Administrasi Persuratan Dan Kearsipan - Uny
ADMINISTRASIPERSURATAN DANKEARSIPANBIMTEK PENGEMBANGAN KARIRTENAGA ADMINISTRASI SMKBOGOR, 23-25 APRIL 2012
KOMPETENSI YANGDIHARAPKAN Mampu mengadministrasikan persuratan dan kearsipandalam rangka meningkatkan pelayanan proses administrasiyang menyangkut persuratan dan kearsipan
KONSEP ADM PERSURATANDAN PENGARSIPAN Pengurusan atau tata usaha, yang bisa meliputi tatapersuratan, arsip, pencatatan pelaksanaan kurikulum,kesiswaan, perlengkapan maupun keuangan dalam suatuorganisasi.
DEFINISI SURAT Suatu sarana komunikasi yang digunakan untukmenyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihaklain
MACAM SURAT Surat Dinas: Surat yang berisi hal penting berkenaan denganadministrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuatoleh lembaga pemerintahan Nota dinas: surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahanatau oleh bawahan kepada atasan atau antar karyawansetingkat yang berisi catatan singkat tentang suatu pokokpersoalan kedinasan
LANJUTAN Memo: catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan olehatasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan Surat pengantar: surat yang ditujukan kepada seseorang ataupejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumendan/barang, bahan lain yang dikirimkan
LANJUTAN Surat kawat atau telegram: surat singkat denganmenggunakan kata-kata biasa dan/atau kata-kata sandimengenai suatu hal yang perlu cepat diselesaikan dandisampaikan melalui telegraf. Saat ini telegram jarangdigunakan. Sebagai penggantinya digunakan e-mail. Surat keputusan: merupakan surat yang berisi keputusantentang suatu hal yang ditetapkan oleh pejabat yangberwenang untuk itu.
LANJUTAN Surat edaran: merupakan surat yang berisi penjelasanatau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturanperundang-undangan dan/perintah yang telah ada. Surat undangan: merupakan surat pemberitahuankepada sesorang untuk menghadiri suatu acara padawaktu dan tempat yang telah ditentukan Surat tugas: surat yang berisi penugasan dari pejabatyang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakansuatu kegiatan
LANJUTAN Surat kuasa: surat yang berisi kewenangan penerima kuasauntuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas namapemberi kuasa Surat pengumuman: merupakan surat yang berisipemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepadapara pegawai atau masyarakat umum Surat pernyataan: surat yang menyatakan kebenaran suatu haldisertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut
LANJUTAN Surat keterangan: surat yang berisi keterangan mengenaisuatu hal agar tidak menimbulkan keraguan Berita acara: surat yang berisi laporan tentang suatu kejadianatau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian,keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadianatau peristiwa tersebut.
FUNGSI SURAT 1) wakil dari pengirim/penulis2) bahan pembukti3) pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut4) alat pengukur kegiatan organisasi5) sarana memperpendek jarak serta menyingkat waktu.
SYARAT SURAT DINAS YANGBAIK ObjektifSistematikaSingkatJelasSopan, fisik menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan dansebagainya). Sesuaikan dengan petunjuk dari kab/kota
BAHASA SURAT Menggunakan bahasa Indonesia baku yaitu yang baik dan benar. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya olehpenulis surat. Penulis yakin bahwa bahasa yang digunakan juga dimengerti olehpenerima surat. Kata yang dipergunakan sbb. (1) Sederhana. (2) Umum. (3) BahasaIndonesia. Sedapat mungkin menghindari kata-kata dari bahasaasing.
BAGIAN SURAT (1) kepala surat, (2) tanggal surat, (3) nomor surat, (4)lampiran, (5) perihal, (5) alamat, (6) salam pembuka, (7) isisurat, (8) salam penutup, (9) nama jabatan pengirim surat,(10) tempat tanda tangan/stempel, (11) nama pengirim surat,dan (12) tembusan.
KESEKRETARIATAN Bagian organisasi yang menangani pekerjaan yang bersifatpenunjang Segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat (menyatakankegiatan dan tata kerjanya). Sekretariat ialah satuan organisasi yang melaksanakan rangkaiankegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuanlainnya, yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang, supayatujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih lancar
FUNGSI SEKRETARIAT (1) menghimpun,(2) mencatat,(3) mengolah,(4) menggandakan,(5) mengirim, dan(6) menyimpan.
Tujuan AdministrasiKesekretariatan 1) memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segalapihak, intern dan ekstern; (2) mengamankan rahasia perusahaan/organisasi; dan (3) mengelola dan memelihara seluruh dokumentasiperusahaan/organisasi yang berguna bagi kelancaranpelaksanaan fungsi manajemen.
FUNGSI (1) mengadakan pencatatan secara tepat guna dan tepat waktusemua kegiatan manajemen, menurut sistem yang ditentukan,digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dan sumber informasi; (2) alat pelaksanaan pusat ketatausahaan; (3) alat komunikasi pelaksana pemegang perusahaan/organisasi; (4) pusat dokumentasi.
Ruang Lingkup Kegiatan (1) menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yangberhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, yang meliputipembuatan, penerimaan, pengolahan, pendistribusian danpenyimpanannya; (2) menyelenggarakan tata hubungan, intern danekstern (hubungan masyarakat); (3) menyelenggarakan kepanitiaanrapat; (4) menyelenggarakan kegiatan yang bersifat rahasia; (5)menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan; (6)menyelenggarakan tugas bantuan lain yang menunjang pelaksanaantugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untukmengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok organisasi.
Prinsip-Prinsip AdministrasiKesekretariatan (1) fasilitatif; (2) pelayanan prima; (3) legalitas; (4) dinamika;(5) pemberdayaan; (6) informasional; (7) efisiensi danefektivitas; (8) jaringan kerja; (9) sentralisasi, desentralisasidan gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi; (10) tepatwaktu; (11) telaahan staf; (12) kompetensi; (13) imbalan yangwajar dan adil; dan (14) perlakuan yang sama pada setiaporang.
Prinsip-prinsip AdministrasiKearsipan (1) legalitas, (2) efisiensi, (3) pembakuan, (4)pertanggungjawaban, (5) keterkaitan, (6) ketepatan,(7)keamanan, (8) ketelitian, (9) kejelasan, dan (10) asas gabungan(sentralisasi dan desentralisasi).
Pengurusan Surat Merupakan bagian dari administrasi kantor sekolah dandilaksanakan oleh petugas tata usaha sekolah Pengurusan surat meliputi mencatat, mengarahkan, danmegendalikan surat baik surat masuk maupun surat ke luar
Pengelolaan Arsip Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumberpenelitian Bagi sekolah-sekolah arsip harus dikelola dengan baik, dengansistem: (1) masalah, (2) abjad, (3) tanggal, dan (4) wilayah. Halini dimaksudkan agar arsip dapat ditemukan kembali denganmudah, cepat, dan tepat
TUGAS Diskusikan model format administrasi persuratan dankearsipan! Sajikan hasil diskusi kelompok dihadapan kelompok lainnya,untuk mendapatkan masukan dan komentar dari fasilitator.
Pengurusan atau tata usaha, yang bisa meliputi tata persuratan, arsip, pencatatan pelaksanaan kurikulum, . oleh lembaga pemerintahan Nota dinas: surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan . Diskusikan model format administrasi persuratan dan kearsipan! Sajikan hasil diskusi kelompok dihadapan kelompok lainnya,
1. Organisasi Kearsipan Lembaga Negara Di Indonesia, lembaga negara yang mengatur sistem kearsipan adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
3.3 Mengidentifikasi administrasi inventarisasi sarana dan prasarana 4.3 Membuat administrasi inventarisasi sarana dan prasarana Setelah mempelajari materi ini, siswa diharapkan mampu : 1. Mendeskripsikan administrasi sarana dan prasarana 2. Mendeskripsikan pengertian dan kegunaan administrasi inventaris sarana dan prasarana 3.
administrasi publik Mahasiswa dapat: 1. Menyebutkan minimal 3 difinisi administrasi, 2 difinisi publik, dan 3 difinisi administrasi publik dari pakar/ahli administrasi publik mengacu ke perkembangan paradigma 2. Mendifinisikan administrasi publik dengan kata -kata sendiri 3. Menyebutkan peran, kegiatan dan tujuan administrasi publik 4.
BAB II . TINJAUAN PUSTAKA. 2.1 Administrasi dan Administrasi Publik . Istilah Administrasi secara etimologi berasal dari bahasa Latin (Yunani) yang terdiri atas dua kata yaitu “ad” dan “ ministrate” yang berarti “to serve” yang dalam Bahasa Indonesia berarti melayani atau memenuhi. Sedangkan pendapat A. Dunsire
Deskripsi Prasyarat Mempelajari Modul . 8 2. Peserta didik sudah mampu menguraikan tentang masalah pokok dalam kearsipan 3. Peserta didik sudah mengetahui tentang kedudukan kearsipan dalam suatu . Petunjuk Penggunaan Modul . 11 e. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat
1. manajemen administrasi 2. organisasi perkantoran 3. sistem perkantoran 4. komunikasi perkantoran 5. teknologi komunikasi perkantoran 6. manajemen kearsipan 7. arsip manual 8. manajemen arsip elektronis 9. pengawasan administrasi perkantoran 10.pengawasan dan anggaran biaya 11.kontrol produktivitas 12.laporan manajerial
Pengelolaan Arsip Dinamis Dra. Desi Pratiwi, MIM. engelolaan arsip dinamis berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemelihara
accounting equation as shown above. The accounting equation is a simple expression of the fact that at any point in time the assets of the entity will be equal to its liabilities plus its equity. The transactions of a new business entity in its first five days are as follows: Required:
