revisión documental de la toma física llevada a cabo por la entidad verificando lo adecuado de los procedimientos que se siguieron para garantizar la correcta determinación de las existencias. b)Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados, sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en la contabilidad. Elaborado por: ZONACONTABLE

PROCEDIMIENTO SUSTANTIVO INVENTARIOS c)Obtener confirmaciones de las existencias en poder de terceros. d)Realizar conteos selectivos. e)Confirmar la adecuada valuación a costos históricos y actualizados. f)En el caso de pérdidas de valor, verificar si se traspasan pérdidas de un ejercicio a otro. En el evento en que el auditor vea limitado su trabajo, deberá informarlo en su dictamen. Al planear la asistencia del auditor a la toma física, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Los riesgos de errores e irregularidades significativos que pueden estar presentes en los inventarios de la entidad; Los controles relacionados con el inventario; Si se espera que se definan procedimientos adecuados y que se emitan instrucciones para el conteo físico del inventario; La oportunidad de la planeación del conteo físico del inventario; y Si la entidad mantiene un sistema de inventarios perpetuo Las localidades en donde se encuentra almacenado el inventario que sea significativo para la entidad y los riesgos de errores e irregularidades significativos, al decidir en qué almacenes es apropiado la presencia del auditor. La NIA 600 trata del involucramiento de otros auditores y, en consecuencia, puede ser relevante si este involucramiento se realiza en relación con la asistencia al conteo físico del inventario en otras localidades. Si se necesita la asistencia de un experto que apoye al auditor. La NIA 620 trata del apoyo de un experto para ayudar al auditor a obtener la evidencia suficiente y apropiada de auditoría La administración de la compañía tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del conteo, cuando menos una vez al año para que sirva como base en la preparación de los estados financieros y, si es aplicable, para cerciorarse de la confiabilidad del sistema de inventarios perpetuos de la entidad, el que le sea aplicable. La responsabilidad del auditor es evaluar y observar los procedimientos físicos del cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico. Para la aplicación de unas Buenas prácticas, en un inventario físico, las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. 8. Corte de operaciones. a) Determinar la consistencia, entre el resultado del inventario físico y los registros en libros, así como de la correcta asignación del costo de ventas, teniendo en cuenta el corte de Elaborado por: ZONACONTABLE

PROCEDIMIENTO SUSTANTIVO INVENTARIOS movimientos de las mercancías. Entradas. En cuanto al corte de recepción, verificar que todo material recibido y en tránsito hasta la fecha del inventario, ha sido considerado en el inventario y que el pasivo correspondiente ha sido reconocido: Inspeccionar las notas de existencias recibidas durante el período inmediatamente anterior, a la fecha de corte o luego de la misma, para determinar que los pasivos sean registrados según ítems incluidos en el inventario. Ver procedimientos relacionados en Inventario en tránsito* Salidas. En la verificación del corte de embarques, comprobar que todos los productos embarcados hasta la fecha de la toma física. Han quedado excluidos del inventario: Inspeccionar los informes o conocimientos de embarque o notas de despacho y las facturas de ventas durante el período inmediatamente anterior al corte y luego del mismo, para asegurarse de que los embarques incluidos en las ventas estén excluidos del inventario. b) Verificar que las ventas y el costo de ventas, han sido afectados correctamente en la contabilidad, dentro del período correspondiente y que otro tipo de embarques, también quedaron debidamente contabilizados. departamentos, en consignación, en almacenes de depósitos, maquilas, entre otros: Inspeccionar la documentación de transferencias de existencias entre ubicaciones, departamentos y niveles de producción y verificar las transferencias de existencias entre plantas, entre divisiones y entre compañías registradas durante la observación con información similar registrada en otras ubicaciones. 9. Inventario en tránsito. a) b) c) d) e) Examinar la documentación que compruebe la propiedad del bien (contrato de compra-venta, orden de pedido, factura del proveedor, etc.) y su registro en el período correspondiente. Verificar la recepción posterior de los inventarios en tránsito. Obtener confirmación de proveedores, agentes de aduana y demás intermediarios y partes relacionadas. Analizar las partidas conciliatorias con proveedores y la justificación de la existencia de mercancía en tránsito antigua, si existe. Comprobar la actualización de las cifras en el estado financiero. 10. Anticipos a proveedores. Verificar la existencia de anticipos a proveedores: a) b) c) d) e) Revisar documentación soporte, incluyendo contratos, acuerdos, convenios, recibos de pago, entre otros, determinando la existencia de restricciones o compromisos en las condiciones de la operación. Verificar la posterior recepción de los inventarios. Obtener confirmación de los anticipos entregados. Obtener las conciliaciones con proveedores analizando anticipos antiguos. Comprobar la actualización de las cifras en el estado financiero, en la cuenta correspondiente. 11. Inventario en poder de terceros. Verificar las existencias físicas de la entidad en poder de terceros, puede ser mediante toma física, confirmación directa con el tercero y/o examinando la documentación soporte. Elaborado por: ZONACONTABLE

PROCEDIMIENTO SUSTANTIVO INVENTARIOS 12. Inventario de terceros en poder de la entidad. Obtener evidencia de las existencias de terceros en poder de la entidad. Ej. Para maquila, en consignación etc., ya sea mediante confirmación con los propietarios y/o examinando los documentos soporte. Verificar que tales existencias, no estén registradas como propias. caso, actualizados, cumplan con lo dispuesto en las normas de información financiera aplicables. 14. Fórmulas de asignación del costo. Comprobar que las fórmulas de asignación del costo de inventarios sean las adecuadas a las necesidades de la entidad, que hayan sido autorizadas y aplicadas consistentemente. 15. Estimaciones. Comprobar la suficiencia de la constitución de la provisión para protección de inventarios, para disminuciones físicas o monetarias tales como, merma, obsolescencia, pérdida, desperdicio técnico en los procesos productivos o desvalorización en el mercado. La estimación suficiente para absorber las pérdidas en inventario aplica tanto a producto terminado como semi-terminado, en proceso de fabricación, materias primas, mercadería en tránsito e inventario en poder de terceros. Tener en cuenta que la pérdida por baja de valor de los inventarios puede darse por condiciones como: a) b) c) d) e) f) Lento movimiento o exceso de existencias. Mal estado físico. Obsolescencia por cambios tecnológicos, cambios estacionales, moda, baja demanda en el mercado. Materiales que no se utilizarán en futuras producciones. Cambios en los precios en el mercado. Limitaciones para su reposición por cambios en las regulaciones o en las condiciones de mercado. El valor de las provisiones constituidas debe revelarse por separado como un menor valor de la cuenta de inventario. 16. Declaraciones de la administración. Cerciorarse que en la Carta de Gerencia o Carta de Representación, la entidad indique los aspectos relevantes de inventarios y costo de ventas, tales como, fórmulas usadas, consistencia en su aplicación, pérdidas por baja de valor, existencia de gravámenes o demás restricciones, etc. 17. Razones financieras. Utilizar indicadores financieros, suministrar la lectura e interpretación de sus resultados, basándose en el conocimiento general del negocio y de su entorno. En estas razones incluir: a) Rotación de Inventario [Costo de bienes vendidos / Inventario] b) Edad Promedio de Inventario [360 / Rotación de Inventario] La rotación de los inventarios indica el movimiento de mercancías terminadas, materiales, Elaborado por: ZONACONTABLE

PROCEDIMIENTO SUSTANTIVO INVENTARIOS productos defectuosos, productos dañados y productos de segunda, para convertirse en cuentas por cobrar o en dinero en efectivo durante el período contable. El índice de rotación de inventarios es diferente su resultado en los diferentes tipos de industrias, tanto por la naturaleza como por su administración que se le haya impreso o por predisposición de mejor gestión en la venta rápida de la mercancía, mediante cualquier ayuda administrativa. Si la rotación de inventarios es alta involucra mayor eficiencia en la gestión, mejor utilización del capital de trabajo, menos gastos financieros, gran competitividad en el mercado con productos nuevos, alta calidad y rentabilidad. 18. Emitir conclusión sobre el área auditada considerando los objetivos y basándose en los resultados de las pruebas de auditoría. La documentación de los resultados debe ser precisa y entendible. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS: Información a revelar El auditor debe cerciorarse de la presentación y revelación adecuadas de los inventarios y costo de ventas, en los estados financieros y sus notas; para ello debe tener en cuenta aspectos tales como: 1.Las políticas contables adoptadas para la medición de los inventarios incluyendo la fórmula de medición de los costos que se haya utilizado así como la divulgación y justificación de los cambios en las fórmulas. 2.Clasificaciones y grupos que conforman el inventario. 3.El importe total en libros de los inventarios y los importes parciales según la clasificación que resulte apropiada para la entidad. 4.Estimaciones por pérdidas de valor. 5.Los inventarios reconocidos como gasto durante el período así como el importe de las rebajas de valor de los inventarios que se ha reconocido como gasto en el período. 6.El importe de las reversiones en las rebajas de valor anteriores, que se ha reconocido como una reducción en la cuantía del gasto por inventarios en el período. 7.Las circunstancias o eventos que hayan producido la reversión de las rebajas de valor. 8.El importe en libros de los inventarios pignorados en garantía del cumplimiento de deudas. 9.Presentación de cifras actualizadas en los estados financieros, en cumplimiento a la normativa vigente de información financiera. Si los inventarios se venden, se debe reconocer el val

4. Identificar si la entidad posee o tiene derecho legal sobre todos los inventarios en la fecha del estado financiero. Que todos los inventarios estén libres de embargos, prendas u otros intereses colaterales en su propiedad o, de no ser así, dichos embargos, prendas u otros intereses colaterales en su propiedad estén identificados. 5.